企业营销档案依法规范

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企业营销档案依法规范

 

1营销档案是企业档案的重要组成部分,也是企业发展不可缺少的重要条件之一,因此,依法加强和规范企业营销档案工作,对于加快企业建设步伐,进而促进企业经济建设和发展具有十分重要的现实意义。为此,工作实践就如何加强企业营销档案管理工作浅谈几点建议。   理顺体制依法规范企业营销档案作为企业档案中的一个新成员,是企业经营发展的原始记录和万史见证,不仅有现实利用价值,而且具有长远保存价值C做好企业营销档案工作,将对企业经营建设的长远发展产生深远影响。当前,由于缺少经验,电力系统营销档案管理工作存在不少问题.主要表现为管理体制不理顺,造成档案管理较为混乱。普遍存在问题有:各类台帐用圆珠笔书写,不符合档案管理的要求;单位领导对档案工作重视不够,表现在档案工作未列人领导、专责、兼职档案员岗位责任制中,未列人一把手工作日程;电费、用电检查客户档案分散存放,不便工作;用电检查档案未整理,分散在个人手中,不符合档案集中管理要求;部分新增用户没有工作单.和原始档案,影响核收电量、用户建档工作;供用电合同、电费协议没有归人客户档案中;一户一表改造工程档案不完整,缺用户改造协议、用户明细、收款收据;已处理的用电检查工作单、杂项工作单、已实施的停电通知单、客户违约处理单没有及时归人客户用电档案中;电费凭证、帐簿、报表、银行对帐单应填写项目不全现象,个别单位有电费帐目记帐不全现象;年度经营活动分析、用电综合年报、线损报表、承包书、工作计划、年度总结未集中管理;技术台帐、技术资料的不完整、不规范的现象;部分大客户月电档案没有箱变原始档案;用电普查资料不全;移交、合并的营销单位,存在没有合并前单位的用户资料,造成用户资料的流失;营配合一的一单位,配网、农网档案流失严重,没有技改项目档案;机构改革后,各营销单位没有设档案人员的编制,兼职人员工作多,一岗多职,是营销档案管理不善、大量流失的主要原因;新增用户没有及时将客户侧的客户档案移交给营销单位,造成营销单位不能及时核对电量.上卡抄表;各类台帐、资料、表格用纸不规范,表格内容设计不全,造成每个单位都不统一;各营销单位,对各班组形成的技术资料、台帐没有监管措施,形成班组资料不全现象;在一个单位,涉及各专业走流程,但没有交接手续,造成资料流失没人过问;使用<用电管理系统》的单位,录入的用户数据不全、不准确,造成不能生成数据表格,系统功能没有合理使用。   目前,营销档案一般由各营销单位自行管理,个别单位的营销档案还散存在个人手中,造成档案资料多家保管、多处存放,极易丢失和损毁。鉴于此,应当从组织领导、保管条件、人员配备、经费保障以及其综合开发利用等诸多因素考虑。营销档案还是由档案主管部门、营销业务主管部门对各门类营销档案实行统一领导、统一制度、统一标准的实体综合管理为最好。一则可以充分发挥档案主管部门营销业务主管部门的组织领导作用,便于协调各方面的工作关系;二则能带来人财物的节省,并确保营销档案的齐全完整;三则有利于营销档案的规范化管理及综合开发利用。为此,应依法成立统一的档案工作领导小组,配备专(兼)职档案人员,明确职责分工,形成全局统一的营销档案管理网络体系,保证企业营销档案工作与企业建设同起步,同规范,同发展。   2主动介入强化指导   档案部门面对档案工作的新领域,不能“坐、等”上级业务主管部门下发文件、提出要求后再去开展工作,而要以全新的服务理念,主动出击,依法规范营销档案与企业经营建设同步发展,以保证档案服务的时效性和主动性,否则极易造成工作上的被动和重复浪费现象。针对小城镇建设中形成的各类档案涉及部门多、内容广、技术要求高、收集难度大等现实困难,档案部门应切实加强业务指导,具体_L作中,重点突出“三个狠抓、三个提高”。一是狠抓业务培训,提高档案人员的专业素质和业务技能,采取专题培训上岗培训、以会代训等形式,组织相关档案人员认真学习档案法律法规、学习档案专业知识、学习贯彻上级的各项规范性文件,同时结合外出参观学习,从思想上提高认识,业务上提高技能,这是做好档案工作的前提;二是狠抓材料收集,提高归档率和完整率。