摘要：采购作为酒店日常经营管理的主要工作内容，是影响酒店成本控制目标的关键环节。文章针对酒店采购管理中的内部控制风险，重点对酒店采购关键内部控制环节进行了分析，并提出加强酒店采购管理内部控制的建议。
关键词：采购管理;风险;内部控制;关键环节
一、酒店采购管理中的内部控制风险
采购是指在酒店日常经营过程中，从其他单位取得物资或服务作为酒店生产资料，以保证酒店服务及经营活动正常开展并支付一定款项（含税费）的一项经营管理活动。酒店在采购管理过程中应重点关注以下几种常见内部控制风险。
（一）请购审批不规范
使用部门提出请购申请时，采购部应关注其是否已进行充分调研和论证，是否已盘活现有物资，是否已满负荷使用现有资源，必要时应会同财务部、工程部及仓库管理人员进行现场盘查，如果请购依据不充分或者不合理，将会因重复或不必要采购给酒店带来资源浪费，甚至造成损失。对于请购审批环节，应关注审批程序是否规范正确，自下而上的审批人员是否对请购申请的充分性和合理性予以准确核查，请购审批不规范的风险有可能直接导致酒店财产损失或造成资源浪费，甚至引发舞弊行为。
（二）采购审批不恰当
请购审批流程完成后，采购部门应按照使用部门提出的请购要求，分别确定采购程序。若现有签约供应商能够供货请购物资，则可以直接从签约供货商采购，并走采购审理流程，酒店应重点监控采购部是否存在跳过签约供应商直接从其他单位采购的行为，如有此情况应追查原因；对签约供应商不能供货的物资，采购人员是否开展切实有效的市场调研，是否获得多家可比报价信息，采购审批相关人员是否已充分获悉请购物资准确、完整的市场供货信息等，否则会因市场信息不对称而盲目审批，发生不当采购或产生不当获利行为。
（三）采购计划程序失控
采购计划的制定可以帮助酒店更好地规划资金使用，同时也是酒店进行日常成本控制的有效手段，但在实际工作中往往因为酒店各部门负责人管理不到位，经常发生超计划采购或计划外采购情况。有时使用部门会跳过采购部直接向总经理室提出采购请求，尤其是影响到酒店经营的物资采购，即便是计划外或超计划采购，因业绩考核需要，总经理室一般会批准。如果不将采购计划的执行情况与使用部门经营业绩考核直接挂钩，采购计划控制程序实际上没有发挥其应有作用。
（四）采购合同控制不到位
采购合同是约束供需双方经济行为的法律准绳，一切采购事项均以双方合同约定为执行标准。但在采购活动中，可能由于采购人员的工作疏忽或人为故意行为，与供货商签订了权利义务不对等的合同，或未到付款期的合同款提前填写请款单，或本不该支付的款项也发起请款审批，又或者应该扣留的履约保证金或违约金等违规支付，或不按合同约定要求供货商提供相应的产品或服务等，都会损害酒店的经济利益，有些甚至是无法挽回的损失。
（五）验收程序不规范
物资验收环节酒店都有相应的程序和标准，但在实施过程中有时并不能执行到位。厨师和仓管员共同验货制度，会由于验货人员责任心不强而得不到很好的落实。有些酒店并没有建立原材料采购标准，尤其是食品原材料的采购规格标准，厨师在验货时完全凭个人从业经验，不同的厨师验货标准有可能不一致，甚至会发生厨师与供货商串通骗取酒店利益的行为。
（六）付款环节失控
主要表现为结算方式选择不恰当，应该转账结算的款项因控制不到位而违规使用现金付款；或者往来会计在办理付款结算时对采购相关单据的真实性、完整性、合法性及正确性审核不严格，有关人员签字手续不完备等。如果审核控制不到位，有可能发生付款金额大于实际验收入库物资金额情况，导致酒店资金损失；或者出现少付款的情况，导致酒店信用受损；甚至出现物资尚未收货入库而支付货款的情况。
二、酒店采购关键内部控制环节分析
（一）采购岗位责任制度
酒店应根据物资采购的特点，建立采购管理岗位责任制，明确物资采购计划的编制、审批、执行，货款支付，验收入库、出库、报损等流程的内部控制要求。合理设置采购部门的岗位，明确相关部门和岗位的责任及权限，确保做到物资采购过程中不相容职务的分离，加强对酒店物资采购活动的控制和监督，保证酒店物资采购得到全程有效控制。采购管理控制岗位主要有总经理、财务经理、采购经理、往来会计、出纳员、仓管员及物资使用部门等，酒店应明确各岗位主要职责及不相容职责，并设置科学合理的采购管理流程。
