行政档案管理范文1
【关键词】依法行政；行政管理；执法
计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。
我国实行改革开放已经30多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此，依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时展不相适应，因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有体现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。
一、法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，主要是提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。
二、 如何才能做好档案行政管理工作
（一）档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。
在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。
（三）增加机构，加强内部监督。要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。
【参考文献】
[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理. 2013（01） .
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关键词：《档案法》；档案行政管理；档案行政权；约束
行政法是调整国家行政管理中各种社会关系的法律规范的总和，行政法的“重心是控制和规范行政权，保护行政相对人的合法权益”。[1]《档案法》（包括《档案法实施办法》）是行政法，但是，档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，这不仅不利于依法治档，也不利于档案行政管理依法行政，应该引起档案界同仁的重视。
1 对《档案法》的认识与实施
《档案法》的颁布实施之初，对《档案法》的认识还是比较到位的。在《档案工作》杂志1987年第10期的社论中指出：“我国《档案法》具有显明的社会性，它不只是为档案部门行使权力的一种立法，而且是立足于国家和着眼于让会，……正确地调节国家与集体和个人之间正当利益的行为规范。各级档案部门和档案工作者，必须明确，在法律面前不仅应当和其他普通公民一样享有完全平等的权利，而且，从自身工作职责而言，应当具有更加严格的遵法义务和高度的遵法意识。这就要求，我们必须认真学习《档案法》，全面理解其精神实质，而且，要以身作则，……自觉地树立严格依法办事的法制观念。要虚心接受人民群众的监督，……使自己成为执行《档案法》的模范。”[2]1987年9月7日印发的《国家档案局关于认真贯彻执行的通知》中也强调：“各级档案部门在开展档案工作中，要依法办事，制定各种规章制度必须以《档案法》为准绳；处理一切档案事务必须遵循《档案法》的原则，绝不能超越《档案法》允许的范围。”[3]从中看出，当时，已认识到《档案法》既赋予了档案行政管理部门一定的权力，又将其控制约束在一定的范围内，并强调档案行政管理部门要依法办事，不能超越《档案法》允许的范围，做执行《档案法》的模范。然而，随后的认识却发生了变化，形成几乎“一边倒”的现象，就是基本上把《档案法》作为管理档案事业的权力工具来看待，最典型的是把《档案法》当“武器”的观点。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中以“《档案法》”并且包含“武器”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，共检索到相关文献815篇，时间从1987年一直持续到2012年。这里，随手摘录几段：
把《档案法》当“武器”的认识，最早是1987年王庆成提出的，他认为：“《档案法》作为法律是档案工作者手中的一种武器。”[4]
