档案归纳方法范文1
【关键词】档案工作；制度；贯彻落实
全程管理已成为现代文件、档案管理的重要理念和方法。但全程管理“什么”“怎么管”到全程，这就要构建档案管理制度体系和质量管理体系，通过合同管理、培训指导、检查监督和绩效考核等积极有效的措施，强化档案人员事前介入、事中控制、事后核查、验收把关等多环节控制；特别是充分利用信息化技术平台，对各类档案实施动态管理，保障文件、档案的全过程控制和规范化管理。经考察与研讨，“344”制度可以建构起这样的体系。
一、什么是“344”制度
“344”制度是笔者对档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”等制度的一种简单、概括的说法，是改善单位文档控制系统的突破口，是加强单位档案工作制度化建设的根本要求，更是文件、档案工作全程管理机制化建设的总抓手。下面，笔者对“344”制度进行更为详细的解读。
（一）对档案工作“三纳入”制度具体内容的解读。一是纳入单位各项工作计划；二是纳入单位领导工作议程；三是纳入单位规章制度、工作流程及有关人员岗位责任制。
单位（这里指各级各类单位，以下简称单位）档案工作要纳入全年总的工作计划和中长期规划之中，开展重大活动时档案工作要纳入工作方案之中，建设项目文件材料形成、积累与归档必须纳入制度或合同之中，目的是加强对文件、档案工作的超前控制、全程管理。纳入计划的档案工作事项通过考核来评介优劣并对档案部门和档案人员的工作进行严格的奖惩。这是第一个纳入。
第二个纳入是指纳入单位分管档案工作领导的议事日程。根据档案工作法律法规的有关要求，每个单位都有分管档案工作的领导，但分管领导不能是个摆设，要通过认真贯彻《档案法》《机关档案工作条例》《企业档案工作规范》《机关档案工作业务建设规范》和《科学技术档案管理条例》以及上级对档案工作的有关规定，熟悉档案工作，切实加强对本单位档案工作的领导。分管领导还要热心解决实际问题，更要关心档案人员的工作和生活。毋庸讳言，还有不少单位的领导有“分而不管”的现象，他既不去了解档案管理具体事务，也不想方设法为档案工作和档案人员解决实际问题。我们认为，在档案事业的发展上，既要靠法治又离不开人治，所以，档案工作做得好不好，领导重视是关键。档案部门或档案人员要学会（并善于）争取领导的重视，与领导有良好的工作沟通和互动，主动地订阅档案报刊、及时呈送本地档案简报，经常向分管领导汇报档案工作开展情况、取得的成绩和存在的问题，经常把工作情况、计划思路形成材料上报领导；档案部门的重要会议、工作和活动，要争取分管领导参与，让分管领导能更加全面地了解档案工作的重要性，深刻认识自身的历史责任，更多地解决档案部门自身无法解决的问题，切实改善档案工作各方面环境与条件。
第三个纳入即纳入分管领导的岗位责任制、纳入办公室负责人的岗位责任制、纳入专兼职档案人员的岗位责任制之中，并最好与经济责任制挂钩。在年终考核时，办公部门负责人和档案人员组成考核组对单位各职能部门或下属单位档案工作进行考核或开展年检。当然，这种考核若能与经济责任制挂钩、认真实行奖优罚劣，那就会促进单位档案工作平稳、健康、可持续发展。此外，各级各类单位都制订了各项工作制度或工作流程，档案工作的有关细节有必要作为一项重要条款纳入工作制度或工作流程之中。
（二）对档案部门或人员“四参加”制度具体内容的解读。一是档案部门或人员参加单位会议或重要活动；二是参加科研课题审定会；三是参加基建项目验收会；四是参加设备开箱验收活动。
关于第一个参加，有人会说，档案员哪有这么大的权力？是的，某个局的局务会议、班子会议或某某公司的董事会、班子会议等好多会议，档案人员是不能参加的，但我们说档案工作归口办公部门管理，办公室主任（或行政部经理）参加了会议，同样能起到对文件、档案和档案工作的监督和指导作用。一般说来，单位办公部门负责人会参与单位重大活动、重要会议等，于是，办公部门负责人会将掌握的情况与档案人员沟通，档案人员在其领导下跟踪事情发展的全过程，这同样可以做到了解情况、全程关注、超前控制，履行好档案工作之职权。
其它三个参加，档案人员必须到场并行使职权，对文件材料完整、准确、系统进行把关、验收；科研档案工作者不仅限于参加课题审定会，他应当把科研工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研档案也应当实行四同步制度；生产性企业的档案部门和人员要参加新产品鉴定会。
单位引进或购置设备，开箱时，有关部门应当通知单位档案室及本部门兼职档案员参加设备随机资料验收，并准确填写开箱验收单，将收集到的开箱材料进行登记造册，及时向档案部门办理移交手续。开箱材料完成移交归档后，设备部门需要利用时，需向综合档案室办理借用手续。
（三）对档案工作“四同步”制度具体内容的解读。一是下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；二是检查项目计划进度与检查项目文件材料形成情况同步；三是验收与鉴定项目文件材料同步；四是上报登记和评审奖励项目与档案部门出具项目文件材料归档情况同步。
