财务云共享中心服务模式的优势分析

2022-09-21 16:45:12 来源:写作指导

摘要:随着市场经济的发展与监管制度的完善,激烈的市场竞争、增长的成本压力与严格的政府监管日益凸显。在这样的背景下,企业探索出了财务共享服务的新型财务管理体系。随着互联网、云技术的发展,财务共享服务进一步进化为财务云共享中心服务,在时间与空间维度上进一步提高了财务共享服务的可能性。本文通过研究财务云共享中心的运行模式并分析其运行成效,总结了财务云共享中心服务模式的优势与不足,并从多方面对其未来的发展提出了优化建议。

关键词:财务信息化;财务共享;内部控制;云技术

引言

在企业规模不断扩大,商业环境监管日渐完善的经济发展背景下,我国企业对会计业务的质量与效率的要求持续提升。如今的企业面临着激烈的市场竞争与严格的政府监管,财务管理体系需要在控制成本的前提下不断提高其服务质量以满足企业的需求。而互联网、云技术的发展,催生了财务云共享中心这一种新形态的财务管理体系,满足企业提出的更高要求。本文通过探索财务云共享中心服务模式在集团企业与记账行业的应用,分析这种新模式的优势与不足,并针对其未来的发展提供了一些参考建议。

一、财务云共享中心服务模式阐述

(一)财务共享中心服务模式的溯源与发展

财务共享中心这一服务模式,在国内首次出现在大型上市集团公司中,这些大型上市公司往往由一定数量的子公司组成集团体系。这些子公司的业务各自都具备一定的规模,较大的业务体量产生了复杂的财务核算需求。因此,集团公司下的各子公司都各自配备了完善的财务部门。随着集团整体发展,隶属于各子公司的财务部门各自为战的运行模式逐渐无法满足集团层面降本增效的需求。这种传统的财务模式往往存在以下问题:第一,各子公司的财务部门账务处理的习惯与规范存在差异;第二,子公司间往来交易处理沟通不及时产生入账时间差异;第三,集团层面合并报表时收集子公司财务信息流程烦琐、成本高;第四,重复性简单业务没有最大化利用财务部门效能等。在这样的背景下,财务共享中心模式应运而生,并凭借其便捷、高效、低风险、低成本的优势,渐渐取代了传统的子(分)公司财务部门体系。如今国内的大型公司,绝大多数采用的是基于财务共享中心的财务管理模式。

(二)财务云共享中心的创新

在财务共享中心模式的基础上,由于信息化技术的发展,又诞生了财务云共享中心的服务模式。该模式的创新在于,通过云技术将原本财务共享中心模式下的线下信息流迁移至线上。原本的财务共享中心,需要定期汇总其服务对象的凭证、票据等,再将其进行核算、记账等处理,随后再将处理完毕的财务资料返还服务对象。而财务云共享中心,则可以通过OCR识别、智能应用交互、线上平台实时反馈等功能,实现业务发生后账务工作的实时处理,使财务处理更高效、时效性更强,财务成果更透明、风险性更低。

(三)财务云共享中心服务模式的原理

典型的财务云共享中心模式一般遵循以下原理:财务云共享中心设立在集团总部,独立于企业各成员公司,具备完善的线上财务系统及标准化、规范化的业务流程,可以为集团及各成员公司提供会计核算、财务审核、实体与数字资料管理、出纳业务等服务。作为服务对象,企业成员公司需要在业务发生后,通过信息化手段将包括凭证、单据等在内的业务信息提供给财务云共享中心,并对其真实有效性负责。作为上层管理者,集团管理层与集团财务部门要对财务云共享服务中心制定并实行内部控制程序与过程监控,根据集团战略对财务云共享服务中心提出要求并进行指导。

