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采购合同管理办法范文1
（一）在依法履职的大背景下，加强合同管理工作的必要性和紧迫性不断增加。
随着市场经济法制观念的逐步建立和国家依法行政工作的深入推进，人民银行及分支机构以往大多数按惯例、凭经验开展的工作，正逐渐依照法制的思维和方式，首选或优选合同形式来框定工作内容，明确双方权利义务，防范工作风险，确保履职效果，维护人民银行权益和声誉。同时，近年来，以人民银行及分支机构作为当事人对外签订的合同数量、合同金额不断增加，合同内容、合同范围也在不断丰富和拓展。以人民银行某地市分支机构为例，自2011年“六五”普法以来，累计签订各类民事合同60余份，年均签订合同近20份，并且呈现逐年增加态势。合同标的也从以往简单的物品、服务买卖扩展到事物委托、技术开发、基建工程等专业领域。因此，从确保依法履职、防范风险的角度来考量，加强合同管理的必要性和紧迫性与日俱增。
（二）在规范管理的制度层面上，关于合同管理的相关规定散见于人民银行的一些规范性文件。
2006年7月，人总行颁布了《对外签订法律文件操作规程》（以下简称《操作规程》），明确了对外签订合同等法律文件的工作程序，包括协商、会签、审批、授权、签署、盖章、归档等一系列互相联系、衔接有序的工作，首次涉及了合同管理的部分内容。2007年1月，人总行制定了《中国人民银行集中采购工作规程》（以下简称《工作规程》），在第六章专章规定了采购合同，用6个条款对采购合同签署程序、形式、必备条款等首次做出了比较原则的规定。2010年1月，人总行修订了《中国人民银行集中采购管理办法》（以下简称《管理办法》），在第五章采购程序管理中规定：采购合同须经本单位法律部门（人员）或本单位指定的法律中介机构审核。2010年3月，人总行制定了《关于建设工程领域应予注意的法律问题的通知》（以下简称《通知》），用13个条款对合同签订和履行中应注意的法律问题进行了提示，首次对人民银行系统工程建设领域的合同管理进行了比较详细的规范。2012年，人总行下发了《中国人民银行合同管理办法》（征求意见稿），全面系统规范了合同管理事项，但迄今未正式制定印发。
（三）在加强管理的实践层面上，人民银行分支机构正在对合同管理的内容和手段进行积极探索。
例如，人民银行某地市分支机构结合实际，积极探索合同管理的规范化。主要表现在：一是在职责分工上，建立发起部门承办、法律部门审核的机制。明确所有以单位名义对外签订的合同，合同的签订、履行均由发起部门负责，合同中涉及的权利义务分配、责任承担等由法律部门负责审核，出具法律意见。二是在合同审查上，建立双审复核制和限时办结制度。即由法律部门A、B岗分别审查后，双人签名，再由法律部门负责人复核并签署意见；对涉及重大疑难问题的合同建立会审制度，即由法律部门召开专门会议进行审查。同时明确规定法律部门应于受理后五个工作日内出具审查意见，因特殊情况不能在规定时间内完成的，须经部门负责人同意，方以适当延长。三是在合同履行上，建立沟通协调机制。注重法律部门与发起部门的业务沟通，认真听取情况介绍和背景说明，认为合规合理的应吸收采纳。注重法律部门与行级领导之间的信息沟通，审查意见书应经发起部门分管行级领导签署意见方可执行。注重审查意见执行情况的及时反馈，发起部门若有不予采纳的意见，应五个工作日以书面形式反馈，否则视为完全采纳。
二、目前人民银行合同管理存在的问题
（一）合同管理规定逐步建立，但仍然缺乏统一全面的合同管理基本制度。
梳理文件可以发现，迄今为止人民银行系统关于合同管理的有关规定，散见于一些总行制定的规范性文件之中，自上而下尚没有形成一套统一全面的合同管理基本制度。一是2006年7月总行制定的《操作规程》，即便有合同管理的相关规定应当遵照执行，但从文件的适用范围来看，该规程仅适用于总行层面，不涉及分支机构及直属企事业单位。二是体现于集中采购类合同。2007年制定的《工作规程》、2010年修订完善的《管理办法》尽管在合同管理的局部环节上规定有所不同，但仍就集中采购类合同的管理提供了基本规范。首先，在对集中采购的定义上，指出集中采购是指采购单位使用预算资金以合同方式有偿取得纳入集中采购范围的货物、工程和服务的行为。这就将是否采取合同形式确定为满足集中采购行为的一个必要条件，足以显示合同在集中采购活动中的重要性。其次，在集中采购组织实施中，明确规定了采购合同的签订依据、法律审核以及签署对象三个问题。《管理办法》规定：采购单位根据中标（成交）结果签订采购合同。采购合同须经本单位法律部门（人员）或本单位指定的法律中介机构审核。合同签署由采购单位主要负责人或授权代表签署。最后，合同约定在验收和资金结算环节发挥着关键作用，《管理办法》明确要求根据合同的约定进行验收，并按照合同规定的付款条件履约付款。三是体现于工程建设类合同。由于工程建设类合同具有较强的专业性，合同标的大、履行周期长、施工情况复杂，所以2010年总行制定的《通知》要求该类合同必须采用国家有关部门的建设工程合同规范格式文本，对合同的审查应要求外部房地产专业律师进行初审并提交法律意见书，以及应关注合同签订主体的适格性等法律问题。实际情况表明，人民银行及分支机构目前签订的合同已不仅仅局限于集中采购、工程建设类领域。因此，履职实践中丰富具体的合同管理需求与规范统一的合同管理制度缺乏的矛盾，是目前合同管理的中存在的首要问题，亟需制定一部统一全面的合同管理的基本规范，使人民银行及分支机构全部合同的规范管理均有章可循、有据可依。
（二）注重合同签订环节管理，对合同履行等重视不够。
