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档案信息化建设与管理思考

2020-11-20 16:28 来源:信息化管理论文 人参与在线咨询

摘要:档案信息化建设是信息化环境下救助站档案管理工作的重要内容之一,近年来信息技术的快速发展,使其在各个领域的应用程度不断加深,而且极大地提升了各领域的运行效率。本文以档案信息化建设与档案管理为主题展开论述,首先对本文的背景进行了简要介绍,然后分析了档案信息化建设的重要性,之后重点从多个层面针对档案信息化建设与档案管理完善策略进行了分析探讨。

关键词:档案信息化建设;档案管理;完善策略

一、引言

对于救助站而言,其传统的档案主要以文字、图片、音响、实物等形式存在,在机构的长期运作过程中,档案已成为本机构的重要无形资产之一。而随着信息技术在救助站档案管理工作中的不断应用,机构档案管理模式也发生了相应的变化,而档案信息化建设已成为救助站档案管理工作适应信息时代发展的必然选择,基于此,本文则针对档案信息化建设与档案管理的相关内容展开讨论。

二、档案信息化建设的重要性

档案信息化建设,是救助站更好地融入当前时代变化并进一步完善本机构工作的重要选择。在新形势下,随着救助站的持续运行以及救助人员数量的不断增加,所生成的档案信息量也会不断增加,而传统的档案管理模式,会使档案管理人员的工作量及工作压力不断增加。在信息技术的支撑下,会促使机构原先档案管理形式的变化,如档案会以数据信息的形式予以储存,而且借助信息化管理系统能够在较短的时间内处理海量的信息内容,这样能够将工作人员的工作量大大的压缩,工作效率也会随之提升。并且,借助信息技术,救助站在档案工作实践中也会变得更加的正规化,比如,与传统的档案工作相比,分类更加的合理,档案信息更加的全面,档案信息的查找和调用更加的高效,这也能够为救助站领导进行相关决策提供更加高效、可靠的信息参考,对于救助站整体运行效率的提升有着重要的促进者作用。

三、档案信息化建设与档案管理完善策略

(一)加强档案管理制度的建设。制度是规范和指导档案管理工作的重要保障,因此,在档案信息化建设与档案管理中,必须注重档案管理制度的建设。对于救助站而言,要能够真正认识到管理制度设立的必要性,然后利用所设立的制度,更好的指导各个环节的档案管理工作,从而使本机构的档案管理工作能够不断趋于规范。为此,所建立的管理制度中应该对本机构档案管理的内容及档案工作环节予以明确,如档案信息的建立、档案信息的保存、档案的使用等,本机构的档案工作者必须按照制度内容严格开展每一环节的档案工作,通过这种方式,使得本机构的档案管理工作在严格制度的约束下不断朝着良性循环的方向进行。而且,在本机构所建立的制度中,还要融合必要的惩戒制,在制度要求的范围内容,如果本机构的档案工作者因自身的失误或疏忽引发不良后果,则必须进行追责,如果后果严重,则需要对相关人员进行严肃处理,利用这一方式形成警示作用,促使档案管理工作者能够树立高度责任心,在档案工作中严格要求自己,并不断提升档案管理工作实际成效。

(二)建立起档案管理信息系统。信息化管理系统的建立是档案信息化建设的重要体现,只有借助专业化的信息化管理系统,才能够真正实现本机构档案管理模式的改进,为此,对于救助站而言,其可以与信息技术公司进行联系,然后围绕本机构的档案管理内容建立起相应的信息化管理系统。借助新的管理系统,进一步规范本机构的档案管理人员,在新形势下,传统纸质化的档案资料要以数据信息的形式进行保存,如救助站的《救助登记表》《自行离站声明书》《在站服务及离站登记表》《终止救助通知书》等。建立起的信息化管理系统要设置严格的权限,只有专门的档案管理人员及获得权限的人员才能够对系统进行访问,而且,系统会对每一次访问记录进行记录,在系统的运作过程中,不允许随意使用外部硬盘进行系统数据信息的拷贝,防止系统进步病毒。而且,需要在信息技术公司的帮助下对系统进行定期检查和维护,及时修补系统漏洞,而且,还需要做好系统的升级,确保系统得稳定运行,进而为档案管理工作的开展提供良好的保障。

(三)对档案管理机制进行适当的创新。在档案管理工作中,根据机构的传统管理习惯,往往是由特定的档案管理部门及档案工作者参与负责,而机构中的其他部门往往不会参与,而在新形势下,借助信息技术可以实现部分档案资源的共享,比如救助站救助对象的档案信息在本机构内部共享,这样可以使本机构的各个部门都参与到档案管理工作中,增加各部门之间的联系成都,这对于本机构整体工作效率的提升有着重要的促进作用。借助信息化环境下的档案共享机制,能够时机构内部各个部门之间相对割裂的状态有所缓解。对于机构管理者而言,为了不断提升档案信息的实际作用,管理者要加大对档案管理工作的重视程度,积极推进档案工作的信息化水平。

