电子档案管理细则范文1
【关键词】高职院校;信息化;档案管理;管理创新
目前，随着档案信息化建设步伐的加快，数字化、网络化技术被广泛应用于人事档案管理工作。但针对高校的人事档案信息管理工作来说，则存在着档案管理人员认识不够、管理方式传统落后、缺乏适应性较强的人事档案管理系统等不足。这些因素严重制约了高校信息档案管理工作向着更长远的方向发展，影响档案管理效果。基于此，加强高职院校档案管理信息化建设显得尤为重要。
一、当前高职院校信息化档案管理的要点探析
(一)纸质文件与电子文件归档仍需同步重视。电子档案管理模式下，归档载体变得更为多样，同一份档案会有纸质与电子两种形式。因此，电子档案在安全性上能得到较高的保障。及时电子文件损坏，也有原版纸质原件文件。这也就是为什么在电子化档案管理模式下，仍需重视对纸质档案归档的原因［1］。在当今高校，档案管理电子化推进进程进展不一，甚至存在着办公电子化尚未完全普及的现象。这其中难以推进的原因较为多样，最常见的原因即为资金不足，更深层次的原因在于国家针对电子档案的法律管理部分立法尚未完善，虽然其在查阅借取方面较为便捷，但同样一份文件，纸质版档案一定比电子版档案有法律效力。针对这一现状，高校档案管理人员应对归档档案所涉及的类别，法律意义，实际效力进行更深一步探讨。不论何时，都不应当放松对纸质文件的管理，档案归档时必须保持同步，同时立卷。控制两者相互归档时纸质文件与电子文件能够相互对应，在数据库中能找到每一页的详细内容。
(二)电子档案的安全管理需得到加强。档案安全管理，一方面需要充足的技术支持;另一方面需要档案管理人员自身具备足够的安全意识。从数据库安全方面，软硬件能否稳定运行，网络环境是否安全，是否存在数据库漏洞等内容均是影响因素。故在实际工作中，要做好电子档案的安全管理，需紧抓如下工作:思想认知维度，要认识到档案泄露后对于高校对于社会的影响，能够从工作的各个环节中层层把关、层层负责，强化流程管理［2］。安全技术维度，定期开展对档案管理系统进行更新，更新其内部病毒防范机制，用户准入机制等。做到未经授权的用户无访问档案权利，获得部分访问权限的用户仅可开放一定权限;同时在数据传输途中，能够做到数据不被拦截，数据加密等安防性干预。在档案的阅读与更改方面，也是影响档案安全度的重要因素之一，在此将引出安全管理能力的第二点，档案内容原始性的保证。电子档案作为数据的集中性表现，其在内容与形式上很容易被改动，不论是出于有意或是无意。故在系统安全性防范文件原始性保存方面，应对具备档案修改权限的用户层层限制，最大程度的做到无权限的用户难以进入，看不见，改不了。通过措施干预保证电子档案的真实性与完整性。当有关档案管理细则发生更改时，应当根据文件核心精神，对电子档案操作模式重新规划。针对重要程度较高的，且需长时间持续保存的文件，人事任命文件等，办理权限需交由专人，并单独设置一监督人员，严禁越权办理，严格按照规定操作程序开展工作。从设备配备的安全角度来看，应单独设置一处理电子档案的电脑，且接入的网络属单独支线的校园内部网，最大限度地提升专用网络安全程度。同时，在电子档案准入制度方面，则应用用户口令予以约束，定期更换统一的用户口令，也减少了信息泄露的几率，即使对于存在档案管理人员人事变动的情况，也不会发生档案信息泄露;从信息存储安全的角度看，部分高校存在多个校区，但高校整体间的人事档案信息是共用的，则此时，档案管理人员需根据学校自身情况及部门设置，选择是否需要异地存储，多套备份等［3］。
(三)采取多元化管理措施，保证电子档案能长期有效保存。电子档案的储存完整性受到多方面因素限制，详细为档案读取系统的解码方式、储存介质理化性质是否稳定、电子档案磁盘放置方式能否保证磁盘与磁盘之间不受影响等。具体到实际人事档案管理工作来说，则需注意以下事项:首先，能否开展对电子档案的有效维护与检测。考虑到电子档案载体较为多样，各类载体的理化性质有着些许差异，不能按照统一的保管模式管理，同时加之以储存环境难以受到人为因素调控，则无形中增加了信息储存的质量风险。另外，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。因此，应对电子文件至少每半年开展一次信息安全性检测与备份。并将每次验收与检测的结果记录到档案管理登记表中。这类电子介质存储的硬盘等载体，均专人、专地储存，且不得外借。同时建立相关信息管理维护日志，为日后复核工作的开展提供便利。
二、高职院校信息档案创新化建设的对策与管理干预
(一)人事档案管理信息化，网络化。将通过审批的人事档案全部电子化处理，并录入数字化档案信息管理数据库中。根据档案类别的不同，予以同类型分类，并建立多种汇总检索方式，使电子档案的查找方式能更加多元化。对于特殊类型档案来说，如保密级别较高的、仅具有一份档案，对安全保存要求较高的档案，应在常规保管基础上，根据档案密级，设置相关的查阅权限，保证仅有特定人群可对档案内容予以查看。针对部门间的档案，其他与之无关的人或部门调取需通过审批，并对调取档案的目的进行说明，只有被授予使用权限的用户才能拥有部分查阅权限。这样严密的权限划分，有助于档案信息在内部信息共享范围内，安全的查阅。对于使用者而言，安全性与工作效率均能得到同步提升，而对于管理者而言，通过在档案信息库中应用SQL语句编码方式，可使得档案的查询、管理、系统运行数据信息收集变得更为方便，极大地减少了档案管理日常的工作量。
