第一篇:医院档案信息化管理体系构建
【摘要】医院档案管理运动过程中所产生的信息具有多样化的特点，现今信息化管理模式将逐渐取代传统的手工处理档案模式。医院档案管理体系应以技术维度构建为主，以管理维度作为管理保障，以机制建立作为组织管理体系，使所构建的医院档案信息化管理体系可以为医疗工作提供快速、优质及高效的服务。
【关键词】医院档案；信息化管理体系；构建
随着我国医疗卫生事业的快速发展，在医院建设和发展中医院档案作为信息资源具有着重要意义，尤其是新形势下医院档案管理信息化水平的不断提升，档案管理体系的构建，可使医院档案资料的得到有效开发利用，并为医院档案管理发展作出重要贡献。
一、技术维度构建档案信息化管理工程体系
通过对信息技术的利用使医院档案管理工作得到加强，对档案信息资源的主动开发利用，是现今医院档案管理建设发展的重要任务之一。从技术维度对档案信息化管理体系建立时，需要以实用性与经济性为基础，采用成熟、先进的各项技术，从一个高起点对系统设计进行有效建立。对于医院信息化管理系统中所设计的系统性硬件设备、网络产品选型、软件开发、系统集成等方面均需要在一定程度上具有先进水平，同时使用的硬件与软件系统具有较长的使用期，并使其与时展水平相符合。（一）网络工程的建立。医院档案信息化管理中网络要具有安全性、顺畅性、高效性，为档案管理工作提供信息化环境。在档案信息化管理实施过程中需要与多个部门进行系统合作，对各类信息系统所产生的文件信息进行及时归档管理，在进行业务信息系统数据信息整合时，也需要以网络信息传输作为载体实现医院档案管理系统与业务活动信息的有效结合。（二）信息工程的建立。信息是医院档案信息化管理的重要资源，是信息化建设的主体，对各类信息系统设计管理信息流时，首先需要与信息化档案管理的实际要求相结合，然后明确信息工程管理的主要对象，其中主要包括信息的收集、存储、检索、安全机制。对电子文件流转以及归档管理文件捕获点的设置，按照原始顺序对电子文件与归档管理文件进行有效整理，可使档案间存在的原始联系进行正确说明，同时对整个生命周期中电子文件组合方式与顺序的变化，通过客观、实际的变化方式可使文件的来源得以发展与丰富；通过对各类电子文件格式的选择，也要选择格式的可转换性与通用性及文本数据的规范性，同时也需对不同格式进行甄别与捕获。计算机工作模式需要建立单机电子档案以存储载体为主，以及以医院局域网喜爱系统自动记录所形成的电子档案，通过电子信号时信息复制与传输在网上进行，同时由计算机网络系统自动完成电子档案的储存与积累。在系统中也要设置相应的电子文件检索工作，在首页导航下设置检索表单，使用户可快速实现电子文件的查找，从而使信息化档案管理中信息文件的有效提取利用得以实现。在医院档案信息化管理系统设计过程中最为重要的是安全监控的设立，通过数字档案管理中设立安全体系管理、监控、紧急情况服务与维护，使医院档案的安全性得到有效保障。（三）软件工程的建立。计算机自动化管理是对电子文件档案管理自动化实现的基础，在电子文件档案管理的主体是软件系统，通过计算机管理的应用使电子文件档案中的统计工作更加简单，现今大多数档案管理工作软件在一定程度上具备自动统计功能，可使医院实现电子文件档案管理的自动化。
二、从管理维度上建立对档案管理的保障体系
