企业档案管理论文(3篇)

2022-09-21 15:33:06 来源:写作指导

企业档案管理论文(3篇)

第一篇:企业集团重组档案管理工作探讨

一、成立集团后档案工作管理体制的改革

现代企业制度下集团档案工作应包括集团档案系统建设工作和档案业务管理工作。档案管理呈现什么样的模式受制于档案具有怎样的管理体制。档案管理体制包含两个层面的内容:一是集团对档案工作的宏观管理;二是档案业务部门内部的微观管理。两者之间是相互统一、相互促进、相辅相成的。探讨集团档案工作的管理体制要从上述两个层面谈起。企业集团一般是由多个具有产权关系和公司法人治理结构的母子公司组成的战略联盟,或由若干个被控股、参股或具有契约关系以及具有层次性、稳定性的公司组成。各公司间经营模式、管理模式、产业规模、企业文化都各不相同,再采用过去的档案管理体制,一定无法适应企业个性化的管理要求,集团档案管理工作的开展将难以顺利进行。这就要求集团在宏观管理模式上要树立多元化的管理理念,允许个性化的管理模式并存,对各子公司档案业务部门给予一定的管理自主权。集团只需要进行宏观掌控,在管理中以统筹引导、指导咨询为主,目的在于加强各子公司档案工作,使其能够按照规定自主运行。一是建立适用于集团内档案工作的档案规章制度。二是在集团内实行统一领导、分级集中、形式多样的管理模式。“统一领导”指集团总部档案主管部门对全集团档案工作的宏观领导;“分级集中”指以每个分子公司为单位,对档案进行集中统一管理;“形式多样”指集团内档案管理的形式要多样化,以适应各企业的特点,各分子公司可以设置自己的档案编制,设立自己的档案管理部门,也可以对档案进行委托管理。三是成立集团档案工作领导小组,由档案工作领导小组对档案工作进行统筹安排,并向各企业提供档案技术指导。在集团总部对档案工作的宏观指导下,逐步建立健全各企业档案管理的微观体制。集团总部档案主管部门要引导各子公司档案部门创新各自档案工作的管理体制,以适应企业发展的需要。而各企业在档案微观管理创新时,除了要满足企业自身需要,更要以上级主管部门对档案的要求为限,防止由于档案工作的疏忽给企业的中长期发展带来不良影响。

二、成立集团后档案工作运行机制的改革

管理体制确定之后,要建立并完善推动管理体制运行的管理机制。集团总部档案主管部门首先应从宏观层面上建立起相应的运行机制。在集团这种多种经济体制并存、多种管理模式共生的情况下,推动档案工作运行的主要手段是严格执行档案法规,系统建立集团档案业务的各项规章制度。

1.学习宣贯、严格执行档案法规。

档案法规是约束档案业务部门和档案业务人员在档案工作中的行为的强制性的工作标准或工作准则。集团一定要做好学习宣传工作,使各级领导及档案业务人员真正理解并在实际工作中认真执行这些规章制度,这样就能够促使集团档案工作在同一个法律、法规和制度的平台上操作,实现集团档案工作灵魂的统一以及内在本质的统一。

2.强化监督管理,促进档案各项业务良性发展。

集团对子公司的档案管理要以监督检查为主,要制定常态化检查机制或定期检查机制,重点应放在督促其加强对公司所属的具有保存价值档案的管理上;督促其真正落实档案集中统一管理原则;对于有委托档案管理业务的要加强监管,确保档案委托业务良性发展。

3.提供指导服务,宏观引导档案业务具体工作。

由于档案工作最终是由各档案业务部门来完成,是各子公司的独立行为,因此集团档案主管部门不宜对具体业务插手过多,应通过提供法规咨询、技术指导、业务培训等来引导各子公司档案工作,从宏观上把各子公司档案工作引导到依法操作、规范运行、科学管理的轨道上来。

