第一篇：档案信息化管理工作浅析
随着社会改革和人们管理意识的不断增强，档案管理工作发挥着越来越重要的作用。档案管理工作的有效实施，不仅促进了各单位部门间的信息交流，提高办公效率，更在日后长远发展中提供重要的指导和参考作用。21世纪，社会进入信息化时代，信息技术在社会各行业中的应用已十分普遍，传统档案管理工作逐渐向信息化管理模式转化，纸质档案逐渐被电子文档所取代，新技术的开发和应用，不仅完善了档案管理体系，也促进了档案管理的快速发展。信息技术的应用，使档案的快速检索、便携移动成为可能。因此，强化档案信息化管理意识、提高档案信息化技术水平、加强档案专业人才培养已成为21世纪档案信息化管理工作的重要内容。
一、档案信息化管理工作的内容
档案信息化是指应用技术生成、管理、开发利用档案的过程。信息时代，计算机技术应用的普及度逐渐提高，传统档案管理模式由于信息化技术的应用而发生了巨大变化，纸制档案被电子文档所取代，档案管理人员按要求对档案文件进行简单操作后，由计算机存储器进行统一存储、保管。对档案进行查阅的人员，可利用网络实时查阅所需档案资料，提高了档案资料的利用率，实现了档案资料的共享化。档案信息化管理工作的主要内容包括档案信息化规范化、标准化建设、信息资源建设、网络体系建设、设备设施建设、专业人才管理等等。
二、档案信息化管理的优势
相比传统档案管理方式，信息化管理具有明显优势，传统管理方式以纸质档案管理为主，操作方法多为手工操作，管理方式陈
、旧，耗费的人力、物力成本较大。传统纸质档案管理难度大，易受到外界环境影响，在日常管理中需要避免类似潮湿、虫害、日晒等对档案造成的损害，纸质档案难以进行有效备份，查阅起来难度较大，不能做到时需时用。交流与共享，受到很大限制。档案管理的信息化有效解决了以上问题，档案形式由传统纸质档案向多元化方向发展，包括文字、图片、音频、视频等多种表现形式，档案文件能够通过存储器进行有效备份和保护，配合先进的检索工具，提高了检索速度，满足多元检索需求，快速查找所需资料，实现了资源共享。计算机成为档案提供利用的主要工具，网络服务成为查阅档案信息的主要方式，包括文件下载、网上数据库查阅、网页浏览等服务，下载、打印逐步取代手工复印档案，不仅减少了人力、物力成本，而且大大提高了工作效率，实现了利用服务自动化。
三、加强档案信息化管理工作的有效途径
（一）加强档案信息化基础设施建设。
现阶段，大部分企单位档案管理部门管理条件差、档案管理设施落后，档案信息的安全性差、档案信息利用效率低。在档案信息化建设中，要加强资金、人力的投入，对陈旧的档案管理设备进行更新、替换，及时采购先进的档案信息化管理设备，并做好档案管理设备的日常维护、升级工作。
（二）加大档案信息资源的开发、利用力度。
只有不断加强、拓展档案信息资源的有效获取途径，充分利用先进的互联网技术，才能有效保障档案信息化建设工程的顺利进行。特别需要指出的是，在进行档案信息资源开发利用时，不能盲目收集档案信息资料，要对档案信息资料的来源、种类、准确性进行科学合理的判断与选择，将分散的档案信息资源高度集成化、系统化，并采用较为统一的档案信息资源管理模式，减少不同种类档案信息资源的分散程度，以实现档案信息资源的充分利用。
（三）增强档案信息化安全管理意识。
档案信息化安全管理是档案信息化建设中重要的核心内容，安全管理意识差，不仅会造成重要的档案信息泄漏、丢失、破坏，更对相关企业、单位、甚至给国家造成难以估量的后果。因此，在日常档案信息化管理工作中，要具有档案信息化安全管理意识，要加强档案信息化管理硬件、软件的措施建设，做好防火墙、计算机病毒防护软件、网络服务平台的日常检查、维护。
（四）提高档案信息化管理人员的素质。
档案信息化管理方式相比传统档案管理方式差别较大，对档案管理人员专业素质、技能水平要求较高，许多档案管理人员并没有接受过相关的档案信息化技能培训，档案管理水平还停留在传统的手工档案管理上。为了更好地适应档案信息化管理要求，顺利开展档案信息化管理工作，档案管理人员应加强自身的档案信息化管理知识的积累与技能的掌握，相关档案部门领导要重视档案管理人员的日常培训和学习工作，以保证档案信息化管理工作正常开展。
作者：李申凤 单位：黑龙江省林业科学院
参考文献
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5.薛四新.档案馆信息化与档案管理变革[M].机械工业出版社，2008.1
