摘要：
随着互联网技术在企业管理中的应用逐步普遍化，如何构建信息化管理体系已经成为众多企业关心的重点方向。本文着重就企业如何构建企业信息化管理体系做详细剖析，希望能够为企业未来信息化管理提供一些理论性借鉴。
关键词：
信息化;管理;体系
在信息化高速发展的今天，现代企业的经营发展离不开信息技术的支撑，从公文处理、资料整理到生产成本核算、客户关系管理以及人力资源管理等，都能够实现系统化、信息化的梳理，从而帮助企业经营者提高决策效率。事实上，信息化建立是现代企业成熟面对激烈市场竞争环境的明智之举，为企业提高管理水平、提升工作效率提供了强有力的后盾力量。
一、企业信息化管理体系建设的SWOT分析
为了进一步了解企业信息化体系构建存在的优劣性，笔者认为可以通过SWOT分析法予以判定。1.优势分析。现如今互联网技术已经普遍用于企业办公及管理当中，而且多数企业计算机硬件设备也处于国内领先水平，具有实施信息化管理的硬件条件。虽然目前很多企业在互联网引入程度上只是初级层次，例如电脑编辑、文件互联网传输、基本办公审批等，但是多年来互联网技术的侵染也无形中增强了大家对信息化的接受能力，有利于进一步构建信息化管理体系。2.劣势分析。从当前我国众多企业的信息化管理程度来看，依然存在较多问题。第一，信息化不成熟。多数企业依然只是针对部分办公采用信息化管理，尚未建立起无纸化办公软件体系，尤其像客户管理管理、人力资源管理、档案管理等并没有软件系统支撑，这样的信息化建设是不健全的；第二，管理层对信息化的认识不足。企业信息化管理是跨部门协作，甚至是跨行业协作的一个庞大管理体系。然而，当前许多管理者对信息化的认识尚不完善，缺乏管理信息一体化构建的理念，并未从长远角度认识企业信息化管理的重要性；第三，信息化管理制度不完善。现在很多企业信息化建设依然处于摸索期，在配套制度建设上依然存在较多缺陷和漏洞，从而使得系统操作过于混乱无章，无法真正发挥信息化管理体系的管理优势；第四，缺乏安全管理意识。在信息安全方面，许多企业并没有足够的认识，进而导致信息化安全问题频发，例如账号密码泄露、误删文件、设备突发故障等。3.机会分析。一方面，政府逐步加强了对信息化建设的重视程度，包括《2006-2020年国家信息化发展战略》等相关文件也逐步颁布出来，部分地区更是对企业信息化建设拨付了专项补助资金。由此可见，在宏观环境下，企业信息化建设工作会较为顺利。另一方面，可借鉴性提高。随着信息化发展速度加快，现在已经涌现出了许多信息化引进的成功案例，企业如果想要建立信息化管理体系，则可以借鉴这些成功案例，不仅能避免走弯路、错路，更可以通过信息化建设提高企业自身管理水平及管理效率。4.威胁分析。虽然企业信息化建设有诸多优势及发展机会，但是不可否认威胁性依然存在，包括病毒威胁、黑客攻击等不安全因素一直存在着，例如电脑入侵、资料丢失、网页被黑等都是当前遇到的一些主要问题。与此同时，企业信息化管理体系构建时间较长，需要将系统构建与企业经营业务及组织架构相契合，加之市场经济发展存在不确定性，系统也面临着快速迭代更新的风险。
二、企业信息化管理体系构建