三、成立集团后档案工作管理模式的改革

集团档案工作的管理体制和运行机制确定之后,档案工作的管理模式也基本成型。档案工作管理模式主要体现在档案管理系统与档案管理业务部门两个层面上,这两个层面应相互协调。档案管理系统层面是档案业务部门管理层面的系统领导者、业务指导者、规章建立者、执行监督者,不从事档案具体业务工作。档案管理系统可以通过成立档案工作领导小组,负责具体落实档案管理职能,档案工作领导小组可下设办公室,对集团档案工作进行统筹部署安排。档案业务部门指档案实物管理者,即各企业的档案管理机构。集团所属的各企业档案管理机构是平等的,不受馆藏多少与级别高低的影响,各自在集团档案主管部门监督下依法独立地开展适合本企业特点的档案业务工作。各公司档案业务部门在档案工作中要建立集中统一的管理模式,也就是要对本企业档案实体实行集中统一管理。随着企业的发展,产生了许多新型档案,采取集中统一管理的方式便于对新型档案的研究、收集和加工整理,有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白、疏漏和失散。因此要强调档案集中统一管理模式,以利于档案的收集与利用,克服各自为政、档案分散的混乱现象。存在委托管理业务的档案部门,在“集中统一”管理原则下,要强调全宗名下的“集中统一”,要建立集中统一管理体系并非表面上把一个单位的全部档案集中在一起,保管在一处库房里,而是质的统一,要具有委托单位的档案管理个性,目的在于提高委托企业档案快捷、有效的利用效率。总之,集团档案工作的管理模式是“大放小集”。企业集团化之后不仅规模大了,而且子公司多了,各子公司性质各异,区域分散,针对这种形势,档案管理要抓住宏观,注重建章立制。在宏观管理的基础上,以子公司为单位实行档案的集中统一管理,从源头上确保档案的完整与安全,强化档案管理的责任,注重档案的收集与利用。

四、集团体制下的档案委托管理

档案委托管理是将企业档案管理业务工作委托给具备相应能力的档案馆管理,受托档案馆从委托企业的归档文件材料收集开始直到查阅利用、鉴定销毁,提供全方位、全过程的优质服务。兵器集团重组后各子集团以“总部+附属企业”的模式运行,这给予了各子公司内部管理体制及运行机制一定的自主性和灵活性。各子公司可根据本企业的实际情况设置组织机构,而集团总部不可能全部解决内部庞大的档案管理业务。为解决这一矛盾,集团可在集团内培育发展一个或几个具有档案委托管理能力的档案管理机构,为那些不具备设立档案管理机构的子公司提供优质的、全面的档案委托管理服务。受托档案馆成为委托企业的外部档案管理机构,委托企业是受托档案馆的客户,两者之间是一种商业关系,受合同的制约。在集团内部实行档案管理委托运作机制,是一种改革也是一种创新,更是集团重组后催生子公司效益最大化的一种有效方式。在集团内部搭建档案委托管理平台,有利于集团档案管理工作系统化、科学化,有利于集团档案的保密管理,有利于集团的知识产权保护。

五、总结

在企业改革重组的形势下,档案管理体制的改革要能够适应企业集团化的发展需求,集团档案管理应做到宏观指导下的集中统一,既以法规制度为档案业务工作的指南,又可根据本企业的特点,在档案实际工作中突出个性,探索新方法,利用新技术,最终促进集团档案管理工作的全面升级。

作者:李利华 薛文华 单位:北方通用电子集团206所

第二篇:企业档案管理体制探究

一、经典计划经济体制下政府完全管控时期

我国在经济领域建立高度统一的指令性计划经济体制,在政治管理领域建立高度集权的“条条”行政管理体制,这些高度集中统一的政治、经济体制的选择会直接制约一个国家的其它各个方面的制度选择,国家的档案管理制度也不例外。企业档案工作也实行高度集中的计划管理模式。1.宏观档案管理体制首先,确立“集中统一”原则。1956年4月国务院《关于加强国家档案工作的决定》,把“集中统一地管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于国家各项工作的利用”确定为全国档案工作的基本原则。其次,开始建立以“条条”为主的管理体制,并探索“块块”管理。在“条条”方面,国家要求实行按专业统一管理,1964年国家档案局在《关于进一步加强技术档案工作的报告》中明确指出,“技术档案……必须实行按专业统一管理的办法”,在“块块”上,各级政府设置上下对口的职能部门,既接受本机构政府领导,又接受上级对口部门领导。“条块”结合的管理体制推动我国企业建立了一套适应国家需要的企业档案工作体系,配合并基本满足了企业生产活动的需要。

