第一篇：企业档案管理体制改革探讨
［摘要］
在企业管理过程中，档案管理是必不可少的组成元素，关乎企业经营者科学决策，合理制定发展战略，优化配置各项资源。而在时展浪潮中，企业档案管理体制改革已成为一种必然趋势，是企业得以生存发展的首要前提。为此，需要全方位分析主客观影响因素，不断规范企业内部各项工作，加快企业档案管理体制改革步伐，提高企业档案信息资源利用率，充分展现自身价值，不断增强企业的核心竞争力，不断发展壮大。
［关键词］
企业；档案管理；体制；改革；探讨
随着社会市场经济不断发展，企业数量、种类不断增多，运营规模不断扩大。随之，在数量、种类方面，企业档案已达到历史新高。在信息化时代下，作为一种重要的资源，档案信息在不同程度上影响着企业的生产、决策等活动，在企业整个运营过程中发挥着特殊作用。但新时期企业档案管理工作存在各种问题，急需要改革对应的管理体制，使档案信息资源更好地服务于企业，不断增加企业的运营效益。
1企业档案管理体制现状
在科技日益发展的浪潮中，社会市场经济持续变化，不同行业、领域各类企业如雨后春笋般不断涌现，企业之间的竞争日渐激烈，面对着各方面挑战。企业已有的档案管理体制已经无法满足社会市场发展的客观要求，各方面存在的问题不断显现。一是：企业档案管理思想落后。在传统思想的作用下，企业领导者、企业职工都忽视了企业档案管理的重要性，误认为档案管理一项服务保障性工作，不会直接影响企业的运营效益。在此情况下，企业经营者没有结合自身实际情况，制定科学的硬性考核指标，调动内部员工工作的积极性、主动性，企业档案的整理、归档、利用等工作存在各种问题，档案数据信息准确率低下，严重阻碍企业的持续发展。二是：企业档案管理模式不规范化。当下，企业档案管理工作没有健全而统一的档案管理制度，不具有其规范性，导致相关工作无法顺利开展。通常情况下，为了减少自身运营成本，企业采用分散化档案管理方法，减少内部档案管理人员数量，重要的应用型档案文件被分散到不同部门中，档案信息得不到应有的保护，丢失现象十分严重，档案信息资源利用率低下。三是：档案管理技术手段滞后。在新时代下，部分企业对各种新技术的应用程度不高，档案存档等设备不够健全，导致档案管理工作的正常运行，档案管理的“现代化、科学化”进程较慢，无法满足社会市场的动态变化。
2企业档案管理体制改革策略
2．1加强档案管理，做好依法治档工作
在新时代下，政府档案管理部门需要从不同角度不断健全企业档案管理体制。在此过程中，政府档案管理部门要使执法和指导关系明确化，实现法律、管理、服务三元素的有效统一，为企业档案管理工作有序进行提供更加优质的服务。由于私营企业档案管理工作存在鲜明的私有性，政府要充分发挥执法管理、监督的重要作用，使其不再处于无人管理的状态，确保档案管理工作更加规范化、科学化。
2．2实现档案信息一体化管理模式
在生存发展道路上，企业需要根据自身运营情况，构建科学化的信息管理体系，采用一体化的档案信息管理模式，有效筛选、整合等企业内部各方面有用的档案信息资源，构建一体化化的档案信息中心，集中接收、应用等档案信息内容，使企业档案管理工作更具合理性、规范性。以此，优化配置企业内部各项资源，提高内部“无形资产”利用率，不断增强企业的核心竞争力，提升企业整体形象，在行业中更具影响力，能够更好地应对社会市场中来自各方面的挑战，实现最大化的经济效益。
2．3优化利用各种新技术
随着社会不断进步，企业也需要以社会市场为导向，遵循时展的客观规律，紧跟时展的步伐，注重自身转型，才能在激烈的市场竞争更好地生存发展。为此，在企业档案管理体制改革道路上，需要优化利用各种新技术，巧妙地引入计算机网络技术、集成光盘技术，充分利用各方面优势，实现档案信息的一体化管理，实现企业档案信息联网，档案信息资源共享，为企业领导者科学决策提供有利保障。同时，简化档案管理程序，减少档案管理人员工作量，提高档案信息整理、存档等工作效率与质量，也能在一定程度上提高企业内部人力资源利用率，有效防止企业档案信息丢失、不全等问题频繁出现，避免大量无形资产流失，确保企业内部各项工作顺利进行，不断促进企业的飞速发展。
