采购档案管理范文1
政府采购档案是珍贵的信息资源，不仅包含纸质的文本，还有大量的数字、影像、数据等资源，这些资源需要妥善留存、合理利用。因此，政府采购档案管理非常重要。档案管理是政府采购活动中的一项基础性工作，是详细记录政府采购全过程的重要依据，也是财政部门严格履行采购项目监督的一种重要手段。管理并运用好政府采购档案，不仅可以对政府采购审批和采购结果进行检查，还有利于开展审计工作，促进党风廉政建设。本文结合实际，刍议政府采购档案管理过程中存在的“意识不强，人员不足，标准化建设不够，信息化水平不高”等问题，并提出相应改进措施。 一、档案管理意识差 众所周知，与国外相比，我国政府采购活动和采购档案管理稍显滞后，存在一些薄弱环节。在人们习惯性的认识中，档案管理就是整理上级和本单位下发的文件，然后按照顺序装到档案盒里保存起来，从领导干部到一般同志都认同这个做法。由此引发的现象是，从事档案管理通常都由比较清闲的人负责。正因为如此，一些采购单位或机构对采购档案的管理认识非常模糊，既不设档案室，也不安排专人管理，没有真正认识到采购档案管理的重要意义，制度不健全，整理不及时，散失损坏现象非常严重。即便设有档案管理员的单位，管理者也不够细致，比如开评标过程的音像资料未与采购文件一并存档，质疑投诉资料未一并收集，无据可查的情况时常出现，这些都与档案管理的精细化差距较大。 二、非专业人员管理 目前，部分地方的采购档案管理比较混乱，单位主要领导对此不是非常重视，从主观意识上存在片面性，认为档案管理可有可无，安排的档案管理员基本上都是后勤人员，文化程度和专业水平较低，缺乏相应的工作经历，甚者还使用借调人员，这些人员运用现代信息技术的能力都非常弱，档案管理仅仅局限于整理简单的资料和传递一些文本，质量根本无从谈起。 三、设施及设备简陋 当前，一些采购单位或机构由于对采购档案管理的认识程度比较低，因此，在采购档案设施设备的投入上少之又少，配置稍好一些的单位，有一间档案室，配一台电脑用来存放电子资料，条件差者根本不设立档案室，档案资料多数都存放在日常办公的柜子里，长期以往，档案遗失现象非常严重，调阅某个项目的档案资料如大海捞针，珍贵的档案资源尘封到了角落里，根本无法体现应有的价值。 四、档案收集周期长 实际工作中，多数地方都没有制订采购档案管理规章制度，实施采购时的资料信息和最终收集齐的档案信息，相互差异比较大，采购的第一手资料出现“失真”。一些机构不能适时出具项目验收时所需的证明材料，本身已影响了采购档案的归档和存储。如果项目出现质疑、投诉，时间跨就又相应地拉长，再遇上越级投诉的话，基本上就搁置下来了，这些都将导致档案的收集整理周期被越拉越长，其完整性和真实性得不到有效保障。 五、入库档案乱象多 据了解，多数采购机构即使设有档案库，存放进去的采购档案也缺乏科学化管理，乱象丛生，垢病众多。一是档案库自身条件比较差，通常都在角落或者在地下室，不仅通风条件差，而且大多数都未安装除湿设备，长此一往，档案损毁现象非常严重；二是档案入库不经过严格的核对，混装或材料缺失现象时有发生；三是入库档案随意上架，不进行科学分类，相互混放，查找困难；四是对入库档案不进行有序分区和合理编号，混乱不堪，查找困难；五是档案室并非专人管理，制度缺失，借阅无序，登记制度根本得不到落实，档案丢失现象严重。 六、信息化水平滞后 财政部关于《政府采购机构管理暂行办法》等相关文件明确指出，开评标音像资料要清晰可辨且要与采购文件一并保存。采购文件可以采用电子档案方式保存，但须符合《档案法》和《电子签名法》的要求，而现实中，许多地方政府采购档案的信息化建设水平明显滞后。一些采购机构的档案管理除了计算机、打复印机、扫描仪、装订机等常规设备以外，大多都未安装使用档案数字化管理软件和自动刻录机等现代化设备。实操过程中，一些机构仅仅把信息化应用于电子档案的录入上，采购档案管理的现代化水平仍然比较低，根本无法适应采购档案信息资源共享的基本要求。政府采购档案管理作为政府采购工作中不容忽视的一个环节，唯有认清存在的问题，了解其目前现状才能有针对性进行优化，提高档案管理水平，发挥政府采购档案应有的价值和作用。具体对策如下：1.高度重视定制度。一是采购机构应当广泛深入地宣传采购档案管理的重要性，认真学习《档案法》、《政府采购法》及《政府采购法实施条例》等相关法律法规，切实提高政府采购部门档案管理意识和法制观念；二是严格按照“学用结合、重在实效”的原则，增强采购档案管理的观念，并成为采购当事人的行动自觉；三是建立并完善采购档案管理规章制度，对资料的收集、分类、立卷、归档、保存、利用、移交以及销毁等方面作出明确的规定和要求；四是结合具体采购方式，制作相应采购档案模板，统一归档内容和口径，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，查阅有程序，移交有记录，从每一个环节上都能保证采购档案管理的规范化。2.强建队伍提素质。努力解决采购档案管理人员素质低，不专业的问题，确保从业人员透彻了解政府采购有关法律法规和程序，按要求完成采购档案的收集、立卷、整理、入库等工作。采取“请进来走出去”的方法，加强档案管理人员的专项培训，不断提高档案管理者的业务水平和职业技能，增强责任心，运用新方法，切实提高政府采购档案管理的工作效率。3.加大投入规范化。各采购机构和采购人要增加投入，加强档案软硬件设施建设，建立专门的档案室，且须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫“八防”要求，购置计算机、打印复机、打码机、装订机、光盘自动刻录机、档案数字化管理软件等设备，通过与现代化档案管理模式的有机结合，最大限度地发挥信息技术的作用，实现档案信息资源的共享，做到档案检索快捷，查阅方便，不断提升档案管理的现代化水平。4.完善第一手资料。各采购机构负责人要对项目负责人提出明确要求，确保每一项采购活动结束后，能及时把政府采购项目审批表、采购评审报告、采购合同、质疑答复、投诉处理等相关的第一手资料一并移交给专职档案管理人员，使之能及时整理汇总和分类管理，并签订文件移交手续，避免政府采购文件被伪造、修改，保证其完整性。5.采用标准化流程。标准化代表着质量和效率。实现档案管理的现代化，必须要采用标准化的流程来管理。一是为档案的归档和提档服务，方便使用者的借阅。二是规范档案的管理，各类资料分门别类存放，规范有序。三是当档案管理人员更换后，可以方便交接，在一些场合，也适合档案之间的交流。6.定期监督与检查。各机构要将档案管理纳入目标考核内容，每月对照采购项目和工作标准，对经办人项目档案装订归档情况进行清点验收，做到“月考核，季通报。各级财政部门严格按照《政府采购机构管理暂行办法》和《政府采购机构信用评价办法》等要求，定期对采购机构的档案管理情况进行监督检查和信用评价，加大“违规成本”，促使采购档案管理上台阶。政府采购项目档案管理，是对政府采购活动过程进行反映的原始文件，是保障政府采购“公平、公正、公开”的重要手段，也是政府规范采购行为、强化内控管理与监督评价的一项重要的基础性工作。本文旨在探讨政府采购档案管理的优化路径，促进政府采购档案管理的科学化、规范化、制度化。 作者:王健民 单位:洛阳市公共资源交易中心
采购档案管理范文2
【关键词】政府采购；档案管理
政府采购亦称公共采购，通常指各级政府部门及所属的机构，为顺利开展工作，在政府财政部门与社会公众监督的背景下，以国家法定的程序、方法和方式采购货物、工程和服务的过程。政府采购档案是采购工作期间的书面见证、记录，能直接展现出政府机构采购工作的过程，记录采购过程的决策行为，为后续政府开展其他工作提供一定的依据与参考。然而，当前政府采购档案管理工作仍存在不足之处，需要政府部门加强对采购档案管理的重视，制定针对性的解决措施，不断提高档案管理成效。
政府采购档案管理的意义
详细记录采购活动
政府采购工作遵循公正、公开、公平原则，通常以招标方式组织实施，发挥其促进廉政建设、维护社会与国家公共利益、保护采购人员合法权益等作用。政府采购档案的真实性、完整性以及系统性会在一定程度上影响政府采购工作的施行，也直接反映政府采购水平的高低。从宏观视角看，政府采购档案管理不仅能给委托单位保存、提供采购的数据资料，还能为政府相关部门提供更加便捷的参考材料，以作出更科学的决策，推进经济建设；从微观视角看，政府采购档案管理能为政府职员提供帮助，是政府职员提高自身职业素质的重要途径。
