采购管理系统的应用价值范文1
【关键词】 ERP； 会计信息系统； 会计业务处理模式
一、ERP与会计信息系统
伴随着信息技术日新月异地迅速发展，信息技术正在改变着会计这一传统职业，并且重新定义会计工作，而ERP（Enterprise Resources Planning）的应用和发展则加速了这一趋势的进程。ERP又被称之为企业资源计划，它整合了企业中的各种资源，并集成于一个系统当中，因需而用，要整合好这些资源，最好的方法就是充分利用会计信息系统（Accounting Information System，AIS）。
ERP也是基于企业价值链管理的现代管理模式之一，是企业信息化的核心。在ERP环境下工业企业是典型的行业类型。而工业企业又是以生产制造为主要运营模式的，价值链管理是以企业销业务环节中的一条龙活动为对象；它是对企业的物流、价值流和信息流的一体化管理。在ERP的企业管理软件系统中，制造和财务是两大主要模块，制造系统反映物流，财务系统反映资金流，这是系统的两条主线，整个企业管理软件就是通过这两条主线将其他子系统连接起来。可见，会计信息系统是ERP的重要组成部分，建立和健全AIS不仅是实现会计工作现代化的重要手段，也是完善ERP的重要措施。因此，加速AIS的研发进程，把握AIS发展方向和趋势，构建推进企业发展的高效、全面的AIS势在必行。
ERP中的会计信息系统大致可分为财务会计和管理会计两部分。财务会计进行基本的会计业务处理，包括应收款管理、应付款管理、固定资产管理、薪资管理、总账等模块；管理会计建立在财务会计的基础之上，包括成本管理、预算管理、资金管理等模块。可以说，在ERP环境下，要想构建完善的企业会计信息系统，笔者认为，首先，要创建多层次的目标体系；其次，要构建信息化的会计业务处理模式；最后，要做好各项具体实施工作。
二、构建基于企业价值链创造的多层次目标体系
会计信息处理活动所要达到的目标决定了会计信息系统的职能、任务。创建完善的企业价值链管理的目标体系，能够确保会计信息系统充分发挥其职能，圆满完成各项任务。
（一）会计信息系统的第一层次目标是充分反映企业价值
作为会计信息的不同使用者，对会计信息有不同的要求。就企业内部而言，会计信息系统的信息使用者主要包括企业所有者、企业管理者和企业员工。企业所有者关心他们的投资报酬以及投资的内在风险；企业管理者关心受托责任能否顺利地履行，员工关心企业给他们带来的薪金和福利的多寡。就企业外部而言，会计信息系统的信息使用者主要包括债权人、供应商、客户以及政府机构。债权人关心其本金和利息能否到期得到偿付；供应商关心货款能否收回以及未来利益能否得到保证；客户关心企业业务合作的持久性及其发展前景；政府机构关心税收及其对宏观经济运行的影响。总之，作为会计信息的各种使用者，最终都关注企业的价值以及企业价值创造的能力，因此，充分反映企业价值应作为会计信息系统构建的基本目标。
（二）会计信息系统的第二层次目标是反映各业务单位的价值
企业的组织结构中常常包含若干个业务单位，它们直接或者间接地为客户提供商品与服务。各业务单位的价值取决于各自所创造的自由现金流量、资金和费用、收入的持续性。企业各业务单位价值的整合便构成了企业价值，业务单位的不同组合方式会影响企业的整体价值和价值创造的持续性。由此可见，企业外部利益相关者不仅关注企业整体价值，而且需要了解各业务单位当前和未来的赢利能力；企业内部经营管理者需要掌握各业务单位的价值创造状况，进而优化组织结构，使有限的资源创造尽可能大的价值。因此，反映各业务单位的价值，分析其价值创造能力应作为会计信息系统构建的过程目标。
（三）会计信息系统的第三层次目标是反映业务单位价值链的作业活动
企业价值最终是由各业务单位价值链上的一系列作业活动创造的。经营者需要及时掌握各项作业活动的会计信息，以便评估这些作业对企业价值增长战略的影响，从而有效地规划和实时地控制企业的运营过程。会计信息系统需要描述这些作业的投入与产出情况，计量其增值性和价值创造效率，辅助企业经营者制定经营计划与预算、控制业务流程、评价经营业绩、优化价值链、消除无效作业等经营活动。因此，反映业务单位价值链的作业活动、分析作业价值驱动因素和价值创造能力应作为会计信息系统构建的执行目标。这样，以反映企业价值为起点，自上而下逐层分解，创建了基于企业价值创造的会计信息系统的目标体系。这样的会计信息系统不仅能全面地反映企业价值创造全过程，而且，能够满足利益相关者对各类决策信息的需求，从而，使会计的职能得以深化，不仅注重核算更注重辅助管理与决策。
三、构建信息化的会计业务处理模式
ERP环境下会计业务流程的重组应当遵循会计信息系统目标与价值链整合的思想，以企业会计业务流程为优化对象，以“事件”驱动为主要特色，增强会计信息的实时性与多元化。因此，需要对传统会计业务流程进行革新，改变信息的收集、处理以及输出方式，加速价值链上的信息流动，建立起一种财务与业务活动协同的会计业务模式，如图1所示。
ERP环境下，采购业务、生产业务以及销售业务是工业企业的三大业务活动，所以，下面主要研究ERP环境下，企业采购环节、生产环节、销售环节的会计业务处理模式。
（一）构建企业采购环节的会计业务处理模式
在采购环节，企业物资供应部门按照企业的物资供应计划，通过市场采购、加工订制等渠道，取得生产经营所需的各种物资。采购活动占用企业大量的资金，采购成本在总成本中的比重也很高，如果采购作业管理不善，会使生产缺料或物料过剩，这将会给企业造成无法计算的损失，因此，采购业务的状况都会影响到企业的整体运营状况。采购环节的管理既要保证生产的顺利进行，又要维持合理的库存量，降低采购成本。笔者认为企业采购环节应当充分利用采购管理模块，并适当联合使用应付款管理模块、库存管理模块、存货核算模块。利用采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，这一模块能够提供采购请购、采购订货、采购到货（退货）、采购入库、采购发票、采购结算的业务流程，具备比价生单、提前预警、价格对比分析等功能。这一模块与应付款管理模块联合使用可以随时掌握采购业务的付款情况；这一模块与库存管理模块、存货核算模块联合使用可以掌握存货情况，减少盲目采购。采购业务流程主要包括如下步骤：
（1）采购请购。采购请购是采购业务的起点。企业内部各部门向采购部门提出采购申请，并由采购部门汇总各部门的请购单。
（2）采购订货。采购部门依据审核后的请购单生成采购订单，据此企业与供应商签订采购合同，供应商依据采购合同供货，合同的签订往往与企业的用款计划、资金状况密切相关，因此，采购人员合同签订应在财务人员的监督之下进行。如果没有财务人员的参与，一旦采购部门的付款计划超出了财务预算，企业可能会发生现金危机。
（3）采购到货。通常由采购员依据供方通知或送货单确认对方所送货物的数量、价格等信息，以到货单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。
（4）采购入库。对供应商提供的货物进行检验，确定合格后放入指定仓库。通常填制采购入库单，采购入库单是仓库保管员根据采购到货签收的实收数量填制的入库单据。
（5）采购发票。采购发票是供应商开给采购企业的销售货物的凭据，企业据此确定采购成本。
（6）采购结算。依据采购入库单、采购发票填制采购结算单，财务人员审核结算单及供应商账户信息，审核无误后，由出纳人员进行付款。
以上步骤完全可以在采购管理模块中实现；在执行步骤（2）—（4）时可以与库存管理模块、存货核算模块集成应用；在执行步骤（5）—（6）时可以与应付款管理模块集成应用。
依据采购业务流程构建的采购业务会计核算模式，如图2所示。
（二）构建企业生产环节的会计业务处理模式
