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企业档案管理分类方案范文1
企业档案管理属于企业日常管理事物中的基础性工作，档案管理工作涉及的内容多且复杂，要更好的保管企业档案资料，提高信息的利用率，就要在实际工作中，实现档案管理的规范化和标准化。文章据此，根据我国企业档案管理的想转，分析实现企业档案管理工作规范化、标准化的方法和意义。
关键词：
企业档案;规范化;标准化;管理方案
0引言
企业在处理日常工作管理事务中需要将档案资料合理归档和保管，这也是一项重要的文书处理工作。实现档案资料的规范化、标准化管理，是促进企业信息管理水平提高和企业基本制度完善的必要条件，因此需要结合当前企业的发展特点，积极创新方法，利用先进管理手段和技术，提高企业档案管理效率[1]。
1企业档案管理工作现状
企业档案管理需要在日常行政工作中结合经验和规章制度，实现管理模式和管理理念上的转变，进行档案资料管理升级，综合提高档案管理人员的素质。如果企业对文书管理工作不够重视，就会导致企业内部资料保管不到位、档案分类混乱等现象的出现，影响档案的有效利用。企业档案管理是基础性的管理工作，如果档案人员没有深刻认识到这项工作的重要性，就会导致对档案管理意识不强、管理知识缺乏等情况。同时企业对档案管理人员的专业知识和专业技能培训安排不够，难以提高企业档案管理水平。由于企业的生产、经营模式不同，因而档案管理的内容性质也不同，这就导致单一化的企业档案管理模式难以适应所有企业档案管理工作，并且由于缺少专门的管理理论研究难以达到系统化要求。企业档案管理统一标准体系建立是否完善直接影响档案管理工作标准化建设和基础性工作是否到位。在企业传统的档案资料管理中，缺少专业的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪费[2]。
2实现企业档案管理标准化、规范化方法
2.1转变观念，不断学习
在企业档案管理工作中，需要相关人员不断地进行专业知识的学习，对于档案资料管理的基础性理论知识熟练掌握。另外对于企业档案管理工作观念需要及时转变，认识到文书处理工作是企业档案信息保管中的重要内容，也是企业内部管理工作的关键部分，对于档案管理要结合实际、更新观念、创新方法，追求档案管理技术水平的专业化和规范化。另外在企业档案管理过程中，不能一味的收纳所有资料，需要对其进行合理筛选，根据企业发展和管理的特点，保存具有利用和参考价值的档案，在改进信息检索方法的基础上，提高管理能力和管理质量。企业在市场经济的发展下，需要与时俱进，在现代技术水平的进步中，及时转变传统的档案管理观念，加强专业知识和专业技能的学习，促进企业档案资料管理水平的提高。
2.2一体化管理模式
在企业档案管理中，需要采用文档一体化管理模式，主要就是实现企业文档管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要对搜集和整理后的档案信息内容和性质进行区分处理，例如对于不适应企业发展规划、参考作用不明显的资料可以不必录入系统进行保管，可直接销毁；对于具有重要的文书保管意义，像企业发展年鉴、投资规划和企业资产清算以及账务处理等资料则需要重点保管，实行长期或永久性保存。企业生产、管理内容复杂，对于不同性质的档案资料都要区别分类管理、保存，提高管理质量。集成管理是指在实际操作中，要遵循规范的管理制度，强化工作严谨性，减少疏漏，同时需要将档案管理形式和观念进行延伸，减少重复性工作，提高管理效率。全程管理原则是企业档案管理一体化模式的核心内容，主要是指企业档案管理不能视作单一性的资料管理工作，需要加强与各部门之间的联系，促进合作与交流，提高信息的共享率[3]。
2.3完善制度规范
企业档案管理工作的规范化、标准化管理离不开具体规章制度的约束。在实践工作中，要将档案管理的原则性内容进行制度化规定，对于不同类别和用途的资料需要进行人员区分管理和专项管理，提高档案管理质量。文书管理工作主要就是资料的收集、分类和归档保存，对于资料的收集归档过程需要严格按照步骤进行。例如在企业的文书管理中，需要根据文件内容和问题进行分类。主要档案类型分为请示、通知、批复、信函、决定、会议记录等。可以对资料的保管期限进行划分，可分为永久、长期、短期等，保管期限到了再分析决定是长期保管还是永久销毁，便于今后在企业生产过程中对资料进行查找利用。对于纸质材料和电子版材料，都需要进行不同的管理形式归档，将企业档案管理进行制度化规范，有利于进一步促进档案管理工作规范化和专业化发展[4]。
