合同信息管理范例6篇

更新时间:2023-04-10 16:10:23

合同信息管理

合同信息管理范文1

〔关键词〕合同管理;信息化;企业管理

在现代企业经营生产管理活动中,每个环节都与合同息息相关。合同管理模式的规范化、标准化和精细化,是企业经济效益和风险管控的保障。如今,随着IT技术的发展,对合同管理提出了较高的要求,信息化的管控手段是提高现代企业管理水平的有效保障。本文以国内某知名设计公司为例,分别从合同评审、合同查询、合同执行过程监督及合同管理队伍等方面来阐述其合同信息化管理模式。

1合同评审

项目合同拟草后,需要企业相关部门进行评审。早期,是由经办人将合同草稿复印多份,逐一分发给评审人。这种传统的合同管理方式需要专人跟踪,且受各种不确定因素的影响,导致评审周期长、及时性差、管理成本增加。目前,该公司建立了企业信息化管理系统,合同管理模块是该系统的核心之一,这充分体现了该公司对合同管理的重视。在该系统中,合同评审流程如下:申请人发起评审公司相关部门(专家)评审汇总评审意见修改合同草稿确定合同最终版准备合同签订。整个合同评审过程实行在线操作,各评审部门(专家)在线上接到评审通知,并且评审意见全部出现在申请人的流程界面上。这种新的合同评审模式节省信息传递周期,降低了人工成本。同时,通过线上评审加强了各部门对合同的了解和重视,使合同评审更加全面,增加了评审透明度,提高合同评审效率。

2合同查询

企业在运营过程中,需要随时查询合同信息。查询纸质版合同需要到文件归档部门,依靠人工翻阅查找,费时费力,且一份合同原件每次仅能供某一个借阅部门(人)使用,合同使用效率低。借阅后,合同若未被及时归还,还易损坏、丢失,不利保管。查阅合同人员的权限无法设置,合同安全性差。企业信息化管理系统为每份合同分配了具有统一格式的编码,每个合同号就是该合同在系统中的“身份证”,是合同查询的唯一识别码。录入系统时,相关管理人员根据合同号登录系统,将合同关键要素录入合同模块,并将纸版合同扫描上传。拥有合同查询权限的员工不管何时何地,只要在符合条件的网络环境里,登录信息化管理系统,输入合同的系统编号,该合同的主要数据便会立刻呈现在查询者的界面,而且信息准确、无误。若想查看完整的合同内容,可进行下一步操作,进入查看合同扫描件环节。这种在统一平台“秒查”的方式,实现了移动办公,海量信息共享,数据统计便捷,体现了高效的合同管理模式。

3合同执行过程监管

合同从谈判、评审、签订,到执行、索赔、关闭等涉及众多部门,合同进度控制、成本控制、质量控制等整个过程中出现的各种不确定因素,会给合同执行带来众多风险。如果仅靠人工沟通,这必将导致信息不对称、问题处理滞后等结果,给合同双方带来困扰。因此,这种陈旧的合同管理方法已不适应现代化企业的发展需求。在合同执行过程中,经常有合同金额变更情况(尤其是EPC项目),结算值与原合同金额不一致。这种变更在传统管理模式中,一般只有项目经理了解,公司各职能部门因种种原因,不能及时知晓。这就造成生产一线人员掌握的信息和数据与管理部门不一致,对数据的采集、应用和分析、比对都有很大的误导,对各类统计报表数据的真实性、完整性和有效性也有很大影响,甚至会影响管理层的判断。如果1份合同在多个部门存在不同的合同金额,这说明在业务活动过程中有偏差,在管理制度上有漏洞,势必会影响企业的竞争力。为了解决这类问题,合同信息化管控优势需体现在精细化管理中:1)项目经理在信息化系统中发起“合同变更审批流程”,说明合同金额变更原因,上传变更依据,流程审批办结后,相关岗位人员在信息化系统中更改合同金额。同时,系统会第一时间推送变更合同金额的通知至项目经理部成员和公司各相关职能部门,避免了各部门在合同执行过程因信息传递不及时或传递环节过多等而造成的误导、误判,保证了合同金额数据的唯一性、准确性。2)通过对系统中不同数据的积累、监管,以及对各类指标的分析、判断,可以用制度和流程等手段规范合同执行过程出现的偏差,真正实现动态、精细化管理。这也是合同信息化管理带来的便捷和高效。

4建立、健全合同信息化管理制度

信息化系统是一个平台、一种工具,其使用效果如何,关键在于基础数据做的怎么样、各种管理是否到位,其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一项系统工程,周期长,其涉及多方面、多部门,数据庞大。从调研、方案研讨、实施、上线测试和上线后相关数据的维护等工作需要不同部门、各种岗位人员的协调和配合。在此过程中,不同模块存在许多未知因素,不是简简单单某个部门或一个专业能轻松搞定的。因此,要推动企业信息化建设,并使之成为高效管控手段,从认识上要有一个新高度,特别是需要企业高层的重视,对其大力扶持,协调和推动职能部门的积极参与,出台配套的管理制度,为合同信息化管理的落地保驾护航。这样才能让合同信息化管理平台发挥应有的作用,达到提高和完善企业现代化管理水平的目的。

5打造高素质的合同管理队伍

建立优质的合同管理团队是合同信息化管理实施的关键所在。要加强管理人员的信息化意识、熟知管理制度,并且熟练掌握电子信息化系统的操作[2]。在信息化管理前,企业中的合同管理人员不懂信息化相关知识,IT工程师对合同管理工作不是很了解,两个部门在业务领域没有太多交集。如果企业建立了信息化管理平台,这样的工作状态会大大改变:在信息化推进初期,合同管理部门(人员)和信息化建立部门(人员)有着长期的沟通和交流,IT工程师通过了解合同管理线下工作模式、流程、数据来源等,梳理多重逻辑关系后,运用不同技术手段将代码写至信息化平台;合同管理人员在提出IT需求过程中也逐渐了解自己的工作在合同管理模块中的职责、角色、权限、工作流程等,并能熟练掌握各种操作。经历一段时间的磨合,参与人员对不同范围的工作从了解到深入,再通过后期的各类培训学习,使各自的合同管理水平及职业综合素质都有了大幅提高。因此,在信息化过程中,人是最重要的决定因素。没有一支良好素养的员工队伍,合同管理信息化系统建设是难以达到预期目标的。

