电子档案管理系统范文1
计算机应用技术的不断推广加速了信息化时代的到来，而信息化技术在电子档案管理工作中的应用也是档案管理部门提高工作效率和质量的重要途径，但是在应用存在的问题也使得信息化技术无法发挥真正的作用。档案是信息的重要来源，其重要性不可言喻，为了保证档案信息的准确性、科学性和有效性，加强对电子档案的管理是档案管理部门的重要工作，也是需要借助信息化技术来完成的。【1】
一、电子档案管理系统研究的背景
信息化技术的发展不仅有利于档案管理工作的有效进行，在另一方面也对档案管理工作的准确性和有效性提出了更高的要求。现阶段档案主要类型有两种：其一是正在产生或者已经产生的各种形式的档案，如纸质形式、声音形式和视频形式等；其二是在运用计算机进行事物处理时所产生的电子档案。由于计算机应用技术的广泛性，第一种传统的档案类型已经逐渐向电子档案形式转变，而现在档案管理的主要对象就是电子档案。工作的快节奏也加速电子档案的增长，对于电子档案的有效管理也逐渐困难，形成有效的电子文件档案管理系统已经是急需解决的问题，也是促进电子档案管理发展的关键。而现如今，电子档案管理工作的信息化逐渐受到社会各界的重视，作为我国信息管理工作中的一部分，国家和政府也加大了对电子档案管理系统研究工作的支持，也显示出电子文件档案管理系统设计和实现的必要性。
二、现阶段电子档案管理软件中存在的问题
对于电子档案管理软件的研发工作一直在持续进行着，但是由于传统档案管理方法的影响和对电子档案管理没有全面的了解，研发出的软件在使用过程中仍旧存在一定的问题，无法保证电子档案管理工作准确性和有效性，在传统管理方法向新电子档案管理上的转变还需继续进行。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第535期2014年第03期-----转载须注名来源而如今电子档案管理软件存在以下几种问题：
现存的软件大多还是应用于对传统纸质档案的管理，和计算机技术应用进行辅助的管理，对于电子档案不同于传统档案的差异性，没有创新档案管理方法，而电子档案管理系统在工作流程和使用功能上都应该有一定的变化。【2】
很多软件主要是针对某一种档案的管理，而电子档案是多种多样的，软件的使用无法满足多样化电子档案的管理。而且软件在对电子档案进行归档时，忽略了与之相关的附加文件的归档，影响档案使用的有效性。
诸多软件在设计过程中更加注重的是电子档案的归档工作，而在归档后档案的安全性设置上面有一定的缺陷。而软件的使用功能比较单一，软件的开发技术比较落后，无法顺应电子档案内容和类型不断更新的新形势。
电子档案的使用的有效性是软件在设计过程中应该考虑的问题，对电子档案的管理一方面是对于事情的记录，而另一方面则是对于档案的利用，这也是现行软件中存在的最重要的问题。即使很多软件对电子档案的基本管理工作符合要求，但是在电子档案使用管理上一直找不到突破点。
三、电子文件档案管理系统
电子文件档案管理系统的基本要求
档案按照不同的划分方法可以对电子档案有不同归类，在上述中已经说明电子档案的两种形式，自动化产生而成和由纸质档案发展而成，自动化产生而成的电子档案是档案管理工作中的重点也是难点，与纸质档案的管理也有一定的区别。对于电子化档案的管理主要包括几个方面的内容：首先是档案的收集，自动化而成的电子档案是产生于工作中，由于人员的分散性增加了档案收集的难度，要保证档案的完整性难度更大，因此在收集过程中也需要运用合理的方法；其次是档案的整理，电子化档案整理的首要目标就是保证档案的准确性，在进行整理时，尽量按照档案的原件进行整理。而另外一个要求就是电子档案的有效性，档案的整理也需要方便后期的使用，保证档案整理的质量，可以在整理时附加对档案的说明。最后则是对电子档案归档后的保护，由于电子档案载体的不同，在保护的时候也要谨防档案信息的流失。电子档案管理与纸质档案管理上的差异性也说明了传统档案管理方法是不可行的，在对电子档案系统设计上也需要根据电子化档案的特点，进行合理的设计。【3】
电子文件档案管理系统业务流程设计
收集模块。电子文件档案管理系统的首要环节就是电子档案的收集，该模块的主要流程是：各部门的工作人员在日常工作中产生的文件按照各部门的要求进行归档，各部门的工作人员运用系统中的收集器开展收集工作。
鉴定模块。电子档案的鉴定主要是档案管理人员对相关档案的管理期等内容进行修改，并且发表鉴定意见，同时对已满管理期限的电子档案归入销毁清册中。对于电子档案的鉴定主要工作流程是：首先是对已归档电子档案的浏览对其使用价值进行判断，其次对符合要求的电子档案进行属性判断，最后则是形成预立卷电子档案。
电子档案管理系统范文2