梳理现有的制度规范可以发现：一是只注重合同签订环节的管理。如2006年总行制定的《操作规程》，规范对象仅限于包括合同在内的法律文件的协商、会签、审批、授权、签署、盖章、归档等一系列互相联系、衔接有序的工作。因此，就合同管理而言，《操作规程》制定的主要意图是对包括合同在内的法律文件的行内审批、办理流程给予明确，关注的焦点和重点是合同签订环节的诸多问题，尚未涉及合同签订后的履行管理等后续问题。二是在专项合同管理制度中，也较少涉及合同履行等后续管理内容。如《工作规程》关于集中采购合同的6个条款，其中有4个条款事关合同签订，1条是关于合同副本的持有备案工作，只有剩下的1条是关于合同履行事项的。《工作规程》第四十条笼统规定：项目需求部门应指定专人负责监督合同的履行情况，对于合同履行中出现的问题，由签订合同的部门负责组织协调。后来制定的《通知》中，首次明确提出了工程建设领域合同履行中应注意的问题，包括合同生效后履行过程中，违约责任的约定、新加入文件的优先解释顺序、情势变更原则的适用、不可抗力的规定、纠纷解决方式以及履约担保制度等涉及合同履行后续管理的相关问题。尽管该《通知》首次对合同履行做出了较为全面的规定，但这仅适用于工程建设类合同，集中采购类合同的履行管理还很原则和概括，包括合同履行在内的诸多合同管理问题还尚未有明确全面的管理规定。三是实践中合同履行管理尚不到位。具体到实践层面，由于合同签订环节的相关规定明确具体，签订单位对合同签订环节的管理把关较严，具体操作也比较到位，很大程度上规避了潜在的法律风险，保障了人民银行的合法权益。但由于制度建设滞后、部门职责模糊不清，加之受合同周期较长、情势变更等履行环节诸多因素影响［1］，导致对合同履行等后续环节的管理重视不够，合同后续环节的执行管理偏弱，一定程度上影响着合同整体法律效果的发挥。
（三）发起部门合同管理责任不明确，职责落实不到位。
合同发起部门，是指根据业务或管理职责需以所属单位名义对外签署合同的部门。按照总行合同管理办法征求意见稿的规定，建议合同管理实行总行统一管理，各分支机构分级负责，法律事务部门与合同发起部门分工协作、各负其责的管理体制。按照这种管理机制和职责分工，在合同管理上，法律事务部门承担以下四项职责：即负责制定本单位合同管理相关制度、对合同进行法律审查、协调处理合同纠纷、总结和提示合同存在的法律风险。作为合同发起部门，分别负责合同起草、谈判、业务审查、送交法律审查、报批、签署、履行、保管、报告重大合同信息等工作。归根结底来讲，合同发起部门对合同的法律效果承担主要内部责任。如此规定显然有利于从职责分工上廓清法律部门和业务发起部门的职责，便于合同签订前的起草、谈判，签订后的履行、报告等环节的具体操作，从根本上而言有助于加强合同管理和提高合同效率。但在合同管理实践中，部分发起部门及经办人员对发起部门的合同管理职责认识不足，认为合同管理仅仅是法律事务部门或集中采购部门的事情，所以在起草、谈判合同时关键环节把关不认真、核心条款审读不仔细，致使条款表述瑕疵，数据计算错误，必备要素欠缺，合同后续管理松散等等。如工程建设类相关招标、建设、施工合同，约定的专用条款与通用条款内容自相矛盾现象时有发生，部分采购合同合同价款不清、验收付款等环节不能较好地保护单位权益等，给包括法律审核在内的合同管理工作带来极大的难度［2］。具体到基层央行的合同审核，由于合同内容单一重复、标的金额较小、合同对象较为固定，受惯有的工作习惯和“熟人旧路”思想的影响，有的发起部门认为对所有合同进行法律审核似乎显得有些多余。加之合同需要进行法律审核，无形中延长了合同签订时间，有时候容易给发起部门造成法律部门有意阻碍或制肘拖延的顾虑和嫌疑。在合同签订环节，尚有法律部门把关审核和沟通提醒，合同签订生效后管理职责全在发起部门自己掌握，所以发起部门树立承担合同效果主要内部责任的思想认识，保证合同管理责任落实到位显得尤为重要。
（四）注重民事合同管理，对劳动合同、行政合同等管理尚处于空白。
就合同分类而言，前文述及的集中采购、工程建设等合同均属于民事合同类型。理论上来讲，关于合同管理的问题，不应仅仅局限于民事合同范围，还应包括劳动合同、行政合同等领域。在最早规范人民银行对外签订的法律文件、防范法律风险的《操作规程》中，规定合同仅是法律文件的一种形式，并将法律文件分为外事类、业务类、采购类和其他类，由此可见对合同的管理并不必然仅仅指向民事合同，尽管后者在具体实践中占据了较大比例，并呈现逐渐增加态势。随着《劳动合同法》的颁布实施，加之人民银行分支机构业务操作岗位和劳务派遣用工等多种用工形式的出现，致使劳动合同这一较为特殊的合同形式，人民银行分支机构也屡次使用。此外，随着人民银行及分支机构对履职方式的不断探索，支农再贷款、支小再贷款、再贴现贷款合同等此类行政合同的出现已是不可否认的事实。尽管行政合同的法律地位仍有争议，但是行政主体以实施行政管理为目的，与行政相对一方就有关事项经协商一致而达成的协议，即行政合同已是现代行政法、行政管理中合意、协商等行政民主精神的具体体现，也是现代行政管理的迫切需要。因此，随着上述新型合同种类的不断使用，尽管总行也制定了此类合同的范本，但是有关此类合同的管理，特别是审查、签订、履行、变更和解除等环节，具有不同于民事合同的法律特征、遵循原则、实施方式和救济途径，所以对此类合同的管理亦应有一定的预见和足够的重视。
三、人民银行加强合同管理的对策建议
（一）尽快制定出台统一全面的合同管理基本制度。
