电子档案管理制度范文1
高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。
1 高校电子档案分析
当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。
2 高校档案管理中电子档案管理问题分析
目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：
第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。
第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。
第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。
第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。
3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施
在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。
3.2 树立正确的管理观念
高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。
3.3 创新电子档案服务手段
首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。
3.4 加大电子档案的投入力度
高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。
高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。
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1管理制度的问题
目前我国医院在制度建设上更倾向于医疗管理方面，而对档案管理缺乏一定的投入，使其缺少相关的管理制度与规范。在我国医院的现代化进程中，这一问题仍有待解决。医院档案管理制度的缺失，使得医院档案管理人员责任不分明，影响了其工作的进度，容易在日常的医疗工作中引发相关问题。
2人员素质的问题
目前我国医院的档案管理人员普遍缺乏档案管理的专业知识，通常是由临床或者护理岗转岗的老员工担任。其对于医疗管理流程、档案管理知识、电子信息技术等方面的知识掌握程度较低。
3硬件设施的问题
目前我国应用于医院电子档案管理的基础设施还比较落后，无法满足电子信息化档案管理的要求。医院普遍缺乏对先进电子档案管理设施的重视。硬件设施的不完善，使得医院电子档案管理工作发展缓慢。
二完善医院电子档案管理的措施
1建立健全的管理制度
对于管理制度缺失的问题，医院应建立一套科学的、规范的、合理的电子档案管理制度。只有实行科学规范的制度化档案管理工作，才能实现医院管理工作的现代化与信息化发展。医院应根据国家的相关法律法规，结合本院工作情况，建立一套严格的档案查阅制度，并逐步建立相关的档案采集、档案传送、档案保存、档案归档、档案鉴定、档案清理等制度。电子档案管理制度必须明确各档案管理人员的责任，分工明确，并针对实际档案管理工作中可能出现的各类问题的处理规定进行详细的阐述，以保证该类问题发生后，可以采取相应的处理措施，为今后的管理工作提供参考依据。制度在制定之后，医院应切实执行，并要求档案管理人员严格遵守。医院应制定对应的奖惩机制，通过激励的方式充分调动人员的积极性，以推动医院电子档案管理工作的进行。
2加强管理人员的培训医院应加强
电子档案管理人员的培训工作。培训内容应包含：信息技术的应用、网络安全知识、医学管理知识等。医院应定期的组织档案管理人员进行培训，提高人员的管理水平与专业技能。在培训过程中，应将实际工作中遇到的障碍与难题进行分享，共同探讨解决方案。电子档案管理人员应充分了解医疗活动的规律，医院的工作流程，学习各类数字化技术的应用知识，包括数字化医疗信息、数字化设备、网络安全等技术的应用。同时还应学习档案管理相关的法律法规与本院的相关规定。在实际的工作中，电子档案管理人员应及时更新自身的知识库，不断学习先进的档案管理相关知识。为了对电子档案管理人员起到一定的激励作用，应为其提供各类晋升机会，使其更加投入到工作中，以提升医院档案管理工作的整体水平。
3加大软件与硬件设施的投入