2.4加强基础设施
企业档案管理的基础性工作是加强软件设施和硬件设施的建设。软件设施主要是指企业需要及时引进先进的档案管理模式，加强企业对档案管理人员的专业知识培训和专业技能提升，制定人才培养技术；硬件设施方面，企业需要对档案信息管理、检索系统进行升级和更新，提高管理专业化、技术化。同时在档案管理工作中，企业需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。企业内部档案管理工作还需要建立起工作行为规范体系，强化内部监督和外部监督，提高管理人员的工作责任意识，促进企业档案管理标准化、规范化管理。企业档案管理工作基础设施建立旨在通过规章制度和管理体系的完善，创建科学化档案管理机制，提高企业管理水平和管理效率[5]。
3结语
企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要内容，在新时期企业发展模式和发展理念下，需要不断发挥创新精神，善于利用先进的科学技术手段，提高网络信息使用水平，提高企业档案管理水平和质量。档案资料保管是一项专业、严谨的管理工作，需要通过不断的经验总结和技能培训提高企业档案管理的专业化、规范化程度。
作者：聂云 单位：莱芜钢铁集团有限公司
参考文献：
[1]杜娟.高校档案工作规范化、标准化管理方案研究[J].城建档案,2016(05):79-80.
[2]赵颖.如何推行企业档案工作规范化标准化[J].兰台世界,2016(S1):106-107.
[3]宫春影.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].信息化建设,2016(06):267.
企业档案管理分类方案范文2
【关键词】施工企业；档案管理；信息化；对策措施
随着我国经济建设的快速发展，城市建设规模不断扩大，施工企业数量日益增加，档案信息化管理作为企业管理工作中的关键环节，对施工企业的决策效率和经营水平有着重要的影响。施工企业的档案管理内容十分复杂，包括声像档案、会计档案和科技档案等，其中科技档案的管理任务是最为艰巨的。传统的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已经无法满足当前施工企业档案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企业档案信息化管理工作就成为了工程界和档案部分面临的难题之一。本文通过分析档案信息化管理目前存在的一些问题，提出合理的解决方法，以期提高企业档案信息化管理的水平。
1.施工企业档案息化管理现状分析
（1）目前施工企业基本都有资料管理软件系统，可以完成一些技术资料的填写和保存功能，而且已输入了大量的内容。施工企业由于施工作业的范围大、专业多等特点，暂时无法形式统一的企业规范标准，存在的问题较多。尤其是完成项目工程档案管理的要求，具有通用性却无专业性，基本不能完成企业综合档案管理的要求。
（2）企业机关档案管理方面也有一些档案管理软件的应用，但基本都是以文书档案管理为主，企业在档案管理方面的思路也同样接近用文书档案管理的方法和思路来管理其他类别的档案，尤其是工程档案。
（3）企业档案管理部门对于工程档案“不建档”。目前很多施工企业的档案管理部门鉴于工程档案的专业性强或库房容积以及其他因素对于建设项目的工程档案不接收或不敢接收。
（4）施工企业在具体施工工程结束后按规定需向建设单位移交竣工档案，而企业承建的项目多，面向的建设单位多，建设单位的要求基本不同，加之工程专业多，对于建设工程的文件的分类、档案的分类和案卷的组卷方法基本不能统一。
（5）施工企业的组织机构复杂。那么实物档案移交、管理模式也同样复杂，信息化系统的建设使用会随档案管理的模式、载体类型的不同也会同样复杂。
（6）施工企业档案多样化，专业性极强，所以要求档案管理部门人员必须懂工程也需熟悉档案专业知识，从目前来看人才很难保障，要想实现信息化管理难度很大。
