企业人事档案管理制度范例6篇

企业人事档案管理制度

企业人事档案管理制度范文1

1. 人才服务机构人事平台对于小微企业人事档案管理的优势

由于小微企业规模较小,人财物资源有限,因此没有充足的人力对企业员工的人事档案材料进行有效、全面地收集、整理以及保存。而人才服务机构通过为小微企业提供人事服务,能够有效帮助小微企业对员工在企业工作期间的业绩、奖惩情况等档案信息进行全面、有效的收集,进而及时准确地帮助企业建立员工的业绩档案,同时积极协助企业对员工的工作行为进行有效管理,促进小微企业人事管理效率的提高。

小微企业的经营重视资本的快速回收,却易于忽略对企业员工或人才的激励与有培养,而人才服务机构不仅对小微企业员工的档案进行统一管理,而且还能还为企业员工提供正规、专业的职业资格考试咨询服务、提供技术职务资格的申办业务,从而更好地帮助企业优化现有的人才结构,最终稳定企业的人才队伍、提高企业的生产运作。

2. 人才服务机构人事平台小微企业人事档案管理现存的问题

2.1 小微企业人事档案管理的制度有待完善

小微企业人力资源档案的查看与归档制度不完善,对于档案的划分范围也没有明确的制度标准,例如对于小微企业中各部门员工的档案信息,没有明确的规定哪些信息是必须归档的部分。对于档案的查看登记或流程无明确规定,更有部分小微企业直接禁止查看员工的档案,由此不利于全面了解员工的综合动态。此外,小微企业中人事档案管理的建立涉及多个部门,但是这些部门并没有真正配合人事部门建立员工档案,甚至漠不关心或出现互相推卸责任现象,由于缺乏人事档案管理规章制度,由此降低了档案建立与管理的效率。

2.2 违规管理或自行建库行为普遍

部分小微企业对当前人事档案管理制度缺乏了解,进而存在违规管理或在本单位内自行建立员工“人事档案”行为,不利于企业人事档案管理的规范化与标准化建设。部分小微企业将员工的工作档案建立在人事信息管理系统当中,或自创员工档案管理室、私自设立企业的员工档案管理条例。少数小微企业虽然已经在人才服务机构办理了单位的人事,但还存在自行为企业员工建立“工作档案”,造成在人事档案之外的“第二人事档案”问题,影响了企业人事档案管理工作的专业化、规范化管理的进程。

2.3 小微企业对员工人事档案管理的意识较为淡薄

多数小微企业的管理者对企业的人事档案管理工作,存在认识不深、未重视人事档案管理工作现象,导致企业管理者不愿对企业员工的人事档案管理工作,投入较多的成本。按照2012年广西壮族自治区的调查信息数据显示:截至2011年,该自治区基本单位名录库管理中小微企业法人单位已经超过共12.5万家,但是统一委托人才服务办公室对企业的人事档案进行的不足500家,由此可知进行档案管理的企业所占小微企业的比例仍不足0.4%。由此表明绝大部分小微企业对企业员工的人事档案管理工作不重视且档案管理的意识淡薄。

2.4 小微企业人事档案材料的管理出现分散或缺失现象

小微企业的人事档案管理随意性比较大,表现在:企业的员工对人事档案材料进行收集与归档时,难免出现人事档案的内容不完整、员工的信息材料收集不齐全的现象。其次更有的人事档案信息存在虚假现象,从而给小微企业的人事部门工作造成影响,加上人事档案管理的水平有限,运用先进技术管理的成本较高等原因,造成企业的人事档案管理工作效率偏低,最终导致小微企业难以真正发挥出人事档案管理的价值与优势。