电子档案的安全关系着医院的医疗安全与医疗信息的安全。医院应加大基础设施的投入，以推动电子档案管理工作的进行。医院应重视软件与硬件设施的作用，应配置性能优越的计算机、刻录仪、软件等，并采用科学的方式存储档案信息，同时应配置高性能的网络安全软件，包括防火墙软件、数据加密软件等，以保障电子档案信息的正常使用与安全。先进的软件与硬件设施是医院实现档案管理电子信息化的重要保障。完善的软件与硬件设施能够提升电子档案管理工作的准确性与高效性。医院应建立一套电子信息管理系统，该系统的应用能在很大程度上提升医院电子档案的管理效率。在实际管理工作中，档案管理人员应及时更新软件，并随时关注电子信息技术的发展动态，保持与世界先进技术接轨。只有不断提高医院的信息化水平，才能有效的推动医院档案管理工作的发展。
4建立信息化的管理
网络医院档案的信息量较大，类别也较多，应采用高科技手段，建立信息化的管理网络，为无纸化数据库奠定良好的基础。医院应建立科室、档案室、医院的三级管理网络，通过网络的创建明确医院电子档案管理的各条线，更有利于电子档案的统一操作、统一保管。通过管理网络的实时监督模式，使各科室明确各自的责任，更有利于电子信息档案的安全管理。通过管理网络实现了医院多元化信息资讯的共享。医院电子档案的管理工作可实行档案信息与其他信息的分离管理。由信息科与综合档案科组织管理工作。信息科主要负责医院病例的统计管理、医疗图书的管理、计算机的管理，而综合档案科则主要负责对各门类、载体档案的统一管理，同时监督医院的档案管理工作。通过这两个部门的共同合作，实现医院档案管理工作的协同性。
三结语
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一、对企业电子文档进行风险管理
所谓对企业电子文档进行风险管理，就是在着手于企业电子文档的形成阶段，对企业电子文档管理过程中存在的风险进行识别、估测、防范、应对，同时，有效地控制风险，切实将风险控制在能够接受的最小程度，从而能够最大限度地确保企业电子文档的安全性，避免企业电子文档受到损坏。
根据企业电子文档的管理现状，从电子文件的生成开始，到企业电子文档利用的一系列的环节，存在着很多影响企业电子文档管理的风险因素。这些因素中除了人力不可抗拒的自然灾害因素之外，也涵盖了保管条件、法规制度等一系列的客观因素，其中也包括工作不规范、抵触、懈怠等主观因素，从而导致了企业电子文档资源的流失和损毁，对于企业电子文档的真实性、完整性、可用性和安全性等造成非常大的影响。另外，由于信息技术的飞速发展和自然环境条件的变化，新的风险会不断出现，因此，必须建立企业电子文档风险管理模式。
二、电子文件档案的科学化、规范化管理
电子文档管理是一个复杂的系统工程，企业要保证电子文档管理质量、制度得到落实，必须实行电子文档管理的科学化、规范化管理。
1.建立健全电子文档管理制度，实行全过程的监控
电子文件从形成到电子档案归档、保管和利用开发，中间经过很多环节。哪一个环节的责职不清、制度不明、处理不当，都有可能影响电子文档的原始性、真实性和准确、完整性。因此建立健全电子文档的管理制度，就显得非常重要。企业档案部门可根据国家《电子文件归档与管理规范》、《企业档案工作规范》等标准，制定切合实际的电子文档制度，指导工作、明确职责、规范管理。如：电子文件形成后，按照文件归档整理规范，及时进行收集积累工作。收集的电子文件内容必须真实、准确，并确保其安全性，保证电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。在收集积累基础上可参照企业档案分类办法等制度，对电子文件进行整理、鉴定与归档。整理时应遵循电子文件自然形成规律，保持其有机联系及便于电子档案保管和利用的原则进行。电子文件归档前的鉴定，对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。鉴定其真伪、鉴定其保管期限、鉴定其元数据与内容信息是否一致。电子文件档案归档，可按照纸质文件材料归档范围规定实施，必须完整、准确、系统地反映企业经营活动的全过程。归档后的电子档案进行技术检验、汇总，按规定定期向有关主管部门移交。电子档案归档后，进入电子档案管理的保管与利用环节。定期将在线的电子档案转存为脱机保管，在规定环境下存放。定期对电子档案检查，设备更新后必须进行载体转换、转存，迁移时要进行数据校验，确保电子文档有效的存储。电子文档的利用，可根据企业的实际编制各种检索工具，在安全情况下提供在线利用和信息开发服务。电子档案鉴定和销毁，应按照国家有关规定执行，销毁前完备审批手续后方可实施。规范这一系列管理规定，对电子文件和电子档案进行全过程的监督和控制。
2.运用以企业主营为特色的电子文档网络管理系统，实行科学化管理