（7）档案编研的面窄同时难度大。档案的价值在于利用。施工企业在经营活动中需要对企业档案进行编研，以获取一些专业的工艺施工方案以及投标经营信息和企业内部定额修编的资料。但目前施工企业的实物档案的管理方式和管理的思路远不能满足企业管理过程中对于档案利用的需求。
（8）目前档案信息化管理过程中，电子档案的接收和归档工作主要采用两种方法：
一是对原始纸制档案文件进行扫描，要求各单位提交纸制档案的同时提供一份扫描件，此方式的优点有：
①兼容性好，凡是纸制档案都能够扫描成电子文件；
②管理成本较低，基本上是统一的格式；
③易于利用，可以通过免费的软件打开查看。
但同时也存在一些局限性：扫描形成的电子档案基本上是图像格式，丢失了很多电子文件本来具有的信息；文件一般比较大，占据较大的存储空间，而且需要现有纸制档案，并没有减少档案制作单位的成本，因而会影响档案提交单位的积极性。
二是要求提交原始的电子文件，包括DWG、Word、Tiff等各种格式文件。此方式的优点是提交成本低廉，能够很快提交，因为各种电子文件都是现成的，而且文件信息全面，不会丢失任何信息。但这种方式也有缺点：
①不能有效地保证电子文件的真实性、完整性和可靠性；
②管理和利用成本高，因为各种各样的电子档案文件需要相应软件的相应版本才能打开，这样施工企业的档案管理部门要储备各种软件，这显然是不现实的；
③这种方式缺乏对电子文件知识产权的保护，如设计文件是设计院的知识产权，设计院更愿意提供晒图而不是DWG文件。
（9）企业档案信息化管理系统的数据格式会多样化，同时数据库会很大，如何统一格式并管理大数据是目前企业档案信息化管理的另一难点。
从目前来看，要更好地实现建设企业档案信息化管理，企业所需的资源还比较困乏，技术力量还比较薄弱。传统的手工方式已远远不能满足现代企业管理和企业档案信息化管理的要求。如何实现现有档案的数字化，最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服务模式是企业档案管理的前景目标。
2.对策措施
2.1 在借鉴前述两种电子档案的接收和归档方法各自优点的基础上，电子档案文件格式必须统一。文件格式统一须考虑以下问题：
①兼容各种格式的电子文件。工程项目包括勘察、设计、施工、验收等多个环节，在每一个环节都可能使用各种不同的应用软件。
②必须保证了电子档案的有效性、原始性和不可更改性。
③矢量内容清晰、真实、美观，并支持全文检索。
④必须降低电子档案生成成本。
⑤文件本身与著录信息、元数据信息需浑然一体。
⑥易于存储、管理、分享利用。
⑦提供全文批注、标注功能。
⑧可接收各种扫描文件。目前有些批文是多部门盖章，没有电子文件；有些设计院还不提供电子文件。这部分内容，可以通过扫描文件进入到本系统，系统应自动进行保真压缩处理，保证各种支持不同手段的电子文件获取方式。
⑨良好的知识产权保护措施。要求各相关单位提交电子文件，可能会引起各单位知识产权保护方面的顾虑，可根据生成者的设置达到只能查看使用，不能被再次修改、复制等其他方式的利用，达到保护知识产权的目的，从而降低收集电子档案的难度。
⑩支持技术认证机制。要求支持数字签名，使用数字签名被多种操作系统和硬件平台支持。数字签名的全部信息完全包含，包括签名日期、摘要算法、签名算法、签名值、证书信息等。数字签名必须视觉呈现。呈现数字签名的电子印章、手写签名等必须自包含。因此，建议电子档案的格式选择PDF文件格式。
2.2 企业建设项目电子档案管理的要求和目标
施工企业承建工程项目部需根据企业档案管理部门、城建档案管理部门和建设单位竣工档案管理部门的要求实现项目工程文件录入、分类、著录、电子化及工程竣工档案资料的编制。
工程建设中的现场文件、资料、竣工档案信息化管理要求达到以下目标：
①实现工程现场文件、资料管理的规范化管理，将工程规范和工程划分（WBS）、工程表格直接挂钩，简化施工、监理单位工程资料表格的填报程序，提高工程现场资料填写的准确性和规范性，节约管理时间。
②建立一个较完整的现场文件和资料的管理体系，将现场资料的产生和工程进度计划及文件检查结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套现场文件、资料填报、审批、检查的信息化系统，指导和控制现场文件的形成。