【关键词】Web技术；电子档案；管理系统；设计
随着计算机技术的发展，计算机技术得以广泛应用在各个领域，它采用高效的信息处理、提炼等优势运用至档案管理中，让人们更容易使用档案信息，从而顺应时展趋势。针对上述情况，本次研究提出设计Web的电子档案管理系统。该系统借助先进的计算机技术对档案进行管理，档案管理人员能够快速查询、检索、修改、归档等操作，大大提升档案管理工作的效率。
1.电子档案管理系统框架设计
本次设计的电子档案管理系统是在WEB技术基础上上，WEB技术能为信息安全提供重要保障，进而减少系统信息安全方面的开支。考虑到公司日常档案管理流程及需求，在参考类似档案管理系统设计后，设计出本系统系统具体架构，见图1。
2.电子档案管理系统模块设计
2.1登录模块电子档案管理系统用户主要为管理员和用户，用户在系统上注册成功后，凭借用户名称和密码登录系统。在登录界面用户需要选择自己的身份，系统依据用户身份在相对应的数据表内查询用户账户、密码是否存在，只有正确无误的用户名和密码才能进入系统。用户身份检验是确保系统安全、保障系统稳定性的关键，用户身份检验能有效预防非法授权用户使用与入侵，进而维护合法用户的权益。用户登录系统界面见图2。2.2数据录入模块档案管理员可利用数据录入模块，编辑、修改各类档案数据并实现档案文本与各类电子档案原件之间的挂接。数据录入流程见图3。用户在进行案卷、问卷录入过程中，系统能够提供添加、编辑、排序、删除等操作，可任意复制某个记录。修改操作后可重新替代原始档案，确保用户在检索查询操作时，直接浏览经过修改的新文件。同时，详细记录修改信息及旧档案，便于用户时刻掌握档案修改情况。除此以外，电子文件批量挂接功能能把用户已经录入的档案记录及电子档案原件依据设定的规则自动对应，便于查询用户在检索条目时浏览电子原件。2.3设置权限模块电子档案管理的主要功能之一，就是帮助计算机网络用户可依据需要随机在本机上完成检索、查询、下载各类档案资料。必须注意，档案具有保密性的特点，设置权限模块促使管理员不仅能保障有权用户有效利用档案，也可适当限制用户对部分档案的使用权限，确保档案信息的安全、可靠性。档案管理员通过对网络对每位及各部门档案权限等进行设置，并细化至某个案卷或者文件的权限，为用户赋予临时权限。权限设置完成后，档案管理员除临时赋予权限外，日常无需开展繁琐的检索、归还等工作，用户在网络上即可实现档案查询、浏览等操作。其流程见图4。2.4查询检索模块电子档案管理最主要的作用是在网上对档案实施检索，在用户权限允许范围内，直接在浏览上查询所需的档案原文，也支持下载至本地机器上便于用户使用。检索查询模块为用户提供检索、浏览、下载等多种功能，用户根据分类、案卷、主题词语等进行检索，也可利用对用户来说更为直观的卡片完成检索。除此以外，管理人员可对用户库、日志库实施组合检索，并根据需要打印检索信息，操作流程见图4。查询检索模块支持多种检索方法，其中，组合检索过程中用户可依据项目、文件信息中的字段进行不同条件的组合，达到条件表达式检索的效果。卡片检索方法把项目、文件的录入界面展现出来，用户会将其了解的信息填入相对应字段中，即能查到满足条件的档案。2.5统计报表模块统计是对电子档案库内各类档案的工程项目库、文件库及案卷库中的字段实施自定义统计，并输出相应报表。该模块可提供修改、删除、复制统计项、数据转换等功能，在此基础上打印相应的信息，执行步骤如图6所示。2.6设计合理的数据库设计数据库就是在特定应用环境中，构造合理的数据库逻辑模式及物理结构，以此创建数据库及应用系统，确保其能有效地保存、管理数据，满足不同用户的需求。数据库设计在系统开发中发挥着重要的作用，也是整个系统的核心。设计数据库时，要依据需求、逻辑结构、物理结构等进行。在此基础上，笔者对公司电子档案管理系统进行设计。系统依托Web的计算方法，使用浏览器操作便捷性更强，客户端无需安装专用软件，整个系统的管理维护操作更加简单、快捷。电子档案管理系统中主要包含档案表、档案归还表、借阅表等，其中，档案借阅表包含编号、日期、机构、经手人等信息，具体见表1。
3.结语
本文以Web技术为研究视角，深入分析用户对电子档案管理系统的需求，基于web技术详细设计电子档案管理系统的架构及各功能模块，以期为各部门更好地管理档案做出重要的贡献。
参考文献
[1]许慧,张立铭.基于Web的图书馆档案管理系统设计与实现[J].现代电子技术,2016,39(16):48-51,54.
[2]姜薇.电子档案管理系统软硬件更新及对策[J].黑龙江史志,2015,23(11):146-146.
[3]詹斌.基于Web的档案管理系统的设计与实现[D].厦门大学,2014.
