电子档案管理规范范文1
一些企业图纸管理问题主要在以下几方面：手工式传统管理以致无法形成资源共享；多套制重复管理(两至三套)以致图物不一致；工程建设过程中图纸管理无法到位以致图纸归档不准确、不完整；蓝图和底图都保管，以致人力、物力、财力浪费。这些问题的存在，足以影响到一个企业员工对图纸的利用，有些用错或不及时直接造成企业经济损失。为解决这些问题，有必要提出一个以数字化管理为手段，纸质图通过扫描转发或收集、有效管理其他方式形成的电子图纸，实现资源共享为原则的思路。为此，广东韶钢进行了一些探索。
第一步：建立电子图纸管理系统。
这是解决电子图纸管理的首要条件。电子图纸管理系统主要包括电子图纸采集归档、档案管理工作业务、WEB查询等十一个子系统等，操作模式是C／S和B／S混合结构，不受用户站点限制，模块化结构。系统采用DELPHI7．0开发，WEB部分采用JAVA技术，同时与OA系统、PDM系统接口，选择SQL Server为数据库平台。
第二步：施工图到竣工图一体化管理。
所有工程图纸从设计院发放到现场开始，就全方位纳入计算机系统管理，每个项目都由档案馆派出人员管理，从而从源头确保了竣工档案的完整。为保证管理的有效进行，我们编制了《重点项目工程文件整理及档案移交规定》、《关于加强重点工程建设项目档案归档的通知》、《项目文件管理操作指南》等。
施工图管理阶段。由项目部门的资料员把施工图录入系统后，再统一发放，按阶段分批进行数字化处理。施工图可在网络终端随时提供利用(全图)；A3及以下图纸可下载到本机上处理打印。由施工管理部门负责，档案部门提供指导，并协助做好图纸更改通知单的管理，并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标识关系，以备编制竣工图时进行参考。这一阶段的工作，确保了图纸的完整性。
竣工图阶段。由档案部门会同工程管理等部门进行竣工图会审，只有通过会审合格的图纸才能提供竣工验收。电子图纸移交归档有两种方案：一是由设计院直接做竣工图设计，在原CAD电子文件上修改，移交电子文件，经有关人员审核后转入数据库，以后供查询使用；二是由施工单位配合，按照我们先前利用系统录入的图纸信息，在原来施工图上编制竣工图，同时采取在目录上签名盖章(竣工图章)再扫描。我们经过几个工程项目测试，执行的是第二个方案。因为前者经费投入较大，国内设计院很难做到竣工图设计(据了解，电力行业的设计院有些做到了)，同时考虑目前的数字化转换手段比较先进，没必要花至少5％的设计费去做竣工图设计。这一步工作的实施，确保了图纸的准确性和纸质图纸向电子图纸的顺利转化。
因为实现了电子图纸的有效管理，图纸实体的管理相对松散，主要是电子图纸与相应的实体建立好对应关系。图纸实体的管理，主要是对其组卷和排架方式进行改革，组卷采用取消卷的形式一个图号一盒，一个单位内大流水排架等。
在原有竣工图数字化的前提下，我们进行了施工图的数字化试点，一方面确保施工图纸的有效利用，同时也确保了竣工图的及时提供给使用单位使用，这种管理方式比原有工程图纸竣工验收提前了两个多月。
第三步：研究电子图纸和纸质图纸实物的变更规律，确保对电子图纸有效地进行动态管理。
以前，每个企业都对纸质图纸的动态管理非常头痛，可以说无法做到，尤其是实行两级管理的企业。我们通过研究和实践，不仅做到了纸质图纸的动态管理，而且做到了纸质图纸相应的电子图纸的动态管理。办法的关键是由档案部门实行审核归档，控制图纸的更改，同时辅之以系统的管理，完全实现了纸质图纸与电子图纸以及与实物管理的高度统一，这一成果为企业解决了图纸管理最大的难题――图实不一致，为技术人员进行技术改造提供了良好的外部环境。为此，我们编制了备件图管理规范，规范了电子图纸的管理流程，为备件采购部门推动电子商务进程奠定了基础，加快了其备件采购的无纸化进程，其要求是：
通过电子图纸数据库查询所需的备件图。这是保证电子图纸数据中电子图纸与实物一致的必要的强制性规定。数据库中不完整的电子图纸，利用在线收集系统或其他数据采集方式入库，由档案管理人员完成数据的补充或更新、作废；把修改信息利用OA系统发送到档案管理员邮箱，完成数据的归档与否确认，如备件编号、图号、文件名等电子图纸属性的确认与处理；档案馆完成审核后，发送备件管理系统。备件员审核后，进入备件采购的电子商务流程。
目前，我们已能做到无纸化备件图管理和备件采购，但鉴于国内的电子商务进程并没有广泛开展，所以我们根据大部分备件采购供应产商的需要，依然打印多份纸质备件图。
第四步：馆藏图纸最优数字化管理。
主要体现在：一是原有的馆藏图纸数字化只是扫描处理，现在增加了图纸的系列处理，如矢量化、光盘刻录(带查询系统)；二是解决韶钢三十多年遗留下来的图纸鉴定的问题，在馆藏图纸数字化的前提下，鉴定了一大批没有保存价值的图纸；三是进行资源整合，把以前保存的两套或三套的图纸整合为一，提高了资源共享率和可利用率。
第五步：提出了企业最佳图纸及电子图纸的管理模式和方法。