“四同步”制度总的目的也是为了确保文件材料在每一个环节得到有效控制，防止文件、档案材料失控、断档或散失。因此，各单位在布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，做到保证档案工作的及时性、真实性、完整性、准确性、保密性，确保档案工作的有序开展。
二、如何贯彻执行“344”制度
当前，社会、经济、科技、文化的迅猛发展为档案工作提供了更为广阔的拓展空间，也出现了更为复杂的生存环境。于是，档案管理法制化成为做好档案工作的重要保障。
要确保“344”制度的执行，第一件事是要把这些要求纳入单位关于档案工作的总章程，如在《某某单位档案管理规定（或办法）》的总则中列入“344”各项条款。第二件事是把文件、档案管理要求纳入合同管理。
（一）纳入有关项目档案要求的条款。在各部门签订的合同中，必须要结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任；同时，为便于单位档案数字化建设，避免重复投入，合同乙方应向甲方在提交纸质文本的同时提交数字信息。这项条款使合同乙方单位在签署合同时，就对档案要求有了概念，明确了档案和档案管理的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的文件材料的归档问题发生扯皮现象。
（二）纳入有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款，预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中，档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10%左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和移交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，强制合同乙方单位及时认真完成。通过合同会审流程中加入档案审核的环节，强化各部门的档案管理意识，通过合同签订环节控制文件和档案管理，避免合同文件材料归档时的扯皮现象，促进工程档案归档工作。说到这里，笔者认为，为了简化程序、强化合同管理，制定“项目”合同范本，单位签订的每一份合同，都有关于文件材料形成、积累和归档要求的不可省略的专用条款，省去了档案部门的审核过程，在简化合同会审流程的同时，达到了通过合同签订环节强化文件、档案管理的目的。
（三）严把合同付款关。财务部门在修订合同付款程序时，把档案部门加入合同付款审核流程，明确在每一份合同执行完毕支付每一笔款项时，必须经过档案部门审核。档案部门经清点、验收合同文件资料完整归档后，签字确认，再进入下一个付款审批环节。这样，所有合同每次付款都经过档案部门，使得档案部门能够及时催交应归档文件资料，督促文件资料归档工作顺利进行。
第三件事是要把文件、档案管理要求纳入单位各项规章制度和工作流程。如，会计档案工作要纳入单位财务管理制度中，纳入财务工作计划，纳入财会人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财务工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财务档案工作。又如声像、电子档案工作必须纳入相关部门的管理制度中，与各项管理制度紧密结合，实行文件制作工作和建档工作同步管理，即文档制作人员接受任务与认可声像、电子材料的归档要求同步进行。总之，单位工作制度有很多、单位各项工作流程不一样，但要把文件、档案管理要求纳入单位各项规章制度和工作流程的做法是一样的，目的就是要确保文件、档案收集得齐全完整、准确系统、安全可靠。
第四件事是要建好台账，加强考核。档案人员要专门准备一个本子，专门记“344”制度是如何执行的。最好是在工作的每一个步骤之后或在每做完一件事情之后，就立即将已产生或形成的材料收集起来，做到及时取证，形成档案工作考核台账，保证有据可查，免得日久忘记遗漏。档案工作不到位，档案员有权行使否决权，可借助年终考核、项目验收、经济责任制兑现等手段确保档案工作担当起崇高而光荣的使命。
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够较好地了解过去，把握现在，预见未来。随着社会的不断进步、经济的不断发展，大多数单位档案的拥有量和利用率高速增长，因此，机关、企事业单位档案管理必须坚持高起点、高标准、高要求，突出规范化、科学化、标准化、信息化、现代化，不断提高单位各类档案质量和不断深化各类档案信息的有效开发和合理利用，切实提高工作效率，更好地服务经济和社会发展。
【参考文献】
档案归纳方法范文2
近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化渐趋完善。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，办公自动化管理系统代替以往手工繁杂的办公行文、来往函件。文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结。先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。同时，每个文件形成部门为存储档案信息都投入大量的经历，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。因此,为适应现代化管理制度和信息社会的发展，做好电子文件的归档工作，对电子实施档案化管理势在必行。一、电子文件难以归档的原因
