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一、档案数字化与数字化档案管理
（一）档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
（四）提高员工的素质
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摘 要：本文从国家信息化建设、高校档案事业现代化发展、档案工作者的社会地位三个方面分析了高校档案室档案数字化的必要性及其意义；并从完善软硬件设施、数据库建设和提高档案室工作人员素质等方面论述了高校档案室档案数字化建设的基本思路。
关键字：高校档案室；数字化建设 ；档案
随着经济社会的发展、技术的进步，高校正迈入数字化管理时代。档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式，形成可供保管与利用的数字信息资源库。[1]对档案室档案进行数字化建设，有利于保护档案实体、方便档案借阅查询。笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫。
一、 高校档案室档案数字化的必要性和意义
1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求
国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划，1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。[2]因此，高校档案室必须做好档案数字化建设的工作，以迎合国家信息化建设的方针政策。
2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展
在传统的档案文件管理时代，档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主。这一工作方式有极大的封闭性，容易产生“重保管、轻利用”的工作思想。随着数字化时代的到来，通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用，使整个过程快捷、准确，节省了大量的人力物力财力，大大提高了档案室的工作效率，从而推动档案事业的进一步发展。[3]
3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位
传统的档案工作者，大多从事于比较机械的手工劳动，档案工作者的效率比较底下，这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价。档案部门要想提高自己的社会地位，必须提高自身的数字化水平。此外，档案工作者必须更新利用档案管理理念，有效利用和共享技术手段和方法，发挥其增值作用，从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展。
二、高校档案室档案数字化的条件
1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础
随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用，我们已生活在信息时代。这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利，在一定程度上打破了时空的限制，提高了人们的生活水平。正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用，才使档案室档案数字化成为可能。同时，在社会信息化的背景下，对档案室档案进行数字化的改革，正是顺应时代的潮流而必须实现的转变。
2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫
近年来，各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策。一方面，它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面，它给学校各方面带来了竞争压力。原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件，这促使档案室工作人员作出相应的更改。档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描，在提供利用时，以查找电子档案为主，这样可以改变原有档案的存放方式，能够节省档案存放空间，容纳更多的档案文件。
3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备
档案室纸质档案的存在是数字化的前提，任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体。在数字化处理过程中，对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中，然后制作成可永久保存的光盘，建立数字档案管理体系，也就是“双套制”管理的模式。这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存，又方便了科研人员的查阅与研究的需求，也为今后的资源共享打下了基础。[4]
三、高校档案室档案数字化建设的内容
1.完善相应的软硬件设施
建立档案室档案数字化，首先需要完善相应的软硬件设施。这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备，实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作，包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备，实现数字档案信息的存储与管理，包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件，实现数字档案信息的管理与利用功能，包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息等功能。[5]其中，在数字化信息采集过程中，要根据不同信息载体形式，选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式，这有利于信息的流通，同时减少信息的流失。在数字档案信息存储过程中，制作成可永久保存的CD-R光盘，便于对档案文件的长久查阅利用。在实现档案信息的管理与利用时，应选择合适的档案综合管理系统软件。在服务器软件领域，存在着以各种版本的UNIX 和LINUX为代表的优秀者，它们既有稳定性、安全性的特点，又具有价格低廉的特点，因此可以作为档案综合管理系统软件的首选。
2.档案数据库建设
在数字化过程中，对档案室档案进行分类，整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库，更方便用户的查阅利用。
学生学籍档案数据库。档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据，收录每届学生的基本情况，形成学生学籍档案数据库。这一数据库的建设，有利于高校和用人单位鉴别学生的毕业证和学位证。
学位论文和科研成果档案数据库。结合每年毕业生提交学位论文电子版机会，将纸质论文和电子论文数据库一并归档，并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文，建立齐全的学位论文数据库。
学生成绩档案数据库。学生在每学期都有期末考试，待学校收录期末考试成绩时，档案室可借机汇总建立学生成绩档案库。
3.提高档案室工作人员的专业素质
为提高档案室工作人员的专业素质，可定期对档案室工作人员进行培训，并实施定期考核适度。另外，可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修。同时，在招聘档案人才时，除考虑档案文书知识外，更要注重具备软件开发能力的人才，调整档案人员专业知识结构组成，更好地为高校档案数字化服务。
四、结语
高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势。面对这一机遇，我们必须不断改革和创新，遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善，尽早实现档案室档案管理的现代化，使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务。
参考文献：
[1]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊，2011，（2）：171-172.
[2]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版，2004，（6）:88-91.
