企业档案范文1
关键词：企业；档案；管理；建议
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3198（2009）03-0035-02
1 企业档案管理的重要性
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。
（1）企业的档案是企业科技发展的催化剂。
（2）企业的科技档案是知识形态的生产力。
（3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式。
（4）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。
2 企业档案管理原则
（1）统一领导，分级管理。企业内部的档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。
（2）维护企业档案的完整与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案在内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作活动所产生的各种门类、各种形式的档案文书，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆砌。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密、泄密现象的发生，严守企业档案中所含的事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。
（3）便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用贯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。
3 加强企业档案管理建议
3.1 统一规范，建立档案管理现代技术标准，加快相关法规的完善，保护知识产权、提高信息的可获取性
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。因为现代档案信息已不再属于一个部门，而是作为一个地区、一个系统、一国或多国乃至国际档案信息交流的一个组成部分。因此档案工作部门必须要遵循标准化的原则，对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作，都要严格按照统一的标准进行规范整理。国家相继出台了一系列相关标准，除了信息管理共用的标准和目前暂时与纸质文件、档案管理共用的标准外，还有电子文件管理专用的标准和规范，如《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/ T 15 -1995） 、《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》（ GB/T17679 - 1999） 、《CAD 电子文件管理》（ GB/T17825. 1～10 - 1999） 、《纸质档案数字化技术规范》（DA/ T 31 -2005） 、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32 - 2005） 等。并不断完善、修改《档案法》等相关法律，进一步为档案管理信息化提供法律依据。
3.2 提高企业档案管理人员的素质
（1）具有较高的政治素质。提高档案专业人员的政治素质，首先要认真学习马克思列宁主义、思想、学习邓小平建设有中国特色社会主义理论与档案工作实际结合起来，着力解决好世界观、人生观问题，为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础。
（2）具有较高的职业道德素质。档案专业人员必须具有较好的职业道德，要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，提高服务质量。档案专业人员应尊重档案、尊重历史，坚持据实立档，据实用档；必须忠于职守，具有严格的保密观念，以确保档案在政治上的安全。
（3）应具有较高的专业素质。必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。
（4）应具有创新意识。创新是工作向前发展的直接推动力，知识经济的来临，我们要学习与创新同步，需要创造性学习，善于发现新事物，研究新问题、新办法。应把握机遇，解放思想，开创性工作，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。
3.3 服务创新