与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
二、电子文件归档方式和模式的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的模式有两种：
（一）开通电子文件归档专递网线
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些日常产生的其它未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门（全宗构成者）以定期、不定期的方式编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。由专业档案部门对各个部门产生的电子文件信息进行集中统一的管理、保管与存储。档案部门对归档的电子文件提出标准化格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。（二）成立计算机与信息管理部门，由其负责归档，作为电子文件信息的汇集点
为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。如根据__公司的组织结构，公司计算机与信息管理中心可利用网络技术建立企业行政信息管理系统，共分为行政、人事管理、企业策划三个子系统；而经营管理系统与综合业务（合同管理与产品销售）、部门业务（单、多用户项目）、财务可构成数据交换网。计算机与信息管理中心接收上述各部门相应数据后，进行集中处理，经汇总的数据在允许公布的时间段通过信息管理中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
三、建立并执行一套科学、合理、严密的电子文件归档管理制度
（一）依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了负责人负责立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以单位计算机与信息管理保管为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
（二）建立电子文件全过程管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，来源广泛，环节众多。电子文件形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员等。 哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，显得尤为重要。这也是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。
电子文件的归档范围、归档内容、归档部门与分工、归档的方法、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别。抓电子文件归档工作，制定《机读(电子)文件归档工作规定》等，都要明确无误地分别对上述区别做出具体规定，并设计《机读(电子)文件归档目录》样式。同时还必须加强对电子档案的开发利用活动环节的保密管理。
为了使各部门主管档案工作的负责人和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，可在对电子文件的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择电子文件的信息综合性强，含“金”量高的综合业务管理部、总裁办公室做为开展电子文件归档的重点和试点部门。如将历年的各部门单用户报告和定制的多用户（专项）报告分电子文件归档。
与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、综合业管管理部门、计算机与信息管理部门四者结合的方法。电子文件形成部门熟悉各自管理的业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；综合业务管理部门是全面掌握公司和产品种类、部门业务类型，负责经营管理的部门；计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，又可以作为电子文件的形成单位，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。四个部门的职能相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，可共同形成质量较好的电子文档。