档案部门要指导各有关单位结合自身实际,制定出具体的归档范围和保管期限表,建立健全各项档案管理制度,并将档案工作列人有关人员岗位目标责任制,与经济效益挂钩,以此来控制归档材料的收集关口,确保文件材料的归档率,完整率达到98%以上;三是狠抓规范整理,提高管理水平和利用率。指导综合档案室实行统一领导、统一制度、统一标准的集中规范化管理,提高管理水平;并积极指导档案信息的开发利用工作,让营销档案在企业经济建设中发挥更大的作用。具体建议如下:对营销档案的总体要求:   2,1,1各营销单位的专、兼职档案员负责本单位的营销档案、资料、卡片、图纸的收集、整理、归档、统计、保管、利用工作;参加客户工程的竣工验收会、经营分析会、生产例会;开展对班组营销档案业务的指导、培习l!、考核工作。   2.1.2各营销单位应建立健全客户报装、用电、户表改造、电费、经营、计量、配网、农网档案,各类档案集中统一管理。   2.1.3各营销单位应将本单位年度电费凭证、电费总账、明细账、报表、银行对账单、年度营销报表、线损报表、分析、总结按照档案管理要求整理后,向本单位档案保管部门集中归档保存。   2.1.4各营销单位应将本单位年度工作计划、总结、安全经济承包责任书、会议记录按照档案管理要求整理后,向本单位档案保管部门集中归档保存。   2.2对客户档案的要求   2.2.1客户档案应按一户、一账、一卡建立,每户以户号区分。   2.2.2客户档案整理步骤:收集客户档案,剔除金属物,客户文件材料大小以A4规格纸为标准,不符合A4标准的需粘贴;按客户档案文件形成时间顺序编写页号,填写卷内目录、打印案卷封皮和备考表,装订成册。 #p#分页标题#e#   2.2.3客户档案的组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点。保持卷内文件的有机联系;分类科学,组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。   2.2.4客户档案的质量要求:字迹清楚,工单清晰。图表整洁,签字手续完备;需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(如:纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制,必须用碳素笔或蓝黑钢笔书写(计算机打印件除外)。   2,3对客户报装档案的要求   2.3.1客户工程是指由客户出资自建的受电装置及线路工程。   2.3.2对315KVA及以上客户项目工程竣工后,形成的客户档案,在客户装表通电一个月内,由市场开发所档案员负责向营销单位提供完整客户档案正本一套,各营销单位按户号将客户报装竣工档案归人客户用电档案中,保证其完整性。   2.3.3对3巧KVA以下客户项目工程竣工后,形成的客户档案.由营销单位档案员负责建立完整客户档案正本一套,并按户号将客户报装竣工档案归人客户用电档案中存档保存。   2.3.4对50KVA以下客户项目工程竣工后,形成的客户档案,由各营销部负责建立完整客户档案正本一套,并按户号将客户档案归人各用电客户档案中存档保存。   2.3.5各施工单位对客户自建工程档案资料,应按照档案管理要求,对客户施工资料进行收集、整理、立卷、移交。   2.3.4客户报装档案的验收要求:要确保客户档案工作与客户项目建设同步进行;要确保客户档案的完整、准确、系统;归档的客户档案的文件制成材料符合客户档案的质量要求,文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。   2.4对客户用电档案的要求   2.4.1客户用电档案应按一户、一帐、一卡建立,每户以户号区分。按客户档案文件形成时间顺序编写页号.填写卷内目录、案卷封皮和备考表,装订成册,按户号大流水排列。   2.4,2用电客户档案内容包括:客户申请,客户申请报装单,工程勘测单,客户委托书,营业勘测单,试验报告,工程施工登记表,安装调试记录,客户箱变资料,工程竣工验收报告,工程验收工作单,新装增容工作单,用户用电档案单,违约用电、窃电、客户设备缺陷整改用电检查单,杂项工作单,违约用电、窃电处理通知单,供用电合同,电费交纳协议,欠费还款协议,违约金还款协议等。   