摘要：经济发展水平的提高使得计算机技术信息技术等不断发展，互联网在人们的生产生活中发挥了极大作用，推动各行各业不断发展进步，对于卫生监督机构档案管理工作同样于此。在管理过程中将信息化技术充分融入可以帮助实现档案管理现代化、信息化，提高档案管理有效性，将其作为档案管理工作的辅助工具更能够有效实施档案的监督与控制。本文从档案管理概念及意义入手，分析卫生监督机构档案管理现状以及信息化档案管理的内容和优势，探究信息化背景下如何进行卫生监督机构档案管理工作。
关键词：信息化；卫生监督机构；档案管理
对于卫生监督机构而言，档案资源的利用和管理极为重要，但是社会发展水平的提高使得其中所涉及的档案资料数量和内容呈几何倍增长，无论是信息收集、档案整理和分类工作都极为繁杂，人工操作更是使得工作中错误出现的频率较高，且资源利用率不高。信息技术的发展为各部门档案管理提供了新的思路和方法，卫生监督机构应当以此为契机，将现代信息技术充分融入至档案管理工作之中，实现档案管理信息化，提升档案管理和使用效率[1]。但是目前而言，卫生监督机构档案管理还存在诸多问题，信息化水平并不高，相关工作人员必须充分重视这一问题，推动部门档案管理实现现代化发展。
一、档案管理概念及意义
（一）档案管理概念。档案即记录，是对于结果的记录，更是对于历史的记录，是个人、组织以及机关在政治、经济等工作过程中形成的图表、文档以及声像。档案的存在对于了解个人和单位、发现工作过程中存在的问题有重要意义，通过档案材料的管理和保存可以满足单位以及社会发展需要，因此，各部门都应将档案管理工作充分重视起来。随着经济社会的发展，档案管理的形式不断更新，其中最重要的是载体的多样化发展[2]。就当前而言，档案载体有图片、音频、文字、视频等多种样式，充分展现了档案管理的关键作用，但与此同时也为档案高效管理带来了更大难度。因此，如何在档案管理工作中有效运用现代化信息技术以提升工作效率成为各部门关注和研究的关键课题。
（二）档案管理信息化意义。1.推进档案管理现代化。卫生监督机构在进行档案管理工作中逐渐由人工操作转向现代化信息操作，从档案的采集、立档、管理以及后期的查阅、审核，整个过程都因此，发生巨大变化，这不仅有效提升了档案资源的利用有效率，促进卫生监督机构不断发展，还提高了对于社会服务的质量，这是信息化管理的优势[3]。因此，卫生监督机构必须在档案管理过程中充分利用网络技术，通过现代化信息技术的合理利用进行所需档案信息的收集，同时利用系统平台对信息进行完整且便捷的整理和分类。这既是对于原始档案文件的保护，对档案管理工作人员压力的减轻，也是对于档案文件完整性和真实性的确保。2.推进档案管理工作智能化。卫生监督机构将现代信息技术融入档案管理进程中就是以信息技术为依托，将其作为做好档案管理工作的关键工具。所谓档案管理信息化，就是在互联网信息技术的帮助下完成档案收集、管理、查阅、审核等一系列档案管理工作，在技术支持下完成档案的远程管理，将档案资源的服务效能最大化发挥[4]。信息化档案管理离不开系统平台的建立和使用，在其中可以实现资源共享，主管人员可以通过信息技术对管理工作进行监督和管理，利用现代技术进行知识获取[5]。长远来说，信息化管理可以有效提高管理人员知识水平，不断完善其知识结构，信息技术水平的提高对于档案管理智能化的实现有极大推动作用。3.提高管理工作效能。信息技术的加入对于档案管理工作效能的提高有极强的积极意义，可以落实监督工作并及时处理其中存在的问题，档案管理人员将所需资料进行整理和提取，由领导人员根据此资料进行科学、合理工作安排和决策。在进行档案管理时，卫生监督机构可在信息技术的支持下实现纸质档案的数字化转化，将档案资料进行信息化保存[6]。若相关人员需要进行档案信息的查阅，可通过制定平台的登录进行资源获取。