1988年，石怀川认为：“《中华人民共和国档案法》的颁布施行，……为我们档案工作者依法行使职权，发展档案事业给予了思想武器和法律武器。”[5]
2002年，张姣荣认为：“《档案法》是搞好档案工作的有效武器。”[6]
到2012年，依然有人认为：“《档案法》是我国档案事业的准绳，……又是各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作的有力武器。”[7]
从上述来看，把《档案法》当做“武器”的认识在档案界很普遍，这种认识值得商榷。所谓“武器”，是用来对付敌人，把《档案法》当做“武器”，实际上，有把档案行政管理相对人当“敌人”来对付之嫌。“‘武器’从来是对别人不对自己，而《档案法》对各级档案行政管理部门和各级各类档案馆也都有规定和约束，它们都是《档案法》管理的对象，把《档案法》当做武器，实际上，是将档案行政管理者自己置于《档案法》的约束之外了。”[8]明显地有违于行政法“控制和规范行政权”的重心。
把《档案法》当做“武器”来使用的典型做法，就是把《档案法》当手电筒只照别人，不照自己。应该说在《档案法》实施之初，1988年由国家档案局、国务院法制局组成联合检查组进行的执法检查与国家档案局对《档案法》的认识是相一致的。那次档案执法检查的对象包括“各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作，各级档案行政管理部门的工作，各级各类档案馆的工作”。[9]“那次档案执法是‘手电筒’，也是‘镜子’，照别人，也照自己。”然而，“那次全国性的检查后，各地在档案执法实践中，出现了检查范围的‘缩水’。渐渐缩小为只对所辖区域内各级机关、团体、企业事业单位和其他组织的检查。档案行政管理部门和国家综合档案馆从被检查的范围内退出，不再是档案执法的对象。档案执法成了‘手电筒’，只照别人，不照自己”。[10]以至于“某些档案人员至今仍有一种误解，‘依法治档’就是我用法来治人”，[11]从而导致档案行政管理部门一直游离于《档案法》的约束控制之外。
档案界对《档案法》约束控制档案行政管理权力的认识不足，也可从文献中反映出来。据对知网检索，在“档案及博物馆”学科中分别以“对档案局执法检查”、“对档案行政管理部门执法检查”或以“《档案法》”并且包含“行政权制约”、“控制行政权力”、“控制行政权”、“行政权力约束”、“行政权约束”为检索词，以“全文”为检索项进行检索，检索到期刊相关文献均为0篇。从中看出对这个问题，无论是实践还是理论研究都基本处于空白。
2 《档案法》对档案行政管理权力的约束
《档案法》对档案行政管理权力的约束主要有两个方面，一是《档案法》本身的约束，二是要遵从行政法基本原则的约束。就《档案法》对档案行政管理权力的具体约束，可分为两个方面：
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国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出了档案治理法治化的目标：“基本形成较为完整的档案法规标准、高效的档案法治实施、严密的档案法治监督、有力的档案法治保障的档案法治体系，档案法治治理能力和水平显著提升。档案工作体制机制更加完善，在国家治理中的基础支撑作用明显增强。”[1]而要实现这一目标，将其落实到档案行政管理部门，其最主要的工作内容就是“严密的档案法治监督”，只有将“严密的档案法治监督”落到实处，才能使“档案法治治理能力和水平显著提升”。
所谓“严密的档案法治监督”，就是档案行政管理部门要依法行政，严格履行《档案法》赋予的监督职能，依法对档案事务和档案行政相对人进行科学的监管。