第二篇：高速公路项目档案信息化管理探析
【摘要】
近些年来，随着我国经济水平的快速提高，我国的交通也越来越发达，目前我国的高速公路已经基本上覆盖了全国各个地区。并且随着修建道路的技术不断提高，很多地区开始对建设的高速公路提出了更高的要求。这些年来，我国对高速公路建设的投资力度非常大，同时对高速公路项目的档案管理要求也越来越高。面对浩大的高速公路建设工程，传统的高速公路档案管理方式已经无法满足需求了，因此高速公路建设档案信息化的管理就成为了必然的发展趋势。本文重点对高速公路项目档案信息化管理进行了探讨，希望能够改进目前我国高速公路项目档案管理的现状。
【关键词】
高速公路 档案管理 信息化
1引言
随着我国社会经济的不断发展，我国的交通运输行业也随之蒸蒸日上，这些年来取得了一定的成就和突破，同时交通行业的蓬勃发展也促进了我国国民经济的增长，受到人们的广泛关注。在这种状况下，我国一直致力于改善国内的交通状况，加强对交通运输的管理，以保障交通运输工作的可持续发展。众所周知，高速公路已经成为一个国家或地区经济发展水平高低的重要象征，在高速公路建设过程中随之产生的档案资料变得愈来愈多而且复杂，传统的档案管理方式显然已经难以支撑现代公路建设过程中的档案管理。档案的信息化管理就是利用现代通信技术、网络技术、计算机技术等手段来代替传统的档案管理手段来解决信息的采集、处理、利用等问题，提高档案信息管理的水平和效率，从而推动高速公路建设事业的发展。
2高速公路项目档案信息化管理的意义
2.1有助于提高档案管理人员的工作效率
传统的高速公路项目主要采用人力方式来收集档案，这使得工作人员的工作量非常大并且工作效率比较低。在高速公路项目引进信息化管理以后，档案管理人员可以通过使用计算机信息化手段来实现档案管理的网络化和自动化，这能在很大程度上减少人员档案信息的重复录入，并且还可以方便快捷的实现数据信息的搜索与共享。
2.2有助于提高高速公路建设过程中各参建部门的工作效率
高速公路项目也会使得相关部门增加大量的档案信息，其内容还涉及到工程合同、工程设计图纸等重要信息。这些工程信息可以使工程项目实施更加顺利，同时也可以为日后相关的工程研究提供重要的参考依据。使高速公路项目档案信息化管理，不仅可以实现信息共享，还可以使得各部门的合作更加紧密，从而避免出现档案丢失、损坏等问题。运用信息化档案管理建成的大型网络电子档案资源中心，不仅可以方便相关人员的科研探索，还可以为我国高速公路项目建设提供大量可以参考的资料。
3目前我国高速公路项目档案管理中存在的问题
一般情况下，高速公路项目建设过程中将会有大量的档案文件，使得公司不得不投入大量人力和物力来管理档案信息。虽然大量的综合文件、竣工图等文件利用率比较高，但是施工文件利用率确比较低。从而使得制作电子文件范围很宽，因此建议在高速公路项目建设过程中，在保证档案信息完整的情况下可以适当缩小电子文件的制作范围，来达到减少人力投入的目的。另一方面信息化高速公路建设档案管理处于 探索阶段，还没形成统一的标准和规定。这个阶段容易造成资源的浪费和重复研究。所以相关部门应切实做好经验教训的总结以及制定相关标准，是各项工作稳步进行。
3.1对外信息平台建设范围较窄
目前，在高速公路档案管理系统中应用的信息化平台，主要作用是实现内部信息共享，但是，对外的信息或共享的应用程度比较浅。因此，使得目前应用的信息管理系统的使用效率低和涉及的信息内容比较少，难以满足社会和群众对于高速公路相关信息的需求。
3.2档案资料在填写环节缺乏真实性
在高速公路项目工程建设环节，大部分企业将工程项目的主要精力放在工程项目的实体建设方面，觉得档案管理属于附属项目，只是应付上级检查的工具，因此在检查环节通常会临时填写各项资料，以至于测量资料、土方填筑资料、实验数据以及开工报告等资源出现错填或者漏填等情况。
3.3项目建设档案和工程项目之间缺乏协调性
一般情况下，档案管理工作的内容将会涉及到资料的收集和资料的整理以及归纳资料等步骤，然而当一个阶段的工程完工之后，经常会出现工程纸质资料无法与之同步。其原因主要是因为一些施工人员在记录各项资料时，并不是采用填表的形式进行，而是直接记录在施工日志上，然后再采用表格形式进行整理，并对测量放样数据、试验检测数据等进行补充，使得某个环节一旦出现问题，就会对资料归档造成不良影响。