在生产环节，企业应将整个生产流程合理地进行安排，力图提高生产效率、降低生产成本。通过加强成本管理，可以充分动员和组织企业全体人员，在确保产品质量的前提下，对企业生产过程的各个环节进行科学管理，增收节支，达到以最少生产耗费获取最大生产成果的目的。因此，为了加强对企业生产环节的控制，笔者认为企业生产环节应当充分利用成本管理模块，并适当与薪资管理模块、固定资产管理模块、存货核算模块、账务处理模块、生产制造模块集成应用。生产业务流程主要包括如下步骤：
（1）确定物料清单。物料清单是指产品的组成成分及其数量，即企业生产的产品由哪些材料构成，物料清单又称为产品结构。物料清单是进行成本计算的主要依据。物料清单提供了所有与母件关联的子件及每一物料与母件相关联的信息。
（2）选择成本核算方法。企业根据自身的生产特点及管理的需要，选择恰当的成本核算方法，成本管理系统提供了品种法、分步法、分类法等成本核算方法。
（3）定义成本费用的来源。成本费用来源可以分为存货数据来源、人工费用来源、制造费用来源、折旧费用来源、其他费用来源。存货数据来源于手工录入和存货核算模块；人工费用来源于手工录入、薪资管理和账务处理模块；制造费用来源于手工录入和账务处理模块；折旧费用来源于手工录入、固定资产模块和账务处理模块；其他费用来源于手工录入和账务处理模块。
（4）录入成本资料。在完成以上参数以及基础档案数据设置后，还需要录入每个会计期间的成本资料，包括材料费、人工费、制造费用等的数据，才能进行成本核算。如果启用了生产制造模块，则对于在该系统制定生产订单并满足生产日期条件的产品，才能进行该产品及其相关产品的成本资料录入工作。
（5）成本计算。系统依据录入和自动获取的成本核算数据，在判断是否符合计算规则的基础上，按照预置的流程自动完成成本的计算处理，核算出完工产品成本和在产品成本。成本计算的处理包括成本计算检查、成本计算、卷积运算、还原运算等。
以上步骤完全可以在成本管理模块中实现；在执行步骤（3）时可以与薪资管理模块、固定资产管理模块、存货核算模块、账务处理模块集成应用；在执行步骤（4）时可以与生产制造模块集成应用。
依据生产业务流程构建的生产业务会计核算模式，如图3所示。
（三）构建企业销售环节的会计业务处理模式
在销售环节，企业销售部门通过销售订货、发货、开票、处理销售发货及退货业务，同时在发货处理时对客户信用额度、存货现存量、最低售价等进行检查和控制，减少坏账的发生。因此，销售是企业生产经营成果的实现过程，是企业经营活动的核心。为了加强对企业销售环节的控制，笔者认为企业销售环节应当充分利用销售管理模块，并适当联合使用应收款管理模块、库存管理模块。
利用销售管理模块可以对销售业务流程进行管理，这一模块能够处理客户的基本档案资料、定制销售计划、销售报价、开具销售订单、销售发货（退货）、销售开票；控制客户的信用额度和最低售价；分析销售状况和销售业绩，以便及时调整销售策略。这一模块与应收款管理模块联合使用可以随时掌握销售业务的收款情况；这一模块与库存管理模块、存货核算模块联合使用可以掌握存货情况，减少库存积压。销售业务流程应以销售报价为起点，以销售结算（即收款）为终点，通过对各项作业核算，完整地反映整个流程成本形成的过程。销售业务流程主要包括如下步骤：
（1）销售报价。销售报价是指企业向客户提供货品、规格、价格、结算方式等信息。双方达成协议后，销售报价即可变为销售合同或销售订单。销售报价在销售业务处理流程中可以省略。
（2）销售订货。业务员与客户签订购销合同，应按照一定的标准和程序进行审批，审查客户的信用情况、商品库存量，为了确保赊销商品货款的及时回收，减少坏账的发生，系统提供了赊销控制功能，对客户的赊销额度都有具体的规定和限制。审核通过的合同被录入系统，即可生成销售订单，完成销售订货。在ERP系统中还能随时调用库存管理模块自动进行库存检查。
（3）销售发货。销售发货是指企业执行与客户签订的销售合同或销售订单，将货物发给客户的业务处理。仓库保管员依据销售订单、发货通知单开具产品出库单，在一定时间内交由搬运人员转送产品到运输部门。由装运人员验收产品后填制装运单与作业单，运送给客户。在ERP环境下，经过赊销批准的销售发货单将自动传递给库存管理模块，并由配送站主管人员确认发货单。
（4）销售出库。销售出库是指仓库保管员依据产品出库单向客户提供合格的货物，销售的产品可以一次全部出库，也可以一次销售分次出库。
（5）销售开票。销售开票是指在销售过程中企业给客户开具销售发票，并且确认销售收入、销售成本及应纳销售税金、应收款项的业务处理。销售发票可以直接填制或者参照销售订单、销售发货单生成。企业据此确定销售成本。
（6）销售结算。依据产品出库单、销售发票填制销售结算单，财务人员审核结算单及客户的账户信息，审核无误后，由出纳人员进行收款。
以上步骤完全可以在销售管理模块中实现；在执行步骤（2）～（4）时可以与库存管理模块、存货核算模块集成应用；在执行步骤（5）～（6）时可以与应付款管理模块集成应用。
依据销售业务流程构建的销售业务会计核算模式，如图4所示。
四、会计信息系统的实施
（一）企业应制定会计信息系统的总体规划
为了建设一个完善的会计信息系统，首先，根据现行财经法规制定出适合本企业会计信息系统的长远发展计划，以及详细的目前实施计划。财务部需制定出企业会计信息系统的总体发展计划，企业内部各单位的财务部门负责制定本单位会计信息系统的具体实施方案与计划。其次，在做好系统规划的基础上，根据企业的具体情况，按计划逐步实施机构的设置、人员的配备。企业可以根据内部控制制度和本单位的工作需要，设置或调整某些会计岗位，明确各个岗位的职责、权限，切实做到事事有人管、人人有专职、工作有监督。最后，完善计算机操作管理制度。建立健全的操作管理制度是保证会计信息系统正常、安全、有效运行的前提。操作管理制度主要包括对操作人员的使用权限、上机日志、会计业务流程的规定以及对会计数据、会计软件的安全规定。
（二）企业应严格规范会计基础工作
适应会计信息化的需要，会计科目体系既要满足会计制度的要求又要满足企业管理的需要，并且保持相对稳定。会计核算方法要遵循《企业会计准则》和有关制度的规定，并充分利用电算化的有利条件尽量选择精确的核算方法。规范电算化条件下会计数据的收集、存储和传递的程序，科学合理地设计各种凭证、单据，完善定额管理系统，录入准确的原始数据，账簿体系、报表体系设计要满足现行会计制度的要求。
（三）企业应做好会计信息系统的维护工作
会计信息系统构架是基于开放式网络的，如果维护工作不到位，将产生很大安全隐患，例如：信息泄密和数据破坏等问题。为了防止风险的发生，应加强对会计信息系统中硬件、软件的维护，提高其安全性。首先应当制定严格的维护管理制度，明确维护人员的任务、职责、权限。特别应注意信息接触权，对于信息数据采用加密技术，并认真做好核心数据的备份，防止系统出现信息泄密和其他损失。其次，建立好系统与外部网络间的防火墙，在企业内部网络和外部信息网络之间建立一道屏障，防止病毒及非法入侵者进入内部网络。
（四）企业应加强会计电算化人才的培训
会计信息系统的建设需要既懂会计又懂计算机技术的复合型人才。人才培养可以分初级、中级、高级三个层次进行。通过初级培训，使一般财务人员掌握计算机和会计软件的基本操作技能。在通过初级培训的人员中，挑选有发展潜力的人员进行中级培训，使其了解会计信息系统的研发过程，能够对会计信息进行简单地分析、加工，对系统环境进行一般维护。可以委派部分通过中级培训的人员去高等院校进修，使其掌握先进的计算机技术，例如：数据库技术、会计信息处理方法类的集合体等，将其培养成为能够进行会计信息系统分析、设计的高级人才。
【参考文献】
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[3] 鞠雯.如何构建企业会计信息系统[J].合作经济与科技，2008 （2）.
