工程审计对项目成本的影响探索

2022-09-21 16:45:38 来源:写作指导

[提要]随着我国经济的快速发展,基础设施建设不断增加,工程项目成本的控制愈发重要,人们对工程审计的重视程度也在不断提高。本文就公路工程项目管理现状及存在的问题进行探讨,并提出建议。

关键词:工程审计;项目成本

随着公路工程建设的节奏不断加快,对工程项目成本控制的重视程度也在不断增加。我国的施工企业大多都形成了一套自身的内部控制管理体系,尤其是国有施工总承包企业,在项目管理中有着较为成熟的管理制度,但国有企业存在由于自身体质臃肿,工作效率低、人员素质水平参差不齐等因素,同时也因工程项目具有自身独特性,例如地域的差异性、工程的复杂程度等,导致对工程成本的控制难度加大,所以对施工阶段的工程项目审计重视程度不断提高。在建设项目的各个阶段中,施工阶段虽然没有项目决策阶段、设计阶段、施工图设计等阶段对工程造价的影响大,但对于施工总承包企业而言,在确定了合同总额的情况下,如何通过合理的内部控制来降低工程成本,获取最大效益至关重要,所以工程审计对项目管理的管控具有重要意义。

一、工程项目审计的特点

(一)有较强的专业性。工程审计不同于其他财务审计,工程审计人员不仅需要财务理论知识,还需要有一定的工程理论和工程施工经验,需要熟知每一项工作内容,熟悉招投标的正规流程和施工图纸,了解工程量的计算规则,并且能够对项目结算资料和竣工资料数据的准确性、合理性进行审查,分析项目的变更价款等是否合理等。审计人员需要悉知哪些是项目风险点,哪些地方最容易存在舞弊操作空间,这些都具有较强的专业性,只有熟悉审计、财务、工程造价、工程管理等综合性审计人员才能达到有效审计。

(二)审计的范围较广。工程项目审计包括经营过程审计和竣工审计,涵盖项目开工至竣工决算的全过程。工程审计主要包括工程预结算管理审计、项目资金管理审计、项目成本、费用审计、专业和劳务分包管理审计、物资采购管理审计以及其他业务管理审计。其中,项目成本、费用审计主要包括以下内容:(1)人工费用的审计。劳务结算是否按合同条款的内容及时结算,劳务费用的支付是否有审核程序,有无多计或少计劳务成本的现象;公司员工薪酬支付标准是否符合公司相关制度规定并及时支付,各项社会保险费、住房公积金和附加费是否及时足额计提,是否存在违规支付奖金、福利的现象。(2)材料费用的审计。审查项目部是否对材料采购成本、材料验收、材料发放等管理环节实施过程控制,材料发放是否采取限额领料措施,有无以购代耗、以领代耗的现象;甲方供料是否及时办理验收入库手续,有无漏记甲供材或不及时计入成本的情况;分包单位领料是否办理审核、审批手续并及时结算转账;材料计价方法是否适当,有无错转、漏记情况;是否及时登记材料明细账;将材料的实际消耗量与预算定额量进行对比,分析节约超支的原因;租入的周转材料是否有租赁合同,发生的租赁费是否及时计入当期成本,使用完毕后是否及时退租;工程完工后剩余工程物资移交、处理情况。(3)机械费用的审计。是否按施工计划合理配置施工机械,有无由于配置不当出现机械闲置的现象;施工机械租赁是否有书面合同,机械租赁费用的结算是否超出合同规定的内容,租赁费的支付是否有审核程序,发生的机械费用是否及时计入当期成本;大型机械进退场费是否按规定摊销。(4)其他直接费用的审计。审核项目所发生的临时设施费用是否按期摊销计入成本;工程所发生的水电费、生产工具用具使用费、二次搬运费、冬雨季施工的费用是否及时计入成本;是否存在将管理费用、间接费用等其他性质的费用计入其他直接费用的现象。(5)专业和劳务分包工程成本的审计。专业和劳务分包结算是否及时准确,结算挂账是否经过审批,结算额是否按期计入工程成本。(6)间接费用的审计。项目部是否编制间接费用预算,是否采取有效措施控制费用开支,各项费用开支是否超出规定的标准,费用开支是否按审批流程和审批权限办理,项目管理人员薪酬标准是否符合公司相关制度的规定。(7)管理费用的审计。重点审计业务招待费支出是否符合公司制度规定,是否控制在预算指标之内。

