摘要：本文以金华地区为例，认为囿于乡镇领导档案意识较低、档案工作经费不足及专业性人才缺失，当前工作存在档案人员业务不精、档案收集不齐全及难以实现集中管理、工作设施设备配置不到位等问题，要做好乡镇档案管理必须要加强档案工作宣传、加大业务指导力度及实现工作依法监管。
关键词：乡镇档案;乡镇档案管理;存在问题与解决对策
当前，随着乡村振兴战略的实施、和谐社会建设的推进，以及社会主义新农村建设的不断深入，乡镇档案工作的基础性作用愈发显著。但是乡镇档案管理并不尽如人意，存在较为明显的问题。下面笔者结合金华地区乡村档案工作实际情况，分析产生问题的原因，并提出改进工作的举措。
1乡镇档案工作的现状
为推进和规范乡镇档案工作，结合金华市档案局关于开展“不忘初心、牢记使命、当好新时代金华兰台答卷人”大调研的工作安排，近期市档案局业务指导处分别对金东区曹宅和澧浦镇、婺城区白龙桥镇和汤溪镇、永康市花街镇、磐安县大盘镇等地的乡镇档案工作情况进行专题调研，并对全市107个乡镇的档案管理基本情况、档案员配备情况、档案库房及装具配置情况、档案集中管理情况、档案信息化情况、档案利用中的安全管理等六个方面进行问卷调查，具体情况如下。一是乡镇档案员业务能力堪忧、人员队伍不稳定。通过座谈、问卷调查、实地检查等方式详细了解乡镇档案员情况，发现乡镇档案员基本上是兼职的，普遍存在业务水平不高的问题，甚至缺乏对档案工作基本知识和操作技能的了解与掌握。在座谈时笔者发现，许多档案员不了解文件的筛选、整理归档、档号的标注等档案管理的常识性知识，不清楚近期出台的档案工作业务指导性文件；部分档案员甚至不了解档案的准确定义，把档案与台账混淆，在接受相关检查时拿不出一份比较标准的档案案卷。此外乡镇档案人员队伍不稳定，在调查的107个乡镇中有51个乡镇的档案员从事档案工作时间仅为1年，占调查总数的48％；有21个乡镇的档案员从事档案工作时间为2年，占调查总数的20％；还有26个乡镇的档案员没有参加过任何形式的业务培训，占调查总数的24％。二是档案缺漏现象较为严重。大部分乡镇档案员业务能力欠缺，缺乏对文件价值判断能力和鉴别能力，在工作中不能做到应收尽收，导致档案缺漏现象较为严重。在澧浦镇土地管理所检查时发现，农民违规用地处罚情况档案盒空置，档案员及所长不清楚盒中档案去向，这部分档案资料如果缺失，就无法为今后权属界定提供可靠凭证。此外，乡镇档案员缺乏长远谋划工作的意识、不能将工作关口前移，不能及时收集可能对今后乡镇经济建设具有重要作用的文件资料，特别是在一些阶段性专项工作如五水共治、小城镇建设、乡镇基础设施建设中，工作机构是临时组建的，乡镇档案员不能有效对接并及时介入，无法及时了解相关信息，只能等到工作结束时再来收集资料，但这时机构都已解散、人员都已返还原单位，资料收集起来难度相当大，且收集上来的资料质量得不到保证。三档案集中管理难以落实。调研期间，随机电话抽查询问了婺城区竹马乡、长山乡、蒋堂镇3个乡镇的57个部门，发现档案移交乡镇综合档案室统一管理的只有9个部门，仅占约16％；交上级主管部门的只有2个部门，约占3％；有46个部门自行保管，约占80％，档案难以实现集中统一保管的问题较为突出。通过座谈笔者了解到，乡镇档案集中管理落实困难既有主观原因又有客观原因。主观上，有的部门为了在工作中方便查找资料，缺乏主动移交档案的意愿；有的部门工作内容涉及当事人隐私，会以保护当事人隐私安全为由拒绝向综合档案室移交，而倾向于自行管理。客观上，乡镇综合档案室普遍存在档案库房面积小的问题，如果各部门档案全部移交过来，很容易发生涨库的问题；档案室工作人员业务水平不高，难以取得部门信任；部门之间衔接不密切，对一些涉密事项材料保管要求不明确。四是档案管理基础设施配置不到位。调查发现，107个乡镇的综合档案室基础设施配套建设情况参差不齐，有的乡镇库房使用面积只有6平方米。随机检查了5个乡镇的综合档案室，没有一个配备除湿机。对107个乡镇进行问卷调查，有27个表示没有配备灭火器，占比25％；有36个表示没有安装空调，占比34％；有97个表示没有配备摄像头，占比91％。按照档案库房管理“八防”要求，几乎没有一个乡镇综合档案室达到要求，档案安全堪忧。
