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电子档案的概念范文1
关键词：电子文件；电子文件管理；电子文件管理系统
1 引言
电子文件的大量形成及其管理需要，极大地冲击了传统档案学的理论基础与管理实践，无论是作为一种独立的管理领域，或者是作为档案管理的前端延伸，世界各国都基本形成了比较明确的电子文件管理机制、体制，开发和制定了相关的应用系统、标准规范与解决方案。然而，纵观电子文件管理的理论研究，我们又惊奇地发现，尽管二十多年来人们对电子文件认识不断深化，管理内容在不断扩展，但在电子文件及电子文件管理领域中，名词术语普遍存在概念模糊、随意性大、使用混乱等不规范、不统一的现象，甚至由此引发“语言缺陷”，严重影响了电子文件管理理论研究、实践发展和国际化交流。特别是涉及的电子文件管理理论研究与实践广泛应用的三个核心概念：即电子文件、电子文件管理、电子文件管理系统，似乎都没有一个统一的名称或者概念解析。2012年，我们承担并完成的国家电子文件管理部际联席会议办公室课题――《电子文件管理术语规范》 ，在中外有关资料的分析和有关专家的建议基础上，对于这三个核心概念作一个探讨，以明确其概念的内涵，以及概念关系。
2 关于“电子文件”概念
中外关于电子文件的用语及解释比较复杂。二十多年来，电子文件有多种称谓，类似有“机读文件”、“数字文件”，也有“数字文档”、“电子文档”、“计算机文档”等似是而非的同类名称。个中关系我们且不深究，单就电子文件（Electronic record），目前，中外相关标准规范、术语表、论著中的定义表述不一。
其中，国内的主要类型列举如下：
（1）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[1]
（2）电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。[2]
（3）电子文件是指机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。[3]
（4）电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。[4]
而国际组织和美、澳两国的代表性定义列举如下：
（1）电子文件也称“数字文件”，它是用电子设备传递和维护并具备以下特征的文件：
i）结构：电子文件和附件或其他相关文档任何链接的格式。
ii）内容：在电子文件的结构中传递交易证据的信息。
iii）背景：记录来源的信息，（这些信息）与电子文件的交易相关，包括创建者、日期、安全性和访问、语言、处置、格式等；背景通常分布在结构和内容中。[5]
（2）电子文件是在自动化系统中已被捕获和固定以实现存储和操作的数据或信息，要求使用这个系统呈现这些数据或信息能被人们所理解。[6]
（3）电子文件是用电子设备创建或维护的文件，包括模拟格式（另见数字文件）。[7]
（4）电子文件是：i） （RM）以仅电脑能处理的形式被记录并满足生效的“文件”定义的任何信息。ii） （IT）通常用于一般描述计算机系统的电子文件，不管它们是文件或非文件状态。[8]
以上定义，就可以看作对于电子文件这一概念进行定义的某一形式，但如果中外综合比较，两者之间还是有比较大的差别，国际组织和美、澳两国，比较强调电子文件本身的形式特征与技术特征。而我国有关定义，尤其是规范（包括近两个规范的征求意见稿）中的定义表达，相对而言，比较注重与档案管理相一致的特征认识。事实上，从我国电子文件管理体制确定之后，我国档案部门就重新启用“电子档案”一词，就意味着电子文件一词的理解，需要和电子档案一词关联起来理解了，如同以往处理“文件”与“档案”的关系一样。鉴于我国的电子文件管理核心概念解释，首先要立足于我国电子文件管理的实践进展，尊重现实情况，在本文研究中，我们认为，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）、电子档案管理基本术语（征求意见稿）、电子文件元数据基本集（征求意见稿），具备规范的基本要求，因而，就实际规范的制定而言，这三种定义表达，可以作为电子文件的定义基础。同时，比较起来看，电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的电子文件定义，强调的是电子文件形成的技术环境，这跟国际档案理事会与发达国家的电子文件认识相一致；而后两者强调的是电子文件的形成主体与形成环境，这跟我国档案管理标准规范衔接比较好。
