人力资源部档案管理制度范文1
1.1社会环境影响严重十的召开，提出了加快经济发展应该坚持社会主义市场经济的体制，很多企业只是也企业的经济效益放在首位，完全忽略人力资源档案的重要性。因此在这种大的社会环境的严重影响之下，一些小的企业更是不重视人力资源档案管理的价值的重要的意义，一味地进行投资和开发研究适合企业获得经济效益的项目。这样使得员工也同样忽视它的重要性，导致整个社会出现这种不良的氛围。这样造成了只是重视追求利益而忽视了对人力资源档案管理重要性的培养。
1.2缺乏健全的人力资源档案管理制度体系企业人力资源档案管理制度体系的不完善主要表现在难以收集企业人力资源。人力资源档案归档范围没有明确的标准。比如不同行业的企业都有涉及内容复杂的项目，并没有明确的标准规定明确需要加入归档范围的项目。如果只是根据不同行业的企业需要来确定，这具有相当困难的操作性而且很难实现。其次，企业的人力资源档案形成需要许多的部门，这导致了形成途径多而繁杂带来的困扰。有时候每个部门不能明确自身的工作内容，当真正出现问题的时候，各个部门互相推卸责任，不能及时找到负责的相关部门，严重降低了解决的效率。也会对档案的收集产生不能忽视的影响。
2解决人力资源档案管理问题的措施
2.1健全人力资源档案的管理制度健全的人力资源档案管理制度的建立是保证人力资源档案管理工作顺利进行的必要环节。首先企业应该建立正确的合理的人力资源管理制度，这样才能实现档案的有效管理，明显避免不称职的工作人员出现的工作态度不认真的问题。其次要求管理制度能够简明扼要，因为过于繁琐的管理制度会导致人力资源档案管理质量的下降。再次是要保证管理制度的全面，由于企业的领导或者是员工都要遵守企业的人力资源档案管理的制度，所以应该体现制度的公平性，这样才能够实现管理工作保质保量的完成。要提高人力资源档案的管理水平，就要建立完善的人力资源管理制度。最后，要体现管理制度的威信和威严，必须明确奖惩制度。
2.2提高人力资源档案管理功能人力资源档案管理的功能应该进一步的得到提高和改善。这样才能加强人力资源档案管理记录真实而且更加全面的内容。这样使人力资源的档案管理能够更好的实现其功能，保证企业在激烈的市场竞争中能够长期稳定的发展。
2.3提高人力资源档案管理人员的素质人力资源档案管理的核心是人力资源的管理人员。由于很多企业的人力资源档案管理人员的工作态度不认真或者缺乏专业技术知识，导致整体的人力资档案管理人员的综合素质不高，这直接影响人力资源档案管理工作的顺利进行。所以提高人力资源档案管理人员的综合素质具有十分重要的意义。随着信息技术和网络技术的快速发展，传统的人力资源档案管理方式已经渐渐地会被淘汰，所以人力资源管理人员应该掌握相应的计算机技术，不断提高档案管理能力，在企业定期的专业知识培训中学到有利于人力资源档案管理发展的知识的技能。
2.4人力资源管理的信息化建设过去长期以来，人力资源档案管理模式都维持着全封闭或者是半封闭的状态。所以对于对于开发和利用档案信息资源的想法，就只是想想而已，如果真正想要实现这个目标，还是个挑战而且还很有难度。这种落后的档案管理模式制约着档案信息共享的步伐。而且随着信息时代的到来，这样传统的管理模式已经不能够满足信息社会的各种需求。所以解决人力资源档案管理信息化的问题迫在眉睫。企业越来越凸显出需要人力资源档案管理的信息化建设，这样可以大大提高人力资源档案管理的效率和质量，同时还能够极大程度的提高人力资源档案信息资源开发利用的能力，最终实现实现人力资源档案的信息资源共享。快速发展的科学技术对社会的每个行业的发展都带来了十分巨大的挑战，所以人力资源档案管理应该摆脱传统的管理模式，更加充分的利用现代信息技术实现人力资源档案管理的新形式。所以应该利用信息化建设实现人力资源档案管理模式的转变，信息化的应用能够降低人力资源档案管理的投入成本，而且能够极大程度的规范业务流程，提高人力资源档案管理的基础管理。人力资源管理信息化建设，将先进的科学技术应用到企业的人力资源管理部门，实现更好的管理模式。
3结语
人力资源部档案管理制度范文2
1 新形势下人力资源档案管理的内容
1.1 人力资源的配置
人力资源档案管理最主要的服务目的就是根据人力资源管理的要求，对人力资源中制定的长期发展目标配备合适的人员。这就要求，人力资源档案管理工作必须掌握企业中全部人员的情况，并根据企业不同时期的需求，能够配备相应的人才[1]。
1.2 人力资源的开发利用