二、公路工程项目管理现状及存在的问题

(一)项目管理体制有待完善,成本控制意识有待提高。建设工程的质量、施工成本、施工进度与项目的管理体制有着直接的关系,但现阶段我国施工企业的项目管理体制建设还不够完善,主要表现在工期中成本控制的观念不强,不能统筹兼顾。工程项目应当以效益为根本,以质量为目标,加强成本控制,而许多项目部总是抢工期、闷头干,对成本控制意识不足,项目管理也不够严格,很容易出现材料、劳务分包、非生产性开支等漏洞。此外,一些项目部由于项目管理体制的问题,出现各部门工作衔接不及时、责任划分不明确等现象,导致出现问题无人负责。

(二)各种专业技术型人才不足。建筑工程施工的顺利进行,不仅需要大量的专业素质高的施工技术人员,还需要专业的管理人员。例如,对于总承包单位来说,需要专业的测量人员对施工队伍完成的工程实体进行复测,实时监督工程质量;需要专业的合同人员及法务人员负责对各类劳务分包、材料采购合同进行签订,减少合同纠纷及相关法律风险;同时,还需要专业的试验检测人员进行工程试验检测、按设计要求进行各种配比设计及优化。一个优秀的试验室配比人员可以通过自身的专业能力计算出最具经济效益的配合比,为工程成本提出优化建议,而有些建设单位并未意识到足够的专业技术人员可以为项目带来的经济效益,相反为了节约成本,将项目管理人员减少,出现身兼数职的现象,无法保证工作效率。另外,在承包多个工程项目的情况下,通常会出现专业人员不足、需要临时向社会中招聘的现象,而这种临时招聘进来的专业技术人员,流动性较大、稳定性差,有着工作不交接随时辞职的风险。

三、解决策略

(一)完善项目管理体制,重视审计工作。对于项目管理体制不够完善的问题,笔者认为首先可以制定各个部门的岗位职责管理制度,明确各部门的工作范围,责任到人,将岗位职责制度上墙,并组织各个部门进行学习。采用办公软件,制定合理的审批流程,避免一人决策,严格把控各类经营合同的签订、管理、执行。同时,设置审计部门,将结算、付款流程关联到审计人员账号,有利于审计部门随时了解工程结算进度;对当日现场施工日志进行收集,以及现场施工照片,隐蔽工程填埋前影像资料及时进行留存,以防后续施工日志造假、影像资料不全等问题发生。项目管理中要重视审计工作,对工程施工项目的审计监督要涵盖项目开工至竣工决算的全过程。对工期在一年以上的工程施工项目,应当每年进行一次审计。对成本严重超支、非客观原因连续3个月不能正常运作或出现重大异常情况的工程施工项目应及时进行审计。工程施工项目竣工验收并办理决算后应进行项目终结审计。

(二)重视培养人才,加强人才引进工作。笔者认为,人工成本与工程的直接费用相比,金额相差巨大,只考虑压缩人工成本,不考虑合理的人员配置可能会得不偿失,一岗多职造成的工作效率低下可能无形中引起工程的直接成本增加。企业应当重视对人才的培养,不能总是依赖临时聘用社会人员,应该有自己的人才库。培养人才是一项长期工作,可以统招毕业生,实行“师徒制度”,一带一,签订师徒协议,由经验丰富的老员工带领新员工,并设立奖励机制,对成长较快的新员工和对应的师傅进行奖励,提高全员工作热情。重视对毕业生的培养,使他们一毕业就接触企业文化,了解企业制度,更快地适应工作。另外,企业要建立与现代企业制度相适应的工资分配制度,强化工资分配激励功能,充分调动员工积极性,吸引、保留和激励人才,增强公司核心竞争力和凝聚力。