因而，本文关于电子文件的定义，综合考虑，作以下表达：
“电子文件是机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并可通过通信网络进行交换和传输的各种形式的信息记录。”
这一定义的内涵如下：
第一，电子文件的形成主体是机关、团体、企事业单位、其他组织或个人（“国家机构、社会组织或个人”、“机关、团体、企事业单位以及其他组织或个人”两类表述，后者可能更加明确一些）。
第二，电子文件是在各主体履行其法定职责或处理事务过程中形成的。
第三，揭示电子文件的技术属性是：利用计算机等电子设备形成、办理、存储和利用，并要以通过通信网络进行交换和传输。
第四，揭示电子文件的形式多样性，包括文本、图形、图像、数据库、视频、音频等形式的电子信息。
3 关于“电子文件管理”概念
电子文件管理，目前国内没有明确定义，相关国家的术语规范也没有将其作为独立术语，但一般术语规范中有“电子文件”和“文件管理”词条。对于电子文件管理进行解释，比较权威的有国际ARMA协会2006年和2007对此进行的解释：
（1）是根据文件管理原理和方法，运用计算机设备和软件对信息系统中的电子文件和非电子文件进行的电子化管理。[9]
（2）A.文件管理原则在电子文件中的应用。B.使用电子系统来应用文件管理原则的文件管理。[10]
仔细分析一下，发现以上这两种解释都不适合我国的电子文件管理的实践。我国电子文件管理，尽管没有概念解释，但广泛接受了电子文件管理的全程管理原则。我国电子文件管理的研究者认为，电子文件管理，首先应该是覆盖电子文件整个运动过程的，如同我们在理论上强调的，电子文件管理，需要覆盖全流程、全类型、全业务一样。因而，在本文中，我们认为，“电子文件管理”采用以下解释比较合适：
“电子文件管理是指对电子文件生命周期整个过程进行有效且系统控制的管理活动。”
在这个定义表述中，需要突出两点理解：
一是突出电子文件生命周期的完整性，并将这一特点作为电子文件管理的基础，并将电子文件生命周期的词条，置于电子文件管理之前，指出电子文件生命周期有一个整体过程，即“电子文件从形成、办理到最终处置（销毁或永久保存）的全过程”。
二是注重电子文件的全程管理的特点，即对于整个运动过程实施有效且系统的控制。
这个概念的定义基础，有以下两个方面：
一是基于电子文件整体运动的理解。电子文件整体运动可以有两种理论解释：一种是文件生命周期理论，另一种是文件连续体模式。两种理论解释都能够反映出电子文件运动的一般规律，前者的优势在于理论说明简练、跟传统的文件与档案管理模式衔接性较好，并且，可以比较清楚地划分电子文件管理基本流程与主要环节（电子文件运动有形成、办理、交换、传输、归档、移交、保管、利用、处置等环节），但难以解释电子文件某些特殊运动现象；后者的优势在于更好地说明电子文件多因素、跨时空运动的特点，但是对于实践部门来说，理解这种复杂和抽象的概念比较困难。
在本文中，我们认为，采用电子文件生命周期理论的解释，将三个运动阶段与对应的管理系统EDMS、ERMS、TDR，作相对应的层次说明，这比较适合国际电子文件管理的运动阶段划分，也适合我国的电子文件管理与档案管理实践。
二是基于我国电子文件管理法规文件的理解。在《电子文件管理暂行办法》中，把电子文件的运动划分为形成和办理、归档与移交、保管与利用等基本阶段，我们在此基础上，加上交换、传输、处置三个环节。
在本文研究中，我们把电子文件管理运动阶段、管理系统、管理需求作以下层次关系表示（见图1）：
这一图示，能够揭示出电子文件全程管理的特点，同时比较明确地说明了电子文件从形成到档案馆永久保管所涉及的管理机构、管理系统及功能需求。
4 关于“电子文件管理系统”的系列概念
电子文件管理系统，需要跟“电子文件管理”一词的理解密切关联起来。从图1中，我们可以看到，电子文件有着全程管理的需求，但由于我国电子文件管理体制与档案管理体制同时存在，因而，我们还需要区分归档前的电子文件、归档后的电子文件、进馆后的电子文件在概念运用上的不同，而之所以用不同的概念，是因为这三个阶段的电子文件管理，有着不同的管理需要。可见，电子文件管理系统，实际是需要区分三个阶段，因而，也获得三个名称。在本文，我们将其称为“电子文件处理系统”（“Electronic Records Processing System”），“电子文件归档管理系统”（“Filing Electronic Records Management System”），“可信数字仓储”（“TDR――Trusted Digital Repository”）。