2造成上述情况的原因分析
第一，各级领导重视不够。首先，乡镇领导干部公务繁忙，其工作重心在乡镇经济建设上，对于档案工作普遍认为时间上可以缓一下、精力上可以少投入一点。通过座谈笔者了解到，乡镇档案工作基本上由兼职档案员负责推动，但囿于单位主管领导主动过问得少、会上强调得少，如何开展本单位日常档案工作也没有明确的运行机制和清晰的工作制度，导致不少档案员心有余而力不足，无法有效推动日常工作顺利开展。其次，各部门档案工作意识不强，对于档案工作缺乏积极性，往往要单位档案员再三催促才被动去收集、整理和移交资料，对于一些跨度时间长、涉及部门多的专项工作，则无法保证移交材料的质量。最后，市、县档案局长期以来把业务指导的重心放在同级机关单位上，对乡镇档案管理投入精力相对较少，没有做到事前规范到位、事中指导到位、事后监督到位。第二，工作经费投入不足。要改变金华地区乡镇档案管理基础薄弱的现状，需要投入大量工作经费。以30平方米的档案库房配套建设为例，其预算大约需要50000元以上，对于乡镇而言这笔投入是巨大的，且乡镇档案管理在短期内难以评估收益，因此很多乡镇不愿意投入足够的工作经费。座谈时有档案员反映，他们多次提出申请购置工作所需的配套设施，都没有获得批准。第三，缺乏档案管理专业人才。乡镇档案管理专业性很强，要求档案员除了具备严谨细致的品质和较强的责任心之外，还必须具备专业技能。然而从调研情况来看，乡镇档案员没有专门的编制，都是由科室人员兼任，且兼任不久就会被调整岗位，人员流动性较大，兼职档案员难以在短时间内提升业务水平。此外在年度培训计划中，往往没有把档案分管领导纳入培训范围，分管领导不了解档案工作大致程序，更没有把依法治档意识内化于心，他们往往档案工作意识不强，更无法有效掌控工作节点。
3解决问题的举措探讨
3.1 加强档案工作宣传。要改变金华地区乡镇档案工作现状，提高乡镇档案工作分管领导和乡镇档案员的档案意识是重中之重。需要全方位、多途径加大档案宣传力度，如，利用“6•9国际档案日”开展“利用档案解决实际问题案例研讨会”，邀请乡镇档案工作分管领导参加，不断强化其档案意识；开展“档案知识竞赛暨档案制作技能大比武”，安排乡镇档案员现场观摩学习，提高乡镇档案员主动参与档案工作的意识和业务技能；结合档案法颁布周年纪念日等重要时间节点，与金华之声电台联合录制“金华档案答卷人向你报告”，讲解档案故事、解答档案难题、解说档案常识；充分利用金华市社科联“科普宣传周”广场活动这一平台，通过发放档案宣传资料、解答档案法治和业务工作方面问题的方式，宣传档案法律法规和业务工作。3.2 加大业务指导力度。座谈时许多单位表示本单位业务能力偏弱，想干但不会干的问题比较突出，如产生的文件资料长期没有归档，已经堆积如山，但不敢轻易销毁，因为不会做档案鉴定。为此市档案局采取多项举措，首先要求业务处尽快制定出台《乡镇档案工作管理规范》，作为加强乡镇档案工作的依据标准；其次将选取一个业务工作基础相对较好的乡镇作为试点，由业务处具体指导其开展档案工作并形成模板进行推广；再次是加大针对乡镇档案员的业务培训力度，采取年度计划培训与随机培训（根据情况，随时集中新任档案员到档案局小班授课）相结合办法，杜绝没有接受过业务培训就直接上岗的情况，并把分管领导纳入培训范围，提高分管领导的档案意识与依法治档意识，督促分管领主动尽责、积极作为，推动乡镇档案工作良性发展。3.3 实现工作依法监管。长期疏于监管是乡镇档案管理情况不尽如人意的重要原因，今后要把乡镇档案工作开展情况纳入长效监管之中。要转变工作思路，由依靠行政手段管理向运用法律手段管理转变、由业务指导向业务监督转变，在年度档案工作执法检查时把乡镇档案工作开展情况作为重点；要加大对乡镇档案管理违法违纪处罚力度，对于出现档案安全责任事故的，严格依据档案法及《档案管理违法违纪行为处分规定》追究责任；建立档案局领导县（市、区）档案工作联系制度，定期指导、随机抽查，通过压力层层传导，压实主体责任，推动乡镇档案工作得到整体提升。
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作者:杨智 单位:金华市档案局
