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企业营销档案依法规范

2012-05-29 09:41 来源:图书档案 人参与在线咨询

 

1营销档案是企业档案的重要组成部分,也是企业发展不可缺少的重要条件之一,因此,依法加强和规范企业营销档案工作,对于加快企业建设步伐,进而促进企业经济建设和发展具有十分重要的现实意义。为此,工作实践就如何加强企业营销档案管理工作浅谈几点建议。

 

理顺体制依法规范企业营销档案作为企业档案中的一个新成员,是企业经营发展的原始记录和万史见证,不仅有现实利用价值,而且具有长远保存价值C做好企业营销档案工作,将对企业经营建设的长远发展产生深远影响。当前,由于缺少经验,电力系统营销档案管理工作存在不少问题.主要表现为管理体制不理顺,造成档案管理较为混乱。普遍存在问题有:各类台帐用圆珠笔书写,不符合档案管理的要求;单位领导对档案工作重视不够,表现在档案工作未列人领导、专责、兼职档案员岗位责任制中,未列人一把手工作日程;电费、用电检查客户档案分散存放,不便工作;用电检查档案未整理,分散在个人手中,不符合档案集中管理要求;部分新增用户没有工作单.和原始档案,影响核收电量、用户建档工作;供用电合同、电费协议没有归人客户档案中;一户一表改造工程档案不完整,缺用户改造协议、用户明细、收款收据;已处理的用电检查工作单、杂项工作单、已实施的停电通知单、客户违约处理单没有及时归人客户用电档案中;电费凭证、帐簿、报表、银行对帐单应填写项目不全现象,个别单位有电费帐目记帐不全现象;年度经营活动分析、用电综合年报、线损报表、承包书、工作计划、年度总结未集中管理;技术台帐、技术资料的不完整、不规范的现象;部分大客户月电档案没有箱变原始档案;用电普查资料不全;移交、合并的营销单位,存在没有合并前单位的用户资料,造成用户资料的流失;营配合一的一单位,配网、农网档案流失严重,没有技改项目档案;机构改革后,各营销单位没有设档案人员的编制,兼职人员工作多,一岗多职,是营销档案管理不善、大量流失的主要原因;新增用户没有及时将客户侧的客户档案移交给营销单位,造成营销单位不能及时核对电量.上卡抄表;各类台帐、资料、表格用纸不规范,表格内容设计不全,造成每个单位都不统一;各营销单位,对各班组形成的技术资料、台帐没有监管措施,形成班组资料不全现象;在一个单位,涉及各专业走流程,但没有交接手续,造成资料流失没人过问;使用<用电管理系统》的单位,录入的用户数据不全、不准确,造成不能生成数据表格,系统功能没有合理使用。

 

目前,营销档案一般由各营销单位自行管理,个别单位的营销档案还散存在个人手中,造成档案资料多家保管、多处存放,极易丢失和损毁。鉴于此,应当从组织领导、保管条件、人员配备、经费保障以及其综合开发利用等诸多因素考虑。营销档案还是由档案主管部门、营销业务主管部门对各门类营销档案实行统一领导、统一制度、统一标准的实体综合管理为最好。一则可以充分发挥档案主管部门营销业务主管部门的组织领导作用,便于协调各方面的工作关系;二则能带来人财物的节省,并确保营销档案的齐全完整;三则有利于营销档案的规范化管理及综合开发利用。为此,应依法成立统一的档案工作领导小组,配备专(兼)职档案人员,明确职责分工,形成全局统一的营销档案管理网络体系,保证企业营销档案工作与企业建设同起步,同规范,同发展。

 

2主动介入强化指导

 

档案部门面对档案工作的新领域,不能“坐、等”上级业务主管部门下发文件、提出要求后再去开展工作,而要以全新的服务理念,主动出击,依法规范营销档案与企业经营建设同步发展,以保证档案服务的时效性和主动性,否则极易造成工作上的被动和重复浪费现象。针对小城镇建设中形成的各类档案涉及部门多、内容广、技术要求高、收集难度大等现实困难,档案部门应切实加强业务指导,具体_L作中,重点突出“三个狠抓、三个提高”。一是狠抓业务培训,提高档案人员的专业素质和业务技能,采取专题培训上岗培训、以会代训等形式,组织相关档案人员认真学习档案法律法规、学习档案专业知识、学习贯彻上级的各项规范性文件,同时结合外出参观学习,从思想上提高认识,业务上提高技能,这是做好档案工作的前提;二是狠抓材料收集,提高归档率和完整率。档案部门要指导各有关单位结合自身实际,制定出具体的归档范围和保管期限表,建立健全各项档案管理制度,并将档案工作列人有关人员岗位目标责任制,与经济效益挂钩,以此来控制归档材料的收集关口,确保文件材料的归档率,完整率达到98%以上;三是狠抓规范整理,提高管理水平和利用率。指导综合档案室实行统一领导、统一制度、统一标准的集中规范化管理,提高管理水平;并积极指导档案信息的开发利用工作,让营销档案在企业经济建设中发挥更大的作用。具体建议如下:对营销档案的总体要求:

 

2,1,1各营销单位的专、兼职档案员负责本单位的营销档案、资料、卡片、图纸的收集、整理、归档、统计、保管、利用工作;参加客户工程的竣工验收会、经营分析会、生产例会;开展对班组营销档案业务的指导、培习l!、考核工作。

 

2.1.2各营销单位应建立健全客户报装、用电、户表改造、电费、经营、计量、配网、农网档案,各类档案集中统一管理。

 

2.1.3各营销单位应将本单位年度电费凭证、电费总账、明细账、报表、银行对账单、年度营销报表、线损报表、分析、总结按照档案管理要求整理后,向本单位档案保管部门集中归档保存。

 

2.1.4各营销单位应将本单位年度工作计划、总结、安全经济承包责任书、会议记录按照档案管理要求整理后,向本单位档案保管部门集中归档保存。

 

2.2对客户档案的要求

 

2.2.1客户档案应按一户、一账、一卡建立,每户以户号区分。

 

2.2.2客户档案整理步骤:收集客户档案,剔除金属物,客户文件材料大小以A4规格纸为标准,不符合A4标准的需粘贴;按客户档案文件形成时间顺序编写页号,填写卷内目录、打印案卷封皮和备考表,装订成册。

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