信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。在信息服务方式上，一方面要充分考虑用户对信息利用的需求，提供面向用户的信息利用平台。通用的信息应用系统，在功能模块设计时，对文件与档案管理的业务工作考虑得多，功能全面。但用户在利用信息时，往往只是希望查找文件本身，他们期望最大的是获取信息的效率和信息本身的准确率。因此，有必要为用户建立专门的信息利用平台，将信息过滤掉一些档案管理属性，使用户能简约、快速地获取所需信息。面向用户的信息利用平台，突出了用户的权益，保护了用户信息利用的效果，使用户在共享信息的同时，体会到档案服务工作人性化、主动性的宗旨，缩短了用户与档案工作的距离；另一方面，在对信息需求充分调查的基础上，建立专题，收集、筛选、深层加工相关信息，以先进技术为依托，将专题信息制作成光盘，形成信息产品，为企业领导和业务部门提供信息服务；第三是为有远程信息利用需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。
3.4 正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
3.5 加强企业档案管理标准化建设
（1）明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。
企业档案范文2
1.1 企业档案室声像档案管理工作不被相关部门重视，且起步较晚。水电厂档案室成立于1983年，以工程档案为主。声像档案长期以来没有被重视并纳入企业档案工作的重点，声像档案工作在一些二级单位还未真正开展起来。
1.2 企业档案室声像管理制度不健全，没有集中统一管理。企业档案室没有制定统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，声像档案管理制度还在逐步建立和完善阶段。归档部门还没有按归档要求全面执行起来。有的科室则一年一次移交档案室，且移交内容不够全面。
1.3 企业档案室声像档案管理工作缺乏专业管理人员，且人员素质参差不齐。正规大学档案管理专业人员寥寥无几，管理人员缺乏专业知识素质，档案人员流动性大，对声像档案整理水平参差不齐。
1.4 企业声像档案产生部门对声像档案工作本身及其重要性缺乏认识、理解和管理。没有设立专人进行保管，档案资料整理困难。谁摄录谁保管，声像档案事件内容及文字说明整理起来难度较大。
1.5 企业声像档案产生部门声像设备质量参差不齐。部门领导的重视程度和部门成本额度控制的大小，直接影响了声像档案产生部门采购不同档次的摄录设备，影响到声像档案本身的质量。
1.6 企业部分珍贵声像档案流落民间，收集归档困难。部分档案虽然已收集，但对于其档案人物、事件很难加以考究或根本无法考究。
1.7 企业档案室声像档案保管条件不到位，影响档案寿命。声像档案对档案库房的保管环境和条件有很高的要求。由于企业声像档案工作开展比较晚起步慢，再加上资金、设备因素等影响，使得声像档案保管环境不到位，易受各种有害因素的影响而改变质量，缩短其保管寿命，从而影响其利用。
2 加强声像档案管理的措施
2.1 领导重视，重点强调。近几年，集团公司和勘探局档案馆对声像档案工作重视，多次下达文件对声像档案工作提出目标和要求，各二级单位的档案部门主管领导也加强了对该项工作重视和管理，并对该单位档案室声像档案工作提出高标准、严要求，切切实实地把声像档案工作落实好。
2.2 健全制度，统一管理。各企业档案室已经制定了统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，并在进一步的规范和完善过程当中。如中石化的《中国石化声像档案管理细则》。制度规定了声像档案的管理标准、归档要求和周期，并对档案生成部门提出严格要求，统一管理。
2.3 专业管理，强化素质。河南油田档案馆2009年7月专门组织全局各二级单位声像档案管理人员开设声像档案管理培训班，对二级单位企业声像档案管理工作进行专项业务培训和指导，提高管理水平。有了高素质的人才，才会有高质量的管理。
2.4 宣传学习，从源头抓起。企业档案部门应对档案产生部门主管领导及相关人员对声像档案制度及时宣传并通过会议传达，对声像档案制度和文件开展专题讲座，并组织相关人员开展可行性讨论。转变谁摄录谁保管的观念，避免声像档案管理分散状态，提高本部门声像档案的质量及利用率。
2.5 购置设备，严格要求。加大声像档案宣传和管理力度，引起档案产生部门重视；以标准文件规定和制度形式对各档案生成部门购置的声像设备提出要求，并对摄录资料保存内容和保存格式提出严格要求，达到声像档案归档规定要求。
2.6 多措并举，征收档案。企业档案人员应详细了解本企业的发展历史，了解企业合并、改制分流等改革原因和结果，并采取积极宣传号召民间档案捐赠、档案人员到民间义务收集、争取企业档案资金支持有偿收集等多种渠道和方式来收集珍贵声像档案资料及相关的人物、事件说明材料。
企业档案范文3
关于"寄存"档案，在《档案法》中第十六条规定："集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。