（一）建立制度规范。制度规范可分为两个部分，分别为技术规范与管理制度。技术规范是电子档案资源在档案管理系统与各业务系统之间的信息资源的共享与整合的实现。在保持规范性体系稳定性的基础上进行调整，满足技术发展需求。管理制度是对电子档案管理全过程与各管理环节针对性制定相应的管理规范，使业务人员、档案工作人员行为规范，使电子档案管理活动有相应的规章制度来约束。（二）建立优秀人才队伍。档案工作人员选取时不仅要具有较高的政治素养、档案业务能力，还要具备档案信息系统开发、保护技术、开拓创新的能力，档案管理人员要有应用现代工具工作的意识与习惯，从而使传统档案业务型转变为多元化、复合知识型的管理方向；使医院环境与信息化档案管理相吻合，提升医院信息化档案管理建设的能力与层次。（三）建立保障机制。保障机制的建立分为三个方面：硬件保障、软件保障、经费保障。首先需要根据医院建立规划对网络、计算机终端系统、服务器等进行全局统筹分配，使档案部门信息化档案管理的硬件需求得以有效保障。其次，通过自主开发、委托开发等方式配置相应的软件，同时对软件的升级和维护建立健全的机制，使各项管理需求得以实现。最后，对于医院档案信息化管理所涉及的硬件与软件配置、各项管理工作人力资源培训有充足的经费支持，同时也要创建筹措经费的通畅渠道，从而使医院档案信息化管理有效开展。
三、医院信息化管理机制下的组织体系
（一）明确档案管理责任，建立完善的规章制度。在建立医院信息化档案管理体系时要根据医院工作的实际情况进行分析，将各类档案作为管理的有机整体，并按照分工专业性、业务相关性进行划分，同时根据各项业务所承担的功能将业务职能有效实现，在管理过程中通过医院、科室及相关操作人员进行三级网络管理，并根据各部门的具体职责对档案的收集、整理与积累进行科学划分；设置专人进行管理，使医院档案信息化管理有章可循。（二）档案管理的标准化。信息化档案管理过程中需将医疗治疗目标纳入相应的管理制度中，通过档案基础工作标准化的建立，使医院工作体系中档案的收集管理程序更规范，同时制定标准化、规范化的医院档案管理内容分类、案卷目录、编号、卷内目录，上述内容的书写格式均需与档案部门所规定的内容相吻合，同时使档案内容条理清晰、目标明确、内容清楚完整，为档案资源的利用奠定基础。在档案立卷归档过程中要注重文件的实效性，对于现行文件阶段性任务必须等到任务完成后方可立卷归档，避免造成档案管理工作的混乱。综上所述，医院档案管理工作具有专业、繁琐的特点，作为医院管理工作的重要环节之一，医院档案信息化管理可使医院的整体管理水平得到有效提升。构建医院档案信息化管理可使档案的潜在价值得以充分发挥，使突发事件与紧急事件发生时有档案资料作为保障，并为医疗工作提供优质、高效、便捷的服务。通过医院档案自动化管理体系的建立，也可使医院档案集中化管理工作得以有效实现，在档案管理成本大幅度降低的同时，保证档案管理工作的质量与效率，对于医院档案工作的发展而言具有重要意义。
【参考文献】
[1]王凤芝.关于构建医院档案管理体系的研究[J].决策与信息(中旬刊),2015(8):193.
[2]李新友,吕庆锋.以知识管理为导向构建医院档案管理体系[J].全国商情•理论研究,2014(43):37-38.
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[5]徐必琴.新形势下医院档案信息化建设[J].黑龙江档案,2017(1):100.
[6]叶丽君.面向智慧医疗的医院档案信息化管理技术[J].数字通信世界,2016(11):128+90.