有效降低采购风险
高效、完善的政府采购档案管理工作能规范采购工作流程，有效降低采购期间的风险，减少与防范法律责任问题。在政府采购活动中，可能出现质疑、投诉等问题。通过开展政府采购档案管理工作，不仅能为采购问题提供完整、具体的资料信息，还能当作问题解决的主要证据，厘清法律责任，在一定程度上降低了司法成本。
政府采购档案管理工作中存在的问题
缺少专业人员，管理意识薄弱
目前，政府采购档案管理因缺少专业人员、管理意识薄弱等，很难保证档案管理的有效性。一方面，许多采购人未认识到采购工作档案管理的价值，没有配备高素质的专业档案管理人员，使得档案管理效果不佳。虽然部分单位设立了采购档案管理职位，但真正任职的人员往往缺少充足的采购档案管理经验，无法满足采购档案管理的实际需求。另一方面，部分采购人没有设置专门的档案橱柜、库房，导致采购档案难以得到及时的装订和整理，易出现损坏、丢失等情况。另外，对于采购档案的归纳，档案管理人员的工作不细致，如未一并收集开评标的质疑投诉资料、音像资料等，影响了政府采购监督工作的有序开展。
管理手段落后，忽略信息化建设
信息化时代的到来，对政府采购工作提出了新的需求和更高要求。若要保证采购工作的顺利实行，需要采取现代化的档案管理手段。然而，就目前政府采购档案管理而言，部分采购人仍采取传统管理模式，影响了采购工作的效率，浪费了大量财力、物力和人力，不利于政府采购档案管理工作的高效开展。财政部出台的《政府采购机构管理暂行办法》中提出，采购文件可通过电子档案的形式存储，在一些地区，该项要求尚未得到有效落实。实际生活中，我国政府采购档案在信息化建设中仍存在一定不足，较为滞后，难以实现采购档案信息共享的目的。
管理保密性不强，收集时间长
政府采购档案是机密类文档，若档案信息出现泄密，会导致诸多问题。目前，政府采购档案管理最为明显的问题便是保密性不强。实际工作中，采购机构在评标时因泄密而被起诉的现象屡见不鲜，在社会中引发了较大议论，影响了采购档案管理的成效。同时，部分采购人由于缺少相关的制度规范，采购文件资料收集时间过长，存在采购档案缺失、档案资料不完整等问题，不利于提升采购档案管理质量。
政府采购档案管理工作的对策
组建专业队伍，增强管理意识
为提高政府采购档案管理工作的成效，采购人需要组建专业的采购档案管理队伍，不断提高人员的综合素质，增强采购档案管理意识。首先，需重视优秀人才的培养与招聘，通过面向社会公开招聘或与高校合作交流等形式，遴选更多的优秀人才，满足采购档案管理的实际需求。做好对采购人员和采购档案管理人员的培训工作，利用外出进修和在职学习等，帮助人员掌握现代化的采购档案管理技术与管理理念，积累更多的档案管理工作经验。同时，还要加强采购档案管理人员的职业道德教育，培养其爱岗敬业的精神与责任感，从而保障采购档案管理工作的顺利实行。其次，对于采购领导人员缺少档案采购档案管理意识的问题，需加大采购档案管理工作重要性的宣传力度，使领导人员将采购档案管理工作纳入主要议事的日程中，并在财力资源、物力资源和人力资源等方面投入一定的资金，促进档案管理工作的全面展开。最后，着重监督采购档案管理人员学习管理技术，掌握与了解《政府采购法》《档案法》的相关内容，树立正确、科学的法治观念，确保采购档案管理工作的法治化、科学化发展。
更新管理手段，加强信息化建设
当前社会已步入互联网时代，加强政府采购档案管理的信息化建设是时展的必然趋势。目前，信息技术被广泛应用到各个行业领域，推进了行业的进步与发展。在政府采购档案管理工作中，引进信息技术，打造信息化的采购档案管理体系，不仅能实现采购管理的网络化、数字化与智能化发展，还能弥补传统采购档案管理的不足。为此，采购人应基于现有的档案管理体系，灵活运用信息技术和新型档案管理理念，改革原有的采购档案管理结构，积极开发档案信息资源，最大限度地发挥采购档案信息的作用，实现采购档案信息的统一集中管理，进一步提升采购档案管理的质量与效率。另外，政府采购档案工作的开展还需注重软件与硬件的建设，通过建立专门的档案室，购置装订机、打印机、计算机、打码机、档案数字化管理软件等，突出采购档案管理信息化的优势作用，有效共享档案信息资源，保证采购档案管理的成效。在此期间，采购档案室的建立要满足防火、防高温、防尘、防虫、防光、防潮、防盗等要求，确保采购档案信息的安全性。
注重保密管理，节约收集时间
在政府采购档案管理中，需要加强采购文件与采购资料的保密工作，通过分类立卷储存的形式，节约采购文件的收集与整理时间，保证文件资料收集的完整性。首先，档案管理人员要按照规定的管理制度存储文档，重视采购档案信息的安全性与保密性，避免因档案改动、损坏等因素影响档案的真实性。在招投标文件管理中，由于此类文件内容相对特殊，所以在储存时，若未得到有关人员的认可，档案管理人员不可私自开封文件或公开文件。其次，政府采购活动是较为复杂的活动，在采购档案管理工作中，通常会产生大量的原始资料，若档案管理人员未及时整理与分类，可能会影响政府工作的顺利进行。我国法律明确规定了采购文件是由采购预算、招投标文件、采购过程相关记录等内容组成，因而在开展采购档案管理工作时，要根据采购文件的类型进行储存，按照采购文件的先后顺序进行整理，确保文件的完整性与连贯性。
完善管理制度，重视检查监督
在政府采购档案管理工作中，需及时制定健全的管理制度，加强对采购文件管理的检查监督，保证采购档案管理的有效性与安全性。管理制度是档案管理工作顺利开展的前提。采购人要从以下3个方面完善管理制度：一是制定采购档案的借阅制度。对于已整理归纳好的采购档案文件，若没有相关领导的允许与批准，不得私自查阅或借阅。若是由于自身工作原因，需借阅、查询采购档案信息，那么借阅者需通过填申请表、写申请书等形式详细说明自己所借档案信息的日期、数量、名称以及档案的保管方法和具体原因，上交至领导审核，通过后才能前往档案室借阅文件。在此期间，商业类的机密投标文件不可随意借阅，避免泄露政府的机密文件。二是要以完整的规章制度规范采购档案信息，明确规定资料的收集、保存、分类、归档、利用等流程，根据具体的采购方式制定采购档案管理的模板，统一归档相关信息内容，达到借阅有规定、归档有范围的目的，从细节处确保档案工作的规范性与制度化。三是采购人应将采购档案管理纳入内部考核中，每月对比采购项目情况和具体标准清点、验收项目档案装订的归档信息，做到季度通报、每月考核，强化对管理工作的监督，使有关人员能明确采购档案管理的重要性，避免出现归档不及时、不完整的情况。
规范档案信息，健全管理体系
政府采购档案管理人员在建档时，需要确保书写字迹的清晰、可辨识，要注意对不规范文档进行及时处理，确保采购档案的完整性。资料归档后，不允许随意修改或变更。在采购档案借用期间，不能在档案资料上进行折页、划线、圈点等标记，保证档案信息的有效性与全面性。在采购档案管理工作期间，采购人还要选择专门的工作人员，详细记录采购档案管理的过程及政府的采购决策、采购活动内容，并将收集好的政府采购档案，按照档案的特征或时间顺序进行合理编排、分类及管理，避免不良因素破坏采购档案信息，提升采购档案信息的使用年限与利用效率。此外，政府采购活动各环节的负责人员在完成工作后，也应主动将项目资料信息交接给档案管理人员，由专人负责资料建档。
结语
综上所述，政府采购档案管理工作不仅能降低政府采购风险，还能提升采购工作效率。目前，政府采购档案管理尚存在缺少专业人员、管理手段滞后、管理保密性不强等问题，影响了采购档案管理成效。对此，采购人需高度重视采购档案管理工作，及时组建高素质的档案管理团队，提高人员素养；更新档案管理手段，注重信息化建设；制定完善的管理制度，节约档案收集时间，保证档案信息的保密性、完整性，使政府档案采购管理真正发挥应有的作用。
参考文献：
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采购档案管理范文3
关键词：卫生学校；学生档案；医疗机构；人才培养
