档案储存管理范文1
关键词：医院 档案管理 存储数字化
人们对工作效率的要求随着社会的不断进步而随之提高，如何利用先进的信息技术推动档案管理工作，从而提升档案管理效率，是当前医院档案管理中亟待解决的重要问题。目前数字化档案管理系统逐渐应用于医院的档案管理工作中，形成一种新型的档案信息管理形式，将档案信息与计算机网络加以连接，构成多种形式的存储，并能够实现不同时空间的信息资源共享。
一、医院档案管理存储数字化中的问题
1.缺乏完善的信息化设施。当前由于许多医院缺乏对档案管理的重视，没有足够的资金投入到档案的数字化管理中，致使相关信息化设施配置不够完善。对数字化设备的更新工作医院往往会忽视掉，经常因为相关设施配套不够完善而影响到档案管理数字化的存储建设工作，也降低了工作的效率。通常情况下，医院数字化存储设备主要包括计算机、存储服务器、放像机以及打印机等设备。由于缺乏完善的配套设施，会出现局域网速过慢、计算机性能落后、档案信息遗失等问题，对医院的档案管理工作带了一定的不利影响。
2.没有明确的档案管理标准。当前一些医院没有制定相应的档案管理标准，各种档案信息自收集、整理到存储等环节都没有规范的参照依据，容易造成档案信息混乱的状况。由于医院档案内容庞杂，包含各类人群，他们的年龄、病症各不相同，在档案数字化存储的过程中又有声音、图片、影像以及文字等多种形态的信息，如果没有明确的档案管理规范和标准，档案的数字化存储工作也就无法正常开展。
3.档案数字化的存储安全性较差。很多医院对于档案信息的存储缺乏安全预防措施，造成医院档案信息泄露、遗失或被篡改等，给医院的档案管理工作带来较大的损失。究其原因，一方面医院对档案管理的安全性缺乏足够的重视，没有制定相应的安全管理制度，档案管理工作中存在着一定的安全隐患，比如缺乏明确的责任机制、档案管理人员安全意识不强等。另一方面，一些医院的档案管理工作缺乏信息保密意识，在网络上病人的隐私信息，没有有效的安全措施，对计算机病毒或黑客攻击缺乏防备能力，导致信息被篡改或泄露。
二、强化医院档案管理存储数字化的措施
1.健全医院档案管理制度。规范和完善医院档案管理制度，明确档案管理存储数字化的相关标准，从而为医院管理决策与医疗护理等工作提供必要的参考依据。因此，要保障医院档案管理部门在进行档案信息收集、整理与存储时，各类信息资源的真实、有效，必须建立较为完整的、系统性较强的档案归档制度和档案目标管理考核机制。充分利用数字化存储系统中的检索和排序功能，对档案的存储情况加以实时监控，对其中的存档错误或归档不及时等问题，要采取有针对性的措施加以解决。同时，档案管理工作中要加强合作，有序安排各项工作，以免导致工作混乱或工作重复的情况。
2.强化相关设施的建设工作。数字化的硬件设施是顺利开展档案数字化存储工作的必要保障，采用先进的信息化、数字化技术，结合医院自身的档案管理实际情况，建立灵活且全面的布线结构以及先进的网络信息系统。配备足够的计算机、放像机及存储服务器等设备，建立各个部门间局域网共享机制，使医院内部资源实现动态链接，从而提升资源的利用效率。借助相关数字化存储软件，进行档案管理中的页面设计、域名申请和维护、存储空间以及后台设计等工作，提高档案管理的工作效率。
3.加强档案数字化存储安全预防。档案信息存储的安全保护工作对保障档案管理工作的有效进行具有极大的现实意义，需要加强对这方面的重视。第一，建立和完善相关安全保障制度，对内部档案管理人员的行为加以约束，并成立相应的责任机构，安排专门的责任人，将每项档案管理措施落实到实际工作中。第二，加强对系统网络安全的预防，包括IP地址安全、网关安全、服务器安全等内容，积极采用数字认证、数字签名等形式增强系统的安全等级，并对客户端权限加以明确，从而有效避免非法修改、拷贝以及打印等行为。第三，定期对档案信息资源进行全面的安全检查，并对安全维护工作加以记录，对相关数据及时备份，确保系统在任何时候都能满足工作需要。
综上所述，医院要想更好地适应时展的需要，就必须加强档案管理数字化应用。但在实际工作中存在着诸如存储缺乏安全性、相关设施不完善等问题。通过对当前医院档案管理存储数字化的研究，针对相关问题提出相应的解决措施，对推动医院档案管理工作的开展具有极大的现实意义。
参考文献
[1]谭新.浅析电子文件对档案工作的影响及对策[J].黑龙江史志，2009（2）
[2]李巍.医院档案管理现代化建设的途径[J].兰台内外，2010（2）
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关键词：档案资源；多元化；载体；介质
纵观我国发展，档案保存的主流方式非介质存储莫属，不同介质所承载的都是人类认识世界和改造世界的历史性记录，是社会的重要信息资源。为了对这些信息资源进行有效保存，人类发明了多种方式，如软盘、磁带、光盘等，为数字化的资源的存储提供了必要的载体，使得人们在存储、迁移和传播信息的过程更具灵活性和便捷性。并且能够开展深入的编研工作有助于为社会对档案利用提供服务，并且服务更具多元化。随着档案馆藏的数字化，以及现代社会数字档案信息量的不断增长，档案资源的有效保存和广泛利用是当前要面对的主要问题。