采购管理系统的应用价值范文2
一、引言
财政部于2014年1月1日开始实施的《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称《内控规范》）第十八条规定：单位应充分运用现代科学技术手段加强内部控制，对信息系统建设实施归口管理，将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中，减少或消除人为操纵因素，保护信息安全。近年来，随着体制机制改革的全面深化和大数据、云计算技术的应用与普及，重庆海事局通过建立与完善财务云平台，逐步推进了行政事业单位采购业务内部控制体系的建设和制度完善工作。通过运用大数据、云会计[1]等技术，基于财务云平台整合与利用高质量的数据，可以实现重庆海事局采购业务全流程、常态化管控。
行政事业单位采购管理内部控制问题是学术界和实务界的关注焦点之一。周卫华[2]分析了行政事业单位内部控制信息化建设面临的主要问题，构建了信息流和控制流与部门预算系统、采购系统等核心业务系统集成的应用框架，并阐释了其实施内部控制信息系统的建设过程。赵红卫[3]以内部控制理念为核心，以内部控制信息化为保障，从内部控制的观念框架、实践框架、信息化系统三个部分建构了高等学校的内部控制框架体系。唐大鹏等[4]认为在信息技术应用下的内部控制管理信息系统要关注经济业务活动及其内部控制流程嵌入、归口管理、数据备份等。尹律等[5]从信息的类别、规模和质量等角度出发，分析了大数据、云计算等技术变革下提供风险管控、过程跟踪等适时信息和控制环境、绩效评估等专有信息。
综观上述文献研究，目前采购管理内部控制的研究主要集中在采购管理存在问题及改进措施、信息系统建设等方面的探讨，而有关大数据、云会计等信息技术结合具体行政事业单位进行采购管理内部控制设计与实施的相关研究还较少。实际上，基于财务云平台的采购管理内部控制通过充分利用云会计环境下人、数据、系统等因素的相互作用[6]，可以为采购管理与决策提供高质量会计信息，并能够实现采购管理内部控制的全程化和动态化。鉴于此，本文分析了重庆海事局采购管理内部控制现状及存在的问题，并提出了基于现有?务云平台的优化与改进建议。
二、重庆海事局的采购管理内部控制现状与问题分析
（一）重庆海事局采购管理内部控制现状
重庆海事局是交通运输部设置在长江干线负责重庆段水上安全监督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政执法机关，下设永川、江津、巴南、朝天门、长寿、涪陵、丰都、忠县、万州、云阳、奉节、巫山12个海事处和重庆海事局通信信息中心、26个海事执法大队，代管长江泸州通信管理处。采购管理作为重庆海事局的重要经济业务活动，经过多年的探索与实践，建立了完整的组织架构、健全的工作机制和具体的内部控制实施方案，单位层面上的采购管理内部控制建设取得了良好的效果。
重庆海事局建立的采购管理内部控制流程主要包括采购计划、采购执行、采购验收、采购支付、采购评价等环节。重庆海事局按照政府集中采购和协议采购流程，组织实施采购工作，然后根据采购合同规定对采购的货物、工程及服务进行全面检验，并取得验收资料、数据及凭证。在财务会计处对采购资金的拨付申请进行审批后，最后对采购业务进行专项评价和综合分析。重庆海事局采购管理内部控制流程如图1所示。
为了提高采购管理内部控制的水平与效率，从2012年起，重庆海事局基于《内控规范》建立了财务云平台，开始实现采购管理内部控制信息化。财务云平台通过大数据、云会计等技术的应用，将采购管理内部控制制度、权限、流程嵌入信息系统中。采购业务环节涉及到的不同权限的部门可以通过财务云平台上及时共享采购业务信息。负责法律规范、纪律监督、财务会计和相关业务的部门，根据其职能和财务云平台设置的相应权限对采购合同涉及到的经济业务的供应商资质、采购方式、合法合规性、科学性、付款条款及违约责任等进行严格审核控制（任何一个环节审核未通过，均无法完成此项采购业务），实现了采购业务的事前审核控制。
财务云平台采用表单数据采集方式，管理和使用部门可以随时从数据库中提取供应商、采购内容、合同金额、合同时间等采购过程数据，以实现对采购业务的全程透明控制。通过财务云平台的数据采集，采购业务各个环节的审核和变动处理都会被系统自动记录，相关文档均可通过上传归档备查。财务云平台对采购业务流程的控制较大地减少了人为操作，在一定程度上规避了采购业务过程中的舞弊风险。
（二）重庆海事局采购管理内部控制现存问题分析
重庆海事局尽管从单位层面和业务层面加强采购管理内部控制，并运用大数据、云会计等技术将采购业务及其控制流程嵌入到财务云平台中，但是其采购管理内部控制仍然存在协议供应商的商业信用难以评估、采购规模优势利用程度不高、无法实现采购过程持续跟踪评价、采购管理与决策信息质量不高等问题。
1.未建立供应商的信用评估机制，无法进行最优供应商选择
重庆海事局的协议供货和自行采购涉及到供应商选择、品牌、价格等因素，具有交易次数频繁、商品种类多等特点。协议供货是重庆海事局根据中央政府采购中心确定的供应商并从中央政府采购网上进行选择。其他办公用品、电脑耗材购置、车辆、船舶维修等实行定点采购，通过邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定定点采购供应商或服务商。尽管重庆海事局建立了相对合理的供应商渠道，但面对供应商数量众多、采购产品型号更新快、产品价格波动大的市场环境，传统的供应商选择模式难以实现对产品型号和价格进行科学合理的评审，加大了供应商的选择难度。目前，财务云平台基本实现了商品目录及价格的自动更新，但缺乏完善的供应商商业信用评估机制，在进行供应商选择时，财务云平台难以及时对供应商信用进行科学合理的评价。在传统的供应商选择方式下，缺乏供应商的全面及时的信用评估，无法进行最优供应商选择，容易导致个别品目的产品或服务价格偏高，难以实现采购执行的科学合理。
2.零星采购较多，规模优势利用不够，增加了采购成本
目前，重庆海事局对办公用品、电脑耗材，船舶配件等零星采购实行定点采购，局机关、朝天门海事处、通信信息中心统一执行重庆主城区定点采购，其他单位自行确定定点采购供应商。存在单笔采购金额较小，但采购次数多，累计金额较高的零星采购项目，比如购置办公室用品，基层海事处提出采购需求，并向重庆海事局上报采购数量和金额，然后由重庆海事局统一进行定点采购。目前，重庆海事局建立了较为完善的集中采购模式，但对采购规模优势的利用程度还不够。相对于其他采购项目，办公室用品采购具有单笔金额较小、购置次数多、采购需求机构分布零散等特点，分批次采购不利于采购信息的集中化管理，增加了重庆海事局对整体采购活动控制的难度。由于基层海事处的采购信息不能及时进行集中汇总处理，集中采购很难形成一定规模，导致重庆海事局采购部门难以发挥批量集中采购的规模优势和价格优势。
3.偏重事后评价，未建立采购全过程持续跟踪评价机制
针对船舶交通管理系统（VTS）运行维护、海事车辆船舶飞机等监督执法装备运行维护等维护费用以及其他采购业务，重庆海事局已经建立了完善的考核评价体系，并将评价指标嵌入财务云平台中，能够较为科学地从产出、效益和满意度等角度进行采购业务评价，但部分指标的度量不够准确，缺乏可操作性，如社会效益指标和满意度指标。重庆海事局的采购评价主要是通过定期或不定期地对较大型的产品或服务进行质量及满意度的采购专项评估，然后将考核评价表的数据上传到财务云平台中。这种采购评价方式注重事后评价，忽视了对具体采购过程和效果的评价，缺乏系统性和全面性，无法对采购信息进行及时全面的收集、反馈与评估，难以实现采购过程持续跟踪评价。
4.财务云平台大数据应用技术不成熟，无法提供高质量信息
财务云平台通过运用大数据、云会计等技术，构建了采购管理内部控制系统，使得采购过程数据的获取、传输、存储和利用一体化，实现了采购信息的共享。但是，目前财务云平台中采购管理内部控制主要集中在业务数据记录和分析初级阶段，对采购管理内部控制流程中产生的文本、报表、图片、音频等非结构化数据的数据处理技术仍存在不足，导致支撑采购管理与决策的信息质量不高。另外，财务云平台中的数据分析、决策、可视化等商业智能实现内容还不够丰富，只能通过可视化界面定期了解采购业务整体的简单执行情况，无法实现整个采购活动的动态全程监管。
