电子档案范文1
【关键词】电子档案；安全；管理利用
随着近年来网络、多媒体以及软件应用等各种信息技术的快速发展，档案管理的方式以及载体都发生了很大的变化。电子档案的出现改变了传统的纸质档案形式，电子档案具有载体形式多、存贮密度高、检索速度快等优点，能够有效提升现代档案管理水平，丰富档案资料的保存管理形式。但电子档案同样也存在一些不容忽视的缺陷，并且会在一定程度上对档案管理的安全性造成影响。在此背景下，如何对电子档案数据的管理加以改进，从而实现档案管理信息化体系的建设，已成为当前档案部门重点研究项目中的一个主题，对促进电子档案管理更加高效、规范的发展具有非常重要的意义。
一、加强电子档案管理的重要意义
（一）有利于节省人力物力。首先，在传统档案管理中，办公人员和办公费用通常是用增加人数和费用来提高效率，导致管理成本急剧上升。特别是一些较脆弱的档案资料，通常需要大量的人财物力才能维持好，并且不可避免地存在破坏的风险。而以网络为载体的电子档案阅读不仅方便快捷，而且节省了存储成本，节省了空间，避免了重复打印数据造成的纸张和人员的浪费。其次，计算机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。利用计算进行文件管理，有效地解决了传统文件归档中文件遗漏时，避免重新进行拆卷的问题，现在只需敲一下，就可以将档案的目录进行修改，可以随时进行补漏增缺，避免出现文档存积问题，省时省力。
（二）有利于提高服务质量。数字化的档案管理使得查询数据非常简单，使办公人员能够真正了解世界大事而足不出户。由于信息在时间和空间上的流动，数字化档案实际上成了“无墙档案”，档案也从实体的存储转变为便利的信息控制中心。
（三）有利于满足多样化需求。随着社会的进步，人们满足纸质这种查看方式，一是不方便，二是太单调。他们更喜好以图像、视频的方式阅读。电子档案满足了信息保存的多样性，逐渐成为多样化需求的主要解决方案。随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和需求也将发生变化，加强电子档案管理有利于满足这一多样化的需求。
（四）增强档案原件保护。将纸质档案数字化后，不仅丰富了保存形式，还增加了异质备份，它使档案的管理、使用更加安全。特别是对于珍贵档案来说，数字化处理后无疑能对其更好地保护，同时也防止了一些档案篡改行为。
二、电子档案管理现状
（一）电子档案载体安全。一般而言，电子档案的储存介质包括光盘、软盘、硬盘和计算机内存。由于这些载体较为复杂，在性能方面容易被外界环境影响。如温度较高且潮湿的环境中容易滋生有害生物，空气中的有害气体和灰尘，光向外辐射产生的热量等都会影响电子载体的耐久性致使电子档案介质的寿命短。与纸质介质相比，这些介质的使用寿命较短，以普通的光盘为例，其使用寿命通常只有几年。针对储存介质脆弱性这个问题，档案管理人员不仅需要对其进行定期的维护，同时还要将档案信息进行备份处理。
（二）计算机及网络安全问题存在隐患。互联网和大数据的高度普及使得任何个人或机构都能够抓取网络上数据信息。档案信息在信息化之后，其储存载体与互联网相连接，因此会面临网络病毒、黑客等的威胁，进而影响到档案信息的安全性；计算机设备发生故障，电子档案就无法读取；在不更新设备的情况下，不可能解决格式转换问题，也会造成无法读取。因为生成电子档案的计算机系统和软件不同，所以有可能会出现无法兼容的情况，从而造成电子档案不能读取的现象；网络本身也具有多种不安全因素，病毒和黑客的入侵导致电子文件数据泄露或被篡改和破坏，从而严重影响到电子文件的机密性、完整性和真实性。
（三）档案内容保密性方面的问题。现阶段，无纸化办公已经成为必然的发展趋势，但是由于这种办公方式过于依赖计算机，电子操作设备成为数字档案使用的基础，从而使得档案信息的储存形式存在较高的单一性。这也是影响档案信息安全性的一个重要因素。档案是对一个单位成长的记录，包括决策、发展目标及运行方式等机密性内容，关乎一个单位的生死存亡。然而，电子档案管理的保密性存在很大风险，主要包括两个方面：第一，可以通过网络使用任何终端设备获取在某个网络存储的电子文件。第二，在某个终端中的电子文件可以同时发送到多个网络终端。从这两点来看，在规定的时间内需要保密或限制的内容，有着很大的安全保密风险。
（四）缺乏健全的管理制度和经费投入。由于现阶段还有一些部门没有正确认识到档案管理的重要性，从而造成了电子档案管理和利用过程中操作规范不够严格，无法有效应对紧急事件的现状；缺乏专门的组织机构以及专门负责档案信息管理安全的技术人员。由于经费投入不足，因此无法满足必要的人员及岗位配置要求，这些因素都会对电子档案管理的安全性造成直接的威胁。
（五）档案管理人员缺乏足够的安全意识以及能力水平。长期以来，由于传统观念的影响，尤其是在一些网络发展较为落后的地区，大部分档案工作者都不具备必要的网络信息安全知识和技能，因此往往会出现档案丢失、无意侵权和电子文件储存错误的情况。一些档案工作者的知识结构单一，特别是对网络安全、计算机技术等相关知识不了解，无法很好地适应档案管理信息化的要求。
三、电子档案安全管理措施