（三）将电子文档管理工作纳入公司业务管理程序，纳入公司各业务部门和职能部门的职责范围及有关人员的岗位责任制
其目的是使制度变成归档人员的自觉行动。体现在部门档案的管理工作要做到“三纳入”、“四同步”：纳入工作规划和计划、纳入:请记住我站域名管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
四、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式备份保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化档案贮藏，也能减少档案的体积。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，以防止信息损失。
__公司从20__年开始正式将公司公关、会议活动的照片和电子版整理由总裁办和综合业务管理部作为声像档案归档张贴和存档。最近又计划在FTP上随时输入电子照片、文章标题及摘要，通过网络传输到全公司，供全体员工共享。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的索引到FTP上查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。同时，对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理；并进行用户确认，以确保声像档案完整与安全。
五、档案人员知识结构的变革迫在眉睫
档案归纳方法范文3
一、改进措施
1．宣传档案法规加强领导认识北京市昌平区妇幼保健院的档案管理工作由副书记直接领导，并由信息科主任负责，为档案工作的顺利开展提供了可靠的保证。档案员利用各种形式向领导、全院职工大力宣传《档案法》、《科学技术档案管理暂行规定》以及科技档案的重要性，争取领导的支持和科室的配合，增强医务人员自觉归档的意识。
2．全面开放收集科技档案科技档案收集是档案工作的基础，收集的完整、准确、及时是保证科技档案有效价值的根本保证。扩大科技档案的收集视野，以档案室为中心主动“辐射”，把属于科技档案的材料全部收集到。扩大科技档案的收集范围、收集内容，档案员到各个科室、病区收集归档材料，提醒各科负责人归档时间。收集每一项完整的科研材料，收集科研项目全过程的、全方面的记录，收集成果性、总结性、鉴定性和获奖证书的归档材料。提高档案员的工作态度，明确工作责任，甚至予以奖惩，提高档案员收集的主动性和积极性，保证科技档案收集的全面、准确、及时。
3．健全完善科技档案管理制度医院档案的科学规范管理，能够为医院发展提供宝贵借鉴，对推动医院的学术、技术进步，推动医院管理水平的提高具有重要的支持作用。建立科技档案管理制度，结合医院实际制订了《科技档案工作制度》、《科技档案归档范围与要求》，科研档案管理纳入了管理制度和有关人员的职责范围。
4．科技档案工作纳入同步管理北京市昌平区妇幼保健院真正实行了“三纳入”、“四同步”的管理制度。把科技档案的形成、收集、管理、归档工作纳入医院工作程序；科技档案归档纳入工作计划；把科技档案管理纳入职责范围。计划任务与要求归档同步；检查科研进度与检查科研材料同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；评审科研成果与档案室出具科研课题归档证明材料同步。各科课题从立项起，由负责人收集、保管和整理本课题科研过程中形成的全部文件材料。在科研项目完成后，将科研文件材料整理归档。每年科研办给档案室列出本年结题需归档的课题目录，档案室出具归档证明。恰当地运用一定的经济手段，也是做好科研文件材料归档工作的有效措施。医院上报成果、申报奖励时，档案材料归档齐全、完整，档案室才能在申报材料上加盖档案章。
5．调动医务人员归档的积极性北京市昌平区妇幼保健院正在改革阶段，对科技人员的业绩进行考核，重新设岗定位。2013年对医务人员的职称评定晋升工作有新的规定，科研论文、著作、文件材料必须归档。科研人员在填写考核表、职称申报表时，发表的科研论文、出版的著作、获得的奖状必须由档案室核对，个人提供的材料与档案室核对一致才有效，否则以档案室提供的为准。医院做好离岗人员科研材料的归档。科研人员在离岗时，档案室人员检查是否有借阅档案未归还。科研办对科研档案审查工作有重要规定，科研人员在办理手续时，经手的课题所形成的文件材料是否交接完毕，如果科研人员所经手的课题已结题，必须整理归档，如果课题尚未结束，必须有本人办理课题材料交接手续。这项改进的实施，保证了科研档案的及时收集、整理，也使科研人员、课题负责人更加重视科技档案。
6．树立档案工作的效益观念医院在市场竞争中，档案员要树立效率观念，及时、准确地为利用者提供服务，要充分认识到档案的利用价值，特别要认识到医学科技档案就是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院创造经济效益服务。
二、利用网络技术提供优质服务