1 介质存储
对于数字资源如何长久保存的问题，国内外有很多学者对其进行研究，有的注重提高薪资载体的使用寿命，有的则注重扩大载体的容量的同时降成本降低。以光盘为例，上世纪九十年代后期就已经成为数字信息的存储载体，具有制造成本低，方便使用且容量大等特点，保存时间相对较长。正是由于光盘的这些特点，使其取代了以纸质和磁带为代表的许多传统信息储存载体。光盘的使用逐渐广泛，并且随着科学技术的不断创新，出现了CD、VCD、CD-R、DVD到CD-RW这种光盘发展历史上的更新换代。
然而，正是由于数字信息载体的更新换代太快、太频繁，尽管一代代产品的兼容性越来越好，但由于档案这一固定内容的“原始性不能被修改”的属性决定了档案具有快速发展和频繁更新的特殊性，肩负保管社会历史记录重任的档案工作者，不仅要考虑档案信息利用的深度和广度，还需要重视档案的完整保存和真实有效。因此。很多专家提出了21世纪“双套制”工作策略并被很多单位所采纳，即将有保存价值的电子文件归档时，同时做一套纸质备份或制作缩微胶片，延长档案的保存寿命，将存储在数字信息载体上的档案主要用于提供利用服务和载体备份。
“双套制”作为一种可操作解决方案，在过渡时期对档案管理有着不可磨灭的贡献，一定程度上减轻了档案工作者在实际工作中的压力，但是在管理过程中成本逐渐增加。因而在实际工作中，大部分单位采用纸质和微缩作为数字信息的载体，并制作出备份，这种方式下制作成本和管理成本都逐渐上升。也就是说，档案信息量不断加大的情况下，这种方式难以持续下去。况且，对于不能够制作成纸质和微缩备份的数字档案，就必须通过数字形式进行存储，这就必须要加强在档案存储过程中的数据管理，制定合理的规章制度和管理规范对数字档案进行保存和管理。选择寿命较长的存储载体时，要注意做好数据迁移，并定期对其进行检查，确保数据在迁移过程中的完整性，以及档案的真实有效性。因此，我们要针对现代化的存储设备相应的提高管理水平，从而保证数据的有效性和管理的规范性。
2 网络存储
数字化档案信息的产生合发展使历史前进的必然结果，也在一定程度上满足了社会公众对档案利用的需求。档案作为传承文化的一种有效资源，记载着历史的前进和发展，对人类社会的进步起着重要作用。在当今数字化快速发展的时期，网络已经普遍渗透到社会各个领域，社会的日常整体运营都离不开网络。网络存储产品具有海量储存性能，能够更好地实现对数字信息的管理与组织。各级机构建立的互联网，以及专用网络和内部网络，无疑都为档案的网络化提供了基础平台，促进了信息收集、整理、存储、传播等具体过程的准确有效实施。
网络存储领域存在多样化，典型的代表包括直接附加存储、网络附加存储以及内容寻址存储等。与介质存储的脱机方式有明显不同，提供数字信息的在线访问是网络存储的主要作用，而数据管理则是对网络上各种数据的组织、存取与访问的方式进行解决，目的是对数据进行管理，并对访问机制进行有效的提供。关系型数据库管理系统和内容存储管理系统等是通常情况下我们所采用的。
网络存储技术解决方案就是紧密结合数据存储和管理技术，从而提供一种一体化的有效的解决方案，因而存储管理软件和存储器硬件具有同等地位，在网络存储管理方案中缺一不可。随着网络存储的发展，未来的重点将突破硬件技术本身的因素，装箱如何对存储资源进行有效的管理上。从宏观上来讲，存储管理应当包括设备管理、用户管理和数据管理三大方面。同时应当注意，选择网络存储硬件设备时，要注意数据网络接口的标准，这一因素会严重影响网络存储的效果。
档案的网络化管理必须要有相应的档案管理信息系统，同时做到收集、整理、归档、存储、传播、查询、利用、浏览等档案管理具备的全部功能。档案的管理因密级不同、开放的程度不同，针对不同用户应有不同的权限，以防黑客入侵破坏数据。
现代档案资源的数据管理是最为重要的管理，所有档案资源都应该在数字档案网络中体现，供查询利用，每年归档的档案必须保证档案的真实性、安全性。在档案数据的管理过程中，应该做到物理归档同时，核实档案数据的真实性后，档案数据的更改，必须由系统管理员来完成，以保证档案的安全性。
3 档案资源的安全备份
网络、计算机、信息系统的深入应用和普及，各档案网络系统内的服务器和网络存储设备担负着关键的作用，存储着重要的信息和数据，为领导及业务部门提供综合信息查询服务，为业务部门提供数据处理、辅助业务处理和数据存取与访问等功能，为网络环境下的档案利用者提供快速高效的信息查询、检索和利用等各项服务。因此，建立可靠的备份系统，保护关键应用及档案数据的安全是信息化建设中的重要任务。在网络、系统发生人为事故、病毒或自然灾难的情况下，保证档案数据不丢失、系统能够得到快速恢复，尽量将损失降低到最小，所以备份也是保障数字档案安全存储的一个重要方法和途径。
结束语
随着时代的发展和科技的进步，未来将必然会有新型的信息资源的存储载体出现，并朝着存储量更大、安全性更高等方面发展。网络、计算机、信息系统的深入应用和普及，各档案馆（室）的网络系统内的服务器和网络存储设备担负着关键的应用，存储着重要的信息和数据。■
参考文献
[1]胡建红.数字化档案管理之我见[J].吕梁教育学院学报，2009（3）.