6结束语

当今社会是一个知识时代,越来越多的企业为了跟上社会发展的进程,保障企业在市场中的核心竞争力,引进了“信息化+管理”模式。在新时代的合同管理中运用创新理念,依据信息化平台,提高合同管理的规范性和有效性。虽然合同信息化管理是一个漫长的积累过程,但这些管理变革,给传统企业带来新活力,也是现代化企业实现高端产业链创新、飞跃发展的必然趋势。

参考文献

合同信息管理范文2

传统合同管理模式往往因人为的因素,可以在合同审查过程不太在意审批流程,可能会因为市场经济条件下一些项目工程要求完成时间比较紧急,项目承揽单位为了争时间,抢速度,许多合同审查上跨越流程。这种得不到事前完全法律风险审查的合同必然会出现诸多法律风险问题。也只有建立了合同管理信息化系统,固化合同管理的业务流程,才可能明确各层级合同管理的权责,合同管理业务流程固化后,公司、项目合同管理的职责权限更清晰,人为的因素减少了,各部门根据角色确定的权限,按照规定处理自己的业务,能真正地实现管理上的标准化和规范化,合同审查的流程更为清晰,也彻底杜绝了项目先履行后补签合同的现象。

二、合同管理信息化可以实现工程项目合同管理处于实时监控状态。

传统合同管理模式往往仅关注事前审查程序是否完善,合同签订前的法律风险,对合同履行过程中、后的管理无人跟踪和监控。建立合同管理信息化系统,可为项目实现事前、事中、事后,全面、动态监管合同,例如事前审批职能明确,固化各环节审查风险点,对合同中涉及法律问题的如工期、价款及支付方式、违约金、履约保证金、争议管辖法院的选择等,都有明确的约定和要求。“事中”实时监控合同履行状态,合同额是合约人员填入,通过开发设计使系统自动提醒每一合同履行节点,实时自动收集进入系统的合同资料、完善合同资料归档工作,“事后”与诉讼、仲裁等专项法律事务系统衔接、实现联运管理。

三、合同管理信息化,可以实现开发、成本、施工、材料、财务等业务系统的联动管理。

传统合同管理模式由于只注重事前合同文本审批,缺乏多角度业务审查以及事中与事后监管手段,导致项目实际成本与计划成本,资金支出与收入,货物的入库与出库等履行情况未能及时反映到相应业务系统。而合同管理信息化系统可以成为其他业务系统的主要互联通道,如投资管理系统与招投标管理系统,两者作为合同管理的前端管理流程,与合同管理系统紧密结合,从投资和招标立项、合同审批到合同正式成立、履行,全流程监控企业投资、招标行为的法律风险,同时为项目成本、财务、生产等业务系统联动。通过每个合同履行节点,分析出项目计划成本的实际成本情况,成本的对比也可通过系统实时进行,随时查看项目成本的控制情况。每个合同的财务数据也可直接采集,并复核产生的财务凭证,使业务数据、库存数据与财务数据保持一致,达到财务数据的高度统一,每个合同应付款及账款可以迅速地反应出来,企业债权、债务更明晰,及早发现资金缺口,及时应对,这样我们可以避免许多不必要的经济纠纷。

四、合同管理信息化可以提高合同审查、审批效率,节约管理成本。

传统合同管理模式中一个合同从审批到签订,最少都要二、三天时间,项目合同如今虽然也可通过网络邮件传输,消除了物理距离的限制,但在合同审批中各职能部门的风险审查难以沟通,一些合同中发现的问题重复提出。而进行了合同管理信息化后,这些问题都可以解决,合同信息化利用信息网络实现远程办公,不仅提高了传输速度,有效节约时间,同时,文本实现网络共享,实现了部门联动,减少了部门审查核对时间,提高了工作效率。通过信息系统,相关业务人员可以从大量的信息收集、文件制作、资料整理等事务中解放出来,将大部分时间投入到专业分析等业务工作中,将进一步优化管理,节约管理成本,提高经济效益。

五、合同管理信息化能够科学高效管理合同数据,及时反映项目经营状况。

传统合同管理模式中由于缺少一个系统的信息化管理手段的支持,很难及时真实反馈相关数据,也无法通过数据反映企业经营管理中一些真实状况。通过合同管理信息化系统,可以科学高效地管理合同信息数据。项目合同中每个系统都要有预警数据线,项目成本超出报警、项目超付款报警、项目欠付款数额达一定比例报警等等,这些信息数据多角度反映项目合同管理情况,从而及时发现和预警法律风险,能预知风险,及早制定对策,出现纠纷时尽早介入,努力化解矛盾。从而使合同管理信息化在防范经营风险中发挥着重大的作用。

六、结语

合同信息管理范文3

一、背景

国外合同管理在60年前就有管理方法,自1959美国就成立了合同管理协会NCMA,专门为企业做依据和参考。早期合同状态分为七个部分,①合同执行,即合同准备、合同分析、合同类型、合同付款、合同执行文件、合同执行计划。②日常合同执行。③合同变更,即变更基础、加个变更、主题名称变更及协议。④转包合同和权利义务分配。⑤纠纷解决。⑥合同效力补救和终止。⑦合同结束。