(二)上级管理部门应强化对档案管理信息化的重视，增加资金设备与人才投入。人事档案信息化建设初期需要投入大量的人力、物力、财力，一是在设备上的投入如扫描仪、专用的档案管理系统、打印机、编码系统等均需要投入大量的资金。当上述条件均具备后，为满足档案管理的要求，需要对系统，设备实时更新。有条件的高校，应结合设备使用主客观情况，制定相关预算，用足够的资金保障来更快的推进信息化建设的进程［3］。二是在人才上的投入。档案管理信息化，一方面需要从业人员具备扎实的档案管理基础;另一方面需要从业人员具备能够满足工作需要的计算机操作技能。在信息化建设的初期，高校应联合档案管理人员，与本校的信息技术教师，共同探讨出适宜学校实际情况的信息化管理方式。对于部分软硬件条件配备不充足的环节，高校应适当借助外部力量，外部软件研发团队，共同做好信息化人事档案的建设。
(三)应用更为简洁底层编码语言，充实人事档案数据库中的内容。人事档案是学校长时间的人才资源积累的成果，如若对档案内容加以合理利用，则能将档案管理所起到的成效进一步延伸，从而强化其人才信息资源库的作用［4］。根据学校人事档案调取的实际需要，研发更多的，满足实际需要的功能，从而为各类人才提供信息化的服务。在录入档案初期，应在档案内容中将体现人才工作水平的项目着重体现，在扩大档案信息资源库的同时，录入更多高质量的人才信息。
(四)创建新型档案管理人才考核模式。信息化时代，对档案管理人才提出了更高的要求。高校必须对档案管理人员的知识结构予以全面更新，详细为:信息资源开发素质、计算机能力素质、信息化档案管理知识素质。将传统上的纸质档案管理工作，转换为电子化档案管理形式，例如档案的归档、立卷、整理等，传统方式下人工录入不仅错误率高，且耗费的时间较长，对于档案录入字体的清晰度，笔墨选用等方面要求较多，这是传统档案管理模式下的弊端。而应用电子化档案管理模式，则能一站式的将上述工作通过电脑录入，准确且便捷完成，不必担心字体录入不清，选用的笔墨不符合规定等繁杂的要求。故只有将档案管理与计算机操作技术紧密融合，充分挖掘档案的价值，才能更好地开展档案管理工作。当今优秀的档案管理人员，不仅需要具备细致、严谨的管理心态，开展实际工作，还应对档案中所蕴含的价值予以充分挖掘，总结规律，开展专题研究，著成。在提升自身工作能力的同时，头脑中的知识也可以不断更新，这类人才是新时代高校档案管理所迫切需要的人才，所有档案管理人员都应向着这一方向发展。故而，在档案管理人员的考核方面，可按照以下模块展开考核:档案管理实践能力、计算机基础操作能力、信息化档案管理能力、与素质拓展模块的考核［5］。根据考核成绩分布，也使得档案管理人员能够对自身工作中的薄弱点予以识别，展开针对性地工作训练。
三、结语
综上，无纸化办公是文职工作发展的必然趋势，更是档案界发展的主流方向。高校在进行人事档案管理是越依赖计算机，无纸化进程推进速率也就越快。伴随着高校每年应储存、管理的人事档案越来越多，传统的纯手工工作方式将会带来巨大的工作量。因此，高职院校应紧跟社会发展信息化的脚步，结合发展实际，革新理念，整合资源，充分挖掘人事档案所蕴含之价值，为更好地推进人事档案之于学校发展不断奋斗，为部门领导和工作人员提供更优质的服务。
【参考文献】
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电子档案管理细则范文2
关键词：制定；数码照片；管理：规范
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-8631(2010)05-0147-01
随着高新技术的迅猛发展，摄影技术依托计算机为后盾，各种设计靓丽、品质高的数码相机新品迭出，给摄影业带来了满园春色。形成了处理快、查阅快、归档快、链接快、存储久为优势的数码照片，也为照片档案的管理带来新的挑战。数码相片的载体是以电子文件形式归档保存的，在保管、利用上本身就存在安全隐患。因此对数码照片档案的形成、收集、归档、整理、保管、利用等在技术上提出了更高的要求。但目前国家没有专门针对数码照片档案的管理出台新标准，使得有些档案管理人员在新事物面前有些无所适从。
目前对于是否制定、出台数码照片档案管理规范有两种明确的观点，一个是不需要制定，另一个是需要尽快制定。
一、不需要制定新标准的理由
数码照片档案的管理虽然没有出台专门的标准，但这并不等于数码照片档案的管理没有可依据的规范。数码照片档案既是照片档案又是电子文件，数码照片档案的管理实行双轨制，纸质部分按照《照片档案管理规范》(GB／T11821)执行，数码照片部分按照《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894)执行。数码照片就是电子文件，数码照片特性实质就是电子文件的特性，是电子文件中的图像电子文件。《电子文件归档与管理规范》不仅对电子文件管理各个环节进行了较为具体的规定，而且推荐了图像电子文件的通用格式。强调了各类电子文件元数据管理的重要性，规定了电子文件的操作方式和要求。目前除国家标准外，各个地方、行业及其机关企事业单位也都制定了电子文件管理方面的标准、规范或者实施细则。这些也都是数码照片档案管理所要执行的规范。所以，《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》两者结合使用能够满足工作需要。
二、需要制定新标准的理由
数码照片是电子文件没错，但数码照片档案在形成、管理和利用上有它的特殊性。由于数码照片来源渠道广泛。元数据信息五花八门，收集内容真实性较难把握，收集难度也加大；归档时数码照片的检验操作复杂；整理时相比较纸质照片要求更高，数码照片不但要有纸质照片六要素要求，还要标明保管数码照片的软、硬件技术环境，元数据信息等内容。这些都没有统一的标准去规范，各行其道，这为数码照片档案今后的利用造成很大的影响。虽然数码照片是电子文件中的图像电子文件，但《电子文件归档与管理规范》只是电子文件的通用标准，对于照片档案这种专门、特殊档案，不能完全满足工作需要，需要制定新的标准加以规范。
