摘要：高中学生学籍档案真实地记录了学生在校的学习和社会实践活动，是学校档案的重要组成部分。无论是对学校，还是对学生本人来说都十分重要。随着信息化的发展，传统的纸质学籍档案已不能满足社会发展的需要，而单一的电子档案也存在一定的缺陷。现就高中学籍档案的管理现状问题进行分析，对比电子档案和纸质档案的优缺点，探讨在深化教育改革和新课改中高中学籍档案电子化的必要性，并提出高中纸质学籍档案和电子学籍档案融合发展的建议。
普通高中学籍档案是学生在高中阶段学习经历、学业水平、道德品行、奖励惩处、遵纪守法、社会关系等情况的原始材料，具有凭证和参考的重要作用，特别是在个人高考报名、学历证明、招工提干等都需要使用，所以对学籍档案进行科学规范管理的重要性不言而喻。随着信息技术和办公软件的广泛应用，陕西省中小学生电子学籍管理系统应运而生，这对学籍档案管理工作提出了更高的要求，也促使学籍档案管理工作必须走纸质档案和电子档案融合发展之路。
一、普通高中学籍档案管理现状问题
1-对学籍档案管理认识不足
随着信息技术的发展，档案管理开启了信息化模式。但普通高中的学籍档案管理还是传统的纸质档案管理模式，部分学校管理者还没有认识到学生的电子学籍档案管理在整个学校档案管理中的重要作用，只是简单地认为电子学籍档案管理就是用电脑录的学籍信息而已，从而对电子学籍操作系统的重要性和使用电子学籍档案管理软件的必要性认识不足，也就难以发挥电子学籍档案管理软件和计算机操作系统高效的检索、查询等功能，最后导致高中学籍档案管理电子化工作效果提升不明显。
2-学籍档案管理信息化程度低
在信息化未普及前，高中学籍档案均采用纸质的形式管理。随着信息技术的不断发展和普及，部分学校的学籍档案管理员逐渐发现了纸质档案的不足，各级部门也对学籍档案信息化提出了具体要求，于是便开始使用电脑来进行学籍档案管理，这是学生学籍档案管理的创新和信息化工作的雏形。但是部分高中学校并没有发挥信息技术的优势以提高学籍档案工作的质量，如学校只是利用计算机等设备录入、存储信息，打印相关档案。这只是信息技术很小一部分的功能，现代信息化技术的功能不止于存储和打印，还有快速查阅、异地办公、互联网学籍转接等作用。由此可见，学籍档案管理信息化程度比较低，并不能满足当前信息化的要求，也没有跟上信息化的步伐。
3-学籍档案管理电子化制度不完善
高中有针对学籍管理工作的管理制度，这些学籍管理制度时间都比较长，只适合信息化出现之前的纸质学籍档案管理，与目前电子学籍档案管理工作不匹配。因此还存在一些制度不完善的问题，如电子学籍档案操作流程的问题、电子学籍安全的问题、学籍系统利用的问题等。
4-档案员计算机技能有待提高
学籍档案已经开始步入信息化管理时代，这就对学籍档案管理人员的计算机素养提出了比较高的要求。学籍档案管理人员不仅要有档案收集、整理、归档等基本素养，还要求具备一定的计算机操作技能，要主动接受新鲜事物，主动学习前沿技术。但是由于人才储备不足，年轻教师主要在教学一线，学籍管理人员普遍年龄偏大，信息化管理技能较低，有的教师连计算机的基本操作都不熟悉，这就造成了信息采集工作速度慢且不够全面，后续的电子学籍档案的管理和开发利用发挥的效果也就相对较差。
二、纸质档案和电子档案优缺点对比
1-纸质档案优缺点分析
1.优点
在研究纸质档案资料本质特征的前提下，形象直观、可读性强、方便查看是纸质档案资料的显著优点；纸质档案资料可以充当某种数据资料，拥有可操作性，不需要严谨精确的页面设计，为数据分析提供了基础；很多纸质档案都是第一手资料，有人文附加值，以及收藏价值。在一般的档案整理中，纸质档案是主要的媒介形式，纸质档案资料的长期存在和流通意味着对前人的充分肯定，突显了数据资料的人文附加值。随着时间的推移，科技的进步，纸质档案资料中所记载的信息已变为某种稀有的资源。在纸质档案资料的生成过程中，相关人员对其进行核实是非常有必要的，比如进行签字和封存，确保档案资料资源的真实可靠。与此同时，纸质档案资料还具有特定的法律效力，可以充当法律依据。