2.微观企业档案管理体制

建国初期,在高度集中的计划经济体制下没有真正意义上的企业,“企业”是政府下属的一级行政组织,企业不仅有上级,企业自己也有级别,政府(主管部门)与企业是领导与被领导的上下级关系,企业内的机构组织与政府机关完全对口设置。在党委统一领导下,在行政管理上由行政负责人直接领导,而业务上归技术副厂长或总工程师主管。档案工作采用归口管理模式,单位各部门档案工作直接接受上级对应部门的指导。建国初期的集中统一管理体制有效地促进了我国企业文书档案、科技档案和其他专门档案管理工作的创建和发展。但归口管理导致企业档案管理制度分类别分部门制定,不能采用统一的管理思想和管理模式。

3.企业档案管理制度

这个时期我国档案管理体制初步形成,企业档案管理制度开始向规范化发展。建国初期,科技档案制度内容比较零散,不完善、不系统,尚处在探索阶段。60年代后期,在科技档案管理制度方面,以归档制度为核心形成了较为完整的业务制度,如分类编号办法;保管、保密、检查制度;科技档案借阅、利用、鉴定作废或销毁制度;科技档案统计工作办法等。国家各专业系统的档案制度没有系统建立起来,但颁布的一些规章制度,如《关于加强国家档案工作的决定》和《技术档案室工作暂行通则》等对之后企业档案工作的发展具有很强的借鉴意义。“”使党和国家遭受了建国以来最严重的挫折和破坏,档案管理制度几被摧毁,各级档案机构遭到了冲击。

二、计划经济体制框架下企业制度转轨时期

1978年,党的十一届三中全会召开,要求扩大企业经营管理自主权,引进市场经济因素作为计划经济体制的补充,此后中国出现了多种产权所有制类型的企业,国有企业、集体企业、三资企业并存。

1.企业档案工作宏观管理体制

《档案法》确立了“统一管理、分级领导”的档案事业宏观管理原则,管理体制从“按条管理”走向“条块结合”管理模式。改革开放政策的推行使部分专业主管机关放开了对企业的管理权,部分企业由于失去了外部主管机关,因而档案行政管理部门开始起主导作用,管理机制“以条为主”转向“以块为主”发展。“条块结合”管理体制在客观上形成档案行政管理部门和行业主管部门的双重压力,共同推动企业档案工作运行。国家针对这个时期多种产权的企业确立了多种体制:对于国有企业,行政管理部门和专业主管机关监管力度进一步加强;新出现的乡镇企业和个体企业因其机构设置和人员安排相对随意,对其监管不力;对于三资企业,国家要求地方档案行政管理部门因地制宜,以适当的形式帮助条件成熟的企业建立起集中统一管理的档案管理工作体制。

2.企业档案工作微观管理体制

这个时期各类企业发展很不平衡,国有企业始终占据主导地位,三资企业和乡镇企业无论在规模上还是在能力上都远不及国有企业。本文主要探讨国有企业档案管理体制。国有企业实行档案综合管理模式。随着企业开放搞活和深化改革的需要,企业作为一个经济实体对整体性管理要求增强,为适应档案集中统一管理和档案信息资源管理综合化、一体化发展的需要,出现了三种新型业务机构:综合档案室、联合档案室和企业信息中心(图书、情报、档案一体化管理)。企业统一制定档案规章制度,全面开发和综合利用企业档案信息资源。综合管理模式的确立使企业档案管理由归口管理走向统一管理。

3.国家对企业档案工作的制度安排和宏观管理活动

我国档案法制建设走的是一条从行政法规政策到法律的道路。上世纪80年代以前,国务院和国家档案局颁发的行政规章、行政规范性文件较多,专门科技档案管理制度逐步建立在这些规章制度的基础上,1987年国家颁布了《档案法》,标志着档案事业进入依法治档的新阶段。在宏观管理方面,国家对企业档案的管理体现为通过宏观机制带动企业内部开展微观档案管理制度变革。国家先后在档案管理领域大力开展整顿、升级、达标活动,带动了全国企业档案工作普遍发展,但外部动力太强,内部动力不足,形成档案工作“千企一面”的状态。