因为数码照片的管理要结合两个标准使用，不方便，不具体。太笼统。才促使地方的数码照片管理规范陆续出台。虽然各地规范不尽相同，但也各有千秋，使当地的数码照片档案管理做到了统一规范。能够出台是基于现实工作需要，所以国家在这方面滞后了，应该尽快出台新标准是正确的。
三、分析与讨论
1.先明确电子文件与数码照片的涵义
电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，可在通信网络上传送的文件。数码照片是指用扫描仪、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
定义文字描述不同之处在于“数字设备及环境中”和“用扫描仪、数码照相设备”、“传送的文件”和“传送的静态图像文件”。扫描仪、数码照相设备就是数字设备及数字环境。能够传送的电子文件包含：文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频或多媒体、音频文件等等，数码照片是图像电子文件，已包含在电子文件的内容中。所以在定义上没有本质的差异。是一致的。
2.电子文件与数码照片的特性
优点：处理快、编辑快、查阅快、归档快、链接快、存储久。
缺点：依赖性、易改性、可分离性。
在归档和利用中都需要保证的是：真实性、完整性、有效性、兼容性。
从上面分析看电子文件与数码照片的特性是一致的。《电子文件归档与管理规范》对电子文件的定义、范围、基本术语作了详细描述，对电子文件的收集与积累、归档与整理、保管与利用都作了详细规定，符合数码照片档案管理全过程。规范中为了保证电子文件收集积累的真实性、完整性、有效性及兼容性。对电子文件的收集在前端提出要求，将电子文件档案化工作提前到形成阶段。对电子文件形成阶段的软、硬件技术环境、元数据信息、收集操作方法等等作了具体的规定，图像电子文件规定要以JPEG、TIFE为通用格式。这样为数码照片归档后的整理、存储、保管打下坚实的基础。更便于数码照片档案的利用。所以《电子文件归档与管理规范》完全适合数码照片管理。
3.数码照片档案管理可以在本部门细化管理
有人提出《电子文件归档与管理规范》对于图像电子文件有些技术指标没有明确规定，不好操作，比如：分辨率、像素等等。青岛出台的数码照片管理规范规定了扫描件线数不低于600dpi，像素数应在300万以上。但目前看300万的像素已不可使用了，这种相机在市场都已经淘汰。如果是重要的、永久的或作为宣传广告使用的照片扫描件可以将线数提高，但作为一般使用也可不必。所以像素还是线数是根据实际情况和用途来确定，而不能硬性统一。
电子档案管理细则范文3
关键词：电子文件元数据自动采集
本文系“电子文件元数据自动采集与智能分析实证研究”的项目成果。通过探讨理论架构并系统实施电子文件元数据自动采集，实现标准化、自动化管理，全面提升机构电子文件管理水平，同时为电子文件内容信息智能分析奠定基础；通过智能分析研究，充分挖掘隐含在电子文件内容信息中的知识关联，深度开发，支持决策。
一、元数据自动采集需求分析
元数据是描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。不同于传统意义上的著录，元数据内涵更丰富，功能更全面，要求更严格，不可能由档案管理人员在文件归档后进行著录，更不可能由形成机构文件管理人员或业务人员手工录入。元数据需要全程规划，需要嵌入系统，需要实时自动采集，需要真实、动态地再现电子文件管理的背景信息及过程信息。实现元数据自动采集，是元数据自身管理的要求，也是形成机构实际业务的需求。
（一）元数据管理要求
国际标准《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求》（ISO 16175 1-3）一再强调，文件管理元数据（metadata）包括“识别、认证文件和文件背景关联等信息以及生成、管理、维护和使用文件的人员、流程和系统的信息，文件管理政策”。只有伴有界定了关键特征元数据的文件才是真实有效的文件，这些特征必须被清晰地记录下来。元数据在文件捕获点上对文件进行详细说明，固化文件与其业务背景的关联，对文件实施管理控制。在整个生命周期中，新的元数据不断伴随业务的开展、提供利用而持续增加，以长期保证真实性、完整性、可靠性、可用性，使得对文件的管理成为可能。
在电子文件管理系统中必须实现元数据的有效管理。电子文件管理系统（ERMS）作为专门用于对文件的维护和处置予以管理的系统，具有如下属性：在背景中生成文件；管理和维护文件；依据要求的时间长度维护文件；文件管理元数据要可以设定。
作为描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据，元数据最大的特征是动态性，动态地再现文件生成、流转、管理的全过程，在整个生命周期中为电子文件（包括由此转化而成的电子档案）的真实、完整、可靠、可用保驾护航。元数据的重要价值在于还原文件的背景信息，反映其所生成的政策法规和技术环境，显示与其他文件以及业务行为责任者等的各种关系，克服电子文件虚拟存在的局限。可见，元数据记录和反映的这些错综复杂、动态变化的信息已经无法仅仅依靠手工进行记录，必须嵌入系统，由系统自动判断、计算与识别，实现系统自动采集元数据是元数据自身管理的要求。
（二）机构业务需求
