摘要：
随着现代化信息技术在档案领域的广泛应用，传统的档案管理方式已经逐步被取代，利用现代化信息技术管理档案变得尤为重要，是档案管理的必然趋势。
关键词：
信息技术；档案管理；改革
随着计算机的广泛应用和网络技术的快速发展，现代化信息技术在办公领域得到了广泛的使用，档案领域也不例外。信息技术的引入，使得档案保存的形式和载体以及档案管理的工作模式都发生了重大的转变：从传统的手工操作，到现在的电脑录入；从原来的纸质档案，到现在的电子文件；从体积大而存放有限的档案盒，到小且容量大的存储介质。现代化的档案管理手段提高了工作效率、降低了劳动强度，方便了档案信息的利用。在这个网络信息化的时代，传统的档案管理已经适应不了工作的需要，只有利用信息技术管理档案工作，才能满足现代化办公的需要，才能适应信息化社会的发展。
1传统的档案管理无法适应现代化办公的需要
传统的档案管理采用纸质化作业方式，在收集和整理的过程中，需要大量的人员参与，耗时耗力、效率低下、出错率高。由于纸质档案的保管受到环境、温度、人为等多方面因素制约的影响，所以在保管过程中，对档案盒、密集架、档案柜、档案库房等办公用品和设施提出了更多的要求，无形中增加了档案管理的工作难度；传统档案的统计、查询、利用等工作程序复杂、任务繁重，无法适应现代化办公快节奏的要求，不能发挥出档案的真正价值。传统的档案管理还存在着很多弊端，如果不利用现代化信息技术管理档案，档案工作将逐渐与其他工作脱节，越来越不被重视，也丧失了档案自身的价值，浪费了大量的宝贵资源和信息。
2利用现代信息技术对档案管理工作进行改革
（1）现代化信息技术管理档案的可行性
在档案管理中的应用，从最开始的档案收集和整理，到利用软件功能对档案信息进行立卷归档、自动完成档案信息的分类和分析等工作，再到为日后的查询和提取档案信息打下坚实的基础，信息技术的应用是可行的，在档案工作的各个方面都发挥了很大的作用，给档案管理工作带来了重大的变革。
（2）现代化信息技术管理档案的必要性
档案是一个单位保留下来有参考价值和借鉴价值的重要资料，是帮助单位顺利开展各项工作、给单位以后的工作提供启示、开阔思路的可利用的重要资料。为了使这些静态的档案资料变为可灵活利用的信息资源，必须借助信息技术得以实现，从而使得档案的利用率及价值得到最大限度的提高。要实现档案信息化，首先要将传统载体档案数字化，将原来的纸质文件转化为电子文件，对大量的信息进行计算机录入，把实体照片等实物资料扫描成电子照片等电子资料，以此建立档案数据库，整合资源、统一管理。档案数据库的建立，一方面可以用数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，不再提供利用，很大程度减少了原始档案的利用率，大大延长了档案寿命；另一方面改进了档案查阅方式，简化档案利用手续，最大限度满足利用者需要，围绕单位的需要，开发档案资源，提供全方位的档案服务，真正把死档案变为活信息，把档案库变为思想库。
（3）现代化信息技术管理档案的重要性
现代信息技术在档案管理工作中的利用程度，是现在衡量档案管理水平的重要标准，而档案管理从某种程度上讲又是体现一个单位的管理水平，是展现一个单位精神风貌的窗口，所以，必须利用好现代化信息技术，以实现档案的最大价值。利用已有的信息传输网络和平台，推进档案信息资源共享，把可公开的档案、信息上传网络，开展远程利用，搭建档案平台，社会资源共享，建立起方便的档案利用体系。让档案信息与最新的技术接轨，让档案信息在单位各部门间互通有无，让档案管理逐渐从“后台”走到“前台”，由被动式服务变为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，充分发挥档案工作在整个单位的重要性。
3现代化信息技术管理档案面临的挑战
在信息飞速发展的背景下，现代化档案管理渐渐地取代了传统档案管理方式，但如何更加安全、科学、规范地利用信息技术管理档案，是目前面临的挑战之一。
（1）档案信息安全面临挑战
实现信息网络化的档案资源，处在一个相对开放、相互共享的环境里，以数字代码形式存在的档案信息安全时刻受到威胁，因而要结合档案管理工作的发展现状，借助于防火墙、用户操作权限等技术防卫，不断建立健全管理系统来优化技术，实现档案数据信息在一个安全的信息网络环境下储存，防止出现档案信息被恶意的篡改或删除。
（2）档案信息的保密性面临挑战
电子档案信息的易拷贝性，使得档案信息化建设中信息的采集、存储、编研与资源共享等步骤都有可能涉及到泄密问题。而档案信息一般在一定程度上具有保密性，在网络上进行档案信息的开发利用及共享需要符合保密规定。不是所有档案资料都能够上网，都能录入网络系统。因此，如何在信息网络环境下把握好公开与保密，成为档案工作者应该思考的问题。
（3）档案信息的完整性、真实性和可读性面临挑战
在信息网络环境下，档案信息以数字化形态存在，具有易改性、机读性及对设备高依赖性等的特征，任何无意或有意的操作都可能会对档案的完整性、真实性构成威胁。依靠着光盘、磁带、磁盘等载体存在的电子档案信息，一旦载体损坏，将造成档案信息的丢失，所以及时、多份、多载体的备份档案信息尤其重要。在档案管理中实行信息技术管理有许多益处，提高了工作效率，减少人力、物力、财力和时间的浪费。现代档案管理离不开信息技术，只有不断强化信息技术的应用，才能更好地完善档案管理工作，促进档案管理水平的提高，全面提升档案的社会价值。
作者：蒙天池 单位：国家新闻出版广电总局无线电台管理局
参考文献：
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[2]王晶.现代信息技术与档案管理[J].科技创新与应用,2012(1).
[3]白玉凤.浅析信息网络环境下的档案管理工作[J].办公室业务,2013(12).