当今网络时代，很多企业为了经营发展的需要，开发并使用各具特色的协同办公信息化平台系统。企业档案部门可在本企业信息化平台上，根据电子文件和电子档案管理的规范要求，建立完善的电子文档网络管理中心，形成电子文档管理和服务网络，实现电子文件从形成到归档、保管、利用到电子文档著录及数据的管理，实行科学化管理。电子文档网络管理中心，将各类电子文档接收并保存于信息系统中，把企业文档一体化数据和各种载体档案信息数据衔接，形成对内进行电子文件的收集、归档、管理、利用；对外连接上级档案主管部门，如，上报档案年报、电子文档的移交、各种档案数据的移交等信息沟通中心。该管理中心，以企业库存的纸质档案和电子档案为信息资源，以企业经营的特色为主要内容，实行网络化、数字化管理。例如，企业根据市场竞争的需要，把推介企业形象图文并茂的优质品牌、业绩成果、科技精品等，通过电子扫描、图片摄影、音像刻录等方法，从传统纸质档案向电子文档、档案数字化转换，以提供多元化利用服务。电子文档快速、有效的利用，也可通过电子档案著录规范的管理来实现。电子档案著录是网上档案检索的工具，它能够揭示企业电子档案的内容、形式特征以及重要业务项目。依据国家《档案著录规则》、《档号编制规则》及参照有关电子档案著录的新标准，著录的层次由高到低：企业全宗类别案卷文件，从总体到部分多级的完整著录，实现电子文档分类、检索、利用、统计自动化和档案信息资源共享。
三、开展电子文档目标管理与绩效考核
人员的职业素质和专业技能的高低，直接影响电子文档管理的水平，因此，企业可推行电子文档目标管理。目标管理，是企业一种有效的提高员工绩效、提高员工积极性和专业技能的现代先进的管理方法。企业应结合相关管理制度的要求，对电子文档管理部门和人员的工作目标、管理权限以及岗位职责进行细化和规定，建立一套健全的企业电子文档管理岗位责任制，实行工作目标管理制度。
在此基础上，建立企业电子文档管理绩效考核制度。在考核过程中，坚持公平、严格、结果公开、客观考评及结果反馈的原则，可采用目标管理法（Management by Objectives， MBO）、叙述法等，定期监督和检查企业电子文档管理情况，开展绩效考核，将企业电子文件和电子档案管理绩效纳入管理人员年度工作考核指标和评优标准范围，把考核结果与薪酬收入和职位晋升挂钩。从而，增强电子文档管理人员的责任心，提高工作积极性，提高电子文档管理水平，激发管理人员的潜能，为企业创造更优秀的业绩。
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一、电子档案的概念与特征
“电子档案指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文档”。1这一概念揭示了电子档案的两个基本特征：
第一，电子档案是由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦可称为“数字文件”。
第二，电子档案是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，符合内容、背景和结构三个要素的要求，要有特定的用途和效力。
电子档案这些区别于传统纸质文件的特点，对维护电子文件信息安全提出了新的要求。
二、电子档案的特殊属性
（一）内容与载体的可分离性
对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。
（二）电子档案是数字化形式
其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。电子档案的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。
（三）对计算机系统的依赖性
正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。
（四）快捷性、共享性、高密度性
在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。
（五）不稳定性及不安全性
由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。
三、电子档案的管理措施
（一）电子档案信息安全相关的管理思想
科学的管理措施是建立在正确的管理思想的基础上的。在制定和落实电子档案信息安全管理策略的时候必须贯彻以下相关的管理思想：
1.风险管理思想
风险指的是由于某些不可预知的因素引发问题的可能性，风险管理就是识别风险并采取措施控制风险的过程。确立风险管理思想，实施风险管理策略，可有效降低威胁电子文件信息安全的风险。
2.前端控制思想