将现代信息技术应用于档案管理工作既可以实现档案管理工作效能的提高，还可以有效提高资源服务效能，更好发挥档案资源作用。4.确保决策科学合理。对于任何部门来说科学、合理、及时的决策的制定都离不开可靠的信息来源，卫生监督机构也不例外，需要通过完整数据资料进行情况的综合分析，以此保证决策方向的正确。卫生监督机构信息化的实现可以使领导人员在进行决策时完成信息资源的有效、快速、准确获取，以此为依据对发展现状进行分析，进而制定出科学决策[7]。信息化档案管理包括将纸质档案进行数字转化，高效保存档案资源，领导以及相关工作者可在系统平台中进行资源的数字检索，这为工作规划的快速制定，战略决策的有效落实提供了条件，可进一步推动卫生监督机构高质量发展。
二、卫生监督机构档案管理工作现状
（一）缺乏完善管理制度。卫生监督机构若想实现档案管理的有序进行就离不开规范化管理制度的确立，但是就现实情况而言，卫生监督机构普遍存在档案管理工作边缘化的现象，在整个行业内也缺乏有效、统一管理准则的明确，这对于档案管理的规范化发展造成极大阻碍。
（二）管理方式落后。信息化技术发展日新月异，这在很大程度上推动了档案管理工作效率的提升，但是在管理形式转化过程中也面临诸多难题，其中载体由纸质材料发展为音频、视频等为档案管理带来了较大挑战，电子版档案文件的出现亟需与之相适的管理方式[8]。在此背景下，卫生监督机构有效提升信息化管理水平，将信息技术发展作为辅助工具而不是阻碍极为关键。但是，如今部分卫生监督机构仍存在不重视档案信息管理、缺乏信息化管理意识的现象，因此，在推进档案信息化管理时态度不端正，对于相关方案也未做到有效落实，更未对档案管理存在的问题进行深入探析并制定有效档案信息化管理方案。这一问题直接导致的结果就是管理方式落后，仍主要采取人工管理，这在很大程度上阻碍了工作效率的提升和档案资源作用的发挥，对信息化建设的实现也起到了阻碍作用。
（三）信息共享度有待进一步提升。当前我国已经实现了统一卫生监督系统的建立，由部级监督机构进行统一管理，在这一平台中可以实现各项数据的采集和汇总，这对于卫生监督机构工作的有效实施有积极意义，可以进一步推动卫生监督机构档案管理工作的信息化发展[9]。但是目前而言，统一平台基础依然存在共享度不高诸多问题，相关部门及人员必须加以针对性解决以实现档案共享度的进一步提高，更好发挥资源价值。
（四）人员综合素质不高。卫生监督机构档案管理人员综合素质不高是突出问题之一，其中主要包括两方面原因：一是档案管理准入门槛较低，人员档案管理专业知识缺乏，且因为重视度不高，因此，工作态度也并不积极，工作质量有待提升；二是人员计算机知识缺乏，对于档案管理信息化发展缺乏了解，拥有的计算机能力以及管理理念不符合现代化发展需要。
三、信息化档案管理内容以及优势
（一）信息化档案管理内容。1.声像档案管理。声像资料顾名思义即声音和图像，图像既包括视频也包括图片等，档案管理工作中存在的声像管理资料主要囊括声像资料和声像材料两大部分。2.专业档案管理。卫生监督机构的档案管理信息化存在于工作的各个环节，不仅是实现监督档案的电子化存储，更是对于全过程、各环节的信息化，其中涉及的专业内容极多，且存在保密信息，因此，信息化管理还必须实现对于档案内容的加密和保护。3.文书档案管理文书档案管理是整个管理工作的基础性环节，该工作质量的高低直接影响整个档案管理水平，档案管理信息化的实现离不开对于文书档案的登记、立卷以及整理，从而实现标准化管理。