电子档案管理系统范文3
[关键词]电子档案管理；配置；分析
一、数据库管理系统
电子档案的电子计算机管理软件，通常是在商品软件基础上进行二次开发集成的应用程序系统，其中绝大多数使用/数据库管理系统。数据库是在电子计算机的外件储器上，按一定组织方式存储在―起的数据，相互有关的最小冗余度、可共享的数据，有较高数据独立性和易扩展性，能确保数据安全和完整的数据融和。数据最小冗余度是指数据库中的数据尽量能不重复；数据共享是指数据库中的数据可以同时为多个用户利多个应用程序服务；数据独立性和易扩展性是指数据库的数据与应用程序不存在依赖关系，而且便于扩展；数据安全性是指保护数据库以防止非法使用；数据完整性是指获取数据库中数据的过程要确保其正确性、一致性和有效性。这个数据集合的一系列特性，是由数据管理系统的软件提供通用的存取和控制方法加以实现的。对于一个特定的数据库来说，它是集中统―地保存、管理某一单位或某一领域所有差别的数据。按照所存数据的应用领域，可分为商用数据库、管理数据库、工程数据库、科学数据库、档案数据库、图书数据库、情报数据库和智能数据库等等。根据数据存储的物理分布，可分为集中式数据库和分布式数据库。
数据库系统是用于组织和存取大家数据的管理系统，它是有关的电子计算机系统、数据库及其描述机构、数据库管理系统、用户及其应用程序、数据库管理员，而组成有高度组织的总体。数据库系统是以最小的冗余度和较高的数据独立性，管理系统中大量、持久、可靠、共享的数据，并能提供数据安全性、完整性。
二、存储及输出设备
（一）存储设备与存储载体
电子档案管理，主要技术工作包括信息的收集、整理、存储和提供利用等。信息处理所依赖的数据库系统装入电子计算机及信息数据的存储，都需要相应的电子计算机设备和存储载体。
（二）数据输出设备
信息数据的利用需要相应的输出设备。作为早期电子计算机系统的输出设备主要是：
终端是通过通信信道发送和接收数据的装置，以联机方式工作。通常由一个键盘和一个显示装置所组成。打印机是将电子计算机输出的信息以字符形式在纸上打印出来的装置。常用的有针式机械打印机、喷墨式打印机、激光打印机等。
（三）软件与程序
软件、即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。各种电子计算机程序可被自动转换成代码化指令序列和符号化指令序列或符号化语句序列。文档是用自然语言或形式化语言编写的文字资料和图表，用来描述程序的内容、组成、设计、功能格式、开况、测试结果及使用方法，如程序设计说明书、流程图、用户手册等。软件又可区分为系统软件、支撑软件和应用软件。系统软件是指支持程序一并运行的操作系统、数据库管理系统等；支撑软件是作为程序开发的工具，仅提供支持服务，不参与程序的运行，如文本编辑程序、屏幕编辑程序；应用软件是为了解决某一特定的应用问题而专门编制的用户程序。
1.操作系统
软件中最重要的是操作系统，它是对电子计算机硬件和软件资源进行管理和控制的程序集合，也是用户和电子计算机系统的接口。在电子计算机系统中是用操作系统统一管理电子计算机的全部资源，合理组织电子计算机的工作流程，为用户提供方便灵活的操作；任何用户都是通过操作系统来使用电子计算机，各种系统程序和应用程序都是在操作系统控制下运行。根据系统所管理的资源不同以及提供服务方式的差别，大致分成多道处理操作系统、分时操作系统、实对操作系统、网络操作系统和分布式操作系统等五类。电子计算机同时为几个用户使用，用户只要把程序、数据以及作业说明书交给操作员，由操作员把许多作业成批地输入电子计算机，由操作系统逐个处理，称为多道批处理方式。允许多用户同时通过各自的终端与电子计算机交流，随时修改测试程序，控制作业的进行，而每个用户感觉不到别人同时使用计算机.称为分时方式。对外部输入的信息在规定时间内能处理完并做出反映，这个规定时间的长短，由实际控制对象决定，称为实时方式。当用来管理计算机网络上的多个电子计算机资源，它们之间的通信都要按照协议规定进行，称为网络方式。由多个处理机结合构成具有并行和同步功能的电子计算机操作系统，各个处理机可以进行分布计算，再协同完成一项任务，称为分布方式。不论那一类方式的操作系统，从资源管理的观点出发，它们都具有处理机管理、存储管理、文件管理和设备管理等基本功能模块。
2.应用程序
程序是为解决某一问题而设计的一系列指令。根据被解决问题的目的不同而有系统程序和应用程序之分，系统程序是以某种方法管理和控制电子计算机，如操作系统及其所支持的实用程序和语言翻译程序等；应用程序是为了执行某项具体任务.如定单处理、库存控制等。从程序设计结构的观点看，程序可简明地归纳为：算法与数据结构程序。应用程序是在电子计算机和系统软件的支持下，编制面向具体问题和用户的程序。这类程序的内容广泛，小到某个数学题的计算，大到有关国计民生的应用系统。其处理对象，可以是数值计算、数据处理、信息处理和知识处理。为了解决某一特定的应用问题而专门编制的程序往往具有较强的通用性，可以组成种类繁多的应用系统，例如管理信息系统、决策支持系统、电子计算机辅助设计与制造系统、办公室自动化系统、专家系统等。
档案馆的电子档案管理，要注意收集保存好电子档案所依赖的各种软件与程序，如有可能，最好同时保存应用程序的源程序代码。