前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。"也就是说，不属于档案馆接收范围的单位和公民，其对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可以以"寄存"的形式存放在档案馆。"寄存"作为档案移送档案馆的一种方式固定下来，但档案馆是否适合寄存改制企业的档案？如果盲目寄存这些档案，又会给档案馆带来怎样的隐患？
隐患一、档案数量多，占用空间大。从改制企业来看：以我区实际为例，共有改制企业319家（不包括乡镇企业），其中国有企业60家；集体企业259家，1999年6月前已改制企业204家。从档案情况看：部分已改制企业档案仍属遗留问题，集体和乡镇企业资产产权变动时，档案的处置如果参照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》执行，那么就会出现档案数量大，质量差的现象。从实际状况看：企业主管部门档案机构面临人员缺乏、库房紧张的现状，不易承担起接收或寄存档案的负荷，这项工作最终将落在档案馆。面对这种状况，档案馆如果无选择地对改制企业档案加以接收或寄存，几十年后，当出现库满为患、爆发库容量危机时，我们又该如何去面对这些寄存的档案呢？是置之不顾，还是退还企业？
隐患二、妨碍馆藏优化建设。丰富馆藏是档案馆的首要任务，它包含两条内容：1、数量充分，质量优化。2、成分充实，结构合理。改制企业的档案多数在改制前没有进行达标或目标管理认定，档案属于自由整理状态，质量较差，企业又往往在改制结束时提出寄存要求，仓促进行；档案馆对寄存档案没有相关的规定，缺乏约束力，导致一些没有保存价值或者重复的档案充塞馆内。此外，按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定：产权变动后，基建档案、设备档案随其实体归属；产品、科研档案（含专利、商标、专业技术等）按有关政策法规办理；会计档案按《会计档案管理办法》执行；生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。这样移交或寄存档案馆的档案往往是一种与企业权益、经济技术无关的信息，仅仅是为没有去处的档案设置一个比较放心的落脚点，这种种类单调、载体单一的档案实体，自然无法满足优化馆藏的目标。
隐患三、所有权不明确。《档案法（草案）》的审议报告中说："档案的所有权问题，可以适用于民法通则关于财产所有权的一般规定"，《民法通则》第七十一条：财产所有权是指所有人依法对自己的财产享有占有、使用、收益和处分的权利。寄存是一种暂时存放的行为，也就是说这些寄存在档案馆的档案依法属于这些改制后的企业所有，企业对其享有一定的权力。因此，不少企业要求以专柜存放，钥匙由企业保管的形式寄存，那么档案馆能否依据一定的原则和技术，对其进行必要的加工整理、编目、提供信息给社会利用？是否有权对这些档案进行鉴定和销毁？还是仅仅为其提供一个存放的空间。
隐患四、寄存费用难以确定。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第十一条规定：国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、寄存等工作所需费用，企业或接收单位支付，破权变动档案处置暂?产企业由破产费用中支付。需要向地方国家档案馆寄存档案的，由原企业支付，破产企业由破产费用中支付一次性寄存保管费。但这笔寄存费具体该如何算，算到何时止，也只能是仁者见仁，智者见智了。
隐患五、寄存时间含糊。寄存档案时往往缺乏一定的手续，在档案移档案馆后，企业单位似乎御下一副沉重的担子，对其以后的去向就置之不理，变暂时寄存为长期、永久性存放，档案馆则需要不时投入一定的人力、物力、财力去进行管理，这种被动局面难以摆脱。况且对那些倒闭、破产的企业，这种寄存又要持续到何年何月？又有谁来最终处理它们？都是个未知数。
"寄存"档案既然以法律的形式加以确定，档案馆就应该充分利用这种方式，作为解决档案安全保管和档案管理资源合理配置的有效途径，而不是一种被动、无奈的行为。作为集中管理档案的文化事业机构，档案馆对其分管范围内的档案具有接收、收集、整理、保管和提供利用的责任，也就是说档案行政管理部门、档案馆对改制企业档案的最终流向有着义不容辞的责任。对待企业改制中要求寄存的档案，可以认为是目前状况下的一种权宜之计，是改制中档案的过度阶段。为避免以上隐患的发生，在实际操作中，可以采取以下几项对策：
一、破产、倒闭企业或转为私营企业的档案不存在寄存。破产、倒闭企业的档案除根据产权变化方式的不同去处置档案外，对暂无去处的档案，必须按要求移交档案馆。转为私营或中外合资、合作以及出售给中外合资、合作的企业档案，为防止档案散失，也有必要及时移交档案馆。移交档案按进馆要求做到以下三点：（一）把握好完整性，对具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案全部接收进馆；（二）控制好质量关，要求分类清楚，鉴定准确，装订坚固；（三）造具移交清册，逐卷清点，方能移交。这样可避免以寄存的形式永久保管档案，确保馆藏档案质量。
