内部控制视角下合同生命周期管控探讨

2022-09-21 16:44:13 来源:写作指导

内部控制视角下合同生命周期管控探讨

摘要:市场经济不断发展,经济活动趋向全球化、网络化、信息化、多元化。企业的发展依赖于经济活动,而合同是企业经济活动的基础,开展各项经济活动又是履行合同的过程。合同管理是企业生产经营活动重要的组成部分,规范企业的经济行为,约束合同双方的履约过程,是合同双方在法律和道德上的双重承诺。加强企业的合同生命周期管控,能有效提升企业的核心竞争力。本文从合同生命周期管理的概念、意义及重要性入手,分析合同管理、缺乏协调、存在的法律风险、合规运行风险、缺乏信息化管理和缺乏专业的合同管理人才等合同生命周期管控中存在的问题,并提出改善措施及对策。

关键词:内部控制;合同管理;生命周期;管控措施

1引 言

全球经济一体化进程不断发展,竞争环境瞬息万变,企业的经营风险不断加大。要想跻身恶劣的市场环境中,企业必须拥有一技之长,在发展经济的同时,重视合同管理,通过对合同生命周期各环节加强管控,如对合同准备、起草、审查、签订、履行、归档等整个生命周期形成规章制度,不断完善与改进。合同的管控与经济活动的发展相辅相成,不断优化与改进,为企业稳定发展打下良好的基础。

2内部控制视角下合同生命周期管理的重要性

对于企业而言,内部控制是企业为实现控制目的,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防控和管控。在内部控制视角下,有效管理合同生命周期,能提升企业的管理水平,缩短合同履行时间,降低经济业务的时间成本,有更多的机会寻找新的业务,提高企业经济效益。加强合同生命周期管控,规避合同法律风险,降低企业合规运行风险,防止合同倒签、补签现象发生,实现风险管控目标。对合同的履约过程实时跟踪管理,采取早收晚付的资金管理方式,提高资金周转速度,减少坏账风险,避免合同纠纷及给企业造成经济损失。提升合同生命周期管控质量,对企业快速发展具有重要的意义。

3合同生命周期管理的风险点

3.1 没有充分重视合同管理

我国仍处于社会主义初级阶段,市场经济发展尚不完善,企业类型多样化,制度建设未能真正落到实处,多数企业合同管控仍处于有制度而束之高阁的状态。合同管理流程与经济业务相脱节,企业内部信息不对称,各环节未能有效衔接,合同制定流于形式,未能真实反映企业经济业务的实质。签订合同的过程中,重视定价而忽略了其他合同条款,在履约过程中极易造成法律风险,合同双方对合同条款产生歧义,合同履行未满足双方要求,导致合同纠纷,增加不必要的合同成本,消耗企业人力、物力,使企业的发展受阻,信誉受损。

3.2 各部门缺乏协调配合

随着企业内部分工细化,更多的部门参与到合同履约过程中,但很多企业存在着部门间各司其职,各管其事的行为,对合同的履行仅对涉及的部分负责,独立于其他部门,未衔接本环节前后的合同执行情况,在整个合同执行中缺乏沟通,机械配合,未达到各环节相互制约,相互配合。如融资部未充分考虑企业是否缺现金流,未与业务部、财务部沟通,大量融资,造成资金闲置。部分中小企业情况更不乐观,企业固定资产已出售,未与财务部门沟通,账面未对资产进行清理,也未进行纳税申报,造成企业的涉税风险;甚至有中小企业股东一股独大,收付款项未与财务部门沟通,已结清的款项仍长期挂账。各部门间缺乏沟通,信息不对称,为了自身利益出现违规操作,给企业带来各种风险。在合同的起草阶段,相关人员相互独立,法务、财务部门未参与合同签订,或者各部门参与了仅审核自身业务领域的部分,而未进行充分的讨论,未站在企业层面,权衡合同利弊。因专业能力的不胜任或把关不严,又欠缺沟通,最终给企业带来的经济损失。在合同履行过程中,合同内容、条款发生变化,甚至出现解除合同的情况,未及时通知各部门,导致各部门仍以原合同执行,增加履约成本或给企业带来法律风险。

3.3 合同执行过程中存在的法律风险

企业的经济业务呈现多样化的趋势,合同的签订也存在多种模版,而众多的合同签订、审核、履约及异常情况的出现均通过人为管理,不能很好地对风险进行辨别、防范和控制,一旦发生失误,带来不可控的风险,将对企业造成损失。另外,企业为承揽业务而变相低价竞争,签订了不平等的合同条款,实际操作中难以实施或者不按合同条款履约,造成企业亏损或承担法律风险。