（一）进一步加强电子文件收集归档工作。1.确定收集范围。重要文件的修改、办理过程及其定稿的电子版本；正式文件定稿后，经过鉴定与纸质一致并应保存的文件；对在网络中未办理完毕，处于流转状态的电子文件，应采取措施，存储在电子文件存储器中，错过时机就可能散失；在收集文本电子文件时，文件存储格式、文字处理工具及其软件一并保存；当文字、图像、图形、视频、音频或多媒体获得的文件格式无法转换时，应将其软件及相关数据、软硬件环境一齐收集。2.整理归档工作。电子文件的归档是向档案部门移交有保存价值的电子文件的一个必要过程。电子文件具有软硬依赖，因而，电子文件内容显示的基本格式、数据信息及归档文件所支持的软件文档，都应属于归档范围。电子文件的归档要求是把已分好、排列好的电子文件集中制成归档数据集，按照年度和期限在计算机网络上向档案部门移交，归档的著录信息和存储地址自动保存到位数据库中。这样档案部门在准确掌握归档文件信息，经过审查后，对生成的数据进行鉴定、整理、编目并建立各门类档案目录，方便利用者通过网络直接查阅、查询和检索。3.建立“双套制”模式，确保重要信息的完整性。所谓“两套制”，就是指将光、磁介质和纸介质两种文件一同归档，从而形成两套内容完全一致的档案，并将两种载体的档案运用不同的编目方法与贮存手段同时保存，既可以做到安全持久，又可以互补各自的不足，确保档案万无一失。
（二）不断提高电子档案自身安全性。1.尽可能选择优质的电子信息载体并为其创造良好的存储环境。蓝光光盘是最适于进行大量数据长期安全保存的最佳离线载体。由于其在性能方面具有较好的表现，非常适合进行大数据的储存。加之其具有写入后不可更改、使用寿命超过50年以上、抗电磁能力强和操作简单等优点，是现阶段容量最大，成本最低，市场前景最好的存储技术。其高存储量和快速传输等优点为档案管理带来极大的便利。存储环境温度控制在17℃－20℃，相对湿度控制在35%－45%，单片载体的保存环境应注意防有害气体和光、尘、磁场，单片竖立存放于盒中，载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂片；应定期进行电子档案抽样机读检验，若有问题及时恢复，如在更新网络系统或扩充设备时，应对新系统或库存载体进行确认，确保其能够兼容，如果无法兼容，则要及时进行迁移操作。2.建立长期安全保存保障体系。为预防自然灾害，应异质异地多点多套保存电子档案。要将备份管理制度、自检制度以及互检制度严格落到实处，管理和监控好备份过程中的各个环节，在管理上保证电子档案备份的各种载体数据上的完整性、一致性和可读性，从而使电子档案能够在安全的储存环境中保证档案内容的有效性。
（三）提高网络信息安全保障，确保信息安全利用。1.采用电子文件加载版权数字水印技术，数字水印是难以篡改或伪装的，它是不可知觉的，信号在经过多次有意或无意的处理之后，依然能够保持一定的完整性，并且可以被准确鉴别出来，从而确保来自电子文件源的信息的真实性。2.利用身份认证实现对数据信息的保护，从而有效避免无关人员登录系统访问和修改电子文件数据。档案管理部门应在登录方式上加入身份认证的环节，采用统一的用户认证体系，每一位用户分配一个唯一的账号，在进入档案管理系统时，必须通过身份验证后才能合法访问档案数据，从而达到有效保障电子档案数据信息安全的作用。3.通过设置用户权限的方式保证数据信息的安全性。不同的用户可以对同一个功能模块进行操作，但是只能看到本单位相关的数据资料，而不能查看其它用户所在单位的相关数据。除此以外，上级领导能够查看下级工作人员操作的数据资料，下级工作人员则没有查看上级领导权限范围以内数据的权限。4.对数据资料进行严格监控，确保信息资料的安全性。现阶段，数字化档案信息通常都是由JPG和TIFF格式转换为PDF格式文件进行利用，这是一种最为理想的数字信息传播文档格式，可以通过简单的操作浏览数据资料，并且能够对原始数据进行有效的保护。5.采用前端控制的方式进行电子档案信息保护，主要采用防火墙技术，并进行加密处理，从而使数据信息利用的安全性得到保障。用户在浏览或下载PDF文件时，服务器可以在线加密这个PDF文件，再将已经加密后的PDF文件传输至浏览器客户端，客户端在收到文件以后，再根据用户的权限做到定点、定人、定时、定次、防复制、防拷贝、防离线、防打印、文件跟踪、设置违规操作报警功能，从而进一步实现对数据信息的安全利用。6.病毒防治技术。经常对储存设备进行病毒查杀，有效预防电脑病毒对档案数据的破坏。
（四）强化安全意识，做好档案管理人才队伍建设。互联网属于新兴行业，中国互联网分发展起步比较晚，因此档案管理人员缺乏信息互联网知识、信息安全意识和操作现代化设备的水平。另外，档案工作人员的思想懈怠致使档案管理人员在档案管理过程中粗心大意、缺乏责任意识。随着近年来我国档案信息化建设的不断推进以及现代档案事业的快速发展，档案工作者迎来了新的挑战。在此背景下，档案工作人员必须要不断提高对信息化的认识，积极转变传统的思想观念，通过参加培训和加强自我学习等方式，系统掌握现代档案管理专业知识，不断优化知识结构，从而达到提升自己计算机使用水平和网络管理技术的目的。事实上，很多病毒的非法进入和运行都是因为管理过程中人为操作不当而造成的，因此，在电子档案的管理过程中，必须要重视以下几点：一是要严格禁止电子档案管理专用电脑进行外网访问。一旦电脑被网络中潜藏的攻击者锁定，就很有可能导致书籍资料被篡改或破坏的情况发生。二是严格禁止随意在电子档案管理专用电脑上安装软件。电子档案管理专用电脑上只能安装与档案管理工作相关的正版软件，其他与档案管理工作无关的软件均不得安装，以避免因此造成的系统冲突等情况。三是禁止随意使用U盘进行电子档案传输。U盘是病毒最理想的传播工具，尽量减少U盘的使用。
四、结语
总而言之，电子档案诞生以来，既推动了档案工作的发展，同时也为档案管理者带来了新的挑战。为了更好地适应时展，保障电子档案信息利用的安全性，档案管理人员必须要积极适应信息化的工作环境，勇于迎接技术革命的挑战，从现在开始研究和创新电子档案管理问题，尽快熟悉并掌握信息化的档案管理知识和技术，加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供有用的信息资源，以适应未来档案事业的发展要求和促进经济建设稳步发展。
【参考文献】
[1]魏媛媛.电子档案的利弊及电子档案的管理研究[J].大家健康(学术版),2014(17).