二、允许连续性的企业档案进行寄存。对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动，企业有一定的连续性，档案应该以保存在改制后企业为主。由于受保管条件的限制，或者其它一时难以克服的客观因素影响，会导致档案损害的，可以移送档案馆暂时寄存。
企业档案范文4
论文关键词:档案管理现代化;管理体制;多媒体;档案数字化
论文摘要:新形势下,转换观念,更新设施,培养新型的档案人才,加强企业档案利用,让档案为企业创造更大的利润,是实现企业档案管理现代化的重要途径。
经济体制的转轨、现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及,使我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。从历史看,变革不仅会引发社会生产方式、管理方式的转型,同时也会引起政府治理方式的变化,在一种新的市场环境与政治环境中,深化企业档案工作改革,探索企业档案工作现代化发展之路显得尤为重要。
一、当前企业档案管理工作中存在的问题
1.企业档案工作管理体制尚未完全符合现代企业制度的要求。随着中央和地方专业主管机关的撤并与改组,很多企业不再具有对应的专业主管机关,这必然会使部分企业档案工作的管理出现某种真空地带。其次,由于企业正逐步走向“自主经营、自负盈亏”的市场主体,档案行政管理部门在企业档案工作管理中也遇到不少问题。一方面,档案行政管理部门疲于进行业务监督指导及一些具体的业务工作,无法集中力量进行有关业务标准、规范、法律、法规等的制定;另一方面,企业,尤其是非国有企业,可能会反感档案行政管理部门对其具体档案业务的干预,不予积极配合等等。
2.部分企业重利润轻投入,造成企业档案管理的滞后。当前形势下,企业档案作为企业资产,它的管理工作的优劣完全由企业自身重视程度决定。现代企业制度更要求企业能最大限度地节约成本,提高效益,企业档案管理工作是一项需要投入人力、物力与财力等成本的工作,企业必然要求其档案工作适应生产、经营的需要,必须符合效益原则。当企业档案工作不能为企业带来相当于或者大于其成本的效益时,其日益萎缩将成为不可避免的事实。
二、存在问题的原因
撇开外部因素,仅从档案工作自身来看,笔者认为造成企业档案工作遭受冷遇的原因有三:首先,现行企业档案工作微观管理方式植根于计划经济体制,计划经济体制下的高成本、低效益始终影响着目前的企业档案工作,并与现代企业制度的效益原则产生摩擦。这是导致企业档案工作处于劣势最根本的原因。其次,企业档案工作自身在很大程度上仍沿袭了原有的工作思维与方式,未能跟上企业改革步伐,积极服务于企业。这是造成企业档案工作现状最直接的原因。再次,企业档案本身所能产生的效益的隐蔽性使其计量化难度较大,这是造成企业管理层忽略档案工作的间接原因。为保障企业档案工作的可持续发展,深化企业档案工作改革,实现企业档案管理现代化已成为企业档案工作自身发展的迫切需要。
三、实现企业档案管理现代化的几点意见
第一,更新观念,增强企业档案管理现代化意识。要实现企业档案管理现代化,首先要进一步解放思想,转变观念,认真贯彻执行各级文件精神,不断强化档案管理现代化意识,大胆探索符合档案工作自身特点的规律,能够有效为当代中国经济、政治、文化建设服务的档案工作理论与方法,建立和完善中国特色的档案管理现代化体系,坚持一切从我国的基本国情出发,从企业的实际出发,制订档案工作目标、任务、方针、政策,创造性地开展计算机技术的应用,要拓宽服务领域,提高质量,增强企业档案工作的生机与活力。
第二,更新设备,充分利用现代化技术。随着社会的发展,工作的深入,各行各业的档案数量逐步增加,依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要,所以采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机、多媒体计算机、特别是超媒体的出现,为解决这一矛盾展示了光明的前景。这就需要企业领导及档案管理人员,从思想观念上对新技术给予足够的重视,用新的观念看待事物,引进使用现代化技术设备,以促进档案管理工作的健康发展。使用计算机系统管理,可对档案资料进行复制、扫描、取样,实现企业档案数字化。通过人机结合的方式,检索者只要在屏幕上指出自己所需要的计算机管理程序,就可以将所需的档案目录摘要等显示出来,大大提高了工作效率。
第三,合理用人,培养新型的档案人才。要理解、尊重人才,关心、爱护人才,要努力创造一个尊重知识、尊重人才的良好氛围。根据企业档案工作的特点,要合理用人、留人。知识结构要高、中、低配备,年龄结构要老、中、青结合。要扩大选人用人视野,要选择有真才实学、有实干精神而又坐得住的人做档案管理工作。跨世纪企业档案工作者不仅要有一定的政治理论水平、业务水平,还要有广博的知识,强烈的开拓、进取意识,尤其要一专多能,既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能,还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能,尽快实现企业档案数字化。