3.4高速公路项目建设档案管理在执行力度方面缺乏有效性
在高速公路项目建设的环节上，通常需要施工企业内部建立起各项管理机制，并详细规定各项奖惩措施方案。但是在实际项目施工过程当中，这些管理机制与奖惩措施很难得到有效的落实并始终流于形式，在保质量以及赶进度等借口的直接影响下，使高速公路项目建设档案管理活动的实施难度被无限加大。
4采用高速公路项目档案信息化管理的措施
4.1制定科学规划，整合信息资源
对于高速公路管理相关信息资源给予有效的整合，并且针对高速公路现代化信息建设制定科学的规划，是目前改进高速公路信息化建设和管理水平的关键。首先，应该根据已经确定的高速公路信息化管理目标，制定科学的方案；其次，应该努力打破目前各业务各自为营的管理状态，建立统一的信息化共享平台。在提高信息使用效率的同时，降低管理成本，提高管理水平和服务质量。
4.2统一规范标准，加强应用开发
提高高速公路信息化管理平台的使用效率，首先就是要制定统一的管理规范和标准。只有管理标准统一，才能保证信息质量、信息使用等方面的管理统一。另外就是要加强目前信息管理平台的应用范围和相关应用的开发。通过增加应用项目的开发和信息平台的使用范围，可以有效的提高高速公路信息化平台的统一性和实用性。
4.3提高高速公路档案管理人员的工作能力
现阶段，大多数高速公路档案归档及管理工作的开展都是由一些其他岗位的人员来兼职实施，并未有专职的档案归档和管理工作人员。为了提升高速公路档案归档及管理工作水平，则必须设立专门的档案管理人员，成立专门的档案管理部门，以保障高速公路档案管理工作的质量。就目前而言，科学技术日新月异，社会对高速公路档案管理工作的要求也越来越高，其在管理的时候应当采用现代的管理措施，实现高速公路档案管理的信息化，大力推广和应用计算机网络信息技术，以保障档案管理的有效性。专业的档案管理人员具备专业的知识，其业务水平比较高，而且从时间和精力上来说要比不是专职人员更为丰富，在工作方面能够应对的问题更多，具有专业性。另外，要制定完善的高速公路档案归档及管理制度，以规范高速公路档案管理工作，严格贯彻落实相关政策，以为高速公路档案归档及管理工作提供重要的制度保障。高速公路信息化体系的建设、维护和使用都需要具有专业技能的人才，因此只有加强高速公路系统掌握信息化技能的人才的建设，才能保障高速公路信息化建设的稳中求进。另外，注重为目前高速公路管理团队提供对外交流的机会，培养高速公路管理系统团队的信息化技术的掌握水平，不但有利于培养复合型人才，对于提高团队整体的综合素质也十分有益。
4.4进行定期检查档案编制
在一个高速公路项目建设正式施工之前，需要对档案编制程序进行全过程及动态的管理，并对各企业内部电子文件整理编制信息及资料整理状况等开展不定期的检查，同时也要对已经竣工的文件收集情况及编制情况等进行及时检查，并尽量保证这些资料信息的完整及真实。对高速公路项目建设档案管理来说，还需要将其纳入至建设管理机制内，将档案编制水平与移交时限和计量直接挂钩，有助于提升工程整体质量，防止后期档案移交程序出现拖延等问题。而当工程正式交工之后，各个参建企业还需要配合完成档案汇编、档案完善等工作。此外，对档案管理的培训实践程序应当包括以下阶段：在项目施工初期，开展档案业务培训活动；在项目施工阶段，开展档案预立卷的培训活动；在项目施工后期，要开展案卷装订、案卷编码以及案卷汇编等培训活动。
5结束语
由本文对高速公路项目叙述可知，高速公路建设档案信息化管理是一项十分艰巨、复杂的工作，并逐渐成为我国信息化建设的一部分。通过对档案进行信息化的管理，不仅可以提高高速公路行业的档案管理水平，而且还可以实现档案信息的资源共享，从而能够更好地发展高速公路，达到促进我国经济和社会发展的目的。
作者：陈阳 单位：四川川西高速公路有限责任公司
参考文献
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第三篇：疾控档案信息化管理思考
摘要:
信息化时代的疾控档案有资料价值、数据价值和社会经济价值。当前妨碍疾控档案价值发挥的因素有观念障碍、技术障碍和法律障碍。建议加强思想保障，革新观念;加强技术保障，储备人才;加强制度保障，规范运行。
关键词:
疾控档案 信息化 大数据