[3]林丽群.高校档案数字化建设的思考[J].数字兰台，2008，（2）：12-13.
[4]孙莹.“满族说部”档案室数字化管理初探[J].兰台内外，2005，（6）:65.
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关键词：档案信息数字化 档案工作 技术对策 规章制度
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）01-0030-01
引言
档案是非常重要的信息资源，为不同单位所普遍关注和重视。随着信息技术发展与进步，档案信息数字化逐渐成为一种趋势，它在提高档案工作水平的同时，也对档案工作提出更高要求。但目前档案信息化和档案工作仍然存在不足，今后需采取改进和完善对策，从而更好顺应档案信息数字化趋势，促进档案工作水平提高，为人们提供更为优质的服务。
一、档案信息数字化的概念与特征
随着计算机技术和信息技术在档案工作的应用，档案信息数字化逐渐成为一种趋势，它具有自身显著特征，对档案工作有效开展产生积极作用。
1.概念。档案信息数字化是随着信息技术发展和在档案工作的应用而出现的，它指的是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将纸质文件、声像资料，系统组成有序结构的档案信息库。并建立检索目录，方便对信息的管理和查询。其建设路径是将纸质档案扫描并存储于档案信息数据库，实现档案信息资料传输的网络化，方便信息资料共享，更好满足用户需要。
2.特征。档案信息数字化是档案管理的一种重要趋势，它具有自身显著特点和优势。不仅节约档案信息的存储空间，方便资料查询，还大大方便对信息资料的检索和存储，有利于实现信息资源共享，提高档案信息传输的安全性与可靠性。同时还能强化档案信息的实时性与动态性，方便对信息资源的整理与加工，让读者更为便捷的获取所需要的信息资料。因而在档案工作中越来越受到人们重视，其应用也变得更为广泛。
二、档案信息数字化视野下审视档案工作的不足
档案信息数字化对各项工作开展具有积极作用，有利于提高档案工作水平和服务质量。但由于受到制度、人员等因素制约，目前档案工作仍然存在不足，影响档案信息化建设，存在的问题主要体现在以下方面。
1.数字档案信息资源不足。由于受到技术、人员等因素制约，数字档案信息资源存在不足，网上档案信息内容缺乏，网站提供的信息资源较少，难以满足用户需要。一些网站即使为用户提供档案信息资源，但只给出目录，读者无法获取所需要的信息资源，影响档案信息资源充分利用，制约其价值充分发挥，这是今后需改进和完善的内容。
2.档案信息真实性难以保证。一些工作人员责任心不强，在对档案信息资源数字化处理过程中，由于电子信息资源具有可读写行的特征，人为对信息资源做了修改，并且修改后没有做出任何记录。导致信息化处理后的档案信息与原始资料不符合，失去真实性，难以有效发挥指导和参考作用。
3.档案信息安全性问题突出。信息化之后的档案资料安全问题尤为突出，互联网会面临来自各方的攻击，黑客、网络病毒等都会侵入电脑程序，拦截重要的数据资料，或者遭到病毒攻击，导致档案信息资料丢失，影响档案信息资料的真实性与有效性。为确保档案信息安全，采用杀毒软件或其他防病毒攻击措施是十分必要的。
4.对工作人员素质要求较高。档案信息数字化对工作人员素质提出更高要求，他们不仅要具备档案管理基础知识，掌握编号、存档、查询等工作流程。同时还要掌握计算机技术和信息技术使用方法，能对档案进行数字化处理，做好资料编号及存储工作，能建立数据库和索引目录，方便对档案信息的查询。同时还要明确档案工作流程，严格遵循规范要求开展档案管理的各项工作，提高档案工作服务质量。
三、基于档案信息数字化的档案工作策略
为应对档案信息数字化趋势，提高工作水平，根据存在的不足，笔者认为今后应采取以下改进和完善对策。
1.重视档案信息资源数字化建设工作。相关单位和工作人员要提高思想认识，顺应档案信息数字化趋势，在技术、资金、人员等方面加大支持力度，建立相应的网站，录入档案信息资料，方便人们获取相关信息。在建立网站的同时，还要重视网站维护与管理，构建检索目录，方便读者查询和获取信息资源，促进信息资源开发，推动信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，提高服务质量和服务水平，满足用户对档案信息资源的获取和需要。
2.完善基础设施，确保档案信息真实。基础设施建设不仅影响档案信息数字化进程，还对提高服务质量和服务水平产生重要影响，因而要高度重视该项工作，不断完善各项基础设施建设。档案管理部门要借鉴已有的网络建设成果，建立电子档案接收应用系统，为档案信息的归档、接收、保管和利用创造条件。完善档案检索目录、档案信息数据库建设，推动档案信息数字化建设顺利进行。工作人员要提高自己的责任心，严格按规定办事，不得随意修改档案信息资源，严格按照规范流程做好档案管理的每项工作，确保档案信息真实有效，提高服务质量。