3. 提高小微企业档案管理工作之有效途径

3.1 小微企业应积极建立完善的人事档案管理规章制度

针对小微企业人事档案管理难的问题,首先企业应进一步健全员工人事档案制度,较快地对企业的人事档案进行有效管理。通过完善现有的档案管理制度,在此基础上确保各项制度的全面、有效落实,将档案管理工作的绩效与员工薪资挂钩,明确各自的职责权限;确保企业员工与管理者遵守各项人事档案管理制度。由此体现档案管理制度的公平性,确保档案管理工作的保量与水平的进一步提高。

3.2 人才服务机构应加强对小微企业人事档案的管理与宣传

面对激励人的市场竞争,人才服务机构需要不断加强对小微企业员工人事档案的管理与宣传工作。通过多关注小微企业的实际需求,进而采取多种途径确保做好企业的人事档案管理工作。一方面不断完善小微企业的员工人事档案,并提高企业对人事档案的利用效率;另一方面应加大宣传力度进一步提高社会大众对小微人事档案管理工作的认识,扩大宣传的媒体方式与渠道、重视对企业人事档案的收集与归档,全面提高人事档案对于企业的重要促进作用。

3.3 提高小微企业对员工人事档案管理工作的重视度

小微企业当中的各领导都应积极转变观念与思想,关注企业员工人事档案的管理工作,通过定期对员工的档案管理进行检查或抽查,便于发现管理的不足进而全面改进;其次对企业人事档案管理工作者开展技能培训,更快的提高其的档案管理水平,一方面将企业员工的人事档案管理工作纳入到企业的日常管理工作当中,进行规范管理;另一方面有利于企业上下形成对人事档案管理统一认识的理念,从而全面推进人才服务机构人事平台中小微企业档案管理工作效率的较快提高。

3.4 采用先进技术提高小微企业人事档案管理工作

改变落后的人事档案管理方法,以达到节约小微企业档案的管理成本并提高人事档案管理工作的时效性。通过使用先进的管理技术,确保人事档案管理的信息化,从而减少人为对人事档案信息的收集、分类、归档过程,出现的错误现象;避免了小微企业人事档案管理出现磨损、缺失或分类不明确的现象,方便今后的归档与修改或查阅。此外积极借鉴优秀的人事档案管理技术或经验,提高小微企业的人事档案管理工作取得更大的进步。

企业人事档案管理制度范文2

摘要:随着我国经济体制的逐步转变,人才的管理体制也由原来的统一调配转变为适应市场经济的新型管理体制,人才可以自由流动,企业和个人可以双向选择。企业人事档案作为人才的标签,是企业人才被发现和利用的重要依据。近年来由于人员的频繁流动,过去企业人事档案的管理体制已不能满足现状的需求,因此如何做好企业人事档案的管理工作就成为摆在我们眼前的一个亟待解决的课题。

关键词 :人事档案 信息化管理 规范制度

企业人事档案管理作为企业档案管理工作的一部分在企业生产运营中起着关键性作用,它将企业各类人才的基本信息工作履历书面化,更有利于人才的提升择用,是劳资分配、评定职称等的重要依据。所以,应提高企业人事档案的重视度及管理理念,实现档案管理的科学化、规范化、现代化。

一、企业人事档案工作的现状

1.人员流动频繁,人事档案控制难。当今社会受市场经济影响,流动人员迅速增加,企业不重视人事档案管理,人事档案工作往往由人力资源部一名同事兼职负责。因为企业人员流动性较大,人力资源部同事要负责各方面工作,不能及时更新人事档案,出现“有人无档”、“有档无人”等现象。此外,一些企业委托当地人才市场管理人事档案,这给人才的管理与利用、档案的转递带来了一系列问题。

2.企业效益性致使企业对人事档案重视度低。人事档案只能起到企业内部服务的功能,不能为企业创造明显的效益,这就造成人事档案在一些企业中形同虚设。如果运用信息化手段使档案提供更好的服务,也是值得探讨的问题,只有服务好了,把人用好了,效益也会增加。

