随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，应用档案管理系统将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，也将成为新时期档案管理现代化的核心内容，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的契机。本文就应用档案系统管理人事档案的优越性谈几点粗浅的认识。
1利用档案管理系统建立人事档案数据库
建立人事档案数据库，就是利用档案管理系统将每个人的纸质、照片、声像资料的档案信息转换为数字化信息，建立人事档案数据库。主要做法：一是纸质档案扫描。使用扫描仪进行扫描输入，将以纸张作为载体的档案材料，转换成档案管理系统内的数据档案。二是图像压缩。节省图像文件的存储空间，压缩后的图像数据，在浏览时，可以实行比例放大或缩小还原，输出满意的比例图像，增加图文信息提供利用的灵活性。三是档案的数据库管理。数字化后的档案，需要使用数据库来管理。需要阅览时能很快查找出来，需要统计就能很快统计出来，需要打印就能打印出来。四是光盘刻录。若干年后，计算机系统损坏或淘汰了，那么这些档案数据就变成“死”的了。妥善解决这个问题，非常重要。系统将完整的检索程序、数据库文件、图像文件、辅助文件集成在一张光盘上。即使计算机系统有什么意外，单凭这张光盘，也能进行检索工作。
2目录检索系统提供了强大的系统编目功能
建立人事档案数据库，主要就是对人事档案实现全文存储，在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索。利用计算机档案管理系统对存储在数据库中的所有档案目录进行整理，建立健全档案目录检索系统，可以实现档案的快速查询和利用。一是档案目录检索系统能够提供强大的系统编目功能。系统可以自动生成或手工自由设计报表，满足不同类型的报表需求。档案人员可以根据需要生成档案目录表，档案目录表的结构可以自行设计和修改，加强档案中对该系统的把握，提高使用的灵活性和工作效率。二是方便档案的利用登记、利用统计和数量统计。使用计算机进行利用登记非常方便，也可以对档案利用情况做出详尽快捷的统计。档案统计是对所有档案的不同类别的详细情况做出报表，有利于档案管理人员做出及时有效的决策。三是利用管理严谨有效。计算机可自动把每次的借阅档案内容登记下来，对于借阅原件的，还具有记录利用效果信息。到总结时，自动打印出利用统计表，提供档案的移交管理功能，档案人员自然一身轻松。
3数据库的应用提高了档案的查全率和查准率
档案数据库的应用提高了档案的检索质量，提高了档案的查全率和查准率。查全指的是，所有应该命中的记录都被查出待选；查准指的是，所有命中的记录都是查询者所需要的。使用档案信息管理系统，工作人员只要输入几个汉字，就会立即得出查询结果，系统应具有拼音首字的查询功能，不懂汉字输入就可以查询，对于重音字也可以得到很好的解决；具备树型查询功能，从上往下的查询，层次分明，易于识别是否是所需档案，符合档案人员的检索习惯；提供自动漫游检索，系统可以自动在所有库中查找，找到后显示出来供查看，这样，大大减少了利用人员的等候时间，以前几个小时查不到的档案，现在片刻就能拿到。
4档案管理网络化实现了档案信息资源的共享
档案管理网络化要体现易用性，提供档案资源供社会公众查询和利用,让来访者能通过网站得到有用的信息。通过互动信息，增强浏览者与网站的交流，如开设读者意见和建议、在线咨询等栏目，力求在互动中增强服务功能。在导航点击“档案检索”就会提供各类全宗和检索途径，选择点击进入查询。为了帮助浏览者更好地了解档案检索工具的使用，网站可提供档案目录数据库简介、全宗分类介绍查询、检索实例选登、热门档案检索等，以档案数据交流、传递与共享的规范为基础，实现档案信息资源的共享目标，最大限度地实现档案数据的使用效益。总之，随着信息社会化的发展，人事管理工作所具有的信息管理属性将日益增强，档案管理系统的普及与应用也将赋予人事管理部门档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战，让我们顺应档案信息化建设的潮流，为档案工作的发展共同努力。
作者:于洪坤 单位:通榆县人才交流中心
