摘要:建设工程合同的信息化管理是当前工程合同管理的一种新形式，对于工程合同信息智能化管理、动态化管理有利于合同信息科学管理。通过对建设工程合同信息化管理进行系统研究，指出了工程合同信息化的必要性，分析了工程合同信息化管理的主要优势，并提出了建设工程合同信息化管理的实施要点和具体方法。
关键词:建设工程;合同管理;信息化;智能化
当前，建筑行业得到了长足发展，施工技术及管理等各方面都已经非常成熟。在建筑工程施工之前，双方订立合同是为了保证合同的法律效力，保障双方的合法权益。在建设工程合同管理中，受施工过程中各项变化因素的影响，导致合同的变更比较频繁，传统的合同管理手段已经无法满足新形势下的合同管理需求，建设工程合同管理开始朝着信息化方向发展。
1当前建筑工程合同实施信息化管理的必然性
建筑工程合同实行信息化管理是建筑工程合同现代化的必然要求，一方面，信息化发展是工程技术发展的新方向，建设工程各个环节都在朝着信息化方向转变，其中包括建设工程技术的信息化应用(如GPS技术以及BIM技术)、建设工程财务管理的信息化应用(如会计电算化系统的应用)，建设工程中应用信息化管理是建设工程发展主流趋势，建设工程合同管理是非常重要的组成部分，在工程施工前要先订立合同，在施工过程中也要进行合同保存以及更改等内容，建设合同实行信息化管理是为了能够与建设工程其他环节相互匹配，提升建设工程整体管理效率;另一方面，建设工程合同信息化管理也是合同管理自身的要求，合同管理内容包括对相关文件进行收集、处理、使用和保存，由于文件内容极为机密重要，因此合同管理非常关键。传统的人工管理合同方法不仅浪费大量的人力资源，而且在文件登记过程中容易造成差错，从而给建设工程造成极大损失;应用信息化管理方法可以节约人力资源成本，并提高合同管理效率。
2建设工程合同信息化管理的主要优势
(1)建设工程合同信息化管理建立后，工程团队可以利用互联网登录查阅。建设工程合同信息化管理的第一步就是建立起统一的合同管理系统，合同管理人员将合同信息直接录入管理系统中，工程团队的各个部门都可以在需要合同时登录管理系统查阅，方便合同使用，实现合同信息共享。另外，管理人员在工程管理过程中也可以随时调用工程合同，从而提高合同使用的效率。
(2)建设工程合同信息化管理建立后，促进了合同评审的效率和公平性。合同在签订过程中需要非常小心，很多内容直接关系着企业的自身利益，所以在合同订立和管理过程中需要工程建设企业各个部门进行严格评审，以保证合同订立科学合理。传统合同在评审过程中，合同交接浪费了大量时间，信息化管理之后，工程建设企业各部门管理者或者上下级单位在进行合同审议评价的过程中可以同时进行，加强了合同管理的透明度，不仅实现了公平公开，而且提升了合同审评效率。
(3)传统建设合同管理过程中，由于工程工期较长、外部影响因素相对较多，因此经常涉及合同索赔、变更等问题，人力管理很容易在合同周期管理过程中出现失误。实现合同管理信息化后，管理者可以通过系统对合同的付款以及变更索赔过程进行记录、描述和分析，从而有效加强合同管理。
3建设工程合同信息化管理系统的建立
3．1合同信息化管理系统的设计思路。合同信息化管理系统是建设工程进行合同管理的重要工具，是合同实现各环节管理的手段。合同信息化管理系统的设计思路主要包括以下几方面内容:①合同信息化管理系统的整体建设目标是为了进行高效率、智能化的合同管理，对于建设工程中的施工合同、监理合同、物料采购合同进行有效管理，以智能化信息系统代替传统的人工管理手段，在短时间处理合同管理事务，也方便建设工程合同使用者对工程合同进行检索和使用;②在合同信息化管理系统设计中，系统应该具有远程接入功能，包括移动客户端应用IPsecNATT进行线上接入，方便使用者在不同时间、不同区域内进行使用;③系统设计中合同信息应该能够实现本地和远程的日志储存，从而方便使用者进行有效的管理;④系统设计使用VPN接入技术以及宽带接入技术，保证更多的使用者能够同时进入到合同信息管理系统，系统在进行网络协议设计中使用国际通用的TCP/IP协议，保证使用者在不同网络环境下可以进入到系统查询和使用工程合同信息;⑤系统设计应从安全角度进行考虑，设计使用备份网关，在系统正常运行过程中使用工作和备份双网关运行，并且对系统的核心服务器进行权限设置，从而提升整个系统的防护性。
3．2合同信息化管理系统的系统模块设计。合同整体模块设计使用工程信息管理系统(CIMS)，对各个环节的建设工程合同进行有效管理［1］。管理系统模块中应该包含以下两方面:①工程进度管理模块，采集施工进度相关信息，包括工程时间、工程进展情况、工程耗能情况，建立好数据库与合同信息数据库进行对比，反映合同履行情况;②工程质量管理模块，记录工程质量完成情况信息，包括工程事故出现次数以及质量检查次数、检查结构等数据，并与合同数据库进行对比，从而保证合同质量管理。