主要是图纸管理的组织方式，如按工程项目的自然面貌进行管理，不再人为地按工艺流程或其他方式组织图纸案卷。纸质图纸只保存一套，同时必须保存一套与之相符的电子图纸，确立电子图纸库的惟一有效性，最终过渡到只保存电子图纸，实现无纸化管理。现惟一的一份纸质图纸已作封存管理，原有的两级管理直接过渡到一级管理。
以上办法实施后，档案馆可提供高素质的服务，实现电子图纸的有效利用。目前档案馆提供24小时网络查询、下载、浏览、输出打印，并提供电子档案光盘刻录、电子图纸矢量化等数字化服务，电子图纸发挥了积极的作用。
1．创造良好的经济效益。在近五年的管理过程中，为企业创造良好的经济效益，主要在两方面：一是节省库房面积；二是减少图纸份数，降低工程建设、设备采购成本，效益非常可观。2000年至2005年，韶钢投资40多亿元进行技术改造，我们采用电子图纸规范管理的研究成果，创造了良好的经济效益。具体的数字没有评估，但从工程归档时减少一份蓝图保管的情况来分析，效益非常显著(初步估算上百万元)。2005年以后，按照备件采购部门的电子商务方式采购后，每年还可节约打图费用10多万元。
2． 确保了图纸归档的准确率、完整率、归档率。通过近五年多时间的实践，韶钢工程项目的图纸管理组织严密，充分利用计算机管理系统高效管理，每一个项目，没有一张图纸漏网，连工程联系单、现场洽商单等都能纳入管理。如在韶钢大转炉改造工程项目试点管理过程中，通过现有的系统检索发现施工单位有大量的修改图纸、技术资料未归档，通过适当的措施督促施工单位交工，结果在档案馆预存的资料中共复制1万多张。
电子档案管理规范范文2
【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策
随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.
电子档案管理规范范文3
关键词：电子档案；档案管理；
电子档案是指依托现代化信息技术，把资料完整储存在计算机中，与纸质档案相对应，且能达到传统档案详细程度的一种新型档案模式。随着计算机技术的飞速发展，电子档案越来越被人们所接受，其数量也在不断增长。本文主要分析电子档案在档案管理中的重要性，希望通^科学、公正的分析，将电子档案的真实面貌呈现出来。
1、电子档案的基本要求
1.1 完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。特别是电子管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。
1.2 原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
1.3 真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
1.4 安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2.加强电子档案管理制度
电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。
2.1电子档案的形成制度要进一步完善
在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。
2.2电子档案要执行更为科学的归档制度
要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性；检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性；电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档；电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。
2.3建立严格的保管制度
电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关；其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境；再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。
2.4规范电子档案的利用制度
在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理；二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。
综上所述，档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。
参考文献：
[1]王红梅.浅谈如何提升学校教科研档案管理的能力[J].经营管理者，2011（11）.