[2]王秋兰.如何确保企业电子文档的凭证作用[J].通信与信息技术,2012(06).
[3]张秀艳.浅谈电子档案的管理与应用[J].科学与财富,2012(07).
电子档案范文2
高校教学档案管理现状
由于目前众多高校缺乏统一的教学档案管理计划、规章制度和职责说明，使得许多高校的教学档案示能进行集中统一管理，致使教学档案分散在各职能部门，文件材料收集不齐全、保存不完整，甚至造成教学档案材料的流失。同时由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异,导致各高校之间对于教学档案管理操作的步调不够一致,甚至存在极少数相互抵触的情况,这就为教学档案管理工作的效率带来了障碍。档案管理人员人为破坏和自然损坏现象在所难免。高校电子教学档案虽已实施，但因为实施时间不长，档案管理人员信息处理经验有待加强，使得很多高校还只是将打印出的纸质教学档案存档，而没有将存储在计算机中的教学档案信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响到高校电子教学档案的完整性。以上是各高校教学档案管理工作中比较突出的特点,也是高校教学档案管理工作效率提高的瓶颈所在，从中也可以看到，提高高校电子化教学档案管理势在必行。
利用电子信息技术进行高校教学档案管理的利弊分析
首先,利用电子信息技术的强大信息处理功能,能大大提高高校教学档案管理的工作效率。随着高校的办学规模迅速扩大，教学档案管理工作量和难度也大大增加。比较传统的档案管理工作,档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力物力,同时还容易疏漏出错。在这种情况下，要求教学档案管理跟上高校日益提升的教学发展水平，显然是力不从心的。其次,电子文档的存储方式便于实现高校教学档案的共享。传统的纸质档案的频繁调阅，不仅会造成教学文件的遗失，还会降低教学文件的利用效率，同时文件在查找时也面临诸多困难。利用电子信息技术，通过高效的电子文档处理系统则可及时有效地进行档案的查找与过滤，促进高校整体教学质量的提升。再次,以电子文档形式保存教学档案文件所需条件较纸质形式低。由于传统档案以纸张作为存储媒质,环境因素对其存储寿命影响较大,所以对纸质文档的存放要求较高。同时,大量的数据消耗纸张,不利于环境保护。最后,采用信息技术还能提高文档的时效性和安全性。普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位,存储卡体积小重量轻，这些都是纸质文档所无法彼及的。在安全性方面,因高校教学档案传输频繁，文件丢失等情况时有发生。在实际的档案管理工作中，电子教学教学档案在存储和使用的过程中也在一定程度上存在以下风险。档案保护措施缺失带来的存储安全性风险。电子教学档案的保存也不一定是万无一失的，因其自身内在诸因素以及外部环境因素的影响，电子档案载体的使用寿命会受到一定的影响。如电子档案载体的保存如果超过标准的温度与湿度，存储介质就会发生膨胀、收缩、粘连等问题，影响教学信息数据的读取。同时，由于存储设备具有高速读写速度,倘若被盗取,受侵害的程度更是大于传统媒质。另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特性,受侵害的文件不易被发现。这些安全问题都是不容忽视的。电子档案数据的完整性。对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现。而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响。此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失。另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失。电子档案的长期可读性。电子档案的信息存储在不同的介质上,电子档案就永远不会脱离这种技术和设备,造成了信息对载体的依赖性。随着电子技术的日新月异，计算机更新换代频率加快，如果软件开发标准不统一，兼容性出现问题,也可能造成信息的丢失,并导致缩短电子档案的寿命。
信息化在高校教学档案管理中的应用
针对电子教学档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下对策进行防范:加强电子教学档案存储设备以及网络的安全性，加强知识产权保护意识。高校档案管理部门应创建适应电子教学档案管理的科学方法、途径、标准与技术。同时，还要严格规定读写权限，对档案及时备份，加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密。首先档案工作人员应积极提高自身的服务思想与现代意识。在管理的标准化建设中要为档案工作人员创造良好的成才环境与成长环境。档案工作人员需掌握现代知识与技能，在档案管理的各项工作中，严格按照档案工作标准化管理的各项规章制度与流程进行。第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储，同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性。严格控制管理人员的权限，做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改。并且，高校档案管理部门还要采取严密的档案保护措施，保障存储设备的安全,专机专用，定时进行软硬件更新升级与维护管理，保证存储设备的良好状态。