3.采用技术对策，保障档案信息安全。采取有效的技术对策，提高档案管理水平，加强安全防范工作，确保档案信息安全。为保障数据库和网站安全，要重视安全管理技术应用，包括防火墙技术、访问加密技术、身份认证技术等。通过这些技术的应用，能有效防止黑客攻击和非法访问，避免档案信息资源丢失，保障档案信息安全。做好档案信息备份工作，避免信息资料丢失而影响服务质量，进一步提高档案管理水平。
4.注重管理培训，提高工作人员素质。要注重引进基础知识扎实，经验丰富，责任心强的工作人员，既懂管理又懂技术，能熟练进行计算机操作，满足档案信息数字化管理需要，提高管理工作效率。重视工作人员的培训，采用现场授课、讲座、撰写心得体会等方式，做好工作人员培训工作，促进他们业务技能和综合素质提高，能更好顺应档案工作需要，提高工作技能。工作人员也要加强自身学习，遵循规章制度和档案工作流程，能熟练操作计算机技术，做好档案的日常维护工作，确保档案信息安全，更好满足用户获取信息资源的需要。
5.完善规章制度，实现制度化规范化。结合档案信息数字化趋势和管理工作需要，建立健全完善的管理规章制度，有效规范各项工作。制定档案信息数字化管理标准，坚持规范和统一原则，按照统一的规范标准对档案信息进行归档，使数字档案的保管、传递、利用都实现规范化和流程化，更好满足档案信息数字化需要。另外还要结合新形势和新情况，不断修订和完善档案管理规章制度，更好适应具体工作需要，推动各项工作制度化和规范化。
四、结束语
档案信息数字化是档案工作的一种趋势，对档案管理和各项工作开展提出更高要求。在这样的背景下，要认识档案工作存在的不足，顺应档案信息数字化趋势，完善基础设施和管理制度，采取技术对策，提高工作人员素质。从而更好开展档案工作，促进工作水平提升，为人们提供更为优质的服务。
参考文献
[1]李福凤.档案信息数字化的问题和对策[J].办公室业务，2013（3），143-144
[2]韩丽华.档案信息数字化与档案工作[J].城建档案，2012（6），37-38
[3]赵美婉.浅谈档案信息数字化建设与档案提供利用[J].山东档案，2007（2），19-21
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一、目前档案数字加工面临的问题
1、数字化对象数量庞大、类型多样
中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心，伴随着油田的勘探开发和生产建设，形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。如果把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。
2、档案数字化效率问题
在数字化流程的各个环节，都需要进行质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。
3、部门之间的协调问题
馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作得以顺利进行的保障。
二、馆藏档案数字化的实施
1、做好档案鉴定工作，突出重点
由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进行档案价值鉴定，筛选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进行数字化。
第一，对档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三，对利用率高、需求量大的开放档案进行数字化。第四，针对主体服务对象，对具有油田特色的档案进行数字化。
2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度
按照先公开后保密、先近期后历史的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。
①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。
在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复；也可复印后扫描。
②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。
使用的数字化档案管理系统支持任意类型的扫描仪，支持黑白、彩色、灰度图像扫描，支持各种分辨率的扫描方式，能够扫描从A4到A0幅面的图纸。操作员可在系统界面上实时浏览、监控扫描的图像，适时做出相应调整。
③图像处理：系统具有去黑边、纠偏、条码识别等功能，还可为图像增加数字水印。操作员可对图像进行镜像、任意角度旋转，调整亮度、对比度，锐化、钝化、模糊、腐蚀，拼接、裁边等处理，提高影像质量。