为了明确职责，加强内部控制，防范和控制法律风险和操作风险，建议尽快制定出台人民银行系统统一适用、全面具体的合同管理基本制度。一是建议明确基本管理制度所涉合同为民事合同，合同管理的内容包括起草、谈判、审查、审批、签署、履行、保密、保管和报告重大合同信息等行为，并对这些合同管理行为分别作出相对明确具体的规定，为民事合同基本管理奠定制度规范基础。二是根据集中采购、工程建设类合同的专业特点和存在的法律风险，进一步统一完善较为分散的相关专有规定，以总行规范性文件的形式，适时制定出台关于集中采购、工程建设类合同管理的相对详尽的专门规则，加强此类使用频率高、专业性强合同的管理工作，最大程度维护好人民银行及分支机构的合法权益。三是针对技术开发类合同的专业特点，考虑到近年来该类合同使用呈现出不断增加趋势，建议总行必要时制定出台技术开发类合同管理的专门规则，促进技术开发活动高效安全进行。
（二）加强合同履行等后续环节管理。
一是要摒弃以往思想认识上“重签订、轻履行”、“紧审核、松实施”的合同管理旧思维、就习惯，让合同管理“全过程、系统性、动态性”管理的思维贯穿于合同始终。认识到合同管理就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。二是要学习正确全面的合同管理知识，使相关管理部门认识到，合同管理不仅仅是起草、谈判、审查和签订合同，这些行为的完成才标志着合同的生效。合同生效后的履行、变更、解除、争议处置和权利救济等等后续环节，也是合同管理的分内事宜，不容忽视。凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理，要注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。三是要对合同履行等后续管理涉及的履约担保、情势变更、验收付款、维保售后等环节，明确相关单位和部门的管理责任，建立责任追究机制，确保合同后续管理按照规定、稳步有效推进。
（三）夯实合同发起部门的管理责任。
一是要彻底改变合同管理仅仅是法律部门或集中采购部门等一个或几个部门职责的思想认识。要在工作理念和职责分配上明确：合同管理实行总行统一管理，各分支机构分工负责，法律事务部门和合同发起部门分工协作、各负其责。二是要明确合同发起部门对合同的实施效果承担主要内部责任。法律部门仅负责制定本单位合同管理的相关基本制度，在签订之前对合同进行法律审查，当合同履行中出现纠纷时协调处理，并及时总结辖区合同存在的法律风险，适时进行风险预警提示。除此之外，有关合同的其他所有行为或活动，都属于合同发起部门应该负责或牵头协调的职责范围，发起部门应当履行职责，不容推脱。三是要加强对合同发起部门负责合同管理工作人员的专业知识培训。使负责合同管理工作的人员通过《合同法》及总分行合同管理法律法规知识的培训学习，掌握必要的法律知识、业务知识和总分行合同管理的有关制度规定，为合同发起部门顺利履行合同管理职责奠定基础。
（四）探索总结特殊合同的管理制度。
采购合同管理办法范文2
关键词:采购管理;价格控制;价格跟踪
中图分类号:G352.2文献标识码:A文章编号:1672-3198(2009)16-0194-02
随着企业改革的不断深化,市场竞争的日趋激烈,企业在提高产品产量、保证产品质量的前提下,首当其冲是价格战。因此,企业除加强管理、优化组织结构、降低生产成本外,更应注重构成产品的生产资料的采购成本的降低。而企业中各相关部门购进的原、辅材料、设备、建筑材料、各类商品及其他物资,都在不同层面影响产品生产成本和产品质量。
众所周知,在一个企业中财务部门的地位和作用是非常重要的,它既是一个核算部门,为各个相关部门承办财务方面的经济业务,又是一个预算部门,为企业的整体规划来预算及筹集资金,它还是一个成本控制部门,这不仅仅包括日常票据审核报销的控制,还包含了生产成本费用的控制。一个企业是由许多个相互联系、相互制约部门组成的经营实体,在企业管理过程中,最容易发生的失控点则主要集中在直接管理人、财、物、和销权力的重要岗位和环节上,而这其中,企业物资采购就是一个既敏感、复杂、又易出现问题的环节,所以,现在很多的企业给财务部门增加了一项特殊的工作:采购价格控制。
根据企业具体情况采购部门制定出有目标有战略的招标采购管理办法,并从根本上制止了采购方面的跑、冒、滴、漏,具体做法是:
1 建章立制,理顺物资采购程序,规范采购行为
根据《国有企业物资采购管理暂行规定》、《中华人民共和国招、投标法》、《机电设备招、投标管理办法》等相关规定,结合本单位的实际情况,应制定出既适合本单位现有条件,又不违反国家法规政策的制度、规定。我单位制定了《采购招标及合同评审管理办法》,《物资采购与管理的考核规定》,明确了各部门的职责,做到责、权分明,使价格审计工作有章可循、有法可依,促使采购工作规范有序,改进和加强了企业的内部管理。我公司规定了“四个不准”,要求所有采购合同不经审计不准签订合同,不签合同不准预付货款,各项采购无资金来源及价格不经审计不准投产,价格未经审计不准报销。
2 利用现代化管理手段,搞好采购管理工作
随着计算机的发展,网络充斥着每个人的生活,利用计算机及网络管理采购工作,对采购工作和价格审计工作的影响也无疑有了质的飞跃。根据实际情况编制采购合同管理程序,将设计部门的电子版明细表直接导入采购合同管理程序,由财务部门按照事先做好的目标成本将成本细化到每一个零部件上,做为采购价格的限定价格,所有采购合同都输入程序当中。如果最终输入的采购价格高于限定的价格,将做出提示,如果不修改初始目标成本价格,不予通过。并且由专人进行程序内容录入,在全公司内联网,相关人员均可以在网上查询到所需的数据。通过这样的管理,可以有效地避免重复订货及多订货,并且通过查询可以及时发现漏订货的现象。由于事先做出了目标成本,通过程序随时控制成本发生的情况,对于成本即将高于目标限定价的,及时给予预警,高于目标的不予订货。用电脑代替人脑的控制,没有了人际关系的干扰,对于成本控制工作的发展也会有较大的促进。
3 完善基础工作,加强市场价格跟踪
(1)编制原材料采购价格数据库。