就档案行政管理部门以往依法监管档案事务和档案行政相对人来说，档案行政管理部门做得并不好，是方法简单，效果一般。主要的监管方法就是实施档案行政监督检查（简称“行政检查”），也就是我们档案部门常说的档案执法检查。就是这单一的方法其效果也不理想，存在很多问题。特别是市县档案行政管理部门存在的问题就更多。据对河南档案执法检查现状调研，一般一个县（市、区）的“档案行政管理部门每年大约只对其八分之一的单位进行了档案行政执法。显然，这个执法力度，是很不够的。从实地调研和平时掌握的情况看，全省县（市、区）级档案行政管理部门的档案行政执法确实是个软肋，个别县（市、区）档案行政管理部门有时一年连一次档案行政执法都没有”。[2]即便是对很少一部分被检查的单位，“但面对违法事实，在履行法定职责时，往往过多考虑到单位与单位之间、个人与个人之间的关系，碍于情面，在实施行政处理时，常常是避重就轻、厚此薄彼，处理结果也往往不尽如人意，大多以责令整改为主，致使个别单位出现改了又改的现象，档案行政处理停留在浅层次上”。[3]很显然，这些现象的存在离“严密的档案法治监督”和应有的“档案法治治理能力”都有很大的距离。
要改变上述现状，落实国家档案局提出的档案治理法治化的目标，就应当加强对档案行政监管的研究，实施科学有效的监管，将科学监管落实到档案行政管理部门具体的档案行政行为中，以增强档案治理能力。而科学有效的监管既是档案治理能力提升的体现，也是档案治理法治化的重要标志。同时，也是实现档案治理法治化的重要研究课题之一，本文就此做一些探索，以期为我国档案治理法治化和治理能力建设提供借鉴和参考。
2 实施科学有效监管的方法与途径
实施科学有效监管的方法与途径应当从以下三个方面入手：
2.1 分类监管。一般来说，档案行政管理就是对产生与管理档案的组织机构的档案事务进行监管。“档案事务由管理体制、组织机构架构、运行模式及物质保障等形式性要素和管理制度、归档范围、保管期限、利用服务、安全设施等实质性要素构成。”[4]但是，由于产生与管理档案的组织机构千差万别，有党政机关、事业单位、国有企业，也有社会团体组织、民营企业，等等，由于这些组织机构的性质不同，其档案工作的内容也不相同，因此，对它们既不能够，也不可能用某种相同的单一方式进行监管，应当进行分类，选择不同的监管方法，以适应不同类别的组织机构的特性。
2.1.1 对于党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，要全方位地从严监管。也就是要对其档案管理体制、组织机构、运行模式及人财物保障、档案管理制度、归档范围、档案保管期限、档案利用服务、档案安全设施等方面按照档案法律法规、档案标准规范进行全面严格的监管。对于党政机关、事业单位以及国有企业的档案事务之所以要全方位地从严监管是因为其形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值;而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政负担的。因此，“对国家机构形成的档案及档案工作的监管要严于对社会组织形成的档案及档案工作的监管，这既合情也合理”。[5]
2.1.2 对于民营企业和其他社会团体组织机构则重点监管那些涉及国家利益、社会安全和民生的组织机构的档案事务。对于这部分组织机构档案事务的监管，也应当分为两类：其一，对于那些由公共财政支持的社会组织机构的监管基本上涉及其整个档案事务，对其档案事务的监管内容应当是全面的，可近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管。对其监管内容应包括档案事务的各个要素，既有实质性要素也有形式性要素。之所以对这部分组织机构档案事务的监管要实施近似于对党政机关、事业单位以及国有企业档案事务的监管，是因为它们形成的档案不仅对当地社会具有保管利用价值，对国家也具有保管利用价值，而且其档案工作和档案管理所需经费是由公共财政支持的。其二，是对非公共财政支持的社会组织机构的档案事务的监管，对其的监管不应当涉及全部档案事务。对其档案事务的监管内容则应是重点的，而非全面的。主要应当注重对实质性要素的监管，而对形式性要素不做强制性的统一要求，甚至可以不管。之所以对其注重对实质性要素的监管，是因为它们涉及国家利益、社会安全和民生。对它们的监管，主要应当限定在法律法规所规定的义务性、禁止性条款上。对其在档案事务上是否履行了其应尽的义务，是否有违反禁止性条款的行为发生进行监督。只要其不违反禁止性条款的规定，履行了义务，具体如何实施形式性要素，则是其自己的事情，?n案行政管理部门无需监管，也无权监管。因为，随着社会主义市场经济体制的建立，许多企业与社会组织已经采用了不同的档案管理体制、组织机构架构、运行模式。档案行政管理部门既无力也不应当要求其采用与政府机关相同的形式要素。如果非要强制其按相同的形式要素来管理档案工作，则实际上是一种乱作为。