国内合同主要研究关注点大多是建筑工程、劳动合同、项目合同、招投标等。随着信息技术的飞速发展,国内企业合同数量日益增加,计算机系统在企业管理中的作用日益突出,以企业需求为基础,IT技术为支撑,通过构建信息管理系统,提供及时、准确、完整的合同数据,为管理者增添决策依据,从而提高公司运营效率和管理水平,已成为各类企业生存发展的必要条件。

二、开发思路

合同管理与销售、项目实施、财务、物资、客户关系等都有所关联,涉及到相关部门问的协同。传统的管理模式下,各部门间信息的一致性与沟通的及时性,往往是影响相关人员协同作业效率、进而影响公司效益的重要因素。合同管理系统通过信息化手段建立公共的合同相关数据平台,对合同生命周期内所有信息及关联操作进行了整合和控制,改善了部门之间的信息交互和作业协同,不仅使运营与管理更为规范、更为有效,而且有助于提高履约率、提高客户满意度、缩短合同收款周期等,为企业带来直接和间接的效益。IT技术的革新,为合同管理系统的实现提供了新手段。B/S架构的兴起对应用架构带来了重大变革,统一将浏览器做为客户端大大降低了开发难度及维护成本。服务端方面SSH框架越来越受到开发者的青睐成为Java开发的主流。异步脚本(AJAX)技术使得前后台数据交互时不必刷新页面从而提升了用户体验。JSON格式减少了前后台交互的数据冗余。企业管理软件开发经验的日益丰富,使得业务需求越来越明确。功能展现不再能仅是简单的数据堆积,更需要有意义的数据组合,并通过图表、列表等形式,对比、多维度等手段,给用户最直观最友好的展现。ExtJs是在Js的基础上进行封装成为一组可扩展的页面展现控件,统一了页面风格,增强了开发效率,提升了展现效果。另外,相关技术能够满足合同管理系统其他系统间的数据交互需求,支持一体化的管理方案,并满足对扩展性和可维护性的更高要求。本文针对一套B/S架构,基于SSH框架,采用ExtJs控件,适用于企业级应用的合同管理系统,依次就发展背景、核心技术、功能设计以及技术实现企业所要求的功能。

三、功能需求及设计实现

(一)权限要求

管理员具有最高级别权限,能够开设、新增普通合同用户,管理能够对所有合同信息、包含新增处理、变更处理、违约处理等,对于删除合同信息请谨慎使用,删除时提示2次是否确认,同意后合同即被删除;部门管理权限,对企业部门进行信息维护;合同类型维护,由于合同具有不同类型,且可以自定义类型,定义后普通用户在新增合同的时候即可以选择合同类型;付款方式维护,为规范付款方式,管理员对该信息字段进行维护,定义后普通用户在进行合同结款的时候选择付款方式。

普通用户能够对合同进行正常维护,具有新增功能、变更功能、违约功能、续签功能;进入合同系统后,在首页能够掌握合同基本数据信息,如合同总数、正常进行合同数、结束合同数量、延期合同数量等;合同起始需新增信息,编写合同开头编码、合同编号、名称、类型签署部门、合同项目、金额、生效日期、终止日期等合同信息;新增合同乙方联系人、联系方式等信息;合同信息较多,用户在使用的过程中需要各种查询功能,为此,该系统应提供合同编号、合同名称、乙方名称、进展情况、终止日期、结束日期、使用部门、签署部门、付款方式、是否预提的组合查询,并且支持模糊搜索;针对合同信息量较大,在生成查询结果后,导出excel存档;预提合同,在合同维护里有预提合同维护,该维护里有预提资金记录,此功能模块针对合同未签署前的资金流动。

(二)客户管理

客户为创建合同时的必选对象,基本资料共有两个部分:客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。

关联信息有多项内容,含合同信息、合同标的、审批信息等;对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。

对客户基本信息进行增、删、改、查功能;查询条件:客户名称、客户编号、开票名称、行业等。

(三)发票管理

发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类,接收、开具。

接收类的发票根据对象不同分为合同类发票,非合同类发票,此类发票接收后,商务确认后,记录接收发票记录。

开具类发票,根据对象不同分为合同类发票,非合同类发票,此类发票经领导审批后,才可开具,审批的同时登记开具发票记录。

相关功能:发票增、删、改、查功能;查询条件,发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号。

(四)统计查询

合同签订数量进行统计,根据年月和签订数量进行计算,生成折线图; 根据合同签订状态,正在进行、延期、已结束的状态进行计算,生成饼状图; 根据合同归属部门,对自定义部门的合同数量进行计算,生成锥形图。

四、非功能需求

(一)授权和认证

Φ锹加没身份信息,反复认证,并提供数据库认证,LDAP认证,USB-key(数字证书认证及串号验证)认证等多种身份认证的方式,本课题主要采用LDAP认证方式。

对已登录用户经行全局会话控制,认证会话超时或注销时,实现门户及其他应用统一注销,为单点登录功能开发相应的认证接口。

(二)约束与安全

1. 需求约束:

系统中跟其他系统的接口,统一使用webservice模式;界面要使用公司统一的软件操作界面。

2. 软件质量:

正确性:以软件需求为准,实现所有功能模块;

高效性:能够在以秒计的时间中返回用户操作响应。避免反应时间过长的情况;

可靠性:系统中显示的数据必须是正确的,能够给用户提供决策依据的数据;

安全性:跟数据库的交互只能通过软件进行。系统中各个部分要包含身份验证功能,不能通过页面直接访问;

可维护性:系统主要采取模块方式开发,降低不同模块间的耦合度;

可移植性:能够在Windows、Linux、Solaris等多种服务器上进行部署。

3. 隐含约束:

系统中的各个模块中的子功能也要相互独立,如:增删改查都要作为单独的功能分开,便于管理员的权限分配;尽量减少弹出窗口的使用。

随着数据整合的深入,在建立数据中心的同时,对信息来源数据实现抓取操作,将抓取后的数据作为身份认证的依据,以用户身份用户名举例,用户在数据整合之前记忆多个用户名,在增加业务系统的同时也增加用户身份的负担。因此,建设认证服务来实现统一用户管理势在必行,随后权限管理和身份认证也提升到日程。这样,合同管理在企事业单位信息化平台实现单点登录尤为重要。

五、总结与展望

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关键词:合同管理;管理流程;信息系统;界面管理

中图分类号:F284 文献标识码:B 文章编号:1008-0422(2007)09-0073-06

1 引言

大型项目的合同种类繁多,传统的手工管理方法耗时费力,很难实现合同信息的快速提取,对合同执行状况难以进行动态跟踪,对合同索赔缺乏信息支持。基于管理流程的合同管理信息化的目标是对大型施工企业的所签订的各类合同的基本信息进行管理;对合同状态进行跟踪;通过信息平台实现合同评审的网络化;根据合同确定项目的预算成本,作为成本控制依据,并对合同执行情况进行对比跟踪;依据历史工程索赔事件建立索赔事件库为项目获取索赔机会提供信息支持。

近年来,信息技术的高速发展为管理流程的改进提供了很大的空间,全面推动了流程管理的实现与组织的变革,对工程项目合同管理的实施进行流程分析,将相互关联的管理过程作为系统加以识别、分析和理解,确定项目管理流程、操作程序、工作逻辑关系,从而提出并优化有关管理流程,建立一套标准化、工作程序化、规范化、科学合理的管理工作流程,将有利于对整个项目系统或系统中的某个过程及其相互作用进行动态的、系统的管理,从而保证了各项工程施工活动的决策正确性及其实施结果的预期性,最终有效地保证项目合同管理目标的实现。

2 大型建设项目的合同管理流程简介

2.1 大型建设项目合同管理流程的概念

管理流程是指管理活动中一系列相互关联行为的序列结构,它反映了在某种活动目标的导向下,这些活动的先后顺序、承转关系,制约、推进和输入输出的客观规律。按其性质和作用可以分为总体流程、局部流程和细部流程,总体流程规定了管理活动的阶段划分以及各阶段的相互关系;局部流程反映各管理阶段重要环节的相互关系;细部流程则反映各管理环节中业务活动的相互关系和流转过程。

大型建设项目合同管理流程是它反映了建设工程施工生产的客观规律和管理活动的特点,将施工过程所需要的信息流和物质流进行有机结合,并为施工技术作业和管理活动输入行为目标、物质条件、运作规则,促使其产出预期的结果。

2.2 大型建设项目合同管理流程的特点

管理流程具有目的性、必然性、多样性、系统性和层次性的特点。

2.2.1 目的性是指管理流程表达了管理业务完成的过程,一定以实现相应的管理业务为目的:

2.2.2 必然性指管理业务的完成必然要通过某种流程;

2.2.3 多样性指许多管理业务完成方式不具有唯一性,指一个管理系统中总是存在多种管理业务,因此存在多种流程,而且这些流程之间是密切相关的,是严密的组织的。一个管理系统的流程是由多种不同的流程构成的流程体系;

2.2.4 层次性指由于管理系统的功能具有层次性,相应的管理业务与流程也具有层次性,即一个综合性的管理业务的流程可以分解为若干较管理业务流程组合。

2.3 大型建设项目合同管理流程的构建步骤

为了保证建设项目合同管理的成功实施,必须建立一套高效的管理流程体系,而一个理想的流程体系结构应该满足以下两个条件;(1)流程同步,指流程应具备在质量、数量、时间等方面准确满足建设项目合同目标实现的能力。(2)流程高效,是用总的流程成本来计算,理想水平是用尽可能低的成本来保证项目信息流程、资金流、物资流的运转。管理系统流程设计的主要内容有管理业务分解、相关管理业务分析、构建管理流程责任分配矩阵、绘制各级管理流程图等。

管理流程设计是大型建设项目造价管理系统设计的重要组成部分,管理流程设计通过将某项管理工作分解为各个管理活动,直到管理工序,并区分具有不同性质或特点的工序,根据管理科学原理采用不同的工序完成方式,在此基础上确定的管理工作完成过程,为科学地确定系统结构、系统的管理规范奠定了基础。特别是在现有管理系统重新设计中,通过流程研究,优化与再设计,使进一步通过结构再设计实现系统整体优化有了较好的基础。项目合同管理工作的分解及相应流程的构建一般经过如下几个步骤:

(1)对建设合同管理工作进行研究与探索,确定分解的准则,是按管理职能划分或是按工程实施顺序划分等准则;

(2)确定某项管理工作的管理活动组成,并理清管理活动中各个管理工序,初步拟定某项管理工作完成的综合流程和相应的子流程;

(3)去除每项管理职能的流程中的不可行的方案或明显劣于其他方案的方案,保留较好的方案。

2.4 大型建设项目合同管理流程的控制

大型建设项目合同管理流程控制是利用现代工程项目管理相关学科知识和技术方法,通过对影响建设项目合同管理的目标的因素进行识别、建设环境进行分析,对工程项目建设合同管理的目标控制的原则、原理、方法及措施做出全面的系统规划,进而对建设行为状态实行跟踪控制和组织协调,从而保证对建设项目管理职能的履行,最终实现工程项目的建设目标。

它涉及到利用信息系统所提供的信息,对管理活动做出最优化决策和指令,使每个管理过程始终逼近项目目标计划。控制系统的决策、指令及执行,是由项目管理部门的高级、中级、及技术管理三个层次实现的,三个层次的水平将直接影响目标计划的实现。信息系统的信息敏感程度,与控制系统的决策优化水平关系极大,而控制系统的决策优化水平,直接影响到计划与实际的差异程度。因此,信息系统与控制系统必须设计成相匹配的系统。