四、例证分析

(一)公路工程建设项目实际案例分析

1、项目概况。G公路工程项目位于我国甘肃省,项目施工分为两个标段,由ZY施工总承包单位承建第二标段,合同额3.4亿元,工期为365日历天,路线全长20.513公里,采用双向四车道一级公路技术标准改扩建,设计时速80公里/小时,桥涵设计荷载采用公路-I级,设计洪水频率1/100,全线设置空心板桥2座(42.4m/2),新建涵洞42道,钢波纹管涵19道,钢筋混凝土盖板涵23道,平面交叉21处(加宽车道渠化17处,城市道路平面交叉1处,右进右出开口3处),相关企业设置开口6处。设置收费站1处、养护工区1处、服务区1处。征地1,416.4亩。

2、项目经理部人员策划的漏洞。该项目在人员入场初期由项目领导班子成员做了项目策划书,对项目整体进行了规划,领导班子成员4人,物资部和经营部各2人,分别负责材料的采购、劳务分包招标、计量结算等工作;工程部4人,分别负责施工现场的管理,需要监督自己所负责作业区域的施工过程,检验工程质量并报检;同时,协调现场各方人员,参与制定施工进度计划表、物资需求计划表,并做好施工日志、留存影像资料等。从总公里数中计算,现场管理人员每人需负责5公里的作业区域。而在施工面全开的情况下,一人负责5公里是无法兼顾所有工作面的,很容易引发安全质量问题。在项目施工进行到一个月,公司审计组入驻项目经理部,发现项目存在以下问题:(1)工程质量存在问题,无现场管理人员管控;(2)施工日志记录不全、内容不够详细,内业资料严重滞后,与现场实际施工进度不符;(3)项目主要部门未有效履行部门职责,安全、技术、管理体系未有效运转,项目施工安全质量无法保障,导致项目整体风险较大,并且相关工作滞后严重,致使项目整体运转性、协调性较差;(4)由于技术管理不到位,施工图纸审核不细致,导致施工现场技术、质量问题频发,施工现场野蛮施工、技术层面不达标,部分工程返工,直接导致工程成本加大,安全文明施工形象差,为企业带来严重的负面影响,有损企业形象及项目整体利益。剖析上述问题,主要是由于管理人员配置不足导致的,为改变当前状况,尽快让项目进行正常运转,审计组提出将内业资料整理工作整体外包给一家资料公司,并要求资料公司对接人员常驻项目部。另外,将试验室也整体外包给一家具有相应资质的试验检测公司,并配备5~6个试验检测人员入驻,这样通过外包手段,解决了人员配置不足的问题,技术水平有所提高,也更具有专业性。从这个案例中可以看出,及时对项目进行内部审计,可以发现项目存在的问题,及时通过优化方案加强内部控制,促使项目良好运行。

3、结算流程中的漏洞。G公路工程项目第二标段由ZY施工单位承建,ZY施工单位为一家大型央企,内部各种规章制度、岗位职责、组织架构、工作流程等都相对健全。图1为项目组织结构图,按照公司规定,物资部人员每月15日根据入库单与材料供应商进行对账,由物资部人员出具对账单,对账单上需供方签字盖章以示确认。随后,物资部长根据对账单做物资结算单,结算单中材料的规格、型号、单价均按照合同执行,结算单需要物资部长、总经济师、项目经理、供应商签字,签字确认后的结算单可作为提报公司物资结算流程的附件。(图1)具体审批流程是首先由物资部人员提交流程、项目总经审核、项目经理审批,再由公司招采部门初审,招采领导复审,最终流程结束归档。这样的层层审核按理说不会出现大的问题,但当公司审计人员来审计时却发现了问题,根据结算资料,12月份结算级配筛分砾石11.75万方,可实际料场中通过量方大约只有7万多方,再根据现场实际领用情况进行核实,发现实际入库方量有误,审查入库单发现其并非是具有连续编号的单据,而是物资人员编制的表格,这样的入库单可信度很低,后经询问现场收料管理人员,再与项目总工程师一起进行图纸、现场方量计算,确定入库单由项目总经济师伪造,现场质量检验单由供应商联合伪造。通过这个事件,我们发现结算流程中存在的漏洞。首先,物资部只有一个暂无经验的实习生,无法做到风险管控;其次,结算流程中并未加入项目总工程师的审核。通常来说,总工程师对现场的实际情况比较了解,而项目经理并不了解,所以单由项目经理审批无法达到审核的目的。此外,结算流程中所要求附的入库单并不严格,应该为正规的入库单据,一式四联,出库单应该有各领用队伍签字、现场材料管理员签字确认等。