以前可利用的信息非常少,往往都是通过平时订单的积累,手工的记录,对方出具的价格本等来审计价格,每查一个价格都需要翻阅大量的资料,现在我们通过前期大量的工作,整理编制了原材料采购价格数据库,将曾经签订过合同的价格统统整理出来,按照不同类别、不同规格进行分类,可以在计算机上随时查询相关或同类部件的供货厂家和已签订的供货价格,这样就节省了后期很大的工作量,不必重复的翻阅厚厚的资料。
(2)编制原材料价格变动报表。
广开渠道、多方收集信息,通过在网上查询价格,电话询价、报刊等手段,了解市场行情,随时跟踪市场价格的变动,形成原材料价格变动报表,并以此为依据指导零部件价格的变动,加强采购价格的精细化管理。
原材料价格变动报表(见图1)
4 推动阳光工程,实施比质比价采购
为杜绝“暗箱操作”,应积极倡导“阳光工程”,对大宗采购实施招标或议标,成立招标评审小组,吸纳生产、技术、采购、质量等相关人员参加,并对采购物资的质量实行跟踪调查。建立《物资使用情况反馈制度》,不定时对各使用部门回访,让使用部门参与对采购物资的价格、质量监督;对物资采购中出现的问题,及时分析原因,根据情况提出处理意见,促使采购部门增强责任心。充分发挥管理职能,坚持全方位审核。对采购物资在审价过程中不是简单的以价审价,而是结合生产情况、根据生产计划、仓库库存等各方面信息,监督物资采购质量、控制物资的采购数量,尽量减少资金占用;在价格审核过程中及时发现管理中存在的问题,提出建议并监督实施。
5 建立外协、采购战略合作伙伴
采购合同管理办法范文3
临沂超越电力建设有限公司为了进一步强化合同集中管理，规范合同审查标准，提高合同审查质量，突出合同管理重点，加大对重大合同的监督审核力度，于年初提出了管理创新课题———“基于风险管控的工程合同管理体系”。提出这一课题后，公司领导高度重视，安排专门人员进行相关的资料收集、理论研究、实践分析，进一步强化合同集中管理，规范合同审查标准，提高合同审查质量，突出合同管理重点，加大对重大合同的审核力度。体系从建设到运行半年多以来，大大提升了合同管理水平，提高了合同管理效率，真正做到了精细化管理，规避了合同管理过程中存在的诸多风险。
【关键词】
合同管理；风险控制；体系建设
0前言
风险管控是合同管理的重中之重。合同管理是一项高智能的工作，是一个复杂的体系，是项目管理的核心。面对当前建筑施工行业竞争日趋激烈的形势，没有高效的合同管理体系，就不能实行有效的工程项目管理,就不能顺利的完成工程预期目标。施工企业只有不断规范合同管理，做好合同风险管控，才能在激烈的市场竞争中得到更好的生存和发展。临沂超越电力建设有限公司是一家中型电力施工企业，具备电力工程施工、房屋建筑工程施工总承包二级资质、建筑装修装饰工程、机电设备安装工程专业承包二级资质，电力设施承装、承修、承试二级资质。公司注册资本4200万元，职工286人，年收入5亿多元，每年需签订大量工程合同。作者对该公司合同管理情况进行深入调研，并参考大量资料，帮助该公司建立了完善的工程合同管理体系，收到良好效果。
1实施背景
1.1国家不断加大对工程建设领域的法制化管理
市场经济的主要特征就是经济法律的强制性。近年来，建筑领域逐渐出台了《合同法》、《招投标法》、《建筑法》、《质量管理条例》、《房屋维修办法》、《总分包实施管理办法》等以合同为主要内容的法律。合同是各个合同主体之间联系的纽带，任何一方违反合同，必然要受到法律的约束。目前建筑施工市场竞争趋于激烈，企业利润逐步减少，合同风险不断加大，只有重视合同管理的企业，才能有效减少工程建设风险，增加企业利润，在激烈的市场竞争中处于有利地位。
1.2国家的反腐形势以及国家电网公司“三集五大”体系建设对企业合同的规范化管理提出了更高要求
当前，国家政策、经济的主要着眼点就是抑制行业腐败，推进国有企业经营的透明化、规范化和法制化。同时，国家电网公司“三集五大”体系初步建立，对企业管控水平的要求不断提升。电力工程市场“僧多粥少”的局面不断加剧，电力施工企业产能过剩，竞争更加激烈，合同价格越来越低，而对进度、质量、安全、文明、环保等方面的要求却越来越高，造成工程承包合同的风险持续提升。因此，只有重视合同管理的企业才能有效的降低工程风险，保障企业利润的最大化。
1.3随着超越电力建设公司生产规模和经营业绩的不断扩大，企业自身也需要对合同管理体系建设进行有效的改进、优化和提升
2014年，超越电力建设有限公司全年承揽输变电工程45项，架设线路总里程340.56公里，实现变电容量183万千伏安。全年实现销售收入5.6亿元，同比增加13％。企业的高速发展对企业的管理水平提出了更高的挑战，对企业的合同管理体系建设进行有效的改进、优化和提升，是实现企业健康发展的必然选择。总之，在建筑施工市场上,一个不慎签订的合同就可能给企业造成重大损失甚至面临破产的窘境,因此,施工企业必须加强合同管理,以提高企业的生存能力和抗风险能力。
2目标
公司的合同管理体系以规范管理、提高效率、提升效益为目标，与现有管理体制和手段相结合，力争用最小的改动，实现最优的风险控制效果。企业建立工程合同管理体系的主要目标就是“对企业合同存在的风险进行有效控制”。合同管理体系的目标定位在于：
1）建立和完善企业内部的合同管理制度，对合同签订、实施、履约全过程的每个环节建立和健全具体的可操作制度；
2）对合同进行规范化管理，确保企业在激烈的市场竞争中得以生存和发展。面对激烈的市场竞争，施工合同的签订条件越来越苛刻，而施工合同的价值量和质量直接影响到施工企业的生死存亡。
3主要措施
3.1培养合同管理人才
一个合格的合同管理人才,是合同管理成功与否的关键。公司在企业内部选拔出素质高、学习能力强、知识面广、责任心强的优秀合同管理人员。同时，多次组织专题学习和讨论。建立完善的岗位竞争机制和奖惩机制,以机制促进人员的选拔和后续发展。同时，在日常管理过程中，要求合同管理人员对所有签订的合同建立电子文本，同时编制电子目录，方便合同的检索和查询。