人力资源的开发和利用是建立在对档案管理人员专业技能的基础之上的，因此，要注重对新型人才的接纳和培养，将先进的管理理念及管理的技能传授给企业的管理人员，使他们的管理技能能够与时俱进，实现企业人力资源的最大化的利用。
1.3 人力资源的定期评估
企业要根据人员的表现及业绩大小，进行相应的岗位调整。新形势下，对人力资源的定期评估，是一种对工作人员积极性肯定的表现。
2 新形势下人力资源档案管理存在的问题
2.1 人力资源档案管理意识比较淡薄
在人力资源档案管理中，管理人员缺乏对人力资源档案管理的认识，这种意识的原因主要是人力资源管理人员在思想上没有能够对档案管理工作充足的认识，在他们的思想意识里，档案管理只是对个人的经历进行记录并完成抄写和整理工作就可以，因此，不需要花费特别多的精力在档案管理上。但是，在新形势下，档案管理非常重要，它不仅仅影响到人才的流动而且对单位生产力的提高也有这至关重要的作用，因此，在新形势下，加强管理人员对人力资源档案管理的重视程度十分的必要[2]。
2.2 人力资源档案管理工作效率较低
人力资源档案管理工作是指对档案的收集、保存和档案的调用等。目前在档案管理工作中缺乏一个相对成熟的体系对档案管理步骤进行简化。与此同时，这种体系的缺乏导致收集的资料不能够得到很好的发挥，档案的利用率得不到提高。
2.3 人力资源档案管理工作硬件设备的缺乏
在人力资源档案管理工作普遍存在硬件设备缺乏的现象，这也是档案管理工作质量得不到提高的主要原因。在很多企业里，档案管理工作形同虚设，没有起到相应的工作职能，这些问题已经影响到了人力资源档案管理工作的质量。目前，有很多企业的人力资源管理工作设施不完善，因此档案管理工作有明显的的缺陷。
2.4 档案管理体系不健全
人力资源信息难以收集已经成为企业人力资源管理体系不能够健全及完善的主要因素。各个行业之间没有关于人力资源档案归档的明确规定，因此，归档的标准无法达到统一，致使很多档案不知道要归到哪个行当。
3 新形势下人力资源档案管理的改进措施
3.1 建立并完善人力资源档案管理制度
建立人力资源档案管理制度是人力资管档案管理工作中最重要的一个部分。要建立档案管理制度就需要：第一要在企业内部建立正确的人力资源工作的管理制度，这是实现档案管理有效性的前提，只有建立正确的档案管理制度，就能避免工作人员在档案管理中出现的怠工现象及工作不认真的现象，有利于提高人力资源档案的整体管理水平。第二，健全的档案管理制度，能够促进人类资源相关人员的工作质量，第三，人力资源档案管理制度是建立在公平性的基础之上，企业内所有的人员都必须遵守档案管理制度，并且能够在制度的规定下保质保量的完成相应的档案管理工作，第四，人力资源管理制度的实施必须要严格，而且制度中对奖罚的规定要明确，能够充分体现出档案管理制度的严肃性。
3.2 加快档案管理的信息化的建设
随着互联网的普及，在人力资源档案管理中也要加快对信息化的建设速度，具体就是要采用信息化的档案管理模式，加快电子档案的普及应用，这是在根本上提高档案管理效率的有效方法。电子档案在提升档案的管理方面，与传统的档案管理方式相比，有很大的优势，比如在传统档案中会存在档案随着时间的增加会有磨损或者丢失的问题，不能够实现档案的永久性保存，但是电子档案就有效的避免了以上的问题，实现了档案的永久性保存。而且，单子档案管理方法具有智能化及科技化，而且，随着电子档案的推广，能够有效的促进档案管理的流程的简化，减少了档案管理人员的相关工作强度。
3.3 对档案管理人员素质的提高
目前，由于传统的人力资源档案管理理念的存在，档案管理人员一般是年龄比较大，没有受过专业档案培训的人员。因为缺乏系统的学习和培训，工作上不够专业，档案管理员也只是单纯的做较低水平的服务，对于档案管理的高层次服务不能提供，而且在服务中缺乏标准化及规范化，?τ谙执?化档案管理和管理技术的应用技能不了解。因此，要加强多管理人员的专业培训。从整体上着手，整体提高人力资源档案管理从业人员的专业水平，对管理队伍进行升级优化[3]。
人力资源部档案管理制度范文3
关键词：事业单位；人事档案；利用率
中图分类号：G275.9文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2011）36－0136－02