档案储存管理范文3
一、数字档案概述
1.数字档案的内涵。数字档案也称电子档案，是依托于信息技术而产生的一种新型档案形式。随着办公自动化系统在政府机关以及企事业单位的广泛应用，无纸化办公成为社会发展的整体趋势，大量的电子文件、档案便是无纸化办公的产物。目前，关于数字档案的确切内涵仍有不少争议，总的而言，数字档案就是以数字代码形式存在，依赖现代信息技术形成和存储，且具有一定应用价值的档案形式，主要包括电子文档归档后所形成的数字档案以及传统档案数字化之后而形成的数字档案两种形式。2.数字档案的特征。数字档案作为信息时代的产物，既具有传统档案的一般性特征，诸如可追溯性、真实性等，此外，还具有数字档案的特性，这些特性和信息技术紧密相关，主要表现在档案的存储、形式以及读取等三个领域。首先，就档案的存储而言，传统档案多以纸张作为存储媒介，而纸张具有易损性、难以保存性等多个特质，对档案的存储和利用极为不利，数字档案以U盘、磁盘、光盘等作为存储介质，很好地化解了档案的存储难题，也有效地提升了其利用效率；其次，就档案的形式而言，数字档案和传统档案一样，具有文字、图像、音频、影像等多种形式，但在传统档案中，档案形式与存储介质是相互分离的，如文字存储于纸张之上，而声像档案则存储于磁带、录像之中。数字档案以一种载体将多种形式的档案存储于一起，强化了档案的记忆与再现功能；最后，就档案的读取而言，传统档案如纸质档案、图片档案等可以不依赖辅助设备直接读取，而数字档案则必须依靠相应的电子设备、信息系统，这也从反面映衬了信息技术与数字档案之间的关系。
二、影响数字档案信息安全的因素分析
1.信息层面的因素。数字档案信息安全的首要隐患来源于档案信息自身的存储、读取以及运动方面。首先，就信息存储介质而言。数字档案的存储介质，如硬盘、光盘等，虽然在保存上较传统档案简便，但其存储年限却较短，如普通硬盘寿命仅有10年左右，而寿命较长的光盘一般也不会超过30年，并且还容易受到磁场、氧化以及变质等因素影响[2]67；其次，就信息读取方式而言。在传统档案中，人可以对档案信息进行直接读取，然而，在数字档案中，人的直接读取能力受到了档案存储、利用方式的限制，必须依赖于相应的软硬件系统，如计算机、操作软件等才能读取，这就给信息的读取带来了一定的风险。举例而言，信息技术发展日新月异，计算机系统数年之内就会又一次更新，基于原有系统而产生的数字档案与现有系统存在着兼容性的问题，很有可能读取不出来信息内容或出现乱码；最后，就信息运动方式而言。数字档案具有可修改、可复制的特征，也就是说数字档案中的信息是自由“运动”的，这也会给档案管理造成安全问题，比如对档案信息的修改会造成数字档案的失真等。2.网络层面的因素。就数字档案信息安全的影响因素而言，网络环境是仅次于信息自身的又一重要因素。数字档案依赖信息技术而存储，主要通过网络传播，与此同时，各种形态的病毒也会通过网络传播，它们在干扰计算机正常运行，占用CPU资源、破坏网络的同时，也会给数字档案带来威胁，最为常见的便是攻击计算机内的电子文件，窜改文件资料甚至直接删除文件，进而造成档案信息丢失乃至于系统崩溃的问题。此外，黑客入侵也是数字档案网络层面的主要风险。黑客擅长从现有信息系统的安全缺陷入手，从通信服务层、操作系统层或其他不同层次对网络发动攻击，数字档案中的不少信息具有较高的保密性，必然会引起黑客的非法访问，从而带来信息泄露的风险，严重威胁到数字档案的安全性。当然，硬件层面的设施损坏或系统间的冲突，也有可能造成信息丢失，典型的便是数字档案信息在未备份的前提下，系统运行突然失败，档案信息便荡然无存。3.管理层面的因素。管理层面的欠缺与不足也是严重影响数字档案信息安全的重要因素之一，其中既有管理者自身的因素，也有管理制度的因素。首先，管理者安全意识淡薄。档案信息化、数字化是信息时代档案工作的主要趋势之一，目前，数字档案已经成为不少单位的重要档案形式，地位与作用日益突出。然而，一些单位在档案信息化建设的环节中却有着比较严重的“重硬件、轻管理”的情形，将硬件质量视作确保数字档案安全的唯一要素，档案管理者对数字档案缺乏深刻的认知，管理意识还停留在传统的纸质档案管理中，以为只要把电脑或硬盘、U盘等载体看管好，档案信息就万无一失；其次，管理者管理技能不足。档案管理是一门技术活，它需要管理者根据时代的发展变化不断丰富自身的管理技能，不过，目前我国绝大部分数字档案管理者都是从传统档案管理者转变过来的，他们具有保密意识，却缺乏基本的信息技术常识，这必然会影响到数字档案的安全性；最后，数字档案从形成到存储再到利用，中间会经历很多环节，稍有不慎，便会造成档案信息的流失或泄密，制度则是确保档案工作稳步推进的核心要素，然而，制度建设欠缺或执行乏力的现象，在当前数字档案管理中屡见不鲜。
三、维护数字档案信息安全的对策研究