电子档案管理规范范文4
关键词：电子文件电子邮件归档
政府和工业领域内所使用的电子邮件正在以前所未有的比例增长。据保守估计，加拿大政府雇员每年要处理超过30亿封的电子邮件，而且这个数量还在平稳地增长①。美国几乎所有的联邦政府部门都在使用电子邮件处理公务。电子邮件在业务中得到广泛应用，如政策制定、任务分配、提供进度报告，确认合同等。这些电子邮件消息和附件以通知的形式、协议的形式或者业务记录的形式出现，经常包含着决策、业务行动需要的数据或者作为法人单位需要留存的信息。
不恰当的电子邮件管理和使用会招致很多风险，这些风险主要包括：关键性的文件找起来比较费时费力；一旦需要电子邮件来作证，机构很难证明电子邮件的真实性和可靠性；未受保护的消息被泄露给了非意向接受者②。
为了了解目前国内电子邮件归档管理实际情况，笔者开展了文献调研和实践调研工作，意在找出目前我国电子邮件归档管理中存在问题，并思索完善之策。
一、我国电子邮件归档管理的实践现状和理论研究成果
（一）电子邮件归档管理的实践现状
根据中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组于2007年6～12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行的系统调查，42.2%的电子文件没有以任何方式留存；74.4%机构没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件，电子文件处于严重的流失状态③。
这些虽然是2007年的调查数据，但因为没有收集和归档电子邮件的政府机构数量比较多，而问题的解决需要一个过程，政府机构电子邮件的集中归档管理仍然是一个严峻问题。
为了了解企业电子邮件管理的真实情况，笔者调研了一家中型私企和一家大型国企。
作为一家私营企业，公司出于对电子邮件安全的考虑，公司合同之类的重要业务信息并不通过电子邮件。电子邮件只是公司员工查看通知和与客户交流的平台，电子邮件的内容主要是企业内部的通知，也有一些买卖信息和客户的账户信息，公司领导对于电子邮件的管理并不是很重视。电子邮件存在公司的服务器上，基本上不删除，没有专门的电子邮件归档系统，也没有相应的电子邮件管理制度。
在另一家大型国企，电子邮件主要用于公司内部业务交流，是OA系统的一部分，公司员工用自己的账号登陆内部邮箱查看相关信息。公司虽然制定了电子邮件系统管理规定，但只是就邮箱账号的申请和正确使用、密码变更、用户信息变更以及滥用所承担法律责任等相关问题，做出了简要规定，而对于电子邮件鉴定、归档、存储等问题则基本没有涉及。
（二）电子邮件归档管理的理论研究成果
笔者以“电子邮件+归档”作为组合检索条件，从 CNKI（中国学术期刊和博硕士论文数据库）中共检索出直接相关文献35篇，经过系统整理和归纳分析，发现针对国内电子邮件归档管理实践中存在问题进行系统研究的成果较少。
国内学者对电子邮件归档管理这个问题的研究成果主要集中在国外电子邮件归档管理法规制度和具体做法的介绍和分析，以及实现电子邮件归档的相关技术和系统功能需求。具体包括三方面内容：
一是从微观方面介绍欧美国家电子邮件文件归档管理的具体做法。代表作有武汉大学图书情报学院刘家真教授于1998年在《浙江档案》上发表的《电子邮件文件管理综述》；剧伟伟的《美国史密森尼学会档案馆电子邮件管理实践的启示》（2009，11）一文。
二是介绍和评析国外电子邮件归档管理政策法规和制度。代表作有刘家真的《美国国家档案文件管理局的电子文件管理规范及反馈评价综述》（1998，6）；肖妍的《议电子邮件管理政策的制定》（2005，1）；李文生、李超、杨吉江的《面向政务信息资源管理的电子邮件元数据标准研究》（2009，12）；刘越男、周杰、李竞谊、唐泽阳、蔡弘旸、王子腾的《国外典型电子邮件管理政策比较研究》（2013，2）。此外，杨安莲、于丽娟、张宁、张正强等学者在相关论文中介绍了欧美国家电子文件管理软件的通用标准。
三是探讨电子邮件归档技术的实现。代表作有赵晓侠的《电子邮件存档技术》（2006，3）；赵爱国的硕士论文《电子邮件的归档管理》（2009，4），给出了以“业务”为中心的电子邮件归档管理的参考模型以及利用开源软件来实现电子邮件管理系统的方法。
二、我国电子邮件归档管理问题分析
将公务电子邮件归档已经成为一种国际趋势，这是由其业务价值和法律凭证价值所决定的。
虽然国家档案局在2005年就已经和实施了《公务电子邮件归档与管理规则》，但国内政府部门和企业对公务电子邮件归档一直以来并不重视，究其原因，主要有以下两点：
