财务档案信息化范例6篇

财务档案信息化

财务档案信息化范文1

关键词 财务档案管理 信息化 信息资源

中图分类号:F232 文献标识码:A

1财务档案管理信息化的概述

随着信息化社会的到来,以现代信息技术的发展与应用为代表的新技术革命必然加速我国企业信息化过程,而财务档案管理作为企业管理的基础性工作,借助现代化的设备和手段,应用电子计算机处理和储存,形成电子财务档案,其信息传递速度较快,档案管理和利用的效率也越来越高。加快档案信息化建设,顺应时代和社会发展,是提高档案管理和档案服务水平的必由之路。

与传统的手工财务档案相比信息化财务档案彰显优越性。将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

2财务档案管理信息化建设存在的问题

2.1财务档案信息化建设目标不明确

财务档案信息化建设看似简单,似乎仅仅是财务管理部门自己的事情,顶多把档案管理部门牵涉进来。仍沿用传统的管理模式管理财务档案,思想和行动还未转移到档案信息化管理方面来。财务档案还未和其他部门有效协调,需要的流程化、数字化和档案数据库等要利用网络资源,但涉及到有关职能部门较难协调配合。有些财务档案信息化的管理缺乏统一领导,各机构和管理部门在财务档案信息化进程中没有尽到应尽义务,配合工作不到位。以至于财务档案信息化建设的目标非常模糊。

2.2财务档案管理人员缺乏相应知识

经过漫长的变革与发展,财务管理人员的素质已经有了很大改观,在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是,在现有的财务人员中,真正懂得财务档案的搜集整理的人员很少,懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。这方面的人才缺少并非整个财务部门人员少,而是对财务档案的钻研和熟悉的人员少主要原因:(1)部分人员固守传统观念,认为财务档案管理工作是简单的,只要管好不丢失就行。(2)不够重视对财务档案管理人才的培训培养,没有前瞻意识,特别是没有针对性地培养建设财务档案信息化方面的人才。(3)目前高校财务部门虽设专职财务档案管理工作人员,但是人员太少,尤其是懂得把纸质财务档案转化为电子档案的人员更少。

2.3财务档案管理信息化系统的安全风险

在手工方式下,财务信息以账、证、表等形式存储在纸介质上,修改过的会计凭证或账簿可以从财务人员笔迹和印章上分清责任,但是信息化会计数据直接存储在磁盘上,对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹,存在着档案无纸化和电脑操作无形化带来的数据风险。利用计算机的舞弊具有很大的隐蔽性,被发现的难度较之手工会计系统更大,其造成的危害和损失也更大。由于相关人员缺乏计算机信息安全基本知识,不遵守本部门的信息安全规则,造成数据损失等,如意外事故,包括非预期的、不正常的程序结束操作造成的故障、由于电源故障造成各种设备无法使用、存储数据的辅助介质部分或全部遭到破坏、已输入数据的凭证丢失等。如果这些数据已经及时备份尚可恢复,如果未及时备份,则造成财务数据将永久丢失,给企业造成不可估量的损失。

3加强财务档案管理信息化的措施建议

3.1建立健全财务档案的信息管理制度

要站在科学发展观的高度,建立健全财务档案信息化管理制度。俗话说,“没有规矩,不成方圆”,“安全保障,制度先行”要以财务管理部门和档案管理部门为主,相关部门与单位积极参与,通过积极探索,真正做到理论结合实际,从实践中来,到实践中去,制订一系列切实可行的财务档案信息化管理制度。

3.2树立财务档案信息化意识

财务档案管理工作要不断适应发展的需要,提高管理人员素质是关键。首先要挑选文化素质高、工作能力强的人员负责档案管理工作,财务档案人员必须掌握计算机、数据库、网络以及微缩、音像、光盘刻录等知识和技术,以满足信息化建设工作的需要;其次对档案人员要加强财务档案管理的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能,使其具有时代意识,其中包括信息意识市场意识现代化意识法制意识。要有建设财务档案信息化意识。要有建设财务档案信息化的价值、地位、作用、意义的认识。财务档案信息化建设好与否,是衡量一个企业现代化管理水平高低的指标之一。建设好财务档案信息化,可以给企业的全面发展提供诸多方便。