电子文件的特点决定了对元数据的采集必须前置，由前端形成机构伴随业务活动的开展和其间文件的形成进行采集与管理。《文书类电子文件元数据方案》（以下简称《元数据方案》）给出了88项元数据元素，其中80%需要形成机构进行采集，而且过程性元数据需要反复著录，侧重记录电子文件生成的技术环境与业务过程信息，所涉问题难度大且较复杂。特别是《元数据方案》中规定的一些元数据项存在“宏观”或“笼统”的情况，比如元数据中“日期”项，如不结合文件生成、运转、处置的流程予以细化，则无法确定采集节点和采集方式；仅从文件生成流程来看，面临着起草、会商、审核、签发等诸多“日期”，哪些日期最为关键、哪些应作为元数据予以采集、在文件生命周期中是否重复元数据以及如何采集等，都需要结合机构业务流程和相关规范深入研究，并实施精细化管理。对文件形成机构（即业务机构）而言，因为元数据管理而徒增繁重手工著录工作量，造成人力物力财力的巨大浪费，进而影响机构工作效率与绩效。需要指出的是，元数据并不是独立的，而是与机构自身电子文件管理基础密不可分。没有科学的电子文件、档案一体化全程管理流程，没有完备的电子文件元数据管理功能要求，便无法构建完善的元数据管理方案。因此，本文的研究内容是综合性的，从狭义来讲是电子公文元数据自动采集方案；从广义来讲是机构电子文件管理方案。
二、元数据自动采集原则
（一）基于档案管理的基本原则
1.来源原则。元数据采集虽然通过对电子文件信息加以采集、提炼、分析和组织，揭示文件、档案的内容及其产生规律，但是仍然以尊重档案的本质属性和规律为前提，在采集时注重体现电子文件来源，使机构中同一来源的电子文件通过元数据采集得到集中反映，使元数据与档案的来源相联系，以此通过元数据揭示同一来源的档案、文件之间的各种联系，为档案、文件的理解与利用提供来源方面的背景信息。
2.有机联系原则。有机联系原则也是档案管理的基本原则，是指系统中文件及组成系统的诸要素之间需保持时空上的相互联系。由于电子文件是以二进制代码的形式分散存在于计算机之中，因此保持文件之间的有机联系显得尤为重要，而要保持这种有机联系，必须依赖于元数据。以此原则为导向的元数据采集实质上就是电子文件信息的系统化增值过程，其目的是把分散的文件信息转化为互相联系、系统的信息流，形成更高级的信息产品，满足用户的特定利用需求。通过元数据采集与管理过程，使大量文件特征信息加以系统化和组织化，有效控制档案、文件信息揭示的数量和质量，克服档案、文件查询和利用的困难，提高检索效率，节省查询成本和精力耗费，实现价值增益。
（二）基于电子文件管理的原则
1.前端控制原则。就元数据采集来说，在已经建立了电子文件管理系统的机构，电子文件在系统中生成、运转，电子文件元数据采集的前端“超前”至系统的设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，即尽可能地把文件生命周期各个阶段的元数据需求设计在系统之中，以功能合理的OA系统作为管好电子文件的先决条件。
2.全程管理原则。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被作为元数据进行采集，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。
（三）基于元数据管理的原则
1.标准化原则。标准化原则指在元数据设计过程中，要与现有的国家标准、行业标准、相关规范以及国际标准相一致。随着元数据技术和XML技术的广泛应用，现实环境中已经存在多种元数据标准。为保证信息组织的一致性，在元数据采集时必须在一定程度上遵循标准化原则。
2.互操作性原则。互操作原则体现在对异构系统间互操作能力的支持，不仅可以为自己的应用系统所操作，而且可以为其他组织或机构的应用系统所操作；不仅可在不同系统实现同一元数据标准间的数据的传输、交换或转换，而且可在不同元数据标准间实现数据的传输、交换或转换。在元数据的具体应用上，互操作性表现为易转换性，即在所携信息损失最小的前提下，方便地将元数据转换为其他系统常用的元数据。要实现这些功能，在元数据采集过程中必须慎重考虑元素语义和元素结构的准确定义，其中语义定义尤为重要。
3.可扩展原则。可扩展性原则指整个元数据体系和每个元数据模块都应该可以扩展，保留细化元数据元素的空间以适应未来需求的变化，并可通过复用、嵌接、扩展、细化、修改等方式，根据应用需求灵活地构建和扩展已有的元数据。本文将元数据划分为两大类：标准元数据和扩展元数据，划分依据为元数据的来源与不同功能。标准元数据，指《元数据方案》中的元数据项目。扩展元数据，指描述电子文件的网络生成环境和生成过程、揭示电子文件分类体系和社会关系、量化电子文件利用程度和重要程度的数据。见图1。
4.精细化原则。所谓精细化是指通常采用逐层描述元数据的方法，使得元数据的分析和采集工作进一步精确、细化。在电子文件管理中，精细化原则是保障电子文件有机关联性的关键，也是信息挖掘的重要保障。通过对元数据语义的进一步修饰，能够提高元数据的专指性和精确性。
三、元数据自动采集的方法
（一）在流程中采集
1.电子公文、档案一体化管理流程设计。课题组依据《党政机关公文处理工作条例》（2012年）、《党政机关公文格式》（GB/ T9704-2012）和《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/ T29194-2012），为机构设计了一套电子公文、档案一体化全程管理流程，覆盖从文件生成、运转，到归档保存或销毁的全生命周期。一体化流程根据电子文件运动的特点，进行科学合理规划，将部分环节前置，部分环节后延，部分环节贯穿始终等，强调文件管理和档案管理的无缝衔接，详见图2。