（一）电子邮件归档缺乏配套的法律法规保障1.政府企业缺乏归档电子邮件的原动力
我国自开展电子政务以来，鉴于国家安全考虑，政府部门仅仅把电子邮件系统作为一种传输一般性消息的工具，而没有把它作为政府业务系统的重要组成部分，因此，电子邮件系统中形成的记录在政府部门看来也没有归档的价值。
对于企业来说，电子邮件虽然已经成为企业员工、企业与客户以及企业与供应商之间保持互动的重要工具，但没有列入国家对企业审计材料范畴之内，所以企业是否归档电子邮件，完全取决于自身。
2.电子邮件没有被正式纳入政府和企业文件材料归档范围之内
国家档案局在2005年的《公务电子邮件归档与管理规则》中指出，国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准，但电子邮件没有被正式纳入政府和企业文件材料归档范围之内。
国家档案局2003年的《电子公文归档管理暂行办法》中，所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据，并不包括电子邮件。国家档案局2006年的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，也没有单独提到要将电子邮件归档。
对于企业来说，国家档案局在2013年开始执行的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，也没有把电子邮件列入必须归档的文件材料范畴之内。此外，企业年检材料也不包括电子邮件，来自工商税务部门的年检主要针对的是财务文件材料。ISO9000国际认证的主要材料是质量体系文件，包括质量手册、质量体系程序文件、作业指导书、质量记录，电子邮件也不在其检查范畴之内。
3.国家档案局的《档案管理软件功能要求暂行规定》也没有要求捕获电子邮件
电子邮件的归档需要借助一定的软件工具来实现，但国家档案局在2001年的《档案管理软件功能要求暂行规定》中，只是要求档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能，而对软件所应具备的文件捕获功能则基本没有涉及，也就是说没有规定档案管理软件应该具备捕获电子邮件的功能。
国家档案局在2005年《公务电子邮件归档与管理规则》之后，也没有对《档案管理软件功能要求暂行规定》内容进行修订和更新。因此，对于一个具体单位来说，档案部门是否需要实现单位内的信息集成管理，即实现电子公文和电子邮件及其他信息的集成管理，只能根据单位内部的需要和具体情况来决定，没有来自行业的法律法规的支持和强制性要求。
4.地方性的电子文件归档范围正在研制之中
北京市档案局田雷在《电子文件归档范围与保管期限研究》（2012，09）一文中指出，为解决当前普遍使用传统载体文件归档范围和保管期限表界定电子文件的归档问题，北京市档案局力争在一至两年内出台《北京市电子文件归档范围和保管期限表编制指南》。其中，在归档范围方面，特别指出电子文件的生成环境包括邮件系统。
（二）政府和企业普遍缺乏电子邮件管理策略和归档管理工具
1.缺乏有效电子邮件管理策略和具体适用的规章制度
电子邮件分散产生于客户端，因此电子邮件的归档只能由单个客户端来负责，同时电子邮件的真实性、完整性和安全性问题，以及所需的存储空间，都需要整个机构内部信息管理人员、档案管理人员和电子邮件产生人员的通力配合和各司其职，需要机构利用管理策略和制度来加以规范和引导，以完善的培训来加以推动。
国家档案局虽然在2005年就了行业规范《公务电子邮件归档与管理规则》，但该规范只是从归档的角度，在笼统强调电子邮件真实性、完整性和安全性的基础之上，来指导档案员如何对电子邮件进行著录和归档。而对于机构如何保证电子邮件的真实性、完整性和安全性，针对电子邮件的整个生命周期如何来进行管理，针对共享的文件夹如何来进行管理，则没有涉及。
2.电子邮件管理系统缺乏归档功能
根据实践调研情况，政府和很多企事业单位的电子邮件管理基本上处于一种松散状态。所有进出的电子邮件自动保存在邮件服务器上面，没有独立的数据库服务器来提供存储。员工基本不承担对电子邮件鉴定、归档和存储的任务，电子邮件系统也没有归档这一项功能，多数情况下只能提供简单检索功能，而没有全文检索功能。
三、借鉴美国的经验，建立配套的电子邮件归档法规制度
（一）从国家法律的高度，要求政府机构和企业必须捕获电子邮件