2.缺点
纸质档案资料储存和管理存在一定的局限性。纸质档案资料需要一定的区域空间进行储存，而且对储存的环境要求也较高，比如温度湿度、防灾驱虫等。同时，在数据管理过程中，纸质资料特别容易发生毁损等问题，不利于整体的档案整理工作的进行。此外，纸质档案无法保存音视频。
2-电子档案优缺点分析
1.优点
电子档案在数据存储应用层面优势相对较多。主要表现为：电子档案可以实现数据的快捷存储，有利于信息即时获取、快速查询及应用，传递和读取步骤更为简洁明了；不需要很大的实际空间；信息的安全系数高，可以规避人为失误；电子档案的数字化交互效率高，共享资源优越性更为明显；信息搜索效率的提高，可以实现个性化定制功能，及时掌控信息动态，做好数据长期有效的储存，根据数据变化作出及时调整；还可以保存大量的音频、视频、图片等资料。
2.缺点
电子档案虽然有很多优势，但也有很多不尽如人意的地方，主要是在数据安全性方面。电子档案容易产生数据泄露的风险，安全性备受质疑。电子档案更易被修改且不露痕迹，这让大众对电子档案的安全性感到担忧，鉴别纸质档案的原始记录可选用“正本”来比较，而电子档案鉴于其数据和各种载体能够分离出来，鉴别工作显得更加有难度，所涵盖的跨学科行业领域多、业务知识多、难度系数大，普通档案管理人员难以做好鉴别工作，这就增加了档案真实性的甄别成本和鉴别电子档案原生性的难度系数。并且电子档案难以以独立的形式存在，是无法直接查看的，需要借助电脑或者电子仪器才可查看到具体内容。如今的技术水平更新快，如果无法找到与生成电子档案阶段相匹配的软硬件，会导致大量的电子档案无法查看到，从而导致电子资料的遗失；电子档案的各种载体不稳定，不满足长期保存的条件，且其安全性、稳定性也相对比较差；电子档案对档案管理人员要求很高，需要一定的专业素养和专业技术。
三、普通高中推动电子学籍档案的必要性
1-学校档案管理信息化发展的需要
高中学籍档案电子化管理对学校档案管理信息化建设具有重要意义。当电子化学籍档案建成并投入使用后，学籍管理人员只需要按时做好录入工作，学校就不用再投入人力和精力进行学籍信息的搜集、整理、归档，减轻了管理员的工作量，同时也提高了管理效率。同时通过建设电子化学籍档案，可以推动学校档案管理的信息化发展，提升学校档案管理工作的信息化水平。保障学籍档案安全的需要纸质学籍档案多为手写或打印，在使用过程中容易出现磨损、丢失等现象，一旦丢失和损毁就难以复原。而电子化学籍档案通过电子设备转接、查阅、存贮，不仅在使用中方便高效，还能够避免纸质学籍档案出现的磨损、丢失现象，只需要记住授权的登录账号密码就可随时随地查阅，无需担心磨损、丢失等安全性问题。
2-实现学籍档案“网签”的需要
普通高中是高等教育入学和义务教育结束的“中转站”，在普通高中学籍档案管理中，一方面需要从义务教育阶段调取高中所录取学生的学籍信息，另一方面又需要将考入大学的学生的学籍信息转入到录取的高校。而在传统模式下，学生的学籍档案主要是纸质形式，需要自己到就读的学校提取纸质学籍档案交于录取的学校，还会存在纸质档案遗失、缺失、涂改等情况，如此高校审核就会比较困难。如果是电子学籍的话，学籍档案就可以通过学籍档案专用网络平台进行“网签”，不仅可以提高学籍档案转接的效率，也避免了纸质档案遗失、缺失等情况的发生。
3-学籍档案管理多元化的需要
普通高中学生学籍档案的内容十分广泛，包括学生的学业成绩、表彰惩处、党团员发展、课外实践活动等内容。随着教育改革和新课程的实施，教育教学活动不断丰富，学籍档案的内容也五花八门，各种学籍信息不断出现，需要处理的数据信息越来越多，传统的纸质学籍档案管理模式已经无法满足当下社会、教育部门、学校、家庭对档案多元化的需求。通过建设电子化学籍档案能够实现学生学籍信息的综合管理和资源共享，既能够满足教育部门、师生、家长填报、查阅学籍档案，还能够使教师及时了解学生的学情，充分发挥学籍档案的价值，为教育改革和新课程的实施提供帮助。