2.5 合同管理流程的界面分析与管理

界面,又称接口,是指相互作用的子系统之间的界限,是子系统之间既相区别又相联系的纽带。界面管理是指协调相互作用的子系统之间的能量、物质、信息交换以实现系统目标的活动,除了组织上、管理上、技术上的协调之外,还要协调各系统界面的相互关系。

在现代工程项目管理中,人们越来越强调系统的集成,在工程项目中界面具有十分广泛的意义,项目的各类系统,如目标系统、技术系统、行为系统、组织系统等,他们的系统单元之间,以及系统与外部环境之间都存在着复杂的界面。项目管理系统各子系统之

间及各个子系统内部存在复杂的界面,而直接的表现形式是各管理流程之间的接口。

我们可以看出项目管理系统与外界以及项目管理系统内部之间的流程要素以及各管理流程之间存在复杂的关系,他们之间互相作用、互相联系、互相影响,建设项目管理流程的界面有很多种类型,可以从很多不同的角度来描述:

(1)项目的各类组织系统之间以及项目整个系统与外界环境系统之间存在复杂的管理界面。例如,政府主管部门、项目管理组织、承包商、材料供应商等项目参建单位之间的工作往来形成了复杂的管理流程界面:从总体上,项目所需要的资源、信息、资金、技术等都是通过界面输入的,项目向外界提品、服务、信息等也是通过界面输出的,所以整个系统与外界也存在着复杂的界面。

(2)在工程项目生命周期的各阶段之间的管理流程界面。建设项目自可行性研究至设计、设计到施工、施工到验收,在这些界面的两侧的管理环境及参与单位都有着显著的不同从而导致管理流程的差异,这些差异造成不同的工作、人员行为以及控制方针,从而形成了项目管理实施过程之间的管理流程界面。

(3)各管理子系统之间的职能管理流程界面。在建设项目的管理中,项目管理的各个职能以及各个管理部门在项目过程中形成一定的关系,互相依赖、互相影响,由于各子系统的功能不同、目标不同,按其职能可将项目管理系统分解为进度管理子系统、成本(投资)管理子系统、质量管理子系统、合同管理子系统等,从而各个子系统之间构成复杂的职能管理流程界面。

(4)在项目建设的各个管理职能系统内部也存在管理流程的界面,例如进度计划管理系统中,进度计划的编制分为总体实施计划及各年度、季度、月度计划的编制。在总体计划编制的管理模块中,输入是项目管理目标及上层系统组织的意图,输出是项目的总体实施进度计划,对于年度进度计划的编制而言,其输入是总体实施计划,输出是项目的年度实施计划。所以,不同阶段的计划编制工作之间存在流程界面。

(5)部门间流程界面。部门间流程是跨越两个或两个以上职能部门的流程,即流程的系列活动是由不同职能部门的人来共同完成的。部门间流程的活动是不同的,但却是相关的,活动之间有着内在的联系,有些活动乍看起来是不相干的,但通过某些其他活动的媒介,这些活动间也发生了远程联系,通过这些不同部门间的相关活动的共同作用产生了特定的结果,从而构成某一工作完成的特定流程。诸如,在建设项目的计量支付中,对于项目管理组织而言,首先必须由工程处对工程质量验收合格,随后由计划处计量人员进行造价审核,最后由分管领导审查签字。这项管理工作的实施跨越了三个部门,产生了部门间的流程界面。

因此,我们要对整个管理系统进行全面分析,运用集成管理的思想,对流程实施集成管理,做好各管理流程的界面协调,保证各管理子系统之间以及各子系统内不同管理流程的物资、能量、信息通畅地流动,同时要处理好系统与外部环境的关系,使整个管理系统始终处于有效平稳的状态。

3 大型建设项目合同管理流程的设计与实现

3.1 背景分析

某大型项目的合同管理流程系统需要全面地归纳建设项目合同管理的事务,其中包括招投标文档,并通过分类登记、关联管理、跟踪催办,使原本散落在各个部门和各个人案头、柜子中的所有合同台账、费用往来、文件往来、进度款、付款凭证、变更及其处理过程记录等均可有条不紊地记载到该系统中,使原本难以理清的施工管理和合同事务变得有章可循。要求该系统不仅本身具有强大的管理功能,还可很好地桥接工程项目的其它业务管理,如:对进度计划管理、材料与物资管理、投资控制管理、质量安全管理等各个管理系统之间起到协调、监控作用。

3.2 本项目合同流程管理的目标分析

本项目的合同流程管理主要是实现对项目合同签订、履行、变更、索赔、终止、结算等的全过程跟踪管理,同时为决策提供相应的支持信息和完整的文档管理。具体包括:

(1)实现对合同签约的流程化管理,该部分内容可链接到招投标管理子系统中;

(2)以合同为主线,以费用为中心,实现对合同全生命周期的管理;

(3)对合同变更、索赔等重要合同事件进行记录、分析,其中变更部分链接到计量支付中的工程变更管理;

(4)对工地会议、大事件、物资供应等进行记录,以便查询。

本系统所涵盖的业务范围是针对工程相关合同生命周期中的各项业务,包括基本信息的管理、工程各类合同的签订、履约监控、变更、索赔、终止、结算等业务和工程备忘录。

按照合同的生命周期,本系统合同管理子系统涉及的业务过程有合同的申请审核、工程各类合同的签约、履约、计量与支付、变更和索赔、终止、结算等业务。本系统主要分为基本信息管理、合同签约管理、合同进程管理、合同变更管理、合同索赔管理、合同终止管理、工程备忘录七大模块。