由于电子文件的形成、办理、传输与交换等环节，是在现行机关的办公室自动化系统、业务系统中完成，因而，这一阶段的电子文件管理系统，和办理完毕或者归档后的电子文件管理系统，是有本质区别的。前者在国外一般称为“EDMS”（“Electronic Document Management System”），后者一般称为“ERMS”（“Electronic Records Management System”）。我国实践中，也存在类似情况，也需要把这两者运用的系统区分开来，因而，在本文中，前者称为电子文件处理系统，跟EDMS相对应；而后者称为电子文件归档管理系统，跟ERMS相对应。
4.1 电子文件处理系统的释义。鉴于与EDMS相对应，对于电子文件处理系统的解释，可以借鉴国外EDMS的定义。国外EDMS的定义主要有如下几类：
（1）用以支持创建、使用和维护电子文档的自动化系统，其目的是提高组织的工作流程。这些系统不一定整合了文件管理功能，文档可能有情报价值而非证据价值（如文档可能不是文件）。[11]
（2）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，可以自动实现电子文件的起草、组织、追踪和分发。（注：EDMS软件包括版本控制和签入/签出功能）[12]
（3）使用自动化的技术、根据既定的政策和程序，恰当地分配、使用、存储、检索、保护和保留以数字格式存储的信息的软件应用。[13]
在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件处理系统的释义，作如下表述：
“机关、企事业单位用于形成、办理、交换与传输电子文件的计算机信息系统，注重电子文件的业务流传、版本固定与现行效力，包括办公自动化系统和各种业务系统。这相对于国外的EDMS（Electronic Document Management System）。”
4.2 电子文件归档管理系统的释义。电子文件归档管理系统的解释，可以借鉴ERMS的定义，国内外ERMS有以下几种释义：
（1）基于局域网络和信息数据库而运行的计算机管理系统，它能够对电子文件的录入、校对、审核以及数字化加工等流程进行管理，可以实现从档案纸质化管理向数字化管理的转变。[14]
（2）为了满足业务对电子文件管理需要而设计的系统，用以捕获、保存、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。电子文件管理系统包括：档案工作者和文件使用者；授权政策、责任分配、权力授予、程序和做法；政策声明、程序手册、用户指南和其他用以批准和颁发政策的文件、程序和做法；文件本身；控制和记录的专门资料和文件系统；软件、硬件、其他设备、必要工具等。[15]
（3）用以管理电子文件创建、使用、维护和处置的自动化系统，其目的是提供业务活动的证据。这些系统维持适当的结构信息（元数据）和文件之间的联系，以支持它们的证据价值。[16]
（4）由软件、硬件、策略和流程组成的系统，不考虑载体形式如何，自动起草、组织、追踪和分发文件的系统。（注：电子文件管理软件包括保管表和处置）[17]
在本文中，根据我国的实际情况与实际需要，我们对于电子文件归档管理系统的释义，作如下表述：
“为了满足机关、企事业单位对归档电子文件管理需要而设计的计算机信息系统，用以捕获、保存、维护、提供获取业务处理过程中产生的有证据价值的文件的功能。这相对于国外的ERMS（Electronic Records Management System）。”
4.3 可信数字仓储的释义。鉴于中外都将进馆后的文件（电子文件）视作档案，在档案馆阶段注重电子文件的长期有效保存与利用，是一种国际共识，因而，“可信数字仓储”一词，中外基本上可以统一起来。为此，可以对其作如此的概念解释：
可信数字仓储是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统，它按照普遍接受的协议和标准设计并运行，具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制，能够对数字资源提供者和用户长期负责，其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务，如，数字档案馆。
5 结束语
电子文件的内涵，电子文件管理的边界，电子文件管理系统的功能要求，在我国都会因需要处理电子文件归档前后的关系，而有不同的观点和声音。这一点，跟国外相比，可能我们因此更需要共识，事实上，这也是电子文件管理术语规范注重国际接轨还是注重国情需要的艰难选择。在本文中，我们更多考虑的是我国电子文件管理实践的需要，也同时兼顾到国际接轨。本文由此提出的核心概念的探讨，希望引起更多专家学者的注意，以期有更多的讨论与交流。