3.3财务档案信息化建设规范化

档案信息化的总体规划是档案信息化建设的关键,要积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容纳入建设规划,探索利用统一的网络平台整合档案信息资源,是实现信息资源共享的有效途径。同时,根据企业自身规模,明确各人员负责的工作,处理好文件的收集、整理、鉴定、保管、编研、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作,建立和完善财务档案管理网络。会计档案价值的充分发挥来源于长期的积累和扎扎实实的基础工作,要提高会计档案的质量,充分发挥其作用必须从源头抓起,将基础工作及日常管理规范化。

3.4强化财务档案人员的继续教育工作

财务档案的信息化要求档案工作人员不但要拥有传统档案管理中组卷、编、目分、类录、等工作技能。还要能练掌握计算机、网络、信息安全及信息分析等新的知识与技能。档案信息化的建设成功与否不但取决于工作人员的固有知识与技能水平,还取决于工作人员在工作中的知识更新与技能培训的效果。加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息打好基础。要通过实践锻炼交流培训等多种途径和方式培养会计信息人才,有针对性地对财会人员进行网络技术培训,加强对现有的会计人员进行分层次的计算机专业知识培训,使之成为既懂计算机技术又熟悉财会知识的复合型人才。

参考文献

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[5] 曹晶.高校财务档案信息化探讨[J].现代营销,2010(10):42-43.

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[11] 曹晶.高校财务档案信息化探讨[J].现代营销,2010(10):42-43.

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财务档案信息化范文2

关键词:财务档案信息化;管理;策略

一、前言

我国目前处在信息化的时代,很多企业对于企业的管理工作都进行了提升和更改。随着我国的经济发展越来越迅速,时代的变化越来越快,很多企业的管理也都随着时代的变化而变化,从根本上改变对于企业的管理,利用信息化技术对企业进行各方面的管理,财务档案管理是企业管理的重要工作项目,需要对企业财务档案管理与信息化进行结合,这种信息化管理模式是时代的产物也是企业发展的必然选择。要是想要管理好财务档案就要进行信息化的管理,顺应时代是发展的基础也是发展的必经之路,必须要制定好相应的管理内容,促进财务档案信息化建设。

二、财务档案管理信息化的特点

现如今,企业管理最重要的就是从管理的思想上进行根本上的改变,就是要顺应时势,跟上时代的步伐,进行信息化的变革。在进行财务档案管理的过程中,很多经济业务比较繁杂,信息较多,然而很多人员在进行工作的时候会出现很多不必要的环节,这些环节会带给工作人员很多工作上的阻碍,通过进行运用信息化的管理,能够储存大量的信息,能够节省很多管理时间,使财务档案能够被高效规范的进行管理。

三、财务档案信息化建设的主要内容

1.建立与公司相符的信息管理平台

对于公司内部的财务档案管理,需要进行对财务档案进行信息化管理。在进行管理的同时,需要向相关工作提供更为精确的信息化数据。在企业的内部设立与企业财务档案管理相符的数据平台。为各类档案管理提供信息资源,并且能够提升财务档案管理的水平和管理能力。让财务信息能够随时随地的进行平台保存。

2.设立公司信息化的防火墙,增强网络安全

财务档案信息化管理是公司的一项重要任务,在进行财务档案信息化管理的同时一定要注重信息化的安全性。企I的财务信息是企业最重要的公司信息,必须要保证公司信息的安全性和保密性,对于公司的网络安全建设必须要加强信息技术,并且要对网络进行合理利用。与此同时要加强工作人员的工作能力,确保财务档案的安全性和对信息技术的使用能力。

3.完善财务档案管理信息化的操作工具

财务档案管理需要进行网络化的结合,通过网络化的平台进行对相关数据的采集和运用。相关财务档案信息化管理的资源要进行合理的分配。在财务档案管理信息化内部工作人员进行工作时一定要配备工作的工具,制定与公司财务信息相符的系统,考虑到系统的适合性和科学性,通过操作系统对平时的财务管理进行正确的管理。同时要提高系统的操作性能力,能够在进行相关管理中提供最准确的方案和计划。