(四)加强数据库建设。数据库建设是档案信息化建设的重要基础,因为在档案信息化建设中,必然会涉及大量档案信息的处理,完备的数据库可以为档案管理工作的开展提供强有力的信息支持。具体而言,档案数据库的功能主要体现在两个方面,第一,信息获取功能。针对档案管理工作的开展,可以利用数据库信息系统进行档案资源储备,利用数据库建立起完备的档案数据信息体系,在数据库的建设过程中,需要对各类档案信息资源进行全面搜集,然后对获取到的档案信息资源进行筛选和整理,以此来不断丰富数据库内容。对于救助站而言,则要鼓励各个部门积极参与到数据库系统的建立中,比如将重要的档案信息进行及时上传,并将其作为本机构数据库资源的一部分,进而不断丰富数据库内容。第二,分类功能。为了方便机构管理者利用数据库进行各类信息检索,在数据库信息系统的建设过程中要做好分类工作,先选择标准,然后根据这一标准实施分类,比如,救助站可以以救助人员的年龄为依据进行档案信息的分类。数据库是机构档案信息化建设的重要基础,因此,有必要建立完善的数据库信息系统,为此,机构还需要联系信息技术公司对数据库系统进行定期维护,修补漏洞,进而充分发挥数据库的实际作用。

(五)做好档案信息的利用工作。在传统的档案管理工作中,很多机构将主要精力放在了档案信息的存档方面,但是对档案信息的利用程度并不高,在新形势下,为了不断完善档案管理工作,则应该不断提升档案信息的利用程度。以救助站的未成年流浪乞讨人员档案信息利用为例,首先,要利用这一档案信息进行打拐活动。在信息技术的支撑下,建立起未成年人流浪乞讨人员档案与打拐办信息资源的互联互通机制,进行相关信息的及时共享,在上述人员的身份信息、家庭信息、声音信息、相貌信息、指纹信息、DNA信息等被救助站档案管理系统所收录后,及时与打拐办进行共享,使其在获取全面信息后能够更加高效地开展工作,而打拐办也可以将失踪未成年人信息与救助站进行共享,这样能够使失踪未成年人更快的被找到。其次,可以利用档案信息帮助未成年流浪人员进口回归家庭和学校。借助档案信息化管理系统,快速查找未成年流浪起到人员的相关信息,如管辖地、亲属信息等,进而帮助其更快的回归。一些信息虽然在短时间内无法及时掌握,但是随着调查工作的不断深入,很多困难都会予以解决,尤其在档案信息化之后,能够实现快速查询功能,这对于上述人员的回归有着重要的促进作用。

(六)加强现代化档案管理队伍的建设。在机构的档案工作具体安排过程中,管理人员自身业务素质会直接关系到机构档案管理工作的实际成效,因此,在档案信息化建设与档案管理中,机构必须不断加强现代化档案管理队伍建设。在队伍建设中,首先要注重机构现有档案管理人员的培训,在具体的培训中,要注重档案人员技能的培训,还要加强正确工作理念的灌输,使工作人员以正确态度看待自己的工作,利用两方面的培训工作,不断提升本机构档案工作者的整体水平,其中,既包括技能水平又包括工作意识。在培训中还要注重培训方法的科学运用,机构要能够建立起完善的培训流程,整个培训活动的进行,要做到系统完善,借助这一培训活动,既要提升参训人员的理论水平,又要提升其业务能力。为了不断提升整体培训效果,培训指导师还要对培训方法进行不断地改进,比如将各类真实案例融合到培训活动中,使参训人员能够全面了解档案管理工作会遇到的各类问题。其次,做好外部优秀人才的引进。机构要围绕档案信息化建设与档案管理工作的开展,从外部引进新型人才,所引进的人才一方面需要具备档案管理工作经验,而且能够对信息系统进行熟练操作,使其加入本机构的档案管理工作中,进而不断提升机构档案管理工作实际成效。

(七)做好监督管理工作。外部监督工作的实施,能够帮助机构及时发现其档案管理工作存在的漏洞并及时改进,为此,机构可以建立起专门的监督管理小组,对本机构的档案管理工作进行系统的了解,然后全面参与到本机构的档案管理工作中,通过对照相关流程,及时了解各个环节工作中存在的不足之处并予以指正,通过这种方式,将本机构档案管理问题出现的概率控制在最低水平。为了确保监督管理工作的实际成效,所建立的监督小组需要保持相对独立性,直接听命于机构的最高领导,在工作中不能够受到其他管理者的干扰。

四、总结

综上所述,档案信息化建设与档案管理工作的开展有着重要的意义,但是从当前的情况的来看,很多机构的档案信息化建设与档案管理工作仍然存在一定的不足之处,为此,机构要能够明确认识到档案信息化建设的重要性,并从多个层面入手不断完善其档案信息化建设与档案管理工作。

参考文献:

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[2]古尽平.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].办公室业务,2018(15).

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作者:刘路 单位:菏泽市救助管理站

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