人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，人事档案作为个人的真实履历的反映，在人力资源的配置、培养、培训、使用和考核等工作中发挥着巨大的作用。然而，长期以来，事业单位人事档案在人力资源管理和人才开发中的作用并没有得到应有的重视，大多数单位“重藏轻用”，尤其在经济社会迅速发展的今天，人才流动频繁，人事档案管理也受到了新时期现实社会需求的强烈冲击。笔者试从提高人事档案利用率，发挥其在事业单位人力资源管理中的服务作用进行了粗浅的探讨。
1人事档案在事业单位人力资源管理中的作用及现状
事业单位人事分配制度的改革，进一步打破了用人制度上的“终身制”和“平均主义”，初步树立了人才能进能出、能上能下、按岗取酬的机制，它对传统的人事管理提出了新的挑战，迫切要求从以监督和控制为主的人事管理模式向以激励为主的人力资源管理模式转变。人力资源管理，就是对人力资源进行有效开发、合理配置、充分利用和科学管理的制度、法令、程序和方法的总和。它贯穿于人力资源的整个运动过程，包括人力资源的预测与规划，工作分析与设计，人力资源的维护与成本核算，人员的甄选录用、合理配置使用和考核绩效支付报酬等，还包括对人员的智力开发、教育培训、调动人的工作积极性、提高人的科学文化素质和思想道德觉悟等。
在知识经济时代，适应新经济对单位各项事业发展的要求，人力资源管理正发生一些新的变化。新经济时代将是一个人才为主导的时代，过去人才追逐资本的现象将被资本追逐人才的现象所取代。素质越高、越稀少和热门的人才将获得越多的工作机会和更高的报酬。知识型员工成为单位人力资源管理关注的重点，知识的创造、传递、应用和增值成为人力资源管理的主要内容。在不断变化的、全球性的、需要科学技术的发展背景下，寻找和留住优秀人才是事业成功的关键，是单位具有竞争力的根本。对员工素质与能力的要求越来越高，有足够知识、技能、视野、经验和创新能力的人才成为各单位的“抢手货”，吸引、培养和留住人才是事业单位人力资源管理的重点工作之一。
在事业单位人力资源管理及人才开发工作中，人事档案占有重要位置。事业单位组织人事部门管理的人事档案包括干部档案、工人档案、离退休人员档案、死亡人员档案等，是记录和反映职工个人经历、德才水平、业务能力和工作业绩的原始记录，是事业单位专业技术业务、党政管理、科研、职称评定、考核任用干部等的重要依据，是单位重要的信息资料库。人事档案是人才信息的重要载体，真实全面地记载着单位的人员信息，为人力资源的开发和配置提供了重要的参考作用，是合理识人、选人、用人的重要基础。完善人事档案管理，以实现对人力资源的最优开发和利用，对事业单位的改革和发展具有重要价值。
但在现实社会中，由于人事档案管理存在诸多问题，档案利用率低，导致人事档案在事业单位人力资源管理中的作用未能充分发挥出来。主要表现在：一是现行人事档案管理制度不健全，很多单位人事档案管理混乱，不能适应新经济时代人力资源管理的需要。随着社会的发展，人才流动频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，很多人把档案丢在原单位或转到人才中心后一去不返，“弃档”、“废档”、“死档”不断增加。有的单位和学校在转递过程中把毕业生档案弄丢，给人员招聘、录用及有关部门调用档案带来了极大麻烦。二是人事档案管理人员少，综合素质偏低。很多事业单位是兼职档案管理员，专职管理人员少，没有经过专业学习和培训，业务水平低，不掌握信息技术，不能适应新形势需要。三是管理手段落后，信息化建设程度低。很多单位对人事档案不重视，投入少，缺乏现代化管理手段，没有建立科学的人力资源信息系统。四是人事档案收集内容单一且不及时，档案服务意识差，服务水平低。很多反映人员业务能力、德才表现的材料未能收集归档，影响了档案的使用价值。一些档案管理员对档案的开发、利用、服务认识不到位，管理和服务水平较低。档案管理中的这些现状，严重影响了人事档案的利用效率，制约了人事档案事业单位人力资源管理重要作用的发挥。
2进一步提高人事档案利用率，切实为事业单位人力资源管理服务
人事档案管理的重要性随着改革开放的不断深入、经济社会的全面发展和人力资源管理的需要，越来越显现出来，已延伸到事业单位甚至社会生活的各个方面。人事档案管理与人力资源建设形成的因果、依存和互动关系不可分割，切实做好人事档案管理工作，提高档案利用率，对于进一步深化事业单位人事分配制度改革，加强人才队伍建设和推动事业全面发展具有重要意义。