四、纸质学籍档案和电子学籍档案融合发展的建议
1-提高档案管理人员的业务素质
从传统的单一纸质档案转变到纸质档案和电子档案融合发展是目前学籍档案管理面临的重要挑战，因此必须提升档案管理人员的综合业务素质。首先，要提升学籍档案管理人员的计算机理论和实际操作技能，使其树立终身学习理念，以适应不断发展的信息化步伐，从而有效提升学籍档案管理工作的信息化水平；其次，要加强对教职员工的宣传和教育，让全体教职员工认识到纸质学籍档案和电子学籍档案融合发展的必要性和重要性，鼓励和提倡他们为学籍档案管理员提供电子版信息；最后，强化电子档案的安全意识，要充分认识到网络安全对电子档案的潜在威胁，按照流程操作，及时安装相应的杀毒软件、防火墙，同时档案管理人员在工作中要及时发现和排除计算机系统的安全隐患。
2-完善必要的软硬件设备
由于普通高中纸质档案和电子学籍档案融合发展的需要，所以必须完善必要的软硬件设备。一是要配备具有相应计算机水平的学籍档案人员来处理学籍档案电子化工作；二是要投入一定的财力购置相应的硬件设备和软件，如计算机、集打印和扫描以及存储为一体的设备、档案管理软件等，为学籍档案电子化工作做好后勤保障。
3-实现电子档案的资源共享
电子档案和纸质档案的最终目的是提高利用率，充分发挥档案的价值。因此，在高中学籍档案数字化过程中可以利用互联网技术同时建立档案信息共享平台，可以满足师生及家长在信息查阅、调取等方面的需求。通过档案资源共享平台，师生查阅授权范围内的学籍信息，是不受时间、空间限制的。随着档案数字化发展，学生可以通过网络查阅授权范围内的个人信息、学业成绩、成长情况，教师可以查阅所带班级的整体情况，可以根据学情制定教学计划。这样不仅提高了学籍档案电子化的利用率，还能更好地服务于师生，以达到学籍电子化的目的。
4-健全融合发展的规章制度
实现普通高中电子学籍档案和纸质学籍档案融合发展离不开完善的规章制度。只有健全科学、规范的规章制度，明确电子学籍档案和纸质学籍档案融合发展的责任与要求，才能够更好地促进二者的融合。教育行政部门应该根据实际情况对学校提出具体要求，并制定融合发展的制度，为学校提供指导依据。学校在日常管理中要落实好学籍档案信息的纸质填写和电子录入工作，区别哪些工作是纸质、电子都需要的，哪些只需其中一种即可，这样就可以实现电子和纸质档案的同时保存。
5-加大学籍档案信息技术开发力度
信息化技术对高中学籍档案管理工作而言具有十分重要的作用。因此，高中学校应当积极关注信息化工作发展，针对当前信息化程度不足的问题，积极开发信息技术功能，并将这些功能应用到学籍档案管理工作中，提高其信息化程度，进而借助新功能来提高工作质量，强化档案管理水平。除信息储存功能以外，高中学校还可以在学籍档案管理工作中加入两项工作：一是学校可以引入智能技术，如人脸识别、身份证识别等，该项技术具有信息识别功能，借助该功能，档案管理系统可以自动完成信息录入、信息分类、信息分析等工作，一方面能减轻管理人员的工作压力，另一方面也保障了学籍档案管理工作的质量。二是开发学籍档案管理的APP软件，APP软件不仅使用起来十分方便，还能向学生展示自己的学籍档案信息，为学生提供良好的学籍查询服务；此外，教师、家长可以根据档案信息，进一步了解学生的学习生活动态，从而引导学生更好地成长。例如，教师、家长可以通过档案信息关注学生的最近表现，若发现其状态不佳，学习积极性不足，则可以积极引导激发学生的自主学习意识，从而促进学生的不断发展。
综上所述，纸质学籍档案和电子学籍档案都是十分重要的，不能顾此失彼。普通高中纸质学籍档案和电子学籍档案的融合发展，不仅可以有效避免其各自的缺陷，还可以为充分发挥学籍档案的价值起到良好的作用，促进学校档案管理信息化的不断发展。由此可见，二者的融合发展是当下普通高中学籍档案管理的有效手段。
参考文献
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作者：唐晓军 单位：陕西省汉中市勉县武侯中学