电子档案范文3
档案管理员由教学秘书兼职，由于大多没有经过专业培训，不懂档案管理业务和要求，严重地影响了教学档案管理工作的规范化、标准化。[1]1.3电子教学档案安全问题突出。在网络环境下，影响档案信息安全的因素很多，一方面来自操作系统因素、硬件设备因素和网络黑客等[2]，另外一方面，档案管理人员随意插用移动存储介质，拷贝他人文件，失泄密事件时有发生。因此，必须高度重视校园网络信息的安全问题。
缺乏对原始档案的管理。教学档案来源比较广泛，而且非常杂。既有上级部门的通知、通告、教学任务等，又有教师的教学日历、电子教案、教学大纲等，还有学生的个人信息表、学生成绩表等，从而产生了大量的草稿性的、原始的电子档案，但二级学院的档案管理人员认为经过修改、整理后的电子教学档案才具有归档性，对原始的电子教学档案用后就删，无从体现电子教学档案原始性、真实性和完整性。以学生成绩为例，很多教学秘书认为教务管理系统中有就可以了，没有及时进行备份，由于操作系统崩溃，使数据丢失，这就会造成无法挽回的损失。
加强全员档案意识。首先主管教学领导要树立档案意识，加强对电子教学档案的监督、检查；其次要树立教职工档案意识，确立档案的价值观和效益观，实行由二级学院各部门和教职工立卷归档责任制，把每个人的电子教学档案的建立纳入年终考核范围，以养成随时进行档案归档的好习惯。最后作为档案管理人员的教学秘书要提高档案管理尤其是电子档案管理素养，积极对电子档案进行整理、归档，更好的为教育教学服务。
建设和完善二级学院电子档案管理制度。依据国家有关档案管理的标准，结合二级学院自身特点，制定电子教学档案管理的各项规章制度，如：档案保密制度，电子教学档案管理制度，档案员责任制度等，一定要有可操作性，以便对电子档案工作各个环节进行有效管理。加强安全防范能力。首先要严格执行电子档案保密制度，即配置档案管理专用电脑，保证专人专用，设置开机密码，不得让他人使用，不得随意插用移动存储介质，拷贝他人文件等。其次加强技术保障，包括安装最新防毒软件和防火墙，不断安装软件补丁更新系统漏洞，对重要文件进行备份，从多个方面进行防范，尽一切可能去制止、减少一切非法的访问和操作，把不安全因素降到最小。另外，为了防止档案专用电脑出现故障，每个月需对电子档案进行备份。
加强对原始电子档案的管理。电子档案收集相比纸质档案收集更加复杂，既要保证其真实性和完整性，又要保证其原始性。电子档案不如纸质档案直观，若不及时收集，就很可能散失毁坏，必须从文件形成之时起采取措施对电子档案收集管理，实施全过程管理，切实做好收集积累工作[3]。为了保证归档电子档案的完整、真实，由电子档案的产生者（包括教师，管理人员等）把形成的电子档案进行分类整理后，集中发送给档案管理人员，档案管理人员按照教务管理系统的模块进行严格分类，归档，并做好文件的标记及目录的登记，并及时将相关档案及时上传至服务器，以便相关师生能上教务管理系统及时查阅相关信息。
电子档案范文4
以档案建设促进电子政务开展现状发展现状
自我国开展网上政务以来，国内各级机关，政府，服务型单位的信息化建设工作有了飞快的发展。尽管电子政务如火如荼地开展大大促进了政府职能的转变，提升了各级政府的公众形象，但其中仍然存在诸多问题：政府对档案信息化建设和电子政务的目标不明确。在档案信息化建设推动电子政务开展的过程中，我们国家存在很多误区，其一是认为电子政务仅仅是将政府计算机办公化，不重视政府业务流程和软件开发的整合，把计算机作为一种代替手写的工具，没有发挥其最核心的作用。其二是认为电子政务等同于上网，没有将网络与政府服务工具结合起来。对电子政务的系统性及其在信息化建设当中的地位缺乏认识。资金投入力度不足。档案信息化建设的重要性没有被充分认识到，没有一个合适的位置，在资金方面也没有得到充分保障，导致档案信息化工作不能顺利开展。目前国家与地方财政在档案信息化建设方面给予的重视不够，资金投入相当有限，使得我国档案信息化建设的脚步缓慢，其基础建设发展较慢，严重地影响了档案信息化的推进。缺少档案信息化建设的优秀复合型人才。事业要发展，人才是关键。档案信息化涉及建设与管理两个方面，这两个方面都需要培养人才，一是档案信息化建设人才，在档案信息化建设过程中，要求这些人员能够完成需要这些人才能够建设基本的档案库，立足于档案工作实际规划和设计建设项目的目标、任务、内容、规模，组织好各项工作等；二是档案信息管理人才，这些人才能够在日常档案管理维护过程中，科学管理好、维护好本部门的局域网、数据库、网站、软件系统、网络设备，而且这些工作人员的加入，能够提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。
电子政务和档案信息化发展策略