3.档案的不透明性使个人对人事档案认识度不够。一直以来人们对自己档案的概念只是一个牛皮档案袋,至于档案袋里的信息内容一无所知,自己的档案都是神秘陌生的,更谈不上对其重要性的认识。很多档案因为知晓度低,企业不重视,往往会成为“死档案”。在网络信息发达,提倡政务公开,信息公开的大环境下,档案的透明度也是档案管理中面临的一个关键问题。

二、人事档案在收集审核中遇到的问题

1.人事档案材料收集制度不完善,收集力度欠缺,审核不严。第一,全面完整的收集材料是做好档案管理工作的前提,严格审核是做好档案管理工作的保证,要体现档案的内在价值,必须重视档案管理和审核,健全收集归档制度,工作主动、及时。但目前很多企业未健全相关制度,收集也未按规章制度执行,往往造成档案的缺失和不全面;审核也只注重外观、格式,不注重档案内容,使得档案材料缺乏精度和准确性。第二,人事档案作为人事管理的信息资料,记录企业人员的工作、学习培训和晋升,是企业工作人员的证明和企业发展的无形资产。目前来说,部分企业对人员档案工作审核不严格,监督不到位,出现档案造假、作弊的情况,导致企业工作人员专业能力、素质层次不齐,影响企业的发展。

2.人事档案管理人员水平能力有限,不了解档案的重要性、管理方式和审核流程。档案管理人员基本上都是由人事部同事兼职,未经过专业培训,所以对档案的重要性、档案管理方式和档案审核流程都不了解,也没有足够的时间和精力投入到档案工作中,就造成了档案入档材料审核不严,归档不及时,严重影响了档案利用水平。

三、人事档案在整理与利用时遇到的问题

1.人事档案管理工作规范性不足。现阶段人事档案管理存在法规滞后,方式单一,模式封闭,内容陈旧,手段落后等问题,整理归档的资料不全面、不准确,一些归档的材料内容形式极其相似,不能准确反映真实情况。

2.人事档案利用意识不足,利用价值不高。目前,社会普遍对人事档案的重视度不足,不重视人事档案记录,人为地造成了人员与其档案的分离,档案材料不完整,不能客观地反应本人的全貌,使得档案的利用价值降低。

四、对人事档案收集审核整理与利用如何改进的建议

1.遏制弄虚作假,确保人事档案的真实性。企业应完善档案管理体制,做好人事档案资料管理的搜集、整理和审核工作;企业应认识到人事档案管理的重要性,对人事档案进行分类管理,保证材料齐全,目录清晰和层次分明;人力资源管理部门应做好人事档案的利用和转递工作,实现企业的人事档案管理的标准化、制度化;坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象,从根源上杜绝信息失真。

2.加强企业人事档案管理部门与市场人才机构的联系。企业各个部门之间只有加强交流,保证交流渠道畅通,才能使人事档案信息资源得到合理的运用,优化企业人才优化配置。加强与人才市场机构的联系,吸纳优秀人才,强化企业人才建设,提升企业人才软实力。因此,企业要建立人力资源管理部门与市场人才机构交流沟通的渠道,确保人力资源管理部门发挥其职能和作用,推动企业发展。

3.规范档案制度,推广信息化人事档案管理体系。人事档案的管理工作应从数字化,网络化技术手段着手建立目录数据库,使人事档案得以规范化、标准化、可共享;增强人事档案的内在实用价值;建立相对开放式的人才档案信息服务网络,为人事档案现代化管理构建实用平台,这样既可以提高搜索人才效率也可以降低人事档案的社会管理成本。

综上所述,在新的社会发展形势下,做好企业的人事档案管理工作,不仅仅是企业内部人力资源管理的需要,更是一个企业谋求长期发展,提高人才核心竞争力的需要。要想加强企业的人事档案管理就要意识到管理中的缺陷和不足,并正视缺陷,采取有效的措施来克服缺陷,积极探索档案现代化管理模式,利用先进的网络资源,使企业的人事档案管理逐步地完善化和科学化,从而为企业更好的服务。