注①：2011年12月下达由浙江省委办公厅承担，浙江大学、浙江省档案局、杭州市档案局、浙江省工商管理局信息中心合作完成。本课题研究，得到国家电子文件管理部际联席会议办公室任守信副主任、姚思远处长，国家档案局技术部蔡学美副主任，中国人民大学赵国俊教授、安小米教授、王健教授、刘越男副教授、张宁副教授，安徽省档案局黄玉明副局长，苏州大学张照余教授等专家教授的指导。
注②：参考中国人民大学，电子文件管理百科。“TDR 是负责数字资源长期、可靠的管理以及维护的系统， 它按照普遍接受的协议和标准设计并运行， 具有切实可行的政策和实施方案，并且有持续稳定的财政支持和规范的评价机制， 能够对数字资源提供者和用户长期负责， 其使命和目标是长久地为用户提供可靠的数字资源访问服务。”
参考文献：
[1]电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）.
[2]国家档案局.电子档案管理基本术语.（征求意见稿）.
[3]国家档案局.电子文件元数据基本集.（征求意见稿）.
[4]冯惠玲.电子文件管理教程. [M].北京：中国人民大学出版社 2001：1.
[5]联合国文档管理部（ARMS）. Glossary of Recordkeeping Terms.
[6][13]美国（SAA）.A Glossary of Archival and Records Terminology.
[7][11][16]澳大利亚（NAA）.Digital Recordkeeping Guidelines for Creating， Managing and Preserving Digital Records.
[8]（美国密苏里州）Missouri Secretary of state. the Glossary for Missouri Electronic Records Education and Training Initiative.
[9] ANSI/AIIM/ARMA TR48-2006. Technical Report. Framework for Integration of Electronic Document Management Systems and Electronic Records Management Systems， Lenexas： ARMA International.
[10]ARMA International Standards Development Committee. Glossary of Records and Information Management Terms， 3rded， U.S，ARMA International， April 2007.
[12][17]ARMA Glossary of Records and Information - Management Terms. 3rd Edition.
[14]国家档案局.电子文件安全管理指南（征求意见稿）.
电子档案的概念范文2
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
电子档案的概念范文3
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
电子档案的概念范文4
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（mis的建立，什么是mis，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国cad应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了cad电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》gb／t17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用cims的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
电子档案的概念范文5
关键词：电子档案 档案工作 影响 对策
1、电子文件含义及其特点