卫生学校是培育治病救人的白衣天使的摇篮，学生在卫生学校期间的政治表现、理论考试、临床实习等成绩均记录在档案之中，包括有学生学籍卡、体检表、户籍证明、实习鉴定表等内容。这些学生档案内容与医疗机构的人才选择、聘用和培养有极其密切的关联，对于保障人们的就医安全和身体健康有重要的意义。为此，要注重对卫生学校学生档案的管理，分析卫生学校学生档案管理中存在的问题，较好地提升卫生学校学生档案管理水平，为医疗机构人才输出和培养创造条件。
一、卫生学校学生档案管理中存在的问题分析
1.缺乏对学生档案管理的重视
由于卫生学校的素质教育、个性教育尚处于探索阶段，对学生的档案管理工作还没有充分重视和关注，导致学生的基本情况记录不全、原始资料不够完整和全面，难以完全体现学生的综合素质和能力。加之部分学生档案中的主观性评价材料较多，缺少过程性、客观性的评价，这就使卫生学校的人才培养缺乏针对性和全面性，无法满足医疗机构对于人才的需求，也降低了卫生学校学生档案在医疗机构体系中的地位和价值。
2.学生档案的立卷归档工作存在缺失现象
卫生学校学生档案管理工作中，立卷归档工作还存在一定的缺失现象，由于部分档案管理人员的立卷归档意识薄弱，存在随意化的现象，导致学生档案的资料没有及时分类、整理和归档，出现部分学生档案材料缺项、漏项、归错档等现象，无法充分突显学生档案的现实价值。另外，由于部分卫生学校的档案管理设施相对老化和陈旧，难以满足学生档案科学化、规范化立卷归档的管理要求，也导致学生档案立卷归档质量较差。
3.卫生学校学生档案的信息化建设相对迟滞
在“数字校园”的信息化建设中，一些卫生学校的学生档案管理的信息化建设还相对迟滞，没有充分利用信息化的技术和方法，实现对学生档案的收集、分析和整理管理，无法成为向医疗机构输送、培养人才的依据和基础，难以突显学生档案应有的育人功能和价值。
4.学生档案管理队伍建设有待提升
在卫生学校的学生档案管理工作中，基本是由学生管理人员负责对档案实际管理，他们具有丰富的卫生专业知识和较高的管理水平，然而对于档案专业的知识学习尚存在不足，缺乏档案专业方面的教育和培训，在档案采集、立卷、归档、分类、存储等方面的专业知识有限，无法充分全面地掌握卫生学校学生档案管理的规律，导致学生档案资料存在缺失、遗漏的现象。
5.缺少对学生档案的编研工作
在一些卫生学校的学生档案管理中，大多仅限于对学生档案资料的采集、整理和存储等方面的管理，缺少对学生档案资料的编研工作，没有实现对学生档案的深度开发和研究利用，无法成为医疗机构人才培养的信息反馈依据，没有充分发挥卫生学校学生档案对医疗机构人才培养的“反哺”作用。
二、提升卫生学校学生档案管理的路径探索
1.全面树立人才培养的学生档案管理理念
为了充分发挥卫生学校学生档案对医疗机构人才培养的“反哺”作用，要全面树立为医疗机构进行人才培养的学生档案管理理念，以素质教育为驱动和引领，加强对卫生学校复合型人才的培育，要在卫生学校的学生档案管理内容中纳入学生在校学习状态、生活情况、个性特征、身体素质、实习状况等，全面反映学生的德、智、体、美、劳的综合素质，要在学生档案中充分体现卫生专业人才的知识、能力、心理等各素质要素内容，成为学生成长成才的重要记载材料，并使之与医疗机构干部人事档案标准相衔接，逐渐由学生档案向干部人事档案过渡和转变，使之成为医疗机构人才选择、聘用和培养的重要依据和决策参考，更好地帮助医疗机构知人善任。
2.完善卫生学校学生档案管理制度体系
要从制度入手，完善卫生学校学生档案管理工作的制度体系，明确学生档案管理各个岗位的具体职责，使不同岗位人员都能够依规定的档案管理流程和步骤进行操作，使卫生学校卫生档案管理向制度化、规范化的方向发展和提升。同时，要转变学生档案管理各岗位各行其是、各为一家的局面，要全面建立健全卫生学校学生档案收集整理、检查复核、保密、移交管理等规章制度，确保学生档案分类清晰、案卷合理有序，较好地保证卫生学校学生档案管理的完整性和真实性，成为医疗机构人才选择、聘用和培养的原始依据。
3.加强卫生学校学生档案的信息化管理
在网络信息化普及应用的趋势下，卫生学校学生档案管理工作也要加强自身的信息化、电子化建设，要增强全体师生的档案意识，将所有有价值的学生档案材料都采集到学生档案管理信息化系统中。依照新的归档范围和要求进行档案信息采集和征集，真正做好及时采集、及时整理，要充分利用计算机、扫描仪、数码相机等信息化设备，建立卫生学校内部学生档案管理网，包涵学生的学籍、考籍、成绩等诸多信息，大力开发和利用学生的学籍档案信息资源。要建立学生的学籍档案信息数据库，成立数字化管理平台，覆盖学生的新生录取登记信息、考试成绩信息、毕业证书编号及档案流转传递等信息，使医疗机构能够方便地进行计算机网络检索和查询，获取自己所需的人才信息资料，成为医疗机构人才就业、干部提拔、晋级考评、转正、薪酬提升的重要依据。卫生学校要进行数字化档案室的建设，注重各科室的协作和统一，打造特色化、个性化的学生档案资源库，整合有价值的档案资源，更好地促进学生档案资料的便捷利用。同时，还要完善学生档案数据库的数字化管理机制，以现代互联网技术和网络信息化平台为支撑，及时动态的采集、处理、传递和反馈更新档案信息。另外，在卫生学校学生档案管理的信息化建设中，还要注重将纸质档案与电子档案有机结合，不可过于偏颇，要看到纸质档案与电子档案各自具有的价值和特点，更好地丰富卫生学校学生档案的形式和内容，为医疗机构人才选择、聘用和培养提供信息通道，较好地实现卫生学校与医疗机构的链接。卫生学校学生档案的信息化、数字化建设还要注重档案系统自身的安全防御管理，要采用整体推进的安全化处理措施和数字化技术，通过防火墙、个人身份鉴别、数据库档案备份、权限设置等方式，实现对卫生学校学生档案的安全化管理和保护，并从源头上控制档案文件的安全和完整。另外，还要做好卫生学校学生档案的应急管理，要制定档案应急预案，较好地防范和应对档案管理风险，从学生档案管理基础设施、数字档案资源、档案应用系统、保障体系等方面入手，将学生档案管理风险减到最低。
4.加强卫生学校学生档案管理队伍的建设
要全面加强卫生学校学生档案管理队伍的建设，必须对学生管理人员、专职档案人员进行针对性、差异化的培训和教育，使学生管理人员具有相对专业的档案管理知识，专职档案人员拥有更多的学生教育管理经验，以更好地实现对学生档案资料的跟踪、采集和整理，提升卫生学校学生档案管理的质量。
5.注重卫生学校学生档案的编研开发和利用
为了更好地突显卫生学校学生档案的价值和地位，要注重对卫生学校学生档案的编研开发工作，具体来说包括以下内容：（1）加强档案编研开发意识。卫生学校学生档案管理人员还要加强档案编研开发的意识，要挖掘学生档案内在的价值和潜能，获取具有更多价值的学生档案信息，使之成为学生档案编研的重要基础和前提。（2）开展多样化的服务。要注重开展学生档案的多样化、主动性的服务，结合档案利用者的实际需求，提供积极主动、全方位的学生档案服务，加大对学生档案信息资源的开发和利用。（3）扩大学生档案开发利用的宣传渠道。要通过各种渠道宣传卫生学校的学生档案信息资源，如电视、广播、展览活动等，让更多的人了解和认识到卫生学校学生档案管理的内容、流程、作用和地位，提升人们对于卫生学校学生档案利用的意识。综上所述，卫生学校学生档案有其自身的特点和内容，要充分认识到卫生学校学生档案在医疗机构人才选择、聘用和培养方面的地位和作用，借助先进开放的计算机网络体系，建构和完善卫生学校学生档案管理信息化平台，促进学生档案管理队伍建设，健全档案建设管理机制体系，更好地实现对学生档案的编研、开发和利用。
参考文献：
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[2]员淑芹.中职卫校学籍档案管理创新的思考[J].办公室业务，2016年07期
采购档案管理范文4
1.项目档案管理专业性强，档案文件材料整理要求高
固定资产投资项目的主要内容是基本建设工程，包括仪器设备的采购、引进，非标设备仪器的研制。建设项目是一项复杂的系统工程，项目档案是在建设项目立项、设计、施工、设备采购、安装、竣工验收等一系列专业活动过程中形成的，内容涉及专业较多，形成的载体也呈多样化，有纸质、声像、电子文件等，这就要求档案管理人员要熟悉项目的运行过程，了解项目建设的内容，根据不同阶段不同内容、按其不同的专业，采用不同的方法进行文件材料的归类、整理和组卷。