作者:郭婧懿 单位:河北省荣军医院
第二篇:学校档案管理信息化建设
【摘要】学校档案管理指的是就学校发展过程中形成的各类资料及学生信息进行的收集、处理工作。现今，计算机技术在各个领域内得到广泛应用，许多学校在开展档案管理工作时也开始应用计算机技术，使得学校档案管理工作朝着信息化的方向发展。档案管理的信息化使得各种数据资源信息化、数据化，利用电子文件及电子档案的方式既方便对各项信息的管理工作，也方便学校工作的现代化管理，这是学校工作的必然趋势。但就目前来看，我国各地信息化建设情况不一，各学校应用信息化技术去完成档案管理工作的情况也不一，因此，本文分析了学校如何应用信息化技术完善档案管理工作的问题，以期在今后的档案管理工作中能更好地应用信息化技术。
【关键词】学校档案管理；信息化建设；思考
在学校开展的各项管理工作中，档案管理是其中的重要内容，对学校的发展历程、学生的各项信息都详细记载，另外，还记载了学校开展的教学教研工作，因此，对学校今后的发展及教学工作有着重要作用[1]。和传统管理方式不同的是，信息化技术应用于档案管理工作中，推动了学校开展的数字化校园工作，使得档案管理水平及档案管理效率大大提升。现今，各学校都开始普遍应用信息化技术开展档案管理工作，需要对其中存在的问题进行充分了解。
一、学校档案信息化建设的现状
学校开展的档案管理信息化建设就是以信息资源构建为核心，以档案网络建设为基础的一项工作。但目前来看，各地区学校的信息化水平层次不齐，多数学校在进行档案管理时仍以手工检索为主要方式，学校的信息资源开发及数据库建设较为滞后，主要表现在：（1）档案信息化建设观念落后[2]。一些学校的领导人员由于对档案管理工作没有形成一个正确的认识，导致档案管理意识不够，认为档案工作无关学校发展大局，且用处不大，造成档案管理信息化建设工作难以在学校开展，也影响档案管理工作目标的实现。（2）档案管理手段及方式落后。很多学校在进行档案管理时，采用的方式方法不能对新领域内的档案管理需要进行满足。现今，很多学校的办学条件及教学设施都得到很大程度改善，但对档案部门的投入却十分有限，基础设施较为落后，网络建设差强人意，因此对于学校迅速上升的工作量及档案管理需求不能进行满足。（3）档案信息化建设的标准不统一。在对学校的电子文件进行归档方面，学校产生的电子文件数量是巨大的，且大多数的电子文件都未经过档案对其进行系统化处理，同时处理标准及管理制度不够统一，导致学校许多有用的资源丢失，造成学校的信息资源损失。（4）档案信息化建设的技术保障不够。电子文件的安全性、保密性需要强度的技术作为支撑，也需要相关法律法规的支持。但就目前来看，很多学校的技术支持跟不上，导致档案信息化发展受到限制[3]。
二、学校档案信息化建设的有效措施
（一）加强档案工作的宣传。学校开展的档案信息化建设需要学校领导层的支持，也是学校所开展的深层次改革工作。因此，相关档案部门应该加强对档案管理工作的宣传力度，提高师生对档案管理信息化建设的认可度，为档案管理信息化建设寻求更多的支持，更好地促进学校档案信息化建设工作的发展[4]。（二）创新档案管理模式。随着现今档案管理工作的数字化程度提高，档案的实际利用方式也发生了很大改变。很多档案使用人员利用计算机、网络技术等实现对档案的使用，在这种背景下，传统档案管理方法已经满足不了现今档案建设的需要。（三）加强对档案信息化的基础设施建设。档案管理信息化建设中所利用到的基础设施有计算机软硬件设备、基础网络技术以及各种辅助设施，它是信息化建设各项工作得以开展的基础条件。根据档案信息采集工作的需要，需要在档案室中配备扫描仪、光盘刻录机及计算机、信息管理系统软件等基础设施。在其中通过构建电子目录及电子档案，使其可以直接录入至接收中心，实现对目录数据及电子文件的有效采集[5]。档案信息管理软件可以涵盖对电子文件的采集、归档及整理、检索等功能，可同其他类型数据库进行连接及交换数据，从而保证校园信息的管理可在系统网络之间进行。（四）加强档案信息资源构建。档案信息资源是一个学校发展历程的主要凭证，它通过各种方式对学校教学工作、科研工作、管理工作中的每一环节进行记录，是学校有效且宝贵的信息资源财富。信息资源是开展档案信息化建设的基础，核心内容是将各类型的档案信息，利用计算机等基础设施，录入进学校的数据库中，使得学校利用这些信息构建起特色突出、使用方便的信息数据库，满足学校对信息资源的许球球。现今，对档案室资源进行丰富，有效挖掘整理收集并传播学校的各项资源成为学校档案室发展的重点目标，因此档案部门需要围绕学校中心工作，加大对各项档案的处理力度，开发具有本校特色的数据库，不断完善数据库的检索功能，对于构建学校档案资源的信息化建设具有重要意义。
三、结语
综上所述，学校档案信息化建设是长期且复杂的工作，属于系统工程的一种。完善学校的档案信息化建设，对于提升档案管理的工作效率及工作水平具有重要意义。因此，在今后的档案管理工作中，应加强信息化建设，使得档案部门不断完善自身，促进发展。
参考文献：
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[4]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报(自然科学版),2015,01:181-182.