④图像识别：针对扫描得到的电子文件的不同文档类型，灵活定义各种文档的版面。使用内置OCR识别引擎，根据区域特征自动进行版面还原，对文档中的文字信息进行识别。自动提取文档中的文号、标题、责任者等信息。
⑤索引录入：经由OCR自动提取的信息在数据库中形成索引，还可手工补充其他的图像索引信息。这样扫描图像入库后，就有索引信息支持用户通过文号、标题、作者等属性进行查询。录入人员首先检查条码的正确与否、图像文件的页数及图像质量，然后创建索引，同时检查索引建立的正确性，进行必要的人工修改。
⑥档案复原：在索引录入检查无误后，档案资料以件为单位归入档案盒，检查是否有缺失、遗漏的内容，填写《扫描生产流程单》，交由档案管理员检查接收入库，要保证盒内每件档案的完整准确。
3、数字化成果的存储
同一种档案在数字化后可以生成不同的格式，在实际工作中，采用最多的就是TIFF和PDF两种格式。其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件；而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件。
采用服务器、磁盘阵列、光盘等多种存储方式对数字化后的文件进行安全存储，依据档案的类别建好相应的目录结构，以文件的档号为扫描后的图像文件命名，再将文件存储到对应的目录下。规范文件名称及存储逻辑结构，便于对加工好的文件进行组织和挂接利用。
三、档案数字化的重要意义
1、实现资源共享，提高工作效率
档案资料经过数字化加工后，社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。
2、有效地保护档案实体的安全
档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护了原件。
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随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，档案信息数学化和网络化已经成为档案管理的必然趋势，也是评价一所大学档案部门发展水平的重要标准，但国内大多数高校档案部门总体来讲档案信息化建设相对滞后，其工作仍旧停留在传统的手工及计算机辅助管理阶段，极大地阻碍了高校档案信息资源的开发和利用，与传统载体档案相比，数字化档案是最大特点是冲破了传统载体档案的管理和利用方式，打破了档案利用的时间和空间限制，促使档案管理从传统的收集，整理，管理、利用的职能向信息采集，信息管理和信息开发的职能转变。
1 纸质档案转化为数字化档案的必要性
（一）有利于档案信息资源的开发利用
由于纸质档案资料较多，占用库房空间大，查找比较繁琐，档案在使用时受时间和空间的限制，大大降低了档案的使用效率。而将纸质档案转化为数字化档案，可以使档案信息分别分类的存储在数据库中。当使用者需要使用档案信息时，可以不受时间和空间的限制，在任何时间跨区域利用计算机网络快速的、准确的检索所需的档案信息，进而有效使用档案信息，这将大大提高档案信息的使用效率。
（二）有利于强化档案信息资源的保护
档案馆保存的纸质档案受外界环境影响较大，防火，防潮，防虫的安全系数不高。在档案的利用过程中会被使用者直接翻阅，容易造成纸质档案磨损和损坏；而库房管理人员如不能认真和科学的管理纸质档案，也可能会造成纸质档案丢失或损坏。以上情况的发生，都会使档案信息得不到有效的保护。而数字化档案可以使档案信息分类存储在数据库中，当使用者需要利用档案信息时，只需要通过网络传输的方式来进行档案信息的检索和利用，以电子阅读的方式来查看档案信息，这将有效避免纸质档案因外部因素导致损坏的情况发生。
2 高校档案数字化建设中应采取的策略
（一）加强档案宣传，争取领导的重视与支持。
学校领导对档案工作重视程度直接关系到档案数字化工作的经费投入，因此必须要加强档案工作宣传，不断增强学校领导的档案保护意识，让学校领导一定要认识到档案数字化工作的重要性，促其加强对档案数字化工作的支持，并把档案数字化工作列入学校工作的重要议事日程，纳入学校发展的总体规划，将档案数字化建设与学校的“数字化”校园建设有机结合，做到把档案工作的发展与学校教学、科研等工作的发展同步推进，统筹协调。加大对档案部门的人力、财力、物力支持，为档案数字化建设提供强有力的保障，有利于切实解决档案数字化工作中存在的各种问题。
（二）建立健全档案数字化工作的各项标准和管理制度。