1．科学管理优质服务以网络技术为平台，学习档案管理的新技术。对档案管理人员进行技术培训，使档案管理人员的知识适应档案资源数字化、管理标准化、服务网络化的需要。北京市昌平区妇幼保健院2010年安装了档案信息管理系统，建立了文书档案数据库、基建档案数据库、科技档案数据库、科研成果档案数据库、科技论文数据库、科研著作、奖状等数据库，逐步实现了档案工作的现代化管理。实现了全院人员查找、利用档案时，以最便捷的方式、短时间内为他们提供优质的服务。科研档案既有公开的也有保密的。严格做好有密级的科研档案保密工作，只有参加课题的人员才能借阅，其他人员必须经本课题负责人批准方可借阅。在做好科技档案的保密性的基础上，为医院医务人员提供相关技术咨询、查询服务。
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一、增强档案法制意识，健全档案管理制度
我国的《档案法》第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”学校档案是全校员工劳动智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，所以，凡属职务工作中形成的多种载体的文件材料，尽管是自己的心血所获，但不为己有，应按规定向本单位档案部门归纳。因此，加强《档案法》的宣传和学习，提高全体员工的档案意识，是我们各级领导和档案工作者义不容辞的责任。档案的收集工作又涉及学校工作的方方面面，文件材料收集能否齐全完整，特别需要各科室和老师的紧密配合和协助支持。各科室要切实落实兼职档案员，负责本科室文件材料的收集、整理、归类，并按时将档案材料统一移交学校档案室保管。档案工作人员要提防部分“账外”材料的流失情况出现，即重视收集红头文件，而忽略了如无文头、无编号、不盖章的文件或材料，如教师在其他报刊杂志上发表的教学或教育的文章、教学手记等，或使用后需要归档的材料当垃圾随便丢弃，这都会造成档案的不完整性。要建立完善的文件材料归档制度、档案保管制度等，要利用各种会议、宣传栏宣传《档案法》，让员工都知晓档案是怎么一回事。学校要重视档案工作，要指定一名副校长分管档案，在人力、物力、时间上给予协助支持，对档案员在收集资料过程中遇到的难题，要及时给予帮助解决。作为档案工作人员，也要提高自身的政治素质和业务素质，要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，还要有创新意识，跟上时代的步伐。要学会熟练操作计算机管理档案，懂得规范准确地使用档案软件，随时将手中的资料录入计算机中。
二、注意收集办学方向的文件材料
学校在贯彻教育方针，树立现代教育观念时，根据每个学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，会议记录，专题材料，简报，还有各处室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员，隶属学校办公室，对及时了解学校重大活动有得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束之后，及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、相片、录音、录像等声像材料应该请有关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时必查的档案材料，因而是学校档案工作中的一个重点，其特点是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和实效性。
三、常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分
学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：各学科教学计划、教学大纲；课程要求及安排、课程表：教师编写的教案；教学阶段教学质量分析、总结；仪器设备购置造册登记；学校进行基本建设文件资料及各项建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案管理的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有小弟为学校领导和学校各项工作服务。
四、教学文件材料是学校档案的主体
学校教学质量是学校档案全宗至关重要的内容。当前学校在进行素质教育实践中，大力开展以“学会做人、学会生活、学会学习、学会发展”为主线的系列活动，从《大学生守则》、《大学生日常行为规范》入手，举办有关知识竞赛，培养学生从遵纪守法的良好的行为习惯，养成爱国家、爱人民、爱学习、有理想、守纪律的政治素质，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容；学校在日常教学实践中，形成的课程安排，教学计划，学生各科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和教学质量的重要档案。学校的根本职能是引导学生德、智、体、美、劳全面发展。建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。