在新形势下，应该按照国家电子政务建设的总体要求开展档案管理信息化建设工作。规范操作，统一标准，采取适合中国特殊国情的路线，在建设过程中还可能遇到种种困难，我们要对此做法充分的思想准备。为了建设平稳的进行，所以，要想搞好电子政务建设需要采取一系列重要策略。提出以下几点建议仅供参考。建立健全相关法律法规。在档案管理系统建设中常常碰到某些过分强调本单位特殊性，其管理办法不能改变等事情。这种做法拒绝采用标准，无视标准化，对信息化建设极其有害。只有采用标准化规程，才能使系统进步，这对信息系统的长远发展有不可估量的作用。某些标准化的制定，执行需要消耗大量的人力，物力，财力。为档案信息化的建设和电子政务的开展铺平道路，让其早日实现。统一规划，加强领导。此点可吸收国外先进的经验核技术，统一设定相关部门进行监督和管理，并且制定相关法律进行约束。可让国务院领导机构对全国政府信息化建设进行统一规划，制定统一标准、相关政策法规及管理办法，对重大工程的资金进行统筹安排。各政府按相关要求依据自身情况再进行下一步部署。加大对档案信息化及电子政务的资金提供力度。各级领导应对档案信息化工作给予高度的重视和支持。将档案信息化日程早日提到政府建设的日程中，此外，档案信息化的建设还能促进政府电子政务的顺利开展。提高待遇，引进优秀人才。档案信息化建设并非一般懂电脑的人就能胜任，它需要既懂管理又懂信息化建设的复合型人才，所以要提高待遇，注重吸引此类优秀人员，改善人才结构，另外，国家要对此类信息化人才的培养，加强新型人才培训，将传统的档案人才培养成具有新型素质的复合型人才。同时对骨干人才进行重点培训和继续教育，保证人员不断层，改革能持续不断的进行。
电子档案范文5
关键词:医院;电子档案管理;档案信息安全
在医院建设发展的过程中，档案管理是非常关键的一部分，不仅涉及到病人的个人信息、病例数据，而且还包含员工档案信息。因此，在信息化技术环境下，医院需要健全电子档案管理，构建互联互通的数据信息库，进一步提高档案信息的管理质量。与此同时，电子档案管理工作还应该强化安全保障措施，提升信息安全管理质量，从而实现医院信息化建设目标。
一、医院电子档案信息管理的基本原则
(一)真实、准确原则
在医院档案管理工作中，真实性、准确性以及完整性是电子档案信息管理的基本原则，对保障电子档案信息管理质量有着积极作用。因此，医院在落实电子档案信息管理时，需要保障档案信息的文件数量、内容，检查档案数据是否有缺失、损害等问题，这样才能基本确保档案信息的真实完整性。但是，在当前医院电子档案管理工作中，部分医院往往是将档案进行综合性管理，医院各科室将档案信息整理归档之后，再一并转交给综合档案管理部门。在这样的环境下，科室与档案管理部门会进行档案移交工作，但是部分为了科室因为工作需要，会将部分特殊病例档案保留。这样的档案管理方法，可能会造成档案信息遗失，对电子档案的信息完整性造成不利影响。
(二)全程性原则
当前医院电子档案的管理主要是以全过程管理模式为主，也就是说电子档案文件信息一旦生成，直到被销毁或被永久保存为止，都需要保证电子档案信息的一致性，不得进行私自更改，影响档案信息的准确性。在电子档案管理工作中，之所以应用全过程的管理方式，其目的就是为了保证电子档案的完整性。但是，在实际的管理中，部分医院档案信息不仅存在数据量大、数据来源广的现象，而且还存在档案管理人才缺失、档案管理人员能力水平不一等问题，导致电子档案的全过程原则落实不到位，无法保障档案信息安全和质量，甚至还影响了电子档案信息完整性。
二、医院电子档案管理与档案信息安全管理策略
(一)构建安全的档案信息数据管理环境
电子档案相对于传统档案管理而言，需要依靠网络虚拟空间进行管理和存储，这样的管理环境也突出了信息管理安全问题。因此，为了保障电子档案管理质量，提升档案信息安全性，需要进一步强化电子信息档案的安全运行环境。例如，医院可以建立独立的电子档案信息数据库，优化管理设备和数据库的运行环境，避免磁场干扰和危害，提升安全管理性能。同时，电子档案数据库需要全天候不间断地运行，因而电源运行状态非常重要。医院需要强加运行设备电源的保护，为数据库的安全运行提供独立电源室，避免突然断电造成数据损坏，为数据库的安全运行提供全方位的保障。通过这样的方式，能够进一步优化档案信息数据管理环境，为电子档案管理运行提供保障，同时也完善了档案数据信息的保护工作，实现档案管理工作的健康发展。
(二)加强网络信息安全管理建设
网络信息技术是电子档案管理实施的基础条件，医院在落实电子档案管理过程中，通过强化网络安全信息技术建设，可以保障网络环境安全。首先:落实档案备份工作，加固信息安全管理质量。医院在进行电子档案管理工作时，应该对所有的电子档案信息进行备份，利用这样的方式保障档案信息管理的完整性。即使出现档案缺失和损坏问题，也能借助备份档案进行恢复，为电子档案管理安全奠定坚实的基础。例如，医院可以构建本地与异地两种备份方式，再结合有线备份与离线备份，将大量的档案信息数据存储于网络空间中，进而实现档案信息存储备份的完整性，提升档案信息安全质量。其次:优化电子档案信息加密管理技术。医院在进行电子档案管理时，可以强化档案信息加密技术，提升档案信息管理系统的抵御能力，有效避免计算机被黑客或病毒入侵，防止档案信息泄密或者信息被篡改。例如，档案信息管理加密主要包含以下几种方式软件加密、硬件加密、混合加密等。而当前医院电子档案管理主要采用混合加密，不仅需要登录用户认证，而且还需要验证身份密码、使用权限，只有完全通过验证，才能获取档案信息。通过这样的方式，既可以强化医院电子档案管理安全性，保障档案数据的隐秘性，又能推动电子档案管理质量的提升，为医院管理发展提供保障。
(三)完善档案管理规章制度
医院在实施电子档案管理过程中，需要建立健全档案管理规章制度，规范档案管理人员的工作行为，促进档案管理工作科学发展。例如，医院可以建立奖惩机制，对电子档案管理人员进行定期考核，给予表现优秀的人员表扬和奖励，对工作态度不端正、工作失误的员工进行惩罚。通过这样的方式，能够进一步提升档案管理质量，推进档案安全管理的发展。与此同时，优化档案人员的专业素质也是推动档案管理发展的重要方式。在电子档案管理工作不断发展中，医院可以定期展开档案管理工作培训，锻炼工作人员的档案管理能力、计算机网络技能，促进信息管理人员的综合性发展。