三、基于现有财务云平台的采购管理内部控制优化与改进
针对重庆海事局采购管理内部控制现存问题，本文基于现有财务云平台和《内控规范》，主要从采购业务流程中供应商信用体系建立、规模优势利用、全程评价与监控、财务云平台大数据应用等方面来提出优化与改进措施。通过对采购管理内部控制进行优化和改进，将使重庆海事局采购业务的内部控制观念及制度、流程、权限嵌入到财务云平台中，形成业务部门、财务会计处、科技信息处、供应商等多主体充分参与采购执行、采购验收、采购支付和采购评价四个重要环节的控制，能够实现多主体之间的信息及时传递和交互，以及采购业务的全程控制。
基于现有财务云平台的采购管理内部控制的优化与设计充分考虑了人员、数据与信息系统之间的关系，通过利用采购业务及其他重要业务活动中产生的高质量数据，实现了以大数据、云会计为核心的采购管理内部控制方式，能够为采购管理与决策提供高质量的信息。基于财务云平台的重庆海事局采购管理内部控制流程优化与改进如图2所示。
（一）通过平台建立供应商信用体系，提供最优供应商选择
针对采购管理内部控制过程中存在的供应商信用建立与评估问题，财务云平台通过互联网采集商品的市场价格行情数据，以及供应商的经营数据、账务数据、税务数据、违法合规等信息，建立供应商信用体系。通过分解采购项目指标，进行供应商信用测算并自动筛选，若测算结果出现异常值，财务云平台会识别出供应商伪造的虚假资料和技术参数、伪造的虚假业绩等异常信息并预警，将不合格供应商从供应商库中筛选出来。财务云平台通过建立供应商数据库，存储合格供应商的信用信息，可以为采购执行提供信用度高的供应商。供应商提供产品和服务过程中产生的交货、价格、质量、技术和服务等方面的信息，财务云平台会自动存储，并及时更新供应商的信用信息。财务云平台通过建立采购供应商信用体系，为供应商选择提供了科学依据，方便为各部门提供最优供应商选择，同时防范采购管理的后续风险。
（二）建立最优供应商选择机制，降低采购成本
重庆海事局确定产品或服务的采购需求之后，通过财务云平台采集基层海事处的采购需求，将基层海事处原本分散的零星采购项目集中，对成批的同类性质或者同时采购多种零星的采购项目实行一次性与供应商签订采购协议。供应商通过财务云平台获取采购信息并进行自动报价，财务云平台根据供应商提供的商品价格、型号、质量等信息进行对比，从供应商数据库中选择最优供应商。同时重庆海事局采购部门可以通过和选定的供应商进行价格谈判，充分利用规模优势，确定采购的最终品牌和价格。基于财务云平台的协议采购可以减少重复招标，充分利用规模效应获得优质的采购服务，以合理的采购价格获得优质的货物或服务，节约采购成本，提高采购资金的使用效率。
（三）建立采购过程持续跟踪评价机制，实现采购全程评价与监控
通过财务云平台，利用指标监控、访问控制等手段，实时传递采购业务数据，通过科学、全面的采购评价，有效地实现对采购业务的事前、事中、事后的评价与监督。在采购业务发生之前，财务云平台会根据采购预算编制进行事前评价，并依据历史采购业务数据设置预警阈值，为后期跟踪评价提供参考信息。针对采购业务，重庆海事局已经形成了完整的评价体系，财务云平台将评价指标和标准值嵌入系统，根据采购评价需要选择相应的指标，采购管理内部控制系统会自动分析指标特性并进行数据分类，提取关键信息，自动生成数据表格和图形，为采购管理内部控制评价提供详实的、可量化的数据支撑，实现采购业务的事中和事后评价，最后将评价结果运用到采购预算安排中，优化资源配置。基于财务云平台的采购评价根据权限和管理职能设置多种智能预警模式，当采购过程中出现接近或超过预警阈值的现象时，财务云平台可以发出不同等级的预警信息，方便管理人员及时了解采购执行状态，发现存在的风险并及时采取应对措施，跟踪采购风险的解决情况。例如，针对船舶交通管理系统（VTS）运行维护，重庆海事局建立了故障响应及时率、故障修复率、备品备件库存管理准确率、运维人员技能达标率等6项绩效考核指标，财务云平台可以根据需要进行评价，自动分析指标值并与合格指标值进行对比分析，以可视化的方式清晰、直观地呈现，当指标值分析结果未达到设置的合格指标值时，财务云平台会向管理人员示警，实现对船舶交通管理系统维护服务的全程评价与监控。
采购管理系统的应用价值范文3
文献采访工作是高校图书馆文献资源建设的前提和基础，是决定馆藏文献质量的关键环节。但是，由于采购人员的专业和学科背景等因素的限制，我国高校图书馆的图书采购决策长期以来停留在凭经验的定性分析水平上,对许多学科书刊的把握和订购精确度不高，使得整个图书经费分配呈现出不合理的现象。同时，对于从多种途径收集来的图书采购信息，没有一个科学、客观的分析手段,或是照搬专家建议书籍，或者凭主观判断选取采购图书，无法进行科学的筛选、整合，有效地利用采购信息，从而无法为学科资源的建设和读者的学习研究提供有效的保障[1]。
当前高校图书馆普遍都实现了图书馆的自动化管理,建立了自己的书目数据库、读者数据库和流通历史数据库。如何在现有的图书馆自动化管理系统基础上，综合考虑影响采购决策的多种因素，建立采购决策的定性分析与定量计算相结合的数学模型，开发出一套图书采访决策支持系统，从而使图书馆各学科、各层次的图书收藏既能最大限度地满足教学和科研需要，又能按比例、合理地发展,已成为大学图书馆工作中的重中之重[2]。
关于图书采访的定量研究方法有多种，主要包括层次分析法[3]、数学规划法[3]、模糊数学方法[4]、线性加权法[5-8]、边际分析法[9]、灰色系统方法[10]和“席位分配”法[11]等；定量研究路线主要有三类：①书刊本身价值的评价建模；②按学科专业分配采购经费建模；③综合考虑图书价值和学科专业的采购经费分配建模。朱世平[3]较早地对图书采访辅助决策系统进行过总结，给出了系统框架结构，但未给出系统的具体设计和实现。游丽华[4]运用模糊数学的理论给出高校图书馆藏书特征模糊集和图书隶属函数，建立了中文图书采访模型，但未注意学科之间的经费分配比例。靖培栋等[5,7,11]对外文期刊的采购决策进行了深入研究，提出了按学科分配经费的定量数学模型，并从尽量保证学科经费分配公平的角度采用了席位分配模型，但未给出书刊本身价值评价的数学模型。郑全太[6]提出一种图书价值的评委评分计算方法，详细讨论了其合理性，但未考虑各种层次读者对图书价值的不同评价。莫宵[8]给出了按专业分配图书采购资金的数学模型，但未讨论图书本身价值的评价。向桂林[12]等详细讨论了影响图书价值评价的多个因素，建立了计算图书价值的数学模型，并通过计算已有馆藏书刊每个大类的评分总值来分配购书经费，但未考虑如何从待选书刊中进行采购决策。李武[2]等在给出计算书刊本身价值的定量模型的基础上，给出了按学科专业分配采购经费的概念性步骤。笔者在以上研究的基础上，综合考虑图书价值、读者需求和学科专业，给出定性分析和定量计算相结合的采购决策的数学模型，设计了一种基于已有图书馆自动化系统的采访决策支持系统。
2图书评价模型
在进行图书采购决策前，首先要对图书本身的价值进行评价，这需要考虑影响图书价值的多个因素以及多层次读者的需求。具体可按如下思路进行：不同层次读者对影响图书价值的多个因素进行分别评价，将各因素评价值加权求和，先求出单个读者对某图书的评价值，再求出各层次读者对图书的评价值均值，最后再将各层次读者对图书的评价均值加权求和，得出图书的最终评价值。由此可建立图书评价的数学模型：
为便于理解，列举算例及其计算步骤如下：
假设影响书刊价值的因素为学术水平、针对性和价格，权重依次为0.4、0.4、0.2。评分采用5分制，如“5、5、5”表示“学术水平最高、针对性最强、价格最便宜”。如某书上述三个因素被某读者评分为“4、5、4”，则该读者给该书的评分值为4×0.4＋5×0.4＋4×0.2＝4.4。