2.1.3 对于其他一般民营企业和其他社会团体组织机构，则应当采取一般的宣传、培训、指导等的监管方式。对民营企业和其他社会团体组织机构档案事务的监管，传统的宣传、培训等共性的监管方法仍然行之有效。当然，这些监管工作并不一定非要档案行政管理部门来做，这些监管工作可以“通过政府购买服务的方式，由高校、档案学会协会、档案馆、档案中介等专业机构提供。档案行政管理机构需要做的是，做好宣传、培训的计划、内容、标准与要求等，选择合适的专业机构，并对其履约情况进行严格监督”。[6]
2.2 协同监管。档案工作与各行各业的工作有着千丝万缕的联系，只靠档案行政管理部门“单打独斗”难以起到应有的监管效果，档案行政管理部门单独进行监管的精力十分有限，而且效果很一般，并且在许多方面档案行政管理部门的监管都难以触及。因而，应当采取协同监管的方式，形成合力，实施“大监管”。档案协同监管体系建设的最终目标是通过营造良好的外部环境，鼓励档案事业有序健康发展，有效防范各种不利于档案事业发展的因素，着力促进档案事业各参与主体的规范及自律机制，推动我国档案事业朝着更加专业和高效的方向发展。探索建立多主体间协同治理协同监管的运行方式和机制。具体来说，主要包括如下内容：
2.2.1 建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构，增强监管合力。以“专业分工、条块分割”为特征的传统档案行政监管体制，暴露出各个部门壁垒、协调成本高和监管漏洞等诸多弊端，难以适应快速多变的信息化社会对档案事务的监管需求。当前，顺应信息化时代要求，强化档案行政管理部门和不同行业行政管理部门之间的合作和协调，构建无缝隙、一体化的“整体型政府”已成为当前公共行政改革的新趋势。[7]对档案事务的监管也应顺应这一趋势，在进一步细化各个部门监管职责的基础上，着力构建跨部门的协同监管体制。建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的主要部门（如国资委、工商局、民政局等）为成员的监管协调委员会，制定协调监管策略、方法，统筹协调监管档案事务。尽快设立联席会议，建立健全信息沟通共享机制、信息披露机制和违法违规行为协查机制，开展跨部门综合执法，形成监管合力。
2.2.2 构建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门依法分工协同监管的模式。档案事务的协同监管不仅需要档案行政管理部门与各行各业行政管理部门多主体各司其职，共同参与，更需要各主体之间围绕共同目标凝聚共识，依法依托统一协同的监管平台，互联、互通、互动、互助，形成有机的协同监管体系。第一，在建立以档案行政管理部门为主，联合管理组织机构的监管协调机构的基础上，建立多种形式的协同监管交流协商机制。转变档案行政管理部门“单打独斗”的传统监管模式，通过多种形式的对话和协商，档案行政管理部门与各行各业行政管理部门共同商讨档案事业发展中遇到的矛盾与问题，研究解决策略，促进档案事业协同监管各主体间的充分沟通，彼此尊重，凝聚共识。第二，依法规范档案行政管理部门与各行各业行政管理部门各自对档案事务的监管边界，明确各自的监管责任，积极主动地协同监管，特别是要注意管好档案行政管理部门与各行各业行政管理部门监管档案事务的结合部，消灭“?粝潞凇保?不留漏洞，不留空白地带。第三，加强档案行政管理部门与各行各业行政管理部门具体监管工作的互动互助。通过一定的沟通平台，实现档案行政管理部门与各行各业行政管理部门的有效互动，为对方和双方档案事务的结合部的监管范围执法提供信息，互动帮助提高档案事务监管执法的精准度。
2.2.3 积极鼓励社会力量和公众参与监管，充分发挥社会的协同监管作用。面对众多的民营企业和其他社会团体组织机构的档案事务，仅仅依靠档案行政管理部门单一的监管主体，显然很难监管到位。因此，应当积极鼓励社会力量和公众参与监管，通过档案行政管理部门、社会第三方力（包括档案学会、档案中介机构等）和社会公众“三位一体”监管机制进行合作协同监管，充分发挥社会的协同监管作用。