1.强化基础设施建设。数字档案的存储以及利用离不开必要的硬件设施，诸如硬盘、光盘、U盘等，它们是数字档案的物质基础，同时也是确保其信息安全的前提条件。对此，档案管理部门需要做好相应的基础设施强化工作。就以数字档案的存储介质而言，磁盘、光盘等是数字档案的主要存储介质，它们在存储年限以及读取速度上有着较大的差异性，其中磁盘的读取速度快，而光盘的存储年限长，因而，管理部门需要根据数字档案自身的属性选择最为适宜的存储介质，比如对办公自动化中形成的电子文件选择一次写入式光盘，而对数据容量以及安全性较高的数字档案采取可擦写光盘，此外，针对那些特别珍贵的档案，可以采用纸质化或微缩至胶片上的存储方式[3]240。当然，为了更好地保存这些存储介质，管理部门还需要注意数字档案存储介质存放地的防尘、防湿等工作。受存储介质以及网络安全等多个要素的影响，数字档案信息安全面临诸多风险，为了进一步降低这种风险，管理部门还需做好数据信息备份工作。2.提高网络应用技术。就数字档案与网络信息技术之间的关系而言，网络自身的安全性势必也会影响到数字档案，因而，维护数字档案信息的安全性也就必须依托于网络应用技术的完善与提升。对此，档案管理者可以采取以下几种技术：第一、加密技术。加密技术是网络安全技术的核心所在，常见的加密技术主要有对称加密算法以及非对称加密体制两种，它们可以有效防止黑客或病毒对档案文件发起的攻击，从而保证数字档案信息的保密性。此外，数字水印技术则是近年来较为流行的加密技术。非法访问是黑客以及病毒攻击数字档案的主要手段，而访问控制技术则是针对非法访问的有效遏制手段，因为管理者可以采用角色访问控制等方法来设定相应的访问形式；第二、入侵检测机制。入侵检测机制是作为访问控制技术——网络防火墙的一种有效补充，当黑客突破网络防火墙时，入侵检测机制能够及时地将此信息反馈出来，提升网络防护能力。3.完善数字档案管理。如前所述，当前的数字档案管理在管理意识、管理技术以及管理制度三个层面存在欠缺，因此，完善数字档案管理也必须从这三点出发，才能起到对症下药的作用。首先，单位需要强化数字档案管理部门从业人员的信息安全教育工作，通过网络安全宣传教育以及员工培训等多种途径相结合的方式来提升数字档案管理者的安全管理意识，避免因管理上的疏忽大意而造成的不必要损失[4]29；其次，数字档案管理兼具档案学以及信息学两个学科的知识，因而，相关的管理者也必须既精通档案管理的内容，同时又熟练地掌握计算机技术，换言之，管理者必须是契合时代需求的复合型人才。这就需要单位做好档案管理人才的吸收与培养工作，比如强化档案管理人员与计算机技术人员之间的交流合作等；最后，“没有规矩，不成方圆”，数字档案管理离不开必要的规章制度，单位需要在密切结合国家相关法律规章，如《中华人民共和国档案法》等基础上，构建起完善的数字档案管理制度体系。在目前信息技术不断发展的宏观背景下，数字档案的地位与作用日益突出。然而，受到信息、网络以及管理等多个因素的影响，当前数字档案的信息安全呈现出比较高的风险，对此，管理部门需要从数字档案管理的实际需要出发，采取针对性的防范策略。
参考文献
[1]樊如霞，郑志荣.影响数字档案信息安全的因素与对策[J].档案学通讯，2007（06）.
[2]丛丽敏.影响数字档案信息安全因素与对策分析[J].黑龙江科学，2015（8）.
[3]金俊兰.探讨数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策[J].大舞台，2010（08）.
档案储存管理范文4
关键词：云存储;资料归档;网络存储
1 云存储技术简介
云存储技术主要是依赖于高速分布式互联网进行数据的存储，在网络中搭设多种不同类型、不同容量以及不同物理位置的存储设备，借助云计算进行管理，让这些分散于网络中的数据能够并行工作，从而形成了一个非集中式的大型数据存储和访问系统。云存储能够合理运用网络空间，存储资源更加丰富，按照需要也可以获得很好的扩展性，通过网络管理软件等可以快速对资源进行管理和取用，和集中存储的管理方式基本相同。在网络中存储的信息相对比较分散，所以受到攻击时也不容易造成整体的崩溃，只要能够进行良好的保护，网络中的信息就能够得到有效的保护。
2 资料档案信息网络存储及其实际应用意义
2.1 资料档案信息网络存储
互联网技术日益成熟，越来越多的人在使用互联网，使得网络中信息的种类和数量都在不断增加，同时人们对于信息的取用要求也越来越频繁，如何采取一种高效的存储方式，让网络中的信息更好的进行使用，是目前信息管理工作者需要面对的问题。档案信息存储的方式非常多，基于本地计算机系统的存储方式，方便集中管理和使用，但是面对网络不断扩展，这种方式使得网络中处于远端的设备访问不便，所以利用互联网分布计算的优势，在网络中分布存储，可以通过特定的网络载体进行存储。相比较于传统存储模式，云存储通过网络将部分的档案信息组合成一个整体，使得多个信息资源单位可以通过网络进行信息的共享和传输，解除了集中信息存储的限制。而且随着档案信息种类增多，数量增加，网络存储能够提供更大的空间，同时提供高速的访问服务，节约本地信息资源占用的空间。云存储是目前最为经济，安全性较高的信息存储解决方案，长期存储得到了很好的保证。所以说，资料档案信息的存储，未来会十分依赖网络存储。
2.2 云存储对资料归档的重要意义
信息量的增加，对管理提出了更高的要求，同时大量冗余的信息会占用存储空间增加负担，根据客观需要进行存储更为合理。按照档案信息的管理规定，选择合适的存储年限和存储方式，对于需要长久存储的档案信息，应当选择更加安全稳定的存储方式，而云存储技术的分布式优势能够很好的解决这一问题。分布式存储解决了长期存储稳定性不足的问题，在网络中的备份能够及时恢复保证数据安全，同时分布式存储通过网络机密和授权访问，确保资料能够完整保存。实际档案存储过程中，网络存储体现出了非常多的优势，成本低，运维方便，对于网络的安全开放，也让档案信息可用性更高，便于分布式管理档案信息，云计算解除了档案管理的时间和空间限制，所以说云存储在资料归档中具有实际应用意义。