目前，电子邮件归档的“法规遵从”原则，在理论和实践中已为国外司法界广泛认可和运用。所谓“法规遵从性”，其含义就是企业和组织在业务运作中，不仅要遵守企业自己的各项规章，而且要遵守政府和行业制订的各项法律、法规及各种规章。“法规遵从性”要求政府和企业需要对信息包括电子邮件具有可控性④。
1.要求政府部门归档电子邮件
电子邮件作为电子文件的重要组成部分，不仅是机构业务活动的凭证，而且对于保障民主社会中的政府权责清晰和政府取信于民都非常重要。美国、加拿大、澳大利亚和欧洲国家在电子文件管理相关法律法规中要求政府部门将电子邮件捕获归档，并颁布了专门的电子邮件管理法规。
2.要求企业保留电子邮件
安然公司暴露丑闻后，美国加强了对上市公司的监管力度，在《萨班斯-奥克斯莱法案》中明确规定：“上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。另外，上市公司和注册会计事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯也至少要保留7年。
⑤”
（二）建立配套的电子邮件归档法规制度
1.制定和专门的“电子邮件管理规范”
根据美国“联邦文件管理法”，电子邮件属于美国政府文件保管范畴之内。1994年3月美国国家档案文件管理局（NARA）了电子邮件管理规范（草案），就电子邮件文件的识别、鉴定、完整保存、安全处置、管理人员职责等基本问题给出了原则性指导建议。为满足实际工作部门的操作需要，NARA承诺将为解释该法规提供具体指南与建议⑥。
此外，美国一些政府机构还因地制宜地制定了本单位的电子邮件管理制度。如美国的科学文化中心——史密森尼学会档案馆制定了内部电子邮件管理手册——《电子邮件文件式管理》（Treating Email As Re？ cords），它通俗易懂地介绍了电子邮件文件管理的相关知识，通过提问的方式解答员工在电子邮件处理中的问题⑦，这些详细而具体的管理措施对于指导员工如何管理电子邮件具有启示意义。
2.通过制定电子文件管理软件功能需求的行业标准实现电子邮件归档管理功能
正如于丽娟在《电子文件管理通用需求--MoReq》（2003，6）一文中指出，电子文件管理的各项研究及其成果，大多数都将落实到以软件为核心的解决方案上。
美国国防部自1997年《电子文件管理软件设计评价标准DOD 5015.2—STD》（以下简称《DOD 5015.2—STD》）以来，该标准几乎成为北美地区政府机构文档管理软件功能开发的事实标准。
其中，在2007版的“C2.2.4电子邮件的归档”一节中，对电子邮件管理的强制需求规定得较为完善。该标准要求系统允许用户自行选择是将电子邮件（邮件主体和附件）整个归档为一份文件，还是将邮件主体和附件分别单独归档。如果附件单独归档，必须提供支持用户输入必需元数据的功能。系统必须尽量自动捕获和存储电子邮件文件的元数据，并对元数据项目做出了规定，包括文件编号、文件主题、载体类型、格式、发文日期、收文日期、责任者、作者、发件人、收件人等16个项目。⑧
正是这样一种立体配套的电子邮件管理法规制度，才使得美国政府机构和企业中的电子邮件归档管理能够落到实处，并实现其科学管理和高效利用。
*本文系北京市档案局项目“电子邮件归档问题研究”（项目批准号：2011-7）的研究成果之一，北京联合大学新起点计划项目资助成果之一。
注释：
①Email Management Guidelines - Roadmap LI？ BRARY AND ARCHIVES CANADA GOVERN？ MENT RECORDS BRANCH. [2013-11-23].http：// collectionscanada.gc.ca.
②]Email Management Guidelines - Roadmap LI？ BRARY AND ARCHIVES CANADA GOVERN？ MENT RECORDS BRANCH. [2013-11-23].http：// collectionscanada.gc.ca.
③张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯，2008（6）：15-19.
④卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则[J].浙江档案，2012（8）：18-20.
⑤卞咸杰.论电子邮件归档中的“法规遵从”原则[J].浙江档案，2012（8）：18-20.
⑥刘家真.美国国家档案文件管理局的电子由5件文件管理规范及反馈评价综述[J].山西档案，1998（6）： 11-14.