在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”电子文件的两个基本特征:一是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,因此亦可称为“数字文件”。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别,也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息,每一个0或1叫做1个比特,需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器（包括内存储器和各种外存储器）中,并可通过通信网络进行传输。二是文件的一种类型,应该具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别,也是电子文件与其他形式文件的共同点。电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集,它是具有文件特征的数字信息,又是以数字信息为特征的文件。
2、电子文件对档案业务管理工作的影响
(1)文件整理归档方式的不同。分类排序是档案整理工作的主要内容和关键环节。传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,在计算机普及后,电子文件取代了以往的文字材料,拟稿者把文字“写”在磁盘中,存贮到办公信息数据中,档案人员、技术人员可以共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件的产生,他可以随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。由于电子文件具有信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代。
(2)对文件的鉴定和利用等管理方式的影响。传统的纸质文件材料,其真实性可以通过分析领导签字、印章等就可以进行直观判断,而电子文件则需要通过分析文件生成时间、版本号、操作权限等原数据进行综合判定。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件由于制作方便、数据容易被修改,会出现原始记录性难保障、法律效力不确定的情况。
(3)技术、经济和文化因素对电子文件管理模式的影响。技术因素是一把双刃剑。一方面,技术因素革新了档案馆收集、整理、开发利用信息资源的各项工作。另一方面,由于电子文件具有软硬件等技术依赖性,使之在并不擅长的技术层面遭遇了尴尬。经济因素的影响同样存在着有利和不利的两方面。一方面,由于电子文件的性质,降低了档案馆保管电子文件库房的压力,在 文件整理、编制检索工具等环节中节约了管理成本。另一方面,为了适应技术层面的要求,必须购买专门的软硬件,建立适应电子文件的保管场所,对工作人员进行技术培训等,这些工作都需要档案馆投入大量的资金。
3、采取的对策
(1)以计算机技术为基础,建立科学合理的电子文件管理模式。电子档案作为一种新型文件材料,这要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,加强学习电子信息处理技术,对产生的大量电子文件的接收、处置、存储工作进行深入学习,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来源及去向。
我国国家标准《电子文件归档与管理规范》中指出“对归档电子文件,应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门,进行集中保管”,这是建立我国档案馆电子文件管理模式的框架,也是对电子文件采取集中式保管的要求。
电子文件资源控制是适应电子文件特有运动轨迹的管理要求的有效途径。电子文件的运动轨迹是发散的、可以逆行运转的,固定场所的保管已不再适宜,这就要求可以赋予文件一定灵活性的控制管理。电子文件资源“控制”概念的出现以及其逐渐成为“保管”的核心,是对档案馆传统管理思想的挑战,革新了“保管”的内涵。
(2)建立定期备份制度,处理好电子文件的存储问题。电子文件以化学磁性材料为载体,理论上讲可以长期保存,原因在于它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制备份,以防止信息损坏和丢失。特别在办公自动化系统中将电子文件直接与档案管理系统接轨,在档案管理系统中做好电子文件的物理归档,并按档案类目号组虚拟卷。同时对于电子文件由科信管理部门做好三份备份,一份存档,一份查阅利用,一份异地保存。在条件允许的情况下,可采取服务器备份,定时备份,确保电子文件的永久性和安全性。