3 云存储在资料归档中的应用方式
3.1 利用资源网站进行云存储
档案信息资源原始数量庞大，档案管理部门对于这样庞大的数据信息，可以很好的利用资源网站的服务器进行存储，通过网络存储代替本地资源存储，大大降低了本地资源占用的空间。使用网络资源网站存储原始档案资源，降低了本地计算机存储系统的压力，同时在资源网站合理开放接口，可以在服务器端进行其他档案信息的收录和管理。资源网站对于资源的存储可以说是全方位的，不论类型和更新频率，服务器都能够承载，具有很强的可用性，海量的档案信息都可以得到安全的存储。
3.2 利用网络硬盘进行云存储
网络硬盘也就是建设在网络中的大容量存储介质，很多网络公司都推出了在线的资源存储服务，提供了一个资源存储、管理和分享的网络空间，就相当于一个虚拟的移动硬盘，只是访问方式是通过网络进行。网络硬盘相比资源网站使用更加方面，借助网络公司的公用服务器硬盘，实现网络存储。网络硬盘可以随着用户需求扩展空间，成本也比较低廉，借助网络公司的服务器资源，更加安全和稳定。
3.3 利用同步盘进行同步存储
同步盘与网络硬盘可以结合使用，同步盘将网络硬盘与本地计算机硬盘进行映射和同步，通过网络将本地计算机存储的信息进行网络备份，这样在其他计算机中也可以对存储资源进行检索和管理。同步盘提供自动备份更新数据的服务，将本地计算机增加的信息及时的上传到服务器中，这样就可以通过网络将同步盘作为计算机的一个虚拟硬盘使用，更加直接的对数据进行管理，同步服务让信息存储更加稳定，降低了本地计算机的压力，确保计算机信息能够得到稳定保存。
4 结语
云存储技术在大数据时代应用广泛，随着时代的发展，档案信息的存储和使用也有了更高的要求，认真研究云存储技术，创新档案信息的存储方式，提高存储稳定性和安全性。档案信息资源不论是种类还是数量都在不断增加，云存储提供了良好的解决方案，这就需要资源管理者采用合理的存储方式，提高资源存储和管理的工作效率。
参考文献：
[1]高宏卿，汪浩.基于云存储的教学资源整合研究与实现[J].现代教育技术，2010（03）.
[2]李君鹏，周宇.基于云存储的在线备份服务创新[J].华南金融电脑，2010（03）.
[3]郭凌翔.浅谈云存储及其安全性[J].福建电脑，2010（05）.
[4]周可，王桦，李春花.云存储技术及其应用[J].中兴通讯技术，2010（04）.
档案储存管理范文5
关键词：电子商务档案管理；智能化；发展
中图分类号：F71336文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）03-0193-02
随着电子商务的不断发展，以往电子商务档案的管理模式满足不了电子商务的需求。目前，电子商务档案的内容具有多样化、复杂化的特点，具体表现形式有电子邮件、电子收支款项、电子账单等。[1]为了将这些复杂、大量的电子商务档案更加条理化、系统化，那么相应的管理模式需要智能化。因此，客观角度上，电子商务产业取得的重大成就推进了电子商务档案管理向智能化方向发展。
一、电子商务档案的特点
第一，电子商务档案具有虚拟性。因为电子商务产业的进行使处于网络环境中，它具有同网络一样的虚拟性质。那么，电子商务档案也同样具备虚拟的特征。具体表现为，电子商务活动和交易都是在网络平台上完成的，这些活动或交易所产生的一切信息都是虚拟的，包括交易的内容、物质信息，另外，交易时买卖双方采用的支付手段是网上银行或其他的金融服务，这些信息也同样具备虚拟性的特征。
第二，电子商务档案具有复杂性的特征。电子商务的一切活动和行为的存储方式都是通过数字技术来存储，这些信息的获取需要通过编码解译，并不能直观获取到这些信息，因此，电子商务档案也愈加复杂化。
第三，电子商务档案具有集成性。和传统的纸质档案相比，电子商务档案在信息存储上具有集成性的特点。目前的电子商务档案不仅存储的有文字等单一性的信息，还包括一些图像、视频信息，电子商务档案存储的信息多元化，较纸质档案更为方便。
二、电子商务档案智能化管理的发展趋势
（一）电子商务档案存储的智能化发展
电子商务档案的管理有三项具体内容，分别是存储、信息检索和应用。整个电子商务产业是在计算机和网络平台上进行的，而且档案信息的存储也同样需要依靠计算机。因此，电子商务档案存储的智能化发展必须依靠计算机来完成。
电子商务档案存储的智能化，是指通过计算机的运算和控制功能应用到存储设备上，也就是说让存储电子商务档案的设备本身拥有等同于计算机存储系统的运算控制功能，让存储设备智能化，让存储设备能够自发存储电子商务档案。并且在此基础上，对电子商务档案进行备份，保证电子商务档案的安全性，对电子商务档案进行分级存储。如果电子商务档案采用智能存储的方式，具有非常明显的效果，对比原来的存储方式，智能存储在信息安全和保密两方面上有着更大的优势。具体来说，智能存储更加全面具体地监控信息存储设备的内部情况，包括文件数据的读取、写入。此外，在发现存储系统问题和故障上，智能存储技术可以及时发现并采取相应的措施来解决问题，保证存储信息的安全完整以及存储设备的继续使用。电子商务档案智能存储除了软件上的智能化，也就是存储管理管理的智能化之外，还需要硬件上的智能化。对于电子商务档案的安全性来讲，智能存储可以保证档案信息的完整性和安全性，另外，智能存储中的信息备份管理可以避免信息丢失带来的麻烦和困扰。而且，当电子商务档案存储系统出现问题时，可以进行修复，给电子商务档案的管理提供了有利条件。[2]