合同管理子系统采用目录树层状结构,对合同申请、审核、签订、索赔、计量、支付、变更等合同相关业务进行全面、有效地管理,使工程项目各有关单位之间建立有机的联系,相互协调,共同实现进度、质量、费用三大目标。

3.3 合同管理综合流程图

根据本项目的特点,建立的合同管理综合流程图。

3.4 主要的功能模块的分析

3.4.1 合同签约管理模块

本功能模块是保证项目的顺利进行,规范经济行为,有效控制投资规模,规范合同的签约行为。其主要功能包括如下几点:

(1)实现合同文本审核流转单的增、删、改;

(2)实现合同文本审核流转单的在线流转;

(3)实现合同文本电子文档的挂接;

(4)实现对合同模板的增、删、改;

(5)实现对因招标项目的信息查询;

(6)实现合同文本电子文档的在线批注、审核。

合同签约管理流程。

3.4.2 合同进程管理

合同进程管理主要包括进度信息管理、质量信息管理、计量信息管理、支付信息管理四大管理模块。

1、进度信息管理

该模块主要反映工程的进度计划与完成情况,可由各标段的进度计划与完成情况的相关数据编制汇总得出进度汇总表。该功能模块要实现的功能如下:

(1)实现进度计划、完成情况的调用;

(2)实现进度计划、完成情况的信息查询;

(3)实现各标段进度计划、完成情况的对比分析。

2、质量信息管理

该模块主要提供工程检测与评定及质量事件的信息。可由各标段质量检测、评定及其相关数据汇总得出工程质量汇总报表。该功能模块要实现的功能如下:

(1)实现质量信息的调用;

(2)实现质量检测、评定与质量事件的信息查询:

(3)实现各标段质量情况的对比分析。

3、计量信息管理

该模块主要是对各标段每期工程计量信息的查询与汇总,可由各标段审核后的计量及相关信息,如工程量清单、中间计量表汇总出审核后的中间计量总表。其流程图。

该功能模块要实现的功能如下:

(1)实行计量信息的调用:

(2)能够察看其他模块中相关的支付、质量与进度信息,能够对累计完成数据进行统计,并且用直方图对合同完成情况进行统计分析;

(3)能够对完成项目进行费用分摊;

(4)对以往审核后计量信息的查询。

4、支付信息管理

该模块主要是对各标段每月支付信息进行查询与汇总。可由审核后的各标段支付及其相关信息,如中间支付单、付款单等汇总出审核后的中间支付汇总表。支付流程图包括中间支付流程图和竣工支付流程图。

该功能模块要实现的功能如下:

(1)实现调用支付信息;

(2)实现对中间支付信息的查询;

(3)对支付金额超过支付比例的进行预警;

(4)对支付款项做支付跟踪,查询实际支付时间、支付数量,及累计各期的支付数。

3.4.3 合同变更

主要实现合同变更的查询汇总,并分析合同变更的变更工程量和计算审核,实现对非合同变更(工程变更和设计变更)的量价分析,并设置是否记人合同总价调整的功能。可实现由合同变更的基本信息,包括变更原因、变更内容、变更时间、审核记录等汇总得出合同变更情况一览表,并予以合同的变更管理的功能。

该功能模块要实现的功能如下:

(1)当有新合同变更单进入系统时报警,提示相关工作人员;

(2)对各标段合同变更单的查询:

(3)对各类变更进行量价分析;

(4)对合同变更审核过程进行查询;

(5)能够通过查询相关的设计变更单审核工程变更单。

3.4.4 合同索赔

该模块主要实现合同索赔的查询汇总,并分析合同索赔的变更工程量和单价以及工期。本功能模块不实现索赔的录入,索赔申请审核在投资控制子系统系统中实现。该模块可实现由合同索赔的基本信息,包括索赔日期、索赔原因、索赔内容、索赔审核意见等汇总得出合同索赔信息一览表。该功能模块要实现的功能如下:

(1)提示、查询、跟踪合同索赔状况;

(2)合同索赔与相关工程问题关联:

(3)合同索赔需进行量价分析和费用分摊。

合同索赔的基本流程图见图7所示

3.4.5 合同终止管理

1、合同中止和终止合同中止和终止后要进行结算和资料移交等工作。该模块的输入为合同中止和终止的基本信息,该模块的输出主要为合同中止和终止的基本信息列表。该功能模块要实现的功能如下:

(1)合同中止申请审核信息和终止信息的增、删、改:

(2)合同中止申请审核信息和终止信息的查询。

2、合同结算

合同结算指系统根据结算日期汇总合同投资的各项信息,如合同金额,发生变更金额,累计完成投资额,累计进度款支付金额,剩余合同投资等,本管理模块可以实现合同结算功能。该功能模块要实现的功能如下:

(1)合同结算信息的增、删、改;

(2)合同后生成合同剩余工程量清单。

3.5 接口

合同控制系统不使用外部专用软件,因此本系统的接口主要是指与其他子系统的接口。

在工程项目实施中合同管理是投资、进度、安全/质量控制的依据。

(1)与投资控制子系统通过合同分解编码和清单分解编码相联系,两个系统的交叉主要在实际计量支付的管理和变更、索赔对投资的影响上,实际审核的流程交由投资管理子系统实施,审核结果的支付数额、变更索赔数额等传给合同子系统做进一步查询分析。

(2)对于计划进度控制子系统可通过合同编码直接和进度子系统相联系,合同子系统关于进度计划与计划完成情况的信息由计划进度子系统调用,由合同子系统进行查询分析。

(3)对于质量控制子系统可通过合同编码直接和合同子系统相联系,合同子系统关于质量检测、评定与质量事件的信息由质量控制子系统调用,由合同子系统进行查询分析。

(4)对于招投标项目的合同相关信息可由招投标子系统调用,包括在合同申请过程中招标项目的中标信息。

合同信息管理范文5

一、建筑工程承包项目施工合同的功能

(一)项目承包施工合同是构建当事人双方法律关系的基础。合同作为一种构建当事人双方法律关系的有效方式,在建筑工程项目施工承包中得到广泛应用。在当前以平等主体为主要构成形式的建筑市场中,不能够依靠单一的行政命令设置法律关系,需要建设方与施工方在法律范围内通过自主协商的方式达成共识,并以签订建设工程项目承包施工合同的形式形成法律文书,之后由各方履行合同信息规定的义务,通过相互配合,最终完成工程施工。