前端控制是现代档案管理理念的重要内容，以档案生命周期理论为基础，它把档案从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。前端控制是对整个电子档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在档案形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。在已经建立了电子档案管理系统的地区和机构，电子档案是在系统中生成和运转的，电子档案管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，尽可能把档案生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的档案管理系统作为管好电子档案的先决条件。
3.全程管理思想
电子档案的全程管理是一种全面、系统、动态的过程管理，不仅涉及到电子档案的流程、管理规则、管理方法以及质量要求的完整管理，还要求整个管理体系的无缝连接，通过对电子档案生成、流转、利用、保管等每一项管理内容实施具体的过程监控，以便及时发现与纠正问题。
4.危机管理思想
危机管理思想是风险管理思想的补充，传统档案保护讲究的“预防为主，防治结合”的思想在现代电子文件安全管理中也是适用的。尽管我们尽最大努力保证电子文件信息的安全，但灾难还时有发生，因此，我们不得不对可能发生的灾难做必要的预防以及灾后的应急和补救
（二）电子档案信息安全相关的管理制度
电子档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。在各个环节，信息都有被更改、丢失、损坏的可能性，即使拥有完善的信息安全防护技术，也要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，必须建立涉及全过程的一整套科学、合理、严密的管理制度并完善监督机制和严格加以执行。
1.电子档案制作责任制度
制作人员应该对其制作的文件负有全责，在合作制作的文件或大型设计项目中，要注意划清参与人员的责任范围。
2.电子档案及时积累制度
电子形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子文件要有备份。
3.建立和健全科学的归档制度
归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠；在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。
4.建立和执行严格的保管制度
归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。
5.加强和规范电子档案的鉴定工作
电子档案信息的特点决定了电子文件必须采用不同于传统档案的鉴定方法，运用双重鉴定法。在双重鉴定中，内容鉴定是核心，技术鉴定是保障。通过有效合理的鉴定，为维护电子档案信息安全提供质量保障。
6.建立电子档案的提供利用管理制度
电子档案提供利用的主要方式是电子文件拷贝和网络查询，网络查询和拷贝利用要进行严格的身份认证和查询登记，并采取技术手段防止提供的内容被再复制。电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。
电子档案管理制度范文5
关键词：电子档案；节点因素；因素；分析
中图分类号：G273 文献标识码：A
文章编号：1009-0118（2012）08-0165-02
一、前言
随着全球信息技术的更新换代，办公自动化的逐步完善与提高，在全国各个领域行业电子文件也随之产生。电子文件以其操作方便、节约存储空间、信息容量大、传递不受时间和空间限制、具有全球性、开放性、共享性、时态性、等特征，电子文件以新的记忆方式和无纸收藏的管理方式、方法和思路打破了纸质档案的管理理念。恰恰因为电子文件具有这些特点，［1］电子档案的真实性、可用性、完整性、保密性、可传递性制约着电子档案的形成和发展，加之目前我国电子档案发展尚是雏形阶段，电子档案安全性能单一、配套的法律法规体系不够健全、电子档案形成单位主管领导不够重视等等问题阻碍了电子文档的发展。
二、法律、法规制度不建全因素