参考文献：
电子档案管理系统范文4
【关键词】电力企业；电子文书档案；管理；系统；架构
电力企业是我国重要的能源企业，电力企业的稳定运行可以保证当地居民的正常用电。文书档案管理系统是电力企业管理系统的重要组成，随着科技的不断发展，电力企业文书档案实现了电子化的管理方式，电子文件逐渐成为了电力企业文件的主导形式，为了提高电子文书档案的管理水平，一定要合理应用计算机技术以及网络技术，还要重视文书档案收集、整理、保管这项工作，这也有助于提高电力企业的服务水平。在优化电子档案管理系统时，需要确定档案管理的架构，这样才能提高管理的效率。
1.电子文书档案与传统纸质档案的关系
电子文书档案是一种新型的档案管理形式，由于电子文书档案应用的时间不长，相关制度还不够完善，而且还不具备法律效力，所以，在应用这一管理措施时，需要与传统的纸质档案管理方式结合，这样才能保证文书档案的法律效力，还可以提高档案管理的现代化水平，有利于档案的查找、目录的检索以及文件的借阅。电子文书档案与传统的纸质档案有着紧密的关系，只有将二者紧密的结合在一起，才能保证文书档案管理的有效性。
2.电力企业电子文书档案规范化管理的作用
2.1有利于档案目录信息的管理
文书档案管理系统与文件处理系统连接后，档案目录信息可以自动生成，实现对电子文书档案的规范化管理，可以减轻工作人员的工作量，还可以提高档案目录管理的水平。
2.2可以实现文书档案的全文储存以及检索
电子文书档案的规范化管理，可以实现对文书档案的全文储存，可以实现全文目录检索，这有利于提高档案文件的利用率，在对全文进行存储后，可以实现远距离档案信息传输，实现了资源的共享。
2.3有利于实现多媒体档案的统一管理
在现代化的电力企业中，文书档案的种类越来越丰富，规范化管理可以实现对多样化信息的集中管理，利用计算机技术，可以提高档案检索的效率，其不但可以对文字图像进行归类管理，还可以对动态影像、声音媒介等档案信息进行集中管理。
2.4可以实现档案业务的计算机辅助管理
档案业务的种类越来越繁多，档案管理可分为多项环节，在进入信息时代后，利用计算机辅助技术，可以实现对档案的收集、整理以及存储，规范化管理可以实现档案业务的计算机辅助管理，可以及时掌握档案信息的动态变化情况，这有利于提高档案管理的预测能力，可以促进电力企业电子文书档案管理工作效率不断的提高。借助计算机技术，可以了解文书档案的借阅情况，可以掌握档案机构以及档案管理系统的架构，还可以了解档案动态变化情况，实现档案业务的计算机辅助管理，提高电力企业电子文书档案管理的水平。
总之，加强电力企业电子文书档案的规范化管理，可以有效提高档案业务的管理质量以及工作效率，可以减轻档案工作人员的工作量以及劳动强度，降低档案管理的成本，实现现代化、电子化、自动化化的档案管理，借助互联网技术，可以随时随地的对档案进行检索、借阅，还能减少档案丢失、泄密的危险。
3.电力企业电子文书档案管理系统应具备的原则
（1）开放性。基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。
（2）规范性。系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22-2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。
（3）灵活性与可扩展性。方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。
（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。
（5）先进性和前瞻性。采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。
4.电子文书档案管理系统的特点
4.1安全性
因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。
4.2易用性
档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。
4.3高效性
系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间。
4.4和纸质文档管理充分结合
在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。
5.结束语
综上所述，电子文书档案已经成为当前社会电力企业文件管理的主要形式，随着科技的不断发展，电力企业的管理者一定要做好电子文书档案管理系统的完善与优化工作，建立文书、档案一体化的管理系统，这样可以提高目录检索的效率，可以节省检索的时间，提高资源的利用率。电力企业在不断发展的过程中，需要先确立电子文书档案管理系统架构，这样才能实现文书档案的规范化管理，才能促进电力企业更加长远、健康的发展。
【参考文献】
[1]胡艳.提高企业文书档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案，2014（01）.