电子档案管理规范范文5
从全国范围来看，电子文件的立法源头可追溯至1995年。十五年来，我国已有部分法律法规将电子文件纳入法条，确立了电子文件的法律地位，赋予电子文件相应的法律效力。1995年10月，清华大学档案馆制定的《关于机读(电子)文件归档的暂行规定(试行)》，对电子文件的归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。1999年3月，《合同法》第11条中，“数据电文”显然指的是电子文件。其首次赋予数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)与书面形式同等的法律地位。但该法条仅对合同有效。1999年，国家档案局颁布了《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》。6月，国家档案局的《中华人民共和国档案法实施办法》第21条规定:“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”为电子文件的法律地位确立提供了良好的开端。8月，《电子文件归档与归档电子文件管理规范》在全国档案工作标准化技术委员会、国家档案局局务会上获得原则通过，并选定了上海市政府、杭州市政府等单位的办公自动化网络系统进行试点。2003年，《电子公文归档管理暂行办法》正式公布，并于2003年9月1日起实行。同年5月1日，《电子文件归档与管理规范》颁布实施。2004年8月28日，第十届全国人大常委会第十一次会议通过了《电子签名法》，2005年4月1日起正式施行，标志着我国第一次从法律层面上给予电子文件法律地位的确认，尽管此法的适用范围主要是商务领域，但是电子签名的法律效力是不容否认的。2006年9月19日，国家档案局局务会议审议通过了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。2010年7月，中共中央办公厅的《电子文件管理暂行办法》明确了电子文件管理办法，电子文件管理机构职责，电子文件形成、归档、移交等工作规范，相关人员奖惩细则，为电子文件的全程管理提供导航。上述相关法律法规的确立，为电子文件法规体系构建搭建了理论基础平台。与此同时，部分省市也制定有关规章、标准等，且取得了良好的效果，为电子文件法规体系构建铺设了实践基石。例如，《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》、《北京市电子文件归档与管理暂行规定》、《安徽省电子文件管理办法》、《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》、《江苏省电子文件归档与管理办法》等等。此外，《档案工作基本术语》、《电子公文归档管理与管理规范》、《建设电子文件与电子档案管理规范》、《企业档案工作规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678—1999)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)的陆续公布施行，也奠定了电子文件的法律效力，提供了相应的管理规范及技术标准。
电子文件法规体系构建的原则
电子文件法律法规从根本上讲仍然是国家法规体系中的一部分，因此，在构建电子文件法规体系过程中必须遵循一般性的立法原则。科学性，只有科学性的法律法规才能令人信服，以规范个体行为。适用性，法律法规的建立必须考虑到时间、地域的适用性。合理性，法律法规虽然具有强制性，但只有合理的法律法规才能让权利主体所遵守。系统性，任何一部完整的法律、法规、规章都需要遵循系统性原则，体系构建则更需系统性做先导。可操作性，法规体系的建立的根本目的是执行，一套不具备可操作性的法规体系便失去了其应有的效力。规范性，法规体系本身要具备规范的特性，才能去规范法律法规所要规范的主体和客体。概括性，构建法律法规要选用高度概括性的语言，方能全面、周到的将宏观与微观协调好，避免粗枝大叶或是繁文缛节。另一方面，电子文件法规体系始终是适应电子文件而产生的，因此，其法规体系构建还必须全面考虑电子文件的特殊性，具体制定原则包括以下六个方面。理论与实践相结合。理论与实践是不可分割的概念，构建电子文件法规体系的主体应包括理论研究者与实践工作者。理论上应自上而下，从整体上把握法规体系建设的方向，夯实立法之根本，实践中鼓励自下而上，提高法律的实用效力。效仿与创新相结合。国际化进程的加快，使得电子文件法规体系的建设应全面考虑国际形势，借鉴发达国家的管理经验及相关法律法规，吸收其合理的、有效的精髓。与此同时，兼顾我国各项事业的发展，立足于我国国情，建立适用于我国的电子文件法规体系。技术与管理相结合。电子文件是技术更新的产物，无论其保存与利用，与载体都是不可分离的，因此，电子文件法规体系建设应重点将技术更新、应用、操作等考虑其中。基于电子文件与技术的依赖性，决定了电子文件管理的安全、保密等特殊性质，建立确保电子文件长期保管、有效存取、方便利用的法规体系保障。约束与指导相结合。法律具有强制性、法规具有规范性、规章则具有指导性，电子文件法规体系的构建要以法为轴心，以法规为直径，以规章为圆周建立覆盖全国范围的法规体系。以指导为主，管制为辅，发挥主体的主观能动性，从根本解决思想僵化的问题，变被动为主动，才是改变责任主体的有效法规，也是法规体系价值的最大化。稳定与动态相结合。法规体系的构建绝对不能朝令夕改，必须以统一、稳定为平台，才能确保电子文件管理的统一与规范。这里所谓的动态是指，构建电子文件法规体系时的动态发展眼光。建立健全一套完整的法规体系需要几年的时间，且法规体系需具备一定的稳定性，因此，要切实考虑未来一段时期内电子文件的动态发展，也就是预知。权、责、利相结合。“在信息社会，权利是多元的，它表现为权利本身的广泛性和权利主体的多元化。涵盖档案资源方、档案管理方和档案用户等多个权利主体。”［1］电子法规体系构建中要正确处理好权利、责任、利益的关系，使三者共存于合理的法规体系中，以保证公平、公正、公开。
电子文件法规体系结构
电子档案管理规范范文6
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关键词] 文书档案；电子化；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02