三、结语
总而言之，医院在进行电子档案信息管理的过程中，通过优化管理理念和模式，进一步强化档案安全管理工作，可以促进档案管理质量的提升。与此同时，通过完善档案管理规章制度、强化安全信息技术建设，将档案管理与网络技术进行结合，可以推进档案管理人员综合性发展，为医院档案管理工作更好地开展提供保障。
参考文献:
［1］李爽．浅析医院电子档案管理与档案信息安全［J］．管理观察，2015(31):191-192．
电子档案范文6
关键词：河北戏曲；电子档案；发展现状；方法
河北地方戏曲是我国传统曲艺的一部分，其历史悠久、源远流长。至今，河北境内流传的剧种有三十余个，其中源自河北本地的有二十六个，最具代表性的有评剧、河北梆子、保定老调、平调落子、哈哈腔等。剧河北省曲艺协会顾问、著名戏曲评论家刘仲武估算，河北省境内大约有两千到三千家戏曲剧团，从业人员多达五十万以上。综上可见，河北地方戏曲的发展十分蓬勃，因此戏曲文献电子档案必须做到及时更新和发展，故而戏曲电子档案的管理具有重要意义。
一、河北戏曲档案管理现状和问题
（一）戏曲文献电子档案可靠性较低
进入全新的信息化时代后，戏曲档案的管理随之由纸质档案转变为电子档案管理方式，然而电子档案管理工作尚存问题较多。戏曲档案的本质是原始性及真实性，传统纸质档案在此方面，较易应和上述两个基本特性，然而电子档案由于可进行无痕修改和其本身具有游离性，较大程度提高了信息载体的不确定因素，因此电子档案在可靠性方面长期以来备受质疑。
（二）档案管理人员的安全意识较差
网络技术、软硬件基础设施、计算机网络环境等因素，是影响戏曲电子档案管理的至关因素。一方面，电子档案管理工作对上述因素的要求条件相对较高，然而现实戏曲档案管理机构对网络安全技术掌握水平较低，导致档案管理机构对计算机病毒的防范水平处于初级阶段。另一方面，由于戏曲档案管理机构部分人员计算机信息安全意识薄弱，再对电子档案进行管理的过程中存在失误以及错误的操作方式，大幅提升戏曲档案数据海量丢失和泄露的可能性。
（三）戏曲文献电子档案安全性不足
计算机技术具有高效性和共享性等特点，使得计算机使用者获取信息十分便利，同时为导致戏曲电子档案管理增加难度，降低电子档案管理的安全性。由于戏曲文献电子档案存在保密性较低、信息易泄露、对原始档案修改不易查出等诸多问题，困扰戏曲电子档案的正常录入和发送接收工作，同时妨碍存储戏曲电子档案的工作正常进行。现有的防火墙和杀毒软件技术，对不断变换的病毒难以及时防范，因此，戏曲文献电子档案的管理工作，存在安全性严重不足问题。
二、戏曲文献电子档案管理方法
（一）加强网络宣传工作
加强网络管理宣传工作，构建高素质文献管理工作团队。电子戏曲档案管理是计算机技术和戏曲的融合，使得戏曲档案方式更加清晰，操作更加简单便捷，同时对文献电子档案管理人员提出较高要求。电子档案管理工作必须实现线下和线上的同步发展，意味档案管理人员不仅要具备对一定的河北地方戏曲知识和档案管理基本理论，还要具备较高的计算机应用技术和计算机信息安全意识。档案管理工作人员，应做好电子档案存储和调取，以及网络转移、河北戏曲文献管理工作人员，普遍为高龄的戏曲爱好者，对计算机等新鲜事物带有强烈的排斥情绪，缺乏基本计算机操作技能，难以运用计算机对电子档案进行有效管理。因此，通过培养戏曲档案管理人员的计算机技术，塑造一支高素质、现代化的管理团队，对戏曲文献电子档案管理尤为重要。
（二）提升网络安全环境
戏曲档案管理存在多样性和综合性的特点，致使传统纸质戏曲文献档案弊端逐渐显现。河北省是我国地方戏曲最为繁荣的省份之一，海量优秀戏曲作品不断涌现问世，同时加大了河北戏曲文献档案管理工作的工作难度。戏曲文献档案巨大的数量和自身的特殊性，以及网络计算机漏洞诸多、网络环境具有多元性特点，上述因素皆是造成戏曲文献档案安全性无法得到有效保障。因此，做好电子戏曲档案管理，应做提高网络信息安全意识、加强对工作人员网络信息安全技术的培训工作。例如，采取电子身份认证等计算机技术，进行网络信息安全建设，保障戏曲文献档案管理的安全性和保密性。
（三）完善档案管理系统
戏曲文献档案是对戏曲创作资源的整合方式，是对戏曲艺术发展轨迹的梳理和探究，因此从资源整合管理角度审视戏曲文献档案，是将电子档案管理体系完善的必要途径。在我国全国档案互通互联的宏观背景下，戏曲文献档案管理从单一化逐渐向多元化发展，戏曲档案管理与其他档案实现有机结合，因此，档案管理工作人员必须做好资源划分，不断完善档案资源系统化体系构建。
（四）复原原始档案内容
网络技术高速发展，数字化时代的到来，传统的纸质档案管理及保存方式，无法满足戏曲文献档案管理的需求，电子档案管理是新型的档案管理方式。戏曲文献档案管理要在创新中将其现实功能最大化，必须确保原始戏曲资源的真实性，并实现戏曲文献资源共享。因此，档案管理人员应利用影像技术对原始戏曲文献档案进行精准扫描，利用高清数码照相机及U盘等工具完成纸质档案向电子档案转化。对于部分陈旧的音像资源必须做好完整的复原和保存，收录于戏曲档案的数据储存库中，以便需求者查阅调取。对于部分残缺的戏曲资源，应进行专业性的修补工作，最大限度补充完善缺失部分。
三、结语
在计算机日益普及的当下，加强对电子信息技术运用的同时，应及时发现电子信息技术运用过程中技术本身及戏曲档案管理人员的不足。档案管理人员应在不断完善电子档案管理方法中，将电子档案管理方法的优势最大化。
参考文献：
[1]许燕梅.中国著名戏曲人物档案构建研究——以中国京剧表演艺术家梅兰芳为例[J].办公室业务，2017（10）：120-121.