(3)重视和加快电子信息技术和安全技术的知识更新。档案人员要适应社会信息化发展的形势,及时更新知识结构,加强对诸如电子文件的整理排序技术、信息安全防火墙技术、计算机病毒防治技术、网络运行维护技术等的学习,及时更新先进的电子档案管理系统和无纸化办公系统的投入使用。通过采取技术处理,电子档案设定分级管理权限,一般浏览用户将已归档的电子文件改为只读文件,变成不能更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之同纸质文件一样发挥社会效用先进的信息科技成为档案工作的有效手段,更好地为本部门发展和建设服务。
电子档案的概念范文6
关键词：历史联系 逻辑联系 档案检索
历史联系与逻辑联系
历史联系是档案学著作中出现频率较高的概念。“档案文件之间的历史联系有时又被称为‘内在联系’或‘有机联系’，是指档案文件之间在产生和处理过程中所形成的固有联系。……档案文件之间的历史联系一般具体体现在档案文件的来源、内容、时间、形式等几个方面”。①以上文字是在论述档案整理工作原则时展开的，它告诉我们，在对档案实体进行整理时，应该考虑档案文件之间的来源、内容、时间和形式等方面的关联性，从而使档案成为具有有机联系（历史联系）的文件系统。档案文件之间的来源、内容、时间、形式等方面的关联性即称为档案文件之间的历史联系。历史联系形成并完善于档案整理工作实践，已成为档案整理的基本原则。
在以往传统的纸质档案实体整理实践中，一般是按照档案文件之间的来源、内容、时间和形式等在不同层次对档案文件进行分类的，档案界习惯于将其称之为来源原则，这种命名本身虽然强调了档案文件的来源，但是淡化了它们的内容、时间和形式等方面的联系，而档案文件的内容和档案文件形成的时间，在档案的整理过程中无论如何都是不应该忽视的重要因素。档案文件的整理，在不同的整理阶段具有不同的具体内容，依据我们国家目前对现行档案整理的做法，文书或业务部门负责立卷整理，档案室进行全宗内分类，档案馆进行全宗的划分。来源原则作为比较完整的理论原则，首次出现在1841年法国的省档案馆基本条例中，主要是针对档案馆的第一层的分类，所以将其称为来源原则是自然的。但当我们将视角关注到档案文件不同层次的全过程整理时，则应该将它称之为历史原则。历史原则是按照档案文件之间的历史联系对档案文件实体进行整理的基本原则，它包含了档案文件的来源、内容、时间和形式各方面的关联性。
在档案文件整理中与历史联系相对应的另一个概念是逻辑联系，“所谓逻辑联系，用在文件管理中主要指依据逻辑思维规律推演形成的文件间的联系。用于文件分类，则指的是按形式逻辑进行划分。并且往往特指对文件按事由内容主题进行的分类。因为按文件事由主题进行分类时，往往首先对档案文件内容进行主题类型分析，将所有主题概括成若干足以全面反映覆盖文件内容的主题概念，然后将这些主题概念从逻辑上构成一个概念类别体系，即建立起它们相互之间的总体逻辑关系，形成分类表，然后再运用它去类分档案文件。” ②从上述的理解出发，逻辑联系中所指的“事由内容主题”不同于历史联系中的内容联系（具体的问题和事务），它所指的是一种“事由的类同性”，即按事由的类同性将档案文件组织类别。按照文件事由内容主题对档案文件进行组织，往往淡化档案文件的主体来源。它不像历史联系一样与社会实践活动过程相对应，它也不反映档案文件的自然形成规律，所以逻辑联系不能用于档案文件实体整理中的文件排序和类别的划分。目前依照《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》编制的档案分类目录和主题目录，正是按照档案文件的逻辑联系组织档案信息的结果，它不顾及档案文件具体的形成机关，从宏观上将档案文件的内容按照主题和类别建立它们的相关性。由于逻辑联系不能反映社会实践活动的原始过程，因此按逻辑联系整理档案信息，大多出于档案内容信息检索的需要。可以看出，逻辑联系并不揭示档案文件的实体整理过程，它只是档案信息整理的重要原则之一。随着计算机在档案实践中的广泛应用和电子文件时代的到来，档案信息的逻辑联系整理从理论到技术都应该得到进一步的加强。
档案文件之间的历史联系和逻辑联系是档案文件整理不同的原则和方法，历史联系与社会实践活动的原始过程相对应，它反映档案文件的自然形成规律，与档案文件实体排列顺序和结构相一致，成为“档案实体”整理的基本原则。档案文件的逻辑联系不反映社会实践活动的原始过程和档案文件的实体排列顺序和结构，只是从宏观上组织具有“事由类同性”的档案文件信息，它只是“档案信息”组织的重要原则之一。