4.企业内部档案管理制度

国家宏观管理机构和机制的完善,促使我国企业档案管理法制向规范化、科学化迈进,这时期档案业务标准、操作规范的数量有所上升,升级达标活动促进国有企业基本形成一套较为完备的覆盖档案管理生命周期的制度体系,企业普遍建立了档案质量控制制度、成本核算制度、归档制度、整理制度、借阅制度以及科技档案补充修改制度,并将企业档案工作纳入企业经济责任制的考核范畴。为适应全球信息化浪潮的冲击,国家开始重视企业档案信息的全程、全面管理,颁布并实施了《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》和《国务院关于加强工业企业管理若干问题的决定》等,用于指导企业档案工作。

三、社会主义市场经济体制下深化企业改革时期

1993年党的十四届三中全会提出现代企业制度是国有企业改革的方向,随后全国人大通过了《公司法》确立公司制。随着改革开放的逐步深入,集体企业、私营企业和三资企业迅速增加。企业制度改革直接导致档案管理体制的变化。

1.宏观企业档案管理体制改革

首先,国有企业档案管理体制改革实施。伴随着国有企业战略性改组和中央企业的组建,国有企业档案工作按专业统一管理的体制开始转变为以资产为责任和纽带的管理,外部管理机构变为档案行政管理部门、国有资产管理部门、行业主管部门和企业主管部门共同管理,形成分级管理与属地管理相结合的管理体制。其次,对于民营企业,档案行政管理部门、各级工商联、各级中小企业管理部门分工合作,引导民营企业建立健全档案工作。再次,对于外商投资企业,各级政府档案行政管理部门和上级主管部门对本级行政区域内或本系统内本行业的下属外商投资企业进行监督、检查和服务。乡镇企业档案管理体制与上一时期相似。

2.国家对企业档案工作的宏观管理和制度安排

宏观管理方面,国家和企业的关系发生较大变化,对企业行政管理由微观管理向宏观管理转变,由直接管理为主向间接管理为主转变,其职责集中在健全法律法规体系上,对企业档案工作协调、监督上,切实体现宏观调控、社会管理和公共服务。国家先后批准了216个档案法律、行政法规、部门规章和规范性文件,形成一个以《档案法》为核心的档案行政法规、档案行政规章、地方档案行政规章四个层次的法规网络体系。这些法规的特点是:涉及企业档案工作多个方面,涉及产权变动中的企业档案工作,以及电子文件、非公有制企业档案工作等。针对国有企业和非国有企业制定的档案规章数量差距较大,对国有企业档案工作重视度远高于非国有企业。信息化时代更加重视对标准规范的制定,管理性、业务性、技术性规范配套制定,数量呈井喷之势。

3.企业档案管理模式变革

政府职能的转变使得政府不再干预企业内部管理,企业对档案管理有更多自主权。但自主并不是随意,新时代企业要在符合企业实际的基础上,统筹考虑多种因素如国家相关法规、企业的所有权、企业规模和管理方式等制定相应的档案管理制度。随着计划经济向市场经济转型,首先,在企业内部集中管理模式向集中—分散结合管理或分散管理转变。其次,出现档案一体、馆室结合的业务体制,企业档案信息一体化管理模式逐步形成。最后,外包模式逐步形成,企业可以委托档案社会化服务机构进行档案管理。

作者:朱明慧 单位:中国交通建设集团办公厅

第三篇:企业档案管理信息化建设研究

1企业档案管理信息化建设的重要作用

根据最新的数据显示,我国企业的档案管理采用信息化的方式起步晚,但是其目前的发展势头不容小觑。这样的发展,对企业来说是有益处的。传统的企业档案管理完全依靠人工操作。企业的档案内容众多,并且数据繁琐。在档案的录入、统计过程中容易出错,不及时发现这些错误的话,事后查找起来就要花费大量的人力、时间。企业档案管理实现信息化之后,在对信息进行录入或统计的过程中,一旦有错误出现便能一目了然。就算错误没有被及时发现,事后通过计算机的检索功能也能够及时的将错误信息找出并进行更正。另外,传统的企业档案管理方式对档案的保密性不高。企业的档案中包括企业员工的个人信息、企业产品参数,以及企业未来的发展规划,这些都属于企业的商业机密。传统的档案将这些机密内容用纸质储存,由于纸张不易携带、查看人员不受控制,很可能造成机密的泄露。信息化的企业档案管理可以将档案存放在相对封闭的地方,通过设置密码的方式,控制档案的可见范围。档案的安全性也有了较好的保障。档案和信息一样具有一定的时效性。传统的档案管理方式完全依靠人工,所以一旦有过期的或者是无效的档案,档案管理人员不能及时的对其进行处理,就导致无效档案的堆积,严重时浪费了不必要的空间资源,也为新档案数据的录入和统计带来了一定的出错概率。档案信息化管理之后,就能对档案进行按时间的划分,可以在计算机上设置时间提醒,档案一旦过期,计算机就会自动将其清除,档案的时效性大大增强。