3.4 企业合规运行风险

企业的经营活动中,存在先执行业务,后签署合同,甚至业务结束后也未签订合同。从内部控制视角,企业的合规性存在风险。企业在运行过程中,一项新合同的产生均应经各部门进行评审,到签、补签的情况使合同评审环节处于被动局面。企业持续性服务合同,到期后未继续签订合同,服务仍在进行,业务正常开展,但存在着法律风险和合规性风险。部分企业因为长期合作关系,在合同签订时未填写价格,待业务履行过程中再商讨定价,可能给企业造成损失。

3.5 合同管理缺乏统计分析

合同生命周期由各个环节组成,当合同履行完毕后,多数企业对合同进行归档处理,而未对合同履行过程进行统计分析,也难以在合同管理中汲取经验。合同信息包含着大量对经营决策有价值的信息,缺乏合同统计分析,未能使企业总结经验,发现更多的机会,难以使合同在企业管理中发挥提升作用。当合同履行异常时,未做出总结归类,在以后的发展中,未能提升企业的应急处理能力。

3.6 缺乏信息化管理

一个完整的合同生命周期涉及多个环节,多个部门,产生的文件数量庞大。如没有借助信息化系统,可能引发各种问题。合同管理未能有效衔接,各部门缺乏信息沟通,而合同履约涉及多个部门,信息量大,流转时间长,上下环节容易衔接不上,延长了合同的履约时间。合同进度难以控制,依靠传统的手工登记台账或借助表格耗费大量的人工成本,但合同进度控制并不理想,也未能对合同进度进行动态管理,实时监管难度大,各部门存在重复沟通的情况,管理层想掌握合同进度需要多个部门汇报工作,极大的浪费了人力资源。合同查找困难,归档文件容易遗失,多数企业以纸质合同为主,合同量大,需要占很大的空间存放合同,应急时查找困难,耗时耗力,因合同管理人员变动、更换,对合同疏于管理,容易造成遗失。信息汇总困难,各部门各自登记台账,未统一台账格式,汇总工作需要花费大量人力,容易造成偏差,核对差异费时费力,一个合同信息涉及多个部门,管理层获取汇总数据较为困难。

3.7 缺乏专业的合同管理人才

合同管理工作是一项高水平的复杂的工作,合同管理人员应具备相应的要求,不仅熟悉相关业务流程,更要熟练掌握国家法律法规、行业规则、企业内部制度,具备一定的专业性,才思敏捷、条理清晰。而目前多数企业对合同管理工作并不重视,缺乏专业的合同管理人员,管理零散,或未成立专门的合同管理部门。企业涉及的合同由各部门自行管理,未统一管理办法,加深了管理难度,各部门存在重复管理或遗漏部分合同,对管理层决策造成一定的障碍。给企业查找合同、汇总信息造成很大的麻烦,提高了合同管理风险,出现问题后,相互推诿,很难责任到人。

4改善内控视角下合同生命周期管控的对策

4.1 加强对合同管理的重视

第一,重视合同全过程管理,制定符合企业情况的合同管理制度。宣贯合同管理的重要意义,强调合同各阶段管理重点,各部门在各环节紧密配合、提高合同执行效率。第二,合同生命周期过程中,各部门行使不同的职能。合同形成之前,采购部、营销部进行筛选、比对合格供方、诚信客户,为后续合同的流转打下良好的基础。合同签订阶段,重要合同由业务、法务、财务部门等审查合同中的相关条款,利用专业知识,避免合同在签订阶段埋下隐患,降低合同中存在的风险。第三,合同应由专人管理。从合同的起始阶段到终止阶段,应由专人跟踪,严格按照合同条款履约。合同的保管应按时间先后,分门别类归档。

4.2 加强各部门协调配合

为解决部门间各自为政、各管其事的局面,在合同管理制度中明确各环节管理职责,赏罚分明,制度约束。并定期要求各部门积极学习合同管理制度,不得懈怠,并入年终考核指标。在合同生命周期的各个阶段,各部门衔接前后环节的履行情况,并形成记录,要求相关部门负责人签字确认,责任分明。合同管理系统作为企业合同履行过程中的必要介质,开放责任人员的相关权限。在合同起草阶段,起草部门将合同立项文件、定价规则、会议纪要等与合同形成相关资料上传系统,由审核人员进行审核。审核人员包含业务、法务、财务部门等,各部门根据法律法规、行业规则、企业制度、合同基本情况的相关要求,审核合同的合法性、合规性、合理性等,对合同条款进行修订、改进,在形成正式合同前,相关部门开会讨论,并向管理层汇报,避免签订的合同存在违法、违规行为。在合同履行过程中,难免出现异常情况,相关人员及时将合同异常情况通知各部门,各部门实行联动讨论解决方案,收集相关资料,及时采取有效措施,对合同的变更或终止进行多部门汇签,并办理相关手续,及时汇报管理层,并上传至合同管理系统,审核部门重新审核。各部门间因合同变更及时沟通,相互监督,避免了合同履约过程中的漏洞。