[5]富丽燕.刍议档案管理信息化建设的现状及应对措施[J].办公室业务,2017,02:80.
作者:施红 单位:昆明市外国语学校
第三篇:高校档案信息化管理改革与创新要点
摘要：文章在对目前高校档案管理存在问题进行分析的基础上，提出了高校档案信息化管理工作改革与创新措施，并阐述了高校档案信息化管理工作改革与创新的途径，希望为高校档案信息化管理工作的改革与创新提供一定的帮助。
关键词：高校档案；信息化管理；改革创新
一、前言
在信息时代环境下，高校档案管理工作也逐渐向着信息化方向发展，档案的管理方式逐渐从纸质档案转变为电子档案，再到数字化档案。对于档案的管理，也从以人工和物理管理为主的方式逐渐转变为档案的自动化、数字化管理方式。所以，高校档案信息化管理紧跟信息化发展步伐，并在管理工作上已经取得了初步的成果。不过，高校档案管理在很多管理细节方面依旧存在不少的问题。高校档案信息化管理工作还要不断地改革与创新，完成全面的、系统性建设成就档案信息化，同时学习和充分利用信息化技术手段，不断推动高校档案信息化管理工作的发展。
二、目前高校档案管理存在的问题
1.高校档案管理观念还很落后。一直以来，高校的工作重点一般都放在教学方面，忽视了档案的管理工作。所以，高校档案管理观念落后，换句话说，对档案管理工作还不够重视，其中，最直接的影响就是档案管理需要的经费投入少，难以满足正常的档案管理工作需求，间接影响管理工作积极性。2.高校档案管理方法陈旧。高校档案管理工作需要对相关资料加以收集、整理、归档、保管，所以档案管理工作既单调又烦琐，有时候整理的档案量很大，若只是依靠人工作业无法提高效率，难以在约定时间内完成资料整理。虽然目前高校已采用计算机进行档案的管理，但也只能搜索以及查询档案的信息，无法真正地提升档案管理工作效率。3.高校档案管理制度建设欠健全。现阶段，一些高校档案管理部门没有真正地履行好自身职责，主要的原因是高校档案管理制度欠健全。由于制度的欠健全，导致档案管理较混乱，这不利于档案管理工作发挥的应有作用。4.高校档案管理人员素质偏低。即使在高学历、年轻化的今天，一些高校的档案管理人员中，仍有不少人员还不是专业型技术人员。这些人员很多是从高校中其他一些部门抽调而来，有的属“硬”安排来的，他们没有受过专业的知识以及技能教育与训练，有的年龄偏大也不想接受培训，导致档案管理人员队伍的整体素质偏低，在一定程度上束缚了高校档案管理推行档案信息化管理方向发展。
三、高校档案信息化管理工作改革与创新措施
1.转变高校档案信息化管理观念。高校档案信息化管理工作的改革与创新，需要现代化的管理理念，这也是信息化时展的新要求。所以，在高校开展档案信息化管理工作时，应当紧跟时代的发展，转变档案信息化管理的理念，提高高校档案信息化管理的前瞻性，进一步推动高校档案信息化管理工作向前发展。高校档案管理不仅仅是保存历史、记载信息，更是对高校发展历史的一种全方位记录。因此在一所高校，只有档案能够详细地反应该所学校历史发展进程以及整体概况，才能够为高校深化改革提供重要的参考和依据。2.进一步优化高校档案信息化管理模式。信息技术以及网络通信技术的迅猛发展，极大地推动了社会发展与进步，还使得高校档案信息化管理模式得以改变。在高校档案信息化管理过程中，最重要的是确保档案资源的信息化建设。将信息化手段应用在高校档案管理工作中，将更明显提升档案管理工作效率，增加档案管理工作的准确性，并且更利于档案保管。3.健全完善高校档案信息化管理制度。在高校档案信息化管理过程中，管理制度不但能够为档案管理工作提供一定的规则、约束以及指标，还能够保证档案信息化管理工作的规范性和纪律性，有利于高校档案信息化管理制度的进一步健全与完善，是确保高校档案管理工作整体效率得以提升的关键。由于高校档案容量呈现不断增加的趋势，不断健全自身的档案管理制度，是现阶段应对高校档案不断增加、处理好档案管理过程中各种问题的关键之所在。4.进一步提升高校档案信息化管理人员的素质。高校档案信息化管理工作要想顺利以及高效地开展，离不开优秀的管理人员。所以，要求高校档案管理人员要进一步提升自身的专业知识与技能，认识到高校档案及其档案信息化管理对于高校的改革与发展的重要性，并不断地提升自身保密意识。高校也要重视对于档案管理人员的知识与技能培训，组织档案管理人员进行学习与培训，确保档案管理人员的个人能力得以提升，不但成为专业型人才，而且成为综合型人才，确保高校档案信息管理水平的进一步提高。