不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地位学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。
档案归纳方法范文5
税收档案工作必须围绕税收中心工作，服务大局，创新思路，拓展档案管理渠道，才能提高档案工作的社会效和经济效益，体现档案服务经济、服务纳税人的自身价值。
档案工作作为国税部门依法行政的重要内容，必须适应现代税收管理和新时期档案工作的发展需求，不断更新档案管理观念，转变税收征管资料收集观念，把运用和推广先进技术与税收征管改革相结合，把档案的实用效益与税收征管工作转变相结合，把简化工作流程与优化纳税服务、降低纳税人办税成本相结合，全方位统筹考虑，减少纸质税收征管资料收集保存，注重电子数据档案的保存和运用。同时，档案人员应转变观念，由原来被动接收税收征管资料，变为主动深入到税收征管业务工作中，通过请教税收征管业务岗位人员，熟悉了解税收征管资料形成的各环节，真正懂得各类税收征管资料的形成过程、内涵关系和保存意义，使档案人员对各种税收征管资料做至“心中有数”。
转变思路，管理创新。一是加强组织领导，谋求档案管理新举措。火车跑得快，全靠车头带。领导高度重视，将推行税收征管资料影像系统工作纳入年度工作目标，与业务工作一起布置、一起落实、一起检查。领导亲临办税现场，深入各部门、各岗位实地调查，多次组织召开税收征管资料收集归档专题调研会，研究分析推行网上税收申报、CA认证、影像信息系统等各项工作对档案工作管理的影响，确立信息部门为推行税收征管资料影像系统技术主管部门、档案室为操作指导部门、其他各部门协同配合的运行体制，确定税收征管资料收集归档转变方向，明确运用信息化管理工具管理税收征管档案，短期税收征管档案实行电子信息数据保存为主，永久税收征管档案实行电子信息数据和纸质档案双重保存，逐步实现无纸化办税，为推行税收征管资料影像系统提供保障。二是落实责任，确保档案管理改革全面实现。
实行影像与网上办税厅、CA认证相结合，逐步转变税收申报的电子数据和纸质税收申报资料的管理方式，从2010年开始，对纳税人的月度和季度税收申报的主表及年报表等纸质资料仍收集整理，保证持有纸质申报档案，取消附表申报资料收集归档。使用江苏国税网上办税服务厅信息软件后，2011年取消了月度和季度纸质主表申报资料收集整理保存。2011年岗位上直接产生的税收纸质资料直接由岗位进行影像扫描后装袋塑封后交档案部门。2011年已将建局以来的全部的纸质税务登记档案扫描存入税收征管资料管理影像系统，岗位上新产生的税务登记资料先进行影像扫描，纸质资料按月交档案部门整理归档。此项工作，虽然增加影像扫描归档手续，工作量增加，但也体现对永久保存的税务登记档案高度重视，重点档案实行电子与纸质双重管理。另外，随着金税工程系统的推进，增值税专用发票、运费发票等全部纳入金税工程系统中，从2011年开始，取消对增值税抵扣凭证资料的收集整理保存。
改革成效显著，推进税收事业发展
税收征管资料管理影像系统的实施，给税收档案工作注入新的血液，推进了档案信息化建设再跨新台阶，增强了档案事业发展生机和活力。档案管理工作取得新突破,展现新局面。税收征管资料管理影像系统运行，致使税收征管资料的收集、整理、保管等发生了质的变化。一是简化了税收征管资料归档办法，省略了资料整理、装订时间。以往税收征管资料档案归案要经过收集、分类、整理、装订、写封面、加页码、归档号录入档案系统等多项工序，而影像系统则通过条码识别技术，资料只需要扫描一次，抽真空封存后即可完成传统档案管理的全部工作。2011年取消税收征管月度、季度申报资料和增值税抵扣凭证的收集，仅此两项资料，使档案收集整理归档等工作量减少了70%。二是压缩档案空间，档案保存时间更长。影像资料由于采用抽真空保存，将资料实物占据空间压缩到最小，并且档案与空气隔绝，档案损坏概率更小，对档案室的环境要求更低。
档案服务质量再上新台阶，展示新活力。一是简化查询手续，提高利用效率，资料查询更方便。由于在采集环节就使用了条码，档案资料只需要扫描一次即实现了电子化。只要有权限即可查询，不再需要通过档案人员，大大减少了劳动力。税收征管资料的电子档案应用经验表明，实际工作中纸质档案资料被查询的概率很小，而公检法取证使用的概率更小，确实需要应用到实物原件，则再打开真空压缩包查找原始档案。二是提高服务效率，降低纳税成本。运用税收征管资料管理影像系统后，企业可以足不出户完成月度、季度的申报办税事项，同类证件资料在不同时间段、不同业务流程中，都只要报送一次，简化了办税手续，而且减少了企业重复报送资料成本。在申报期，办税服务厅工作人员从忙接收企业各类纸质申报资料中解脱出来，集中力量办理其他服务事项，解决了申报期办税服务厅事多人少的困难，实现了15分钟限时服务的承诺。
档案归纳方法范文6
【关键词】 高校 会计档案 管理
引言
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。高校会计档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体。本文就高校会计档案的管理工作谈几点粗浅认识。