2.在流程中采集的思路。在一体化流程的基础上，明确电子文件元数据实时采集的节点和每一节点需要采集的元数据项目。课题组将采集的关键节点确定为电子公文、档案一体化管理流程的每一个环节，并在每个环节分别设置需要采集的元数据项目，包括可选项和必选项。技术实现上，使用流程设计器，在后台事先设置每一环节需要采集的元数据，前台每一环节结束后，该环节需要采集的元数据便能实现实时采集。
（二）在格式模板和处理表单中采集
电子公文处理表单和格式模板则是实现元数据自动采集的重要“对象”。
1.规范化智能公文模板和处理表单设计。课题组严格遵循上述条例及规定等，充分考虑元数据自动采集的需求，设计了上行文、平行文、下行文三类合规性智能公文模板，以及发文稿纸和收文处理单。
2.格式模板和处理表单采集方法。将采集元数据的项目对应到电子公文模板和表单上相应的栏目，如题名元数据，可以定位于收文处理表单、发文稿纸上的题名栏目，即可实现自动采集。因此，按照规范设计的电子公文模板、发文稿纸和收文处理单可以采集到题名、发文字号、文种、紧急程度、主送、抄送、密级、保密期限、附件题名、成文日期、收文日期、保管期限等项元数据。采用这种方法，标准中的内容描述元数据全部都能实现自动采集。
（三）在系统设置中采集
部分元数据事先在系统设置时就已经确定，如描述电子文件生成的技术环境、个人角色及管理权限、业务操作信息等元数据需要在系统设置中自动生成。系统自动可以生成电子属性、业务实体元数据，具体包括机构人员、个人职位、行为时间，以及扩展元数据操作信息元数据，包括操作时间、操作次数、操作时长。
（四）在内容信息中采集
在内容信息中采集，是指对电子文件的内容信息进行深入的分词分析，如人名、地名、机构名等，这是本项目预期实现的电子文件内容信息的智能分析。该采集方法主要采用了机器辅助人工抽取、权重分析技术和分词技术等，其核心在于：基于主题词表实现主题词的自动采集；中文智能分词技术；语料库的词语统计方法；上下文语义判断技术；词表管理技术。
基于上述原则、思路与方法，课题组研发的“电子公文、档案一体化管理系统”不仅可以很好地实现在公文生成过程的元数据自动采集，保证电子公文真实、完整、可靠、可用，而且“档案管理子系统”可以完整、高效地承接“文件管理子系统”的所有前期成果，归档文件连同“发文稿纸”、“收文处理单”以及所有元数据的无缝衔接及归档。随着档案保管、检索、利用、统计、处置等业务活动的开展，基于元数据自动采集成果的精细检索、实时统计、价值判断、智能分析更将显示出实现元数据自动采集的强大功效。
参考文献：
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作者单位：中国人民大学信息资源管理学院
电子档案管理细则范文4
一、现行政策标准对电子文件管理对象的描述
《电子文件归档与管理规范》(gb／t 18894-2002)是国内档案界关于电子文件管理最权威、最基础的标准，各地出台的有关电子文件管理的地方性标准和法规几乎都是以此为蓝本制定的。在这个标准中，电子文件被定义为：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
这是一个非常宽泛的定义，在这个定义下所有计算机中的文件都是电子文件。现在任何一台个人计算机中都至少有十几万个这样的文件，更不要说大型的服务器和存储系统。显然，把如此多的文件纳入档案管理的范围是不适宜的，也是一项无法完成的任务。
应该说在这里我故意混淆了概念，我所说的“计算机中的文件”是指计算机科学中的文件概念，而不是文书学、档案学中的文件概念。作为一个档案行业的标准，《电子文件归档与管理规范》中的“文件”确实更可能指向文书学、档案学中的文件，而非其他学科中的相似概念。但由于《电子文件归档与管理规范》没有定义“文件”这个概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴来风。事实上，我的确怀疑标准中的“文件”的含义更多地来自计算机科学。
在标准中还有关于电子文件分类的规定：
电子文件类别代码：t——文本文件；i——图像文件；g——图形文件；v——影像文件；a——声音文件；o——超媒体链接文件；p——程序文件；d——数据文件。
如果说文件概念还存在歧义，那么这个分类标准毫无疑问是计算机科学的。只有计算机科学中的文件我们才能严格按照这个分类划分，而一份文书学、档案学意义上的文件往往是上述多种类型的混合。
或许有人会说，对于一个事物的类别可以从多种角度划分，在文书学和档案学中，我们对于文件就是按照文种、行文方式甚至载体类型等多种角度划分的，对于电子文件这种与计算机密切相关的文件形态，引入计算机科学的分类方式也不无道理。
必须承认，这种反诘是有力的，我的本意也不是讨论目前档案界普遍流行的关于电子文件的定义和分类是否科学。但是这种定义和分类至少在档案学角度上是不够清晰的，或者说它离我们熟悉的、实践中必须使用的概念、术语是有距离的。实际上，在对于电子文件管理对象的研究乃至整个电子文件管理的研究中一直存在着的一种泛技术化的倾向，即过于关注电子文件管理所需的计算机技术细节，而忽略了从档案学角度去理解、研究电子文件；专注于从电子文件本身孤立地进行研究，而忽略了在档案工作大背景下讨论电子文件管理与传统档案管理的关系。这种泛技术化的倾向在研究中未必不是一个必须的阶段，但是在实践中则造成了很多的问题。
二、泛技术化倾向给电子文件管理实践带来的问题
1、电子文件与传统载体档案的关系复杂
电子文件是一个单独的档案门类吗?还是它仅仅是传统档案的一种不同形态?