历史检索和信息检索
如果我们对传统的档案检索工具进行分析，不难发现，有些检索工具反映档案文件实体的排列顺序和结构，另一部分不反映档案文件实体的排列顺序和结构。前者包括卷内文件目录、案卷目录、全引目录、全宗目录、全宗指南、档案馆指南等，后者包括分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引、文号索引等。档案界习惯于将它们分别称为馆藏性检索工具和查检性检索工具，并认为，“馆藏性检索工具的主要功能是，固定和反映档案整理顺序，档案管理人员可借助它了解和分析馆藏情况，便于按照档案管理顺序查找档案。” ③馆藏性的检索工具的功能除以上所论述的以外，其主要目的是用于档案的历史检索。历史检索是与信息检索（情报检索）相对应的概念，历史检索不注重个别信息单元、单份文件或“事由类同性”的检索，它是与历史过程相对应的检索方式。历史过程一般不是一个知识单元或单份文件所能反映的，也不能由一组具有“事由类同性”的档案文件来反映，它需要由若干具有历史联系的档案文件的有机整体来构造。
人类社会实践活动的历史过程，是由主体、客体、时间、空间、原因、过程和结果等因素构成的，即一项社会活动谁干的？干的什么事？是在什么时间和什么地点干的？为什么要做？如何做的？结果如何？应该说，在传统的档案实体整理中，历史过程的几大要素我们已经给予了充分的尊重，在以后的档案整理（包括电子文件的整理）中它仍然起着重要作用。因为档案的功能从本质上是记录历史和再现历史，用馆藏档案重新显现历史事件的过程和场景，虚拟地实现时光倒流。再现历史所依据的正是一个历史事件全过程的档案文件的有机体，正如怀特所说，“档案的实质在于：它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程。” ④对历史过程的检索恰恰是历史检索的责任。档案的本质功能的实现，是依靠档案文件实体整理时构造的档案文件之间的历史联系得以保证的，正是档案文件之间的历史联系使档案的历史检索成为可能。所以，档案文件实体整理的历史原则、档案文件的历史联系、档案的馆藏性检索工具、档案的历史检索、档案的历史功能（记录历史和再现历史的功能），它们之间具有紧密的内在联系，它们的紧密结合，使人类社会活动完整的历史过程从构建、记忆到再现得以完成。
档案的信息检索是注重于档案文件中的信息单元和“事由类同性”的检索方式?熏在目前的档案计算机管理系统中都给予了充分的重视。档案信息检索的表现形式主要包括两个方面，其一是单份文件信息的检索，另一方面是具有事由类同性的档案文件信息的检索，其特点是检索出的档案信息不具有历史联系，不能反映社会实践活动的历史过程，也就是说，对特定的社会实践活动的过程，难以将其相关要素（主体、客体、时间、空间、原因、过程、结果等）一次性综合检索。档案的信息检索主要借助于不反映档案文件实体排列顺序和结构的查检性检索工具完成，如分类目录、主体目录、专题目录等。由此可见，档案的信息检索其实与一般图书、情报检索没有本质区别，它是一种信息、情报、知识的检索。它与历史检索是两种性质完全不同的检索方式，它与档案文件之间的逻辑联系相对应。所以，建立档案文件之间的逻辑联系、编制查检性检索工具、档案的信息（情报）检索、档案的情报作用，它们之间表现为紧密的关联性。
档案的信息检索是目前的档案工作实践中最为活跃的因素，是档案信息开发不可缺少的重要方式之一，尤其在文件生命周期的前期阶段，成为档案信息开发利用的主要形式。
在档案的整理工作中，历史联系和逻辑联系是同等重要的两个原则，历史联系主要用于档案的实体整理，逻辑联系主要用于档案的信息整理。与之相对应，在档案的利用中，档案的历史检索和档案的信息检索也同等重要，历史检索用于人类社会实践活动过程的检索，信息检索用于档案的一般特征的检索。历史联系与历史检索对应，逻辑联系与信息检索对应。历史检索更反映档案和档案工作的特性，档案的信息检索从一个侧面证明了档案的情报作用，因此档案工作也需要借鉴文献、情报处理的一般方法来完善。