2.1建立健全人事档案管理制度，加强硬件建设
随着社会的发展、人事分配制度改革的深化以及全员聘用制的实施，事业单位的人事、劳动关系发生了新的变化，人力资源及人事档案管理也随之变化，建立健全适应新形势要求的人事档案管理制度势在必行。事业单位要进一步建章立制，提高人事档案管理的制度化建设水平，要进一步完善人事档案管理工作八项制度，明确人事档案材料的归档范围和归档要求，完善定期移交、索要、检查核对、补充和随时送交等收集归档制度。单位各下属部门应配备兼职档案员，负责收集、移交本部门的人事档案材料，使新材料能及时入卷归档。要实现人事档案工作二级管理，减轻档案管理人员的压力。单位各部门要各负其责，协调配合，共同抓好人事档案规范化管理。
人事档案管理部门要积极争取单位的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进的计算机管理设备等。
2.2调整和丰富人事档案内容，提高利用价值
在档案内容上，除了按《干部档案工作条例》规定收集整理的10类内容档案材料外，还要根据事业单位人力资源管理的新发展，更新人事档案内容，突出个性特点，调整思路，从人出发，根据实际不断丰富人事档案信息的内容，注重收集反映人才性格特征、政治思想素质、专业特长、知识结构、能力个性、教学水平、科研成果、人际关系、廉洁情况、心理素质等方面的记载材料和数据。具体如反映职工个人素质和业绩变化的各种培训、访学、留学、访问研究、学历提高的证书和证明材料，反映职工业务能力的专业经历、社会实践、项目经验等材料，反映职工与单位之间人事劳动关系变动的各种聘用合同、劳动合同、合作协议以及解聘、辞退、岗位变动等相关材料，反映教职工依法享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的材料等，都应及时收集归档。
2.3提高人事档案管理人员的整体素质
进一步加强人事档案人员队伍的思想建设和业务建设，要选拔有较高的政治素质、严格的组织纪律性和良好的职业道德的人员担任人事档案管理员，还要掌握现代化的管理方法和先进的科学技术。要通过在职学习、培训等多种渠道有目的的对人事档案人员进行业务培训，加强现代档案管理理论的教育，拓宽档案管理人员的知识领域，除了档案管理专业技能，还要具备综合性的多学科基础知识，包括历史学、人事科学、管理学、情报学知识等。要大力加强计算机应用技术的学习和培训，提高其整体素质和工作能力，为人事档案管理打下扎实的基础。
2.4掌握现代化管理手段，加强人事档案的信息化建设
随着人才流动的增加，人事档案信息的复杂性逐步提高。人事档案管理人员要与时俱进，开拓创新，不断学习和掌握现代档案管理知识及新的管理技术。要加大投入，开发人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式，并存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为单位人力资源管理决策提供有力的信息支持。还要对人事档案管理实行动态化管理和维护，建立区域网络，实现资源共享，通过现代化手段建立人力资源信息的收集、优化、反馈和监控系统。
2.5强化人事档案的服务功能，提高利用率
事业单位应根据社会发展对人力资源管理的新要求，把人事档案工作重点转移到服务上来，摒弃旧观念，深入开发人事档案信息资源，变“死”档案为“活”信息，真正为人力资源管理服务。档案管理部门要适应用人机制的要求，重视人才的发展，体现档案服务于人的宗旨，增强服务意识，拓展人事档案的利用和服务渠道，开发服务功能，主动适应人才开发工作，变被动服务为主动服务。要面向服务对象，提供个性化的服务，重视研究人事档案用户的多方面需求，并据此对所采集的信息资料进行分析、综合、归纳与创新等，从中提炼出与服务对象个体、与社会政治经济密切相关的人事档案信息，并保证信息的准确性、及时性、发展性和功能性，真正做到为服务对象、为社会经济发展服务。事业单位还要加强与各级人才服务机构及社会其他部门之间的联系、交流和沟通，认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法，采用网络化的管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息形成开放式的交流模式，从而更好地为人才资源的开发和交流服务。