参考文献

[1]傅华.聚焦人事档案[J].中国档案,2003(4)

[2]朱玉媛,周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社,2011

企业人事档案管理制度范文3

1.对人事档案管理工作不重视。随着经济发展和科技进步,人事档案管理工作的重要性逐渐显现出来,此项工作对企业的短期发展和长远发展都有着非常直观的影响,例如,在企业技术部门中,只能在某一领域中为企业提供短期的技术便利,而随着技术发展,就必须对技术进行升级,因此其能够影响的范围和力度都比较有限。而人事档案管理工作能够在非常长的工作周期内对企业的发展产生潜移默化的影响,非常值得企业重视。

2.人事档案管理力度不足。在现阶段的人事档案管理工作中,还存在许多不足,例如,人事档案管理工作者的专业水平不高,没有足够的专业知识应对人事档案管理中的各项工作,这可能导致档案丢失。另外,部分企业聘用的人事档案管理工作人员往往是兼职人员,没有将大部分的精力投入到这项工作中,在一定程度上限制了人事档案管理工作作用的发挥,也给企业的人事变动带来一定阻碍。除此之外,一部分人事档案管理工作人员的安全意识不高,不能很好地保护档案,导致档案常常会面临潮湿、火灾的威胁,甚至造成档案丢失。

3.人事档案整理不及时。部分档案管理人员不够认真负责,不能很好地完成本职工作,导致人事档案整理不及时。除此之外,在收集档案时,档案管理工作人员要确保档案的真实性,对存在异议的档案要进行及时调查,保证档案及时归档。另外,及时剔除满是空话套话、应付上级的档案信息。

4.档案被长时间搁置。随着经济竞争不断加剧,人才的竞争也越来越激烈,人才的质量和数量往往会对事业单位的发展造成非常直接的影响。人才的竞争一直都是各个企业的核心工作,想要及时完成人才竞争,就需要一个非常完善的人才关系体系,而人事档案管理工作就能够很好地完成这一点,但在一些事业单位之中,虽然拥有健全的人事档案管理系统,却不能起到应有的作用,往往处于搁置的状态,丧失了原有的意义,白白浪费人力和物力。

二、企业档案管理工作的新要求

1.提升人事档案管理工作人员的积极性。人事档案是企业工作人员信息的载体,是人才信息的主要来源,是企业先贤举能、知人善任的重要依据,对企业及单位的长久发展有重要意义。但是大部分人对人事档案管理工作没有足够的认识。应加强对人事档案管理工作的重视,注重对人事档案管理的资金、人力投入,对档案管理所需的硬件、软件设备设施加以完善,加强管理和宣传工作,动员企业上下积极参与、积极支持人事档案管理工作,提升人事档案信息的效用与质量。

2.建设统一的档案档案管理制度。统一的人事管理制度,从一定程度来说规范了工作的程序,降低了管理工作的主观性及随意性,以一定的程序、工作方法、考核标准对档案管理提出严格要求,提高档案管理工作的质量。此外,为节省企业的物力及人力资源,提升人事管理工作的水平,可以结合人事制度、转岗分流制度、用人制度等,应用统一标准的档案管理制度,以保证人事档案的安全及完整性,对社会查阅、利用人事档案提供一定便利,降低人事档案的管理成本。

3.建设完善信息化、科学化人事档案管理体系。实现人事档案信息化管理,能够有效提高企业人事档案管理工作的效率,对数量多、复杂性高的档案也有较强的处理能力,其效果对企业经济效益的提升非常有帮助。在建设信息化档案管理系统的过程中,要注意管理系统的科学性,结合现阶段的技术手段,实现人事资源档案管理的高效性。档案管理工作人员可以运用相机、扫描仪等高科技工具,将纸质档案转变为动态、形象、直观的人事档案,增强人事档案的可查阅性。