2.3 创新监管。科学监管的动力是开拓创新，对档案事务监管的创新，主要应当从以下几个方面进行。
2.3.1 改变监管理念，实施阳光监管。其一，建立档案行政监管权力清单制度，公开监管权力与事项。凡是涉及档案行政监管权力的，要在清单中一一列出，每一项监管职权都必须明确列出与之对应的职责，以及相关的责任追究内容，做到有权必有责，权责相对等，防止档案行政监管权力的异化。凡是不涉及国家秘密和国家安全的，档案行政管理部门都要把监管事项、内容、依据、标准等一一列出。按照政务信息公开的原则，充分向社会公开。并对监管对象按照公开的监管事项及时进行监管。其二，加强社会力量监督。要保证档案行政监管权力清单的实施效果，还应当加强社会力量监督。要让社会群众参与到档案行政监管权力清单制度的运行过程中来，增强社会群众对档案行政监管权力清单的认同感。加强舆论宣传，积极营造社会群众监督档案行政监管职责履行的氛围。拓宽社会公众参与渠道，搭建各种平台，鼓励引导社会群众参与监督档案行政监管权力清单制度运行的全过程，形成全社会广泛参与的监督格局，更促使档案行政管理部门依法监管。
2.3.2 改革监管方式，采用多样监管。一是激励型监管。激励型监管，是指档案行政管理部门使用物质和精神诱因方式和手段间接引导档案行政相对人为或不为一定的行为，以实现其既定的政策目标的行政活动方式。激励型监管容易使被监管的档案行政相对人接受而自愿实施特定行为从而实现监管目标。二是协商性监管。协商性监管是指为了实现档案行政管理监管目标，“监管主体与被监管主体或第三方组织在对话协商的基础上，共同制定监管政策和目标，并围绕目标的实现以契约或其他形式明确各自权利义务且付诸实现的监管方式”。[8]协商性监管极好地体现了合作治理理念。协商性监管的优势在于：各方主体能够更为广泛地直接参与;创造性地解决监管问题的机会;避免诉讼的潜在可能。三是行政指导。档案行政指导是指档案行政管理部门针对特定的档案行政相对人采用辅导、协助、劝告、建议、示范、告诫等非强制性的方法或手段，促使档案行政相对人为或不为一定行为从而实现一定的档案行政目的的行为。相对于其他监管方式，被监管的档案行政相对人对是否接受指导具有行为选择上的自主性。档案行政指导以其简便、灵活的特点，充分发挥出补充替代、协商疏通、引导促进、预防抑制的作用，不但弥补了档案法律法规的某些空白，而且充分调动了档案行政相对人的积极性。
2.3.3 改善“技管”条件，推行智能监管。积极运用云计算、物联网、大数据等现代信息化手段创新和加强档案行政监管。搭建档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间信息沟通平台。加快档案行政管理部门与各行各业行政管理部门之间的监管信息资源共享、互联互通，全面整合各种档案监管信息资源，为档案行政监管提供强有力的技术支撑，以提高档案行政管理部门的档案治理能力。
3 结语
行政档案管理范文4
1 我国司法行政档案管理的发展概况
我国的司法行政工作从20世纪80年代开始得到较为快速的发展。改革开放对司法行政工作的科学化及现代化起到了巨大的推动作用。从这一时期到现今，司法行政档案管理工作也顺着时代潮流，发生了天翻地覆的变化。从横向上来说，经过接近40年的发展，我国各司法行政单位的档案管理工作在软硬件设施、管理方式以及管理理念方面都得到了很大提升，管理工作实现了质的飞跃；从纵向上来说，全国各个省、市、地市、乡镇等的司法部门的档案管理工作的达标率大大提升，档案管理的相关制度和体系都较为规范，管理工作基本趋向于合理化和科学化。例如最新的《档案法》对档案的内涵、?M行档案工作的原则、档案机构及其职责、档案的利用和公布以及相关的法律责任等进行了明确规定，大大提高了档案管理工作的规范性，提高了依法治档的水平。
2 我国司法行政档案的类别
受到经济快速发展、文化日新月异、社会百花齐放的影响，我国司法行政档案的内容、类别以及数量等与以往相比，都发生了深刻变化。以司法行政档案的类别为例，按照时间标准来划分，我国司法行政档案的类别应该以1993年为分水岭，进行具体划分。
2.1 1993年以前