（二）信息化档案管理优势。1.储存方面。传统档案管理模式下，档案储存和整理的均为纸质档案，但是人员流动、机构发展等过程形成的档案资源繁多，纸质档案储存成为一大问题，储存空间、储存方法、人员工作量、档案安全性等均是需要重点考虑的问题。信息化档案管理的实现是解决这一系列问题的有效方法之一，利用信息技术实现纸质档案的数字化转化，利用电脑的大容量储存空间进行电子档案的储存和管理，不仅更加高效，且能够有效避免档案受潮、丢失以及在翻阅过程中受损等问题。2.建立与保存方面。传统档案管理中使用的载体为纸质材料，虽不可否认纸质材料对于档案管理的无可替代的作用，但是电子版档案的建立无疑更加高效、便捷。对于纸质档案来说，纸张材质、油墨成分、保存方案对于文件保存时间有极为关键的影响，而电子档案相较而言需要考虑的因素较少，且保存时间比纸质档案更长，这是信息化管理的一大突出优势。3.查阅与取调方面。与传统人工档案管理相比，信息化的实现在档案查阅和调取方面也极具优势，管理软件中搜索功能的具备使得索引查找成为可能，只要输入编号或者关键信息就可以进行档案资源的准确高效查找，操作更加简单、便捷度更高[10]。但是需要注意的是，虽现阶段的信息化发展有效推动了工作效率的提高，在实际运用过程中系统功能单一、对于复杂档案管理工作难以应付等问题仍然存在，需要进一步推进应用的革新和改进。
四、基于信息化背景下卫生监督机构档案管理措施
（一）树立信息化管理意识。卫生监督机构进行档案管理时，若想实现其信息化转变就必须重视人员信息化管理意识的树立，突破传统工作观念，增强档案管理人员自主学习意识，提升人员信息化管理技能。观念对于行为有指导作用，只有实现管理理念的转变才能够做到档案信息化管理。同时，相关部门还需要制定出与自身发展相契合的有效档案管理模式，将工作机制、保密机制以及系统使用机制等纳入其中，全面提升档案管理人员信息化安全管理意识。
（二）完善档案管理制度。档案管理的有序和规范对于收藏、整理、分类、储存、查阅等一系列工作的顺利完成都有极为重要的意义，若想实现档案有序管理，完善档案管理制度是其中重要环节之一。只有健全的管理制度才能够为后期档案管理的持续健康发展提供制度依据，使工作有章可循。制定完善档案管理制度需要首先加强机构内部各环节、各部门人员间的交流合作，充分了解目前档案管理状况，在对现状进行分析的基础上以法律法规为指导进行有效档案管理制度的制定[11]。不仅如此，为提升工作质量，卫生监督机构还需重视系统性服务平台的构建，为社会提供更高质量的档案服务。
（三）加大资金投入。充足的资金是卫生监督机构实现档案管理信息化发展的基础性环节，只有充足资金的加入才能够为档案管理工作吸收高素质人才，引进高新现代化技术设备，推动各项工作顺利开展。卫生监督机构需加强与当地财政部门间的交流和协商，为自身基础设施建设争取充足建设资金，进行扫描仪、管理系统、计算机等各项硬件设备的配置。除基础设施的加强之外，充足的资金还能够推动档案管理系统的不断优化和升级，为当前信息化管理进一步发展提供内在动力，加强资源共享，进一步发挥档案资源作用和优势。
（四）重视人员综合素质的提升。档案管理工作说到底是人的工作，若想实现档案管理现代化发展，就必须提高对于档案管理人员的要求，保证档案管理人员高效完成工作。卫生监督机构应将管理人员的培养作为工作重点内容之一，除营造信息化工作环境以提升人员自我学习意识之外还要进行人员的定期培训，其中既包括档案管理专业知识的培训，也包括现代化信息技术能力的提高，全面提升人员综合素质。
五、结语
信息化发展背景之下，卫生监督机构实施档案管理的现代化、信息化推进是历史发展的必然，对于工作效率的提升有关键意义。但在实际发展过程中仍存在诸多问题，需要部门相关工作者予以重视并探究解决方法，通过树立信息化管理意识、完善档案管理制度、加大资金投入、重视人员综合素质的提升等措施全面发挥信息化管理优势，推动卫生监督机构高质量可持续发展。
作者:郑其武 单位:霞浦县卫生局卫生监督所