（二）电子商务档案信息检索的智能化发展
科技的发展给人类的生活和工作带来了翻天覆地的发展，电子商务档案信息检索智能化应运而生，是不可逆转的发展趋势。计算机技术的发展已经取得了很多的成就，其中在信息检索方面，发明了图文信息智能检索，计算机信息检索技术的发展为电子商务档案信息检索智能化提供了一定的帮助。
电子商务档案存储的信息具有复杂性和集成性：信息存储形式和格式多样化，信息的表现方式多样化，信息的加密情况不一样，包括存储信息的设备不同，面对复杂的信息，对信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息检索智能化具有非常深远的影响力和意义。
将商业、客户信息等内容和搜索词的关联度作为基础，以包含信息的重要性作为考察指标，对这些包含的信息进行排序，提高搜索的效率。而且，产业的进步必然会带来更多更复杂的交易信息和客户信息，传统的信息搜索方式只会加大用户搜索的困难度和工作量，而为了方便用户更加快速地搜索到自己想要查询的商业信息等内容，就必须智能搜索信息。
现阶段的人工智能技术取得较大程度的进步和发展，技术上的成熟为智能信息搜索提供了便利条件。[3]而且，依托快速发展的人工智能技术，智能化信息检索越趋于高级阶段发展。
（三）电子商务档案应用的智能化发展
企业需要将档案所包含的信息作为依据预测商情、设计营销方案、处理客户关系。目前，对档案信息的应用已经成为推动电商产业进步的一项重要途径。为了实现最优目标，研究如何实现档案应用的智能化成为现阶段电子商务研究的主要内容。
企业对电子商务档案的应用主要在预测商情、设计营销方案和处理客户关系三个领域。档案存储的信息包含客户档案。在电子商务活动开展过程中，企业和客户之间的交流方式和以往的传统交易模式有很大的区别，因此，客观上要求企业经营管理者必须正确处理新型的客户关系。当前阶段将客户作为中心、重视客户的商业模式要求，必须管理新型客户关系，而且管理新型客户关系是企业树立以客户为中心理念的重要实践。企业将客户关系管理系统进行智能化，形成新型的客户关系管理系统，企业通过这种管理系统来加强和客户之间的联系，更好地服务客户，增添客户对企业工作的满意度，达成企业经济效益和竞争力提升的目的。此外，企业还可以通过管理系统深入了解客户的需求，研究电商产品的市场需求以及完善度，发现并解决企业在管理上存在的问题，吸引更多优质的客户，将利润最大化，从而实现提高企业的竞争力，优化企业管理能力的目的。
针对企业的商情预测需要智能化发展。随着电子商务的发展，电子商务档案存储的客户信息、商业信息是非常复杂且多样，面对如此复杂和多样的电子商务档案信息系统，是需要一个智能化的数据分析处理系统来进行高度的分析和处理。[4]而智能化的商情预测系统，它所依据的思想和技巧分别是数据挖掘和数据仓库管理，采用的营销策略是一对一的方式，并且采用个性化的售后服务，在此基础上满足客户的需求。以此实现企业的盈利。另外，智能化的商情预测系统除了满足现有的市场需求之外，还需要不断的发展和更新，以适应不断发展的市场，满足不断变化的客户需求。
三、电子商务档案管理智能化发展方式
电子商务档案管理实现智能化需要通过两个方面来完成。第一，硬件上，管理档案必须依靠先进的计算机技术，这是电子商务档案管理实现智能化的基础和客观要求。现阶段，很多企业在硬件上的落后严重阻碍了智能化管理的前进路程，因此，在未来的发展中，企业必须对硬件的更新投入资金和精力上的支持，实现硬件和存储设备的匹配，再匹配相应的软件，使之具备实现智能管理档案的前提条件。
第二，智能管理档案的实现除了依托技术因素之外，还需要人为因素的支撑。因此，企业需要提升相关工作人员的知识和技术水平，引进先进的全面型人才，开发智能化电子商务档案管理系统，让员工能够准确地掌握管理档案的职能和技术。另外，电子商务档案管理系统需要保证信息的准确性和安全性，对此，相应的管理系统可以通过设置权限，不同职位员工的操作权限不尽相同，相互制约，为电子商务档案的准确性和安全性提供保障。
四、结语
网络时代的到来带来了信息爆炸，电子商务的不断发展必然会产生多样且复杂的交易信息和商业信息，对于存储信息的电子商务档案的管理必须智能化，才能保证电子商务档案的完整性、准确性和安全性，才能为企业在开展电子商务活动和交易时掌握准确完整的信息来进行商情预测、设计营销方案和处理客户关系，成为企业发展的有力支撑，为企业在激烈的市场竞争中取得优势地位做出贡献。
参考文献：
[1]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（06）：70-73.
[2]孙万彤.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志，2014（20）：102.