[2]杨连启.档案文献是戏曲史研究的基础——论“前海学派”对宫廷戏曲研究之贡献[J].戏曲研究，2017（01）：69-83.
电子档案范文7
基于上述情况，就显得“积极稳步地推进信息技术在档案工作中的应用，有效控制档案信息化成本，减少资金浪费具有特别重要的意义”。因此，结合省情、档情，河南省档案工作电子政务的总体建设方案应该是：建设基于档案集成网站或者称之为档案网站集群，包括网站、数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统、档案登记备案系统等主要功能的综合档案信息系统。
理念——为全省各级档案行政管理部门与各级综合档案馆提供一个免费公共电子政务平台。集成网站的建设，并不是要各级档案局馆放弃原有的档案网站，而是重点为由于种种原因无力建设或运营网站的档案局馆提供一个免费的公共电子政务平台，同时，也为已建立网站的档案局馆提供另一个公共电子政务平台。通俗地讲，这个网站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有条件的档案局馆盖自己的“别墅”。
目标——2015年前实现数字档案馆、已公开现行文件中心、电子文件中心、电子文件备份中心、远程办公系统五大功能。数字档案馆——档案信息的馆际异地跨库查询利用。其一，建立基于标准规范的档案信息数据采集系统。各市县在统一标准的前提下，把重点放在数据采集、加工与移交上。其二，与相关档案管理软件开发企业合作，开发基于多系统的档案馆内部管理信息系统。面对各级档案馆的众多基于不同系统、构架、数据库的档案管理系统，放弃是浪费，整合又费时费钱。可行的方案：在统一标准的前提下，能用的就用，能改的则改，并进行异构数据库数据转换与共享研究，建设一个基于多系统的档案馆内部管理信息系统平台。最终，通过统一的升级平稳过渡。其三，提供标准通用接口方案，使得原没有档案管理软件的单位也能通过简单的普通办公软件实现档案数据的入库，实现省市县三级多库数据同步提供跨库查询服务。已公开现行文件中心。以省档案馆已公开现行文件中心为核心，建立全省国家综合档案馆已公开现行文件中心。该中心的管理与运行模式与河南省数字档案馆系统相同，这里，不再赘述。电子文件中心。实现多点异库的管理架构。建立省级电子文件登记备案系统，各个单位的电子文件通过系统统一登记，并在归属的地区建立目录数据库。通过系统建立起和原始电子文件相对应的编号和存放位置，向本地档案管理部门移交原始文件。可公开的电子文件直接迁移到公开现行文件数据库中，实现实时对外提供利用。电子文件备份中心。定期集中各个地区的电子文件汇聚成立备份中心核心数据。放弃按行政区划处处布点的方式，条件合适的时候集中有限财力，在省里若干地区建立备份中心镜像，实现统一和分散相结合的备份中心架构。远程办公系统。建立覆盖全省的网状远程公务系统，实现各个档案部门之间无差别的公务传递。远程办公系统本着“就低不就高”的原则，以满足最低公务需要为限，从档案登记备案、公务通信与内部文件交流内容入手，并着手档案信息城域专网建设。以期实现内外网的统一和档案信息有差别的共享利用。实现省级档案电子政务环境建设的升级。
构架——省市县同级分层。省市县三级网站上都有上下级的超链接，从上向下形成树状结构。访问者可以通过河南省档案信息网访问18个市的二级市档案信息网，由此，从上到下实现最基层的某某乡档案信息网的浏览。在具体的应用上，省市县各级的档案信息网都作为一个独立的单位网站存在。各子网站通过自身的账户独立完成本网站内容的、修改、删除。通过服务器设置每个网站可以使用独立域名。如www.kfdaj.com就直接访问到网站群的开封市网站。为了节省每个单位的域名费用，开通每个站点的二、三级域名应用，如(许昌市站)、(许昌县站)。也是同样实现同级分层的架构。
步骤——先建站，后建库，再建远程办公，再备份，不断完善建站。2011年，建立并开通省、市、县（区）三级网站，覆盖全省18个省辖市和各个县区。2012年，向乡（镇）及直属机关拓展。目前，共建成开通乡（镇）档案网站275个，建成开通县直单位档案网站12个，截至目前，建立并开通省、市、县（区）、乡（镇）、县直机关站点476个，栏目27个，各类信息10400条，日均上传信息25条，日最高上传信息120条；总访问量突破1000000，日均访问量为2000，最高日访问量4200。仅6月访问网站IP数就达到23009个。2013年，向省直单位、市直单位、企业、行政村、社区居委会等更大范围及纵深拓展。网站集群建设中按照国家统一的标准和规范进行实施，按照省、市、县三级统一界面、统一风格、统一管理的模式，建成了以省级档案网站为中心站，市级档案网站为重要节点站，县区档案网站为基层站点的网站集群，在保留各省辖市已经建有网站的同时，为河南省内所有档案局馆建立了存贮于一个服务器上的网站集群，河南省档案网站集群实施统一维护与管理。各地市与县区级档案部门只需通过本地终端向位于河南省档案网站集群中各自站点新闻信息、工作信息、开放档案目录、已公开现行文件等内容即可。在提供大量实时档案信息的同时，还大大节约了网站运营、维护与管理费用，最重要的是，实现了档案网站集群的主要功能模块和数据库结构统一。