人事档案管理是事业单位人力资源管理不可或缺的一项基础性工作，也是衡量单位综合管理水平的标志之一。事业单位必须适应新形势的需要，立足于人事档案信息资源的开发和利用，实现人事档案管理的信息化、网络化，充分挖掘人事档案的功能，使之真正为单位人力资源管理和人才开发服务，切实促进事业单位的改革与发展。
参考文献
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Improve Utilization of Personnel Files, Real Good for Human
Resources Management Services and Institutions
Wang Qiangbo
人力资源部档案管理制度范文4
关键词：人力资源；档案管理；现状分析；改善展望
一、引言
人力资源档案一直承担着作为选拔和管理人才主要依据的重仟。然而目前我国一些单位的人力资源档案管理却面临着异常尴尬的局面：“死档”、“弃档”、“无头档案”不断出现，人力资源档案改革不仅成为学术热点，更成为一种社会现象。本文围绕着人力资源档案管理中出现的不足讨论对策，将档案的改革放置在人力资源管理的视野下，将其与我国的人才政策、机构改革、经济发展的现状紧密联系起来，探讨管理方法的改善。
二、人力资源档案管理的现状剖析
1 人力资源档案管理的机遇
人才强国战略、人们法制意识的提高和档案工作的数字化趋势直接导致了人力资源档案工作的产生，而巨大的市场需求、已有的档案管理体制和信息化建设的经验则为人力资源档案工作的开展提供了良好的机遇。
(1)人事档案社会化管理的市场需求巨大
首先，个人的“社会属性”进一步增强，人才流动频繁。主要体现在以下三个方面：
第一，事业单位人事制度改革的进一步深化。全面推行聘任制度，破除干部身份终身制，把聘任制作为事业单位一项基本的用人制度。第二，国家公务员录用、考核标准的。国家公务员也开始实行考核和公开辞退制度。随着干部人事制度改革的不断深入，公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断涌现，干部的竞争择优和正常流动机制正在形成。第三，人事的成熟和人事派遣的产生。
(2)档案管理制度体系建设的初步完善
人力资源管理方面，初步建立了档案管理制度体系。经过了多年的探索和总结，中央组织部和人事部陆续颁布了多个政策、条例，使得人力资源档案整理工作有规可循，如《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《流动人员人事点档案管理暂行规定》，可以说我国已经建成了初步层次的人力资源档案管理制度体系。
2 人力资源档案管理的挑战
由上可见，我国的人力资源档案管理工作都取得了一定的成绩，但同时在现实的工作中也暴露了不少问题，为人力资源档案工作的推行设定了不少障碍。
(1)现有的人才服务机构不够理想
目前，我国社会上出现许多非规范性的人力资源档案管理和服务机构。由于人力资源档案管理是需求巨大，各种中介机构应运而生。他们的成立大都是受利益原则的驱使，他们的目的就是为获得单位或个人的经济利益，往往会忽视社会效益。而且在具体操作上也缺少统一、规范的程序。即使是合法的人才服务机构，它在人事档案管理和服务上的质量也难以让人满意。
(2)管理体制上的多头管理和档案部门的管理缺位
我国目前的人力资源档案管理体制中存在着严重的分散性，县级以下机构的人力资源档案归多头管理，隶属混乱。而且多头人力资源档案管理也存在于个人信用档案的管理过程中，主要表现为管理方法杂乱，条块分割严重，总体层面各自为政。多头管理造成的后果包括“弃档”、“死档”数量不断增多，不利于对其进行标准化和现代化管理；易造成职责不清，互相推诿扯皮的现象。
三、人力资源档案管理方法的改善展望
1 以信用和业绩材料为重点，注重及时更新
人力资源档案材料内容的多元化，诚信和业绩是人才业绩的重点，因此，在人力资源档案材料中应包括个人基本信息、教育经历信息、工作经历信息、获奖情况信息、工作业绩信息等。同时对人力资源档案的建设是分阶段进行的，建档时收集的是基本信息、协议书、学历验证报告、劳动合同复印件等需要归档的材料；建档后又分为必须归档和可以归档的材料，根据工作性质的不同而进行选择，在保证管理质量的同时，增强实际工作的灵活性和可操作性。
2 双方关系的契约化，强调对材料的鉴定