在1993年之前，我国的司法行政档案管理工作方面的规章制度都是由各省市根据自身的实际情况各自制定的，并没有在全国范围内形成一个统一的标准。因此各个地区的司法行政档案管理工作是各自为政，水平良莠不齐。而且由于没有一个全国统一标准的指导，各个地区所制定的档案管理制度存在诸多不合理之处，这对档案管理的科学化造成了不良影响。
2.2 1993年之后
1993年，我国司法部制定了《关于司法行政档案工作暂行规定》的文件，该文件对司法行政档案的涵义、管理人员的职责、司法部门在档案管理中所扮演的角色等都做出了明确规定。同时还对司法行政档案的类别也作出了说明。司法行政档案的类别主要包括三部分：文书档案、声像档案以及专业档案。其中专业档案的类别非常丰富，基本覆盖了司法行政工作所涉及的所有领域和行业，主要包括公证档案、财会档案、科技档案、教学档案、基建档案、律师业务档案、劳改罪犯和劳教人员档案等等。
2.3 目前我国司法行政档案类别的划分
就我国目前司法行政部门的具体状况来看，司法行政档案的类别较之以前有所增加。新增的类别主要包括实物档案和设备档案。而在已有的类别中，主要对业务档案的内容进行了完善和更新。业务档案的内容新增加的包括法律援助档案、社区矫正档案、司法鉴定档案、信访档案、戒毒管理档案以及司法外事档案等等。新增的这些档案类别都是根据现实社会所发生的变化而紧贴时代潮流增加的，基本能够弥补之前的类别存在的缺陷。
3 新视野下司法行政档案管理的措施
3.1 与时俱进，依法治档
依法治国是我国的基本国策之一。在整个社会主义法治建设进行的如火如荼的时刻，司法行政档案管理工作也应该与时俱进，紧贴时代潮流，向依法治档的方向迈进，这也是所有司法行政单位所应该共同遵循的基本原则之一。依法治档的实现可从两方面来进行：一是档案管理理念的法制化。具体来说，就是司法行政单位在进行档案管理时，改变以往的进行内部行政运行的模式，加大教育力度，贯彻依法治档的理念，将依法治档观念深入人心；二是档案管理行为的司法化。具体来说，就是要改变司法行政单位在档案管理方面的内部运行机制，将法律作为档案管理的唯一标准，保证档案管理工作在法律指导下展开。
3.2 利用现代信息技术开展司法行政档案管理工作
现代信息技术使得司法行政档案管理工作的模式发生了重大变化。高存储的计算机以及先进的扫描和拍照技术，改变了以往进行人力管理的落后方式，在资料录入、修改、查询、保存以及备份方面体现出无可比拟的优势。不但节省了传统存储方式所要耗费的空间，而且在查阅起来更加快捷方便，保存时效更长且能够实现备份，防止数据丢失。因此司法行政机关应引进先进的计算机技术和现代档案管理方式，将本单位特点与先进的档案管理软件相结合，提高档案管理的质量和效率。
3.3 不断强化司法行政机关档案管理人员的管理意识
只有具备强烈的档案管理意识，才能在实际工作中保证档案管理工作的效率。无论是在过去、现在还是将来，管理意识都是司法行政机关档案管理人员所必须具备的重要素养。因此司法行政机关应根据实际情况及具体需要，定期对档案管理人员进行相关管理意识的培训，培训内容包括诸如管理工作内容方面的更新、管理工作中的注意事项以及禁忌、管理人员所应具备的专业素养和职业素养等等。还可组织管理人员观看相应的纪录片，增强其责任感和管理意识。
3.4 不断对档案管理制度进行更新完善
管理制度是进行档案管理的重要依据。各司法行政单位应该在国家《档案法》的指导下，针对本单位的具体情况，制定相应的管理制度，以此对单位内部人员的行为进行约束和规范。在新形势下，司法行政单位对内部档案管理制度进行更新和完善的主要依据是社会上不断出现的新情况、新问题以及本单位内部的具体情况。只有如此，档案管理制度才能和本单位的实际档案管理工作以及其他法务工作更紧密的结合，从而实现二者之间的相辅相成和相互促进。
3.5 不断对司法行政档案管理的服务功能进行强化
档案管理工作的最终目的是为司法行政单位的其他事务服务，档案管理工作的本质是为人民服务，因此要不断对司法行政档案管理的服务功能进行强化。具体来说，司法行政单位在进行档案管理时，要以“记录历史、服务现实、着眼未来”为理念，将服务放在第一位，并不断对服务方式进行创新，对服务功能进行完善。从宏观层面上为依法治国和经济建设服务，在微观层面上为人民群众的生活问题服务。
行政档案管理范文5