3.2合同科学分类
结合公司实际，将企业的合同划分为三类，实行分类管理。一类，经济合同包括股权投资合同、对外借款合同、对外担保合同、技术咨询合同、技术服务合同、无形资产买卖合同、对外捐赠合同和500万元以上的工程发包合同、工程对外分包合同及物资采购合同；最终由供电公司总经理批准。二类，经济合同包括100万元以上低于500万元的工程发包合同、工程对外分包合同，50万元以上的物资采购合同、承揽合同；最终由供电公司分管领导批准。三类，经济合同为一、二类经济合同以外的其他经济合同（如50万元以下的物资采购合同、承揽合同，100万元以下的工程发包合同。）由本企业负责人批准。同时，将合同类型调整为：物资采购合同、承揽合同、工程发包合同、工程分包合同、技术咨询合同、技术服务合同、其他合同、股权投资合同、借款合同、担保合同、无形资产买卖合同、捐赠合同。
3.3防范合同源头风险
1）参加系统外部工程投标前要认真调查建设单位的资信情况、财务状况和项目核准情况，对拟投标项目的风险进行审慎分析。重点研究发包人是否存在可能无力持续支付工程款的倾向；是否存在信誉问题，是否有滥用权利，对承包人施行非合同约定的罚款或扣款等现象发生。加强投标前的合同风险评估和审查，分析合同中可能给承包人带来风险的条款，对存在明显不合法规的歧视性条款或缺失公平的“霸王”条款的招标项目，应坚决放弃投标。
2）参加系统内投标也要仔细研究标书，认真核对工程量清单，计算基本施工成本，做到心中有数，才能有的放矢。
3）大力推进建设工程施工合同示范文本使用。系统内的合同一般采用国家电网公司统一文本签订。系统外的合同，根据市公司法制办审核后的文本确定。施工单位在审查时应注意对照示范文本，防止错漏或产生歧义。
3.4做好合同（签订）后评估
1）建立和落实成本费用管理目标责任，加大成本费用的预算控制与考核激励机制，将批准的项目成本分析报告作为与项目签订经营目标责任书的主要依据，作为项目实施内部承包、外部分包的合同签订依据。
2）做好合同后评估优化施工方案，合同后评估是以中标价为基础，针对工程项目的特点、施工组织及施工成本等情况，进行全面分析、测算并根据成本管理的需要编制责任成本预算，预测项目的成本和效益。
3）要由上而下地建立和健全合同的管理制度，使企业合同管理覆盖企业的每个层次，延伸到每个角落，促进合同管理的专业化。
3.5切实做到合同履约
1）要降低项目管理风险，首先要妥善收集和保存设计变更、会议纪要和现场验收等资料，认真按合同约定期限、合同约定程序做好签证工作，同时要注意监理工程师的签证权限，防止无效签证。其次要按合同约定定期报送工程进度结算资料，并附上完整的结算说明和结算依据，及时办理工程进度款结算。
2）建立合同交底制度。合同签订人员，应在合同签订后将所经手工程的招标文件、招标答疑资料、投标书（指投标预算、施工组织设计、报价书）和合同文本对公司管理部门或项目部进行交底，使他们对施工合同的签订情况有比较详细深刻的了解。
3）合同为转移企业风险，可能会有违约、索赔、争议、保险、担保等转移风险条款。将这些内容协商并写进合同，那么就可将业主违约、工程变更以及自身在施工中发生的一些意外伤害等风险向业主或第三方转移。
3.6完善变更审批手续
在企业履行合同的过程中，存在着诸多不可预见和可变更风险，对项目的经济效益产生重大的影响，因此项目合同管理人员必须了解合同内容，注重资料的收集和整理，采取全过程、系统化的动态合同管理。对合同实施情况进行跟踪，将实际情况和合同资料进行对比分析，找出其中偏差，对工程实施情况实时进行诊断。合同履约过程中要积极采取合理措施以避免或减轻风险的不利影响，及时修正、变更、补充合同，将风险造成的损失控制到最低程度，必要时选择终止合同。
3.7控制分包合同风险
1）建筑企业分包合同风险控制的水平，是企业管理水平的直接反映。对分包商实施动态管理，定期对分包商进行跟踪考核、评价，完善分包商信誉评级制度，及时了解和掌握分包商的履约能力，引入分包商项目主要负责人准入及清退管理制度，实施分包商战略合作伙伴管理，通过竞争方式选择实力较强、信誉较好的合格分包商，严禁不合格分包商参与工程分包。要求所有进入超越电建公司的分包商队伍必须通过国家电网公司审查入网。
2）合同签订后，工程的预算成本可以基本确定下来，企业在组建项目部时，能够根据预算成本按照市场法则确定责任成本，确定工程的人工费、材料费、机械台班费、其他直接费和间接费等。项目部负责人组织工程实施时，可以将费用分解到各分部或分项，能够做到合理用工、用料、控制人工费用、管理费用，为节约工程开支、争取工程盈利打下基础。
3）为规避合同风险，提高企业效益，2014年超越电建公司新成立了“配网施工队”，减少配网工程的分包，消除了分包过程中存在的风险点。同时规范了零用工管理，从有资质的建筑施工企业租用民工，规避了劳动用工合同和伤亡赔偿合同中存在的风险。
4总结
合同管理体系实施以来，大大提升了企业的合同管理水平，提高了合同管理效率，真正做到了精细化管理，规避了合同管理过程中存在的诸多风险。2014年以来，超越电建公司共签订合同230多项，未发生一例合同纠纷；办理工程结算160余项，都能够按照合同约定的条例办理，做到了客观公正、有理有据。
作者：刘乐璇 单位：临沂第一中学
【参考文献】
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［2］潘锡雄.加强建设工程合同管理的措施探讨[J].现代经济信息,2012(14).
［3］李宏强.浅析建筑企业工程合同的风险管理[J].现代品牌,2011.