信息化是档案管理的前景。信息化时代疾控档案价值的充分发挥，亦有赖于档案的信息化建设与管理，由此可以充分发挥其价值，满足疾控事业的发展之需。疾控档案对于疾控事业的发展具有至关重要的作用，尤其是在“大数据”背景下，能否发挥疾控档案的价值直接关系到疾控事业的发展。本文将提出一些措施和方案，提出疾控档案应信息化管理、满足“大数据”背景下信息化要求的相关观点，希望能够起到一些积极意义。
一、信息化时代疾控档案的价值
疾控档案是疾控工作成果的组成部分，包含着国家在疾控管理中所获取的一些重要信息。信息化时代疾控档案的价值包含如下几个方面:一是疾控档案的资料价值。疾控档案的资料价值是疾控档案最基本的价值，能够使疾控工作实现溯源、存档、留证、管理;二是数据价值。疾控档案的数据价值是疾控档案信息化以后的一项重要价值，通过现代化的数据管理如数据挖掘、数据清洗等，将使控档案中的有效价值得以充分发挥，满足疾控事业的需要;三是社会和经济价值。疾控档案数据通过挖掘和清洗，剔除隐私信息和其他敏感信息后，能够形成数据信息产品，对社会医疗卫生事业和国民经济产生重要的作用，甚至能够在数据交易市场上挂牌交易，以实现疾控数据信息的“物尽其用”。当然，疾控档案上述价值的发挥，很大程度上取决于疾控档案能否实现信息化管理。在大数据时代，只有通过信息化的管理方法和手段，才能充分发挥疾控档案的各项价值。
二、发挥疾控档案信息价值的障碍
信息化是发挥疾控档案价值的重要途径。当前发挥疾控档案信息价值的障碍主要有如下一些因素:一是观念障碍。疾控档案信息化的必要性特别是大数据时代的数据管理模式，还没有得到疾控档案管理者的充分重视。人们还停留在传统的档案管理模式中，缺乏大数据思维，或者仅仅认为信息化管理就是电子存档，而忽略了数据挖掘、数据清洗以及大数据的流通价值。二是技术障碍。疾控档案信息化管理必然要求以大数据的方法和手段充分发挥档案价值，但是数据的收集、挖掘、清洗和流通还需要大数据技术的不断进步以及大数据流通基础设施的构建。当前“大数据”一词虽然已经成为热门话语，但是大数据产业如何发展，则依然众说纷纭。更何况，疾控档案的信息化特别是大数据管理，还需要一大批精通数据挖掘、数据清洗的人才作为智力保障。疾控档案数据化的软硬件架设也需要花费大量的成本。这些都将成为信息化时代疾控档案价值发挥的障碍。三是法律障碍。疾控档案中必然包含一些个人隐私信息和其他敏感信息，我国法律对个人隐私信息的保护有所规定，因此疾控档案信息化需要注重个人隐私信息的保护。疾控档案数据化后流通价值的发挥也存在一些法律障碍，包括如何定义疾控档案数据的产权属性和经济价值以及产权流通中的权益归属，都有赖于法律制度作出回应。
三、疾控档案信息化管理的举措
当前疾控信息档案化管理工作应着重做好如下几个方面:一是加强思想保障，革新观念。疾控档案管理人员应在思想上充分重视信息化建设，同时还应前瞻性地对大数据产业有所了解，能够就疾控档案的“大数据化”提出自己的观点和见解，善于吸收大数据研究的新观点、新成果。疾控档案管理人员还应注重疾控档案信息化管理工作的一些合规要求，加强对个人隐私信息及其他敏感信息的保护，严格遵守法律法规和技术操作规程。当然，疾控档案管理人员还需要在观念上抛弃陈旧的档案管理模式，自觉学习信息化管理的知识和方法，善于钻研信息化技术。二是加强技术保障，储备人才。信息化时代疾控档案的管理不能停留于静态化的管理模式，而是需要通过档案的信息化管理，充分发掘疾控档案的各项价值，甚至要通过动态化的管理使疾控档案在信息流通中发挥更多的附加值。这就要求疾控部门能够加强技术保障，抓紧培养和储备人才。结合大数据产业的发展需求，当前应加强对大数据技术和产业发展趋势的研究，培养数据挖掘、数据清洗的专业人才。三是加强制度保障，规范运行。疾控档案的信息化管理要求规范化、标准化、责任化，必须通过严格的制度实现疾控档案的信息化管理。规范化是指疾控档案信息化必须做到有章可循，用严格的制度确保疾控档案信息化管理符合规范要求;标准化是指疾控档案信息化管理必须遵循一定的标准尤其是技术标准，这样才能为信息流通消除障碍，实现更大范围内的信息流通与管理;责任化是指疾控档案信息化管理必须责任到人，管理人员不但要以高度的责任感做好疾控档案信息管理工作，还要通过责任机制保障责任的落实。疾控档案信息化管理的实现有赖于通过严苛、完善的制度，推动规范化、标准化、责任化的实现。