(四)财务云共享中心服务模式的拓展

传统意义上的财务云共享中心模式一般适用于具备一定规模的集团性公司,存在企业财务报表合并的需求,并且其成员公司的业务适用规范的准则与流程。这样的前置条件一定程度上限制了财务云共享中心这一服务模式的发展与泛用性,大多数中小型企业均不满足这些要求。对于大多数中小企业来说,建设一个规范完善的财务部门需要较大的固定成本投入,且随着企业业务规模的发展,该成本投入会不断上升。这些企业对于财务规范化、效率化的需求仍然存在,而且,通过投入发展财务部门来满足这些需求是不合理的。财务云共享中心的拓展服务模式就能够解决这些问题。这类财务云共享中心并非集团企业内部设立,而是采用集团财务云共享中心服务模式的原理框架,由提供中小企业记账服务的公司与事务所转型升级而来。这类财务云共享中心并不局限于服务单一集团的成员公司,而是吸收大量的中小型企业为服务对象,通过云财务系统的技术赋能,线上完成客户的账务处理。在这种模式下,客户企业就无须再斥资维护常驻的财务部门,而可以通过购买服务的模式实现标准化、规范化的财务处理。

二、财务云共享中心服务模式的优势

作为一种新颖的财务管理体系,财务云共享中心服务模式具备多项优势。无论是在集团层面的财务云共享中心服务中,还是在为中小企业提供的财务外包服务中,这些优势都能够得到体现。

(一)降低企业管理成本

财务云共享中心服务模式,在企业集团层面的应用中以“一代多”的形式取代了传统会计核算体系中的子(分)公司财务部门的工作职能。因此,采用财务云共享中心服务模式首先可以显著降低包含人员薪酬、办公场所、办公用具等在内的固定管理费用。在集团接受财务审计时,由财务云共享中心汇总的财务数据信息更易取得,并由于其成果具有规范性与标准化的特征,更易审查,也可以降低企业相关的审计业务费用。此外,应用财务云共享中心的服务模式,可以提升企业财务处理的时效性与便捷性,从而方便企业的业务部门。比如企业采购部门员工的差旅费报销,就可以通过扫描发票、车票等方式直接报销并入账,省去了与传统财务部门对接的中间环节,提升了业务执行的效率,降低了隐性的管理成本。而对于中小企业层面的应用,财务云共享中心也具有降低企业管理成本的优势:采用财务云共享中心服务的中小型企业,将无须设立专门的财务部门完成会计业务,因而可以节约大量的管理成本。

(二)提升财务信息的规范性

采用财务云共享中心的服务模式,还可以提升企业财务信息的规范性,不仅能形成企业内部优势,还可以产生外部优势。站在企业内部的角度,当今会计的职能正逐渐由核算会计向管理会计转型。而管理会计高度依赖的,正是财务数据的规范性与一致性。在传统的集团会计核算体系下,各成员公司下属的财务部门组成人员不同且缺乏沟通,容易导致财务数据的不规范与标准的不一致。在这种情况下,企业管理会计往往需要先对这些财务数据进行调整与统一,方可进行进一步分析,这无疑是缺乏效率的。而采用财务云共享中心服务的企业,将数据采集、整理与汇总的功能前置,并且能为集团各成员公司提供具备规范性与一致性的财务处理服务,这就为后期的管理会计分析与集团层面报表合并提供了便利。而站在企业外部的角度,采用财务云共享中心服务后,企业将能在外部审计、合法合规与尽职调查等对外事项中提供更加规范化的财务信息,更容易满足外部财务信息使用者的需求。

(三)降低财务部门舞弊风险

财务云共享中心服务的应用,还可以有效降低财务部门的舞弊风险。首先,使用财务云共享中心服务,意味着集团内成员公司下属的财务部门的精简,这样不仅减少了财务处理的流程和步骤,还缩减了有权限经手账务处理人员的数量,可以在一定程度上降低因为人员而导致的舞弊风险。其次,使用财务云共享中心服务,在职责分离的角度上也更加合理:成员公司的业务部门与集团财务云共享中心没有直接接触,只是通过线上的形式传递财务资料与信息,这样就在最大程度上将业务与财务的经办人进行分离,从而降低舞弊风险。此外,采用云财务技术的共享服务中心,对于审批、签章、归档的管理借助了信息系统,舞弊者更难控制这些环节。