2.项目档案价值高，保存利用意义大
项目档案是建设过程中形成的真实的历史记录，是一种不可再生的宝贵资源，也是企业发展的重要物质基础。项目档案不仅在资政维权过程中能够发挥锁定证据、验证效果的作用，更是企业保障研制、投产运行、使用维修、管理、评估等工作的重要依据，做好项目档案管理，确保档案的完整意义重大。
二、对建设项目实施全过程管理的措施
1.建章立制，规范管理
及时做好项目档案文件材料的收集工作，需要依靠所有参建单位、相关部门及人员的协调合作，同时还需要通过完善各项规章制度规范各项工作的运行和操作。一是建立合同管理制度。在签订勘察设计委托、工程施工招标、设备制造采购等合同时，在合同条款中应将当事双方就文件形成、收集与管理的职责及要求加以描述，明确各自的责任，便于监督和管理。二是建立项目档案管理制度。依据上级部门颁发的关于固定资产投资项目档案管理规范和有关档案管理的法律法规，结合本单位项目管理实际情况，制定本单位项目档案管理制度，将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序中，与项目建设同步，建立切合实际的项目档案管理体制和工作程序，加强对项目档案管理工作的领导，保证项目档案管理工作的顺利开展。
2.紧抓源头，控制过程
固定资产投资项目从立项、设计、施工直到竣工，建设周期较长，企业从项目立项审批、开工后就应组建项目管理领导小组，由企业主管项目建设工作的厂(院、所)领导担任组长，档案部门和项目管理部门的领导担任副组长，该小组主要职能是负责项目建设和项目档案工作的管理、组织及协调，从源头抓起，着重做好项目档案的全过程管理。
(1)项目前期策划阶段。在项目前期立项时，应把项目档案归档工作列入企业年度工作计划一同下达，并实施考核。档案管理人员应从项目立项起就开始介入，并全过程参与。要针对项目建设周期、节点等情况制定档案工作计划，同时建立项目档案管理人员网络，对项目档案的归档范围及工作要求进行事先交底，同时开展档案业务指导和培训，提高他们的档案意识和业务水平，从源头抓起，避免项目档案管理工作脱节和滞后。
(2)项目过程控制阶段。项目档案工作与建设进度同步，应掌握项目建设进度情况，档案部门要参加项目建设工作协调会，参加设备开箱、项目验收等工作。在检查落实建设项目实施的过程中，检查落实档案管理工作的情况。在过程检查时，发现问题应及时予以纠正和整改，避免项目档案在竣工验收时“突击”收集、整理“补课”的弊端。
(3)项目竣工检查阶段。着重对竣工档案进行严格检查，第一，按归档范围检查各阶段各专业档案内容是否齐全；第二，检查项目档案与项目建设内容是否一致，归档文件材料中有关责任人的签章手续是否有遗漏、是否匹配；第三，检查归档文件材料是否为原件，归档文件材料质量是否符合档案管理要求；第四，整理、分类和目录编制是否规范。从项目档案完整性、准确性、系统性三方面进行系统检查，发现问题及时整改，以保证项目档案的质量，做好项目档案的末端控制。
三、加强学习，提高技能
采购档案管理范文5
招标采购档案是招标投标过程中形成的各类资料的集合，是具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是对招标全过程的真实反映，对于招标人、投标人、招标机构、监督管理部门等主体均有重要意义。对于招标机构而言，档案管理的重要性主要体现在：从外部角度看，档案记录是行政主管部门监督检查、招标人对机构服务质量评估的主要依据；从内部角度看，档案管理是提高企业服务能力、提升项目管理水平的重要抓手。招标档案信息化的作用和意义包括：
（一）是社会与档案事业发展的需要。档案部门作为收集、处理、保存信息资源的平台，如果档案管理水平长期处于落后状态，那么档案信息资源的开发将会受到不利影响。因此有必要以现代化建设管理方法推进档案管理，通过档案信息化建设提高档案工作效率和工作质量，使档案部门得以发挥其应有的职能和作用。
（二）是档案价值开发利用的需要。传统的档案管理办法环节烦琐，使得档案的价值长期得不到发掘。在信息化条件下，档案管理人员能够及时、全面地收集到各种有利于单位发展的外部信息，并以此进行用户需求分析，及时、有针对性地开发本单位档案信息。利用现代信息技术对档案进行信息化建设，能够进一步挖掘档案的潜在价值，加速资源的共享与传播利用。例如，通过对历史档案数据资料整理分析，形成数据资产，货物类如不同产品的供应商库、价格水平信息，工程类如不同专业建设项目的供应商库、资质信息等。对这些数据资产进行脱敏处理后，可以向内外部提供一些增值服务，如可以向招标人后续类似项目招标提供信息支持，可以向造价咨询单位或部门提供市场价格信息。
（三）是组织提高决策效率、促进创新的需要。进行档案信息化建设，实现档案信息资源共享、档案信息资源合理开发和利用，就能够更好地为公司的各项决策活动提供重要的依据。组织领导在做重大决策的同时需要迅速、准确地查考组织中的各种资源，而传统的档案管理方式早已不能满足利用要求。因此，档案信息化建设顺应了公司发展的迫切需要，是创新当前档案工作的重要方面，也是公司档案工作发展的必然趋势。
二、招标采购档案内容
按照储存介质不同，采购档案分为纸质档案和电子档案两类。以公开招标为例，无论是政府采购还是企业采购，一般需要招标机构留存的档案有以下两类：
（一）纸质档案。前期准备文件（项目批复文件/委托协议/采购方案等）、发标阶段（招标公告/招标文件/澄清文件/标书购买记录/踏勘答疑记录等）、开标阶段（投标文件接收记录/投标人签到表/报价表/唱价记录/投标文件等）、评标定标阶段（评委签到表/评标报告及附件/中标候选人公示/中标通知书/异议或投诉处理记录等）。
（二）电子档案。采用非电子招标方式的采购，电子档案原则上与纸质档案内容保持一致。采用电子招标投标平台进行招标全流程操作的，平台一般具备归档模块，实现招标投标过程文件自动归档，并按照逻辑关系生成电子档案；除此之外，根据《电子招标投标办法》（发展改革委令第20号），还应具备记录电子招标投标中涉及的操作时间和人员，以及评标全过程录像自投标有效期结束之日起存档90日以上的功能。
三、档案管理功能及管理手段
（一）档案管理功能及要素。一个完整的档案管理过程包括档案的收集、整理、保存、利用、盘点等环节。具体到招标采购档案管理，离不开以下几个关键要素：1．制度招标机构需要建立科学的管理制度，对采购过程资料的内容、归档时间、分类、立卷、移交、保管、借用、归还、统计、盘点、销毁等制订具体的规则与流程。因招标档案具有一定的特殊性，企业管理制度要求不应违背《政府采购法》《档案法》《电子招标投标办法》等相关法律法规以及采购人对招标机构的管理要求。2．人员招标档案应安排专人管理，要求管理人员具备档案管理、招标投标相关法律法规、招标投标流程等方面的专业基础，熟悉档案管理制度，具有高度的责任心和良好的职业道德。需要对电子档案进行管理的人员，还应具备一定的信息化管理知识和系统操作能力。招标机构还应配套建立相应的奖励与惩罚机制，对人员进行考核。3．场所招标档案的安全性体现在：一是不发生火灾、霉变、水浸、鼠灾等自然事故，二是不出现丢失、泄密等人为事故。招标档案的保存时间一般较长，以政府采购为例，要求档案保存时间至少15年。档案存放室应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。电子档案管理系统，根据档案密级，机房建设应达到相应的安全等级。