档案界在最初研究电子文件时是把电子文件作为一种新型载体的档案来看待的，现在虽然我们已经认识到电子文件与传统档案相比绝不仅仅是载体形式的变化，但是在管理中依然存在着把电子文件作为特殊载体档案来管理的趋势。这种趋势是有其传统的，在档案管理的历史上不断有新型载体档案的出现，如照片、音频、视频档案等，这些新型载体档案最终都衍生为一个专门的档案门类，有着独立的编号、独立的目录和独立的保管要求。但是电子文件与过去那些新型载体不同，无论照片还是音频、视频，它们与更传统的纸质档案之间虽然在内容上存在着千丝万缕的联系，但彼此之间是补充关系，纸质、照片、音频、视频可能同时用来记载一个活动，但是它们的具体内容和表现形式各不相同。但电子文件与传统载体档案的内容和表现形式可以完全相同，呈现出一种替代关系。
如何在档案管理中把握这种关系呢?一个现实的问题是，当我们接收一个单位的传统载体档案和电子文件时，电子文件的目录是应该单独建立数据库还是并入传统载体档案目录数据库?如果单独建立电子文件数据库，那么同一份文件既有传统载体又有电子文件，在档案统计时如何计算?这些都是电子文件管理的细节问题，但是尴尬的是在档案界对电子文件进行的大量研究中我们很难找到这些细节问题的答案，甚至是解决思路，而这些细节又恰恰是我们开展实际工作必须解决的问题。
2、电子文件管理的指导和实践之间存在错位
在所有关于电子文件管理的政策、标准、规定中，都把电子文件以及电子文件归档后产生的“电子档案”看做是真正意义上的文件、档案。而在实践中，几乎所有的地区和单位都依然把传统载体档案当作真正的档案(即便它是根据“双套制”原则由电子文件生成的)，而电子文件仅仅作为这些传统载体档案的一种更为方便利用的形式。换句话说，如果我们把所有的电子文件看成是传统载体档案经过数字化加工而形成的电子副本丝毫不影响工作。究竟是电子档案还是传统档案的电子副本，表面看起来是个定义问题，是个看问题的角度问题，但实质上这个问题关系到我们电子文件管理研究和实践的重点应该放在哪里。
3、跛足的“双套制”
现阶段电子管理的一个重要原则就是“双套制”，即“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品”。这个原则从一出台就在学术界饱受诟病，被指为保守、落后，阻碍电子文件管理的发展。如果说学界的批评还多少包含理想化的成分，显得有些激进，那么在实践中“双套制”带来的困难已经开始真正阻碍电子文件管理的发展。现有的“双套制”是不彻底的双套制，仅仅是片面强调电子文件的纸质化，而没有把传统载体档案的数字化与之结合起来。这就使得传统载体档案特别是纸质档案和电子文件不是严格的一一对应，一方面很多纸质档案没有电子副本，男一方面并不是所有的电子文件都生成了纸质版本。传统载体档案与电子文件并存但不能一一对应，这种不彻底的“双套制”无论对于机关档案室对电子文件的保管和利用还是对于将来向各级档案馆的移交都带来了很多问题。
三、从实践角度对电子文件管理对象的再认识
电子文件管理是信息时代档案工作面临的最严峻挑战，是一项长期而艰巨的任务，对此我们必须有清醒地认识。电子文件管理必须依据统筹规划、分步实施的原则，有计划、有重点、循序渐进地展开，不能一蹴而就。开展电子文件管理实践的首要问题就是要明确电子文件管理对象，根据电子文件的不同性质和特点有针对性地开展工作。
我认为纳入档案管理的电子文件可以大体上分为三类，即原生性电子文件、电子副本和资料性数字信息。
原生性电子文件是指在计算机中产生，并且在实际业务活动中本身具有法律效力的电子文件，或者说是符合《电子签名法》的要求，能够直接被法庭采信的等同于书证的电子文件。只有这类电子文件是真正意义的电子文件，或者说是当前电子文件管理学术研究中真正关注的电子文件。只有这种电子文件才需要我们去前端控制、去全程管理，需要我们运用is015489、is023081的原则，需要我们记录多达百项的元数据来确保其真实性、完整性和有效性。这种类型的电子文件在我们身边随处可见，从自动取款机提款到各种电子消费，从企业网上年检到网上申报纳税，这种电子文件在社会生活中发挥着重要作用。但是从档案管理的角度来看，或者更明确地站在档案事业的主体——档案馆的角度来看，这些电子文件并不是重要的档案，甚至绝大多数都不在接收进馆的范围内。虽然不进馆的定期档案我们也要管理，但是对于电子文件管理而言长期保存才是难题所在，而对于短期保存我们完全可以相信技术部门有很好的解决方案。
电子副本，也可称为传统载体档案的数字化副本。它包括除了我们通过传统载体档案数字化工作生成的电子文件外，还包括几乎所有oa系统产生的电子公文。虽然在一个有较为完备的oa系统运行的单位中，纸质文件的产生后于同内容的电子文件，严格来说纸质文件才是副本。但是由于在现行的法律框架和管理体制当中，纸质文件才是最终具有法律效力的文本，所以我们完全可以把电子文件视为纸质文件的副本。这种角色的转换可以避开电子文件管理中最复杂、最核心的问题，即电子文件真实性的长期保存，因为作为副本其真实性的判定有一个简单的方法，即与原件相对照。因此，只要一份电子文件存在着一个同内容的具有法律效力的传统载体的文本，我们就可以把这份电子文件看做是电子副本，我们对这份电子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而电子文件的完整性和有效性就当前的理论和技术而言都是有着充分的保障的。
电子档案管理细则范文5