企业档案范文5
关键词：企业；财务档案管理；问题；策略
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2017年4月11日
在现代管理理念下，企业财务管理工作十分重视财务档案的管理，并对财务档案管理提出了更高的要求。但现阶段，我国部分企业缺乏对财务档案的重视，财务档案管理工作相关要求并没有真正落实到位，财务档案管理效率不高。甚至有些企业财务档案管理工作中存在着违法违规行为，严重影响企业财务管理工作效率的提升。在这种情况下，企业应加强重视财务档案管理工作，积极探索财务档案管理的科学策略。研究企业财务档案管理工作问题不仅能够提高企业财务档案管理工作水平，而且对企业财务工作的开展有着直接的现实意义。
一、企业财务档案管理工作的内容
（一）财务档案的收集。接收财务档案是企业财务档案管理工作的起点，也是企业财务档案管理的基础环节。并且，企业财务档案的接收会影响到后期的财务档案管理工作。因此，企业应对规定财务档案的接收程序和接收规范进行明确，确保企业财务档案接收的有效性。另外，企业应积极搜集与企业财务档案相关的资料，增强企业财务档案的完整性和系统性，为后期财务档案管理工作奠定基础。为此，企业在接收财务档案的过程中应明确财务档案的数量、名称和编号，并对每一卷财务档案进行核对。并且在核对之后，企业财务档案管理人员应在短时间内对财务档案进行整理并搬运上架。
（二）财务档案的整理。企业财务档案的整理主要包括分类、立卷、排列和编目。首先，分类主要根据财务档案的名称和类别进行归档，确保财务档案没有遗漏。并且，财务档案的分类应该按照财务档案自身的特点和规律进行分类，保证各项财务档案之间的关联性和逻辑性，进而形成严密的财务档案体系；其次，立卷主要指财务档案管理人员在坚持立卷基础上，保证档案之间的联系性和完整性，将财务档案装订成册，便于以后查找；再次，排列主要指对财务档案按照类型、年份、保管期限等进行顺序排列，重视财务档案的清晰度和美观性；最后，编目主要指采用一定的方法和规定对财务档案进行编号和装订，并将财务档案按照编号进行固定，之后登记财务档案的案卷目录。
（三）财务档案的保管。财务档案的保管主要包括清洁、装订和保存工作。首先，清洁主要指对财务档案和档案盛放容具进行消毒，尽可能彻底杀菌，保证财务档案处于一个清洁的环境中；其次，装订主要指采用多种类型和规格的装具对财务档案进行装订。为此，企业应根据财务档案的外形尺寸制定多种类型的档案盛放工具，并制作档案的封面、卷背、目录等。另外，企业应建立财务档案的检索目录、总账和分账，为档案查找提供方便；最后，企业应在档案室放置防虫药品、吸潮物品等，并定期打扫档案室卫生，确保档案保存的安全性。
（四）财务档案的利用。财务档案的利用主要包括基础性利用和针对性利用。基础性利用主要指财务档案信息资源调查、数据提供、解决经济纠纷、资料需求调查等工作对财务档案的利用。针对性利用主要指企业在外部竞争和企业反倾销诉讼等过程中对财务档案的利用。
（五）财务档案的鉴定和销毁。大多数企业都会定期对财务档案进行鉴定并对达到保存期限的财务档案进行销毁。而企业财务档案的鉴定和销毁需要有企业的财务领导人员带头组成专门的工作小组，检查需要鉴定档案的内容、数量和顺序。并且，财务档案管理人员需要保存仍有经济纠纷或债务纠纷的财务档案。最后，财务档案管理人员需要根据档案鉴定结果对需要销毁的档案建立销毁清册并办理相关的审批手续，之后将需要销毁的档案送到销毁单位，由销毁单位进行销毁并永久保存销毁清册。
二、企业财务档案管理工作存在的问题
（一）基本管理问题。首先，部分财务档案管理人员缺乏对财务档案管理工作的正确认识，财务档案意识不高，尤其对信息化财务档案管理工作发展趋势认识不足，缺乏信息化的财务档案管理方式。另外，部分企业领导人员只重视企业的经济效益和企业的运行发展，缺乏对企业财务档案管理工作的重视，没有制定财务档案管理工作的相关规范和制度，严重影响财务档案管理规范化发展；其次，部分企业的财务档案管理制度不健全，尤其在信息化档案管理发展趋势下，很多企业都没有及时转变财务档案管理模式，缺乏与企业信息化发展相配套的财务档案管理机制，导致企业财务档案管理工作没有章法可循；再次，部分企业的财务档案立卷、归档和销毁工作不够完善，没有严格按照工作要求开展工作。例如，企业财务档案立卷填制不仔细、档案归档不够完整、档案没有进行定期销毁等；最后，部分企业财务档案保管模式十分落后，仍然采用传统的人工保管和纸质保管的方式，财务档案保管需要花费大量的时间和人力。
（二）档案利用问题。首先，部分财务档案管理人员缺乏对财务档案利用的客观认识，认为财务档案主要指为了行政检查和外部审计而开展的，无法为企业创造经济效益。在这种情况下，很多企业都不重视财务档案的管理工作。另外，还有些企业缺乏对电算化财务档案管理的认识，不了解现代化的信息数据和信息媒介，财务档案的利用效率不高；其次，部分财务管理部门过度强调财务档案的保密工作，要求财务档案的利用必须经过企业领导人员书面批准。并且，大多数企业的财务档案只能由财务档案管理人员进行查阅，保密措施十分到位。但是，这种过度保密会将很多档案使用者拒之门外，严重影响档案利用效率的提升；最后，企业财务档案利用方式单一。大多数企业的财务档案都在档案室保存着，档案利用需要跟档案管理人员进行沟通。并且，档案查找工作需要花费大量的时间，单一的人工措施无法满足档案利用的需求。