把读者分为副教授（博士）以上、讲师（硕士）、助教和本科生4个层次，分别求每个层次对书刊的评分均值。如有5个副教授以上读者同时选中某期刊，且对其评分值分别为4.5、4.0、3.8、4.0和4.8，则认为副教授以上层次读者对该书的评分均值为（4.5＋4.0＋3.8＋4.0＋4.8）/ 5＝4.22。
对书刊评分均值按副教授（博士）以上、讲师（硕士）、助教和本科生4个读者层次加权求和，权重依次为0.4、0.3、0.2、0.1。如4个层次读者对某书评分均值依次为4.5、4.0、3.8、4.0，则认为该书评分总值为4.5×0.4＋4.0×0.3＋3.8×0.2＋4.0×0.1＝4.16。
求每种书刊的需求强度，即每种书刊的选中次数与该书刊所属学科范围内的参与选书的读者人数的商。如某书被其所属学科的200个参与选书的读者中的150个选中，则其需求强度为150/200＝0.75。
3经费分配模型
高校一般具有多个院系和多个学科专业，在分配图书购置经费时首先应该考虑学校的院系和学科专业的设置情况以及读者的分布情况，按照一定比例进行分配。可按如下思路进行：先确定影响各学科经费分配的因素及其下层因素，并设定各因素权重；从最下层因素开始计算各学科的相应因素值，若同一层各因素值意义及量纲不统一，则将各学科该层的各因素值除以所有学科该层相应因素值的总和，得到各学科该层各因素值的计算值；从最下层因素开始，将各学科各因素值的计算值按照相应层的权重加权求和，最终便得到各学科的经费分配比率。其数学模型描述如下：
为便于理解，列举算例及其计算步骤如下：
假设影响各学科书刊采购经费比率的因素为重要学科数、读者层次及人数、核心期刊数[7]（意义及量纲不统一），权重依次为0.5、0.3、0.2。而其中因素“重要学科数”的下层影响因素又分为重点学科数、博士点数、硕士点数（意义及量纲统一），权重依次为0.4、0.4、0.2；“读者层次及人数”的下层影响因素分为副教授（博士）以上人数、讲师（硕士）人数、助教人数、本科生人数（意义及量纲统一），权重依次为0.4、0.3、0.2、0.1；“核心期刊数”取权威机构数据。如某一级学科上述4个层次的人数依次为80、150、15、500，则因
素“读者层次及人数”的计算值为80×0.4＋150×0.3＋15×0.2＋500×0.1＝130。
计算影响各学科书刊采购的每个因素值在所有学科该因素值之和的比，这是由于不同的因素值代表的实际意义不同，为了应用各因素的权系数，必须统一量纲。如共有3个一级学科参与购书，其“读者层次及人数”计算值依次为130、200、323，则第1学科的“读者层次及人数”计算值占3个学科该因素计算值的总和的比率为130/(130＋200＋323)＝0.1991。
将影响各学科书刊采购的各因素值加权求和，求得各学科书刊采购经费占所有考虑的学科书刊采购总经费的比率。如某一级学科的重要学科数、读者层次及人数、核心期刊数比率值依次为0.085 0、0.121 5、0.199 1，则该一级学科书刊采购经费占书刊采购总经费的比率为0.085 0×0.5＋0.121 5×0.3＋0.199 1×0.2＝0.118 8，即占总经费的11.88％。
4采购决策模型
在得出图书评价结果及各学科经费分配比率后，需要在各学科内对待选图书进行选购决策。可按以下步骤进行：①将待选图书按学科分类，各学科待选图书按需求强度从大到小排序，需求强度相同时，再按图书评价值从大到小排序；②根据经费情况，设置选购图书的需求强度及评价值下限值；③根据需求强度，设置复本量配置规则：如需求强度在0.7以上则复本量为8，需求强度为0.5-0.7之间复本量为5，需求强度为0.3-0.5之间复本量为3，等等；④各学科待选图书中需求强度或评价值不小于相应下限值的图书为应采购图书，先将全部应采购图书的复本量配置为1；⑤ 先按需求强度从大到小，再按评价值从大到小，依次配置到步骤③中设置的相应目标复本量。
5采访决策支持系统
以上模型为图书采访提供了定量支持，但是，若对每本书刊做手工计算则太繁琐。当前高校图书馆大都采用了图书馆自动化系统，将上述模型与已有的图书馆自动化系统资源结合起来，设计开发文献采访决策支持系统，就显得很有必要而且可能。
采访决策支持系统能够根据最新的可供采购的图书信息、现有馆藏及其利用情况、学校学科和读者分布情况、图书购置经费数额和馆藏特色要求等信息，对图书馆的图书采购工作进行决策支持，即辅助采访人员决定哪些图书必须采购、哪些图书在经费允许时也应该采购、哪些图书不必应采购，并决定若需采购时要采购多少复本。
根据相对独立的图书采购功能划分及图书采购决策的一般流程，设计图书采购决策支持系统的模块结构及功能。首先，采访人员收集最新的可供采购的图书信息并进行；其次，从文献价值和读者需求两方面对可供采购图书进行定性与定量相结合的评价（如上述图书评价模型）；最后，根据一定的决策模型（如上述经费分配模型和采购决策模型）进行采购决策，决定采购哪些图书、多少复本。据此，图书采购决策支持系统结构如图1所示。
图书信息采集子系统是整个系统运行的前提和基础，其功能是采集可供选择的图书的基本数据。从采集书目上看，主要包括新书征订目录、读者推荐书目、教学参考书目、科研参考书目及馆藏特色与补充书目等[13] ；从采集内容上看，主要包括待购图书的题名、内容简介、学科分类、作者和出版信息等。这些数据被录入数据库中，作为后续工作的基础，供采访人员和读者评价、使用。
各个不同层次的读者通过图书评价子系统对收集在数据库里的待购图书进行综合评价，系统从而自动计算出各种图书的评分值（按照上述图书评价模型），并存储在数据库中，为制定采购决策提供依据。
图书馆的采访人员根据数据库中的图书评价结果，通过采购决策子系统进行采购决策（按照上述经费分配模型和采购决策模型），将图书选择结果存储在数据库中。
系统管理子系统主要供系统管理员对数据库及模型库进行管理，如进行图书评价模型和采购决策模型相应参数的增加、删除、修改等。
数据库方面，在已有的图书馆自动化管理系统数据库（存储着读者数据、馆藏数据、流通数据等）基础上增加了学校的学科数据、待购图书原始数据（包括最新征订书目、教学参考书目、科研参考书目及馆藏特色与补充书目等）、待购图书的评价数据、待购图书的选择结果。
模型库存储三个关键模型：图书评价模型、经费分配模型和采购决策模型。
采购管理系统的应用价值范文4
关键词：工程项目；采购；供货商
Abstract: the engineering project material purchasing, not only reflect the size of the enterprise capital outflows, and directly reflected in the enterprise, the cost of the product important influence on enterprise's current profits. Effective purchasing management can guarantee the project quality, progress, cost, and thus can improve the owner's satisfaction, and high quality at low cost for construction units to enhance market competitiveness. Material purchasing work well, therefore, not only for the whole enterprise production and business operation activities of the current is of great significance, but also to a certain extent determines the enterprise can sustainable development in the long-term market competition.