2．4注重企业档案信息的开发利用
从某种角度来说，在档案管理过程中，企业需要做好档案信息资源的收集、归类工作，还需要综合利用档案数据信息，而开发档案信息是不可缺少的重要环节。具体来说，企业需要多角度分析当下的运营现状，收集各种关乎自身运营管理的档案信息，确保内部各项运营活动的顺利开展。还要以网络技术为基点，构建合理的电子档案数据库，为规定范围内用户提供更加优质的服务，能够不受时空限制，及时检索到所需的档案信息，提高档案信息资源的利用价值。更为重要的是，在日常运营过程中，企业可以随时获取同行业重要运营信息资料，及时找到自身运营发展各方面重要的信息资料，不断优化内部结构，顺利开展各项业务活动。
3结语
总而言之，随着社会市场经济体制不断完善，企业想要紧随社会市场前行的步伐，必须走上深化改革的道路。由于档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分，在日常运营过程中，企业必须意识到档案管理体制改革的重要性，注重档案管理的法制建设与信息一体化建设，通过不同途径，巧妙地融入现代化技术元素，优化利用企业档案信息资源。以此，改变新时期企业运营现状，使企业档案管理体制更加规范化、科学化，提高内部档案管理工作整体质量，促进我国新时期不同行业、领域各类企业走上长远发展道路。
作者：曾昌波 单位：深圳市深润福档案技术服务有限公司
主要参考文献
［1］蒋国勇．从数字档案馆建设看我国档案管理体制［J］．档案学研究，2010（4）．
［2］梁沙，李本强．我国档案管理体制改革研究综述［J］．档案，2011（5）．
［3］刘东斌．局馆合一体制下履行两种职能研究文献综述［J］．档案管理，2012（1）．
第二篇：企业图纸档案管理信息化建设思考
[摘要]
本文以中国汽车工业工程有限公司为例，从企业图纸档案管理方式的发展过程出发，对企业图纸档案管理信息化建设过程中出现的问题及对策进行了分析与思考。随着信息技术的产生和不断发展，其带来的深刻变革影响到社会的方方面面。对于企业来说，信息技术决定一个企业的管理方式能否在科技发展的浪潮中处于领先地位，是关乎企业生存与发展的重要因素，而档案管理工作作为企业管理信息化建设过程中的重要部分也在不断进步和发展。本文以中国汽车工业工程有限公司(以下简称中汽公司)近十年图纸档案工作发展为例，对图纸档案信息化建设进行了思考。
一、图纸档案信息化建设发展过程
中汽公司成立于2005年，是由原机械工业部第四、第五设计院两家单位合并而成，现隶属于中国机械工业集团有限公司，是中国机械行业、中国建筑设计行业内实力雄厚的大型国有设计企业。十年来，随着公司的不断发展壮大，档案工作也经历了翻天覆地的变化，从传统的单纯依靠手工的档案管理方式逐渐转变成现代的信息化、电子化的档案管理方式。
1.初期阶段
图纸档案管理对象为单纯的纸质载体的底图和蓝图，图纸在归档、保管、提供利用等工作环节需要完全依靠手工来完成。具体来说，底图归档时，档案人员在对归档底图核对无误后将其整理、登记入账及入库。当需要调晒底图时，档案人员在库房中找出需要的底图并送去调晒，调晒结束后再将图纸整理后放回原处。这些工作看似简单，但实际上却费时费力，因为不仅归档图纸数量多，日常调晒图纸较频繁，而且档案人员又大多数都是女同志，每天都要抱着很重的图纸在库房里进进出出、爬上爬下。当时唯一能依靠计算机完成的工作只有录入一个简单的图纸账簿目录，以便于完成一些基础性的图纸管理工作。
2.中期阶段