4.建设素质较高的档案管理队伍。档案管理人员的素质对档案管理工作产生直接影响,业务能力、职业水平也是建设高素质管理团队的重要举措。在这种形势下,要积极提高企业档案管理工作人员的专业水平,加强培训,积极投入相关的人力和物力,提升员工质量。与此同时,要认识到高素质档案管理团队对企业的作用,最大程度地提升企业综合效益。

三、结语

企业人事档案管理制度范文4

企业档案资料是长期在生产经营、科技活动、党政工作等活动中,不断积累的原始记录,也是企业的宝贵财富,应该通过科学档案管理制度和档案工作者的辛勤劳动认真保管好。因此,健立有效的档案制度,防止由于人为因素等多方面的原因,致使企业档案管理制度在某些方面失去了应有的效力,造成了档案工作滑坡,甚至出现不应有的损失,是促进档案事业稳定健康发展的需要,也是企业档案部门面对的现实问题。

一、企业档案管理制度建设存在的问题与原因

首先,档案管理制度难以奏效的直接原因是企业领导与档案部门工作人员思想认识不到位。虽然档案部门对加强制度建设,保障档案工作顺利开展有了一定程度的认识,但还没有真正从思想深处得以转变,并贯彻到每一个岗位、每一个工作环节中去。在领导方面在管理中自律意识较差,往往把规章制度只作为制约其下级而非对自身的制约。有时只看到眼前的短期利益,未把档案工作作为加强单位基础管理工作的一件大事长期落实下去。在档案人员方面,缺乏工作的积极性和责任感,加之制度制定时不够完善,执行难以配套、衔接,导致制度不能较好执行或执行困难。从档案部门出现的问题和发生的事件看,绝大多数并非偶然,与制度中的漏洞不无关系。同时档案管理监督作用疲软也是造成管理制度执行难的一个重要原因,即使是发现问题,由于怕曝光,怕影响单位荣誉,怕影响关系,最终是不了了之。其次,企业单位内部管理机制不健全、不合理是档案制度难以实施的内在因素,导致文件材料收集归档不及时。有的单位虽然建立了档案管理制度,但由于与档案工作相配套的制度没有建立,致使档案工作的各项制度难以落到实处,直接影响档案工作的质量和效益。有的单位档案管理制度自成体系,但是在企业各部门中不能执行,形成只有档案部门执行档案制度的局面,直接影响制度效力的发挥。还有的监督考核体系不健全。相当数量的基层部门没有监督考核制度,一些单位虽已纳入经济责任制,但由于所占比例太小,有的与个人利益不挂钩,使档案管理制度形同虚设。第三,企业有章不循,违章操作,管理不严,是当前档案管理制度难以奏效的主要因素。各级档案部门已制定了不少管理制度,但往往把档案管理机制简单理解为多少项业务管理制度的相加和汇总,并没有真正认识到管理制度是一种机制,因此出现了制度制定是一回事,执行监督检查和考核又是另一回事的现象。如档案鉴定不及时现象就普遍存在,但对不及时进行鉴定造成档案保管费用的增加怎样处理就无具体限定,致使责、权、利脱节,使档案管理的最终目标无法得到较好实现。同时档案管理制度虽多,但未体现内部管理上相互制约的原则,总认为违反了制度没有造成恶劣后果,更没有构成犯罪,没有必要严厉惩戒,甚至片面地认为对违反管理制作的人和事进行惩戒,打击了工作积极性,面子上过不去,只要下不为例就行,或者给一点经济处罚了事。这种行为的结果只能使潜在的隐患越来越大。

企业人事档案管理制度范文5

摘 要 人事档案在企业发展的过程中发挥着重要的作用,人事档案中记录了员工的工作表现、政治思想、工作变动以及业务能力等情况,是外界全面了解一位员工重要的参考依据。长期以来,人事档案管理模式传统,新时期,社会发展对人事档案管理工作提出较高的要求。为了帮助企业人事档案管理摆脱传统模式的束缚,在本文中就新形势下如何促进企业人事档案管理工作展开讨论。