(二)项目承包施工合同是明确当事人双方行为规范的有效补充。当事人双方在施工活动当中的权利与义务的明确依据的是国家的建设法规,这也是当事人的权利和义务的法律依据之一。但是,因为建筑施工活动的复杂性、多样性和特殊性,使得制定的法律并不能够将其中所有的施工活动囊括进来,而需要通过当事人的约定内容才能够满足工程项目承包管理的不同要求。因此,合同约定也就成为了确定建筑施工当事人权利和义务的另外一种方式,并以之作为除强制性法律之外的施工规范的有效补充。

(三)项目承包施工合同是保护当事人双方合法权益的法律依据。合同中包含的内容与信息是当事人所约定的,但是合同中所约定的权利义务的法律效力则是由国家承认和保护的。一旦建筑施工双方出现合同纠纷,国家司法机关将根据双方签订的合同的有效性来保护当事人的合法权利,督促义务人履行合同中规定的义务,或者承担对应的责任。同时,合同所承担的法律责任中的具体内容一部分包括国家法律规定,另一部分则来自于当事人的合同约定。

二、建筑工程承包项目施工合同信息管理工作中存在的主要问题

(一)建筑工程承包项目施工合同信息不规范。建筑工程承包项目施工合同中的信息是合同管理工作的重要对象,但是随着近些年来建筑市场的不断发展,企业由于精力的分散以及人为因素的影响,对合同管理的重视程度在不断地降低,没有制定并形成专业的合同管理规范规则,导致合同中的信息存在着欠准确、欠细化、不法分子利用合同的便利以权谋私等问题的出现。从施工合同的制定角度来讲,建筑工程施工合同涉及的专业范围较多,加之合同管理还关系到项目管理系统正常开展的顺利程度,因此,制定一个科学、合理、规范的施工合同尤为必要。这要求合同信息的制定人员不但要具有专业的理论知识、丰富的施工实践经验、出色的管理能力,同时还要求他们能够遵守造价管理和相应的法律法规。但是,当前建筑施工合同中的信息主要是由发包方制定,因此合同的主要内容也多考虑发包方的利益,损害了承包方的利益,这对后续合同的执行产生了负面影响。

(二)建筑工程承包项目施工合同管理意识薄弱。建筑施工企业的人员结构复杂,人员素质高低不同,且法律意识较为薄弱,没有专业的合同管理意识,不能够认识到合同管理工作的重要性,这些问题主要表现在这样三个方面:其一,施工合同中信息和义务的规定不统一,存在着违反合同规定的情况;其二,大多数的承包人资质不达标,违反了合同中的相关信息规定,且以借助虚假名义签订合同的情况经常发生;其三,一个工程分包给多个承包商的情况较多,而承包商又分包给下线多个更小的承包商,这样层层转包的方式给合同信息管理工作带来了较大的难度。

(三)建筑工程承包项目施工合同缺乏一个健全的监督管理机制。在当前市场经济体制下,随着建筑工程建设规模的扩大,建筑市场的相关体制和规范正在持续的完善。可是相比较而言,对于施工合同的信息管理工作则需要进一步完善和提高。就目前的市场情况来看,诸多的建筑施工企业因为没有重视合同管理的信息体制建设,更没有设置专门的合同监督和管理机构,没有对合同管理的程序予以明确,因而导致了合同管理过程中出现职责混乱、管理制度不健全等问题的不断发生。同时,合同管理与监督工作不到位,企业没有一个完善、可执行的合同管理制度,不能对工程项目合同执行情况进行客观的评价,这也是当前建筑承包企业合同信息管理存在的另一个具有代表性的问题。这些因素都会使得合同信息管理水平低下,增加企业施工项目的管理风险。

三、基于跟踪管理理念的建筑工程承包项目施工合同信息管理方法

(一)对各项书面文件进行审查和控制。当工程项目施工开始之后,对合同中的信息进行的任何改动都必须向合同管理人员上报。传达至分包商的所有指令及其与业主间的书面交流都必须由管理人员进行审查,并将具体情况记录在案。在施工现场,往往因为实际情况的复杂性和随机性,导致合同在执行过程中会出现偏离预定目标的情况,若不能够得到及时的纠正,将会因为积少成多的原因导致工程建设总体目标与设定目标相偏离。这时,就需要基于跟踪管理理念,分析现场的实际情况,找到导致偏差的主要原因,对其中的不确定因素进行纠正,调整执行流程和具体的执行方法。

(二)对标志性的合同及事件进行跟踪。对施工中标志性的具体合同信息及事件进行跟踪是一项极为细致的工作,该项工作需要对工程项目建设的质量、数量、时间和费用等进行跟踪分析,通过这种对每个阶段标志性的事件进行跟踪管理的方式,能够确保整个工程项目的执行力度,使得各项管理项目都能够得到贯彻与落实。比如当出现异常情况时,就可以及时的对它们进行深入分析,以避免由于长期的细微偏差而导致的工程建设目标偏离问题的发生。