（二）管理手段。信息资源管理学家马尔香和克内斯莱英的信息管理理论中，将信息管理分为四个发展阶段，即信息物理控制阶段、信息技术管理阶段、信息资源管理阶段、知识管理阶段。档案管理手段的历史沿革，可参照上述理论分为几个阶段：1．物理控制手工管理阶段。特点是不借助任何数字化手段，采取人工目视、手动登记方式，管理的核心是台账记录，包括入库台账、出库台账、销毁台账等。目前很多招标机构仍采用这种管理方式，缺点是管理效率低，在档案数量较多的情况下，无论是档案出入库，还是档案盘点统计，都会耗费大量的人力成本。2．技术管理半自动化管理阶段。特点是引入二维码、RFID等技术，给物理档案贴上标签进行标识，同时借助信息化管理软件及标签识别设备，实现档案的半自动化管理。这种方式很大程度上提高入库、出库、盘点效率，而且结合安全闸机，可实现档案非正常离库的报警功能，提高档案保管的安全性。3．资源和知识管理全电子化管理阶段。在国家简政放权的背景下，从政府采购到一些行业的大型企业采购，都已大力推行电子招标投标。《电子招标投标办法》中规定：数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力。《档案法》第三十七条规定：电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。综上，招标档案的全电子化管理已是大势所趋。这种方式的特点是档案电子化，保存在磁盘阵列或云存储等设备上，设备联网，管理人员可通过信息化系统实现档案的全数字化管理。在实现档案基本管理的基础上，还可以对档案信息分类、二次处理分析，形成资源和知识，进而提供数字资产带来的增值服务。
四、档案信息化管理方案
无论是半自动化还是全电子化的管理方式，都有其适用场景。下面对几类主流的技术实现方案做简要描述。
（一）二维码方案。通过二维码，赋予每一份纸质档案（档案盒、档案袋等）一个唯一的“身份”标识，借助标识、阅读器及后台的管理软件等实现档案的入库登记、借阅、归还、盘点、销毁等各类档案管理功能。主要管理功能如下：1．二维码生成二维码中保存档案内容的摘要信息。根据招标业务的特点，二维码中一般需包含档号、索取号（即存址号）、项目编号、项目名称、项目年份、招标人名称、保存期限等，也可以根据需要增加其他如招标类型、项目类型等关键信息。2．二维码采集使用扫描枪采集二维码信息，传输到管理后台，形成档案信息数据库，作为出入库、盘点等其他管理过程的基础数据。3．出入库管理员通过扫描二维码可以读取档案摘要信息、位置信息，做到准确定位档案，进而可高效完成出入库操作，同时管理平台可记录档案的在位状态。4．清点进行档案盘点时，通过扫描枪快速读取二维码并与管理平台中信息比对，从而实现档案数量、在位状态等信息统计汇总。
（二）RFID方案。RFID采用的也是标签技术，档案管理功能实现原理与二维码方案类似。不同点体现在：1．RFID属于电子标签，信息存储在RFID芯片中RFID数据采集为非接触式，在一定距离范围内，阅读器可自动采集RFID信息，每秒可读取几百个标签。对于档案盘点而言优势很大。2．标签可重复使用标签信息量大，可重复使用，且标签抗腐蚀性强、不易被污损，使用寿命长。3安全性高一方面是标签本身可设置密码保护，防止信息被篡改；另一方面，配合门形通道天线，档案如被非法取走、经过通道时可自动报警。4．适用场景广，灵活度高RFID射频识别设备可集成在点检车、智能密集柜、智能档案柜等载体上，适用场景广，灵活度高。
（三）电子档案系统管理方案。电子招标投标已是大势所趋，省、市、县各级公共资源交易中心已经广泛采用电子招标投标平台实现招标投标的全流程操作，众多大型国有企业通过自有的采购交易系统完成企业采购，市场上也有大量由招标机构、交易平台厂商等第三方机构运营的交易平台。《档案法》第三十五条规定：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用；档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。由此看来，随着电子招标投标的大力推行，建设配套的电子档案管理信息系统也逐渐成为各采购主体的刚需。对于招标机构而言，构建电子档案管理系统时关键设计要点如下：1．管理对象采用非电子招标方式的，系统管理对象为各类过程文件的电子档，需要通过扫描仪等设备对实体档案进行数字化加工后导入系统；采用电子招标方式的，系统管理对象为线上各阶段流程生成、留存的过程文档。若招标投标系统为自有系统，可直接通过系统间数据接口进行数据接入；若招标投标系统为非自有系统，则需要与对端系统建立接口接收数据，或者由招标人员下载数据后进行导入。2．软件功能电子档案系统中档案整理、移交、接收、保管、利用、编研等相关功能基于开放档案信息系统参考模型（ISO14721-2012Spacedataandinformationtransfersystems-Openarchivalinformationsystem（OAIS）-Referencemodel）设计功能框架。3．硬件设备配置基础配置方面，一般至少应配置数据库服务器、应用服务器、WEB服务器等计算设备，磁盘阵列等存储设备，交换机等网络设备。也可以选择租用各云计算服务商的云主机、云存储等资源。为确保数据不丢失，系统一般具有数据备份机制，将数据备份至磁带库或者光盘介质。系统安全方面，鉴于招标采购档案数据的敏感性，应遵循国家有关信息安全法律法规原则，建议参照《信息安全等级保护管理办法》第三级的防护要求对局域网和核心数据库进行防护。
（四）方案对比及适用性分析。几类信息化管理方案对比见表1。相比传统管理模式，几类信息化方案都能带来管理水平的提升，且在智能化水平、功能丰富性、安全性等方面电子档案系统方案最优，RFID方案次之。智能化水平越高，成本相应也越高。
五、结束语
采购档案管理范文6
1引言
住院综合楼新建项目建设面积110900m2，经费投资4.6亿元人民币；门诊医技楼改扩建项目建设面积79500m2（含门诊医技楼新建工程51000m2和大门广场地下停车库15000m2，老门诊楼改造工程13500m2），投资2.8亿元人民币；过渡门急诊楼新建项目建设面积15000m2，投资3500万元人民币。
2医院基建工程管理的特点
随着医疗体制改革的不断加深，医院也从中获得了发展机遇，并在改革的浪潮中抓住机会，努力提升自身的医疗水平和促进基建工程的开展[1]。医院基建工程管理有以下3个特点：1）医院基建工程投入资金量较大。医院基建工程的主要作用是改善医院的医疗环境，促进医疗设施的更新换代，为医疗研究和治疗提供便捷的服务。因此，投入资金量大，增加了管理难度。2）医院基建工程建设质量要求高。随着医院工程建设行业的不断发展，对医院基建工程的建设质量控制也越来越严格，医院基建施工中必须严格执行医院基建工程建设的质量标准，以确保医院基建工程建设设施使用的安全性。3）医院基建工程周期要求短，而且一般项目规模较大，不仅需要建设新的医院建筑，还可能涉及对原有的医院建筑加以改造，难度较大。
3医院基建工程管理中存在的问题
3.1对造价管理工作不够重视
在当前阶段，医院基建工程的造价管理工作效果不理想，造价管理系统不够完善。在项目建设过程中普遍轻视项目前期的造价管理工作，仅重视后期造价控制，导致在工程项目实施过程中暴露出很多问题，例如，由于设计变更导致相关资源浪费、增加项目预算[2]。工程造价管理要从总体出发，在项目实施过程中要重视全过程管理，不能只重视项目后期而不管项目前期造价管理。招标投资的工程大多在项目开始时会有专业机构对项目进行鉴定，很多鉴定工作人员只考虑项目预算，没有切合实际地考虑项目的实质需求，对项目建设没有起到实质性的保驾作用。在医院基建项目的设计环节中，很多项目只考虑到项目成本、技术问题和安全问题，而忽略了其他方面的问题，这样设计出的方案只具备项目工程技术的先进性和安全性，但是造成了其他方面资源的浪费。有很多投资项目，工程的设计环节时间很长，工程建设时间被压缩，导致项目工期得不到保障，时常造成经济损失。另一方面，造价管理工作不到位，使招标、评标环节受到影响。
3.2物资采购信息不对等
传统的医院基建工程，施工企业在医院物资的采购中，为防止供应商的材料价格报价过高，常常会保留部分可能导致供应商产生顾虑的信息。同时，材料供应商为了保证在企业竞争中的优势地位，仅向外界传达对自己有利的信息、保留负面信息，这样就容易发生企业和供应商之间物资采购信息不对等的情况，导致采购信息出现偏差，妨碍物资采购流程的顺利进行。
3.3医院物资采购容易产生质量风险及合作纠纷