四、加强财务档案信息化管理的策略

1.提高财务档案管理的信息实用性

财务档案管理的信息是在信息化的作用下才能够得到更好的管理,同时财务档案管理的信息同时也能够查看信息技术的水平。在进行建立档案管理的同时,要对档案进行分类准备,还要建立相关的档案平台,档案管理的平台提供的相关信息要注重实用性,能够真正的进行对企业档案管理的协助。协调财务档案管理之间的信息,要对信息资源进行合理分配。财务信息数据必须要保证其正确性还有科学性,对财务档案管理的平台要进行系统升级,定时升级平台数据。提高信息化的实用性,进行水平更高的财务档案管理。

2.保证企业网络的安全性

企业财务档案管理信息化的主要内容就是要对企业内部的财务档案进行保密处理,所有的工作都能够进行安全性的工作。信息化管理就是需要结合网络技术,网络安全是确保财务档案的安全性。加强对网络监督,监督每一项财务档案管理的流程,并且要防止财务档案的信息被泄露,被更改。对企业内部工作的计算机,要定期的进行系统升级。保证系统的安全性,及时的进行对计算机进行病毒查杀。保证网络安全性,避免信息泄露的风险。

3.建立健全相关的财务档案信息化管理制度

完善信息化管理制度,让所有的工作都能够有制度作为工作依据,让所有的财务档案信息化管理工作能够做到工作最佳分配。提高内部工作人员的管理工作能力。让每一位的管理工作人员能够依据工作制度进行管理工作。

五、结论

综上所述,财务档案信息化管理是企业管理的主要任务,现如今,我国的形势是信息化时代,需要各项工作与信息技术相结合,运用信息技术完成对财务档案信息化的管理,让工作人员通过信息技术节省操作是时间,还有操作步骤。节省时间能够提升总体的财务档案管理能力和水平。

财务档案信息化范文3

关键词:财务档案;档案管理;信息化建设

1 财务管理信息化的必要性

(1)财务管理的难度增加。作为基本建设项目管理的重要内容,财务管理能够有效推动财务组织参与到项目全方位管理之中,并达到节约建设投资的目的。从这一角度而言,水利基本建设投资体制改革越深入,水利基本建设项目及其财务管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受国家宏观政策调整和水利改革发展形势等的影响,财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,水利财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好水利工程建设财务档案管理的必然选择。

(2)信息化档案彰显优越性。首先,将财务文件档案转变为电子信息,即电子介质的财务档案后,可以存储于磁盘、光盘及移动设备中,这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案,《财务文件汇编》等,电子财务档案具有无可比拟的优点,能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在:电子财务档案易于修正、复制和重置,便于纠错、携带和传递;电子财务档案的存储形式多样,既可以存储于软盘、硬盘、光盘中,也可以打印输出到纸质材料中。另外,随着信息科学的发展,当前数据统计分析的软件很多,以信息化方式存储的数据便于计算、分析,能够方便、快捷获得所需结果。而且,财务档案信息化后,还可以通过计算机操作和网络交流,满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。

2 财务管理的问题及解析

(1)财务管理不够严谨规范。财务管理的不规范体现在诸多方面,首先是部分单位财务人员配备不足或业务素质不高。一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员,或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多,造成会计处理不当,账目混乱,甚至引发机密资料外泄,造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位,领导对会计核算和财务管理质量不重视,只设一位报账员,而没有独立的管理体系,也就更谈不上规范信息化的建设。其次是项目执行管理与财务管理程序矛盾重重。有些水利工程项目,其内部制定的管理办法与资金管理职能部门在中央投资计划指导下所编制资金管理办法存在冲突,往往使得项目法人具体执行为难。某些水利工程建设项目在管理中不注重自身规范性,甚至在监理、施工、建设管理等环节出现“同体”现象,这既给建设项目违规使用建设资金提供了温床,也对工程财务管理、会计核算工作等实际工作造成极大不便,直接影响账目的可靠性和有效性,为日后的信息化处理埋下巨大隐患。