随着信息化建设在企业管理工作中的不断发展，档案信息化建设作为其中的重要部分也愈发重要。为此，公司信息技术部门建立了基于公司内部存储各类信息资源的网络资源中心，利用信息技术将图纸的电子信息录入到资源中心，形成一个电子图纸的网络存储中心，为图纸档案存储提供了更多的途径。相关人员可以在资源中心查询、调取电子图纸及其相关信息，有利于对图纸进行更加系统、准确的统计和管理。这个转变使公司档案管理工作迈上了一个新台阶，也为将来实现更高层次的图档信息化一体化管理打下了坚实基础。
3.后期阶段
作为一个设计图纸数量从之前的一年几万张增加到现在的一年十几万张的企业，随着业务的不断扩大与发展，中汽公司对于图档资源管理的要求也逐渐提高，采用更高效、更便捷的图档信息化管理方式迫在眉睫。为此，中汽公司继续加大对档案信息化建设的投入，档案部门无论从硬件还是软件都得到了进一步的提升。公司信息技术部门对网络资源中心、OA平台这两个重要的信息系统平台进行了升级，将图档归档工作纳入到办公自动化系统中去，还对相关硬件设备进行了更新，购买了数码蓝图机，将图纸材质由以前的硫酸图变为数码蓝图。最终实现了工程项目从立项、出图，直到图纸归档、调晒利用等环节的工作全部都可以在电脑上操作完成的图档信息一体化管理。这种变革彻底改变了档案人员纯手工的档案管理方式，极大地节省了劳动力，档案人员不必再为图纸调晒而反复搬运底图，同时也节省了存放图纸档案的库房空间。更重要的是，通过优化图纸归档、调晒流程，极大地满足了施工现场对发厂图纸的时间要求，提高了档案工作的质量与效率，为公司生产和建设提供了更加有力的支持。
二、图纸档案信息化建设中产生的问题
1.技术上还存在缺陷
(1)系统平台之间不兼容
目前中汽公司日常办公相关的系统平台有两个，分别是网络资源中心和OA平台，这两个平台都与档案工作密切相关，资源中心负责存储电子档案，OA平台负责接收和处理与档案有关的各种工作流程。在档案实际工作中，会出现为了完成一个工作要经常同时在两个系统平台之间来回切换的情况，但是这两个平台是互相独立、无法兼容的，因此很多信息可能无法实时共享和更新，给图档管理工作带来了不便。
(2)信息安全问题
档案信息化管理具有快捷、优质、高效的特点，特别是对于图纸档案来说，数量巨大且牵涉部门、人员众多，档案信息化能极大地提高工作效率和节约人力资源。但同时，如果出现信息安全问题，也将严重影响日常的生产工作。因此，信息安全问题不容忽视。首先是电子档案长期保存中的信息安全问题。电子档案的长期保存受多种条件制约，包括载体寿命、电子计算机软硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。这些因素处置不当，可能会造成档案信息的损害和丢失。[1]其次是电子档案的真实性、合法性问题。纸质图纸上的单位盖章和设计人员签字具有法律效力，其真实性、合法性比较容易鉴别，而电子图纸由于其易于复制、修改的特点，其真实性、合法性的鉴别受一定条件的制约。
2.外部环境的阻碍
(1)企业内部阻碍
对于一个设计企业来说，图纸档案信息化建设不仅仅与档案部门有关，也与全公司的生产、运行工作有着紧密的联系。图纸产生与流转的每一个工作环节，上到设计人员归档图纸，下到印刷部门打印、调晒图纸，随着档案信息化建设的每一步发展，都会发生调整和变化，档案信息化建设可以说是一个“牵一发而动全身”的关键选择。基于此虽然档案信息化建设从本质和长远上来说是有利于工作发展的，但对于一些人来说，出于自身利益的考虑及惰性，会质疑甚至排斥新技术，从而影响档案信息化建设的推行。
(2)企业外部阻碍