电子档案管理系统范文5
文件(档案)生命周期
文件和档案是生命的连续体，但是，不同国家有不同的政治文化背景和观念，对文件和档案这一事物的认识也有所不同。英语国家认为文件(档案)生命周期可以在总体上划分为三个阶段，即文档(Doeument)阶段、文件(Record)阶段、档案(Archive)阶段。文档形成并存在于电子办公环境(如OA)之中，发挥现行作用；文件捕获并存在于单位文件管理机构之中，发挥半现行作用；文件移交档案馆后才叫作档案，发挥非现行作用。然而，法语国家认为文件一旦形成就叫作档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作用三个阶段在内。《法兰西共和国档案法》(1979年公布)规定“任何自然人或法人，任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”我国认为，文档(对应英语国家Document，习惯上称作文件)形成并存在于电子办公环境之中，发挥现行作用，文档向单位档案部门归档后到移交进馆这两个时期均叫作档案(对应英语国家的Record+Archive)，它包括文件的半现行作用和非现行作用两个阶段。
需要指出的是，尽管政治文化背景不同，名词不同，各个国家都是按照文件(档案)生命周期三阶段，分别由不同机构和不同的系统，依据不同要求来实施管理的。
三种不同的管理系统
交通警察，各管一段。经典理论认为：在文件(档案)生命周期三阶段中，应该分别由EDMS(Electronic DocumentManagement System，电子文档管理系统)，ERMS(Eleotronic RecordsManagement System，电子文件管理系统)，AIS(Archives Informationsystem，档案信息系统)三种不同的信息管理系统加以管理。这是因为，在文件(档案)生命周期3阶段中，管理系统承担着不同的角色，需要满足不同的需求。需求分析是系统开发的起点，满足需求是项目建设的归宿。美国国家档案局馆(the National Archives and RecordsAdministration，NARA)在2005年宣布洛克希德・马丁(Lockheed Martin)公司中标ERA(the Electronic RecordsArchives，电子文件档案馆)项目时，特别强调的一个重要理由是：该公司对NARA电子文件管理职责的深刻理解。他山之石，可以攻玉，我们在建设电子文件(档案)管理系统时，不仅要寻觅和信赖开发商的领先技术，更要进行认真的需求分析，并考察开发商对需求的认知程度。“深处种菱浅种稻，不深不浅种荷花”，我国的文件(档案)管理管理机构和开发商们，过去缺乏且现在亟需的是：找准系统设计开发的路段，并对号入座。
单位电子文档管理系统
单位电子文档管理系统(EDMS)管理的对象是由办公自动化和计算机辅助设计等电子办公环境形成的电子公文、计算机图形等现行文档。EDMS管理的文档和元数据通常不断更新，因此是当前的、动态的、可逆操作的。在系统中，如果有新的版本文档出现，它必将替代旧的文档，如果在审核流程中发现文档不合格或是存在重要错误，文档还可被返回给上一道流程进行重新起草。EDMS通常不是独立的系统，它作为一个子系统，集成在电子办公系统中，它扮演的是一个配角。EDMS明白，整个系统的目标是电子办公，所以，EDMS缺失“自我意识”，它致力于为整个系统的运转提供一个实现工具――以文档作为信息表现形式，协同完成系统担负的科研、生产、建设、管理任务。EDMS的具体任务是保障文档流转、版本控制和文档的现行效力。它能够区分文档的草稿、定稿、历次修改稿，能够保证文档按照草拟―修改审核(会商)―签发(会签)―复核缮印―用印―登记一分发交换流程有序地进行，能够保证经它分发的文档在特定范围内具备执行力。ERMS的使用者不是档案工作者，而是业务人员、文书人员和各类管理者。在ERMS中形成的电子文档，有保存价值的部分最终移交到电子文件管理系统(ERMs)中，由于文档／文件／档案是生命的连续体，因此EDMS需要承担文件(档案)“优生优育”的使命。一个良好的ERMS系统，能够保证电子文档在源头上符合电子文件(档案)长期保存和管理利用的需求。
单位电子文件管理系统
单位电子文件管理系统(ERMS)的管理对象是经过鉴定，归档保存的电子文件。与EDMS系统相反，电子文件管理系统中的文件并非动态关联当前业务活动的，因而，尽管人们认识到，元数据是永远的进行时，在文件归档以后，文件管理--活动自身也会产生新的元数据，这些新增的元数据最终会动态地跟随文件保存下来，但归档文件本身是静态的、固化的、不可逆操作的，文件一经归档便成为历史数据，不可修改。ERMS通常是独立的系统，尽管在部分环境中，它也可能会作为一个子系统，集成在电子办公系统(如ERP)中，但它具有强烈的“自我意识”，电子文件管理是服务科研、生产、建设和各项管理的一项基础性工作，建立并通过ERMS收集、管理、提供利用电子文件是人们有意识的行为，ERMS锁定的首要目标是在文件归档保存的过程中，保障文件真实性、完整性、有效性，实现档案化和具备证据价值。与ERMS不同，ERMS的使用者是机关、企业、事业单位和各类社会组织中的档案工作者，ERMS系统要满足单位档案管理的需求。
目前，我国各级各类机构(单位)电子文件管理系统的开发建设已经很普遍了，但至今在国家或者行业的层面上没有形成一个需求标准，因此，不可避免地出现了大量的低水平重复研究与开发。反观国际，ERMs的建设通常是从需求分析开始的，而需求分析往往又借道于标准化。国际上有三个颇具影响的ERMS需求标准，值得我们在单位电子文件管理系统建设时借鉴参照。一是美国国防部DOD5015.2(Design Criteria Standardfor Electronic Records Management