医院基建工程施工企业的物资采购，往往以价格作为选择供应商的重要因素，压低医院建设物资价格成为很多供应商中标的手段，但是这样容易导致医院建设采购物资的质量和服务水平不能满足要求。医院建设物资的供应商在与医院基建工程施工企业的合作中，大多只存在短暂的合作关系，双方停留在眼下利益上，导致合作纠纷时有发生。在物资供应商和医院基建工程施工企业之间，没有建立良好的信任关系，导致两者容易因为各自的利益产生纠纷。
3.4产生供应紧张与涨价风险状况
在市场经济的大环境下，经济环境的变化巨大，容易导致某些物资供不应求，供应商往往会优先给大企业供货，医院基建工程施工企业的物资供应可能得不到保障。在市场经济波动的背景下，医院建设物资的市场价格也易产生波动。供应商可能会延迟医院建设采购物资的供应，同时采取涨价等措施提高自身的经济利益，医院基建工程施工企业为按时交付工程，只能答应这些条件。在当前发展阶段，物资供应紧张成为医院基建工程建设的一大难题。很多工程施工中出现重要医院建设物资紧缺情况，导致工程进度受影响甚至停工待料，对医院基建工程建设有重大影响[3]。
3.5缺少完善的招标采购优化流程
招标流程不完善，在招标过程中缺乏专业的工作人员进行管理。首先，招标项目常见的问题是立项阶段决策不合理，使项目在决策阶段遇到很多问题，无法理性决策。立项的失误是导致招标管理不合理的重要因素之一，使得企业在工程中对很多事项了解不够透彻，对造价的影响因素不明确，进而导致项目投资估算不准确，产生失误，最终影响招标工作的开展。这些因素不利于医院基建工程的顺利进行，预算超标很大程度上是由于设计不合理造成的，设计方案的很多细节都影响着造价管理。目前，医院基建工程管理的招投标阶段有很多问题需要解决。招投标工作与工程管理的各方面进展息息相关，由于招投标过程利益大、易改动等特点，容易被人为干预，进而影响工程的整体造价。
4医院基建工程管理优化措施
4.1物资采购优化策略
4.1.1运用供应链理念
在物资采购过程中，优化传统的物资采购模式，打造建设企业、中间商、物资生产商的整体供应链，便于信息共享，形成收益共享的合作机制。企业与医院的合作达到利益共享的目的，科学的合作机制能够发展成为良好的合作关系，使物资采购工作不断得到优化和完善，采购流程更加便捷，节省物资采购的交易费用，从根本上降低物资采购费用，提升交易各方的收益，使整个供应链商家受益，最终促进医院基建工程施工效率的提升[4]。
4.1.2基建工程物资分类管理
医院基建工程所需的建筑材料物资种类繁多，具有很大的采购不确定性。应在采购前对所需物资进行合理分类，这对采购工作的高效进行具有重要作用。物资重要性和物资供应风险是物资分类管理的2个重要参考因素。医院基建工程中，对于重要性强且供应风险较高的物资，应对合作的厂家进行深入了解；对用量大且供应风险较低的物资，应优先选择质优、价廉的厂家进行合作；对购买量占比较小、供应风险较高的物资，应注重考查工厂的抗风险能力。
4.1.3构建物资采购信息共享平台
由于医院工程建设对物资采购的准时性及供货周期有较高的要求，对此必须重视物资采购工作。医院基建工程的物资供给企业，应注重物资采购信息共享平台的建设，在平台上物资采购信息，制定采购业务流程，加强跟踪管理[5]。物资信息共享平台的建设能够使供应链体系中的企业高效共享信息，使企业内部加快信息传递效率，从而促进物资采购工作顺利开展，更加高效、快捷地实施物资采购。此外，物资采购信息平台应能够通过互联网完成物资采购中的各项流程，在提高工作效率的同时，增加物资采购的透明性，企业针对采购环节的问题也能够及时检查和优化。
4.2投资建设管理建议
4.2.1加强监管力度
施工过程中为避免发生人为失误，工程监管工作在医院工程建设中尤为重要。医院建设工程的监管必须重视各个环节的工作细节，应特别强化工程设计环节中设计的科学性与可行性，预判项目将遇到的问题，减少设计方案变更的次数，降低因设计不合理而产生的预算超标等现象。施工阶段的监管，需要建设单位和监督单位加大监管力度，减少因防护措施不当造成的材料浪费和不按照设计方案施工产生的损失。加大监管力度可以避免工程建设中遇到突发事件，且一旦发生也有利于及时解决，最大限度地降低经济损失。监管和把控好工程建设中所用的材料，在杜绝材料浪费的同时，防止在采购和使用材料过程中有人从中谋取利益，造成企业的损失。值得注意的是，要做好施工材料的回收和利用，加强材料和设备的监管，有利于降低工程建设成本。
4.2.2严格审查核算工程造价
在医院建设工程完成后，估算工程全过程造价，最终上报医院基建工程财务管理部门审核，财务部门根据具体项目进行审批，因此，审核过程是下发资金的重要过程。有关部门应加强对审核工作的监管，审核人员应深入项目建设中去，根据现场实际情况整体把控审批工作，调查现场情况后再审批经费，同时，及时纠正不合理的项目建设费用的审批。
4.3全过程造价模式的运用
4.3.1在立项决策环节控制好成本
医院项目立项决策环节的成本控制工作对项目的整体造价有很大的影响。很多投资项目的使用方直接把控项目方案的制订工作，但由于使用方的专业知识不足，无法做好项目的立项方案的制订工作，导致方案存在问题。在项目立项决策环节，必须由专业的技术人员调查研究项目的可行性，做好立项决策环节的成本把控工作。
4.3.2在设计环节就要做好成本控制
在医院建设项目的设计环节，要深刻理解设计内容，这是保障项目造价控制效果的关键。项目的不同环节中制定的设计标准不同，造价也不同。除此之外，项目负责人要走进现场，结合现场实际情况优化设计项目，及时优化解决不合理的问题，在不影响后期工程进度和项目质量标准的情况下，尽可能降低造价，节省不必要的开支。
4.3.3在招投标环节控制好成本
项目招标应该综合各个方面的因素，权衡利弊、宏观考虑才能给出合理的招标方案。具体来说，对于招投标阶段的成本控制要做到以下几点：（1）招标工作要以诚信为本，做到公正、公平、公开合理的招标，招标单位在招标前要严格审核施工单位的资质，要求施工单位的运营与诚信状况良好；（2）对投标单位进行资格预审，资格预审的具体工作是通过审查筛出满足招标需求和项目建设要求的设标单位，资格预审是招投标工作的决定性因素与重要环节；（3）对招标工作文件的编制严格把关，在招标工作文件的编制中，工程量清单是编制招标工程标底和报价的依据，也是工程进度款和尾款的支付依据；（4）根据工程量清单的计价与报价方式，选择合理低价的投标者。
5结语
在综上所述，医院基建工程建设中，必须重视医院的综合建设管理，提升医院建设质量。项目管理在医院的基建工程中起着非常重要的作用，只有对项目管理工作进行有效的监督管理，才能保证医院基建工程的正常开展。
作者:陈波 单位:中国人民解放军西部战区总医院
医院基建工程管理篇2
随着我国经济与社会的快速发展，医院基建工程与人们医疗生活的联系越来越紧密，其存在感也越来越强烈。医院基建工程的目标就是充分合理使用医疗资源，提升医院的社会效益，为附近百姓提供足够的医疗资源。医院基建工程的主要工作内容包括新建、改建、扩建、维修等。医院基建工程的实际开展过程中，相关工作人员需要根据当地百姓对医疗资源的实际需求情况进行规划设计，对当地医疗需求进行有效的长远预测，实现医院基建工程建设充分满足人民具体要求。
1医院基建工程管理工作中存在的一系列问题
1.1医院基建工程管理工作相关工作人员没有足够的综合能力水平
医院基建工程由于工程自身情况的特殊性，对项目管理人员有着较高的专业水平的要求，不仅仅需要相关操作人员有足够的医院基础建设项目的管理相关知识水平，还需要相关人员了解医院相关专业的学科知识，注重医院不同分区及各专科病区建设需要注意的不同建设要求。承接医院基建工程的企业在进行人员筛选的过程中需要保证有足够知识水平的工作人员才能够参与项目，要严控人员入口，对每一位相关工作人员开展对应的知识考核，尽可能保证打造一支专业水平的建筑施工队伍。不仅如此，随着时代的不断发展，医院基建工程的相关知识也在不断刷新，相关操作人员需要在每一次施工项目中总结经验，发现自身存在的不足之处，结合国内外先进的医院基建工程相关专业知识，优化调整方式达到适应医院基建工程的条件，提升我国医院基建工程的完成质量[1]。
1.2医院建设相关人员对基建工程前期设计工作不够重视