③使用文件、资料的自动编制和自动导入系统，达到工程竣工档案的自动编制，保证编制的规范和准确，提高竣工档案的编制效率，减少竣工验收阶段文件归档工作量，大大缩短竣工档案的编制时间。
④在以上的基础上实现工程文件、资料的网络化审批和计算机智能化审查，提高文件、资料审查的准确性、完整性和系统性，提高资料、文件的审查效率并能及时对工程过程中资料数据进行统计、分析。
⑤在项目竣工档案验收完成后通过标准数据移交给城建档案管理部门和施工企业档案管理部门。
2.3 企业档案信息化管理的要求
企业上下应统一标准，采用一致软件，实现多室一体化，多项目一体化，有利于促进企业档案信息化管理和服务的进程。
①加强培训。根据建筑企业档案管理的实际情况，有针对性的进行计算机、网络与应用系统的相关知识、操作的培训。同时根据建筑企业档案管理的特点，有针对性的进行档案业务基本知识和档案信息化知识培训。加强企业档案信息化软件系统维护人员培训，包含：数据管理，各业务模块使用权限的控制，以及意外事故的处理等。
②档案移交、管理分类方案的确立。集团公司档案管理部门对工程项目竣工档案的形成、收集整理及移交形成一套规范。对企业和企业分、子公司的档案的分类、文件的分类、组卷规则，以及档案的管理模式要有统一的要求。3、业务管理规定和档案管理制度的建立。企业应建立企业档案管理和信息化管理方面的制度建立，加强业务数据检查、提交管理办法和业务衔接的要求。
2.4 企业档案信息化管理系统软件结构需求特点
根据建筑企业档案管理的特点，软件系统的选择或开发目标和原则，结合不同业务的特点，整体方案宜采用C/S（客户端/服务器）加B/S的混合模式体系结构来满足目前和以后的业务需求。C/S结构具有执行速度快、使用维护方便等优点。档案管理部门采用C/S（客户端/服务器）结构运行模式。检索系统采用目前流行的B/S（浏览器/服务器）模式，整个系统在逻辑上分为三层，第一层为表示层，提供用户和系统之间的交互；第二层是应用服务器，实现具体的业务逻辑；第三层是数据库服务器，负责数据的存储、访问及其优化。根据档案数字化管理将来开发的信息系统要求，系统应可以提供XML标准数据接口，数据库也可以迁移到其他数据库上。
3.结语
施工企业档案信息化管理水平决定了企业的管理效率和未来的发展。因此，档案管理人员必须重视企业档案信息化管理工作，结合企业档案的特点，在实践中不断丰富档案信息化管理的技术知识。同时采取合理的方法解决好当前档案管理信息化存在的问题，以此提高档案信息化管理水平，从而促进企业的发展。
参考文献：
企业档案管理分类方案范文3
1.构建信息开放中心随着信息社会的日益发展，网络信息资源的日益丰富，以人力和传统的“实体保管”的档案管理方式已不适应今天档案资源的管理与服务构建基于WEB平台构建太钢档案管理服务模式，提供全方位开发利用开展企业档案的开发利用工作，是提高档案资源效率的重要手段针对档案资源的开放利用和回收，越来越多的企业通过构建信息开放中心的方式来推动企业适应时代的发展为优化传统档案服务方式，利用信息化手段发挥新的服务方式，企业档案开发可以积极地探索档案宣传的内容、重点和方式上的问题而实现信息开放的多元化有多种途径:首先，需要通过网络资源的形式建立支持用户通过登录系统的信息查询方式其次，针对客户的实际需要，企业在对档案信息管理的问题，可以通过电子邮件等多媒体方式进行远程服务与此同时，为延伸档案资料的服务时间和空间，企业应该适应时代的发展，建立高效的信息系统最后，为方便用户检索信息资料，利用资源网定期档案服务数据包、构建档案数据库当然，我们不能忽视对企业档案资源的编研与利用而针对这一方面所出现的问题，信息开放中心还可以在分析档案原始信息的基础之上，为形成信息含量高、具备针对性的档案产品，以保证企业得到充分发展，对档案原件的价值进行开发。