四、总结
总之，建议疾控档案管理人员革新观念，把握大数据时代的档案管理趋势，自觉运用信息化手段提高档案管理工作的成效，充分发挥档案价值。
作者：潘青 单位：湖州市疾病预防控制中心
［参考文献］
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［2］赵惠芳．浅论疾控档案资源的开发及利用［J］．人力资源管理，2015(7)．
第四篇：企业档案信息化管理分析
随着档案信息化建设工作的不断推进，当前电子档案已经逐步成为主流档案形式之一，与传统纸质档案呈分庭抗礼的局面。虽然电子档案具有节约空间、存放方便、调用快捷等诸多优点，但由于计算机和互联网的参与，其面临的安全管理难度相比传统纸质文档也更大。因此，对电子档案的管理进行相关研究是非常必要的。
一、电子档案的重要特征
（一）电子档案的优点
为了有效提高档案信息的保存以及查找效率，与时俱进将计算机技术等现代化技术手段运用到档案管理工作当中可以说是一个必然趋势。相比传统纸质档案，通过计算机来保存的电子档案具有非常多的优势：首先，电子档案不仅有效节约了保存档案所需的空间，而且还能实现长久储存；此外，在需要调取档案时，通过计算机保存的档案信息更容易检索，查找更加方便。所以，随着科学技术的进步，档案管理已经在不断采取更加先进的技术和设备来实现档案信息的实时性高效管理，比如许多档案管理者都开始通过光盘等媒介来存储档案信息，并且也有了专门的档案管理软件，比如亚马逊开发的筑业水利水电工程资料管理软件等。
（二）电子档案安全管理特征
1.电子档案存放位置的不确定性
电子档案作为电子文件中的一种，它具有与载体之间的可分离性，即电子档案的存放位置并不是固定的，可以对其进行拷贝和转移。
2.信息的数字化形态
电子档案与纸质档案之间根本的差别就是电子档案的形态属于数字化形态，所以电子档案的信息无论是在计算机中保存还是调用，都是通过数字编码的方式进行的，而且这样的档案文件对计算机系统具有非常大的依赖性。可以说，目前如果离开了计算机系统的运用，电子档案将很难进行读取，而对其信息进行完善也会十分困难。
3.电子档案信息的可变性
由于电子档案属于计算机中电子文件中的一种，和其他许多计算机电子文件类似，它在计算机管理后台中仍然可以进行电子档案信息的增减、更改甚至替换。所以，与纸质档案相比，电子档案信息的更改更加容易，而且更改之后几乎找不到任何改动痕迹，这点与纸质档案相比有十分大的差别。而正是因为电子档案信息的这种可变性，所以其安全管理工作也就更加困难②。
4.电子文件的可共享性
跟其他许多电子文件一样，电子档案具有可共享性。随着现代硬件设备与网络技术的不断进步，电子档案如果不加以限制，已经能够非常方便地被共享到任何一个计算机设备以及网络空间当中。这种电子档案的可共享性也使得其安全管理工作变得更加困难。
二、档案信息化管理应对措施
（一）信息安全管理
以计算机信息的角度来看，电子档案可以看作电子信息中的一种，是一类具有特定用途的计算机信息。因此，电子档案风险的应对，首先可以从计算机信息安全的角度来考虑。随着相关从业者对计算机信息风险的认知程度日益提升，信息安全被重视的程度也越来越高，信息安全的相关服务体系也在逐步完善。据调查，我国近年来信息安全市场的平均增长率都保持在30%左右。因此，电子档案的管理首先应该依赖的就是当前计算机信息安全管理技术的进步。当前应对计算机信息安全的相关技术是非常丰富的，其中主要包括文件加密技术、防火墙技术、数字证书技术以及身份识别技术等。这些信息安全技术的主要目的都是为了通过确保计算机系统的安全来保证其中存放的文件信息安全。所以说，信息安全技术的运用是档案信息化管理的一道基础，只有首先确保了存放电子档案的计算机系统的安全，才能够有效地开展后续的档案信息化管理工作。当然，信息安全管理也并非纯粹地对相关技术进行依赖，而是也对人为管理有较大的需求。
（二）文件管理