1. 高校会计档案管理工作中存在的问题
1.1档案保管不规范
按《会计档案管理办法》规定，各单位每年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。但是，在实际工作中，许多高校的财务部门，不能按要求将会计档案及时移交档案管理部门，原因主要有两方面：一是财务部门人员不足，没有专人负责会计档案的整理、立卷、归档工作；二是财务部门为了自己使用方便，不愿意将会计凭证、工资册等会计档案资料移交档案室保管，以致超过了归档期仍迟迟不将这些资料归档。
1.2管理程序不合理
会计档案管理程序不合理，主要表现在整理立卷程序不合理、移交保管程序和销毁程序不符合规范等。整理立卷程序中没有按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序不规范主要是档案交接前没有充分的准备工作；移交点收不规范；没有专人监督，或监督人员身份不称职，无法履行监督人的职责；交接后的事项办理不完整等，这些都是档案交接程序不符合规范的表现。销毁程序不规范主要存在未按照程序审批；档案管理部门和财务部门未共同派人员监销。销毁不符合保密要求，直接以废品变卖形式代替。
1.3档案资料不齐全
会计档案包括会计凭证类、会计帐薄类、财务报告类和其他类。许多高校在收集会计资料时，往往将财务报表类中的上级有关文件、财务制度财务活动分析等仍然没有归档，特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据结构等磁介质重要资料，没有按会计档案的要求归档保存。高校普及会计电算化已有十年的历史，对实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，目前还没有制定相应的管理办法，未将其纳入会计档案的管理范畴。不少学校只存放纸介质会计档案，对会计电算化后的电子文件、程序文件、数据等没有及时备份、拷贝和归档。由此导致了电算会计档案归档资料不完整，并在很大程度上影响了企业对会计档案的正常使用，例如，进行软件的变更或升级时，如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息，将导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取。
1.4管理制度不完善
除《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》外，高校自身缺少具体的会计档案管理细则。这使得高校会计档案工作在本行业上缺少针对性。同样，不同高校内部也存在着千差万别。尤其，在涉及校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等会计档案管理时缺少统一规范的措施，无据可依，无章可循。
2. 提升高校会计档案管理工作的有效策略
2.1明确会计档案归档范围
对会计文件资料内容进行分析，属于归档范围的会计资料，要收集、整理、立卷归档。要明确不仅一级核算单位的会计资料属于会计档案归档范围，二级核算单位的会计资料、设备管理部门和房产管理部门建立的固定资产卡片，也属于会计档案归档范围，应收集、整理、立卷，并按规定移交档案管理部门归档保管。实行会计电算化的高校，从会计档案管理安全、完整、方便利用的原则出发，不仅要将打印纸质的会计凭证会计账簿、财务报告等立卷归案，也应将电算会计产生的会计信息电子数据、程序文件等列入归档的范围，定期进行备份，用光盘存储保管，与纸质的会计档案资料一并归档。
2.2严格执行管理程序
按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推进工作的顺利进展。在整理立卷程序中按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行。移交程序中按照移交前、移交时、移交后的要求规范执行；档案交接前做好充分的准备工作；移交时认真点收；专人监督，监督人员身份符合要求；完整办理交接后的事项等。销毁程序按照程序审批执行；造册登记；未了事项另行立卷；档案管理部门和财务部门共同派人员监销；销毁彻底，防止泄密等。
2.3完善档案管理制度
建立健全高校会计档案管理的规章制度。同时，将校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等方面的会计档案管理纳入学校档案工作的总体。要使高校会计档案规范化，必须制定高校会计档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《立卷归档制度》、《高校会计档案保管制度》、《高校会计档案保密制度》、《高校会计档案移交与销毁制度》、《高校会计档案查阅制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循。
参考文献：
[1] 金桂英.浅谈当前财务档案管理凸现的问题及对策.经济技术协作信息[J].2008.20.