4.3 防范合同执行过程中的法律风险

针对人工管理合同中存在法律风险,应采取人工与信息化管理相结合,在相同的业务模式下,逐步探索出标准、规范、通用的合同模版,并请各部门人员积极探讨沟通,从业务风险、财务风险、法律风险三个维度审核合同,逐项排查合同中存在风险点。统计企业所有合同,分类建立数据库,按时间先后顺序、合同内容、合同对方进行归类,对相同业务相同供应商或客户的合同尽量采取历史合同,并逐步完善。

4.4 促进企业合规运行

企业从内部控制视角出发,建立一套完整可靠的合同质量管理体系,严格按照合同质量管理体系规范企业的经济行为,从合同生命周期的各个环节进行管控,明确责任归属,杜绝合同倒签、补签现象,按照流程办理合同签订手续,对于即将到期的合同,督促承办部门及进更换合同,有效规避合规性风险,提高企业的经营效率。

4.5 加强合同统计分析

企业的发展是不断总结经验的过程,合同履行完毕,及时对合同履行过程进行统计和分析,吸取经验和教训,取长补短,规避风险,为以后的发展提供借鉴。了解企业所有合同的签订、履行、完成情况,分类归纳,统计合同类型、合同文本,选取优秀合同范本作为标准化的合同模版,有效节约各部门的审核时间,提高审核效率,降低合同风险。对于合同履行中出现的异常情况,总结经验,形成应急预案,未来经济活动中遇到类似情况,在历史案例中寻找应急处理方法,提高工作效率,降低合同履约成本。并将合同管理经验与应急处理办法写成文件供各部门学习,提高员工应对异常合同的能力,大大降低了企业的涉诉风险。

4.6 加强合同信息化管理

根据企业情况,选择适合的合同管理系统,借助合同生命周期管控理念,将合同各环节的履行情况输入系统,根据系统反馈的进度条,各部门查阅及跟踪管理,加快合同的流转速度,提高企业管理效率。合同信息上传至管理系统,各部门根据相应权限查看合同情况,实现了数据共享、信息互通,加强了部门间的沟通,方便了合同查找功能,节约了人力物力,又便于合同的统计分析,提高了数据的精准性,对于合同异常情况,提升了应急处理能力。当系统存在预警和提醒功能,各部门间工作积极性提高,并极大提高履行合同的效率。合同信息均存放于系统内,合同归档更加容易,管理层对合同的可控性增强,规范了管理能力,提升了经营效率。

4.7 强化人才队伍建设

根据合同管理工作的专业性、复杂性,应加强合同管理人才的建设培养。选聘人员时进行侧重考核,合同管理人员应具备责任心强,掌握一定的法律知识,较高的文学素养,思维清晰。企业应定期在企业内、外开展合同管理人员专业培训,从合同起草、合同审核、合同风险评审、应对合同异常情况、合同终止后的分析、归档等一系列事项进行专业性的培训,提高员工的专业胜任能力,使企业的人才队伍符合执业要求。另外建立合同管理制度,明确合同责任,实行岗位责任制,提高风险控制意识,避免出现责任不明确的情况。同时进行奖罚机制,奖励突出贡献的合同管理人员,同时对不能胜的合同管理人员进行岗位调动。合同管理人员的数量应根据企业业务量、合同量配备。人少事多,可能造成管理质量下降,影响企业的竞争力,因减少管理人员数量而节约人力成本可能造成企业更大的管理损失。

5结 语

合同的发展由来已久,契约精神是文明的体现。各种经济活动通过合同作为介质,供需双方履行合同要求而达到自身的目的,已成为当前经济运营的主要形式,合同管理对企业而言至关重要。本文罗列内部控制视角下合同全生命周期的管控的存在各种问题,提出改善建议。科学的合同全生命周期管控,有效地避免风险发生,为企业创造更多的机会和发展价值。

参考文献

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[3]王立花.内部控制视角下合同生命周期管控问题及对策探讨[J]. 全国流通经济.2020,(05):61-62.

作者:徐青青 单位:宁波德遵会计师事务所有限公司