档案信息化带来的新技术也会使档案本身产生一些新变化。比如近两年由喷墨绘图仪和激光绘图仪发展而来的激光数码晒图机，由于其数码技术相比模拟晒图机的独特优势，正逐渐淘汰传统晒图方式。CAD或其他格式的电子文件，通过数码晒图机直接打印成蓝图，省略了传统晒图必须打印底图的中间步骤，也省略了硫酸纸打印设备、晒图设备和传统晒图所需的大量人工。这对于档案工作可以说是一大进步，但是由于这种设备和技术相对较新，企业外部的一些相关机构和部门对此还持谨慎态度，依旧只承认底图及其晒出来的蓝图，而不愿接受数码蓝图。因此新技术在为档案工作带来便利的同时，也需要时间来检验和证明其安全可靠性。
三、图纸档案信息化建设的思考与对策
1.建立并完善相关规章制度
档案信息化建设作为一项发展较快的工作，其相应的制度建设也要紧紧跟上信息化发展的步伐。企业档案部门应积极组织贯彻落实国家档案信息化相关标准和规范,从为企业全局服务的角度出发,结合企业档案信息化建设的实际情况，适时制定相关档案管理标准和规范，[2]充分发挥制度的控制和指导作用。不能让档案信息化建设无章可依，或是由于制度更新的不及时，影响档案信息化工作的顺利开展。
2.确保档案信息安全
信息安全是档案信息化建设的第一要务，企业档案信息化建设中，应当充分考虑影响档案信息安全的各种因素，制定和完善档案信息安全防护措施，加强档案信息安全保障体系建设。构建档案信息安全保障体系应从以下几方面着手：第一，应确保网络传输安全；第二，加强电子档案的信息存储安全；第三，加强操作系统的安全性；第四，建立安全检测系统，包括安装杀毒软件、防火墙并适时升级；第五，加强应用系统安全建设。[3]要防患于未然，把可能出现的安全问题控制在最小范围，同时又不放松对纸质载体档案的管理。
3.提高认识，更新观念
档案信息化建设的顺利进行离不开企业领导对于档案工作的重视与支持。对于企业领导来说，要更新观念，提高认识，从有利于企业可持续发展的全局观出发，将档案信息化建设纳入到企业管理信息化建设总体规划中去，使企业档案信息化建设与企业管理信息化建设有机结合，并且从人员、资金、设备等方面给予保障。对于普通员工来说，要把档案信息化建设带来的改变看成是企业管理信息化建设中的必然过程，要放眼将来，不要局限在个人的短期利益得失之中。
4.增强档案服务意识，做好档案服务工作
作为企业档案工作人员，在新的发展形势下，要解放思想，注重沟通，努力学习新技术与新方法，增强档案服务意识，积极主动参与档案信息化建设，从单纯被动的档案管理方式转变到多元主动的档案管理方式。档案人员还要对普通员工加强档案宣传，培养他们的档案意识，让更多人认识到档案信息化建设的优势，使档案信息化建设更加顺利地进行。
5.档案部门与信息技术部门要注重协调合作
档案信息化建设离不开信息技术部门的支持，档案部门与信息技术部门要加强沟通、协调和配合。档案部门不能仅是被动地接受改变，要主动提出新想法，发现问题要及时与信息技术部门沟通，真正让信息技术为档案工作所用，而不只是把档案信息化建设当做“面子工程”；信息技术部门不能“闭门造车”，对档案部门提出的要求和意见要给予充分重视及积极配合，共同努力为档案信息化建设贡献力量。
作者：吴琼 单位：中国汽车工业工程有限公司
参考文献：
[1]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报(社科版)，2006(1)
[2]裴玉花.大力加强企业档案信息化建设[J].兰台世界，2006(4)
[3]王玉杰,苏卫东.档案信息化与档案信息安全保障体系建设[J].机电兵船档案，2012(4)
第三篇：企业信息化档案管理发展
［摘要］
随着经济全球化日益发展，提升核心竞争力已成为在新时期企业管理的重中之重。为了更好地满足社会发展的客观要求，作为经济运行的主体，企业必须把档案管理信息化建设放在核心位置，不断完善企业档案管理模式，加快档案信息共享和利用的步伐。以此，不断提高企业运行效率与质量，使企业档案馆管理更好地走上信息化道路，更好地发挥自身的作用。