电子档案具有三个十分鲜明的特性，即“保密性、完整性、可用性”。也正是因为这三个主要特性，使得电子档案与一般的信息文件有所不同。作为一种特殊的电子文件，电子档案的文件管理所面临的主要困难有以下三点：首先，对文件信息历史记录的保护较困难。电子档案作为一种电子文件信息，如果不采取特定的相关技术，那么即使对这些信息进行较大的改动，也很难从现有的信息中找到改动的痕迹。也就是说电子档案由于历史记录保存的困难性，那么即使其信息没有遭到恶意破坏，而只是有需求地进行了变动、完善，也无法通过历史记录来完整地记录整个业务活动的过程。因此，对电子档案风险进行文件管理工作时，首先应该做好历史记录工作；其次，做好相关电子档案之间的联系。对于某一信息的记录，相关的电子档案进行简单地堆积并不能对该信息进行完整的说明，而是还要加入这些档案之间有组织、有结构的联系。只有这样，这些单独的相关电子档案才能构成一套可用的电子档案集合；最后，对电子档案文件的筛选和定期维护工作。随着档案信息化建设工作的不断推进，电子档案的密度也越来越大，一味地对电子档案进行保存已经无法满足当前档案使用者的需要。所以，在对电子档案文件进行管理之前，首先应该对该档案的存毁进行判断，并定期对保存下来的电子档案进行维护。只有通过开展这样的筛选和定期维护工作，才能让电子档案文件的结构变得更加明了，并增加电子档案的实用性，规避由于信息过于冗杂而带来的管理难度。
（三）业务管理
不同领域的电子档案，其参与的业务是各不相同的，此外管理机构以及管理人员的配置上也存在较大的差别。因此在进行电子档案的管理工作时，除了需要当前信息安全管理技术以及文件管理工作的参与，还需要不同业务领域的档案管理机构和档案管理人员的参与。因为对于不同的业务，其电子档案在进行“是否存在风险”、“风险的严重程度如何”、“如何应对风险”这三方面的评估是各不相同的。比如对于服务型政府机构来说，相关的电子档案进行了公开并不是风险；而对于管制型政府机构来说，其电子档案往往是需要保密的，所以如果被公开，那么必然属于风险范畴。所以，在针对不同业务领域对电子档案进行管理时，可以主要从以下两个方面来进行：
1.使管理机构更加科学合理
为了使电子档案管理工作更加标准规范，从而有效地规避风险，其管理机构的设置也应该更科学合理。管理机构应该对每位档案管理人员各自的职责进行明确的划分，使他们做到各司其职。此外，在档案管理人员上岗之前，也应该对其进行一定的培训，并严格要求他们在档案法的规定之下来开展电子管理工作。此外，在资源的配置上面，管理机构应该做到科学合理，不能过于冗杂，这样既浪费了资源，又对电子档案管理工作效率产生了负面影响。
2.提高档案管理人员的知识水平和专业素质
档案管理人员在电子档案管理中扮演了重要角色，档案管理工作能否有效地进行管理在很大程度上依赖于管理人员自身的水平高低。因此，为了使电子档案管理更加科学高效，必须进一步提高档案管理人员的知识水平以及专业素质。首先，在聘用档案管理员时，应该做好面试工作，筛选出技术能力过硬的人才进行录取；其次，应该对现有的档案管理员进行定期的相关培训。
三、总结
当前，档案信息化可以说是档案形态发展的一个主要趋势，电子档案因其存储方便、调用快捷等优点，必然会得到越来越广泛的运用。而正是因为电子档案具有电子文件的基本特点，所以也面临着不少安全风险。只有不断完善当前的档案信息化管理工作，才能更大程度地确保电子档案为档案使用者提供更加优质的信息。
作者：刘辉 单位：山西省漳泽水库管理局
第五篇：网络技术档案信息化管理运用价值探究
【摘要】
行政事业单位的档案信息化管理过程中对网络技术的运用，不仅有助于实现单位各部门之间数字档案资源的共享，而且有益于在单位内部搭建起统一的数字档案管理平台。文章重点分析了档案信息化管理工作中的限制因素，以及网络技术的运用对档案信息化管理的重要价值。
【关键词】
网络技术 档案信息化管理 运用价值
2015年12信息工作办公室业务期理论研究文/山东省枣庄市妇幼保健院商枣河；山东省枣庄市爱国卫生运动办公室袁晓红浅析网络技术在档案信息化管理中的运用价值
一、档案信息化管理工作中的限制因素
（一）单位档案信息资源的利用存在严重的“孤岛效应”。
行政事业单位的档案信息安全与整个单位的健康、正常运营息息相关。但是由于技术和经济条件的限制，传统数据库之间的连通性非常不理想，档案信息的使用不得不受到地区和部门的限制，导致单位各部门之间的数据交换根本无法实现。同时，档案部门也不具备充足的条件去将单位的信息资源进行有效的整合。这些因素无一不会对单位档案信息的安全产生严重的威胁，而且也直接造成了单位资源的不必要浪费。
（二）海量数字档案信息的处理耗时又增加单位经营成本。