【关键词】办公自动化；档案管理；变革
21世纪是信息化的时代，电子计算机技术在各行各业中都得到了普遍的应用。随着电子计算机的普及和电子计算机技术的发展，社会各个方面都发生着巨大的变革。电子计算机和电子计算机技术在档案管理工作中的应用改变了传统的人工管理档案的旧模式，极大地方便了档案管理工作的进行和开展，提高了工作效率，促进了管理人员自身素质的提高。办公自动化在档案管理工作中的应用注定将促进档案管理发生历史性的变革。
1.对办公自动化的正确理解
所谓的办公自动化是指利用现代先进的计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，把人从繁重工作分离出来交给计算机等现代的办公设备来完成，形成以计算机技术和信息处理技术为核心，服务于某种目的的人机合作办公系统。办公自动化实际是由以人为主的办公模式转向人机合作办公的模式，实现以人力为主转向以人为辅，以机为主，从而实现解放人力，提高工作效率和工作质量的最终目标。
办公自动化是一种综合性的技术，它出现在20世纪70年代中期的发达国家。自动化办公主要包括电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等。它主要以信息处理技术为主，利用计算机对档案数据进行快速有效的处理和储存，再通过网络或者通讯技术实现档案资料的共享，以达到快速处理数据和分享数据的目的。
2.办公自动化促进档案管理变革
办公自动化对档案管理的变革有很大的推动作用，这主要表现在档案载体的变化、档案管理的标准化、便利的档案管理和查询、档案管理人员的高素质等多个方面。为了更好的发挥办公自动化对档案管理工作促进作用，我们将对此做出详细的研究分析。
2.1办公自动化使档案的载体发生变化
在传统的档案管理模式下，纸张是档案内容的主要载体，由于纸张本身就具有易丢失、易损坏、不易保存的特点，所以大量档案的保存给档案管理工作带来了很大的困难。因此，传统的档案管理存在着诸多弊端，不能实现档案管理工作的高效率。办公自动化则完全不同，它采用电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，把档案内容转化为电脑上的数据，这被称之为电子档案。办公自动化档案的载体由纸张变为了高科技含量的大储存设备这就使得档案的易损坏，不易保存的缺点得以避免，而且采用高科技含量的磁性材料或激光材料的大存储设备减少了纸张的应用和纸张档案的轻易调动，使档案的查阅不再像大海捞针一样困难。档案载体由纸张向电子档案的转变是档案管理工作的历史性重大转折，这从根本上改变了档案的管理形式和管理手段。对于档案管理工作来说是极大的进步。
2.2办公自动化便利了档案的查询和管理
档案管理工作包含许多方面，在人工管理档案的模式下，主要有档案材料的收集、整理、加工、检索标签的编制、存储、管理等等。这么多项工作的开展就使得档案管理变得十分的复杂和繁重，需要大量人力的投入。而实现办公自动化以后，档案的管理变得十分简单，材料的收集、整理、加工、检索、存储、管理都可以通过计算机和一些其他的现代办公设备准确、快速的完成。档案的销毁也变得十分简单，对于要销毁的档案可以进行日期设定，到期后实现其自动销毁，保证了机密档案的安全性。办公自动化使得档案管理投入的人力得以缩减，管理工作变得便利和轻松。档案的查询主要是通过检索来实现，电脑检索与自制的检索标签不一样，它比人工检索要简单、快捷。档案管理人员要查询某些档案只要输入查询的档案中关键字就能够轻松地找到，并且可以进行必要的修改和整理，而人工的档案检索标签则需要人去档案室查找相应的纸质档案。通过计算机网络和计算机终端还能快速、轻松地实现档案资料的共享，寻找档案的人员可以通过网络找到自己想要知道的档案资料，极大提高了办事效率和档案资料的利用效率。
2.3办公自动化促进档案管理的标准化
档案管理主要包括纸质档案的归纳管理和电子档案的归纳管理。二者在内容上应当保持高度一致，这就要求档案的整理流程必须明确，对各个部门的职责和权限进行详细的划分。现实工作中纸质档案管理和电子档案管理的同步进行，电子档案的建立和实施使得人们极大地减少了对纸质档案的依赖程度，使得纸质档案可以更加完好的保存。电子档案与纸质档案的同步并非轻而易举的事情，这需要电子档案的归纳整理遵循国家的相关档案管理规则，使电子档案的形成采用同样的代码和格式，保证档案资源的通用性。
2.4办公自动化促进了管理人员的队伍的变化
与传统的人工管理阶段相比，实现办公自动化以后，档案管理人员队伍也会发生相应的变化。档案管理人员队伍的变化主要表现在两个方面：第一，档案管理人员在不断地解放思想，学习先进技术。办公自动化是一门比较复杂的技术，它包含电子计算机技术、信息处理技术、通讯技术等，为了使档案管理人员在面对大量的电子档案和音像资料时能够实现随心所欲的轻松应对，档案管理人员要不断地解放思想、扩展眼界，学习新的知识和技术，以达到熟练使用办公自动化技术的目的。熟练驾驭电脑，会用档案管理的应用软件是各项工作的前提。第二，档案管理人员由多向精转变。在人工管理档案的阶段，档案管理工作十分繁杂且步骤很多，需要大量的人力。而在办公自动化的条件下，档案管理工作对人员的自身文化素质要求较高，不仅要求管理人员能够具有较好的人品，还要求管理人员能够熟练地使用电脑技术，同时，办公自动化的高效率性使得人力得到了解放，档案的管理不再需要那么多的人，仅仅几个具有高素质的档案管理人员就可以搞定所有的工作。所以，办公自动化对管理人员素质的高要求使得档案的管理人员实现了由多到精的巨大转变。