采购合同管理办法范文4
1系统关键信息化技术
我国经营管理系统包含如下关键信息化技术：1）组件化技术：经营管理系统采用组件化技术将庞大的业务体系分解成足够小的可以灵活插接的业务组件，一方面使系统变大为小，化繁为简；另一方面，可以根据具体需求对系统进行自由剪裁和灵活配置。2）工作流技术：该系统具备强大的工作流引擎支持，采用工作流技术支持用户自定义业务流程；并可根据电力企业管理要求的变化，动态重组业务流程。工作流技术覆盖了流程建模、流程分析、流程执行的整个电力企业经营流程的生命周期，实现了各业务部门的协同。3）集中存储技术：该系统中的“数据中心”独立于各业务组件，用于统一收集、集中存储大量的业务数据，业务组件可直接调用数据进行业务处理，所生成的新数据继续存储于数据中心，进行统一管理，从而充分保证了数据的一致性、准确性和完整性。
2经营管理系统
我国子系统经营管理系统包含全面预算管理、物资管理、合同管理几个子系统，各个子系统之间相互集成，是我厂管理信息系统的重要组成。
2．1预算管理系统
预算管理是我厂管理信息系统的核心之一。预算管理就是在电力企业各项经济业务过程中，遵循电力企业内控制度、费用、资金审批管理办法、预算指标限额的过程；电力企业每一项经济活动的每一个环节、每一个流程都应受到一定条件的控制，使电力企业各项经济活动沿着既定的轨道前进。通过预算管理在电力企业内建立费用及部门费用体系。在实际费用发生时，根据该费用应归集的项目名称或部门名称进行核算，严格杜绝不合理费用的发生。预算管理主要对管理费用、生产成本、销售收入、利润等进行事前预算、事中控制、事后分析，涉及了对大修费、技改费、维修费、燃料费、差旅费、福利费、招待费、办公费等费用的管控。通过预算管理系统对资金进行有效的闭环管理，由原来手工结合软件系统进行管理，转变为全面纳入管理信息系统的精细化管理，从而真正实现了事前预测，事中控制，事后分析的管理体系。预算管理主要包括预算编制、预算执行控制、预算调整和预算分析等，如图1所示。自2007年以来，逐步建立和完善了以全面预算和成本控制为核心的经营管理目标，通过推行全面预算管理与项目费用控制，严格控制了设备日常维护材料消耗，和大、小修以及技改等生产费用的使用，把物资采购、燃料采购和合同执行过程等全部纳入了预算管理体系，系统的预算管理功能集成框架图如图2所示。系统提供一系列的规范标准确保资金预算信息的标准化，并且为数据的汇总及维护提供基本保障。在物流管理一体化的条件下，业务流程是我厂运用先进管理模式成功的基础。预算管理系统由用户灵活自定义业务流程，并可进行动态重组业务流程。可根据管理模式的改变，以电力企业战略及组织结构为基础，在预算管理系统中设置其相关的业务流程，由其自动控制业务流转。这可以迫使我厂脱离传统和落后的手工作业方式的束缚，按照统一、标准、自动化的业务流程工作。系统提供智能决策支持，规范了执行体系和决策体系。
2．2物资管理系统
物资管理系统针对物资管理业务，对计划、采购、合同、库存、财务和预算控制等进行一条线的集成化管理，从而达到规范物资管理流程、保证物资供应、降低采购费用、减少库存积压和加快资金周转的目的，实现对物资的有效管理与控制，物资管理系统包括信息数据、需用计划、采购过程、仓库管理等。
2．2．1信息数据管理物资代码的编制工作是一项标准、规范和繁重的工作，要求所有工作人员必须采取统一、规范的工作方式，严格地遵循物资代码编制的基本原则。建立了一套符合电力系统管控要求的物资代码编码标准。材料的编码标准如下：编码由类别、大类、小类、品名、材质、规格型号代码六部分组成。其中“大类代码”标识为：01：钢材，02：金属制品，03：重复轧制用钢材，04：次品钢，05：生铁，06：钢，07：铝，08：铅，09：锌，10：锡。备品的编码标准类似材料的编码标准，编码由类别、大类、主设备、主设备型号、品名、配件特征码六部分组成。其中“类别代码”的标识：31：汽机配件，32：锅炉配件，33：电气配件，34：热工配件，35：化学配件，36：燃料配件，37：水电配件。从财务角度、物资管理角度、检修维护使用等多种角度对物资进行分类，便于日常管理和统计分析。编制仓库、仓位信息，并进行仓库与仓位的组合，搭建立体的可视化仓库体系。系统中有供应商、制造商、运输商、承包商的地址、电话、联系人、银行账号、资信、贸易条款、资信等基本信息，根据供应商交货合格率、及时率等进行评估，从而不断推进供应商选择和管理的优化。
2．2．2需用计划管理系统实现了对物资需用计划编制、审批、执行的一条线管理，实现了对日常维护、大修、小修、技改计划产生的物资月度需用计划、临时需用计划进行项目的审核及其费用的平衡预算，系统提供费用的预警，可区分需用计划的轻重缓急，跟踪物资需用计划的采购、到货以及领料情况，分析项目资金的使用情况。采购部门根据物资需用计划、库存情况、在途情况、物资储备定额进行计算，为采购计划的编制提供参考。
2．2．3采购过程管理对于采购计划，在系统中计划员根据需用计划的物资类型将各部门的需用计划进行汇总，系统按照需用时间以及用途的优先级来制定采购计划，可考虑实际库存和需用计划具体情况，并且同时也会考虑安全库存。系统提供标准的采购合同样本，采购员通过招、议标，确定采购内容并最终形成符合标准的采购合同，系统又提供了标准化的合同监管体系，便于采购员对合同的执行情况进行管控，提供采购台账查询、付款信息查询等相关辅助决策功能。
2．3合同管理
合同管理按照合同的一般原则和规范建立统一的标准，实现我厂所有合同项目的集中管理和综合查询，将所有涉及到业主与承包商的合同及其费用问题纳入合同管理，并配合相应的合同付款、变更等功能实现对合同的有效控制。对合同的执行情况、付款情况进行监控，有利于贯彻集约化管理的思想，对合同进行分类统计并打印出相应报表。可对合同的执行情况进行审核、统计、查询等；反映合同的付款情况，对已完成的合同进行归档。合同管理功能包括一下几部分：1）合同登记：在系统中登记各类合同，包括设备采购合同、物资采购合同、外包工程合同等。建立各类合同的标准与格式，规范合同的内容和条款，维护合同的严密性和法律有效性。按合同类别分别进行管理，权限、职责明确。2）合同审批：在系统中进行审批工作，根据设定的审批流程进行，提高了审批工作的便捷性和规范性，实现合同管理的集约化。3）合同执行和注销：在系统中完成合同的付款审批、付款登记、资金收付情况，记录合同变更、解除、索赔情况，合同执行完毕进行合同注销处理。4）合同统计查询：提供按条件、权限等因素查询分析合同的整体情况，包括审批情况、基本情况、执行情况和付款情况，为合同管理人员提供有价值的决策参考。
3系统实施体会
采购合同管理办法范文5
一、高校合同审计审签的内涵及作用