按照传统的档案管理方法，要想对单位内部大量的数字信息资源进行收集和处理，必须需要购买大批量的计算机设备，这样无疑会极大地增加单位的经营成本。而随着我国经济的攀升以及网络技术的发达，行政事业单位需要处理的档案信息资源量必然会越来越庞大。因此，加强档案管理工作中对网络技术的运用，是实现单位档案信息化管理的必然途径。如果采用传统的录入模式或对前期档案全部录入系统，这方面的工作量也是非常大的。
（三）单位的档案管理参考标准不规范。
为了让单位的档案管理工作能够按照一定的秩序进行，必然要规范好档案管理工作的参考标准。但是，由于档案信息系统的差异和网络形式的不同，单位的档案管理工作在实践中往往很难实现规范化和标准化的操作。同时，也让行政事业单位档案管理的资源共享需求化为泡影。而且，由于单位不同年限和部门的档案著录标准与细节规范也存在很大的差异，因此不同部门之间使用的档案管理系统软件也很难实现共享。
二、网络技术在档案信息化管理中的运用价值
（一）档案信息化管理中应用网络技术，有助于实现单位数
字档案信息的资源共享。网络技术的发展给单位档案的信息化管理带来了意想不到的福音。在单位档案的信息化管理过程中，通过对网络技术的运用能够全面、快速地实现数字档案信息的资源共享，让数字档案信息能够实现跨地区、跨部门和跨网的共享与利用，真正意义上消除单位不同部门之间信息资源利用的“孤岛效应”。与此同时，通过实现数字档案信息资源的共享，还促进了行政事业单位档案的现代化管理。此外，网络技术的运用还能够让数字档案信息实现跨设备的共享，更有益于单位档案的传递和存储；并且能够通过对虚拟网络技术的利用，对数字档案进行虚拟的存储，从而在很大程度上节省了档案的存储空间。
（二）档案信息化管理中应用网络技术，有利于快速实现海量数字信息的处理。
单位档案信息化管理过程中，通过对网路技术的利用能够同时控制不同地区的计算机，一方面将信息数据处理的任务分摊到各个分区的计算机上，另一方面又能够将各个分区计算机中的数据处理结果及时进行汇总和统计。这样不仅加快了单位档案信息的处理速度，快速的实现了对海量数字信息的处理；而且网络技术的运用还在很大程度上提升了计算机的运算精确度，为单位档案的信息化管理增添了助力。此外，利用网络技术还能够让用户通过“一站式的检索”方式，轻松地从不同的数据库中搜索到自己需要的档案数据资源。在规模较大的单位，可以考虑通过因特网进行集中分布式的网络管理模式，使查询、整理档案都更加方便快捷。
（三）档案信息化管理中应用网络技术，促进档案管理系统的规范与安全保障。
对于一个单位而言，档案管理部门是用于管理社会信息资源的重要服务性部门。所以必须要充分利用网络技术，开发出具有部门特色的数据库和档案管理系统，确保单位的档案工作正常、有序的开展。从而真正意义上满足单位各个部门之间的不同远程查询需求以及利用意向。另一方面，网络技术的利用还为单位档案信息的数字资源提供了非常安全的保障。网络技术不仅能对用户的访问进行控制，严格的限制用户对档案信息的访问，尽可能地杜绝了对档案信息的非授权使用；而且网络通信安全协议还有效的确保了档案信息书库的完整性和保密性，有效的杜绝了档案信息被肆意窃取或者泄露现象的发生。此外，通过对用户访问权限和防火墙的设置，也能够有效的防止黑客对网络道德攻击，为单位档案信息的安全保驾护航。
三、结论
现今，随着我国经济的快速发展，计算机网络技术在各行各业中的运用也越来越普遍。特别是随着网络技术的不断发展，给行政事业单位的档案信息化管理带来了极大的便利。网络技术的运用不仅有助于实现单位各部门之间数字档案资源的共享，而且有益于在单位内部搭建起统一的数字档案管理平台。同时也大大简化了档案的管理流程，让事业单位的档案管理取得更为显著的成效。
作者：袁晓红 单位：山东省枣庄市妇幼保健院 山东省枣庄市爱国卫生运动办公室
第六篇：档案信息化管理问题与对策
在当今的档案工作中，信息化管理水平越来越高，但是从整体上看还是存在着不少的问题，而这些问题的存在直接影响到了档案管理水平的提升，必须要采取有效的措施来提高档案信息化管理的质量，促进档案信息化管理的顺利进行。
一、档案信息化管理中存在的问题
（一）思想观念滞后。
多数档案工作者更加适应传统的档案管理方式，而对档案信息化管理的重要程度没有正确地认识，甚至还有一些人认为档案信息化真正实现还需要很长的时间。而且当前的档案管理工作中信息化的应用水平还处于相对较低的水平，使用计算机进行档案管理需要诸多的投入，而实际的效果并不是很明显。