（二）请购权限与程序
酒店应当建立采购申请制度，根据拟采购物资或服务的类别，确定归口管理部门，授予相应的请购权限，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。在具体确定请购审批权限与程序时，酒店应区分食品原料或客耗品请购、临时性项目请购、经常性项目请购、特殊项目请购等，分别规定请购权限与审批程序，既要便于执行，又要实现内部控制目标。使用部门提出采购请求时，应明确采购类别、公认等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。管理要求比较高的酒店应当设置专门的请购部门，对使用部门提出的采购请求进行审核，盘活酒店现存物资，统筹安排酒店的采购计划，然后再汇总上报总经理室。
（三）供应商选择
选择标准为“价格相当选质量、质量相当选价格、价质相当选距离”，并考虑供应商的资质、服务能力等综合因素。供应商选定后，酒店应该控制各供应商供货规模，避免“一家独大”产生风险，建议采用“1+2+X”原则。所谓“1+2+X”原则是指对某类物资的采购，应确定一个主供应商、两个补充供应商和X个考察供应商。同一类物资的一个主供应商，采购量应控制在酒店该类物资采购总额的70%左右，酒店可以凭借采购数量优势而获得价格优势。两个补充供应商提供的物资应控制在采购总额的20%左右，有补充供应商作为备选，酒店能够随时对主供应商的报价、品质和服务水平等进行监督。当主供应商供货出现问题时，可立即由补充供应商供货，避免因物资供应问题给酒店带来不必要的损失，酒店方面也能及时掌握物资供应的价格信息，避免因信息不对称而产生的成本失控。酒店应定期将餐饮、房务、工程等各使用部门对供应商的反馈意见进行汇总，开展供应商评估，对存在的问题与供应商沟通，并建立严格的供应商退出机制。
（四）采购合同管理
酒店采购合同管理包括供应商选择、采购合同签订、采购合同执行、采购合同保管等四个环节。（1）采购部门在与供应商签订合同前，应广泛开展市场调研询价比价，取得供应商完整的企业资料，了解供应商的资质和实力，确定供应商的签约资格。（2）采购合同签订程序要符合法律相关规定，谈判代表人数应在两人以上，参与谈判的代表应具备相应的业务能力。对于已发现会严重损害酒店利益的合同，要及时采取纠正措施。（3）采购部门应严格执行采购合同，对于合同履行过程中的任何违约行为，均应按合同约定进行处理，不可凭主观判断自行处置。（4）应指定专门的合同管理部门或人员，保证酒店采购合同的完整性，并做到及时归档。
（五）验收程序及计量方法
制定物资验收标准，严格物资验收程序，有效杜绝验收环节各种不规范或舞弊行为。高星级酒店具备相应的管理意识和能力水平，应制定科学完整的物资采购规格标准，尤其是食材的采购规格标准，以此作为供应商的供货准则，并作为酒店验收的标准，不能简单依赖经验主义的主管标准验货。坚持使用部门和仓管员共同验货制度，使用部门要按照采购规格标准确保采购的物资的质量规格能够满足酒店营业需要，如发现质量不符合同约定应及时提出，并与供应商沟通退换货事宜。仓管员要严控数量验收，重点检查送货数量是否与批准采购数量一致，对于特殊的物资要采用科学合理的计量方法确定验收数量，也不可全凭个人主观判断，切实维护酒店利益。
（六）付款方式和程序
采购货款结算是酒店物资采购活动的最终环节。货款的支付应由采购人员根据验收入库单、采购发票、送货清单和采购合同等资料填写请款审批单，经采购部门负责人（或财务部门负责人）、总经理审核签字后，财务部门再根据资金安排、合同约定等办理货款结算。财务部门在办理付款时，应对采购发票、送货清单、验收入库单等相关原始凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，确保财务入账手续齐全、付款依据完备、与合同约定相符等。付款方式的选择应严格按照现金使用范围规定使用现金，超出现金使用范围的货款结算一律采用转账方式结算。财务部门应与供应商定期进行往来对账，保证双方账账相符，若有差异应及时查明原因。
