采购经济交易规范化管理分析

2022-09-21 16:44:27 来源:写作指导

【摘要】在基层单位行政管理过程中,出现了大量的采购经济交易事项,资金使用量大,绩效控制不佳,给基层单位的日常管理带来了诸多问题。采购经济事项可能涉及的亲情政商关系混淆、招投标作假等现象,不仅滋生了腐败问题,也对基层单位工作的绩效管理和风险防控带来极大的隐患。因此重视采购交易行为的合规合法性,探索科学合理、行之有效的规范化管理手段刻不容缓。

【关键词】采购经济交易;政府采购;小额公共资源交易;规范化管理;街道办事处;社区

随着政府机构改革工作的进一步深化,街道办事处作为各地、市区委区政府的派出机构,其承担的财权、事权越来越具体、越来越全面。街道及所辖社区每年度涉及的采购经济事项预算支出金额和范围也越来越广,基本已经延伸、覆盖至街道行政事务管理和社区日常运作管理的各项工作。政府采购和小额公共资源交易已经成为采购经济事项开支过程中的两大重要途径,而如何有效加强采购交易过程中的规范化管理,避免各类采购交易流于形式,甚至滋生基层微腐败问题,已经成为街道、社区两级基层管理单位工作的当务之急。

一、采购交易行为的发展现状

(一)2017—2021年采购经济交易支出情况

2017年,凯旋街道办事处财政预算支出12773.16万元,其中政府采购支出422.15万元,占比3.3%,小额公共资源交易支出963万元,占比7.54%;2018年,凯旋街道办事处财政预算支出15900.16万元,其中政府采购支出136.93万元,占比0.86%,小额公共资源交易支出1444.45万元,占比9.08%;2019年,凯旋街道办事处财政预算支出15344.86万元,其中政府采购支出445.67万元,占比2.9%,小额公共资源交易支出1359.21万元,占比8.86%;2020年,凯旋街道办事处财政预算支出15000万元,其中政府采购支出343.21万元,占比2.29%,小额公共资源交易支出1859.47万元,占比12%;2021年,凯旋街道办事处财政预算支出16410.86万元,其中政府采购支出480.81万元,占比2.93%,小额公共资源交易支出795.31万元,占比4%。近五年来政府采购、小额公共资源交易的经济事项总支出呈现逐年上升(见表1),2021年受疫情影响部分工程未开展稍有回落。从整体上看,通过采购经济业务活动在一定程度上确实节省了行政成本,达到了高效服务的目的,但同时也存在诸多不足。[1]

(二)2017—2021年采购经济交易支出范围

从近年来采购经济交易事项看,政府采购工作管理原则是列入年度政府采购目录的货物和服务,单项或年度批量预算金额达到200万元的政府采购项目,实行公开招标。小额公共资源交易工作原则是列入年度公共资源交易目录且未达到进场交易限额,以及未列入区年度公共资源交易目录且在小额公共资源交易限额以下按规定不进入区公共资源交易平台的交易,主要承担街道、社区工程建设类项目为主。以上两类支出方式基本覆盖街道办事处及下属二级单位全年各科室、各条线50%以上的开支范围,重点包括:街道办事处各条线外包服务人员服务项目;全年固定资产及办公用品采购项目;城建城管工程建设类、绿化保洁类项目;人才引进、法律顾问类外包服务项目;办公印刷、党建宣传类外包服务项目;文化体育、演艺活动类外包服务项目等。[2]

(三)采购经济交易管理现状

近年来,街道政府采购与小额公共资源交易工作从建章立制到专人专职,随着内部审计工作的不断推进而逐步完善。目前主要由街道党政综合管理部门指定专人负责政府采购交易工作,街道公共服务中心指定专人负责小额公共资源交易工作。因为两类采购管理的独立运作,较好地进行了采购职责的分工,采购权限的设置,也建立了行之有效的采购审批制度,对街道采购工作的全面展开打造了良好的工作体系架构。从2021年预算编制要求看,采购事项在年度预算中需明确归类、资金用途及采购方式,采购经济事项在年度执行过程中与财政预算项目绩效挂钩,避免了采购事项随意变更,甚至出现单独条线经办人自行采购的情况发生。随着工程项目权限的逐步下放,街道小额公共资源交易中心承担了大量街道、社区工程项目的招投标工作,在实际工作中也存在采购专员缺乏工程专业背景,对相关资料审核把关不严的情况,对招投标环节的把控还存在一定的不足。