Keywords: engineering project; Procurement; The supplier
中图分类号：F252.21文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
一、工程项目物资采购管理问题
（一）采购成本过高
采购成本过高主要由两方面原因，一是采购价格过高，二是采购费用过高。
(l)采购价格过高
由于采购权分散,使采购的物资不能形成批量,再加上在采购供应中有购人情料、关系料的现象,所购物资享受不了出厂价的优惠,舍近求远等现象时有发生,采购成本较高。
(2)采购费用过高
无论是企业，还是一个单体的项目都设置了采购机构，这致使整个企业的采购部门过于庞大造成了人力资源浪费，工资、流动资金和管理费等各种费用支出加大,使得采购费过高。
（二）采购效率低下
1、产品选择过程效率低
传统的采购过程中，采购人员需要到众多的供应商的产品目录里查询产品及其定价信息，由于信息来源的多样性，包括报纸、电视、熟人介绍，了解这些信息需要花费很多时间，以最低的向三家供应商询价和选择商品为例，一般要用2到3天，而且还要消耗不少的人力、物力。
2、和供应商很难完全的沟通
采购方为了能够从多个竞争性的供应商中选择较佳的供应商，往往保留私有信息，而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息，这样，采购、供应双方都不能进行有效的信息沟通，只能通过多次谈判达成协议，这也是典型的非信息对称博弈过程。
3、业务信息共享程度弱
由于大部分的采购操作及与供应商的谈判都是通过电话来完成的，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。
（三）验收把关不严，出现质量问题
材料在点收入库时，验收人员应清点数量是否与发货单相符，检验质量是否符合合同规定的标准，核对规格型号及计量单位是否符合规定的要求，并向供货商索取有关技术证书、产品合格证，对残次等不合格材料或因施工方案变更不需用的材料应及时通知供货商，按规定办理退货手续。而实际上，现场验收人员或者因渎职，或者因收取供货方的好处而怠于查验，致使材料数量不够或质量不符合规定要求，甚至在材料运往施工现场的过程中，将其倒卖。
二、工程项目物资采购管理对策
（一）供应厂商选择和管理
话说货比三家，据择优、择廉、就近的经济原则选择供应厂商。对新进或知名度低的厂商进行实地考察、评估, 可以的先进行“外购、外协件样品试制”，样品试制送检合格后再转入小批试生产，再送检合格后即可确定为供应商；在只有几家供应商可供选择的有限竞争的市场和垄断货源的独家供应市场，采取战略合作原则，以获得更好的品质、更紧密的伙伴关系、更好的排程和更低的成本和更多的支持；对于实施战略性长期伙伴关系的供应商，可以签订“一揽子协议/合同”。供应商选择除了价格、质量及交货期外，还应综合考虑生产能力、供货业绩、售后服务等多方面因素。高效的供应商管理不仅可以提高企业管理水平，而且能大幅提升企业的盈利能力。多数公司采用“六Σ”来进行生产管理，以质量标准来衡量其生产流程水平，减少出现缺陷的机会。同时将这种统计规则用于控制供应链质量和衡量供应商合作水准。
“六Σ”供应商管理：
Σ识别对象：确定可选的供应商名单；
Σ成本评估：确定目标与所需资源；
Σ优先排序：找出可行的方案并排出顺序；
Σ特性分析：分析选定的方案；
Σ执行计划：完成项目；
Σ成果评估：生成文档并找出有待提高的问题。
（二）制定合理的材料采购计划
项目采购计划是项目采购经理根据项目计划要求，为实现项目目标对项目采购工作的目标任务、采购原则、采购程序、物流方式等总体构思而形成的书面文件。在采购管理中，计划是一种最基本的职能，为实现预定的采购目标，而对未来采购工作进行统筹安排。一个项目材料采购如果没有计划，将会使所有工作失去目标，进度、费用、质量管理就无从谈起。因此要搞好项目采购管理必定要制定计划。采购管理的计划主要有材料采购计划、采购进度计划、采购业务计划、质量计划。具体应做到对采购进行分类，明确采购计划的审批程序并予以实施；做好采购计划的审批把关；建立采购计划考核机制，针对出现的问题追究责任人的责任；对采购计划的管理不断总结经验，为以后制定计划作参考。计划是采购各项工作的指导，也是其他工作实施时间安排的依据，编制一份好计划可有效控制采购费用、提高资金利率。
（三）采取策略降低采购成本
1、直接与对手谈判
谈判是买卖双方为了各自目标，达成彼此认同的协议过程，这也是一种妥协的艺术，是采购人员应具备的最基本能力。谈判并不只限于价格方面，也适用于某些特定需求时，使用谈判的方式，通常所能期望达到价格降低的幅度约为5 － 10% 如果希望达成更大的降幅，则需运用价格－成本分析、价值分析与价值工程等手法。
2、杠杆采购或联合采购
杠杆采购是根据集团内部各单位，或不同部门的需求量，集中扩大采购量，因批量加大而增加议价空间的方式避免各自采购，造成集团内部不同单位部门，向同一个供应商采购相同的零配件，但彼此之间在相互不知道底细的情形下价格却不相同，丧失节省采购成本的机会。
3、营造竞争局面
供货商的开发与管理应该是动态的较理想的状态是采用鲶鱼效应，不断开发新的更有威胁的供货商，让它像鲶鱼激活沙丁鱼一样， 在供货商之间营造彼此竞争的氛围，从而给企业带来更好的供货环境
（四）筹措采购资金,合理选择支付方式
通过付款条款的选择降低采购成本。工程项目采取招标采购的方式,集中批量招标可以形成规模效应,引导供应商参与竞争,可大大降低采购中的交易成本。如果企业资金充裕或银行利率较低,可采用现金交易或货到验收付款方式,这样往往能带来较大的价格折扣。如果资金允许也可直接与制造商采购,这样可以减少中间环节,从而降低采购成本。但是,现在大部分工程项目物资设备采购资金都很紧张,中标的物资设备货款不能货到验收付款,按照招标书货款支付方式要求,商家报价时就会把拖欠货款的利加到设备款里,造成采购成本过高。另外,为了缓解资金紧张问题,目前各大工程项目纷纷采取以融资租赁的形式采购设备,虽然以这种方式可以暂时缓解资金紧张问题,但是,所付出的代价也是相当大的。所以,工程项目在进行招标采购之前应充分考虑到资金的充足性问题,避免由于供应商报价过高造成的不必要损失。
（五）物资采购的纠偏措施
物资采购的目标控制从量、价、质三目标为核心来比较计划值与实际值的差异。物资采购从量目标控制主要是对比采购量与定额消耗量及实际消耗量的差异，价目标控制主要是对比采购价与目标成本价及工程预算价的差异，质目标控制主要是对比分析采购的质量与设计质量的差异。通常采用综合成本的分析方法进行预算成本、目标成本和实际采购成本的“三算”对比，并高度重视事前控制，同时分别对分析可能导致目标偏离的各种物资波动、技术革新与替代等影响因素，并针对这些影响因素制定有效的预防措施和物资采购应急预案。在采购实施过程中，需要按照采购周期进行定期的比较当实际偏差和目标偏差存在较大差异时，必须采取相应的纠偏措施进行纠偏，如有必要，则需要调整控制目标。