［关键词］
企业；档案管理；信息化；道路
在新时代下，计算机网络技术持续发展，被应用到不同行业、领域中，渗透到企业发展的全过程。在企业日常管理过程中，档案管理已成为不可或缺的重要组成元素，发挥着不可替代的作用。同时，在计算机互联网技术作用下，信息化理念已被融入到档案管理中，冲击着传统企业档案管理。在此过程中，要多角度、多层次分析各种主客观因素，采取各种有效措施，促进企业档案管理发展的信息化建设。以此，确保相关工作的顺利开展，促使企业走上健康持续发展的道路。
1企业档案管理信息化的必要性
档案属于一种重要的信息资源，是企业、组织、机关在社会活动中直接形成的不同形式与载体的关键性历史记录，比如，音像、文字。在社会市场经济体制不断完善的浪潮中，社会信息化脚步日益加快，现代企业必须意识到开发、利用档案信息资源的重要性，要以社会市场为导向，优化利用各种先进技术，注重档案管理信息化建设，提升自身的核心竞争力。就企业档案管理信息化建设而言，以计算机、网络硬软件为基点，优化档案管理模式，具有鲜明的“无纸化、规范化”特点。在企业日常工作中，档案管理信息化建设是非常必要的。第一、档案管理信息化能够提高日常工作效率。在实现微机处理后，企业档案信息不需要集中立卷，不用受到时空限制，随时整理各类档案文件，及时做好归档工作。在分散工作量的基础上，能够随时更新、完善档案信息，为检索利用档案信息资源提供便利。在微机网络管理过程中，大大缩短了档案文件插入时间，简化了工作流程，减少了档案管理人员的工作量，极大地提高了档案信息的准确率，还提高了档案管理工作效率与质量。第二、保持了企业档案信息的原貌，实现了分级管理。在档案管理过程中，各种先进设备被应用其中，比如，扫描仪，在原文扫描作用下，整个档案文件瞬间变进入到对应的软件系统中，成为一种电子格式文档，能够更加直观地再现档案原文。同时，在实现分级管理之后，只需要结合实际情况，合理设置权限，明确使用者调阅档案信息级别，便能有效保护档案信息，具有其保密性。还能全面而真实地记录下所有档案调阅具体情况，为实现责任倒查在做好了铺垫。
2企业档案管理信息化建设措施
2．1制定档案信息化标准规范
在企业档案信息建设过程中，标准规范、规章制度都是不可或缺的重要元素，是提升企业档案信息资源价值的首要前提。在运营过程中，企业需要结合自身实际情况，构建完善的档案信息化管理机构，在强化档案管理人员档案信息化管理意识的同时，规范他们的日常操作，确保档案管理工作顺利进行。要不断健全已有的档案信息化管理制度，逐渐提高制度体系的执行力，为实现档案信息化管理提供重要的法律保障，使档案信息化管理更加规范化、科学化。
2．2注重档案管理信息化人才的培养
想要促使企业档案管理更好地走上信息化发展道路，必须注重内部人员的系统化培训，培养档案信息化管理方面的专业人才。在日常工作中，企业要以社会市场为导向，适当提高企业档案管理信息化人才招聘要求，进行必要的岗前测试，合格者才能被录用，优化调整内部档案管理人员结构，提高档案管理队伍的整体质量。在此基础上，企业要定期对内部档案人员进行系统化地培训，对他们进行再教育学习，学习档案信息化管理的必备知识以及相关学科知识，比如，法律、管理，不断优化他们已有的知识结构体系，逐渐提高他们的档案信息化管理综合技能。此外，还要加大档案管理信息化的宣传力度，使档案管理人员充分意识到其重要性，能够与时俱进，转变思想观念，强化他们的档案管理市场意识，不断加快档案管理信息化建设步伐，更好地顺应时展的客观规律。还要优化各种先进的技术，从不同角度入手做好档案管理信息化队伍建设工作，不断提升企业档案信息资源的综合价值，保证企业的顺利运转。
2．3优化档案管理硬、软件设施，做好档案安全保护工作