3.结束语
随着社会的进步和科技的发展，办公自动化越来越得到更加广泛的应用。办公自动化的普遍应用和巨大作用已被广泛的接受，它不仅促进了档案管理的变革，还促使从事档案管理的人员素质不断提高，越来越专业。办公自动化在档案管理中应用的巨大作用我们已经看到，但是它的潜在作用还有待我们继续探索和开发。在不久的将来，档案管理工作将会变得更加轻松、快捷、高效。
【参考文献】
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电子档案管理细则范文6
提出如下意见，农业部、国家档案局下发了关于加强农村土地承包档案管理工作的意见》农经发〔〕12号）以下简称《意见》现转发给你并结合我市农村土地承包经营权确权颁证（以下简称农村土地确权颁证）档案管理工作实际。请一并贯彻执行。
一、规范农村土地确权颁证档案整理工作，统一标准。
农村土地确权颁证工作中形成的大量文件材料。对农村土地确权颁证业务中形成的档案材料,主要集中在各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）各行政村（社区）各地要按照不同档案门类进行准确区分。应该纳入专门档案管理;对各种会议材料、统计汇总等档案工作材料,应当纳入文书档案管理；对电子声像类档案材料，应当纳入电子档案、声像档案管理。
一）文书档案类文件材料
包括机构成立、意见、方案、指导性通知、计划、总结、简报、会议记录、规划、报告、检查记录、统计汇总等文件材料。1.归档范围。各区县（自治县）人民政府、各镇乡人民政府（街道办事处）农村土地确权颁证工作中形成的文件材料。
分为永久和定期，2.保管期限。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）要求。定期一般分为30年和10年。
以“件”为单位，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）整理这部分文件材料时应纳入机关文书档案统一整理归档。按照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）进行整理。
按《市村级档案管理办法》规定，各行政村（社区）整理这部分文件材料时。统一纳入村级文书档案的经济发展类”按照《市文书立卷与案卷构成的一般要求》或《市机关归档文件整理实施细则》要求，以“卷”或“件”为单位进行整理。
二）农村土地确权颁证专门档案类文件材料
1.归档范围。农村土地确权颁证材料包括农村土地确权颁证入户核实（汇总）表、国土“二调”面积核实表、田（土）面积丈量记录表、现场勘界确认材料、承包土地空间位置图、农户委托书、承包土地确认面积公示表、农户签字确认的承包地块及面积分摊表、农户土地承包经营权证登记簿、土地承包经营权证书登记表、新证领取表、原证注销登记表、公告材料；土地承包情况汇总清册、土地承包经营权登记台账；农村土地确权颁证人员花名册、集体经济组织成员讨论形成的承包面积确认落实方案、村民代表会议决议、会议记录；补充完善的土地承包（流转）合同、依法调整承包土地方案、注销（变更）土地承包经营权申请、登记材料；其他方式承包申请颁发农村土地承包经营权证书申请、登记等材料；其他农村土地确权颁证专门档案材料。
2.保管期限。农村土地确权颁证档案永久保管。
此次农村土地确权颁证工作结束后，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门在农村土地确权颁证工作中形成的农村土地确权颁证档案作为自身全宗内一种专门档案保管。农村土地承包经营权证登记簿一式二份。必须移交区县国家综合档案馆保存一份，农业行政主管部门用作日常登记管理留存一份。
应以各镇乡人民政府（街道办事处）为独立全宗单位，乡镇（街道）级的农村土地确权颁证档案。集中统一整理，参照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）要求，以“件”为单位进行整理。一般以每户形成的且能按户分开的所有文件材料作一件，用线或不锈钢钉装订，同一全宗内以行政村（社区）顺序依次排列，同一行政村（社区）中按村民小组顺序依次排列并从1开始编制顺序号，加盖归档章、编制归档文件目录，装入文书档案盒保管。各镇乡人民政府（街道办事处）形成及整理农村土地确权颁证档案时，可根据需要一式数套。
村（社区）级农村土地确权颁证专门档案参照上述方法整理。
三）电子档案、声像档案类文件材料
农村土地确权颁证工作中形成的电子、声像档案的归档整理按照国家和市相关要求执行。其中电子档案按照《市电子文件归档与管理细则》执行；照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）执行；声像档案按照《市档案局关于进一步加强声像档案管理的通知》渝档发〔〕43号）执行。
请按《意见》要求，原缺失二轮承包方案、合同、申请书、台账等补充完善材料。分类归档。
二、做好农村土地确权颁证档案移交和利用工作，强化服务。
要按照农业部、国家档案局《意见》要求，各区县（自治县）农业、档案行政主管部门。切实加强对本辖区农村土地承包档案管理工作的指导和服务，充分抓住本次开展农村土地确权颁证工作的有利时机，认真做好相关管理工作，全面规范完善农村土地承包档案。