四、高校档案信息化管理工作改革与创新的途径
1.紧跟信息化发展的步伐。在开展高校档案信息化管理工作的过程中，应当紧跟着信息化发展的步伐。高校应当结合国家所制定的信息化发展战略，从顶层设计来的整体性对高校档案信息化管理进行科学规划，确保高校档案信息化管理能够紧密地结合国家信息化战略布局，借助国家发展信息化技术的战略，促进高校档案信息化管理工作的发展。在信息化环境之下，高校应当把教育管理工作和档案管理工作紧密地结合，构建档案信息化管理系统，确保高校档案资源的进一步电子化与数字化。应当不断增加信息化建设的资金投入，为高校档案信息化管理工作进一步发展提供坚实的基础保障，对高校内的智慧服务系统进一步的整合，通过合理利用信息化技术，不断推动高校档案信息化管理工作的改革与创新。2.推动高校数字化档案建设。在高校档案信息化管理的过程中，应当紧密结合信息化技术，进一步挖掘高校档案之中的信息资源，确保高校在进行深化改革与战略制定的过程中，拥有准确、丰富、充足的参考信息。①对于高校档案的设计，应当从顶层设计的角度出发，将高校中不同部门间存在的壁垒彻底打破，对整个学校档案资源流向进行统一的把握与管理，确保档案管理更加的高效化与集中化。构建档案资源的数据信息中心和资源信息管理平台，利用校园网平台，确保档案资源能够实现信息数据的共享，为高校档案信息化管理提供有力的工具，服务于学校教育事业的发展，有利于教育质量的提高。②不断地促进高校档案信息化管理中档案的数字化转变，确保高校档案信息化管理工作实现现代化的目标。③应当对于信息化资源进行有效的储备与管理。首先，应当确保信息化资源的备份工作做到位，特别是对于一些拥有较高价值的信息化资源，需要做好储备工作。另外，还应当尽量地多储备一些信息化资源，构建相应的信息数据库，确保更多的信息化资源得以储备，这样才能确保高校档案管理工作能够更好的服务于高校管理工作。3.构建高校信息化档案服务平台。在高校档案信息化管理的改革以及创新过程中，要应用信息化思维模式，要能够满足用户的需求，确保高校在深化改革以及开展管理工作中能够更加快捷地获得优质档案信息。因此，必须构建信息化档案服务平台，借助于校园网、微博、微信等工具，确保高校档案信息化管理工作能够为高校提供更加快捷的服务。高校在开展档案管理工作时，应当借助于信息化发展的契机，构建信息化档案服务平台，进一步发挥出高校档案应有的作用。通过构建信息化档案服务平台，能够有效转变高校档案管理中存在的低效问题，进一步提升高校档案信息化管理的质量，为高校师生提供更为优质的服务。
五、结语
高校档案信息化管理的过程中，还应当重视数据信息的安全工作。所以，既要确保高校档案信息化管理工作中的网络环境是安全的，同时还要对档案进行定期的备份工作，避免出现数据信息丢失的问题。高校档案信息化管理工作，是档案管理工作的发展需求，同时也是信息化发展的必然趋势。通过采用信息化的管理手段，能够显著提升高校档案管理的水平与质量，为高校深化改革以及管理工作提供更加准确与全面的信息参考。因水平有限，本文论述肤浅，只为高校档案信息化管理工作提供参考。
参考文献：
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作者:覃正纳 刘迎春 单位:柳州职业技术学院 广西科技大学