2如何做好企业档案信息化

企业档案信息化管理的建设不是一蹴而就的。企业对其投入是需要有一定的策略性的方式和方法的。

2.1提高档案工作人员素质

过去,企业的档案管理是由企业的人力管理部门进行管理,这样的管理存在管理漏洞的风险。由于企业的档案管理并不是有专门的部门或者专门的人员进行管理,所以在管理的方式上就缺乏技术性。信息化进入到档案管理中,对能够掌握高科技技术,采用现代化的对企业档案进行管理的专业人才需求就显得尤其的重要。目前的招聘市场中,这样的人才是很稀缺的。针对这样的问题,企业可以对这类人才实行自主培养。企业可以从原来进行企业档案管理部门中抽调优秀人员,对其进行有针对性的专业技术技能培训,增强相关人员的计算机软件操作能力、文字管理能力,以及文档检索能力等。同时这些人员也应该具有一定的职业素质和思想政治素质,这样一来,企业档案的安全性就有了保障。档案工作人员的自主学习能力也需要有一定的水平。随着信息化的发展,同时能够顺应企业发展对企业档案管理的要求,相关工作人员要不断的提高自身专业素质,还要能够抵制不良诱惑,最大程度的做好自己的本职工作。

2.2加强档案信息化的基础建设

企业档案信息化建设的过程中,加强对计算机、网络的利用率。如果能够更加的充分利用计算机和网络,那么企业的档案的时效性就更显著,同时对废旧档案的处理也能做到及时清理。在网络的辅助下,企业的档案建设能够全面化,加之企业局域网的建设,企业各项工作的进行能够更加的协调。

2.3加强档案资源建设

企业的档案资源是企业档案实现信息化的基础,同时也是其最终目的。企业的档案要从过去的纸质形式转化为信息化的存储的方式,原有的档案一一录入效率较低,采用现代化的扫描设备,就能够将档案数字化。在档案形式的转换过程中,要注意档案信息的准确性以及录入数据对企业的价值。如果企业的档案需求无法在过去的档案信息中找到时,就需要对档案进行后期增加,把具体、实际的信息进行补充录如。将企业传统的纸质档案资料进行数字化的转换只是信息化的起步阶段。此外,还要把信息化建设中所需要的网络建设特点融入进来,才能真正的实现企业档案管理的信息化。就目前的形势来看,大部分的企业并没有把这两个步骤结合起来,这样就会阻碍数据库建设步伐,最终让整个企业档案管理系统存在漏洞,失去了信息化档案管理的真正意义。

2.4科学规划,加大资金投入

从企业资金投入到档案管理的信息化建设中来看,违反了企业是以盈利为目的的机构这一原则,所以企业更多的是将资金投入到企业的生产环节和销售环节当中。然而,从长远来看,企业的档案建设的好坏影响着企业的发展。因为企业档案中所包含的内容对整个企业的运作、发展,甚至是企业内部情况都具有很强的说服力,如果把档案中的信息运用好,能够对企业的管理起到实际的作用。根据企业档案的内容,可以很快的了解到员工的业绩、各个部门的发展情况,对企业发展中存在或出现的问题也提供了重要的参考。与此同时,企业的档案能够帮助企业根据具体的盈利情况,与企业客户实现互利共赢的合作成果。所以,企业的高层管理者应该正确对待企业档案信息化管理的投入问题,重视信息化档案管理的建设。最后在档案的信息化建设中,要做好计划、定好标准,不能过于盲目投入,要把整个建设过程的任务确定到人,对资金的投入注意分阶段,做好整个计划的统筹工作。

3结语

企业档案管理的信息化建设市提高企业管理水平的重要措施。好的企业档案管理信息化建设将对企业的发展有促进作用。随着计算机和互联网的高速发展,企业的信息化建设的便利性也将得到提升,这将有益于企业的档案管理的高效化。

作者:尹洪娟 单位:四川省投资集团有限责任公司