普遍存在着地位不合法的问题由于我国的档案工作特别是新中国的档案工作是从机关档案室的工作开始起步并逐步发展起来的,在当时计划经济体制政事不分政企不分的大环境下,单位内设档案机构的地位是否合法并不直接影响其职能的发挥,单位内设档案机构为我国档案事业的发展作出了不可磨灭的贡献。因此,在档案界,长期以来都是将单位内设档案机构(档案处、科、室、馆)作为档案工作的最基层的一级组织来看待。这一点在档案学理论、法律法规和档案工作的实际工作中都有所反映。1.1在理论上,已将单位内设档案机构作为档案组织体系的一个组成部分。“按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定,根据统一领导,分级管理的原则,对国家全部档案和全国档案工作,必须设置全国规模的档案机构进行管理。各机关的档案,由机关内设立的档案室(处、科)集中管理。”[5]1.2在法律法规上,将单位内>，！规章制度;(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;(四)监督、指导所属机构的档案工作。”1.3在整体档案工作的实际运行过程中,档案工作行政规章中也将单位内设档案机构作为单位内部必须建立的一个机构来要求并赋予了其相应的工作职能。如《机关档案工作条例》第六条要求“机关必须建立档案工作,成立相应的档案工作机构。不需要建立档案机构的机关,应配备专职或兼职的档案人员。机关档案部门受办公厅(室)领导”。第四条“机关档案部门的基本任务是:(一)对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;(二)负责管理本机关的全部档案,积极提供利用,为机关各项工作服务,并为党和国家积累档案史料;(三)中央和地方专业主管机关的档案部门,应根据本专业的管理体制,负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督和检查”。《科学技术档案工作条例》第二十七条“科技档案工作必须按专业实行统一管理。国务院所属的各专业主管机关和省、自治区、直辖市人民政府所属的各专业主管机关,应当建立相应的档案机构,加强对所属企业、事业单位科技档案工作的领导”。第二十九条“大中型企业、事业单位要设立直属的科技档案机构;小型企业、事业单位可以设立单独的科技档案室,也可以设立文书档案和科技档案统一管理的档案室,或者配备专(兼)职人员管理。各单位的科技档案工作,由领导生产、科研的负责人或者总工程师分工领导”。因此,在以往的档案行政管理的过程中都将单位内设档案机构(档案处、科、室、馆)视为一个合法存在的机构来实施管理并赋予一定的行政管理职能。但在目前社会主义市场经济体制下,在依法行政、政事已分、政企已分的大环境下,来重新审视和考量单位内设档案机构,就会发现机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构除少数按国务院批准、国家档案局的《全国档案馆设置原则和布局方案》的要求已获得批准或备案的档案机构是合法存在的机构之外,因档案机构属于单位内设机构不在《组织法》、《社团登记管理条例》、《工商登记管理条例》调整的范畴。又因其多属于办公厅(室)领导下的机构,也不在单位《三定方案》的调整之列,没有明确的职能配置和机构及人员编制。所以,单位的档案机构多数都不是合法存在的机构。因此,机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构普遍存在着地位不合法的问题。
2单位的内设档案机构不具备行政主体资格,没有行政管理权
在行政法律关系中,行政主体资格是指行政主体依法取得行政职权,能以自己的名义独立进行行政管理活动,并承担由此产生的法律后果的组织,包括行政机关和法律、法规授权的组织。因单位的内设档案机构多属于办公厅(室)领导下的机构,不能以自己的名义独立进行行政管理活动,它不是一个实际合法存在的机构,它要行使管理的职能,则必须依托它的上级机构办公厅(室)或所属机关,并由所属机关承担由此产生的法律后果。同时内设档案机构又不是一级社会组织,不具备法律、法规授权组织的资格,因此,单位的内设档案机构不具备行政主体资格,没有行政管理权。