在档案管理信息化建设道路上，需要全面而客观地分析各方面影响因素，优化配置硬软件实施。为此，企业需要综合考虑自身实际情况，开发适合本行业、本部门的专门型档案利用软件，优化相关的硬、软件设施，比如，交换器、信息安全系统、数据库管理系统，确保档案信息化管理工作的有序进行。此外，在信息化建设过程中，需要通过不同途径，采用多样化的方法，优化利用各种先进的技术，比如，数据加密技术、认证访问权限技术，加强档案信息的储存安全，并借助防火墙技术、网络监控技术，全面做好系统保护工作，使相关的网络系统处于安全、稳定运行中，有效防止外来因素破坏相关运行系统，影响档案信息资源的准确，造成严重的经济损失。
3结语
总而言之，在新时代下，企业必须把档案管理信息化建设放在重要位置，充分发挥档案信息的作用，不断完善企业日常管理，提高管理效率与质量，也能更好地顺应时展地客观规律，促进企业的全面发展。但企业档案管理信息化建设是一项系统而复杂的工程，周期较长，难度较大，需要动态化监督社会市场动态变化，不断优化档案管理模式，优化利用档案信息资源。以此，在减少企业运营成本的基础上，实现最大化的运营效益，使企业能够在激烈的市场竞争中走上长远的发展道路，拥有更好的发展前景。
作者：韩春霞 单位：深圳市春晖信档案技术服务有限公司
主要参考文献
［1］许舰队．人事档案管理的发展趋势研究［J］．办公室业务，2012（13）．
［2］毛丽萍．知识管理对档案工作的启示［J］．档案学研究，2011（4）．
［3］程玉坤．蔡丽洁．医院档案管理发展的新思路［J］．广东档案，2011（3）．
第四篇：企业档案管理与知识产权保护
[摘要]
知识产权在国际经济中的地位与作用与日俱增，伴随着我国加入世贸组织，企业的科技创新能力和知识成果转化能力成为企业参与国际国内竞争的新要素，增强自主知识产权的保护与利用成为企业发展新战略，本文立足于此背景，探讨企业档案及档案工作与知识产权保护的关系，对知识产权战略下的企业档案工作提出几点建议。
一、知识产权与知识产权保护
知识产权的英文是IntellectualProperty，即智力成果权，是国家赋予公民对其智力成果在一定时期内享有的专有权力。早在18世纪，智力成果权就与物权、债权并列于财产权之中。[1]尤其是进入21世纪，国际竞争的激烈化和互联网技术的飞速发展，促使知识成果的占有、传播、转化和应用进入白热状态，知识产权保护成为国际经济秩序新的制高点。
二、企业档案与知识产权保护的关系
企业档案作为企业生产经营活动中形成的对社会及企业有保存价值的信息集合，其必然包含了企业在研发中形成的智力成果以及智力成果的形成记录，因此企业档案是知识产权的存在形式，是知识产权保护的内容之一。涉及企业知识产权的档案包括科技档案、专利档案、商标档案、商业秘密档案等。其中科技档案的范畴较大，是技术研发过程中形成的具有保存价值的一切图、文、声、像记录，如企业编制的手册、标准、规范、通用图，企业自主研发的软件或程序，企业的工程图纸、设备数据等；专利档案是专利申请、受理、保护过程中形成的直接记录，也是企业科技创新的核心智力资源；商标档案是企业商标注册及管理活动中形成的文件材料，包括注册名称、域名、商标、图形标识等；[2]商业秘密档案是指能为企业带来经济利益且采取保护措施的技术信息、经营信息等，如企业的产品配方、项目设计方案、招投标计划等。广义上说这四类档案都属于企业的科技档案范畴，是企业的科技结晶，受知识产权保护。档案的本质属性是原始记录性，企业档案是对企业活动的真实记录，对企业行为的真实反映。档案的参考凭证价值和法律效力决定了企业档案可以作为维护企业知识产权的有力凭证，是企业知识产权保护的重要手段，企业知识产权保护战略的发展对档案工作提出了更高的要求。
三、知识产权战略下企业档案工作存在的问题