医院基建工程设计工作的质量的高低决定了医院基建工程的建设质量，工程项目决策立项后，设计工作就成为工程建设的重要环节，是技术与经济相结合的重要阶段，据经验分析，设计工作对工程造价的影响巨大，但在实际工作过程中，设计企业、咨询企业及业主往往没有对医院基建工程前期设计工作给予足够的重视，导致没有将用户需求及设计规范进行完美的结合，造成设计方案存在不足之处，后期建设过程中由于客观需要不断进行变更及更改，没有更好实现医疗资源的合理配置，导致医院基建工程建设过程中存在不必要的浪费情况。
1.3医院基建工程招标过程中存在不足之处
医院基建工程招标工作需要对不同的施工企业进行可塑性评价，但是完全适应医院基建工程的施工企业是很难用极个别的评价标准去完全衡量的[2]。尽管当前建筑施工行业有很多施工企业，但是企业在实际操作施工中也存在不少的问题。在医院基建工程招投标过程中，经常出现相关企业在招标过程中展示自身优秀的实力，一旦成功中标就将医院基建工程项目转交给其余能力不足的企业或更换不具备相应工程管理资质的人员管理施工现场。严重影响了我国医院基建工程的前进发展，还违反了我国相关的法律法规，有严重的恶劣影响。
2医院基建工程管理问题的优化策略
2.1提升相关工作人员的综合素质水平
参与建设企业的人力资源部门相关工作人员需要有效开展一系列教学活动，提升相关工作人员的综合素质水平，以及相关工作人员的安全文明施工意识[3]。在培训学习解决专业知识之后，相关工作人员需要对基建工程管理人员进行考核，考核成绩理想的管理人员可以获得一定的奖励，对于那些考核成绩不理想的管理人员不仅仅需要再一次接受专业知识以及管理思想的教学活动，还要接受一定程度的惩罚措施。通过奖惩分明的考核制度，有效提升相关工作人员的综合素质水平。
2.2提升医院基建工程设计工作的重要程度
相关工作人员需要提升医院基建工程设计工作的重要程度，尽可能实现开展医院基建工程设计工作的时候，有效结合医院基建工程的实际具体情况，基于医院基建工程的实际需求提出高效的设计方案。在选择相关设计人员工作中，人力资源部门需要审核相关设计人员的从业资格证书，尽可能保证医院基建工程设计工作的质量水平[4]。
2.3落实好医院基建工程招标工作
在组织招标信息、招标审核、组织开标会等工作中，需要根据对应的正确流程去规范相关工作人员的行为，有效签发施工企业的中标通知书，根据法律相关条文撰写履约保证金通知单。医院的招标相关部门工作人员不仅要落实好自身的医院基建工程招标工作，还需要结合实际招标工作的情况，优化招标流程，提升招标工作的质量以及效率[5]。
3总结
当前我国医院建设总是存在一系列误区，认为只要扩大医院占地面积就一定可以提升医院的经济效益以及社会效益，这种错误思想在一定程度上导致医疗资源并没有实现合理的使用分配。相关医院管理工作人员对医院基建工程管理工作进行充分分析，得到相关结论，采取对应的解决措施有效提升医疗资源的利用回报率，为我国医院前进发展做出自身的贡献。
作者:王慧君 单位:武汉市精神卫生中心
医院基建工程管理篇3
1.完善基建档案管理对提高基建工程管理效率的重要性
基建档案管理贯穿基本建设全过程，完善的基建档案资料记录了从项目策划、立项、设计、招投标、施工、竣工到使用的全过程情况。在项目实施过程中，实现查有详档可查，循有明据可循,为还原基建工作情况提供有效、可靠依据，也可为使用、维修、改扩建工作的开展，提供参考依据，提高基建管理工作效率。完善的基建档案资料可提高前期工作效率。2014年6月，《国家卫生计生委关于控制公立医院规模过快扩张的紧急通知》（国卫发明电[2014]32号），从床位数、建设标准、医用设备等方面对我国公立医院的建设规模进行控制。我国三级以上医院，多具有较长历史，地处老城区。因此，这些老院区的基建项目多是改扩建工程或装修改造工程。此时，若具备原始建筑施工图、院区管线图、土地使用权证、房产所有权证等较为完善的基建档案资料，将为项目的报批、设计等提供详实、可靠的支撑，提高前期工作效率。完善的基建档案资料可促进施工管理工作的顺利开展。施工过程中，因实际施工现场客观因素，往往会产生变更，若基建档案资料完善，便可为工程变更提供更为及时、精准的依据，同时也可为造价控制提供审核依据，这一点在改扩建工程中尤为重要。完善的基建档案资料可为工程提供更为充分的决算依据。工程项目从开工到竣工需要较长的时间，期间可能涉及工程图纸会审意见、设计变更、使用功能变更等等，若能及时、完整形成完善的档案资料，可为工程竣工决算提供有效档案保障，将有效促进决算工作效率。同时也可为审计工作提供更为准确的审核、审计依据。
2.现有基建档案管理制度下医院基建工程管理现状及存在的问题
医院的主营业务为医疗服务，这往往会导致医院对行政后勤工作完善的重视程度不够，特别是基建档案工作。目前，医院基建档案工作主要存在两种形式，一为纯人工管理模式，二为半电子化管理模式。在纯人工管理模式下，基建档案工作人员需要自制档案管理表格，将项目人员提交的档案资料按项目进行编制成表，归纳整理后进行存档，以备后用。这种模式往往需要大量的人工，且档案工作者仅凭自身管理经验进行档案保存，缺乏系统性、完整性，易出现资料不完整、装订不规范的问题。而在档案查找过程中需逐一人工辨别，徒然增加查找难度，不仅影响基建工作效率，而且极易出现差错。例如，在一个项目已完成大量档案资料的保存，在查档时，需人工逐条搜寻，面对长篇幅的目录，易出现疏漏现象，而影响基建工作效率。随着社会信息化程度的逐步提高，各单位对如何提高管理信息化的重视程度逐步提高，档案管理出现第二种模式：半电子化管理模式。部分医院已逐步通过开发、运用基建档案软件来进行基建档案管理。将基建工作中的纸质资料、图像、影像等资料在保存的同时，以将其电子化的形式同时保存在档案管理软件中。并且在软件开发时根据项目类型、实施过程等进行分项目分类型管理，以此提高档案管理工作的系统性和完整性。这种模式较于纯人工管理模式，可有效提高档案查找工作的效率和准确率。但因电子档案录入、软件更新换代不及时等原因，易出现档案管理滞后、档案管理系统性提高难、下载查询的档案资料不易使用等问题，这些问题也会给基建管理工作效率带来一定的影响。例如，档案工作者的电子档案管理滞后，极易使原先纸质档案管理亦滞后，当档案堆积后易出现档案缺失的现象；由于项目类型的不同，且每个基建项目的档案资料存在独立性和独特性，而项目本身的档案资料又存在相互佐证的情况，在软件应用后，易出现档案资料不知应存放在哪一目录的情况；软件制作者与实际操作人员存在一定的观念差别，有些档案管理软件在寻求文档储存量最小化，往往建议通过图片压缩形式存档，在后期档案查询、佐证时，下载的档案资料又缺乏文件统一命名，如此，不仅无法提高档案资料佐证效率，反而增添较多整理的工作量。
3.通过医院基建档案管理的优化完善基建工程管理的思考
基建在医院属于边缘化工种，但也是保障医院正常运营的基础。基建部门作为主管医院基建工作的职能部门，在落实基本建设工作的同时，也需重视基建档案工作。新时期基建工程管理的优化完善，就是在要符合国家法律、法规的前提下，寻求不断提高工作效率途径。档案管理工作作为基建管理工作的基础和保障，更是如此。医院领导、职工需要加强对基建档案工作的重视程度。从优化管理制度、强化人才队伍建设、加强管理软件开发应用等角度优化基建档案管理。首先，优化基建档案管理制度。通过执行健全的制度、严格的管理，根据实际工作需要，明确职责，强化工作流程，对基建档案整理归档、保存、借阅做出明确要求，不仅可以确保基建档案工作效率，而且也可提高档案的利用率和真实性，为基建工作的顺利开展提供有力保障。其次，提高人员素质。基建档案管理多基于经验化管理，在尚未形成标准化管理前，提高人员素质是目前档案管理的重要保障，也是为确保档案管理更为系统化、科学化的保证。同时加强基建工作人员对基建资料的搜集、存档意识，也可有效改善基建档案工作存档的滞后性，确保档案的完整性，从而提高基建工作效率。然后，加强档案管理软件的开发、应用。通过及时更新软件，加强软件操作性和项目管理目录的系统性、完整性，使基建档案的存储、查询、运用更为科学、快速、便捷，更是提高基建工程管理效率的有效途径。
参考文献：
［1］林建文.医院基建档案管理的创新探究[J].黑龙江科学2016,(13)：144-145