三、财务云共享中心服务模式的不足

虽然财务云共享服务中心具备一系列的优势,但这种模式也存在一定的不足。这些不足在企业进行财务管理体系升级转型时,往往没有得到重视,而在财务云共享中心服务运营一段时间后方才体现出来,造成额外的损失。

(一)增加内部控制成本

虽然有效降低财务舞弊风险是财务云共享中心服务模式的一大优点,但要确保财务云共享服务中心的有效运行,企业往往需要额外投入,完善其内部控制体系以匹配财务云共享服务中心的业务模式。首先,财务云共享中心的应用,需要企业架设一套完善的线上财务系统,与该系统有关的信息技术内部控制程序,就相应地需要重新设计,这样就增加了企业的内部控制成本。其次,由于大量新的信息技术的使用,使潜在的舞弊更难被非专业人士发现与识别。无论是在企业的内部管理还是外部审计中,检查人员只能查看处理完毕并汇总后的账务处理信息,却无法识别这些信息是否被恶意篡改或由于系统问题而产生了错误。这就要求企业在信息技术内部控制层面设计更加完善的内部控制程序,更多地以预防性控制策略来实现控制目标。由于云财务技术采用的是线下扫描上传,线上处理登账的业务模式,云共享中心的财务人员在记账与核算的第一时间接触的是电子版的原始凭证,这就为财务人员识别原始凭证的真实性增加了难度。纸质的原始凭证被伪造篡改,往往有迹可循,而被扫描上传后,就很难发现这些痕迹。这就要求财务云共享中心的工作人员在对实时业务处理完毕后,对期后收集的纸质原始凭证进行真实性的重新核对,作为内部控制程序的环节之一,这也增加了成本。

(二)存在企业信息隐私风险

采用财务云共享中心的服务模式,意味着服务对象公司需要将与其业务有关的各种原始凭证与材料提交给财务云共享中心进行处理。若该共享中心隶属于集团企业,那么敏感业务信息泄露的风险较低,但若该共享中心是为中小企业提供财务外包服务的公司,那么这些购买财务共享服务的客户企业将承担一定的信息泄露风险。而且,由于云财务服务高度依赖互联网信息技术,相较于传统的纸质财务信息,在云端交互的企业的商业机密信息往往更加容易受到外部攻击。另外,企业一旦与财务云共享中心建立长期合作关系,则其大量财务信息将存储在共享中心一端,一旦信息丢失或损毁,企业自身将很难将其恢复。

(三)服务质量难以保持

对于财务云共享中心的工作人员来说,服务对象通常会提供充分详尽的财务信息来确保财务处理的顺利完成,但这些工作人员并没有直接接触过服务对象公司,也不了解其业务细节。受这种客观条件限制,财务云共享中心无法对所有的服务对象提供质量一致的财务处理服务,这一缺陷在为中小企业提供外包服务的财务云共享中心中更加突出。另外,财务云共享服务中心往往是独立于服务对象公司存在的,虽然降低了财务舞弊的风险,但也意味着其服务质量不受服务对象公司的直接管控,这也是导致财务云共享服务质量参差不齐的一大原因。最后,云技术线上沟通交流相比线下直接会面沟通也存在一些不足之处,从而提高了财务共享服务客户与供应商之间的沟通成本,对财务服务的要求的沟通也更难达成一致,从而导致了服务质量的下降。