2.进行深化层次编研充分优化档案原始信息，是档案资料的编研工作的重要内容同时，我们必须要注意到的是档案资料主要是针对企业的日常工作以及实际的数据和运行需要等诸多方面，必须对原有数据进行整理，根据现实工作的实际需要，对所需信息进行处理而出来的工程是根据企业现有馆藏经所需信息根据实际工作种类和企业运行的各个阶段，进行分类处理但同时，要保证信息的真实性，对于有价值的信息进行汇总而这些步骤都是为保障企业的档案编研符合企业的利益需要可以为企业良好、稳定的发展提供有力的依据在实际操作中，企业倘若要想改善其档案信息资料管理必须要注意以下事项:第一，针对档案数量繁多，种类多样的信息的实际需求情况，档案资料的处理要以优先级的方式有序进行第二，因为企业档案资料对于企业自身利益密切相关，在其编研的工程中，我们必须请要具备丰富经验的档案专家来进行，以保证其档案资料处理的合理性与科学性第三，在档案资料内容处理上，对于来自企业管理部门或者国家行业协会的指导性文件档案，应定期编研汇总第四，档案资料处理的过程中，充分发挥档案资料的价值，必须保障编研资料能够及时提交，档案资料也必须按照周密的时间流程来进行，保证编研资料的全面性和概括性，而对于涉及企业生产具体细节的资料，则编研时更应注重其细致性和完整性。
3.强化规范化制度化建设，建立工程档案检查考核制度项目前期预知管理，项目开工统一档案管理标准，项目实施阶段实时监控，项目交工阶段总结反馈的各个阶段等都所属于企业项目工程全过程管理的主要内容针对项目档案的分散管理，制度不完善，业务监督、指导力度不足;工程档案残缺、不完整、不能准确地移交归档的现状首先，为保证归档资料及图纸的准确、完整，必须建立健全档案各项规章制度其次，建立健全档案资料保证金制度，在项目工程的初期阶段抓起，档案人员参加重要设备的开箱验收，及时做好传递和变更记录其次，大力推行对电子文件档案在工程档案中运用做到企业档案为企业文化建设服务，为企业的文化建设提供详实的素材同时，为保障基建档案管理工作流程与优化，文书档案管理工作流程与优化，会计档案管理工作流程与优化，经营档案管理工作流程与优化，必须建立工程档案检查考核制度针对档案管理的实际情况，对于有价值的信息资料，进行定期的汇总和检查对于那些对于企业发展没有借鉴意义的资料进行处理，合理分类和汇总。
二、结束语
企业档案管理分类方案范文4
1新时期××（集团）公司生产经营格局的显著变化
近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，××煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。××四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立××中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135mw综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、××兴鹤发电有限责任公司2×600mw火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设××煤电十一矿；整合了禹州市浅井乡振兴煤矿、荥阳王河煤矿、巩义谷山井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。
2企业多元化发展格局对档案工作产生的影响
2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。
2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。
面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。
2.2.1煤炭资源整合后矿井的档案管理问题
由于煤炭资源整合的需要，××集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。
2.2.2外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题
企业档案管理分类方案范文5
[关键词]财务档案；管理；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027
[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）14-00-01
1 财务档案管理信息化的特点