档案储存管理范文6
【关键词】 信息化；存储；高效
一、引言
在经济全球化的今天，随着时代的发展，科技的创新，以及人们生活态度的转变，我们开始接触着一种新的时代格局--信息化时代格局。在现如今，信息充斥在世界的各个角落，其中包括了生活中所有能含括的各项活动，而今天我们具体详谈的是在信息储存方面及其重要的“高校档案管理信息化建设”。就高校档案这一条而言，其本身就是一个信息的储存中心它可以说是信息存储保存的关键所在地，对它的建设关系到信息的安全性以及保密性。在校园范围内，关于高校档案管理信息化的建设是建设“数字化校园”的重要组成部分，也是建设“数字化校园”的必然趋势。高校档案管理信息话的建设需要运用一种全新的新观念，运用现代化管理的理念、技术、方法和手段对档案进行科学的分类，最终实现档案管理计算机化、数据库化、网络化和智能化，开创高校档案管理的新局面。
二、兴起的缘由
自古以来，信息的的记录和传承都是及其重要的，人类文明的初期，会在岩石上记录特有的绘画与字符来存储和传递信息，当后来的甲骨文，竹书，以及传承至今的纸质书章都是用来记录和传承信息的，随着历史的验证下，在传统存储文件的条件下面临的一个问题是，体积过大，查阅不方便，最重要的是在历史传承过程中容易丢失，容易被岁月侵蚀。以至于传承至今所剩的史实屈指可数，导致过往的信息残缺不全，为了更加高效的去存储和传输信息，直到近现在，信息种类的增多，以及信息化发展的崛起，过去单一的纸质档案已经发展成为图片、光盘、音像等多途径的档案存储信息存储载体。所以在信息种类日益增加种类益趋繁杂的今日，为保证信息的高效存储以及安全性，高校档案管理信息化建设的实施刻不容缓。随着信息化建设的实施，电子档案信息的存储已经变得愈发重要，在我们的生活中扮演了及其重要的作用，究其原因，电子档案凭借其体积轻巧，使用寿命长，易存储易传输的特性，获得了大众广泛的接受。高校档案管理信息化建设的开展使原本现实话的东西，在网络环境的存储下跨越了时间和空间的局限，又有形转变为网络虚拟的心态。是一个全新的理念，具有跨时代的意义，在信息化的全球是适应其发展的一种趋势。
三、发展的必然性
高校档案管理信息化建设可以说是时展契机下的必然趋势。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，以往的纸质存储方式已经完全不能承受现在化建设中信息的传输和存储效率，传统纸质的诟病全都在这飞速发展的时代显露出来，于是代替纸质存储的电子档案管理应运而生，它能够实现快节奏生活的方式，能够提供一些加工过的系统全面的档案信息服务，而且在时代的进程中不会向一样的存储工具一样易于被淘汰，或者以我们现在的眼界来说，信息化建设可以贯穿于现在节奏的每一个环节，高校档案管理信息化建设的实施能满足时代的要求。因此，电子档案管理软件是电子档案管理工作发展的必然趋势。档案管理由纸质向信息化发展可以说是信息化建设的一个质的转变，一种突破，是对传统存储的一种冲击，甚至可以说是对新时代新世界的开辟起到了至关重要的作用。不论对于企业还是个人，我们都应顺应，去试着了解接收高校档案管理信息化建设的这一思想观念，在历史发展途中顺应则可发展，反之则会被淘汰，应该采取积极的态度去抢占新时代的制高点，抓住机遇。如果不思进取只能在时代格局中陷于被动，尤其对于一些高校，要想适应形势的发展，使得档案的利用率增加，那么档案信息化处理这条道路是必须试着去走的，从而可以实现发展的跳跃，为学校的服务提供必要的条件，推进高校档案管理信息化建设的实施。
四、发展途中的坎坷
高校档案管理信息化建设的发展离不开两个东西，一个是资金一个是技术，尤其是在那些经济欠缺的地区尤其显著。想要进行高校档案管理信息化建设，必不可少的需要购买，一系列的电子设备，需要网络，这在开始建设的过程中是一笔极大的投入，而当建设完成后，需要进行设备的维护和检测更是一笔巨大的费用。其次设备的使用与开发也是一个及其严峻的挑战，都说科学技术是第一生产力，可想而知科学技术在高校档案管理信息化建设中所扮演的重要角色，首先需要对数据的采集处理，其次是对数据库的整理与设计，我们需要通过计算机的超强运算能力去创建一个先进的搜索引擎，以便于日后的搜索功能，还有我们需要通过计算机语言去编程，去构建适合我们网络搜索语言和辅助成长的程序。第三数据的保密与安全性的建设也是重中之重，需要加设网络防火墙，保障信息存储过程的安全性，这就需要不断的去防护，去预防各种有可能发生的事情，例如防止黑客的侵袭进而导致的信息的泄露。要在使用途中去不断的发展问题然后不断的完善修复整个体系。最后便是这个体系的维护问题，体系的建设是需要长久的使用，我们对其的维护可以更加长久的为我们服务和办公。
前文提及高校档案管理信息化建设需要技术的支持，然而技术的支持必然离不开技术人才的引进，人才的培养这是我建设体系中至关重要的一个环节，尤其是那些具备高素质高才能的人才更是供不应求，极其需要复合型素质的人才，一个合理有效的人才队伍团体关系着高校档案管理信息化建设的存亡，这关系这建设系统的好与坏，能够决定最后的因果关系。，人才的引进是高校档案管理信息化建设初步实现的一个标志，技术人才的引进，一系列的设备才能得以运行。档案信息化是极具考验人才技术的一个手段，对人才的思想观念，专业技能，以及写作技巧都有着极高的要求。在高校档案管理信息化建设的途中有一个最难以解决的问题也来源于此，虽说引进的技术人才个方便要求都颇高，但是与之相匹配的薪资待遇却不尽如人意，因此此项工作的开展在技术人才引进方面遇到了前所未有的挫折，纵使吸引了人才的到来，到对于人才的保留又是一庄难以解决的问题，工作的乏味性，操作的单一性会使的人才特容易流失，反而得不偿失，最后很难接收到新的血液，导致这一系统的最终崩溃也不是没有可能。