历史检索与信息检索的检索效果，从信息结构上是有差异的。由于历史检索与历史联系相对应，在建立档案文件之间的历史联系的时候，使档案成为具有结构性质的有机体，它具有了结构也就具有了系统的特性。系统的特性之一是总体功能大于各个部分功能之和，历史检索所得到的信息也具有这种性质，其中的机理是，处理一个具体事务的所有文件具有相关性，它们可以相互说明，任意选定其中一份文件，其它文件即可以成为该份文件的说明、印证和背景材料。谢伦伯格认为，“档案工作者并不是在单份的基础上对待自己的工作，他不会拿起个别的一份信件、报告或其它某种材料单件，就说它有价值。他要联系其它材料单件，也就是说，要联系到产生该单件的那种活动的全部文献证据，才能对该单件的价值做出判断。” ⑤同理，在同类档案或一个全宗内，档案文件也可以相互说明和印证，从而实现信息增殖，即产生档案文件内容以外的新的信息，这种新的信息源于档案文件的结构关系，而并非它的内容。例如，当一份伪造的文件单独出现时，很难判断其真伪，但是将它放入与之具有历史联系的一组文件中的时候，就很容易判断出它的真伪性，这是档案文件的逻辑联系和一般的信息检索不能实现的。正如詹金逊所说，“从一个档案组合中抽出来的单独的一份文件本身所能告诉我们的，并不会比脱离了某种已经绝迹的不知名的古动物的一块骨头所能告诉我们的更多一些，档案只有在这种自然形成的形态和联系保持不变的条件下，才能使它的性质不受到损害地保持下去。” ⑥
电子文件的历史联系与历史检索
在传统的纸质档案的实体整理过程中，档案文件之间的历史联系是手工整理建立起来的，而电子文件的整理我们无法用手工进行文件之间的结构排列，只能以著录为手段建立档案文件之间的历史联系，但是，根据我们对全国部分省和直辖市的调研结果表明，在目前我们已知的和正在实践中的电子文件的著录标引工作中，偏重于信息检索的著录标引的必要性得到了人们的充分重视，但用于历史检索的著录标引，目前档案工作者还没有真正认识到它本身所应该具有的意义。究其原因，一是在目前的档案学研究中，对电子档案整理过程中历史联系构建的必要性认识不足，因此，在不自觉中将档案管理系统推向情报检索系统。更深一层的原因，是对档案记录历史和再现历史这一最根本的功能认识不足，将档案的作用与一般文献相混淆，在强调档案信息交流作用的同时，淡化了档案记录历史和再现历史的功能，在大力开发档案信息资源口号的感召下，忘记了属于档案作用中最为本质的东西。其实人类最初形成档案的动因是为了记录历史和再现历史，而图书则是为了知识和信息的交流，至于档案信息交流的作用是在再现历史的过程中表现出来的操作层面上的作用。其二，在开发电子文件、档案一体化管理系统时，大多由办公厅（室）牵头，在设计思想上办公厅（室）站在自己对文件利用需求的基点上，难以顾及档案馆中档案的利用需求。如前所述，在文件生命周期的前期阶段，尤其是在进入档案室以前，文件主要用于行政管理，单份文件的情报交流和信息检索居主导地位，它记录历史和再现历史的功能并未显现，所以在系统设计时很少考虑档案文件之间的历史联系，甚至认为，依照目前已经颁布的档案著录规则编制而成的检索系统，可以完成电子档案文件整理的全部内容。我们认为，这是目前档案实践中应该引起我们高度警惕的思想错误。
目前颁布的档案著录规则中的著录项目，主要用于信息检索的需要，基本没有考虑档案文件的历史联系。因此按照这种规则著录，其结果无法反映档案实体管理的级别层次，也无法建立起档案文件之间的历史联系，只能在某种程度上建立档案文件之间的逻辑联系。在传统的纸质档案实体整理中，历史联系首先是靠手工排列使档案文件具有了顺序和结构，然后由馆藏性的检索工具使档案文件的顺序和结构固定下来，最后完成历史检索，它本身与著录项目关系不大，所以目前的著录规则制定时并没有从历史联系方面给予充分的关注。电子文件失去了手工排列的可能性，只能依靠电子文件运行过程中的著录才能建立起文件之间的历史联系。由电子文件、档案的特性所决定，这将是一项非常复杂的工作，也是目前电子档案实践中急需解决的重大研究课题。“随着电子文件应用日趋广泛，著录的内容、形式和技术也发生了革命性的变化。著录从仅仅为编制检索工具而直观地描述档案信息自身，转变为对文件整个形成、运转、积累、组织、储存过程及特征地准确表述。著录结果将作用于识别、确认、管理文件和说明文件形成背景、文件之间历史联系以及原始性、真实性、可靠性的有力证明和文件信息不可或缺的组成部分，随之一起在文件整个生命周期全过程运转……”。⑦可见电子文件和电子档案的著录，以我们目前的著录规则来进行是远远不够的，相对于纸质档案，电子文件和电子档案的著录还有非常艰巨的任务在等待着我们。
其实电子文件和电子档案就其基本功能而言，与纸质的文件、档案没有本质的区别，它是用另一种载体进行行政管理、记录历史和再现历史，因此它的整理必须依然坚持历史联系和逻辑联系并重的原则，二者绝不可以相互混淆或相互替代，甚至发生在二者之间的任何偏移的做法都是不可取的。在进行电子文件和电子档案整理时，依然需要建立它们之间的历史联系以满足档案利用者的历史检索。
注释：
①③冯惠玲主编：档案管理学，中国人民大学出版社，1999年?熏第72页，第178页。