一个国家，立法是强国之本，治国之策；是提高经济水平、物质文化的需求。档案立法是维护档案使用者的利益、提高档案管理者管理水平之标尺。鞭策档案事业的发展。依法管理档案是从事档案人员的前提和基础，现中国档案立法有许多亟需解决的问题。目前我国实施或颁布的档案法律法规是《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》、《中华人民共和国电子签名法》，这些法律、法规的制定只是为电子档案的法律、法规的制定只是为电子档案的管理做了大致的方向和指导，而关于电子档案在各个领域的产生及产生的效应、维护及使用的权限、保密与开放的度数把握层度、利用与被利用之间的利害关系、如何解决人与物、物与人之间的矛盾还没有细化。对于一个国家、一个部级、一个省级、一个市级、一个部门电子档案管理的水平达到一个什么标准没有定义和标准。加之档案的在现今社会往往服务性占主要位置，主导性地位相当薄弱，所以造成电子档案在各个地区、各行业、各部门存在很大的差异，层次不齐，各自设立适应本地区、本行业、本部门的规章制度，缺乏纵向及横向联系，各自为阵，往往具有地方性，而普遍性、通用性、广泛性存在一定的问题。电子档案的立法是一个系统的过程，［2］在立相关档案之法之前我们首先要多听来自底层档案管理人员的呼声，来自民众之声，对电子档案的发展趋势进行分析评估，做好充分的调研工作，结合国外有关电子档案方面的法律法规，根据我国的国情，制定适合我国电子档案的法律，让电子档案有法可依、有法必依，使中国档案立法不断发展、充实完善。
三、环境因素
（一）自然环境因素是制约电子档案发展的又一关键节点因素
因自然环境因素造成的破坏往往是不可抗拒，如：战争、地震、洪灾泥石流、火灾等自然灾害给电子档案带来的具大损失是无法统计和估算的。回顾我国汶州地震之后带来的各种灾害，地震带来的不仅仅是人员的伤亡、房屋的倒坍，连续的暴雨造成的泥石流等有型的、显像的灾害，而灾后人的心理恢复及众多在科学、生产、经济发展过程中产生的电子档案也遭受不同层度的损失和破坏。从事档案管理人员要有及时应对自然灾害的能力，积极做好灾前灾后电子档案的转移、保存、电子档案损失层度认定工作。杜绝有害气体，做好防火、防虫、防鼠灾三防工作。
（二）电子档案生成和存贮的软硬件环境影响因素
电子档案生成和存贮的软硬件环境是决定电子档案的生存周期长短的关键。［3］电子档案在形成过程中的数据的真实性、完整性的要求是电子档案产生的前提；电子档案的数据库软件设计的格式统一、版本的高低、其兼容性效果是电子档案的保障；电子档案存储光盘的质量、合理的编号、电子档案数据库说明书保密性的保存、电子档案库房的安全管理及温湿度控制是手段。磁性载体的有效隔离，加强平时的火灾防患意思，做好用电线路的每日检查工作，必免火灾事故的发生，防患于未然。充分做好对电子档案生成和存贮的软便件的规范合理使用，做好对硬件环境的风险预测、评估、预防、检查，把电子档案的损失降到最低。
（三）网络安全环境因素
电子档案在通过网络传输过程中，要确保网络安全。［4］计算机病毒是造成电子档案失真、丢失的主要杀手，网络黑客的随意进入、窃取是导致电子档案失密、招受破坏的问题所在。做好网络设备安全，网络安全访问的控制，邮件保密传输安全控制，做好计算机的网络安全控制，保障电子档案在网络传输中的安全。
四、人为因素
（一）领导人思想意思问题因素
现如今，各单位、各部门电子档案发展的迅速层度与其领导人思想行为意思的高低及重视层度密不可分。［5］由于电子档案产生之前，档案的服务性、现用性的限制，又因为电子档案产生的年代还尚浅，电子档案的开放性、共享性往往促成领导人对其电子档案真实性、完整性产生疑惑，促成不重视的主要原因。
（二）电子文件产生人的思想意思因素
电子文件产生人对电子文档做到正确合理性的处理、保密、更改、维护、归档的前端控制，电子文件产生人是促进电子档案事业发展的主要关键人。提高电子文件产生人的思想行为意思，严格控制电子档案在产生过程中各个阶段操作者的权限，在修改过程中要做到操作留痕迹，确保电子文件的真实可靠性，在电子文件形成后及时规定做好归档保存工作。
（三）档案从业人员的思想意思因素
档案从业人员专业知识程度、专业认知程度、年龄结构、信息化操作水平和能力等等是决定档案从业人员对电子档案能否妥善保管的重要因素，如果电子档案处在只保不管、只管不利用、不维护、不开发的层度，电子档案事业发展之路必将招受瓶颈之灾。
（四）蓄意破坏及窃取因素
在从事电子档案管理过程中，人为因素的蓄意破坏与通过非常规手段窃取电子档案，以达到个人利益的手段是档案管理的硬伤，做好调阅电子档案人的登记、安全检查，严格履行调阅手续，禁止非法档案交易，做好网络安全访问措施，设立远程访问权限，防止网络黑客的蓄意破坏与窃取。
五、结语
总之，随着市场经济不断的发展，全球网络技术不断地提高，电子档案一方面在不断地产生和形成，另一方面由于电子档案的开发性、共享性、真实性、可用性、不识读性、对系统的依赖性等等特点，克服电子档案的法律、法规不配套，克服因自然因素、网络环境因素、人为因素等造成的不同程度破坏的关键节点，达到电子档案在今后档案管理中占主导作用的效果。
参考文献：
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［3］张卫群.中西电子档案管理模式异同分析［J］.山东档案.