知识产权工作在企业、行业间的发展存在巨大的差异性及不均衡性，知识密集型企业重视知识产权保护工作，视知识产权为企业发展的生命力，但在大多数中小企业中，知识产权意识及保护力度依然薄弱，甚至屡有侵权事故发生。[3]总体来看，知识产权在企业间的运作水平仍然较低，体现在企业档案管理工作中，就反映出诸多与知识产权战略不相适应的问题。
1.知识产权档案范畴界定不清
知识产权档案或重要的科技档案较一般档案而言，凝聚了更多的企业智力成果，其经济效用、科技效用乃至法律效用决定了知识产权档案的特殊性，一般涉及知识产权的档案应当采取特别的保护策略。但是目前一些企业档案工作者缺乏知识产权法律知识，知识产权意识淡薄，在归档过程中存在不能将知识产权档案与其他类型档案区分的情况，各类档案无差别保管，给知识产权信息的遗失、泄露或产权纠纷的发生带来风险；[4]有些企业虽然将知识产权档案单独设类保管，但由于对知识产权档案范畴界定不清，会存在归档不全的情况，如只关注各类专利，而对于知识产权所包含的其他涉及到著作权、商标权以及商业秘密的资料未能给予同等重视；另外，不同类型产权资料其保护期限、开放范围以及权利归属的界定都存在差异，档案工作者如果不具有充分的产权意识和产权知识，就难以区分各类技术成果对档案管理的不同要求，对知识产权档案的保密、降密及解密工作也就难以为继。
2.知识产权档案归档质量不高
产权档案的详实完备是保证企业知识产权保护工作有效开展的基础，但是由于产权档案的特殊性，在现实管理中，其归档质量往往难以控制。首先产权档案的经济价值致使一些技术人员在归档时不愿意将自己所掌握的全部资料提交档案部门，少数技术人员拖延归档或将核心资料占为己有，以大量的一般性材料或复印件应付档案部门，致使一些高价值的知识产权资料随着技术人员的流动而遗失；其次产权档案的科技价值致使一些部门只专注于科技成果奖的申报或科技成果的推广而忽视了对科技文件的专利申请以及对技术文件的保护，致使一些技术成果长期堆积在技术部门，或被其他企业抢先申请专利；[5]另外档案人员由于专业受限或权利意识不足，对待知识产权档案的归档工作采取被动的态度，不督促项目组及时提交材料，对提交后的材料不仔细检查核对，发现遗漏或问题不及时处理，也会导致大量技术资料伴随项目结束而难以收集。
3.科技档案管理缺乏监督机制
科技档案的形成取决于技术资料的积累，技术资料的积累渗透于项目开发的各个环节，从项目的立项、研发，到小试、中试，再到申报、投产，每一个环节都会形成种类繁多的技术文件，技术人员由于工作接替或缺乏档案意识，在日常的文件材料积累过程中可能会存在不规范、不重视或不全面的情况，这就需要档案人员深入课题组，督促、指导技术人员做好技术文件材料的日常积累工作，定期监督、检查项目文件材料的移交和归档。但是许多企业的档案管理部门并没有建立健全的项目监督机制和规范的科技档案管理制度，档案人员与科研项目相脱节，与项目管理人员缺乏沟通，对项目形成过程技术文件材料的积累不能形成有效的过程管理及前端控制，不但影响了科技档案及产权档案的完整性，也使企业产权保护工作受到掣肘。
4.科技档案的利用与保密工作难以协调
企业开展知识产权保护工作的目的是为了确保企业内部智力成果为企业专享，并激励企业智力成果的积累和增长。科技档案作为企业智力成果的结晶，由于其价值性与机要性并存，在开发利用方面往往难以掌握好“度”，容易产生极端情况。一般情况下，档案部门出于对安全性的考虑，对科技档案以“守”为主，为了确保科技资料的不泄密、不遗失，通常将归档后的科技档案束之高阁，不开发、不解密、不转让、不销毁。[6]由于知识产权受法律保护具有时效性，同时知识的更新周期日渐缩短，长期搁置的科技档案其知识价值会随着时间的推移而自然流失，因此科技档案的被动保管实际上带来的是资源的流失，与企业知识产权战略的初衷相违背。另一种情况是，企业对科技档案的机要性没有采取应有的重视和特别加以保护，档案部门对技术资料的借阅和利用不加以限制，致使技术部门或技术人员出于利益、职位或评奖等考虑，而随意复制、翻译、传播、转让技术成果及专利，同样造成企业知识资源的损失。