电子档案范文8
一、医院电子档案的特点
1.虚拟性。传统档案都是以纸张、光盘、磁带作为信息载体，而医院电子档案主要是存储在计算机硬盘、移动硬盘、云端等，都是数字化信息，包括结构化数据和非结构化数据，如果没有硬、软件支持，这些文件内容无法显现，是一种非实际性的档案信息。2.分离性、交易性。医院电子档案信息从一个载体转到另一个载体中，信息内部不会产生任何变化，通过网络将档案信息传输给一个或多个终端，这些电子文件可以通过不同途径传播，也可以存放于不同的终端设备上，表示医院电子档案具有分享性、交易性。再者，医院电子档案可以和载体分离，如删除、复制、传输、更改等十分便捷且无痕迹，因此医院电子档案不容易丢失，但是容易被他人无痕迹篡改。3.集成性。医院电子档案当中不仅可以采用文字，还可以加入图片、视频、音频等数据信息，这些资源共同组成了医院电子档案，也可以采用超文本链接、数据库挖掘等方式，这就决定了医院电子档案内容的继承性，信息表现形式更加丰富、复杂。4.时效性。档案整理工作十分繁杂，需要大量的人力、财力。而医院电子档案可以通过网络收集、网络化管理、网络传输等形式，极大降低了人工劳力投入量，缩短了档案管理工作周期。再者，医院电子档案可以在线实时采集、整理、传输，更新和修正都十分方便，可以有效反映出档案实际情况。
二、加强医院电子档案管理质量的方法
1.健全医院电子档案管理制度。医院电子档案管理流程为：档案信息收集、数据分类与整理、归档、保存、使用、分享等一系列流程，每个环节都要确保档案信息精准性、完整性，这样才能够充分发挥医院电子档案的积极作用。所以，要有相应的管理制度作为支撑。结合医院的日常经营情况和档案管理要求，建立健全档案从收集到管理整个流程的管理制度与方法，明确档案管理岗位的职责，确保医院电子档案管理工作有序进行。由于很长一段时间医院内都是纸质档案和电子档案并存的情况，所以要结合档案管理实际情况构建制度标准，确保档案信息安全。在工作人员进行档案归档中，需要管理人员将纸质档案中备注相对应的医院电子档案编码、地址，确保医院电子档案和纸质档案一一对应。2.加强档案信息收集工作。医院在日常经营当中会产生各种各样有价值的信息数据，而这些信息数据都应该是归档的重要文件，需要及时进行收集和保存。医院电子档案主要包括的文件类型为：文字型、图片型、视频型、音频型等。在收集医院档案信息当中，首先要保证档案系统有效性、完整性。由于医院每个部门工作中都会生成档案信息，所以要确保数据库规模，对全院职工进行责任分配，每个岗位都肩负着收集档案信息的责任，确保数据收集的完整性。由于医院电子档案容易被他人修改、复制、盗取，所以在档案建立完成之后要设立权限，设置为“只读模式”，只有获取权限的岗位才能够修改。3.做好医院电子档案整理和归档工作。对医院电子档案归档、整理工作提出统一标准，结合相关标准开展档案管理工作，如档案收集质量标准、档案整理质量标准、档案归档要求等等，通过制定相应的工作指标，让档案从立卷到归档都有序进行。同时，档案管理人员还需要不断总结工作经验和方法，对医院电子档案信息进行统一分类、编目。在档案定稿之后，要将档案传输到数据库的指定模块当中，并长期保存。在日常工作中，需要从以下三个方面出发：一是无论归档途径如何，电子信息都要按照相关标准进行统一格式转化、整理，并传输到档案管理部门，确保档案信息的真实性和精准性；二是在档案资源移交过程中，确保医院电子档案的可靠性、安全性、保密性；三是已经归档的档案在无特殊情况下不得更改。4.档案资源的开发与利用。针对档案开发与利用，可以构建医院档案开发平台，对医院电子档案信息进行开发、利用，通过档案管理和应用提升档案效益。医院电子档案管理需要同时满足领导、制度、保管三方面要求，这样更有利于组织医院各部门共同开展档案开发和利用工作，不断分析档案信息效用，结合医院临床医疗、教学、科研工作开展现状，主动提供档案信息，从被动服务朝向主动服务发展。同时，医院电子档案由于传输便利性，因此档案信息利用不应仅限于医院内部，还可以和其他医院进行资源共享，共同提升医院的医疗水平、丰富教学资源、增加科研信息支持，从而提高医院电子档案的利用率，更好地为社会群众服务。
三、医院电子档案信息安全防护措施