(2)财务信息化管理流于表面。随着电子化逐步取代纸质化后,电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先,很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清,更新不及时,往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后,许多部门仍存在资料管理低效的问题,数据冗繁和重复的现象屡见不鲜,致使信息化后的财务状况提效有限。其次,财务信息化不能促进科学化和准确化。目前很多单位,为谋求更大利益,面对客观的数据往往随意操作,篡改数据,例如在处理债权债务时,将收入挂债权债务账户来偷税漏税等,将信息化引导下的规范化和精细化扭曲变形,因而信息化程度还不到位。

3 加强信息化建设的理论策略

财务档案信息化范文4

[关键词] 电算化;财务档案管理;信息化建设

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 029

[中图分类号] F232;G271.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2016)07- 0062- 01

1 会计电算化会计档案的特点

众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性、不得随意篡改。各级企、事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本人根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下一些特点:

(1)会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。即会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。

(2)传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用,也才具有生命力。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。

(3)会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张,而且更重要的是磁性介质或光盘。

(4)会计电算化档案具有易遭破坏,难留痕迹的特点,同时受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

2 如何做好电算化会计档案工作

会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容,是会计档案形成的前提和基础。所以,进一步加强会计档案管理势在必行。为了更有效地做好电算化会计档案工作,必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。

会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分,它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据,是形成会计档案的前提和基础。因此,必须熟悉和掌握会计档案的收集范围。

(1)会计凭证。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、凭证汇总表、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。

(2)会计账簿。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。对于这些账簿要分别整理立卷,组成保管单位。

(3)会计报表。分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表、收入支出表、支出明细表及各种附表、报表附注和决算说明等。

(4)其他会计核算资料。属于财务业务范畴,与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

3 财务管理信息化的必要性

(1)财务管理的难度增加。财务管理能够有效推动财务组织参与到全方位的管理之中,并达到节约成本的目的。财务管理需要进一步提高预算管理的科学化、精细化水平。然而,在当前整体财政体制改革逐步深入的宏观背景下,财务预算管理改革深入推进,财务管理水平不断提高,财务工作难度和强度也逐年增加。所以,随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高,改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,既是适应现代化管理的需要,也是搞好财务档案管理的必然选择。

财务档案信息化范文5

[关键词] 财务档案;信息化;管理

[中图分类号] F232;G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2013)06- 0025- 02

信息化管理制度自从被引入至今已经有诸多成功案例,但是在高校之中对内部财务档案工作引入信息化管理制度,还因为进入时间晚、各高校的具体情况不尽相同而产生许多不可避免的分歧和问题,要想合理、科学的解决在财务档案信息化进程中出现的问题各大高校的财务工作者还应该具体情况具体分析,利用制定管理规则、管理制度等有效手段完善信息化管理体制,减少客观因素在建设财务档案信息化建设过程中产生的影响。

1 高校财务档案信息化管理的主要特征

建立高校内部财务档案信息化管理制度是指在高校之中利用现代信息化手段对财务档案进行收集、整理、利用、管理、储存工作,使财务档案的调用方便性大幅度增加、储存量大幅度提高、利用使用率大幅度加强,使传统的纸质文书、馆藏文体变成符合当下形式的电子文件,从而配合当代经济体制发展的步伐。综合以往高效财务档案的管理工作和近些年来档案电子化管理过程中总结出的经验,财务档案电子管理化在建设之中应注意以下2个方面。

1.1 加快财务档案管理信息化进程

要想成功地从传统档案管理方法过渡到现代化的信息化管理方法,我们应从建立完善的数据库和保持数据库中文件的完整度两方面入手。首先是建立完整的信息库,这是一个任务量大且需要细心的工作,在对原有财务档案进行扫描、录入、转移工作需用到相应的设备,在操作过程中应注意保持原档案的完好程度;其次保持数据库中文件的完整度,我们就录入等过程做到仔细,对录入人员执行严格的行为规范,使原档案数据不缺失不改变;另外对录入完成的数据进行分类也是录入工作中需着重注意的,合理的档案录入分类能使之后的档案调用工作开展得更顺利,但其前提必须是合理科学的设定录入分类。