在现实生活中我们也会接触到不少这种档案管理信息化的部门，这种部门的工作空间狭小，工作趣味性低，而且τ诜务的检测方面还是很低，对于局外人而言无从知晓其工作的成果，这是第三个需要解决的问题，工作离不开工作态度的辅助，我们需要依着严谨的态度去面对每一件事，我们需要有一种手段去评估一个工作的好与坏，增加工作的趣味性，使得工作不那么枯燥乏味。
五、高校档案管理信息化建设的方案
高校档案管理信息化建设的开展是一种全新的格局化的建设，能够使得档案更加便捷的利用，结合网络服务的开展，可以说是一场破天际的全新革命在历史的进程上也是一段不可磨灭的历史节点。对于高校档案管理信息化建设的开展并不是说那么容易就能开展和进行下来的，我们需要结合实际的情况，在考虑了客观情形之后再加以当时所处的实际地理位置经历情况来做出准确的判断。但“万变不离其宗”，我们在应对这些问题时应该有着自己最基本的处理方法。
1.首先确保资金和技术的到位，我们需要足够的资金去采购所需的电子器件，去满足加强档案信息化基础设施建设的实施。高校档案管理信息化建设是一项投资巨大但实际效益很晚才出现的一个项目，我们需要引进大量的资金，这一方面我们需要各级政府机关部门的支持，在资金支持和自身的积极筹备上双重结合，进而在建设的初期打下良好的基础。
2.需要在资金满足的前提下引进最基础的档案信息化建设的基础设施。包括最基本的电脑还有存储设备等一系列，还有选取办公空间，在这期间我们应具体考察高校的档案存储条件，去适宜的采购设备，同时加强校园区域网的建设，使得被服务人群能够更加便捷有效的获得便利沟通，更加方便的实现档案信息化建设的实施。
3.高校档案管理信息化建设的最关键核心便是档案信息资源的建设与输入。我们需要分析以往的文献存储，信息并加以存储去完善我们的档案信息。关于这方面的完善，首先我们可以直接通过高校的各个基层输入过往存储的电子档案信息，这是最便捷最快速的方法，而且可以使得学校档案准确有效的记录和存储。丰富优质的存储内容是一个档案信息建设的目标和基础，其次我们可以通过手工使人力去手动的输入我们需要存储的信息，进而不断完善我们的信息库。对于一个完善的信息存储系统，我们能从其内部获得我们所需求的东西，所以对于存储信息的优次我们要有一个衡量的标准，我们需要的是存储信息的质量，在满足最基本质量的要求的前提下，去不断吸收和存储新的内容。所以信息的存储过程中我们应该仔细考究的去审度一下，考虑文件输入的先后顺序以及紧要程度，当同时面对一份新的档案和旧的档案时我们应该先入库新的档案，因为这样可以使得我们在同一时间内获得更大的效率，同时我们应该取其精华去其糟粕，学会用考究的思想去选取适宜我们的，对我们有效的档案，而那样被时代淘汰已经失去作用的无用档案我们应该及时的抛去。
4.当信息存储结束后我们所需要做的便是对所存储的信息的保护及其保密性的建设工作，这是高校档案管理信息化建设至关重要的环节。信息的存储会存在各种各样的情况，我们需要提前做好积极的应对措施，加强信息所在区域网的防火墙建设。在现实生活中档案管理信息中存储了许许多多重要且机密的文件和信息，因此我们需要建立一套信息化工作的完善体系。加强相关技术人员个人技术和素质的培养，使得信息化建设的过程能和谐稳定有效的进行着。
5.最后提起便是对于高校档案管理信息化建设的管理阶层的建议了。这里的管理阶层包括两个角色层次，一个是指的领导管理阶层，高校档案管理信息化建设离不开各级领导的支持与领导，我们需要在政府领导的正确方针下去有个系统可行的的方案去给我们以资金上的支持。这样我们在有了政府机关的领导下可以更加全面而完善的去解决建设途中的各种问题。领个管理阶层值得是在设备建设和维护中起到至关重要性的管理人员，有了他们的管理与维护我们才能更好的实施高校档案管理信息化建设。
6.了能更好的服务大众，使高校档案管理信息化建设的实施更加有利的发展，我们可以试着去研发一种检测机制，去避免工作热情缺失所导致的工作失误，我们知道在传统的档案管理体系中缺乏工作热情，工作的趣味性和积极性都颇低，然而在这种检测机制的管理下和统筹下，档案工作人员可以更好的为建设信息化档案管理贡献出自己的力量，更好的为人民服务，进而更好的为实现高校档案管理信息化建设贡献出自己的一片热忱。
六、建设的规范
高校档案管理信息化建设的开展，对于社会而言是对于信息统筹规划的一个具体而详细的方针，在建设的途中我们应该逐步完善档案信息管理体制，在加强自身档案管理确保数据库安全保密的情况下要严格遵守法律法规。同时确保不丢失不泄露档案信息，而且保证对于法律所严禁公开的信息，一定做好安全防护工作。
在《档案法》和《电子公文归档案管理暂行办法》的规范下，高效有序守法的进行安全维护和工作。进而保障高校档案管理信息化建设的合理合法化进行使得高校档案管理信息化建设能够平稳和谐的建设发展。
七、结语
高校档案管理是一个漫长而曲折的过程我们需要在规划和发展中不断的完善他的建设，其中包括内容广泛，以及繁琐的数据统计和记录，充分的考验了人才的技术，所以在建设需要的前提下，去进行相关人才的培养，并结合学校自身的实际情况，多方面的去改变传统的档案管理理念，树立一种全新的态度去创建一种全新的格局，进而才能是高校档案管理信息化建设的各个环节有机一体的去实现。相信通过我们不断的努力，高校档案管理信息化建设的进程会稳步的发展，在未来的某日我们可以凭借完善的信息档案管理体系去实现全球信息化的推进，信息档案管理信息化的建设关系着全球信息化一体化的发展，此二者相互挟持，在时代的历程中不断的发扬，最后使得高校档案管理信息化建设在时代进程中熠熠生辉，在高校教育平台上更好的为学生为教职工提供有效而充足的信息。所有高校档案管理信息化建设的实施是刻不容缓的，为了发展，更为了更好的服务大众。
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