（三）管理人员问题。首先，财务档案管理人员素质不高。部分财务档案管理人员缺乏对先进管理知识和财务档案管理技能的学习，无法胜任财务档案管理工作。并且在当今信息化时代，财务档案的信息化管理已经成为财务档案管理的重要发展方向。但是，部分财务档案管理人员缺乏基本的信息技能，无法适应信息化的财务档案管理，业务素质有待提升；其次，部分财务档案管理人员存在着一定的职业道德问题。有些企业的财务档案管理人员在岗工作中缺乏诚信意识，没有做到廉洁自律，利用工作岗位之便伪造或篡改档案数据，给企业带来重大的经济损失。
三、企业财务档案管理工作建议
（一）完善财务档案的基本管理。首先，企业应加强财务档案管理人员的档案意识，使财务档案管理人员充分认识到财务档案管理工作对企业发展的重要性，提高财务档案管理人员对本职工作的重视程度；其次，企业应重视对财务档案管理制度的完善，积极制定财务档案管理的相关规章制度，并真正落实财务档案管理的规章制度。同时，我们还应将财务档案管理工作上升到法律高度，增强企业财务档案管理的法制化程度。如，企业财务档案管理规章制度的制定需要根据我国财务档案管理的相关法律，积极完善原有财务档案管理制度的漏洞，明确财务档案管理各部门的管理责任和管理目标，确保财务档案管理工作有序开展；再次，企业应积极规范财务档案的立卷、归档和销毁工作，明确财务档案立卷、归档和销毁工作的流程和标准，增强财务档案立卷、归档和销毁的规范性；最后，企业应促进财务档案管理的信息化发展，将信息技术运用于财务档案管理过程中，积极购置设施完备的信息化设备，加强互联网通信建设，引进信息化财务档案管理人员，不断提高财务档案管理的信息化水平。
（二）提高财务档案利用效率。首先，企业财务档案管理部门应积极树立服务观念，坚持以人为本的理念开展财务档案管理工作，将财务档案管理工作的重点放在为普通群众服务上，建立为人民群众服务的财务档案利用体系。并且，企业针对涉及人民群众切身利益的财务档案要充分考虑财务档案利用者的需求；其次，企业财务档案管理部门应积极更新服务方法，采用多样化的服务方式。为此，企业财务档案管理部门应积极开展口头咨询、电话咨询、书面咨询、网络咨询等多样化的财务档案信息服务工作，在提高档案服务水平的同时提升档案的利用程度。
（三）提高管理人员素质。首先，企业应不断提高财务档案管理人员的专业素养，加财务档案管理人员对现代化管理知识和财务档案知识的学习，完善财务档案管理人员的知识结构，使财务档案管理人员深入了解管理工作要求和操作程序。并且，企业应组织财务档案管理人员参加业务实践，不断提高财务档案管理人员的管理能力，鼓励财务档案管理人员运用现代化管理技能开展财务管理工作；其次，企业应结合财务档案管理法律法规，加强对财务档案管理人员的职业道德教育，提高财务档案管理人员的法律意识和自律意识，不断提高财务档案管理人员的职业道德素质，在最大程度上避免财务档案管理人员违规操作情况的发生。
主要参考文献：
[1]赵艳敏.当前企业财务会计档案管理问题及对策研究[J].品牌（下半月），2013.Z2.
[2]黄宏杰.电算化会计档案管理的现状和对策[J].南京医科大学学报（社会科学版），2002.2.
企业档案范文6
（一）档案管理理论的需要
随着企业办公自动化系统的全面普及应用，档案管理信息化建设已经成为一种必然趋势。同时企业档案管理信息化的建设使得档案部门的工作不在只是像以前那样的企业资料存储，而是一个具有文件收集、鉴定、查询、共享等功能的综合性的以数据库为主的系统。另外，由于企业间的交流、沟通方式已由传统的档案接收方式转化为现代的网上传输等方式，因此传统的档案纸质管理也已转变为电子化管理，这对档案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、网络信息共享等。
（二）工作效率及工作成本的需要
传统的档案管理工作不仅在资料收集时需要大量的人力、物力、财力，同时在资料应用时会浪费工作人员大量时间，在查询档案信息时路途远、耗时长、满足不了企业各单位利用者的快速查询、利用档案的需求。另外，随着企业的不断发展，档案的数量不可避免的增加，而无限地扩大档案储存室面积、设备以及增加档案管理人员并不能从根本上解决问题，企业成本也会大幅上涨。而信息化的档案不仅可实现工作人员的及时查询、充分共享，更能够为企业在档案室扩建等方面节省开支。
（三）中小企业管理的需要
随着中小企业的不断发展，规模的不断扩大，为更好地管理企业的各种资源，企业要求档案机构要实现多复合型功能，要具有统一的标准规范来对档案进行信息录入，同时也要求实现档案管理工作的及时性、有效性、效率性。企业总公司和各分公司的档案数据集都应存储在总公司档案管理信息系统中，以便企业总部能及时了解各分公司的运营情况，同时当各分公司需要本公司数据库时，在得到授权许可时，可进行访问。另外，信息化的档案管理可以在一定程度上提供企业与顾客的沟通平台，有助于企业了解消费者的消费习惯、消费能力、消费意向等，同时企业可以利用这个平台很好的宣传产品服务等，有效地为企业带来经济效益。