关键词 新形势 人事档案管理工作 促进

企业人事档案是档案资源中的重要组成部分,同时也是人力资源管理的重要依据。近年来,随着国家经济的不断发展,对于人力资源保障工作的不断深入。现代社会企业人事档案管理工作在促进社会进步方面发挥着重要的作用,在进行人事制度改革、外界全面了解员工、人员配备以及人才资源发掘上,都有着较为积极的意义。

一、企业人事档案管理工作的现状

(一)企业人事档案管理设备体系不健全

现代社会中,企业人事资源越来越丰富,人事信息形式逐渐实现了多样化。人事档案信息的存储对于档案管理体系设备的要求逐渐提升。在传统的人事档案管理模式影响下,档案中很多重要的信息难以被及时保存,这为档案管理带来了重大的阻碍。要想实现企业人事档案管理工作的与时俱进,一方面需要在档案管理工作人员方面进行改善,另一方面需要在档案管理设备方面进行完善。在企业档案管理工作中,就是缺乏声像档案管理方面的设备。

(二)企业人事档案管理缺乏相应的制度

企业人事档案管理中所涉及到了大量的人事信息,人事信息的安全性以及档案管理工作模式对社会的影响重大,目前,在社会人事档案管理中缺乏相应的制度,导致人事档案管理模式涣散,人事信息不安全等问题。由此可见,法律的执行力的欠缺是阻碍我国企业档案管理法制化进程的重要原因。随着时代的进步,以及人们的安全意识逐渐提升,依法存档的工作势在必行。由于现代社会人事档案管理工作范围不确定,档案管理工作得不到重视,使得档案法规检查力度降低。

二、新形势下促进企业人事档案管理的对策

(一)基于数字化的企业人事档案管理

传统模式下的档案管理中很多信息难以被保存,特别是重要的人事档案信息,如,很多企业中的人事声像信息等难以被保存下来。新时期,科学技术逐渐发展,对于信息数据的存储技术也越来越多,目前,最为先进数字化技术就是针对档案管理建立相应信息数据库。基于数据库模式的人事档案管理能够实现数据、音频等的存储,并且在数据备份的支持下,保障企业人事数据信息的安全性。在数字化技术下,通过科技技术将档案信息整理的过程通过电子传输,以及电子软件规律等模式,对不同类型的立卷进行分类。基于数字化技术的档案信息管理,能够一改之前无序的分类模式,一方面便于工作人员对其管理,另一方面是还能够便于需要的人顺利找到档案信息。

(二)企业人事档案管理制度的确定

企业人事档案管理工作质量提升,需要确定相应的工作制度,以实现企业人事档案管理的规范化。在以往的企业人事档案管理中,其工作不被重视,因此导致人事档案管理工作混乱,甚至缺失或丢失现象,为了优化人事档案管理,需要为人事档案管理制定相应的制度。首先,将企业人事档案管理制度与企业管理考核相互结合,明确档案管理考核范围。例如不按照归档范围和要求向档案管理部门移交档案,或者档案不能按照规定时间返还,都作为档案管理考核的违规,并且对当事人予以处罚。其次,与岗位经济考核结合,完善岗位工作标准。主要考察档案工作人员的职责工作内容,细化到具体工作要求中,将档案工作人员工作成果与绩效考核挂钩。

(三)培养专业化的企业人事档案管理人员

人事档案管理效果不佳,与档案管理制度以及硬件设备息息相关,但是也与档案管理人员的能力素质关系密切。在以往的人事档案管理中,很多工作人员难以认识自身工作的重要性,工作积极性不高,在实际工作中难以集中精力,并且不思进取。为了促进人事档案管理水平,需要在档案管理硬件设施完善的基础上,培养专业化的人事档案管理人员。第一,人事档案管理人员的专业化素养培养。为了提升档案管理人员的专业素养,提升档案管理人员的学术研究能力,需要工作人员与人事部门积极的进行工作衔接,弥补自身工作所欠缺专业素养。鼓励档案工作人员对专业知识深入研究时,应该给他们增加实践学习机会,在实践活动中提高学习能力,帮助他们实现档案管理专业化;第二,为了提升人事档案管理人员的工作积极性,需要对人事档案管理人员进行奖励,与人事部门的激励机制挂钩,激发员工的学习热情。