二、采购经济交易规范化管理的意义

(一)有利于提升单位工作质量

在街道、社区两级基层单位日常工作的开展过程中,科学、合理、高效的采购事项管理可以帮助各科室、各条线顺利推进相关业务活动的有序开展。通过采购物资、服务的及时供给,可以有效减少物资、服务短缺等问题对工作开展造成的不利影响,从而保障社会公共服务质量的及时性和有效性,提升单位工作质量和水平。

(二)有利于节约采购管理成本

街道、社区两级基层单位日常工作中消耗比例相对较大,通过政府采购模式进行合理选择,不仅提升了物资采购效率、质量和水平,而且切实降低了采购成本,减轻了单位财政资金负担和压力,对单位长远发展是有利的。从2021年的街道、社区两级预算管理编制工作要求看,财政监督的重点更加强调采购经济交易事项与预算项目编制、预算项目绩效相挂钩。各科室、各条线在年初预算制定过程中,每一个部门、条线在预判执行采购交易经济事项的编制中必须要有充足的理由和依据,对采购经济事项的定量指标做细化分解,明确采购方式,避免年度预算执行过程中绕开采购平台,自行报价采购的不经济现象随意发生,更强调财政性资金使用需实现经济资源价值的最大化,要充分发挥采购经济事项交易管理的约束性作用,有利于降低行政管理的风险和运营成本。[3]

(三)有利于强化廉政风险防控

不论是在街道、社区提供社会公共服务的过程中,还是在平战结合的疫情防控阶段,特别是2022年杭州亚运会保障工作的特殊阶段,街道在大面积承接区委区政府各条线的工作的同时,也出现了物资消耗大、采购交易频繁的情况。通过政采云平台采购经济交易事项的全留痕记录和监管,可以有效防止财政资金流动过程中的岗位占用和不正当行为,降低了资金占用或任意挪用的风险,对加强行政工作廉政风险防控有着十分积极的作用。

(四)有利于绩效管理提供支撑

高效率的采购管理也是高绩效运作的反馈,通过梳理全年采购经济交易执行情况,可以有效掌握各科室、各条线在年度工作中的目标完成率,结合该项目的预算执行情况,可以有效分析工作目标绩效管理的实际情况,对存在采购指标使用严重不足的科室和条线,进一步督促其优化工作方式方法,对下一年度街道办事处、社区重点工作的全面推进也提供了思路和参考。

三、采购经济交易行为存在的问题

(一)职责不清,边界不顺

通过日常内审询问调查发现:社区财务报账员常常为一项外包服务工作实行政府采购还是小额公共资源交易流程混淆不清而严重耽误项目开展进度,甚至导致项目被迫启动后补签各流程的情况。政府采购部门和小额公共资源交易部门对某些项目相互推诿,造成工作开展延误。部分科室对如何正确有效选择采购交易方式概念不清,甚至出现重大事项上会议题因交易方式不清被驳回的情况,导致整体行政效率低下。

(二)流于形式,方式随意

在上级主管部门专项检查中发现,凯旋街道小公共资源交易过程中邀请招标比例过高,要求严肃整改,也充分说明了采购交易行为的规范化管理严重不足,各部门、各条线在选择交易方式态度上不严谨、不科学,对政策把握存在偏差。

(三)素质偏低,有待提高

社区单位在人才培养过程中,往往更注重主营业务的人才培养,对采购人员缺乏一定的重视,导致采购人员业务水平参差不齐,业务能力和专业素质不够重视。比如,有的员工只知道日常物资的采购,有的只知道工程物资采购的相关流程,但由于物资采购的时效性,可能会出现采购人员工作量不足却不能互相调配、相互支持的情况,无形中增加了单位采购的用工成本。[4]此外,采购人员之间协调沟通不畅,特别是一些采购人员长期负责某一领域,没有实现岗位轮换制度,可能存在徇私舞弊等潜在风险。

(四)制度不全,培训不实

通过内审发现,近三年,街道采购交易部门未对街道财务、社区财务等相关科室条线开展有效的制度法规培训,相关政策更新不及时也导致大家对各项制度新要求新发展不知晓,严重影响工作判断力和执行力。

四、采购经济交易规范化管理实施举措

(一)直击问题,直面风险

可以借助街道内审部门工作为切入点,在基本掌握相关情况后,向街道主要负责人汇报相关问题。如采购交易类支出占比逐年上升,如果不能正确把握支出方式,会造成资金使用方式不当,甚至违规使用等情况,领导干部也存在经济责任风险。