Software Applications，电子文件管理应用软件设计标准)，该标准于1997年出台，并很快为美国各联邦机构和美国国家档案局馆所遵从，私营部门在选择电子文件管理软件时，也将是否遵从DoD5015，2标准作为入选条件，因此，美国的软件厂商一般要花费2万多美元将自己开发的软件交由JITC(the JointInteroperability Test Command，联合交互测试办公室)进行与DOD50i5.2标准一致性测试，JTC认证已经成为实际上的文件管理软件市场准入条件。DOD5015.2为美国各类机构ERMS的设计提供了坚实的基础，正如Gable Julie所说，“标准不是灵丹妙药或是保证书，但它对于渴望得到指导的人来说无疑是实实在在的贡献”。二是欧盟Moreq(Model Requirements for the Management of Electronic Records.电子文件管理通用需求)，它于2001年推出，由英国的康维尔(Cornwell)管理咨询集团召集10个国家的专家共同完成。2008年，MOReq出台了第二个版本即MOReq2，其目标是适用于每一个欧盟成员国，它将系统需求划分为功能需求、选择性需求、非功能需求、元数据需求四个方面，同时在内容上保持了与最新的国际标准的一致性和兼容性，为了兼顾欧盟成员国的不同情况，MoReq2专门设置了“第0章”，允许成员国加入自己特殊的管理需求，MOReq2所提供的模型具有一定的灵活性，能够在不同的环境中保证电子文件质量。三是国际档案理事会ICA-req(Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments，国际档案理事会电子办公环境中文件管理原则和功能需求)。由于国际社会就文件管理软件的功能需求提出了不同的规范(如上述DOD5015.2、MoReq)，2006年，国际档案理事会(the International Council 0n Archives，ICA)决定基于现存地区性规范，制定一套协调一致的、通用的、与文件管理的国际标准ISO 15489相一致的文件管理功能需求规范，ICA-req便由此诞生。ICA-req由3个模块构成：1.概述与原则说明。主要介绍目的、受众、术语、电子文件及软件的作用、与文件或系统相关的原则、实施事宜等。2.电子文件管理系统指南和功能需求。主要规定了专门设计用来管理电子文件的独立的ERMs功能需求，包括保障电子文件的完整性、真实性、可靠性、可用性，维护其凭证价值。一个ERMS系统通常包含文件的归档(如捕获、鉴定、分类等)、保管(如保存、迁移、处置、安全控制、与纸质文件双套制管理等)、利用(如查询、检索、呈现等)、管理(日常维护等)等具体功能。在某些环境中，ERMS会与EDMS整合为一个EDRMS(Electronic Document and Records Management System，文件档案一体化管理系统)，但它并不改变上述功能需求。3.业务系统中文件管理指南和功能需求。这里所说的业务系统包括电子商务、财务系统、人力资源管理系统等各种业务应用系统。该模块指出，业务系统中形成的文件可能由业务系统自身管理，也有可能由业务系统形成和存储文件，同时通过集成的文件管理系统来控制这些文件，还有可能由业务系统按照保存证据性要求形成文件并输出给文件管理系统来管理文件。业务系统中文件管理功能需求的核心是四大块，一是在业务环境中形成文件(固化文件、记录元数据等)、管理文件(文件复制、再分类等)、文件交互(输入、输出等)、文件处置(审核、销毁等)。ICA-req以至尊的姿态宣称，它是“需求”规范的集大成者，广泛适用于软件开发商、地区性的标准制定者、政府机构、私人机构，能满足国际档案界的普遍需要，并使国际档案界能够以统一的方式与全球软件产业进行联系与协作。在相关组织的努力下，ICA-req最近得到了ISO大力支持，被吸纳为国际标准，编号ISO16175，其中，模块1和模块3已完成最终国际标准草案，进入最后闯关阶段，一旦通过，将作为ISO标准正式，有望成为这一领域的“终结者”。
电子档案管理系统
电子档案管理系统管理的对象是需要长期保存和提供利用的电子档案信息资源。在单位电子文件管理系统中，文档(D0cument)已经完成了到文件(Record)的嬗变。电子档案管理系统的一个重要职责是从单位文件管理系统中接收永久和长期保存的文件，同时继承文件的真实性、完整性、可用性，并将文件的这些属性维护到底。电子档案管理系统的主要目标是保证电子文件的长期保存和有效利用。在国际上，通常把致力实现数字资源长期保存和利用的项目称为TDR(Trusted Digital Repository，《可信数字仓储)。有关TDR的进一步信息可以查看RLG和OCLC发表的》可信数字仓储：属性和职责(Trusted Digital Repositories：Attributes and Responsibilities)》报告，以及《可信数字仓储审核与认证：标准与审核表(Trustworthy RepositoriesAudit＆Certification：Criteria andChecklist，TRAC)》。TDR并不指定资源的类型，所以它有多种存在形式，比如数字图书馆(Digital Library)、数字博物馆(Digital Museum)、数字档案馆(Digital Archives)、电子文件中心(Electronic Records Center)等。建设一个合格的TDR首先应当主体合法，有职能，有人财物保障、流程清晰，其次，一个合格的TDR能全面履行数字对象的收、管、存、用四大职能，再次，合格的TDR要具备技术条件与安全性。
