摘要:首先阐述教学秘书在高校教学管理工作中的作用，其次针对教学秘书工作中存在的问题，提出心态与定位、动力信息获得、新媒体技术运用、总结归纳、素质提升和目标达成的“创新工作六步法”，该方法可提高教学秘书工作积极性，使其高效、务实、创新、开心工作。“创新工作六步法”可帮助教学秘书高效快速创新地开展工作，为建设高素质的教学秘书队伍提供理论和实践上的指导，对促进学校教学质量提高具有重要的现实意义。
关键词:教学秘书;高效组织;教学工作
一、教学秘书的作用
高等学校的教学管理是高校管理的核心部分，而教学秘书是高校教学管理中的基层工作者，是教学副院长和教务处相关工作的执行者，其下面承接教师、辅导员和学生［1］。高等学校教学秘书承担的主要工作是保证日常教学活动正常运行，不断提升教学质量，落实各项教务管理和活动，是高等学校不可缺少的行政工作者［2］。高等学校的教学及管理工作相辅相成，共同深化教育教学改革，为全面提高人才培养质量服务。通过有效的管理，可以充分整合学校有限的资源，创造良好的教学环境，使教学工作有序、高效运行，促进教学改革和创新，从而达到提高教学质量的目的［3］。高等教育事业的发展，需要品德高尚的高素质教师队伍，更要有作风优良、素质过硬的教学管理队伍，教学管理队伍的管理水平和管理能力，将直接影响高校的教育改革与人才培养质量。在高校的众多工作人员中，教学秘书是学校各部门、院系领导与师生之间的桥梁，是负责协调日常教学管理工作、考务工作及其他常规性工作的高校基层行政人员，其业务水平、工作能力与高校的发展、人才的培养密切相关［4］。在高校教育教学管理中具有丰富管理知识与技能的高素质教学秘书队伍，在推动高校整个教学管理工作规范化和科学化、创新人才培养、增强高校竞争力和提高人才培养质量等方面都具有非常重要的作用［5］。总书记在致哈尔滨工业大学建校100周年的贺信中提出:希望哈尔滨工业大学在新的起点上，坚持社会主义办学方向，紧扣立德树人根本任务，在教书育人、科研攻关等工作中，不断改革创新、奋发作为、追求卓越，努力为实现“两个一百年”奋斗目标和中华民族伟大复兴的中国梦作出新的更大贡献［6］。因此，分析高校教学秘书队伍的发展现状，寻求加强教学秘书队伍建设的途径，指导其高效快速创新开展工作，为建设高素质的教学秘书队伍提供理论和实践上的指导［7］，促进学校教学质量提高具有重要意义，也是落实总书记贺信精神，抓住学校新百年的发展机遇，加快构建高质量高等教育体系，提升人才培养质量的重要保障。
二、教学秘书工作中存在的问题
目前，教学秘书由于事务性工作居多，个别工作要被动去完成，往往身心疲惫，不能完全从工作中寻找快乐，影响教学工作的开展。因此，有必要对教学秘书队伍进行全面的调查了解，掌握情况，寻求解决办法，从而在工作中获得成就感与快乐，使其高效快速完成工作，提高教学质量。当前，教学秘书工作中存在的问题有:(1)工作积极性不高，效率低。经调研，发现教学秘书在从事管理和服务工作时，大多是上级部门指派而被动开展，创新开展工作少，付出和回报达不到自己的期望值，导致工作效率低。(2)创新能力不强，管理方法陈旧。每所高校的教学管理工作都有各自的特点和模式，教学秘书因受自身所处的位置和职责权限限制，很难改变现有的状况，创新意识受到制约。大多数新入职的教学秘书都会沿用以往有经验的秘书的工作方式方法，但往往这些经验都是多年前的，不能与时俱进，不能适应工程教育专业背景下的工作要求，出现突发问题时不能及时解决。(3)心理压力大，工作稳定性差。教学秘书工作涉及多方面内容，面对不同部门和众多师生，工作稍有疏漏就会出现问题，甚至是教学事故。比如，协调代课、考试等事情，如果不能及时传达或通知，就会发生严重教学事故，个人及学院的整体教学工作就会受到影响。因此，教学秘书工作强度大，经常加班，又要面对家庭、子女教育问题，精力就会受到影响，时常感觉到身心疲惫，迫不得已调离教学秘书岗位［8—10］。
三、教学秘书工作新举措
从教学秘书的基本素质、稳定性、培训情况、专业知识技能水平、科研创新能力、工作满意度、工作规划、技术手段运用、存在困难等方面进行研究，进行全面调查了解，针对提高教学秘书工作积极性，使其高效、务实、创新、开心地工作，提出“创新工作六步法”，该“六部法”经过部分教学秘书的实践，效果良好，得到学校大部分教学秘书的认可。“创新工作六步法”具体见下图。
(一)积极的心态与精准定位
掌握教学管理规律，提高教学管理水平，在工作中保持平和的心态，发扬无私奉献的精神，强化大局意识，经常进行自我批评，学习别人的优点，找出自身的差距，出现问题先考虑解决问题的方法，而不是推卸责任。改变心态，改变一生，要以积极的心态处理岗位事务性工作，达到快乐工作，快乐生活。
(二)关系的处理
处理好本职岗位工作与学院、学校、家庭、领导、同事、学生、家长的关系至关重要，与学院和师生是管理、指导与服务的关系，与同事是相互支持、帮助，取长补短的团队合作关系，与学生家长是答疑解惑的服务关系，与学校是桥梁纽带的关系，与家庭是工作与生活的关系，相互之间密不可分，正确处理好相互之间的关系，有助于工作的顺利开展，高效完成，身心愉悦。
(三)工作动力的获得