文书档案是企业档案的一个重要组成部分，是我们了解国家和行业政策法规，执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，也是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现。随着信息技术、计算机网络技术的迅猛发展，在办公环境不断电子化的趋势下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统撰写和传递的比例越来越高，档案工作的重点从面向档案实体管理为主，逐渐向实现档案信息数字化、网络化的方向发展。为适应文书档案数量的与日俱增以及档案载体和记录方式的多样化，文书档案电子化管理模式应运而生。
1 文书档案电子化的理论基础
（1）文书档案电子化的涵义。文书档案电子化管理就是档案管理理念要实现从传统的纸质文件管理向电子化管理的转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和网络为依托，以电子文件的形式把以往手续繁杂的办公行为转变为容易储存、查找的电子信息。简言之，是一种手工模式向智能模式的转变。
（2）文件生命周期理论。指文件从产生直到因丧失作用而被销毁，或者因其具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程，是研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件到档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。文件生命周期理念提示了文件运动的3个阶段，即现行阶段、暂行保存阶段和永久保存阶段。
（3）前端控制理论。是根据文件生命周期理论和全程控制原则，对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划、统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能，嵌入协从办公系统（OA系统）和各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效地监督，从而实现对电子文件的超前控制和全程管理。
（4）文档一体化。以文件的生命周期理论为主要理论基础，通过对文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，借助计算机等现代信息技术，把“文书处理”和“档案管理”这两个管理系统看成是一个系统工程中的两个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确保文件在整体运动过程中实现全面控制和综合管理。文档一体化的实施必须依赖于规范化的公文处理，从文书处理工作开始实行规范化，对文书档案进行超前控制，使文书档案在经过规范化的处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，充分发挥档案的真正效果。
2 文书档案电子化的管理办法
（1）文书档案电子文件的收集与归档。随着文档一体化管理模式的运用，文书电子文件的收集与积累往往是在计算机网络系统上进行的，其收集与归档比纸质文件更为困难和复杂。由于电子文件从形成到归档有一段时间间隔，因此电子文件就有被更改的可能，而且任何修改、删除都可以做到不留痕迹，所以电子文件的收集要由形成部门及时收集并归档，然后移交综合档案室集中管理，不得由个人分散保管。此外，电子文件归档时还要有附属于每一份文件的静态数据信息和动态数据信息。静态数据信息包括满足普通用户查询的原件属性信息，以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录；动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件的一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用。同时，电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人。数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。
（2）文书电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件，应采取通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能。对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障，应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份及恢复系统。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁光介质上，至少一式两套，一套封存，一套供查阅利用，必要时复制第三套，异地保存。
（3）文书电子档案双套制保管模式。档案的本质属性是原始记录性，虽然电子档案的利用有很多优点，但由于电子档案便于修改、拷贝和难以防伪的特点，以及在计算机网络环境下，电子档案传递带来的档案信息丢失、失真、泄密等问题，容易使人们对电子档案的原始性失去信任，而认为纸质档案的原始性则更具有说服力。因此，文书电子文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“双套制”，即纸介质与磁光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案，这就很好地解决了如果文书电子档案信息丢失，那么也会有纸质的档案内容存在。可以预见，纸质文件和电子文件双套归档的局面将持续相当长的一个时期，随着技术的成熟和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为档案，多种介质并存的状况将长期存在。