首先，法制性体现在申请人与管理机构的契约关系上。人才服务中心负责人力资源档案的建档和管理工作。申请建档的人员先要签订协议，人力资源档案服务中心为当事人保密等、其次，人力资源档案中心负责对材料的审核，以保证其真实性。单位形成的材料须有单位盖章，规定要同本人见面的材料(如处分决定、组织鉴定等)，一般应有本人的签字，人力资源档案中心的诚信部会发函到他们人事档案所在地，对材料内学历、职称和个人奖惩情况进行审核，审核报告同样须经档案所在地盖章。
3 利用信息技术，保障相对人的知情权。
在人力资源档案的概念中就强调了它是建立在“现代化和系统化的网络”基础上的，这有利于信息的及时更新和共享。在这个技术基础上，相对人的个人知情权得到了体现。实行对相对人开放的利用模式，同时，对业绩信息部分相对人自己可以进行及时的更新，随后有人力资源档案中心进行审核，真正实现了人力资源档案的“双重监督”，而且在管理过程中的权限设置也值注意和借鉴。
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关键词:人事档案管理 人力资源管理 作用
人力资源管理是一种管理员工关系的战略方法,它强调开发员工的潜能对获取持续竞争优势有至关重要的作用。人力资源管理是以“人”为中心,高层管理人员应尽可能地培育并保持最佳员工队伍,最大限度地实现个人目标和组织目标的有机统一,使组织成长与个人能力发展相适应。
人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现,以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据,是国家档案的重要组成部分。
由此可见,人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体,人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案管理互为作用,互相促进,人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展,而人事档案的科学化管理,又会推动人力资源的开发。
1 人事档案管理对人力资源开发的促进作用
1.1 有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力
人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程,通过档案可以了解员工的过去,掌握现在,从而预测其发展潜力,及时发现人才,避免压制人才,埋没人才;依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬长避短,各司其职,最大限度地发挥人才效力。
1.2 促进人力资源的合理配置
利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息,从而对其进行科学管理,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在组织内进行合理配置,因事而择人,因人以治事,把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,充分发挥人才的特长,促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才挤压和用非所学的现象产生,为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
1.3 有利于人力资源需求预测的科学化与规范化
影响人力资源需求的因素主要来自组织内部,有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求,制定科学的人力资源计划起着重要作用,脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。
2 人事档案管理不足对人力资源开发的负面作用
人力资源管理随着时代的发展出现了新的趋势(最好用简洁的字眼概括地指出是什么“新趋势”,如流动性、电子化,而目前人事档案管理存在的不足,已经不能适应人力资源发展的需求,并对其发展产生了负面影响,主要表现在以下方面:
2.1 档案材料失真现象妨碍了人力资源的合理配置
真实性是档案的基本特性,没有真实性,人事档案也就失去了利用价值,失真现象削弱了人事档案的严肃性。我们在工作中发现有的档案材料中年龄越填越小,学历越填越高,工龄越填越长,有的档案材料甚至出现涂改痕迹。这些情况的出现,使档案丧失了真实性、权威性、严肃性,使得人力资源计划中的配置计划、退休解聘计划、补充计划不能正确制定,必将对当前配置及未来人力资源的供求造成负面影响,从而有可能使组织错过发展机遇。
2.2 档案材料内容简单雷同,降低了人事档案对人力资源开发的参考价值
人事档案是一个人在社会实践活动中成长的真实写照,本应全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌,使考察者在翻阅档案时能够一目了然,如见其人。然而,如今人事档案材料单一,内容抽象,鉴定、考察材料中套话、空话多,体现不出个性特色,失去真正意义上的参考价值,进而影响到员工的正常晋升和选拔,挫伤了员工的积极性,导致组织蒙受不必要的损失。
2.3 个人档案材料分散、缺失,破坏了人事档案的整体性,降低了人力资源的效力
人事档案归档过程应是一个前后衔接、有机统一的整体,但长期以来,由于宣传力度不够,个人不够重视,致使档案材料分散、缺失。如由于工作调动,致使一部分材料滞留在原单位;学生参加工作,档案留在学校;取得学历文凭,学历材料存放在自己手里,等等。现阶段人才流动性大,各单位为引进高素质人才,采取一系列措施吸引人才,包括为引进人才重新建档。弃档、重新建档现象,破坏了人事档案内容的完整统一,降低了人力资源的效力。
2.4 人事档案管理手段落后,制约了人力资源的开发
现代人力资源管理要求人事档案管理科学化,及时有效地提供各种信息,为人力资源管理提供服务。但现阶段人事档案管理仍处于传统的管理模式,以手工操作、检索为主,管理人员满足于看摊守点,缺乏创新精神和竞争意识,无法为人力资源开发提供有效的服务。
3 改进人事档案管理,为现代人力资源管理服务
人事档案管理必须要适应现代化管理的要求,积极拓展管理职能,使人事档案工作真正适应人力资源管理的新要求,为人力资源开发提供强有力的保障。
3.1 切实提高档案管理人员的素质
在知识经济时代,随着现代化水平的不断提高,旧有的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时,要注重对现有人员进行培训,全面提高档案管理人员的素质,使他们能够适应新形势下的新要求;要让他们端正思想,摆正位置,增强服务意识,改变过去坐等上门的被动服务方式,积极主动地与各部门沟通协作,及时有效地提供各种信息,更好地为人力资源管理服务,为高层决策服务。档案管理人员要肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任,提高全民档案意识,形成人人关心档案的局面。
3.2 建立健全合理的人事档案管理制度
在人事档案管理活动中,对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须进行改革,及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度,使得人事档案工作更加制度化、规范化。在材料的收集上要做到及时、完整;在材料的鉴别上必须做到去伪存真,确保材料的真实性;在材料归档中要做到分类准确,装订整齐;在递转档案中要做到按章办事,确保档案材料安全可靠;在别人查阅、传阅档案时,要热情服务而又不失原则,注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系,及时更新、补充档案新材料。这一切,都离不开严格合理的规章制度。
人力资源部档案管理制度范文6
一、人力资源与人事档案之间的关系分析
人力资源管理是与一定物力进行有效的结合人力，通过运用科学有效的方法合理组织、科学培训、合理调配，使物力与人力之间形成合理的比例，做到知人善用。人事档案为人力资源管理提供基础信息，人事档案管理直接影响了人力资源管理工作的效率。
二、人事档案管理对人力资源管理的负面作用