二、中小企业档案管理信息化的积极作用
（一）资源共享、提高效率
所谓的信息化时代最主要的标志就是资源的共享，很多学者已经指出信息资源的战略地位，信息资源已成为社会经济发展的重要组成部分[3]。随着计算机技术的进步，信息化的档案有利于实现中小企业的资源共享。同时信息化的档案极大地减少了档案管理人员的工作量，工作人员可以有效完成档案检索和立卷归档，提高档案工作质量的同时有效减少建档时间，极大提高了中小企业档案工作人员的工作效率。
（二）快速查询、高效利用
档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务，企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累[4]。信息化的档案明显缩短了二次文献信息编著的时间，同时传统档案管理下的检索方式是档案管理人员从档案目录中找出所需的档案，然后根据记录到库房中查找，费时费力[5]。档案管理信息化以后，企业工作人员可以即时查询，可以通过模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式迅速查找到所需要的大量资料。这不仅将档案管理人员从以前繁重的劳动中解脱出来同时也极大地提高了各部门工作人员的工作效率。
（三）快速备份、高效管理
由于火灾、地震、虫害、鼠害方式对企业档案的损害越来越重，企业通常会采取档案备份的手段来尽量减少档案损伤，传统档案在备份时不仅大量的增加了档案管理人员的工作量，同时也增加了企业在档案室面积、设备等方面的压力。信息化后的档案信息备份，档案工作人员可以通过简单地系统内数据读取，然后根据企业数据的需要进行定位、存储、编辑、修改等工作，实现了企业档案信息的快速备份，让档案管理人员更加简便快捷的对档案信息进行管理。
（四）利于决策、增加效益
中小企业的档案资料详细记载着的企业发展至今的经营理念、管理经验、活动失误等资料，企业通过对完整、有效信息的整理和分析，有利于企业在发展中计划、组织、管理、控制、创新等工作的有效进行，以达到企业的决策及时、管理得当。这也使得企业的资源合理配置，极大提高了企业的经济效益，并为不断提高企业文化软实力奠定了坚实的基础。
三、企业推进档案管理信息化的支持体系
档案信息系统建设时，要在前期调研与分析的基础上，根据用户需求，将复杂的软件、硬件、业务工作等有机结合连接成完整、可靠和有效的整体，达到满足用户要求的完整体系[6]。
（一）网络系统的建设
网络系统是档案信息化管理的存在环境，网络信息系统包括外部网络系统和内部网络系统。档案管理信息化建设对于外部网络系统的要求是具有稳定、可靠、相对安全的网络运行环境；对于企业内部的网络环境要求则是具有稳定的内部网站、邮件系统、数据库、局域网等，以确保档案管理信息化的安全运行。
（二）硬件设备的配置
企业应尽快为档案管理部门配备信息化管理所需的计算机、扫描仪以及各种互联网设备等现代化档案管理设施，充分利用现代科学技术在档案管理中的作用，加速开发相关应用软件[7]。并根据企业的实际情况确定档案管理部门各种硬件设备的数量、型号以便充分利用档案信息资源的优势，挖掘企业在各个方面的潜力，为企业带来更多的经济效益。
（三）应用系统开发
目前建设成的数字档案馆应用系统主要包括：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置、权限和数据安全、档案数字化工作管理、配套软件产品设计七个部分[8]。这些应用系统完成档案资料的收集、鉴定、分类、存储、利用等功能，但由于各个企业的经营理念、所在行业、产品服务等的不同，企业应该根据自身需要在这些应用系统上建立独属于自己的应用系统以便更好地为企业服务。
（四）安全系统的开发
在电子文档的形成、处理、归档、电子档案的保管、利用等各个环节，电子档案面临的安全威胁是来自多个方面的，而不再是单一的某一个因素在起作用[9]。因此，为了档案资料的安全管理企业应该配备网关、防火墙、入侵检测等安全保障设施，保证计算机网络系统、信息系统、档案资料的安全。
四、中小企业档案管理信息化建设面临的问题
（一）档案管理工作备受冷落
档案管理工作历来都不被企业重视，尤其是中小企业。近年来，国内外许多企业选择进行组织扁平化，通过削减管理层次、精简管理机构、裁减管理人员，来达到降低管理成本、提高市场应变能力的目的，以至与许多企业都视档案管理部门为裁员增效的最佳部门，这种思想严重阻碍了企业档案部门的生存和发展[10]。
（二）硬件设施落后，资金不到位