四、知识产权战略下如何加强企业档案管理工作
完善的档案工作是企业知识产权保护的前提。当前企业档案工作中存在的诸多与知识经济要求、知识产权战略不相匹配的问题，如何从法律、制度及技术层面加强档案工作，尤其是科技档案工作，使企业的科技档案真正参与到企业知识产权战略的规划与应用中是知识时代给档案工作者提出的新的要求。
1.提高知识产权意识，增强法律运用能力
知识产权意识淡薄是目前大多数企业管理人员存在的问题，也是产权保护工作在企业间应用不均衡，甚至难以为继的思想根源。档案工作者要做好科技档案的管理与开发工作，首先应该具备一定的产权意识和产权知识；其次，科技档案的开发与保护离不开法律法规的支持，产权保护的有效性也是以法律保证为前提的，因此档案工作者必须增强自己的法治素养和法律知识。
2.建立健全科技档案管理制度
科技档案是涉及企业技术核心的专有档案类型，其专业性的特点及价值对于企业的知识积累及知识创新具有重要的意义，也是企业知识产权保护工作密切联系的对象。为了保证科技档案的完整、准确、系统、安全，需要从制度层面上给予更严格的管理与控制。首先是归档制度，这里值得说明的是，档案部门应当根据企业科技成果的类型对企业科技档案的归档范围给予明确的界定和说明，以防止由于档案人员的主观认识差异而带来的差异化归档，归档制度还应对归档时间、归档手续、归档内容的连续性和完整性进行严格的控制，以便将科技档案归档工作落实到具体的阶段、部门乃至人员，从而使归档工作有据可凭、有据可查。[7]其次是监督制度，档案工作者应该在项目开展之初就对技术部门提出文件质量控制要求，在项目进行过程中实时跟进，定期监督、检查文件收集情况；在项目结束后清点全部文件，对遗漏的文件应及时催补，并就项目的文控工作进行总结报告。另外就是关于科技档案的安全制度，如档案的复制、借阅、利用的程序控制和手续控制，对涉密或涉及产权的文件材料的保密控制等，都应纳入到安全制度规范内。
3.提高电子文件的技术保护手段
网络技术的飞速发展使电子办公更加便捷，文件的形成、传递、加工都更加高效，电子文件与档案之间的联系也更加密切，但信息技术的发展也给电子文件的安全带来了更大的风险，恶意篡改、删除、盗取信息的情况屡见不鲜。因此对于企业科技档案乃至产权档案的保护，除了实体的安全控制外，更要注意信息在个人IP端和局域网系统中的保护。一般的技术保护分为宏观保护和微观保护，[8]宏观保护即防止外来计算机对用户计算机信息的获取，主要通过加强网络信息管理的“防火墙”系统来实现，除此之外文件系统过滤驱动技术也可以实现对文件的访问控制、对重要文件的还原处理以及对机密文件的加密操作；另外加强网络监测系统对于控制内部人员的规范化操作，防止对机密信息的有意传递和泄露有监督作用。[9]微观保护即对电子文件本身的保护，在其被恶意访问或窃取后仍能保持内容的机密性，目前微观保护的主要手段即数字加密技术。
二十一世纪是知识大爆炸的时代，知识产权对于企业的重要性不仅是保护自主技术的问题，也是企业创新能力和竞争力的一种体现。企业档案是企业高价值信息的凝聚，其中技术档案和产权档案更与企业知识产权战略息息相关，既是产权保护的对象，也是产权保护的依据，同时是产权开发利用的基础，档案工作者应当从知识产权需求角度出发，思考如何通过完善档案管理工作，促进企业档案在推动企业科技进步、技术创新方面发挥更大的价值。
作者：吴京 单位：航天档案馆
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