1.虚假的人事档案材料能够阻碍人力资源的合理分配，虚假的人身档案掩饰了档案的真实性，如果存在这些缺乏真实性的人事档案，那么人事档案将失去使用价值。由于现在技术手段的提升出现了很多伪造学历、伪造学士学位、个人简历造假、年龄造假的情况频发，使人事档案管理产生很多问题。档案如果存在不对称的信息将直接影响人力资源的合理分配，让很多有才能的人员丧失就业机会。
2.如果人事档案材料的管理缺乏集中性，使人力资源的管理效力降低。人事档案需要客观全面的介绍一个人的真实状况，现在人事档案材料中存在档案内容抽象，材料简单不细致，这样很难通过档案了解一个人的真实情况，对于企业通过人事档案选拔人才的时候没有任何参考价值，以至于直接影响到员工的正常晋升等等。
3.人事档案材料管理方式陈旧，时效性不高，使人力资源的管理效率降低。我国现在已经步入了信息化时代，由于经济的发展促进了科技的发展和创新，因此，人事档案的管理方式、管理制度以及管理体系都需要及时更新，这样才能适应社会的发展。如果人事档案管理方式落后、管理制度得不到及时更新、管理体系不进行改革，那么直接影响新制度、新方式、新体系的发展，导致人事档案管理效率不高。由于我国很多城市的人员的流动性大，如果不及时更新管理制度和技术水平，势必将跟不上人事管理规划的步伐，使人力、物力、时间大量的浪费。
三、人事档案管理对人力资源管理的正面作用
1.人事档案它的具体内容是记录了员工一生的个人经历及其日后发展过程，企事业单位通过人事档案才能真正了解一位员工的过去，从而通过档案来衡量一名员工真正的发展潜力，从而有效避免人才被埋没，企事业单位还可以通过人事档案中的有效信息，最大限度的了解人才能否为自己的企业效力。
2.利用人事档案企事业单位对人才能力的不同合理的安排适合他们的工作岗位，充分发挥人才的特长，为企事业的发展合理配置人力资源。
3.人力资源需求主要源于组织内部，真实有效的人事档案能够分析组织内部人力资源状况能否适应快速发展的社会，从而制定科学的人力资源管理机制。
四、现代化的人力资源管理需要完善的人事档案管理
1.人事档案管理过程当中，应该及时更新规章制度，这样才能适应人事档案管理制度的发展，建立科学化、规范化、合理化人事档案管理制度，才能帮助人事档案管理更具有制度化与法制化。在人事档案的管理中要建立完善保密的档案材料传递系统，对人事档案的登记过程进行监督，真正实现动态管理，通过先进的科学技术手段来拟补人事档案管理不足，还能将以前丢失的档案材料查找出来，保证了人事档案材料的完整。
2.将人事档案集中纳入人力资源统一管理中，人事档案能够更加真实的反映一个人的全貌，做为人事档案的管理人员需要采取现代科学手段及时有效的更新全体人员的所以与工作相关的情况，在工作中为全体人员建立真实的人事材料，充实档案的具体内容。
3.人事档案管理人员要具备较高的政治素质、良好的职业道德，拓宽档案管理人员的知识领域，才能提高人事档案管理人员的工作能力，使档案管理人员能够很好的适应全新的档案管理方式。同时我们对于档案管理人员的服务意识要进行提升，更好的为人力资源管理和高层决策提供有效的服务。
五、人事档案管理对于提高人力资源管理的作用分析
1.检索工具要进行科学的完善，建立合理的人事档案管理目录人事档案检索工具要具备多种类、高功能、检索效率快，档案检索工具要满足档案信息保存的需要，我们要满足档案与日剧增的需求，我们要建立档案数据库并根据数据库的情况建立档案的检索目录。检索工具要设计的简单方便使用，符合人事档案使用的习惯，符合档案内容资料和形式特征。
2.人事档案管理人员要参与单位的薪酬管理制度为了能够更好的提高人事档案管理在人力资源管理中的作用，作为档案管理工作人员要参与单位薪酬评判，从而制定合理的薪酬制度。逐步推广绩效工资，增加业绩，制定绩效考核机制、奖金分配机制。
3.做为人事档案管理人员要进行定期的教育培训，并建立奖金与工作挂钩机制提升人事档案在人力资源管理中的作用，人事档案管理人员要进行定期的教育培训。比如对档案管理技术维护人员提供培训教育课程，这对于建立完善的员工档案提供帮助，对日后晋升、评定职称有一定的帮助，为员工奖金评定提供重要的参考依据。
4.人事档案管理必须与人力资源管理相适应采用现代化科学技术管理手段对人事档案信息进行有效的管理，利用网络信息化管理方式争强人力资源部门与外界人才之间的沟通交流，从而开放交流模式。伴随我国知识经济的进步，人力资源对于企事业单位的发展日益明显，现阶段的人才流动非常频繁，促进了人才质量的提高。而政治体制的改革与深化，人事档案社会化开发式管理模式将成为普遍使用的人力资源管理模式。
六、总结