3单位的内设档案机构因不具备行政相对人的资格,不是档案行政管理的对象
以往在档案系统,无论是业务指导、执法检查或其他形式的档案行政管理活动,往往直接针对的是单位档案机构,这实际上是档案行政管理工作的“错位”,是搞错了管理的对象。在行政管理的过程中,行政相对人是指行政法律关系中与行政主体相对应的另一方当事人,即行政主体的行政行为影响其权益的个人或组织。而单位的内设档案机构不是一个实际合法存在的机构,因此,它不仅不具备行政主体资格,同时也不具备行政相对人的资格,不是档案行政管理的对象。档案行政管理的对象应是该单位而不是其内设的档案机构。单位内设档案机构不是档案行政管理的对象。
行政档案管理范文6
1 档案行政管理职能及其涵义
档案行政管理职能是档案行政主体作为国家档案行政管理的执行机关，依法对国家档案事务进行管理时应承担的职责和所具有的功能作用。它反映着国家档案行政管理活动的内容与基本方向，是档案行政行为本质的具体表现。随着国家经济社会的发展，政府职能也需进行必要的转变。作为国家管理档案事务的职能部门，档案行政管理机构的职能同样需要随着国家经济社会的发展而进行转变。
2 转变档案行政管理职能的动因
动因一：市场经济发展的客观要求。改革开放后，我国从计划经济体制向社会主义市场经济体制过渡，这种社会改革要求政府转变职能。这是档案行政管理职能转变的客观历史环境要求。社会主义市场经济体制的建立，必然要求档案行政管理职能应有相应的转变，也必然要改革在计划经济体制上建立起来的档案事业管理模式，以建立适应社会主义市场经济体制下管理档案事业的新模式，档案行政管理要使用新手段、新方法。要实现这种职能转变，就必须明白转变档案行政管理职能的目的——适应社会主义市场经济体制的需要。各级档案行政管理部门只有认识社会主义市场经济体制下档案工作的特点，才有可能真正实现档案行政管理职能的转变。
动因二：行政管理体制改革现实需要。改革开放以来，我国的行政管理体制先后进行了多次改革。这些改革使我国基本改变了传统的计划经济时期形成的行政管理体制和组织机构，并正在逐步形成适应社会主义市场经济体制需要的行政框架。每一次的改革，其重要内容之一就是进一步转变政府职能，调整职能定位，规范政府行为。总理在十届人大一次会议举行的记者招待会上答记者问时曾明确表示：“转变政府职能是本届政府工作的关键，成败在此一举。”在国家行政管理体制改革的大背景下，档案行政管理部门作为政府行政管理体系的有机组成部分，也必须与我国政府行政管理体制保持一致，要转变职能，规范行政行为，改变工作方法，提高工作效率。管理方式也将从微观管理向宏观管理转变，从直接管理向间接管理转变。按照政府职能转变的要求，对照档案行政管理部门的现状，不难发现，我们工作中或多或少地存在着职能“错位”、“缺位”、“越位”的现象。从这个意义上讲，转变档案行政管理职能是国家行政管理体制改革现实的需要。
动因三：档案管理体制机制变化的影响。一方面最近的这一次机构改革，从中央到地方档案部门的行政体制发生了变化。变化的标志：一是各级档案局不再是必设机构；二是政事合一，局馆合并，保留局牌；三是档案局由行政管理部门改为事业单位；四是绝大多数由政府系统管理，改归党的系统管理。这种政事合一的档案管理体制变化，也要求转变档案行政管理职能，以适应新的档案管理体制。另一方面，随着信息技术和办公自动化的发展，为了保证归档电子文件的真实性、完整性、可靠性而实现文档一体化管理。档案行政管理部门如何适应文档一体化管理的需求，改变现有的行政管理职能也是需要解决的重要问题。因此，档案管理体制机制变化的影响也成为转变档案行政管理职能的又一动因。
动因四：依法行政的要求。随着我国依法行政的推进，国家陆续颁布了《行政诉讼法》、《行政处罚法》、《行政复议法》、《行政许可法》等多部法律，这些法律的颁布实施，是全面推进依法行政，实现政府行为法律化、规范化的必然要求和建设社会主义政治文明的重要内容。档案行政管理是国家行政管理的一部分，同样也要依法行政。依法行政要求档案行政管理职能必须由计划经济时代指令性的业务指导为主的管理模式逐渐向社会主义市场经济时代的依法行政为主的管理模式转变。《档案法》、《档案法实施办法》的颁布实施以及一批档案法规的出台，档案法规体系的初步建立，也为档案行政管理转变职能依法行政奠定了基础。
3 结语