(二)协调沟通,完善制度

以街道党政综合管理部门为牵头人,会同有关科室商讨更新相关工作流程和工作制度,提出采购交易类制度需根据年度最新要求及时更新、及时培训,各科室各条线必须准确把握采购交易方式后再进行经费立项审批和使用,政府采购部门与小额公共资源交易部门需独立于财务人员,指定专人开展工作,并做好政策解释和工作引导,避免重复审批、事后审批等情况发生,通过党政综合管理部门统筹整个工作规范化管理的实施进程。

(三)教育培训,加大力度

从社区层面看,要想有效提升采购工作的实际效果,就必须要更新管理理念,突破管理模式,革新落后的管理方法,结合实际加强街道业务主管部门对采购工作的规范性指导。严格执行不相容岗位相分离,采取轮岗、混岗等办法避免职责重叠的情况。全面加强社区采购人员教育培训,加强法律法规政策学,以及网络会议线上学习。

(四)理清思路,推广运用

从街道采购经济交易管理规范化的工作目标出发,为了全面推进街道工作科学高效开展,街道内审部门在综合两项工作制度及流程的基础上,总结提炼,化繁为简,把握重点,绘制思维导图,以图片化的方式解读政策要求和操作流程,便于向全街道上下推广运用,更利于各科室各条线工作人员梳理记忆、精准判断,最大限度发挥了内审工作对规范化管理的促进作用。

五、采购经济交易长效化发展建议

(一)学审并举,与时俱进

政府采购与小额公共资源交易是两项职能相近职责不同的工作,其制度更新信息量大,操作流程要求高,对交易管理的长效监督跟进提出了更高的要求。各类经办人员需进一步结合街道工作开展实际,不断掌握制度法规最新要求,及时对照工作开展进程,提出合理化的指导意见,切实做到在学习中推进工作,在工作中提升自我,要始终站在各类行政法律法规制度的最前沿。

(二)绩效管理,精简成本

随着新冠肺炎疫情国内外不确定因素的存在,中央政府提出了要“树立过紧日子的思想”,要行简约、倡简朴、戒奢华,促进行政成本明显降低,将该省的钱省下来,提高资金配置效率,使财政更好地服务于经济社会发展大局。因此,对于基层政府购买服务的现状,要加强项目的立项审查,不能所有工作都变相转嫁为政府采购的外包服务,小额公共资源交易确定服务供应商。在基层政府存在大量政府雇员和临时聘用人员的前提下,要更合理设计工作进程,合理布局人员分工,合理规划项目开展,借势借力,有效整合,最大限度节约行政成本。[5]

(三)绩效考核,延伸审计

随着财政预算监督的不断深入,项目绩效管理考核评价越来越受到重视。在政府采购和小额公共资源交易工作逐步完善和系统化的过程中,可以继续深化执行项目绩效评价考核体系,做到事前、事中、事后监督(见表2)。通过指标的量化分析,可以对财政资金使用的绩效作出客观公正的评价,对超时限、进度慢、绩效差的项目做必要的延伸审计,审计结果作为下一年度招投标单位、采购单位审定的参考依据。

(四)创新方式,优化管理

随着大数据分析手段的不断创新,通过后台数据全面分析掌握街道、社区各类采购经济交易情况的实用性和有效性。在政府采购和小额公共资源交易网上平台、交易信息数据库不断完善的前提下,业务条线更要做好采购交易电子化档案归整,完善电子化交易企业信息名录库,提高工作透明度和完整性,对科学、长效化规范管理采购经济交易项目工作提供更有力的保障。

(五)执纪监督,加强内控

年度内对各类采购经济交易事项可适当引入内部审计、纪检监察等专项检查、抽查形式,通过阶段性检查与抽样调查的方式,从一线工作人员实际工作中掌握最新情况,提高监督的专业性和权威性。[6]建议将采购工作纳入街道年度重点考核工作,对采购过程中尽职敬业的单位或个人予以表彰,对内控检查、执纪监督过程中发现的不良行为进行通报批评,使全街道上下对采购经济交易工作形成正确、全面的认识,努力营造良好的采购经济交易氛围,为采购工作的健康发展保驾护航。

六、结束语

在现代社会经济发展过程中,基层单位承担着大量的社会公共服务职能,在其行政管理过程中存在着财政资金使用量大、覆盖面广等特点,而采购经济事项是财政预算资金使用的重要组成部分,因此从多角度入手来提高采购经济交易事项的规范性、科学性和合理性,有利于提高财政资金的使用绩效,更有利于基层单位行政运行可持续发展提供强有力的保障。

作者:徐琛 单位:杭州市上城区人民政府凯旋街道办事处公共服务中心