三、加强酒店采购管理内部控制的建议
（一）制定并严格执行采购计划
酒店应建立常用物资储备定额制度，并以此为依据制定物资月度采购计划，合理安排采购进度，避免仓库管理员或使用部门凭主观经验确定采购数量，提高酒店的物资管理水平，提升物资周转效率，控制库存成本规模。可由采购部（或财务部）牵头，会同总经理室、各使用部门负责人共同商讨制定年度采购预算等事项。采购计划制定水平的高低直接影响酒店采购活动内部控制的成效。日常运营中，应要求酒店所有部门每月制定月度采购计划，然后由采购部汇总各部门采购计划，并在盘活现有库存物资的前提下确定初审意见。财务部负责人应认真审核汇总的月度采购计划，重点关注金额较大以及采购比较频繁的物资，必要时应到仓库及使用部门现场核查，严格控制采购规模。财务部审核后的采购计划提交总经理室，由分管运营的副总经理审批，总经理有最终否定权。财务部根据总经理审批的采购计划做好资金使用计划，采购部每月编制采购计划执行情况报告，分析采购计划执行情况及存在的主要问题。酒店的计划外采购和超计划采购物资要严格控制，并作为各部门负责人管理绩效考核的重要参考，总经理要把好最后一道关。
（二）充分利用采购管理系统功能
酒店管理应充分利用供应链管理模块，做好采购控制。首先，做好原始数据采集及基础档案维护工作。建立酒店签约供应商信息档案，及时录入供应商报价及市场询价信息，定期维护酒店物资品种规格信息，利用供应链管理系统进行比价，严格执行询价比价系统流程，对供应商开展的定期评估信息要及时录入系统。其次，规范管理系统采购流程，从使用部门发起请购到最高授权审批人，既要考虑审批环节的必要性，又要尽可能提高审批效率，在保证审批规范和资产安全的前提下，尽量减少审批环节。最后，充分发挥采购管理系统的管理功能。酒店管理信息系统的功能就是要提高工作效率和为决策提供数据支持，酒店可以要求采购部每月提交月度采购分析报告，内容包括物资品种、各类物资金额占比、各供货商供货金额、供应商违规违纪处罚情况、各部门计划外采购比例等信息，及时发现采购管理中的问题，并采取有效措施加以纠正，为做好后期采购管理内部控制总结经验。
（三）建立酒店集成供应链
为做好酒店采购内部控制，我们要摒弃传统采购管理思想，将企业内部采购控制及外部供应企业有关业务作为一个有机整体，建立集成供应链（IntegratedSupplyChain，ISC）管理体系。通过供应商早期参与酒店产品及服务研发、信息共享、利益分配等过程，将酒店服务过程中人员、产品或服务、经营管理等三要素集成化运作，对酒店内部作业链和外部供应链进行集成化管理，达到完整供应链的动态最优目标。集成供应链管理思想为酒店与供应商建立长期稳定的合作共赢关系创造了良好的条件，其目的在于通过建立长期紧密的业务关系，充分整合酒店与供应商的资源与竞争优势，降低采购过程中的双方管理成本，实现双赢。从酒店的角度看，集成供应链可以缩短产品或服务的研发周期，降低酒店产品服务的研发成本，最大限度地杜绝采购过程中的舞弊或寻租行为，更好地借助供应商的资源优势从根本上改进产品或服务质量，避免酒店产品质量的不稳定。而从供应商的角度看，能够作为酒店集成供应链管理体系中的一部分，其相比较其他供应商更有优越感，能促使供应商进一步提高自身的服务水平和产品质量，更容易得到酒店方面的认可，从而保持其在酒店供应商中的独特地位，并从集成供应链管理中获得效益。当然，要实现集成供应链体系的长期稳定，首先要建立酒店与供应商的信息共享机制，只有双方实现以相互信任为前提的信息共享，才能在集成供应链管理过程中更好地共享收益。其次在建立集成供应链体系时考虑供需双方权力的制衡，任何一方过大的权力或过高的收益都会产生权利失衡，最终将导致集成供应链管理体系的瓦解。
参考文献：
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作者:王茂盛 刘丽娟 单位:南京旅游职业学院