当前会计电算化进程不断加快，财务人员的日常制单、复核、汇总等工作都可以在电脑上完成，财务报表和账簿也可以根据需要随时打印输出。越来越多的企业财务档案管理也实施了信息化管理，使财务档案的管理更加便利，磁性介质形式存储取代了纸介质的保存。一些信息存储量大、携带方便的存储工具如U盘、磁盘等得到了广泛应用。财务管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企业未来发展的一种必然趋势。
2 财务档案信息化建设的主要内容
2.1 建立适合管理的财务档案动态数据库
财务档案管理信息化促使财务档案信息得到有效利用，为管理和决策提供科学合理的数据。计算机硬件和网络平台建设是信息化管理的基础，而软件建设是信息化管理成功的关键。财务档案管理软件和信息网络的应用，提高了系统里各类信息资源的准确性，同时也为使用者提供解决问题的方案。财务档案信息网络的完善建立，既可以将各类业务文档和文件录入数据库，形成数据动态存储，保证信息完整，还可以实现联机公共查询、远程服务及传输。总之，财务档案的在线管理，减少了档案形成与查阅的时空差，打破了原有的静态管理模式，实现了向动态管理的转变，强化了财务档案的服务职能，大大提高了使用效率。
2.2 加强财务档案的网络安全建设
财务档案的信息化和网络化，使其存储更加便捷、查询更加迅速，数据提取更加准确，形成了全面电子化的档案管理。财务信息作为内部重要资源，除可对外披露的信息外，应做到保密、不公开，涉及重大决策项目的财务信息更要严格保密。加强网络安全建设，做好信息保密与公开，才能高效地实现信息合理利用。
2.3 完善财务档案管理的辅助系统
财务档案数据利用网络化平台进行采集、分析、整理和传输，为领导、决策者和财务人员的决策运用提供准确有效的数据支撑。由于信息量和工作量大，同时对数据的准确性要求高，因此，单单依靠相关人员的经验判断解决问题是行不通的，必须借助于先进和智能的辅助决策系统来完成。决策支持系统的建立，要以管理科学、电脑科学、控制理论以及行为科学作为基础，并辅以计算机网络、人工智能、经济模型等技术手段，科学合理地建立起适宜决策运用的完善系统。该系统要做到对问题的提出形成多套可行的解决方案，并对不同的方案进行对比分析，得出最优解决方案，进一步提升财务决策的质量和水平。
3 加强财务档案信息化管理的建议
3.1 注重实效性
财务档案管理要注重信息的实效性，同时它也是衡量财务档案信息化程度的标尺。首先，在财务档案建立初期，就要对档案进行科学分类，建立档案目录咨询平台，方便需求者快捷地查找资料。档案建立后，要及时采集、整理动态数据，进行补充、完善，确保档案使用的时效性。其次，所存储的财务数据要确保全面、科学，做到档案资源共享，档案资料管理规范。另外，财务档案信息化管理对所需的硬件、软件设备、系统等都有很高要求，要定期对电脑设备进行升级换代，这样才能满足需求者的要求，提高信息化的实效性，使财务档案信息的利用价值得到最大化。
3.2 保障网络安全
财务档案信息化管理有着非常显著的特点，就是保存的财务数据量大，保密性要求高。数据的信息化也就代表着网络化，保障网络的安全性显得尤为重要。首先，要建立完善的财务档案内部管理制度，加强网络监督，制定严格的操作规程，防止财务档案资料被篡改、损毁、泄露，确保资料信息的完整性。其次，要严格保证网络环境的安全性，防止U盘、磁盘等磁性介质储存设备的病毒传播。定期对计算机设备进行升级改造，及时安装防病毒软件，并定期对网络环境进行病毒查杀。最后，还要定期做好财务档案资料的备份，防止财务档案数据永久丢失，造成不可估量的损失。
3.3 完善管理的各项规章制度
档案管理的信息化也改变了档案管理人员的工作方式，同时档案的管理制度也要随之改变，建立健全档案的保管、操作、保密和岗位责任制等管理制度。力求满足需求者的查阅要求，发挥网络不受地域、时间等限制的特点，实现专业化精准查询。
3.4 提高管理人员信息化素质
高素质的财务档案管理人员是财务档案信息化工作的主体。财务部门要改变人员专业结构单一的现状，不断充实计算机和通信等专业的技术人员，以保证信息化建设的需要。加大管理人员培训力度，分层次和分阶段地结合业务要求开展培训，提高管理人员信息化技术水平，提高其运用各项信息技术和手段的能力。
主要参考文献
[1]蔡建美.企业财务管理信息化探讨[J].现代商业，2009（4）.