4、项目前期对梁场的策划不合理导致的成本增加。G公路工程项目含两座小桥,项目进行策划时准备自建梁场来提供预制空心板梁,但工程施工在进行到桥梁下部结构时,自制的梁场由于项目人员技术水平有限、材料质量不达标等因素,迟迟未生产出合格的预制空心板梁,由于工期紧迫,项目部只好从当地唯一一家梁场高价购买成品空心板梁,一片板梁价格高达十多万元。项目前期对梁场的人员投入、设备投入、材料投入巨大,外加临时购买的成品空心板梁,最终导致项目在桥梁施工中成本剧增。

5、施工配合比和试验配合比不符导致成本增加。G公路工程项目在进行路面施工时,试验室人员根据设计规范指标制定了设计配合比,又根据设计配合比及施工送样材料烘干配置得到最佳的试验配比,在施工现场又根据试验配合比及现场材料计算所得施工配合比。但在实际工程施工中,由于甘肃地区昼夜温差大、供应商提供的粉煤灰批次间存在差异较大等原因,导致施工中的配合比反复偏离试验配合比,工程质量不达标,造成二次返工的次数较多,增加了路面施工的造价成本。

6、项目管理人员成本意识较弱导致的成本增加。对于工程建设来说,对施工图纸进行审核是必不可少的,所以在项目管理人员入场初期,项目总工应组织工程部进行图纸审核,及时消除图纸中的错误,同时尽快编制出0#台账,减少后期变更。工程图纸中最常见的错误就是工程数量表中的工程量与设计断面图不符,而施工中项目管理人员并未对图纸进行详细复核,导致超出合同工程量的现象频发。同时,现场管理人员未对队伍使用材料进行损耗的控制,造成大量废弃材料堆积,本应可以二次利用的材料也未进行有效的监管,由于管理不到位,无法对损耗进行准确计算,所以即使合同中有关于对超出损耗率作出的条款约定,在结算时也无法进行相应的金额扣除。

(二)项目评价。G公路工程项目于2019年9月30日正式开工,于2021年10月1日顺利交工验收,虽然此项目在管理中存在诸多不足,施工中质量问题频发,但审计的介入,对工程项目管理进行了有效的监督,同时及时发现并指出项目管理中的不足之处,避免工程成本的不必要浪费,有效地保证了企业的经济效益。

综上,工程审计是工程项目成本控制中一个极其重要的环节,科学的工程审计可以保证工程规范、合理地开展,从而达到控制工程成本的目的。施工阶段是将前期设计阶段、施工图预算阶段落到实际的重要阶段,稍有不慎就会产生巨大的成本差异,所以工程审计工作应引起企业的高度重视;同时,应积极协助审计人员开展工程审计工作,重视审计意见,使审计工作发挥出最大作用。

主要参考文献:

[1]于玲.基于PDCA循环模式的施工企业内部审计质量控制探讨[J].财经界,2015(36).

[2]张俊.工程造价审计在工程造价管理中的应用[J].建筑工程技术与设计,2018(34).

作者:王孟娈 单位:西安石油大学经济管理学院