企业档案信息化建设需要硬件和软件的支持，而硬件和软件的建设将会消耗大笔资金。中小企业尚处于发展阶段，大量资金用于企业的产品开发与市场扩大，档案管理信息化作为一种新生事物，目前并没有得到大多数人的认可和重视，许多中小企业目前从领导到员工一直忽视档案管理工作，这就使得档案管理信息化一直止步不前。作为企业优秀的人才，应该学会高瞻远瞩地看到档案信息化的价值并在人力、物力、财力等方面给予支持，才能为档案管理信息化建设提供必要条件。
（三）档案管理人员知识单一
目前大多数中小企业在薪酬方面，档案管理人员的薪酬远远低于同企业的其他部门工作人员的薪酬，这不利于档案管理人员提升工作积极性和树立职业自豪感，最直接的结果是高学历、高能力、高层次的人才极力避开档案管理的工作。档案管理信息化建设与传统的企业档案管理工作相比，需要档案管理人员不光熟悉掌握档案管理的基本原理、方法和手段，还要掌握计算机管理和网络管理等新技术和新知识，并利用这些新技术和新知识完成企业的档案管理工作[12]。这就要求企业需要一直具有综合能力、高素质的档案管理人员。而目前大多数企业档案管理人员知识结构单一，不能满足档案管理信息化建设的需要。
（四）档案信息安全有待提高
档案信息安全是档案管理信息化建设中一个重要的环节，这要求企业应该配备网关、防火墙、入侵检测等安全保障设施，保证计算机网络系统、信息系统、档案资料的安全。档案信息安全首先要求设备安全，例如2008年4月东方航空公司设备故障导致数据丢失，导致了6架飞机未能获得译码数据，由此造成的飞机不能按正常航班进行飞行，给该企业造成了巨大的信誉损害以及经济利益的损失[13]。其次，档案信息化安全还要求网络环境安全、操作安全等方面。由于目前档案管理信息化建设还处于不完善阶段，档案信息安全还有待提高。
五、推进中小企业档案管理信息化建设的主要措施
为改善目前中小企业档案信息化建设中的相关问题，需要从观念、设施、知识、安全性等方面进行，不断与时俱进，接受新观念、学习新知识，进而解决档案管理信息化建设中的根本问题。
（一）加强宣传档案信息化建设及增强全体员工的档案意识
首先，鉴于中小企业全体员工对档案管理信息化工作重要性认识的薄弱，政府、社会应加强相关宣传，普及档案管理信息化相关的知识，强化档案管理的法律、制度，提高企业员工对档案管理工作的重视程度，认识档案管理信息化工作的价值和意义。其次，加强企业内部宣传工作，让企业各级领导意思到，信息化的档案资料不仅仅是企业历史的记载，通过及时、有效地对档案资料的记载和分析对企业适应时代潮流、适应发展需求有很大的作用。最后，加强档案管理部门员工培训，举行定期档案工作交流、总结会议，增强档案人员的工作重要性的意识，提高档案管理工作人员的业务能力。
（二）及时更新档案管理信息化相关的设备
与传统的纸质档案相比，信息化的档案资料需要媒体设施的配合。第一，中小企业应配备计算机、扫描仪、复印机、服务器、文件数字化等先进的硬件设备。第二，企业要在通用、可靠、节约、高效、成熟的基础上配备必须的软件设备，并在应用系统是兼顾开放性、安全性。第三，优化内部网络系统、防范外部网络系统，借鉴已有的成果和经验，将档案与互联网、办公自动化等系统连通，完善计算机网络和数据库系统，扩大现代信息设施覆盖面，积极推广相关管理软件[14]。
（三）培养优秀的档案管理人员
企业档案管理信息化的建设需要优秀的管理人员，信息化建设中的企业档案管理者应该具有多方面的的知识和技能，不仅要掌握档案管理的知识，如档案学等关于档案收集、鉴定、录入等有关方面，还要掌握现代科学技术的管理，如计算机、信息化工具等。首先，企业应清除已有的综合素质不能满足工作要求的员工，招聘专业的档案管理人员，彻底解决企业内部档案管理人员综合素质问题以实现档案管理工作的科学化。其次，定期为档案管理人员提供学习新知识、新技能的专业培训课程，以加强档案管理人员的职业道德、业务水平、技术能力等，以更好的服务企业、挖掘优势。最后，建立完善的企业档案管理人员绩效考核程序，档案管理人员进入企业后的工作内容、工作量、所管理的资源利用率、为企业带来的经济效益应作详细考核，以作为以后工作晋升、薪酬水平的依据。只有一支优秀的档案管理队伍，从而推进中小企业档案管理信息化建设的进程。
（四）建立档案信息安全保障系统
档案的原始性、唯一性、文化传承性，以及广泛的社会参考与利用价值，决定了档案信息安全管理的特殊性，不仅要保障档案内容信息的真实、完整、有效、可读及不被窃取或泄露，而且要保障档案文件的原貌与历史痕迹，更重要的是需要长期地、持续地获得安全保管[18]。因此在档案管理信息化的建设中要求工作人员：首先，建立档案管理风险评价体系，采取切实有效方法和措施来预测风险，以提前建立健全安全防范体系，努力维护档案信息的安全性。其次，建立技术保障体系，以提高系统免疫力，这是增强档案信息安全的“硬”手段；采取防偷窃、生物识别身份认证措施，这是增强档案信息安全的“软”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最终目的，就是保障网络上传输的、系统中存储的、用户访问到的档案信息真实、完整和有效，数据加密、硬盘加密、容灾备份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。
（五）建立规范制度体系，规范档案管理信息化的操作流程