1.2 加强对信息管理基础设备的建设

信息化的档案管理工作是一定离不开现代化的电子设备的,尤其是像财务档案这样具有保密性的档案管理工作,完善的基础设备是开展工作的基础。在财务档案管理信息化设备完善过程中我们应该注意以下3个方面:①硬件储存设备,硬件是计算机最重要的组成部分,档案的信息化管理的储存、调用等工作都是以硬件为基础的,尤其是对信息的储存就更要依赖硬件储盘了;②软件,合适的软件则是档案可以被调用的主要途径,在使用、调出、查找工作中选择正确的软件系统可达到事半功倍的效果;③这是针对于像财务档案这样保密性强的档案,在对管理信息化过程中要对其设密码、留备份,使用和存储中起码要有两套不同的密码,此类文件需对其做严格的保密和内部限制处理。

2 高校在财务建设信息化管理工作进程中存在的问题

2.1 没有明确的建设目标

就目前高校财务信息化管理改革进程来看仍存在不少问题,没有准确的建设目标就是其中比较明显的问题,其中许多高校的领导者对信息化管理模式的不重视、害怕在信息化管理建设过程中花费巨大的财力物力,导致财务档案信息化进程缓慢,在高校内无法形成统一的响应体系,思维模式仍停留在老方法中,以至于信息化管理进程停滞不前。而在另一些高校之中,信息化管理确已开展,但在其内部没有形成完善的体系、良好的响应模式,甚至没有明确的工作分层管理制度,导致其信息化进程缓慢。

2.2 建设工作中人手不足

在我国高校财务档案信息化建设工作中另一个棘手的问题就是没有足够的高素质人才,在高校的财务档案信息化改革进程中,一方面因为需要录入的财务档案基数大,录入过程繁琐复杂、任务量大,另一方面我们没有足够的人手,有的学校甚至利用学生来帮助录入,由于财务档案中数字较多,对数字的准确度要求高,虽然能完成录入工作但无法保证信息的准确性。这样看来我们急需既能录入信息又能对信息平台进行操作的人才,而且需求量大,这就导致了建设工作中的人手不足。

3 高校财务档案管理信息化的建设政策

3.1 成立素质较强的领导组和工作组

高校财务档案管理信息化的建设工作中是离不开领导组的带头作用的,要使领导组充分认识到建立财务档案信息化体系的重要性,并积极带动全校建设信息化的积极性,合理增加和调派人手,定期对员工进行职业化培养。在工作组的组建过程中我们应注意到信息化管理的特殊性,不应将录入和操作过程分开,从学校员工内部选出适合的人才,并对其进行定向培训,使之成为信息化建设工作之中多用型人才。在信息化建设工作中我们应着重注意对人才培养,使其具有先进的管理意识和较强的现代化设备操作基础,进而在信息化建设和应用过程中有自主创新的可能。

3.2 建立有效的管理制度和统一的规划标准

建立完善的管理制度是开展一切工作的前提,我们在建设之初就应该明确建设目标,在建设过程中就应该本着分组建设、分层建设、分类建设的基本政策,对执行政策、操作行为、人员工作内容制定严谨的体制规范,形成条文并赋予其法律执行力度,针对财务档案的保密性增强对其安全情况的监控制度,并成立专门的监控小组对内部网络情况进行实时监控。

4 总 结

在当前全球信息化进程日趋完善的今天,管理信息化已成为了管理工作的必然方向,在高校的财务管理信息化建设工作中建设人员怎样在没有经验的基础下探索合理的方向与方法,制定相应的政策和规定,并在建设和工作过程中不断使其完善,直到确立自己的管理信息化的建设方法,能否突破这个难点,成功制定适合本校的财务管理政策是高校能否适应信息时代的考验之一。