3．3合同信息化管理的功能模块设计。合同信息化管理系统的功能模块是主要的系统模块，其设计目标是使工程合同信息管理系统具备一切合同管理功能，其中包括以下几方面内容:①合同文件管理模块，负责系统对工程合同信息的采集和整理，包括对各类工程合同的搜索、输入、修改以及查询功能，相关文件种类包括工程投招标相关文件、工程具体合同条款、工程技术标准书以及其他补充合同条款等;②合同条款检索模块，在检索系统中搜索固定的合同条款，方便合同使用人员更快速地搜索到想要了解到的合同内容，同时为了更好完善合同检索能力，设计使用到多种检索条件，其中包括条款检索、条款项检索和主题词检索3种检索模式，满足使用者的不同检索功能;③合同管理模块，包括智能化的合同管理系统，合同管理模块设计过程中包括3个子系统管理模块。合同实施控制子系统模块管理的合同内容包括工程质量信息管理、工程费用信息管理以及工程各费用信息管理等，通过各项工程控制信息采集与施工合同进行数据分析对比，对当前的施工情况进行良好的分析;合同变更子系统模块主要针对合同变更事项进行动态管理，当合同出现变更时，系统模块可以自动生成变动轨迹列表清单，并自动对变动后的合同各项数据值进行计算，并反映变更后工程合同的各项事宜;合同索赔管理模块是指当工程出现索赔时，将必要的索赔信息录入到合同管理系统中，索赔管理模块自动进行记录并能够有效提供相关索赔条款，提示操作人员进行索赔或者记录。
3．4合同信息化管理系统中应用受控网络(Extranet)。3．4．1Extranet网络介绍。在合同信息化管理系统建立过程中应用Extranet网络技术非常关键，决定了合同信息化管理系统的信息传递功能和信息共享功能［2］。Extranet是指受控网络，是公司与客户之间实现信息共享的一种系统，应用Extranet网络之后，合同信息化管理系统可以让不同的单位使用注册的密码进行外联网登录，Ex-tranet在具体的工作过程中应用intelnet网络技术，是一种合作型连接网络技术。合同管理系统中的资源信息共享功能是由Extranet所提供的，对于使用者而言极为关键。3．4．2Extranet安全体系应用。Extranet系统在合同信息管理系统当中应用，能够有效提升合同系统的安全保密性。在Extranet体系应用中，主要体现为以下几个功能;①建立Extranet体系之上的信息管理系统，每个使用者自身都有一个身份证明，用于系统登录和合同管理各项工作授权;②在Extranet体系下，每个用户可以进行身份验证，也可以进行身份注销，系统管理员有权限对使用者的身份进行重建和注销;③在Extranet安全体系下，当使用者进行合同管理中，每完成一项合同管理工作，Extranet系统会自动根据使用者身份进行署名，从而让另外使用者了解到更改合同内容的实施者身份，并且Extranet系统中还具有时间的功能，记录合同信息被更改或者其他操作的时间;④Extranet体系有严格的身份权责识别功能，不同身份的使用者访问、使用，更改合同信息的功能权限有所不同，加强了对合同信息的保护;⑤合同信息管理中需要进行数据传输，而传统的数据传输容易造成数据遗失或者被窃取，所以Extranet体系对合同信息管理系统的数据传递功能进行了优化，在受控网络体系下，合同数据传递需要使用固定的加密计算方法进行加密，从而在一定程度上提升了数据传输的安全性;⑥合同信息管理系统管理员可以利用Ex-tranet体系对项目的安全政策和用户权限进行分配和更改，从而保护每个用户的安全。
4合同信息化管理建立过程中的部分问题及解决
合同信息化管理体系建设对于工程合同而言意义非常重大，可提升建设工程合同管理的效率，有利于工程合同信息的安全性［3］。但是，当前建设工程合同信息化管理建立过程中存在部分问题，阻碍合同信息化管理系统的建设，具体包括以下几个方面。
(1)部分工程企业对信息化合同管理缺乏正确的认识，部分企业管理者的信息化技术水平比较落后，管理者不重视信息化合同管理系统的建设，影响整个工程企业的合同管理效率。管理者应该注重加强自身学习，掌握合同信息化管理的有关知识，并加强合同信息化系统建设投入，组织人力、物力尽快建设好合同信息化管理系统。
(2)合同信息化管理制度不健全，当前部分工程企业建立完成了合同信息化管理系统，但是缺乏相应的制度保证，很多时候合同信息化管理系统使用混乱，系统应用效率低。为了提升信息化管理系统的工作效率，工程企业应该明确权责制度，对于信息化合同管理系统的使用权限、管理权限进行明确规定，并针对工程企业各部门的特点，对合同系统的各项功能权限进行合理划分，既要保证系统使用的工作效率，又要保护合同信息的安全。
(3)在Extranet体系下建立的网络信息化合同管理系统，避免不了受到电脑病毒、木马病毒等网络安全的威胁，给合同管理系统带来极大的危害。另外，随着信息化管理系统应用的增加，系统管理员需要维护的设备、需要分配的权限越来越多，增加了信息化合同管理的负担。针对系统技术问题，工程技术部门应该重视加强责任关系，在公司工作电脑中安装安全实用的防火墙系统，并建立严格的用网制度，维护公司网络使用安全。另外，技术团队应大力进行技术研发，根据不同的工程合同需要，逐步提高合同信息化管理系统的功能。
5结语
建设工程合同信息化管理是未来建设工程中合同管理的主流形式。本文主要对建设工程合同信息化管理系统的建立进行了分析和阐述，并指出了部分问题，提出了相应的解决建议，有利于提升建设工程合同信息化管理的效率。
参考文献:
［1］刘明明．建筑工程项目合同管理中主要问题的分析和对策［J］．黑龙江科学，2014，5(2):241．
［2］梁燕芬．建筑工程合同管理的信息化发展［J］．低碳世界，2017(9):117－118．
［3］王铭．浅谈建筑工程合同管理的信息化发展［J］．城市建设理论研究，2017(22):27－28．
作者:刘亮 单位:中国安能集团第二工程局有限公司