2.4.3应将已实施的用电处理单,停电通知单.违约减免申请表,审批意见单,退减电量电费核算工作单,报停、启用、轮换表、拆表、新装增容单,事故处理工作单按户号放人客户用电档案中,保持档案的延续性。   2.5对客户用电技术资料的要求   2.5.1各类专业、设备台帐、记录、卡片、报告、资料、图纸等技术资料应按档案、定置管理要求进行整理,做到台帐资料与现场实际相符,要随设备变更而定期核对。   2.5.2应建立健全用电检查、电费电价、计量、户表台帐。   2.5.3用电检查台帐包括:《专变用户台帐》、《公变用户台帐》、《零点报表复查台帐》、(新装增容台帐》、(客户用电设备预防性试验台帐)、(客户谐波管理台帐》、(客户无功补偿台帐》、《窃电查处台帐》、《故障及差错处理台帐》、《临时用电客户台帐》、《客户自备电源台帐》、《双电源客户台帐》、(违章用电处理台帐》、《客户事故调查统计台帐》等。   2.5.4电费电价台帐包括:《拆表销户台帐》、(电费违约金减免台帐》、《电费违约金冻结台帐》、《电费电量退减台帐》、《催费台帐》、(电费差错台帐》、《欠费台帐》、(电费电量异常波动台帐》、《有表无卡.上卡明细台帐》   2.5.5计量台帐有:《电能表(互感器)装(配)表台帐》、(领表(互感器)台帐》、《电能计量器具资产总帐》等。   2.5.6户表台帐有:《95598及各方举报投诉统计台帐》、《户表施工、已交费、未上卡户数统计台帐》。   2.5.7客户用电技术资料的质量要求:各类手工书写台帐、应用碳素笔或钢笔书写,不得用圆珠笔书写;各类微机台帐,应统一用A4、A3纸打印,左侧装订;各类工作单、表格、台帐、报表的印制,统一为A4、A3规格。   2.6对营销经营档案的要求   2.6.1各营销单位应将本单位年度经济活动分析、用电销售综合分析表、售电分类情况统计表、各类营销报表、可靠性工作总结、报表等集中统一管理并归档保存。   2.6.2各营销单位应将本单位年度工作总结、会议记录、承包责任书集中统一管理并归档保存。   3上下联动齐抓共管   实践证明,档案工作受多方面因素的影响,要抓好营销档案管理工作仅凭档案部门自身的力量是远远不够的,必须大力联合其主管部门及相关业务主管部门共管共抓,齐心协力,才能取得事半.叻倍的成效。一方面,档案主管部应主动加强与营销业务主管部门的工作联系,定期进行工作交流和沟通,共同研究措施,共同抓好监督与指导;档案部门应重点制定关于企业营销档案管理规范制度,指导帮助各营销单位制定营销档案工作总体发展计划,负责对专兼职营销档案人员的业务培训工作,以及开展业务咨询指导服务;营销业务主管部门应在加强组织领导、理顺管理体制、人员配备、经费投人、科学管理等方面,积极配合档案部门把营销档案工作抓好,落到实处。另一方面,在业务上加强与计划、生产、施工等相关部门的工作协调,积极联合他们共同抓好对各营销档案的监管工作,以充分发挥其业务主管部门的职能作用和财力物力优势,从各方面激励和督促各营销单位依法建档、管档和用档,从而,为促进档案工作的健康发展营造良好的大环境。#p#分页标题#e#   4与时俱进注重开发   建档管档的目的是为了开发利用。档案部门应按照“强基础、抓规范,重开发、增效益”的方针,全面加强企业营销档案的建设。利用各种渠道,通过多种形式,组织和引导他们积极主动地做好营销档案的开发利用工作,有效地为推进企业经营建设步伐和经济发展提供优质服务,以有为来赢得各级领导和企业各部门的肯定和支持。向利用营销档案资料为电力企业客户规划、勘测、土地利用、工业园区建设、招商引资等提供直接档案服务,利用营销档案资料编辑出版宣传画册、电视宣传片、刻录VCD光盘,向全疆电力用电客户推介宣传电力资源的投资环境和优势等,都是很好的开发利用形式,既发挥了企业营销档案的价值和作用,又体现出档案工作与时俱进的时代特征,必然使企业营销档案充满活力和生命力。   面对新时期出现的新情况、新问题.企业档案工作者要勇于开拓创新,调动档案人员和营销人员的积极性、创造性,为营销档案工作提供优质、快捷的服务,企业档案工作的发展就一定能实现新的突破。