要注重寻找激情。善于发现和解决问题，做事要有始有终，关注结果。在学院内部，一是多替领导分忧，协助领导起草报告、总结，多给领导选择题便于领导作出决策;二是制定规范，通过规范的制度来理顺工作职责和办事流程，比如考务工作、教学档案工作、教学事故处理等。针对上级主管部门布置的工作，一是要抢前抓早，提前谋划即将开展的工作，及时掌握信息，早着手准备，早向领导请示汇报，这样便于下一步工作的顺利开展和完成;二是做事要本着实事求是的原则积极解决问题。要注重获取信息。教学秘书工作，本职是以教学管理和服务为主，但开展工作时涉及的业务是多方面的，比如涉及学院、学校的学科、科研、招生、外事、行政等工作内容，对这些内容要有深入了解和掌握，它们是相辅相成的，掌握这些内容便于解答师生关切的问题，利于工作的开展。要注重事务性工作。教学秘书事务性工作较多，对于常规工作要有计划组织开展，阶段性的工作分清先后顺序，临时性的工作要有条理并及时处理，近期工作要重点完成，远期工作要跟踪和检查完成情况。工作时，要注重记录，哪些没有开展，哪些正在开展，哪些已经完成，及时记录总结，及时梳理排查。执行第一时间原则，即上级下发通知或接到领导任务后，第一时间开展、处理工作，第一时间完成，办事不拖拉。
(四)效率的提高
充分运用现代信息手段。5G时代，大数据、云计算、物联网、人工智能等新技术的兴起和发展，推动了以新媒体、新技术为载体的传授及沟通。QQ、微信、QQ空间、抖音、新浪微博、知乎、钉钉等工具均可以为教学秘书的工作带来很大的便利。新媒体的运用带来了沟通的新途径，师生之间、教师和教师之间知识与信息共享更为便捷和高效，加强了互动，更能提高工作效率。会议活动的安排、通知、专项工作的布置等，可以用微信群、QQ群、电子邮箱等及时高效完成。充分掌握相关信息。要不断加强学习，提高业务管理能力，学习国家、省、市、校、院最新的有关业务范围的规定和要求，学习国家层面的最新精神，多交流学习，积极参加各项活动，全方面了解校内外、行业内、教育领域内的动态。同时，要掌握教师、学生的联系方式，包括电话、邮箱、微信、QQ等，有突发事情或紧急处理事务时，可以第一时间联系到相关人员。不断开展培训。根据相关内容，及时开展相关工作内容的培训，让学生和教师了解工作规定、流程等。比如，培养方案、教学计划的解读，毕业设计工作开展流程要求，实习实验课程的管理和要求等。要积极参加学生的社团活动和年级大会，掌握学习信息和诉求，积极普及相关知识和规定，这些都有利于工作的高校开展和完成。
(五)经验总结
注重总结。将工作资料及时分类归档，经验及时总结转化为成果，或论文、或报告、或小总结均可。尤其将自己过去工作中出现的问题或考虑不周全的地方和细节记录下来，经常查看反思，做到后续在同类事务上不会再出现类似问题，从而减少不必要的麻烦，提高效率。注重合作。团队精神和服务意识很重要，既要与办公室的同事和谐相处，又要与辅导员关系融洽，有事外出要第一时间告知同事，以便同事帮忙处理紧急事务。辅导员是很重要的帮手和沟通的桥梁，可以协调很多学生问题。当然，工作有了很好的成绩，也要第一时间与同事、领导、家人分享，增强成就感。注重学习。不断提升自身业务能力和素质，提高应急处理能力、语言表达能力、沟通协调能力、应变能力，提高心理素质和承压能力，调整心态，遇事保持轻松、不急不躁，这有利于促进工作顺利进行。提高业务管理能力，工作分类管理，资料分类归档，不同的事情用不同的方法和手段处理，达到事半功倍的效果。学习不仅是向身边的同事学习，更要向领导和负责不同业务的同事学习，他们有丰富的工作经验，学习他们处理事情的思路和方法，取其所长，为我所用。信息时代，知识与数据飞快更新，要时刻从互联网获取不同信息，提高主动学习的意识和能力。
(六)美好的期待
制定个人长短期规划，关注目标的阶段性和最终的达成情况。短期规划可以一学期或1—3年，预期自己在此时间内规划目标的完成情况，每一阶段目标达成后，可以根据实际情况合理调整后期目标和规划，目标可以是成果上的，也可以是岗位成长方面的，还可以是家庭子女教育方面等。工作中，也要不断寻找成长发展的机会，有了成绩多与身边朋友和同事分享，从而快乐开心地工作。
四、结束语
高等学校教学秘书的工作是非常烦琐、复杂的，因此应探索出适合本单位发展的新思路和管理模式，以此为契机，重视教学秘书队伍建设，使其有获得感和存在感。通过上述举措的实施，其效果需要进一步验证。随着工程教育认证的新理念、新要求的提出，给教学秘书工作带来了机遇和挑战。应紧跟教育教学改革形势，强化能力素质，统一认识，采取有力措施加强学院教学秘书队伍建设，使教学秘书成为教学管理的专家和敢于创新的实践者，成为维护教学正常运行的坚强力量，从而不断提高学校的整体教学管理水平。结合学校自身的特点和定位，创新工作思路，做好学校教育教学改革发展的顶层设计，制定切实可行的发展目标、改革举措和保障方案。要真抓实干，上下联动，紧紧抓住教育教学改革发展的“牛鼻子”，脚踏实地，把各项改革工作真正落到实处，推到末梢，提升人才培养质量，提升师生教育教学获得感，以提高效率和质量，以及自身的综合业务水平，才能更好地服务院领导、教师和学生。
作者：王海明 赵燃 曾令艳 单位：上海电机学院 哈尔滨工业大学