［2］刘扬.基于大数据视角下医院档案管理工作的探讨[J].档案天地2016,(11)：35-36
采购档案管理范文7
医疗设备信息化建设应该包括医学工程部、维修部及设备仓库的相关功能，实现数据共享及对接，全面实现医院范围的实时数据流转功能。医疗设备信息化就是要实现设备招标、档案管理、安装验收、款项支付、设备效益分析及财务报表、供应商档案管理、故障维修、计量检测及预防维护于一体，实现各数据实时共享互用的系统化，一体化管理。
2系统功能
2.1设备档案管理功能
系统除了应有完备的数据库功能外，能进行固定资产到期提醒及折扣到期提醒功能，还可以进行集中检索或者导入与导出功能，应可以进行相关软件的关联搜索及数据填录与流转，可以关联设备使用科室直接进行对应设备收入统计，进行月汇总自动进行效益分析并生成效益分析报表。还可以在相关设备的目录下新建医械不良事件备忘及处理的情况。在设备数据的建立过程中，可以体现医疗设备招标、安装及验收的相关进程。设备档案系统可以在临床科室设备模块功能下检索汇总各自科室的设备信息，有利于临床科室对科室设备的清点核对及销账并对科室进行成本控制。临床科室可以直接在设备档案管理系统上对本科室的设备进行报废申请，并实时显示处理状态，能实现报废完成后的归档功能。设备档案管理系统应包括医学工程维修信息化，可以进行相关状况的挂靠及查寻功能;可以在设备档案的设备子目录下实现新建维修日志、预防性维护保养功能及计量送检情况;可以通过时间导出维修数据或保养数据及计量目录等。在建立设备的档案功能过程中应包括了记录招标信息过程的功能，可以由医学工程部导入excel表格数据或者录入数据的方式，然后再由维修部根据相关的状态进行安装与否的状态确认，由设备仓库进行入库做账与否的确认。
2.2供应商档案管理信息化
在设备信息化系统中增加供应商档案管理功能，可以借用调用数据或者以附件的形式检索供应商相关资质材料，并在系统中与设备数据进行关联。通过在设备档案目录下的设备供应商名下使用附件的形式上传供应商资质证明及产品注册证等材料。可以在供应商名下进行供应商信用评价记录和服务态度记录，并能具有显示和提醒功能，以方便在采购时进行综合分析，实现采购设备的优质化。
2.3维修档案管理及维修保养信息化、系统化
功能直接调用设备档案数据作为基础数据，在唯一性标识的关联下设备的子目录，用于设备维修档案的维修日志登记及预防性维护保养的登记;可以进行汇总并统计故障次数及维修保养次数;可以实现按日期按设备进行数据汇总列表导出。
2.4设备仓库的信息化功能
设备仓库信息化功能应完善耗材的基础数据外，在目前招标的情况下，还应该对采购计划管理进行流程再造，完善退单功能，在不予采购的情况下可以由采购员对科室订单进行退单处理，在临床功能界面上可以弹出窗口提示采购计划退单的情况说明。一旦采购员确认退单后，退单的内容可以在系统上直接清空，避免了系统重复统计。设备仓库信息化管理进程中，除了要注重耗材出入库的信息化开发，也应加强设备出入库的信息化进程。加强设备仓库信息化建设，从入库时间到出库时间及发票登记和合同编号的关联状态，甚至对支付状态等都应该有一个明确的信息流程去向及登记。真正实现设备从招标完成、录入系统、安装验收情况，入库到出库，再到档案建立及支付等完整一套的信息全流转。
3总结
采购档案管理范文8
医用耗材的管理过程当中，审核资质证件的工作量大并且责任重，加大了医用耗材资质文件档案管理的难度。特别是大多数的高值耗材会直接进入到患者的人体，价格往往较高，容易出现医疗纠纷。部分纠纷发生在手术结束之后若干年，这时需要追溯耗材的记录档案，因此，医用耗材档案管理有重要的价值。
【关键词】
精细化管理；医用耗材；供应商；资质文件；档案管理
医用耗材管理服务质量同医疗工作存在着密切联系，所以强化医用耗材管理可以说是势在必行的。资质档案管理贯穿医用耗材的管理过程，是确保医用耗材安全使用的有效环节。及时收集、审核并且更新医用耗材及供应商的资质是保证采购合法公开的基本工作。
一、医用耗材档案建档
医用耗材的档案同设备档案存在着很大的区别，设备档案能够采用一机一档的方式，也就是每台大型设备都单独建立档案，保存设备全部的档案资料，但是医用耗材档案无法建立单独的档案。在具体的工作当中，精细化建档管理应当遵守以下原则。
（一）将供应商作为主线来建档。根据医用耗材供应商的特点，实施每个供应商单独建档的形式，供应商的医疗器械，或者是医用耗材，都归纳到同一个档案当中。
（二）关联更名的供应商。相当一部分的医用耗材供应商，尤其是高值耗材供应商，从自身角度出发，经常更名甚至成立新公司，一旦发生这方面的状况，就需要关联新老供应商，合并保存它们的档案，从而实现供货资料完整连贯。
（三）实时动态监控档案材料。设备采购作为单次性的采购，采购档案当中资料也是一次性的，但是医用耗材采购属于多次连续采购，因为大多数的医疗器械资质证照有一定的有效期，存在着证照过期的风险，所以采购档案当中这方面的资料需要动态管理，使用有警示提醒功能的管理系统，实时监控资质证照的有效期。
二、医用耗材档案管理内容
医用耗材档案归档的内容，需要包括申购、采购、审批以及验收等环节各方面的资料，根据档案资料的时间，能够划分成三个不同的阶段。
（一）采购之前的档案资料管理。首先是审批表单。审批表单的内容主要包括耗材的名称、型号规格、耗材生产厂商、中标编码、收费标准、医保编码、耗材用途、科室、负责人以及审批状况。其次是临床试用表单，试用表单的内容主要包括医用耗材的名称、型号规格、商标名、试用状况、同类产品对比、科室以及负责人的签名。
（二）采购过程当中的档案资料。首先是供应商资质方面的资料。供应商资质方面的资料主要有企业法人的营业执照、生产企业的许可证、登记表、医疗器械经营许可证、计量器具生产许可证、税务登记证、组织代码证、厂家授权销售证书、外国企业代表登记证以及质量管理认证等。其次是产品资质方面的资料。产品资质资料主要包括产品认证证书、医疗器械注册证、消毒卫生许可证书、消检测报告、计量器具批准书、CE证书以及FDA证书等。再次是采购记录表单方面的资料。采购记录的表单主要包括采购询价单、院内审计报告，谈判确认表、承诺书、供应商对比状况、谈判结果、谈判过程以及谈判人员包括监督人员的签名。
（三）采购之后的档案资料。一方面是入库验收表单。在医院收到医用耗材之后，需要严格履行验收手续，查验供货产品厂家、数量、规格型号、名称以及生产批号、灭菌批号等方面的内容，高值耗材还需要查验产品说明书、中文标识、标签以及条形码等。在查验结束之后，需要确保这些查验内容都填入到验收表单当中，并且需要验收人签名。一旦发生供货产品的包装或者是质量发生问题，产品的供货不及时以及供货数量不对，急需要退回货物给供应商或者是通知供应商限期整改，还需要填写不合格表单。另一方面是要合适应用反馈表单。在使用医用耗材过程当中，如果发现存在不合格问题或者是发生不良事件，需要使用科室填写反馈表单或者是医疗器械的不良事件报告，反馈表可作为常规工作，每个月向科室发放调查一次，定期汇总。不良事件报告是发生不良事件时及时把发生的问题反馈到医院的采购部门，由采购部门负责联络供货商进行相应的处理。
三、医用耗材档案开发利用
医用耗材供应商资质档案的建立，主要目的是为后续的开发利用，只有发挥档案的开发利用价值精细化管理才有现实价值。建立医用耗材的资质档案之后，可以从以下几个方面进行开发利用。
（一）为采购项目的审批提供可靠依据。在医院采用新品种的医用耗材之前，需要首先审核各种资质证照，确认合法性之后进行临床试用，采购项目审批环节提供上述材料，从而为科学合理的决策提供准确的依据。
（二）为采购招标提供依据。医用耗材在进入医院的时候，院方应当同供应商展开谈判，查阅医院使用的同类产品档案，从而在确定供货方式、供货价格以及售后服务等环节争取优惠。
（三）为供方年检提供相关的依据。采购档案当中一方面保存供应商资质证照，另一方面还保存供货商本期当中的供货行为不合格表单记录，为供方年检提供充足的依据。
综上所述，医用耗材的资质档案精细化管理，可以解决当前医院耗材在流通过程当中存在的诸多问题，为耗材的全程管理提供可靠的实现手段以及技术路线，有着比较高的可行性与操作性，对提高医用耗材管理水平有重要意义。
作者：蒋叶秋 单位：惠州市第一人民医院