（一）高校合同审计审签的内涵 高校合同指高等院校及其相关部门与其他平等主体（自然人、法人和其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务的协议。高校的合同审计审签实际是指学校审计处对涉及物资、服务等采购活动、基建维修工程及房屋租赁、资产处置等经济活动，就合同签订与履行的全过程所进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。
（二）高校合同审计审签的作用 通过合同审计审签工作，可以强化学校内部控制机制，明确合同签订程序，规范各级管理行为，对高校内控建设及发展有着深远意义。一方面可以完善高校合同条款，避免潜在的经济纠纷。高校内部审计部门对各职能部门或相关单位送来的各类经济合同，通过对合同主体、内容和形式的合法性、合同文本格式的规范性、合同条款的完备性、合同实质性条款与招标文件、询价信息的一致性等进行审查，可减少合同签订的失误，防范风险。另一方面可以强化内部控制机制，增强职能部门的责任意识。高校的内审部门通过对各部门提供的合同订立的依据及合同订立的流程进行审计，审查合同所涉及的经济活动是否经过授权批准、合同所涉及的经济活动是否履行了学校规定的相关手续、招投标项目有无招标记录、所签合同与招投标的结果是否一致、询价的项目有无用户及职能部门的共同调研结果及结果的合理性等。这样既可审查合同签署的流程，又加强了各部门的责任意识，强化学校的内控机制，更好地避免风险。
二、高校合同审计审签工作中的问题
（一）合同订立的主体多元化，合同管理缺少专门机构 目前高校所签订的合同种类繁多，大致可分为各类资产、服务、设备、药品采购合同、建设工程合同、修缮工程合同、对外合作办班合同、国外办学合同、科技服务合同、资产租赁合同、捐赠合同等经济类合同，另有人事管理、劳动用工合同等。合同签订的主体较复杂，既有基建处、后勤处、设备采购处、国有资产管理处、人事处等相关职能部门，又有教务处、外事管理处及各个二级学院。由于高校各部门平时均相对独立地对外开展各项社会活动，因此在对外签订合同时往往是以部门或学院的名义对外签订，各自为政，所签订的合同通常分散在各部门及学院，缺乏统一的管理。高校内部无专门的管理机构对各类合同的全过程进行必要的监督，这种多头管理多头对外的管理体制使一些合同无法及时归档、统一管理，相关领导及财务部门也无法全面了解所签合同的标的额，易形成潜在的经济及法律风险，给学校造成损失。
（二）合同签订的文本格式多样化，合同文本欠规范 由于高校对外合同内容多样，既有工程项目的施工合同，又有购买设备资产的采购合同、还有对外办学办班的合作合同等类型，合同的文本格式各不相同。以物资采购合同为例：由于所购资产既有国内也有进口的设备及资产，供货方有国内生产厂家、有商，还有负责进口设备的外贸公司，既有小公司也有大公司。在实际工作中有时采用高校自已拟订的合同文本有时采用供货单位的格式合同，造成合同签订的文本各式各样，合同涉及条款也不一致，甚至大相径庭。合同中所涉及的质量标准、违约责任条款、安全事故责任的约定、货款支付方式的约定及纠纷解决的方式、管辖地等重要条款的约定不系统，增加了内部审计部门进行合同审计审签工作的风险。
（三）合同管理内控制度及审计环境不够完善目前高校的合同管理意识还不强，合同审计也没有较为成熟的审计依据、审计程序及评价体系。高校内部尚未出台系统的管理办法、实施细则等与合同相关的规章制度。部分高校虽出台相关文件要求对合同进行审计审签，但对合同审计的操作性层面却没有具体明确的规定，对于合同审计程序、各职能部门在合同签订及履行过程中的职责界定及未经审计的合同有何制度约束等，尚未有完整明确的制度规定。实际工作中各职能部门的合同虽大部分经审计处审签，但也有部分工程项目已做完，工程决算需送交审计时才临时补签合同补审签手续，各学院对外办班及其他用工合同等却未送审计处审签，各种科研及技术服务等合同未经审签但财务已付款等情况。由于缺少完善的制度约束，各职能部门无明确的责任边界，学校的合同管理工作随意性较大，学校的风险未能得到有效防范。
（四）合同审计人员的专业素质不够全面高校合同涉及面广、专业性强，合同审计人员既需有相关法律、法规知识，还需具备一些专业技术的学习理解能力，目前高校的合同审计工作往往由原内部审计人员分工承担，审计人员的知识结构通常为财务审计、工程审计，对法律知识一般不够精通，高校内审部门的知识结构、人员配备无法满足合同审计需要。 在实际工作中审计人员往往仅对招议标结果与送审合同进行审核，审核其程序是否按学校规定执行，从经济及财务角度对合同进行审核，对一些专业性较强的技术服务合同一般审计人员较难把握其关键控制点，对合同涉及的重要条款、技术指标、法律责任等的审核欠全面，存在审计风险。
三、高校合同审计审签工作的完善
（一）规范合同主体、完善合同文本 高校的合同管理工作可以规范学校的各项经济行为，有效防范财务风险、法律风险，预防合同纠纷，提高资金的使用效益，减少“暗箱操作”。因此学校为加强合同管理，规范合同管理行为，应成立合同管理工作领导小组，由校领导分管，纪委、财务、审计、设备采购、基建等职能部门共同参与，明确对外各部门的职责权限。鉴于学校才是独立的民事主体，学校内设各部门及院系均不能对外独立承担民事责任，学校对外签订合同时不应以内设部门或院系的名义对外签订，对外签订的合同主体需经学校授权，以学校名义对外签订合同，使用统一的合同专用章，各部门严格在授权范围内签订各类合同，并由学校统一管理。合同的文本形式，凡是国家或相关行业有统一示范文本的，由于其合同条款较全面、完整、严谨，应使用示范文本；没有统一示范文本的，学校应根据具体情况参照国家相关法律规定及学校具体要求组织相关人员拟定、设计出适合学校的各类合同的高校示范文本，提高合同的规范性，降低审计风险。
（二）建立健全高校的合同管理制度 合同管理是各相关业务部门相互协作的一项系统工程，合同审计审签是合同管理中的一个环节。为使合同的签订、审签、履行及管理制度化、规范化，学校应根据《合同法》及其他相关法律法规，结合学校的工作实际，建立一套较为完善的合同磋商、合同签订及履行过程的有关制度及规定。制度中应根据合同的内容、合同类型明确授权相关职能部门进行归口管理，明确各职能部门及审计部门在签订及履行合同过程中的责任和权限。对合同审计审签的流程、规则、合同审计的重点及未经审计审签的合同财务不得付款等作出明细规定，为合同审计审签工作营造一个有法可依、有章可循、规范操作、相互监督、相互制约的合同审计审签工作环境，从而减少或避免法律风险，提高合同管理水平及审计工作质量。
（三）加强高校合同审计人员的素质建设 合同审计是一项专业性强、知识全面、法律法规意识要求高，具有丰富实践经验的工作，没有一支高素质的审计队伍就无法适应合同审计审签工作的需要。因此审计部门一方面应优化审计人员知识结构，在人员配备时充分考虑合同审计工作需要，申请学校配备适量的合同审计专业人员；另一方面依照合同审计人员素质要求，选择本单位的相关审计人员进行专业培训，加强对法律专业知识、专业技术知识、政策法规的学习及培训，培养复合型合同审计人员，增强其风险意识，以进一步适应合同审计工作需要；另外对于技术性较强的合同，可寻求学校法律顾问、校内外专业人士的帮助，更好地完成合同审计审签工作。