（二）资金投入较少。
档案信息化管理的实现需要大量的资金作为支撑，但是目前档案信息化管理中资金投入的力度明显不足，根本无法满足业务发展的实际需要，所以从长远的角度上去看并不是十分有利于档案信息化管理的发展和完善，因此在实际的工作中处理好短期利益和长期利益的关系也就成了十分关键的一个问题，这一问题也会对档案信息化管理的发展起到非常重要的作用。
（三）存在安全隐患。
档案数字化要对档案原件进行扫描、录音或摄录，需要将原件拆卷、加工或进行其他必要的处理。由于档案较为珍贵，许多陈年档案载体比较脆弱，因而，拆卷、加工，尤其是快速扫描对档案原件存在很大的安全威胁。目前，档案部门的纸质档案数字化工作大部分委托外部信息公司来承担。然而，这些外部公司的安全意识相对薄弱，为提高加工速度而损伤了档案原件的事件屡见不鲜。此外，数字化过程的参与人员比较杂乱，由于管理制度不严而导致涉密档案内容泄密的事件时有发生。
（四）人员素质参差不齐。
在档案信息化管理中，对工作人员的素质有着非常高的要求，无论是专业技能还是职业素养方面都要达到较高的水准，而在实际的工作中因为工作人员在职业技能和个人素质方面存在着一定的差异，如计算机能力有待提高，信息技术的相关知识也需要不断的补充，这些都将影响工作的深入开展。
二、加强档案信息化管理的对策
（一）转变管理观念。
在档案管理工作中，要让工作人员对档案信息化管理能够有一个相对比较客观和准确的认知，这样才能给档案信息化管理提供一个良好的舆论氛围，不断地去掌握新的知识和新的技能，在这个过程中尤其要重视计算机和网络技术的学习，拓宽业务范围，使得档案工作者不断地提高自己的工作能力和工作水平。
（二）加大资金投入。
强化资金的投入可以有效地保证基础设施的建设，这对档案信息化管理的早日实现有着十分重要的作用。近年来，档案工作中虽然在计算机系统上花了不少的心思，但是很多人对数据环境这一问题不是很清楚，即使有人懂也不会去更加深层次地研究，这也导致档案信息化管理水平始终在初级阶段徘徊，在应用的过程中也都是在数据的应用环境中踱步，因此，档案系统的计算机应用在功能上和技术水平上并没有十分明显的差别。在今后的档案工作中，一个重要的任务就是将以往比较混乱的低水平的数据环境及时地转变成主题数据库或者是信息检索系统这种高水平的数据环境。
（三）增强权益意识和安全意识。
在档案数字化过程中，可能涉及到著作权益问题，因此，档案信息资源开发过程中要提高对著作权、公布权、发表权、网络传播权、公民隐私权等权利的维权意识，加强对著作权的保护，厘清数字化档案的著作权状态，合理有效地获得相关档案资源开发、利用的著作权益。首先，要重视档案内容、载体的安全，对于重要历史档案和具有保密性的档案，在数字化处理时要严格控制操作人员的资格和操作权限，规范操作程序，记录操作过程；其次，要保障操作系统和数据库系统的安全，使用安全级别较高的操作系统，并对档案数据库进行定期备份或异地备份，维护数据库事务日志，实行严格的用户身份鉴别、访问控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏而造成档案信息资源的丢失或失真；最后，要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的保密制度和管理制度，提高档案人员的档案保密意识与安全意识。
（四）培养复合型人才。
要想更加迅速地实现档案信息化管理，就必须要集中力量去培养一批既能够掌握档案知识，同时又能熟练操作计算机的人才。在实际的工作中，首先是要对计算机专业人才进行一些档案业务知识的讲解和培训，档案信息化管理毕竟最终还是档案工作的一个重要的部分，而计算机专业的技术人员在档案业务方面是需要不断提高的，在这样的情况下，就需要对其进行档案业务和知识的培训。因为其对档案业务的熟悉程度也直接影响到了档案软件的使用程度。其次是采取有效措施提高计算机和信息技术使用者个人的素质修养水平。在工作中，应该将培训和考核有机地结合起来，不断提高个人素质和管理水平，这样才能保证档案信息化管理的良好发展。
作者：谭新 单位：四川省内江医科学校
参考文献
1.周妍钧.加强档案信息化管理的思考[J].今日科苑，2009.16
2.何申红.刘敏娟.和炜.谈档案信息化管理[J].山西地震，2012.3