三、结语

综上所述,在本文中对企业人事档案管理中存在的问题进行分析,提出促进人事档案管理的对策。企业人事档案管理的优化对于企业人力资源管理提供了理论基础,针对人事档案管理中所存在的设备问题以及制度问题,文中提出了相应的对策,基于数字化的人事档案管理、制度化的内部监制以及专业化人员的培养。

参考文献:

[1] 王中秋.信息公开对人事档案管理工作的影响与对策研究[D].山东大学,2008.

[2] 韩雪.浅析新形势下如何做好医院人事档案管理工作[J].办公室业务,2012.17.

企业人事档案管理制度范文6

关键词:股份制企业 档案管理 研究

随着企业改革改制工作的不断深入以及投资环境的不断完善,我国企业投资渠道和融资方式获得多元化发展,各种股份制企业不断出现。一方面,企业集团的投资主体越来越呈现多元化的趋势;另一方面,社会投资的多元化也加速发展。这都使得传统体制下的档案管理和工作方法已经不能适合股份制企业发展的需要。因此,企业档案管理也应与时俱进,顺势而变,不断转变工作和管理观念,积极探索社会主义市场经济下的股份制企业档案建设、管理的新型架构模式和运行方式,做好企业档案管理改革。

一、重视股份制企业档案的价值

众所周知,企业档案是企业非常重要的信息资源,对于企业建立现代企业制度至关重要。企业需要根据市场变化不断调整发展战略,不断创新管理体制,并围绕核心竞争力,不断创新发展,增加研发能力,不断开发出独具竞争优势的专利技术,不断强化商标权的管理和保护等等。因此,企业的管理者和档案的管理者必须对档案重新认识,不断树立和增强股份制企业档案信息管理的新理念。

企业档案是企业信息最为重要的载体,事关企业的经济利益。对于企业土地、设备以及各种产品工艺等各种有形资产进行真实记录,并作为最为有效凭证。同时,每一个企业都有自己的专利技术、自有商标权、专利使用和保护权、适合自己企业的各种非专利技术等无形资产,这些也都是由企业档案来承载,并时时提供凭证。另外,每一个企业档案本身都是一种特殊的无形资产,具有企业无形资产同等重要、等同性质的特征和作用,也是企业资产的重要构成,这些内涵和界定在传统档案理论中却未明示。作为股份制企业,每一个股东在企业中的资产和产权需要最为基本的原始凭证,这个凭证就是企业档案。企业档案又是维护各个股东资产和产权的最为重要的保障,事关各个企业道德商业机密和知识产权,甚至关系行业乃至国家机密。

二、建立健全政策法规,实现制度化管理

政策法律法规是档案管理的基本依据,也是保证管理正规科学规范的基本保障。不管是淀粉股份制企业,还是其他经营的股份制企业,在档案管理过程中,都应严格执行《档案法》,并根据各自企业经营经营范围、经营性质、经营方式等制定《企业资产与产权变动处理制度》《企业稳健材料归档办法》等。此外,企业还应通过制定科学、合理、完善的制度和管理办法,依靠政策和法规让企业档案管理实现依法治档。档案管理部门应严格按照我国档案管理的各种法律法规,遵照企业制定的各种管理办法和制度,并结合企业自身特点逐步探索出符合企业自身发展和综合服务的有效机制和途径,做好各个方面的协调,把握重点环节,逐步使企业建立起依法治档的新秩序,更好地为企业发展、市场经济服务。