主要参考文献

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财务档案信息化范文6

在信息化背景下,高校财务档案管理工作中的信息化建设能够有效提高高校财务档案管理质量与效率,但是同时,高校财务档案管理信息化建设工作作为一项具有整体性与全局性特点的工作,要求高校能够以推动高校整体发展为视角来对高校财务管理工作开展科学的统筹规划,通过构建高校财务档案管理信息化制度来为高校财务档案管理信息化建设工作的规范化发展建立前提与保障。当前众多高校在财务档案管理信息化建设工作中都存在操作有待规范以及目标有待明确的问题,针对这些问题,高校需要对财务档案管理信息化建设单位职责进行明确,并确立高校档案管理单位与财务单位在高校财务档案管理信息化建设中的地位与作用,其中高校财务管理部门需要有序的开展财务档案数据化以及电子化工作,而高校档案管理部门则有必要与财务管理部门密切配合以做好高校财务档案的网络化应用。其他相关的高校部门也应当积极参与,通过配合高校财务管理部门与档案管理部门来做好财务档案资料的归档、收集以及整理工作。另外,高校有必要在构建财务档案管理信息化建设制度的基础上通过联系实际、积极探索来对相关制度作出完善,这些需要完善的制度包括高校内部网络与外部网络的隔离制度、财务档案数据信息的备份制度、财务档案信息数据库系统的维护制度与监控制度等。

(二)高校财务档案管理信息化基础设施的完善

在信息化背景下,高校财务档案管理要实现信息化建设,就有必要对与财务档案管理信息化建设相关的基础设施做出完善,这些设施包括数据存储器、服务器、数据库管理系统、操作系统、安全系统、交换机、路由器等。只有在财务档案管理信息化建设的过程中具有一些具备较强信息处理能力、较大存储功能的存储器与服务器、配备必要的路由器与交换机、使用具有较高安全性特点的操作系统、搭建能够覆盖高校的信息网络系统,才能够让财务档案管理信息化建设工作具备硬件平台。同时,高校要重视完善安全管理系统以及数据库系统等软件平台,其中包括财务档案数据处理软件、数据存储系统、数据库管理与操作程序、计算机以及数据库监控程序、电子档案管理程序等。在硬件平台以及软件平台的搭建中,高校要重视实现财务档案管理信息化建设中软硬件的匹配,同时要以高校财务档案管理工作需求为依据来对软硬件做出不断调整以适应高校财务档案管理信息化工作的开展,这是推动财务档案管理信息化工作有序开展的基本保障。

(三)高校财务档案数据的数字化与网络化

高校财务档案信息数据要实现数字化,必须要求档案信息能够完整准确,并且在收集与归档过程中做到及时与规范。在对高校财务档案信息数据开展数字化处理的过程中,首先要对电子档案进行归类整理;其次需要对具有利用价值的纸质档案开展数字化转换。在此阶段,需要通过提高数字化转换工作质量来实现档案信息资料的规范化与标准化,在做好财务档案信息数据编研工作的基础上为档案管理工作的信息化打下良好基础。在高校财务档案管理信息化建设过程中,财务档案信息资料的网络化是十分关键的环节,同时也是实现信息数据共享的主要渠道。在此阶段,建设档案信息数据库是实现档案信息资料网络化第一步骤,这要求财务档案管理工作者将电子档案以及做好数字化转换的纸质档案录入档案数据库中,并确保其中信息数据被档案数据库识别与存储。同时有必要对高校档案管理网站做出构建与完善,发挥出档案管理网站在传递档案信息中的重要作用,以便在实现高校网站与高校财务档案管理工作结合的基础上提高高校财务档案信息数据的利用效率。也正因为如此,在高校开发财务档案数据库以及其他管理系统的过程中,需要以高校中各个单位的财务档案信息需求为依据,通过协调高校财务管理部门、职能部门以及档案管理部门来构建一种具有畅通的档案信息收集渠道、协调运转、高效服务且具备合理结构的财务档案管理模式,同时为财务档案信息需求者提供资料下载以及信息检索等服务,并利用现代通讯技术来为财务档案信息的需求者提供咨询服务,从而确保高校财务档案信息在推动高校发展与建设中作用的充分发挥。

(四)高校财务档案管理工作队伍整体素质的提高