合同审计审签工作是学校内控建设及风险管理的一个有效手段，对于完善学校内部控制、强化学校合同管理、规避合同风险、维护学校权益具有重要意义。高校内部审计部门应把合同审计作为一项单独的审计内容， 积极探索新方法、新思路，提高合同审计审签水平， 进一步发挥为学校节约资金，减少风险，增加价值的作用。
参考文献：
［1］章莺：《高校合同审计的问题与对策》，《湖南农业大学学报》2008年第2期。
采购合同管理办法范文6
为进一步加强政府采购管理，规范政府采购相关人行为，根据《中华人民共和国政府采购法》和财政部第18、19、20号部长令精神及《河南省财政厅关于规范省级政府采购监管与执行行为的通知》，结合我市政府采购工作实际，现就规范我市政府采购管理与执行的有关问题通知如下：
一、进一步明确政府采购监督管理与执行操作职能
实行监督管理与执行操作职能相分离，是建立科学规范的政府采购管理体制的基本要求。县（市）区一级集中采购机构的设置要依据《政府采购法》的要求，实事求是，根据本地实际情况，不能为安排人员而设机构，管理职能必须有机构承担。
财政部门是政府采购监督管理部门，主要履行制订政府采购政策及管理制度，拟定政府采购目录、采购限额标准和公开招标数额标准，审核批复政府采购预算和计划，审批政府采购方式，建立和管理政府采购评审专家库，监督检查采购人和采购机构的政府采购活动，加强合同备案管理，处理供应商投诉等职责，不参与政府采购项目的具体实施工作。
采购人是政府采购项目执行主体，依据政府采购法律、政策制度、采购目录等规定承担落实采购需求的实施工作，包括编制政府采购预算和实施计划，按照规定的程序实施政府采购项目，确定中标供应商，或委托评标委员会确定中标供应商，受理供应商询问和质疑并依法书面答复，及时与中标供应商签订政府采购合同，负责政府采购项目验收，保存采购文件，具体办理政府采购资金支付事项等。
采购机构接受采购人委托，在委托业务范围内，按照政府采购有关规定组织政府采购项目的操作和实施，包括编制招标文件，组织招标活动，受理供应商询问、质疑并依法书面答复，编制评标报告，保存采购文件等。
政府采购评审专家应遵纪守法，客观、公正、廉洁地履行职责。认真审查招标项目文件制定的完整性、科学性，维护招标项目的公平竞争。按照招标文件规定的评标方法和评标标准进行评标，保守供应商的商业秘密，对评标过程和结果保密，配合招标采购单位答复供应商提出的质疑，配合财政部门做好投拆处理工作。
二、进一步简化并规范政府采购招标程序
（一）编制招标文件
采购人或其委托的采购机构应根据采购项目的特点和需求编制招标文件，根据工作需要就采购文件的有关事项征询有关专家或者供应商意见。技术复杂、数额较大的项目，招标文件要组织专家论证。招标文件规定的各项技术标准应当符合国家强制性标准。招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者商品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的内容。
市本级500万元、县（市）区级300万元以上以及社会影响较大的政府采购项目，除法律法规要求保密外，采购人或其委托的政府采购机构应当招标信息预告三日，就商务要求和技术标准的主要条款是否有倾向性、歧视性征集潜在供应商意见。
采购人或其委托的采购机构对招标文件的合法性负责并承担责任，在招标文件前报政府采购监督管理部门统一编号。
（二）招标公告
采购人或其委托的采购机构按照《政府采购信息公告管理办法》（财政部第20号令）要求，在省级以上政府采购监督管理部门指定的信息媒体上公告招标信息。采用招标方式采购的，自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止，不得少于二十日。
（三）开标
开标由采购人或其委托的采购机构主持，采购人、投标人和有关方面代表参加。开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
采购人或采购机构在开标前，应当通知政府采购监督管理部门及有关部门，政府采购监督管理部门可视情况是否派人到现场监督开标活动。
（四）评标
评标工作由采购人或其委托的采购机构负责组织，具体评标事务由依法组建的评标委员会负责。评标委员会的组成、职责必须符合财政部和监察部制定的《政府采购评审专家管理办法》的要求。其中采购人代表应当由采购人出具授权书或证明。评标委员会应严格按照《政府采购货物、服务招标投标管理办法》（财政部第18号令）规定的评标方法和评标程序进行评审，并对评审结果承担法律责任。
采购人或其委托的招标机构在组织评标时发现评标委员会不依法评标或评审结论违犯政府采购有关规定的，应当予以制止，并应当及时向财政部门报告。
（五）定标
采购机构应当在评标结束后五个工作日内将评标报告送采购人。采购人应当在收到评标报告后五个工作日内，按照评标报告中推荐的中标侯选供应商顺序确定中标供应商；也可以由评标委员会直接确定中标供应商（事前必须签订该权属授权书）。
经批准由采购人自行组织招标的，应当在评标结束后五个工作日内确定中标供应商。
评标报告应在评标结束后五个工作日内报送政府采购监督管理部门备查。
（六）中标公告
采购人按规定确定中标供应商后，采购人或其委托的采购机构应在指定的政府采购信息媒体上中标公告，同时向中标供应商发出中标通知书，不再进行拟中标结果公示。由采购机构中标公告和中标通知书的，采购人确定中标供应商后应向采购机构出具确认的书面文件。
（七）签订合同
采购人或采购机构应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商投标文件的约定，与中标供应商签订书面合同。所签订的合同不得对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改。
采购人或采购机构应当自采购合同签订之日起七个工作日内，按照有关规定将采购合同副本报政府采购监督管理部门备案。
（八）档案管理
采购人和采购机构应按规定妥善保管每宗采购活动的采购文件，包括采购活动记录、采购预算（采购方式）、招标文件、投标文件、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。保存期限为从采购结束之日起至少十五年。
三、逐步建立政府采购相关人权利和义务统一的运行机制
政府采购监督管理部门依法对有关政府采购的法律、行政法规和规章的执行情况，采购范围、采购方式和采购程序的执行情况，政府采购人员的职业素质和专业技能，政府采购合同履行以及采购机构执业情况等进行监督检查，同时接受政府采购当事人和社会各界的监督。对政府采购过程中出现的供应商投诉，政府采购监督管理部门按照《政府采购供应商投诉处理办法》（财政部第19号令）进行处理，对政府采购活动中发现的违法行为依法追究法律责任。