结合淀粉股份制企业实际,我们应把企业档案管理真正纳入到企业的发展规划和企业各项工作计划,制定严格的档案规章制度,建立并逐步完善“档案管理办法”“借阅制度”“文书立卷归档制度”“保密制度”“企业库房‘八防’措施”“淀粉企业管理制度”“档案员岗位责任制度”等等,同时严格执行,一丝不苟,坚决落实,并根据工作实际,不断修复漏洞,确保完善。

三、完善企业各类档案,加强企业档案建设

随着企业经营规模不断变化,经营方式不断更新,甚至经营业务日益多元,即使单一公司,也应分工到位,管理细化。作为企业的重要构成和发展保障,档案管理人员应根据股份制公司发展需要,不断完善企业的各类档案,加强各种档案建设,确保档案系统有机统一。

(一)建立规范、独立的档案全宗

“档案全宗是指一个国家机构、社会组织或者一定的个人建立的具有有机联系的档案整体。”股份制企业一定要注重建立规范而又独立的档案全宗,以便更好地整理、保管、统计及提供利用企业档案。如果企业是由国有企业改制而来,就要科学地界定改制后企业的档案资产的产权,由此前的国家所有变为混合所有制,档案资产的所有权是以国有为主体,形成后档案必须分别构成全宗。如果实现了上市,还要包括原始股东、上市后的股权归属和构成比例等,如果企业是多个投资主体,就要明晰投资主体的股本比例、企业的产权分属等。

(二)强化企业各类档案建设

股份制企业的档案建设主要包括以下两种类型。

1.资产评估档案建设。在资产评估过程中,企业档案部门需要提供真实有效的档案材料,需要建立非常完善的档案体系,包括固定资产档案、产品经营档案、财务档案等。固定资产档案主要包括企业经营所需的各种生产设备、生产厂房、各种机械和仪器以及基础建设项目,这些固定资产想要很好地发挥其功能并能进行适当的维护,必须有相应的档案材料作保障。企业的产品经营档案,包括各种产品设计档案、各种工艺文件和产品档案,事关企业生产的核心利益,尤其在企业经营机制转换时,必须保证产品继续生产的档案完整无缺。企业的财务档案不可或缺,是企业资产计算的依据。在股份制企业中,财务档案必须对企业法人占有量、企业产权登记、产权界定、出资人及出资比例等提供足够翔实可靠的档案材料依据。

2.产权变更后的新档案建设。由于股份制企业的股东不是单一的,构成数量较多,且很容易产生数量和比例的变化,所以,股份制企业的产权发生变革是非常正常的现象。为此,一方面需要为产权变革提供大量档案材料;另一方面,还要做好产权变革后的收集和管理工作,以便更好地管理和经营,也为以后的变革提供最具说服力的档案材料。

四、提高管理人员素质,推进管理工作现代化

档案管理的对象是企业档案,而管理的关键是管理人员。人是最为关键的因素,工作人员的综合素养事关整个档案工作的整体质量和管理水平。为此, 需要不断提高管理人员的综合素养。首先要不断解放思想,更新管理理念,增强社会主义市场经济和竞争意识,树立全新的服务理念,不断增强企业档案管理的责任感和敬业精神。其次,不断提高管理人员的知识水平和专业技能,在大力推进档案工作标准化和规范化的同时,提高管理人员的信息化处理和管理能力,力求档案管理科学先进,服务高质量,工作全方位。再次,增强管理人员的协同理念,提高管理工作的统一性。股份制企业的档案事关各个部分,需要加强协调,提高管理人员的整体观念,发挥档案体系的整体功能。

总之,股份制企业档案管理工作是企业管理的重要组成部分,事关企业的经济利益、历史面貌和合法权益。因此,我们应在认真贯彻档案法的同时,全方面做好档案管理工作,促进企业经营、技术进步和发展进步。

参考文献:

[1]翁友伦.关于股份制企业档案管理的若干思考[J].中国档案,2009(6).