电子档案管理系统范文6
[关键词]党员管理；电子档案系统
随着科学技术的信息化发展，电子档案管理系统被应用到广泛的领域。传统的纸质档案也逐步走向电子化管理。然而，在党务工作中，利用电子档案系统来管理党员，是党员档案管理的一次创新，作为一名从事多年党务工作的人员，本人认为利用电子档案系统来管理党员是一项开拓性的工作，也是一门崭新课题。现就电子档案管理系统在党员管理工作中的成因和作用，谈一谈笔者的看法。
一、党员电子档案系统的成因和现状
（一）党员电子档案系统的成因
加强党的建设，“党要管党，从严治党”这是我党管理党员的方针。目前，我国有八千五百万名党员。在这支庞大的队伍中，如何加强党员管理，确保党员的先进性、革命性、纯洁性，这是摆在各级党组织面前的一项任重而道远的政治任务。因此，要做好基层党员的管理的工作，把好第一道关，保证党员的数量和质量，这样才能促进整个党组织的良好发展。作为基层党组织，在开展每年新入职党员的信息采集、党费的收取、每个支部党员的发展和转正、党员的活动和学习、党员的评议等工作时必然会产生相关的档案资料，这些档案资料的有效保存为日后党员的流动、党员干部的提拔和任命、向上级有关部门报送相关数据情况等工作提供了重要的原始依据，而且做好党员档案管理工作可以有效地把握党员的素质，掌握好党员的发展动向，规划好党组织的长远发展。基层党员的队伍是庞大的，然而党员的相关档案信息基本都是靠党务工作者手工采集并完成最后的整理归档工作。要完成成千上百名党员的档案管理工作，可想而知工作量有多么的大，而且基本都是靠手工，效率通常也不高，再者这样形成的档案都是以党员个人而存在，存放在一个个的档案袋中，不能形成全方位的信息对比和使用，如此一来，那些宝贵的档案资料就形如“废纸”。因此，使用电子档案系统来规范党员档案管理，显得尤为重要，也是我们运用电子档案系统管理党员的成因。
（二）党员电子档案系统的现状
我院是一所二级甲等综合医院，有着近百年历史，现有党员257名党员，约占全院人数的25%。随着党员人数不断增多，队伍不断壮大，党员的档案资料也随之递增。再停留在传统的管理模式上，势必跟不上党员发展的脚步，更跟不上医院发展的脚步，只有创新党员管理的模式，才能使医院党建工作更上一个新台阶。
医院党员档案管理存在的主要问题是对党员档案管理重视程度不够。由于部分领导思想上认识不足，认为医院是企业性质管理的事业单位，工作重心应放在如何发展医疗业务，如何增收创收上，把党建工作作为医疗工作的附带部分，不予以重视，长期以来存在“重业务，轻党建”的思想。个别领导没有充分认识党员档案的重要性，认为党员档案可有可无，因为其不产生任何经济效益，在管理方面不需要投入太多，所以党员的档案管理长期处于被忽视的地位。由于领导的重视不足，缺少相应的人力和物力支持，党员档案电子化管理的进程很缓慢。
医院党员档案管理的另一个问题主要是党务工作者综合素质不高。首先，由于不够熟悉党员管理业务，造成党员档案收集不及时，经常出现漏收、少收等情况，这样就造成党员档案资料缺损，不全面，给相关统计工作的开展带来很多不便。另外，因为缺乏系统的档案管理的相关培训和教育，相关工作人员在进行归档工作时，只是机械地将资料收入相应的档案袋中，并没有很强档案管理意识和相关的管理技能。这也为实现党员档案电子化管理带来一定的难度，因为只有管理者具备较好的档案管理素养，才能充分发挥主观能动性，发掘传统档案的价值和潜能，并具有档案管理的创新理念，才能为党员档案电子化管理的实现和发展创造更好的前景。
二、研发党员管理电子档案系统的参考依据
肇庆市卫生局是率先在全国开展医德医风考评归档管理的单位，得到卫生部的认可。2007年12月7日卫生部印发了《关于建立医德医风考评制度的指导意见（试行）的通知》（卫办发【2007】296号），向全国推广广东省肇庆市卫生系统的做法。我院按照肇庆市卫生局文件精神，于1994年实施医德医风归档考评并研发了医德医风考评归档管理电子系统。20多年来，通过不断实践，总结经验，形成了一整套完整的管理体系，实现了档案的电子化管理。有鉴于此，我们以医德医风考评归档管理电子系统为范本，根据医德医风考评归档管理电子系统模板结构，应用到党员管理上，研发出了医院党员管理电子档案系统，实现了党员档案电子化管理。
三、党员管理电子档案系统的管理内容
（一）党组织机构
党组织机构主要包括：党委名称（含组织机构图）、党委班子成员（党委书记、副书记、委员、主任、副主任）、辖下支部名称（支部书记、支委、人数）。
（二）文件
文件主要包括：上级文件（卫生部、广东省卫生厅、肇庆市卫生局、高要市卫生局等文件）、本级文件（医院党委的下发文件）。
（三）管理制度
党内法律法规、上级党委制定制度、医院制定的相关制度。如：《中国共产党党员纪律处分条例》、《中国共产党党员领导干部廉洁从政若干准则》等。
（四）党员信息
主要包括：所在党支部、党员照片、姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、出生地、入党时间、转正时间、参加工作时间、现任职务、个人身份、学历、毕业院校、学位、职称等。
（五）提拔、任用的党员干部
主要包括：姓名、性别、所在支部、科室职务、任职时间和党员干部人数及其占全院党员人数的百分比。
（六）发展党员工作
主要包括：所在支部、推荐积极分子、拟定发展对象、谈话考察情况、党委会研究决定（设通过、不通过）、政审情况、预备期、转正情况、转正后跟踪管理情况。
（七）入党积极分子