（六）引入现代物流机制
1、从宏观战略上采取的措施
（1）加强价值工程研究应用
在施工企业自身权限范围，以及合理的变更设计下，加强价值工程实践，删除冗余功能，减少材料无谓支出和浪费，同时研究新型经济实用性材料代替的可行性。
（2）应用物资管理信息系统
物资管理信息系统由按功能方式组成的各种职能子系统构成，它们主要包括价格分析系统、合同管理系统、库存管理系统、计划采购系统、质量跟踪系统等。物资管理信息系统的建立，既可利用计算机来取代人工繁琐的事务处理，提高管理效率，又可完成手工难以完成的信息处理，为物资管理及决策提供信息分析及最佳决策方案，使供应工作处于最佳状态。
（3）建立战略联盟，发挥互补优势
随着经济全球化，物流市场快速发展，联盟重要性不言而喻。战略联盟可以减少渠道冲突，快速传递信息，降低渠道成本，突出共同价值和未来发展。建筑企业应选择专业化的第三方物流商，或者区域性销售商，形成长期稳定的供应链关系。
2、从微观战术上进行的考虑
确立科学管理理念，实施系统控制
（1）目标计划控制。根据工程项目用料计划，可运用ABC分类法、订货点(FQS)法、经济订货批量(EOQ)公式来解决。根据最终的计划，保证按品种、按规格、按质量要求。
（2）采购控制。采购需要开展的业务很多，必须对采购程序的各项业务建立职责分工，实行职务分离。加强对采购对象、采购量、合同签订、付款、货物验收、运输方式和配送等各方面的控制。要强化信息情报收集，引入竞争机制，净化采购渠道。
（3）存储控制。在存储控制中，目的就是为了研究得到最合理的采购周期、采购时间和最佳库存结构。施工企业在生产和经营段时间以后，都会造成部分材料、配件的积压现象。
结束语
加强工程项目物资采购管理，可以降低工程成本，增强企业竞争力。加强成本管理要采取一系列措施，提高管理人员的成本意识、制定采购计划、加强供应厂商选择和管理、建立稳固的供需联盟、引入先进管理机制等都是不可或缺的。
参考文献
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采购管理系统的应用价值范文5
随着计算机技术和网络技术的发展，B2C网络购物已逐渐取代了传统的门店营销渠道，成为企业取得竞争优势的必要条件和手段。据中国电子商务研究中心监测数据显示，截止 2013年12月中国网络零售市场交易规模达18851亿元，较2012年的13205亿元同比增长 42.8%，预计2014年有望达到27861亿。一个完整的B2C企业不仅仅包括前端的销售系统，还需要有强大的后台ERP系统的支撑。这里的前端指的是购物网站，而后台包括商品管理，用户管理，订单管理，物流管理，在线支付管理，售后服务管理几大功能模块。其中商品管理是ERP的数据基础，一个好的商品管理将使得用户能够方便的添加修改各类商品，不会随着企业产品种类的日益繁多而造成系统永无休止尽的修改。本文以中小型的电商企业需求为背景，在数据模型方面进行商品管理模块的设计。
【关键词】B2C企业 系统功能 数据模型
1 数据流程分析
通过多年对电商企业ERP工作经验的积累，产品管理系统和采购部， 仓库，销售部和产品部的数据流程图如下。产品部的任务是进行新产品的挖掘，产品部会将市场上找到的有价值的产品信息以及相关的供应商录入商品管理系统；如果销售部门在市场上看到某件商品很热销，也可以向产品部提出新产品需求，由产品部去市场上寻找产品，并将找到的产品信息录入到商品管理系统，将商品的状态修改为“即将上市”。销售部看到产品状态更新后，向采购部发出采购需求，包括需要采购的数量。采购部和供应商谈好价格，签订采购合同，商品管理系统可以获取到采购合同的相关数据。等到产品入库后产品状态更新成“正常”。此时商品管理系统可以查阅到来自仓库的库存信息。销售部得知产品状态更新后从商品管理系统获取产品信息，尤其是参考价格信息，依据其销售策略制定产品的销售价格。参考价格是商品管理系统用从采购那里获取到的采购价格加上相关成本，依据公式动态计算出来的。这样做的目的是将商品管理系统和采购以及销售严格区分开来，实现模块之间的松耦合。例如，商品的采购是分批次的，每批次的采购价格不一样。如果将这个价格交给商品管理系统来管理，那么采购价格会按照采购批次的不同而变化，只能知道最一批次的价格，这样就没办法完成成本核算。但是采购部有采购记录，包括每次采购的价格和数量，它可以很方便的按照先进先出或加权平均法等方法计算出采购的价格。销售部接收到客户的反馈后如果需要对产品信息进行更改，例如发现某软件不能应用于vista操作系统，销售部可以提交反馈信息到产品管理系统，并要求产品部进行修改。之所以不要销售部直接修改是使各部门的分工更加的明确。产品部审核通过后对产品信息进行更新。如图1所示。
2 系统功能模块
如图2所示。
根据以上分析，商品管理模块至少应包括如下功能：（1）商品目录是商品所属的类别，例如一个卖服装的网站会把服装分成男装，女装一样。 而女装又可以分为上装，下装；上装里面又包括衬衣，毛衣，外套...每一个大的分类下面还可以有小的分类。所以目录管理主要指的是目录层级的管理。 每个目录是目录树上的一个节点，节点的叶子就是商品。每个目录都可以实现新增，修改删除的功能。（2）商品的属性是和商品有关的特性，在一个电商网站中商品的属性非常的复杂，就拿淘宝来说，由于商城可以容纳上万家商铺，每个店铺中出售的商品又各有不同，从鞋帽箱包到家具电器，每种商品都有其独特的属性。例如衣服类的，可能有颜色，尺寸，款式等；而汽车机油，会有容量，等级，粘稠度等的属性。因此要求系统能灵活的添加删除修改属性。（3）普通商品是单一的商品，如茶杯，水壶。它和目录及属性有着密切的联系。新增普通商品时需要指定目录，必填的属性。（4）组合商品是成套或者捆绑销售的商品，例如成套的家具，搭配的上衣和裙子。组合商品由普通商品组成，它的新增仅仅是把普通商品组合在一起后再给定一个唯一的标识。它的删除不会删除其包含的普通商品。其修改是对所包含的套件进行添加和删除操作。（5）在数据流程分析中提到，为了实现模块间的松耦合，商品管理模块中不会保存产品的采购价格，库存数量等信息。销售部门在制定价格时必须有一个参考价格，产品管理模块要从其他模块调取相应的数据，这就是产品信息查询的功能。除了参考价格以外，查询功能还要提供其他相关商品信息的查询。（6）商品信息的每一次修改都需要被记录下来，形成操作日志，以便日后的查询。
3 E-R关系图