[2]胡春云.加强财务管理信息化，提升企业财务管理水平[J].科技致富向导，2008（16）.
企业档案管理分类方案范文6
关键词:基层单位;工伤保险档案;管理
中图分类号:X922 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)014(C)-0128-01
工伤保险档案是指企业职工在工作过程中遭受意外伤害而就医过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表、电子文档材料等,它既是工伤认定过程的真实反映和记录,又是劳动能力鉴定重要基础和依据,也是单位维权的凭证和依据。工伤保险档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点。随着我国医药改革的到来,工伤档案的内容、形式、载体等属性也发生较大的变化,而一个完整的工伤保险档案要经过工伤快报、工伤认定、停工留薪审批、劳动能力鉴定等阶段,要经过经办机构、定点医院、上级主管部门、单位等部门,程序繁琐、工作量大,就此对工伤档案管理谈几点粗浅的认识。
一、加强领导,建立基层档案组织
抓好工伤档案工作,首先要从思想上重视工伤档案管理工作,提高认识,从监与管两方面入手,分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠地保障,用规范化、标准化来要求工伤档案的收集、整理、归档、保管和利用工作,建立起“内外”有别而又相互统一的档案管理网络。“内”就是要协调内部各职能部门增强档案意识,注重收集与及时移交,防止工伤档案材料的散失;“外”就是要抓住每一个环节的档案收集,积极与企业劳资人员、定点医院通力协作,以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立基层档案管理组织,不仅是行政管理的重要组成部分,而且是必须做好的一项基础性工作,因此,要明确有关人员与部门的职责,用制度管人,用制度办事,将工伤档案工作以法律文书的形式规定下来,鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料,作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目,自企业报送工伤材料开始,就积极介入。
二、建立健全工伤档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全,执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准,对已经收集的文字、图纸、图片资料,应根据工伤档案形成的规律和特点,在便于保管和利用的前提下,进行科学分类整理,设置相应的归档类目,应根据本单位的实际情况和具体要求,制定本单位的工伤档案管理实施细则,细则应主要明确本单位工伤档案的范围,归档的基本要求和基本内容,工伤档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织工伤档案的过程中给相关人员提供标准,增加工伤档案资料整理的可操作性。
资料要齐全,内容要完整。要达到此目标要求,应该重视抓好工伤资料的收集工作,坚持档案部门与工伤部门相结合,编制分类方案,正确区分和把握政策性文件、业务性文件、工伤财务文件、工伤备案材料、工伤认定材料、工伤保险伤残工亡待遇核定材料、工伤保险医疗待遇核定材料、工伤预防费用核定材料、工伤人员登记变动材料的分类工作,齐抓共管,进一步做工伤档案归档工作。
管理要及时,立卷要规范。为确保工伤档案齐全、完整、系统,立卷要做到格式统一、字迹工整、图表清晰,同时根据工伤材料的形成规律,对工伤材料的内容、价值、数量进行系统整理,按工伤保险待遇类别组卷,使档案资料做到齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能。并将立卷好的工伤档案按规定移交有关档案管理部门,严格交接手续,认真核查案卷质量并确保档案的完整。
三、加强对档案人员的素质培训完善规章制度
工伤档案是民生档案重要组成部分,它涉及参保人员的基础信息、待遇领取、核准材料等,这些信息和材料有的要伴随参保人员的一生,关系着参保对象的权益和享受社会保险待遇的切身利益。通过现场观摩提高其感性认识;请进来就是邀请档案局、档案馆的专业人员,针对社保业务档案的具体情况,手把手地从工伤保险业务档案基本材料收集整理、立卷、归档等环节进行现场指导,提高实际操作能力。组织本单位档案人员及其相关人员,认真学习贯彻《档案法》及国家关于工伤档案管理的有关法律法规和办法,在各部门间形成档案共识,不断提高业务能力,自觉增强责任意识,做到主动出击、提前拟定计划方案,同时要树立“档案质量,人人有责”的观念,只有这样,才能保证档案的完整性、统一性,也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。
四、完善档案执法机制、把依法治档工作落到实处