四、优化财务云共享中心服务模式的建议

针对财务云共享中心现存的一些不足之处,本文提出一些改进建议,为财务云共享中心服务模式未来进一步发展提供参考。

(一)提升内部控制设计的整体性

在采用财务云共享中心的财务管理体系时,企业可以选择在原有的内部控制体系的基础上进行优化改进,以实现与新体系的匹配。但在设计优化改进的整体流程或特定环节时,应当宏观考虑,使财务云共享中心的控制活动契合企业原本的内部控制活动,符合公司战略发展需求,并根据公司风险特征合理确定控制重点。在设计控制流程时,应当特别注意信息技术层面的控制。此外,从长期来看,通过在原有系统上改进与优化得到的内部控制体系,可能无法满足企业管理体系进一步信息化、智能化的需求。此时企业应当聘用外部专家或在公司内部成立相关团队,进行内部控制体系的整体重构。企业应当根据成本效益原则,以整体战略目标为导向,选择合适的时间点推进该重构过程。重构过程中,应当将依托于财务云共享中心的财务管理体系作为企业信息系统的一个组成部分进行考虑;对该组成部分实行的控制程序以公司整体风险评估为起点,考虑特定重大风险因素后,综合设置预防性控制程序与检查性控制程序。公司整体内部控制设计的重构与完善,将提升内部控制运行效率,减少使用财务云共享中心服务的内控成本。

(二)价格/成本导向转为质量导向

作为财务云共享服务的供应方,集团的财务云共享中心与面向中小企业的财务云共享中心服务公司应当将该服务的发展目标定位为质量导向。目前的财务云共享服务竞争为价格/成本导向:集团的财务云共享中心致力于使用更低的人工、时间等成本完成集团财务处理;财务云共享中心服务公司致力于借助更低的价格来吸引更多的中小企业客户。这样的发展导向将在中长期导致财务云共享服务质量的下降。财务云共享服务的发展目标定位为质量导向指的是,财务云共享中心在以统一的标准完成财务处理的基础上,为企业提供财务咨询、税收筹划、合法合规等增值服务,使财务云共享这一服务包含更多的价值。以质量为导向的财务云共享中心发展策略,不仅能有效避免财务云共享中心服务模式质量不统一的问题,更能在长期实现服务提供者与使用者的互利共赢,并且推动财务云共享中心服务行业的专业化。

(三)可持续技术升级提升服务质量

财务云共享中心本就是企业对会计信息质量的要求的不断提升与信息化技术持续创新的产物,从长期来看,财务云共享中心的服务模式势必需要经历技术升级才能取得进一步的发展。技术升级可以为财务云共享中心带来多方面提升。首先,在服务质量方面,随着光学识别技术、大数据技术、移动物联网等技术的发展,财务云共享中心工作模式中的客户交互沟通将变得更加简单方便。其次,随着科技的发展,企业日常业务中的票据、单证等原始资料将会逐步往电子化方向发展,这就节省了原本财务云共享服务中票据扫描整理的环节;只要财务云共享中心服务能够通过技术升级搭建电子原始票据的交互平台,云端处理账务将会变得更加简便高效。同时,通过网络安全及加密技术的升级,财务云共享服务也可以有效降低企业信息泄露的风险;更为智能化的云端账务处理流程,将降低人工参与度,从而进一步降低企业机密信息泄露的风险。

结语

当下,财务云共享中心服务模式在大量企业中得到实践,结合其开展的相关情况,发现财务云共享服务具备相当的优势。但是,财务云共享模式的建设是一项长期任务,在此过程中,企业也应当关注该模式存在的缺陷与潜在的风险,结合内部控制体系的优化完善,调整该模式长期发展的目标导向,可持续地开展技术升级,以此来更好地发挥财务云共享服务中心模式的作用。

参考文献:

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[2]王庆.“互联网+”背景下在线会计记账发展建议探析[J].商业会计,2018(6):69-72.

[3]栾晓.财务共享背景下企业内部控制重难点及风险防范策略探讨[J].质量与市场,2022(3):34-36.

作者:王擎阳 单位:台州科技职业学院