E-R关系图说明了各个实体之间的联系。这里需要指出的是属性的数据结构可以使用EAV（ Entity Attribute Value实体-属性-值）模型。这种模型比起传统的关系模型，最大的区别在于它采用的是竖向结构，优点是能为产品灵活的添加或删除属性。例如在传统的关系模型中通常会将属性放在产品表中作为产品表的一列，当某商品需要添加或删除某一属性时就需要修改表结构，如果这些属性又和其它的表有联系，那么将会使操作变得复杂，错误的删除和修改还会降低数据的安全性。 因此传统的横向关系模型不适合这种需要经常维护的列。EAV也叫做“稀疏矩阵”它实现了商品和属性之间的松耦合。在数据库层面，它的实现是将属性值根据值类型分类存放在不同的数据表格中。属性值的类型，如下图所示， 分为5种，因此需要建立5个数据表。
4 关系数据模型
将E-R模型转换成符合第三范式要求的关系数据模型如下：
普通商品表（普通商品编号，SKU，属性集编号， 目录编号， 创建时间， 商品状态）
组合商品表（组合商品编号，SKU，属性集编号， 目录编号， 创建时间， 商品状态）
组合商品-普通商品关系表（组合商品编号， 普通商品编号 ）
目录表（目录编号，父目录编号，目录名称 ）
商品属性表 （属性编号， 属性名称， 属性值，属性类型）
属性集表（属性集编号，集名称）
属性集-属性关系表（属性集编号，属性编号）
属性值-Int表（属性编号，产品编号，Int型属性值）
属性值-Decimal表（属性编号，产品编号，Decimal型属性值）
属性值-Varchar表（属性编号，产品编号，Varchar型属性值）
属性值-Text表（属性编号，产品编号，Text型属性值）
属性值-Datetime表（属性编号，产品编号，Datetime型属性值）
修改请求表（商品编号， 修改内容， 修改原因， 申请人， 修改人， 状态， 修改时间
5 总结语
该模型的独立性强，可以灵活地用于各种需要产品信息管理的系统中。
采购管理系统的应用价值范文6
价值工程管理作为一种思想方法和管理技术，通过对功能与费用进行系统分析，不断创新，旨在通过各相关领域的协作提高所研究对象价值。价值工程研究对象的价值，与研究对象的功能和成本有关，价值的有效提高是价值工程管理活动的目的。价值工程管理提高价值的路径有两种，一种是降低研究对象成本，一种是提高研究对象功能。功能分析是贯穿价值工程管理的核心内容。价值工程管理的核心，是对研究对象进行功能分析，通过科学的方法，消除不必要功能，降低成本，使研究对象的功能与研究对象的成本相匹配，从而通过价值工程管理获取较高经济效益。需要注意的是，价值工程管理提高研究对象的功能水平，并非研究对象功能水平越高越好，而是要求功能水平符合用户的要求，价值工程管理强调产品的功能水平必须符合用户的要求。这里的用户要求是多方面的，包括功能本身、使用条件、价格等等。价值工程管理的一般工作程序为：①价值工程管理的准备阶段。选择研究对象，明确目标和分析条件；形成价值工程管理工作文件；确定工作小组成员；制定工作计划。②价值工程管理的分析阶段。搜集整理研究对象信息资料；对研究对象功能进行系统分析；对研究对象的功能进行评价。通过评价确定应当增加、放弃或改进哪些功能。③价值工程管理的创新阶段。制定功能改进的方案；从功能、技术、经济和社会等方面对方案进行科学评价；编写提案。④价值工程管理的实施阶段。制定实施计划，组织实施，必要时根据实际情况对方案进行调整，进行成果鉴定。
2价值工程应用于采购招标的必要性
2.1价值工程管理是采购招标发展的需要
随着现代生产技术的发展，以及需求的多元化，材料的种类和样式越来越多，材料价值的差异越来越显著，生产及工程所需材料的数额越来越大。这样采购招标涉及的材料的成本越来越难以控制，导致了企业生产和工程建设成本越来越高。因此，处理好采购时材料功能与经济的关系十分重要，采购招标的核心就是提升所采购原料的性能与成本之比。使用价值工程的方法，可以有效地对所采购原料的性能和成本之比进行控制。通过价值工程管理，可以实现企业生产和工程建设之间最佳的综合效益，防止企业生产和工程建设在采购招标中超概算、超预算、超中标合同价的“三超”问题。
2.2价值工程管理是控制采购招标费用的需要
企业生产和工程建设的招标采购过程中，通过价值工程分析，研究材料的功能与寿命周期成本的关系，提高所采购材料的价值系数，并且通过价值工程分析关发现不必要效能的材料，予以剔除或改进。这样，通过价值工程管理，可以有效控制企业生产和工程建设总成本。运用价值工程管理方法，可以通过创新提高企业生产和工程建设的综合效益，使技术、经济和管理实现紧密结合。运用价值工程管理时，需要实事求是、勇于创新，寻找材料功能与费用的最佳结合方案，从而为企业生产和工程建设创造更大的价值。
2.3价值工程管理是选择采购策略的基础
企业生产和工程建设虽然采购招标策略可能不同，但采购招标都必须符合价值工程的标准：①材料的必要功能；②材料寿命周期费用的降低。不同的材料，可以满足同一功能，所以有些材料可以相互替代，这是价值工程管理的理论依据。在材料招标采购中运用价值工程方法，针对材料的功能、成本做出系统的研究与分析，可以有效提高采购材料的功能性和经济性。企业生产和工程建设中，通过价值工程管理，可以在达到预期效用的同时，节约材料采购费用。
3采购招标中运用价值工程评价的策略
3.1确定价值工程问题
3.1.1确定价值工程研究对象
运用价值工程分析研究对象，根据材料的功能和特殊要求，进行功能定义和评价。价值工程所用于此的方法有：功能重要性分析法、经验分析法、ABC分析法、价值系数法等。对企业生产和工程建设影响大的采购材料，进行重点分析。
3.1.2搜集可靠信息进行价值分析
价值分析的质量，依赖于信息的全面性、及时性和准确性。需要的主要信息包括：①市场信息。采购材料的供求变化、价格、技术服务等；②技术信息。采购材料的品种、规格、技术水平、科研进展、生产技术等；③成本费用：同类材料的成本费用等；④采购信息：材料的生产厂商的分布情况、信誉、远近等；⑤其他信息：包括国内外政治法律、经济、文化等情况。
3.1.3分析功能成本
在材料采购招标过程确定材料的单项功能和综合功能，并进一步分析采购材料全寿命周期各阶段的费用，进行综合调整，实现采购材料功能的最低费用。
3.2制定价值工程改进方案
①制定价值工程方案。通过多种途径或方式充分发挥决策人员和参谋人员的智慧，制定、改进方案。通过试验和评价，把改进方案进一步具体化和优化。②评价价值工程方案。包括技术评价、经济评价、社会评价几个方面，保证评价方案技术上可行、经济上合理、现实上可行。③总评价值工程成果。采购招标的价值工程方案实施后，要实时进行监控，及时采取措施解决出现的问题。
3.3采用有效途径提高创新能力
采购招标价值工程要突破现有条条框框的限制，基于功能提升和成本降低，大胆进行革新和改进。可以在采购招标中利用价值工程激励条款，促使材料供应商主动开展价值工程活动。或者企业采购招标管理者提出价值工程计划，要求供应商必须完成约定范围内的价值活动。
4结束语