现如今，企业信息化管理体系建设需要从多个方面综合考虑，具体来说：1.体系要素分析。从企业信息化管理体系构建要素来看，要着重了解组织结构、岗位职责、制度以及在系统中的权限设定。第一，组织结构。企业信息化建设的组织结构设计可以从战略指导层（制定信息化系统运作标准）、系统运作层（针对系统如何开发实施、变化管理等）、基础支持层（对企业IT基础设施及资源进行管理）三方面着手；第二，岗位职责。针对企业现有岗位，例如总经理、人事部、IT部以及相关业务部等在信息化建设中的岗位描述及职责设定；第三，制度建设。科学的制度是企业信息化管理有效运行的基础保障，在信息化管理中要针对企业的基础数据管理、系统操作使用规范、定期维护制度、异常报告制度等进行制度化设计；第四，权限设定。企业在使用信息化系统过程中，不同岗位人员会有不同的操作权限，在系统设计之时也要充分考虑到不同员工的权限问题，以确保后期系统操作有序进行。2.体系流程分析。企业信息化管理流程实际上就是信息“输入—输出”的一个管理过程，且在整个信息化管理体系控制过程中又包含了管理职责制定、资源管理、IT项目实施以及测试改进等四个部分。这四个部分并不是相互独立的，是一个循环开展的过程，管理职责的制定能够帮助企业建立信息化管理体系的目标及部门操作权责，并为资源管理提供了组织保障，而资源管理则为IT项目实施提供了物质保障，IT项目实施过程也是纠错改进的过程，找出改进机会更可以建设新的管理职责。3.信息化管理系统整体规划。目前，众多企业普遍采用的是windows平台进行办公，对此企业需要搭建微软AD域控制服务器来管理员工的办公设备。而且，从信息安全及协同办公角度来看，企业在提高网络安全性管理的前提下搭建多个功能强大的管理软件，包括协同办公软件、客户关系管理系统、财务系统以及审批系统等，从而实现企业管理的有效整合，提高企业管理效率。第一，协同办公系统。在此系统中应包含个人办公、行政办公、综合事务、人力资源、客户资源以及管理查询等多个功能模块，其职能是协作人力资源管理、客户关系管理、行政管理以及财务管理；第二，审批系统。包括付款审批、预算审批等，是资金流管理的一个重要工作，要设定“支出申请—付款审批—出纳审核—出纳付款—确认付款单”整个流程，以保障各种付款的安全有效，并可以在整个审批系统中设定安全参数，以实现事前预计分析、事后归总统计；第三，财务系统。在该系统中要包含总账子系统、固定资产子系统两大部分，用以管理公司整个财务收支流程；第四，客户关系管理系统。客户是一个企业经营产出的命脉，建立客户关系管理系统，能够实现客户信息的统一管理、有效筛选以及内部分享，不仅能够帮助公司销售人员跟踪客户信息，更能够让管理者及时把握销售动态，并及时作出销售决策。4.后期运维管理。信息化管理体系构建能够为企业长远发展及经济效益提升带来强大的推动力。但是在整个信息化管理体系建设过程中也会存在许多风险性问题，这就对系统后期运维管理提出了较高要求。在运维管理的过程中，针对整个管理体系要有一个前期的运维规划，如果企业整体体系构建较为庞大，则可以分步骤进行系统运维，例如第一步进行初级保障，主要以维护系统正常运行，解决错误数据及操作失误为主；第二步为优化阶段，即将系统优化到符合实际日常业务需求的最佳状态；第三步为系统扩充阶段，即在员工普遍掌握信息化操作流程之后，企业可以根据日常业务变化情况进行实时的扩充更替，以获得更优质的业务处理效果。总而言之，信息化管理给企业内部管理带来的最直接效果就是能耗明显降低，办公资源的利用率会大大提高，而且更减少了企业的人员配置，很多部门衔接性的工作都可以通过信息化管理平台予以解决。而且，以往许多现场性的工作可以通过信息化技术实现非现场解决，例如总部与分公司之间的公司会议、生产车间监控、领导对下属的业务指导等。企业在构建信息化管理体系过程中，要注重与企业实际管理情况、业务情况相结合，才能真正达到信息化管理的预期效果。在信息化体系构建过程中，企业要秉持“统一管理、资源整合、管理优化”的建设目标，建立以信息中心为核心的信息服务中心，实现公司办公管理自动化、信息实时化、决策数字化，全面提升管理者的管理效率和员工的工作效率。
作者:范伟军 单位:日照职业技术学院