电子档案管理制度范文6
[关键词]电子档案管理 利用
目前在人们的工作中，电子档案的作用越来越重要，人们对于电子档案的建立也是非常的简单的，这是这种简单方便快捷的优势，使得电子档案的数量正在逐渐的增多。电子档案是电子文件以及相关的资料，并且是具有保存价值的电子文件。正因为电子档案的重要性，所以一定要做好电子档案的管理的工作。现在正处于信息技术快速发展的时代，档案的电子化正在越来越明显。但是由于人们对于电子档案的管理和利用并没有给与充分的重视，在电子档案的管理理念和管理的方法上一定就存在着一些问题，为了解决这些问题，在电子档案的管理工作中，一定要及时发现问题，并解决好出现的问题，使得电子档案的管理可以更好的实现。
一、关于电子档案的用途
相对于传统的纸质档案，电子档案更具有一些优势，人们在使用电子档案的过程中，可以体验到电子档案的方便与快捷的特点。而且，电子档案在查找资料的时候具有纸质资料无法可比的优越性，电子档案在查找资料的时候，可以对要查找的资料的准确率给与保证。电子的建立和使用都是需要使用相应的信息技术的基础之上，所以，要想使用电子档案就一定要熟练的掌握必要的计算机知识。现在，人们对于电子档案的利用主要体现在以下的几种。
1.提供复制。电子档案的利用，主要体现在电子档案的复制的功能，电子档案的复制，主要是档案的管理部门向档案的使用者提供原始档案的复制品，这种复制的过程既不会使档案的管理部门失去档案，还可以使档案的使用者获得原始的数据。档案的管理部门在向档案的使用者提供档案的时候应该使得档案的模式可以使使用者可以充分的利用。
2.通信传输。电子档案的通信传输是指电子档案的使用者无需到达电子档案的管理部门去复制需要的电子档案，可以通过网络在网上进行电子档案的传输工作，这样不但可以省去电子档案使用者到达档案管理部门的时间，还可以促进电子档案在不同的部门之间的利用效率。
3.直接利用。电子档案的利用，不一定要在档案管理部门复制或者是在网上就行传输，档案的使用者可以直接登录档案管理部门的网站，在网上直接找到要用的档案，这样就可以对档案进行直接的利用，这样做不但可以电子档案的安全性得到保证，还可以使得电子档案的使用者在使用电子档案的时候，更加的方便，节省了去档案管理部门的时间和档案的传输时间。
二、电子档案管理的意义
在一些单位只重视纸质档案的管理工作，对于电子档案的管理工作根本就没有给与充分的重视，这样就使得一些企业缺乏对电子档案的管理工作的重视态度。对于企业来说，做好电子档案的管理工作是十分的必要的。
1.使用电子档案，可以减少企业的开支。对于传统的档案管理而言，电子档案的使用，可以明显减少企业在档案管理方面的开支，这主要是因为，传统的档案管理中，可能会有很多特殊材料的档案资料，例如一些易碎的档案资料，这些资料在管理的时候，就必须安排很多的人员进行管理，而且，在管理的时候还要做好档案在损毁方面可能出现的风险，这样就使得传统的档案管理十分的复杂。在现在，人们利用计算机和网络等技术，就可以实现档案的管理工作，这样就可以使得在企业的档案管理方面有了快捷的管理手段，利用计算机和网络技术对于档案进行管理，可以快速的找到要使用的档案，而且还省掉了档案的在立卷和查找方面的困难，这样对于档案的管理人员来说是一件非常好的事情，这样不但可以减轻管理人员的劳动强度还可以减少企业在这方面的人力和物力的投入。
2.企业使用电子档案，可以提高企业的服务质量。企业实行档案的管理的目的就是为了给档案的使用者提供高效和快捷的服务，电子档案的出现可以使得传统的档案管理工作有一个质的变化，电子档案相比较传统的档案管理而言，有着很大的变化，电子档案可以实现大量的信息都存储在计算机里，而不需要进行纸质档案的建立，这样就使得在对档案的使用方面可以非常的快速，使得企业在进行服务的时候更加的快速。
三、做好电子档案管理和利用的主要方法
1.建立档案利用制度。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
2.规范档案利用方式。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的密码要进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。
3.提高档案人员的保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
四、结束语
现在，人们对于电子档案的利用程度在不断的提高中，这主要是因为现在人们正处在信息化的时代中，人们在学习和工作中会不断的使用计算机和网络，这样就会导致越来越多的电子档案的出现。对于电子档案的管理和利用工作一定要得到企业的重视，而且企业在进行电子档案的管理的过程中一定要及时发现问题，并且要把发现的问题及时解决好，这样才会使得企业在发展的时候获得更好的经济效益。
参考文献：
[1]余慧玲. 试论电子档案的归档保管与利用.韶关学院学报， 2009年