主要包括：所属支部、姓名、性别、籍贯、出生年月、参加工作时间、文化程度、一线情况、入党申请时间、确定积极分子时间、培训情况。
（八）党费收缴
主要包括：年度、收到党费、上交党费、各支部上交党费、支部负责人。
（九）调入（出）或死亡情况
主要包括：姓名、性别、支部、调入（出）或死亡时间、调入（出）单位。
（十）党员学习、活动情况
主要包括：年度、地点、参加人员、签到情况、拟定学习或活动主题、学习或活动情况记录。
（十一）民主生活会、民主评议党员
民主生活会内容包括：年度、主题、支部、时间、人数、内容、成效。
民主评议党员内容包括：年度、评议表、支部、姓名、评议结果、统计
（十二）党代表工作室
主要内容包括：工作制度、党代表工作室人员组成、接访时间、内容、处理结果、反馈意见。
四、党员管理电子档案系统采用的研究方法以及技术路线
（一）系统采用的研究方法
现时在计算机软件方面的行业里，用于开发的语言的工具较多，但实际上主要分为结构化的程序设计语言和面向对象的程序设计语言两大类。
在面向对象程序设计语言出现之前，结构化程序设计方法是程序设计的一个主流，结构化程序设计又称为面向过程的程序设计。在面向过程程序设计中，问题被看作一系列需要完成的任务，函数（在此泛指例程、函数、过程）用于完成这些任务，解决问题的焦点集中于函数，其中函数是面向过程的，即它关注如何根据规定的条件完成指定的任务。在多函数程序中，许多重要的数据被放置在全局数据区，这样它们可以被所有的函数访问。每个函数都可以具有它们自己的局部数据。这种结构很容易造成全局数据在无意中被其他函数改动，因而程序的正确性不易保证。
面向对象的程序设计，其出发点之一就是弥补面向过程程序设计中的这些缺点，对象是程序的基本元素，它将数据和操作紧密地连结在一起，并保护数据不会被外界的函数意外地改变。
在面向对象的程序设计语言里，计算机程序的编写是由单个能够起到子程序作用的单元或对象组合而成，编写过程中将程序和数据封装起来作为一个对象，并为每个对象赋予对应的属性，使对象成为一个功能独立的个体，并在界面上以图形方式显示出来。由于程序在编写过程中按功能划分成了一个个功能对象体，每个对象体负责特定功能，修改时只需对某个功能改动即可，对系统内其他无关的对象不会产生任何影响，在增加某个功能时，只需添加相应的对象来实现指定的操作即可，无须对其他对象作任何修改。
在软件开发工具方面，常见的面向对象设计语言有：JAVA、dotNet、C/C++/C#、JSP、ASP、PHP等等，其中PHP、JAVA和dotNET已经成为了未来五年内程序员必须掌握的工具，这三种语言都在系统开发领域占有一席之地。
在本项目研发中，作者采用目前最流行的JAVA进行编写。作为一种程序设计语言，它简单、面向对象、不依赖于机器的结构、具有可移植性、安全性，并且提供了并发的机制、具有很高的性能；其次，Java提供了丰富的类库，使程序设计者可以很方便地建立自己的系统。例如在党员信息模块中需要增加党员、修改党员信息或者删除某个党员信息，由于Java具有强大的继承功能，只需要事先定义了党员的属性：姓名、所在部门、入党时间等等即可任意调用该信息，实现了代码的复用，免去重复编写代码之忧。另外，Java还提供与目前流行的大型数据库连接的接口，也可通过ODBC单机数据库相连，通过数据窗口可以方便对数据库过行各种操作，处理各种数据流，无需另外编写复杂的SQL语句，使之开发的产品功能强大，界面直观友好。
（二）系统采用的技术路线
党员管理电子档案系统的开发目标是为管理党籍党务工作者提供方便快捷、安全的操作来处理纷繁的党员管理事务，为此系统的界面设计主要采用菜单访问方式，其中包括了十二个功能：组织机构、相关文件、党务制度、党员信息、提拔任用、发展党员、积极分子、党费收缴、调入（出）或死亡、学习活动、民主生活会、党代表工作。
操作时候只需要点击相应的菜单图标即可进入功能模块，然后进行相应的数据操作，例如党组织机构的设定、党员信息的录入等，操作快捷全键盘化，支持系统数据导出至外部进行加工处理，同时完全支持excel、dbf、access数据格式的上传导入，大大方便了信息录入等相关工作的开展。
在数据存储方面，系统采用SQL2000。SQLServer2000是一种高性能的关系型数据库管理系统，在SQLServer7.0的基础上大大扩展了系统的性能、可靠性和易用性，逐渐成为OLTP（在线事务进程）、数据仓库和E商务应用最好的数据库平台。SQLServer2000的主要特点体现在以下几个方面：
1.简便的操作方式。SQLServer2000界面友好、操作简单，同时包含一整套的管理和开发工具，企业管理器就是其中的图形化集成管理工具，用户不用记住各种命令和SQL语句就可以完成各种常规操作。
2.以Client/Server为设计结构。SQLServer2000按Client/Server结构（客户/服务器）设计而成，Client/Server结构将任务合理地分配到服务器与客户端，减少了网络拥挤，提高了整体性能。
3.支持多个不同的开发平台。数据库开发人员可以使用任意一种开发平台编写应用程序来访问SQLServer。
4.索引视图功能。视图是伴随着关系型数据库管理系统出现的，每个SQLServer新版本对视图的支持都有不同程度的提高，在SQLServer2000中允许在视图上创建索引（即索引视图），这大大提高了需要频繁进行连接、查询的程序的性能。
本系统需要保存的数据信息主要为党员的资料，需要在数据库中建立多个表，并在各个表中创建主键和外键，设定各种参数属性、字段类型长度等相关信息，使界面需要调用数据时候能够迅速检索出相对应的正确信息，对系统的准确性、稳定性提供了有力的保障。