合同信息管理范文6

关键词:计算机应用技术;信息管理;优化整合

计算机应用将有效信息管理作为主要的工作范式,结合信息管理的内容以及相关的因素和要求来对其进行精准的分析和合理的优化整合,最终的目标就是明确信息管理的方式和手段。根据信息的质量以及信息管理准确性发展的形式,将企业信息不断地进行完善,使企业在市场上稳定发展,进而达到综合实践管理的目的。与此同时,要对计算机应用技术的操作以及信息管理进行深入分析。在优化整合的过程中应该发挥计算机应用技术和信息管理各自的优势,这样可以加快优化整合的速度,同时保证整合的质量和水平。

一、计算机应用技术和信息管理的优点

计算机信息应用管理的过程应该按照现代信息科技及技术发展以及生活工作的需要,使得互联网计算机可以与工作和生活完美融合,同时提升工作效率和生活质量。依据信息管理的实际情况,可以对计算机应用技术的管理要求进行精准的分析,尽可能减少在工作中发生错误的概率。根据实际要求来提高信息管理的准确性,这样可以使信息管理稳定发展。在实际应用的过程中一定要确定好核心管理的要素,并以此为基准来提高信息管理的工作效率,同时,将工作的复杂性和繁琐程度降低,进而提高工作的流畅性,以免因为工作信息管理技术水平不达标而影响信息管理。根据计算机技术在媒体以及生活中的应用,不难看出它给很多行业带来了便利,并且和人们的工作、学习以及生活有着非常紧密的联系。将信息管理进行简化处理,同时,对各个方面的因素进行总结,并将治理好的数据进行收集和分析,同时建立一个数据信息库,在收集的过程中将数据库不断进行完善。与此同时依照所收集到数据的复杂程度来对信息进行特定的整合。就像人类的大脑是有一定容量的,不能将所有的数据和事情都牢牢记在脑中,因此,需要定期将数据和信息进行整理和归纳,以方便下一次的查找。针对这样的状况,需要提升计算机信息管理的能力,丰富管理手段,使其可以更快、更准确地进行数据分析和统计,并且规范数据操作的流程。根据计算机的便捷性,可以将收集到的数据进行整理和分析,将数据利用计算机录入系统。根据实际需要,尽可能地降低检索数据的时间,这样可以提高工作效率,同时减少工作失误,最重要的是可以提升计算机的使用效率和质量。

二、将计算机应用技术和信息管理进行优化和整合

1.提升信息管理的水平和能力与传统信息资源管理模式相较而言,利用计算机应用技术可以更好地保护信息资源,防止信息泄露造成影响。这样的方式可以很好地提升信息资源管理的安全性,进而保证企业在运转的过程中具备一定的竞争力,并且稳定发展。随着现代社会的发展,企业的竞争压力越来越大。面对这样的情况,企业想要提高竞争能力,就要做好信息处理的工作,需要在第一时间收集所需要的信息并且将其整理后进行分析。这样就能在一定程度上提升企业发展的能力和水平,全面体现计算机信息管理的实际意义。根据计算机信息管理的含义,需要将其不断地消化、完善,全面创建一个信息管理中心,与此同时要和计算机应用技术完美融合到一起,将两者的优点发挥出来,推动企业向前发展,保证企业可以做好信息资源的整合。在信息应用的阶段,企业内的管理人员应该在极短的时间内将所得到的信息进行快速地筛选和处理,根据信息对企业的重要程度进行排序,提高信息化管理的意识,同时要组织企业管理人员学习计算机相关知识,提高使用操作技能。这样做是为了保证企业在市场中具备很强的竞争能力。

2.对企业信息管理方式进行改革企业想要在现代社会中稳定发展,就必须改革自己的管理方式,提升企业内部的信息管理水平。这也是企业发展中非常关键的因素。要根据信息管理的含义,对信息管理的应用进行深层次的分析,进而提升信息的可靠性以及安全性,提升企业的工作效率,避免因为信息管理不合理导致企业内部的工作效率变低并且质量和水平下降。将计算机应用技术和信息管理两者整合,不仅可以提升计算机信息管理的能力,还能完善信息管理的标准。结合企业工作的实际需要,建立一个信息全面的数据库,加强信息管理应用建设,提升信息管理的效率,保证信息管理和企业的发展保持一致的步调。企业在发展的过程中还要将数据库不断地进行更新,做好数据信息管理的工作。这样才能给企业带来更多的经济效益。

3.提升信息内容的质量和水平根据计算机信息应用的水平,利用信息管理和整合手段对所收集到的信息进行分析和判断。依照实际工作的要求提升企业内工作层面的管理和控制水平,解决出现的各种问题,与此同时要提升企业管理层对信息的重视程度,用最快的速度完善现有的制度。企业在经营过程中进行信息分析的时候,要结合企业运转过程中的相关数据进行一定的控制和管理。根据所收集到的数据,细化信息数据分类,同时建立一个完善的数据库,再根据数据的信息来定向提升企业内部员工对数据处理的能力,以最快的速度将数据信息保存到系统中。

4.提高数据信息收集的能力因为计算机技术应用具有特殊性,非常有必要进行互联网信息的整理,这样就可以掌握信息的数量以及种类,并且结合企业发展的情况将收集到的信息进行整合,同时提升信息管理的能力。根据收集到的信息数据对其进行备注,这样做是为了保证下一次的查找。企业内的工作人员要及时将收集的信息(特别是纸质资料方面的信息)进行分析和分类,避免因为纸质资料不好保存而出现信息丢失和泄露。同时要不断寻求最便捷的方式来进行数据信息的整理,保证数据便于查找和后期的整理和分析。要保证数据更新的速度跟得上社会发展的速度,因此不能按照现有的方式进行数据整理分析,要利用一些科技手段来提升信息数据整理的速度。这样才能保证信息数据库始终处于一个更新的状态。

5.完善计算机信息责任管理制度信息数据的量是非常多的,同时类别各不相同,因此,需要根据信息的种类来进行整理和保存。应该明确计算机信息责任管理的制度,保证工作人员可以按照规章制度来进行数据的处理和分析。