为了使高校数字化档案工作趋于规范化和科学化。要科学制定、修订、贯彻各项档案数字化标准，使数字化档案工作逐步走向规范化、标准化。首先各单位应根据自身条件和档案管理的特点设计档案数字化工作流程，建立和逐步完善各个工作岗位的工作制度，细化档案数字工作中的各项标准和工序之间的交接程序，并把工作职责落实到每一个人，做到分工明确，责任到人。根据纸质档案的类型、介质种类、年代等不同因素，对工作流程、工作岗位、技术指标都要有针对性的进行调整和设置，并安排专人负责指导和质量检查。对每个工序的交接环节要做好交接登记等等，比如档案出库领用、预处理、数字化处理、质量检查、装卷归还、数字档案信息备份移交都要做好相应的交接登记手续，要制定严格的工作制度和管理办法，只有采取强有力措施，才能确保档案原件安全和数字化档案的质量。
（三）加强数字化档案的安全管理。
为有效保护数字化档案的安全，应采取定期备份、信息加密、访问控制等技术措施。首先每份数学化档案应备份不少于两份完全相同的不同存储介质拷贝。数字化档案的管理系统应按照相关技术标准进行建设，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。对不同密级的数字化档案应该区别在不同的网络中使用，有保密要求的数字化档案必须在与外网隔断的专网内使用，每份数字化档案要根据保密级别设置相应的密级标识，同时进行技术认证和授权访问，严格控制数字化档案信息下载。而对完全开放的数字化档案可以接入校园网，为档案信息资源的开发和利用提供便利。档案数字化的使用要建立实名注册制度，设立查询管理系统，做到一切有据可查，可追根溯源。
总之高校档案数字化建设是高校档案事业发展的必然趋势。纸质档案转化为数字化信息后，必将有利于高校档案信息资源的进一步开发利用，打破了纸质档案使用上的时间和空间概念。最大限度地实现档案信息资源的共享，提高档案资源的利用效率，加快档案工作发展的步伐，促使档案工作能更好地为学校教学和科研工作服务。
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1规范操作原则在农业科技档案数字化建设的过程中,无论是纸质载体数字化,还是接受电子文件,都必须制定和实施农业科技档案工作标准和规范,统筹规划,有序推进,实现依据标准化、程序规范化,尽可能避免在保管和使用中出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象,提高数字化工作的质量和效率。2安全管理原则任何事情的发展都是矛盾的结合体,农业科技档案数字化建设虽然比传统的管理模式有较大优势,但同时也对农业科技档案的保密提出了更高的要求。众所周知,随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,在进行农业科技档案数字化建设的过程中,必须采取有效的安全防范措施,充分保证农业科技档案信息的安全性。3效益优先原则农业科技档案数字化建设需要投入大量的财力、人力、物力,因此,必须以利用需求为导向,将年限较长、具有馆(室)藏特色、最为珍贵以及利用频率高的农业科技档案优先数字化,达到效益最大化。4分工协作原则农业科技档案数字化建设相当繁琐,涉及面广,必须坚持分工协作、整体配合、长期坚持、相互理解的工作理念,充分发挥单位各个部门和各类人员的作用,明确工作任务,落实责任分工,真正做到各司其职,各施其能,协调配合,共同推进农业科技档案数字化建设。
二、农业科技档案数字化建设的内容
1建立高效的农业科技档案信息采集和存储平台根据数字化档案管理的要求,健全农业科技档案信息采集平台。一是,建立电子档案目录和电子档案录入接收工作室(即电子文件备份站),配备计算机设备,实现目录数据和电子文件的采集工作;二是,建立扫描工作室,配备普通平板扫描仪、高速扫描仪、专用照片扫描仪、缩微胶卷转换仪等设备,实现科技档案由传统介质向电子信息的转换;三是,建立安全可靠的科技档案信息存储平台。数据存储采取磁盘阵列柜、磁带机、光盘库等设备,进行磁盘阵列自动备份、光盘刻录备份、磁带备份、异地备份,实现档案信息的安全存储。2建立农业科技档案数字化管理系统配合数字化档案的建设目标,逐步建立动态更新的农业科技档案数字化管理系统,综合档案室内建立农业科技档案检索数据库,在室外建立与农业科技相关的电子文件归档系统,并实现接口统一,动态及时归档。3建立和完善农业科技档案信息资源库完善资源库建设是做好农业科技档案数字化建设的重点,主要有两个不同层次:一是,农业科技档案目录数据库建设。根据专业标准科学选定农业科技档案目录数据库结构,将室藏农业科技档案的案卷级目录和卷内目录全部输入微机,建立科技档案目录数据库,并加强机读目录数据库的质量控制,规范着录标引,包括着录格式的标准化、着录数据的完整性和着录数据的标准化;二是,农业科技档案全文数据库建设。利用数码相机、扫描仪等技术将馆(室)藏纸质载体的农业科技档案原件进行数字化处理,并将扫描件与机读目录对应挂接,实现全文检索。4建设农业科技档案信息服务网络农业科技档案信息服务网络建设包括农业科技档案信息网站建设、内部局域网建设等,与市政务网、公众网联网,建立上至国家科技档案馆,下联农业部门和农业科研单位,形成四通八达的“农业科技档案信息高速公路”,向广大科技人员提供农业科技档案各类信息的服务,充分发挥农业科技档案的作用。
