摘要：信息技术的快速发展对于当前档案文书管理工作既是机遇也是挑战。但总体来说机遇大于挑战。基于新形势下发展形势下，在档案管理工作中展开信息化档案管理已成为了一种必然的发展趋势。所以，档案管理部门要及时转变工作理念，努力适应这一转变，积极建设信息化档案管理系统，以促使档案管理工作水平获得进一步提升，从而更好地为社会公众提供优质服务。文章主要先分析了新形势下下开展档案文书信息化管理的优势，并在此基础上延伸出相应管理策略，希望能对我国档案管理工作的发展有所帮助。
关键词：档案文书；档案管理；信息化管理；管理策略
近年来，随着互联网技术与计算机技术的快速发展，信息技术在各项管理工作中的应用也获得了长足的进步，档案的合理使用效率也显著提高。档案文书信息化管理指的是应用现代化信息技术建立档案网络平台对档案信息资源进行科学有效的管理和应用，进而不断拓展档案信息资源，并实现档案资源的合理利用与开发。[1]基于新形势下，社会公众对文书档案资源的合理利用要求越来越高，传统文书档案管理模式很明显已难以适应其发展要求。所以，要如何在档案文书管理工作中合理展开信息化管理，以更好地满足时展需求及提升文书档案的管理水平，成为了当前亟待解决的新问题。
一、新形势下档案文书开展信息化管理的优势
1.提高办公效率与文档时效性。在文书档案管理中建设信息化管理模式可代替以往手工操作模式，使管理质量与办公效率均能得到很好的提升。以往常规管理模式中，无论是收集资料的工作，还是通过手写形式对有关内容进行规范整理工作，又或者是对文档进行精准分类工作，对于档案部门相关工作人员均存在难度。而开展信息化管理后，则可有效弥补传统管理模式存在的各项不足，其只需要通过计算机办公程序就能轻松完成共享工作，且能让传输和编辑文件变得更为方便，这对于办公效率和文件使用效率的提升有积极作用，还能确保文档的时效性。[2]2.延长档案文书保存期限。纸质文书档案在长期保存过程中，易受到一些人为或非人为因素的影响，从而导致纸质中的纤维素受到一定损害，纤维素是纸质和纸质档案能否长期存储的主要决定因素，若遭到破坏将会影响文档的完整性，从而缩短文档保存时间。相比之下，建立电子文书档案系统进行保存的期限就会长很多。在当前各类电子技术快速发展的时代，人们可以不受时间、空间等条件限制，随时借助周围的电子设备来保存于获取文档信息，例如移动U盘、读卡器等，均为非常简单方便，且容易携带、不易损坏的设备，能让电子文档的保存期限更为持久有效。3.实现文档信息的共享。常规的文书档案管理系统查阅文件比较困难，而且不容易传输和共享，或者共享范围小，导致大量信息闲置而造成资源与资金损失。而利用信息化管理就能改变以往档案“个体户”的现象，管理员可依据档案内外特征综合管理档案文书。在当前信息技术迅速发展的背景下，信息化文书档案管理能对档案及其存在的介体进行合理分离，继而实现与其他信息平台的关联共享。[3]信息化管理不受限于时空束缚就可全面掌握各方信息，共享文档信息。
二、新形势下档案文书的信息化管理策略
1.提升档案文书信息化管理建设意识。在思想意识上对档案文书信息化管理给予足够的重视，是实现档案文书信息化管理的重要前提条件。[4]单位领导必须要从思想上转变观念，不断创新管理模式，借助计算机技术进行管理，逐渐优化完善数据库，将部分潜在的信息资源合理挖掘出来，做到全部文档信息共享。与此同时，展开信息化管理还需要单位领导给予足够的人力、物力以及财力支撑，配备统一且现代化档案管理软、硬件设备，并打造共享的文书档案信息系统管理平台，以更好地实现档案传输、交换共享。2.完善档案文书信息化管理制度。文书档案管理工作复杂繁琐，工作人员不但要加工处理文档信息，还要负责收集档案信息，大部分工作均为依靠手工完成，办公效率较低。开展信息化管理模式后，需要管理的内容将会大量增多，所以要想保障管理工作顺利实行，还需要对文书档案信息化管理的制度进行优化和完善。档案管理部门应以档案文书管理信息化的需求为出发点，对管理人员的行为进行严格规范与约束，同时严格制约各项管理工作的流程步骤。另外，需要建立建立针对电子文档信息泄露或丢失等方面的管理制度，严格监督与管控管理系统中的各项操作步骤。最后就是切实落实责任制度。档案管理人员的职责义务要明确好，以增强其责任感，如此不仅能使管理人员在工作中进行自我监管，还能提高文书档案管理的工作效率。[5]3.建立完善档案信息资源数据库系统。档案文书管理工作的最终目标让档案永久保存，循环利用，给社会公众提供完善的档案信息服务。[6]档案文书信息化管理的核心就是建立完善的档案信息资源数据库系统，通过建立内部网络和局域网，可方便相关管理人员随时在线查询文书档案信息，实现数据共享。通过检索工具就能快速查询到自己所需的信息资源，有效提升文书档案的利用率和质量，在最大程度上提高文书档案自身的价值及作用。4.加强档案文书信息化管理队伍建设。文书档案管理人员专业素质的高低可直观关系到档案文书的管理水平。信息化档案管理模式会应用到各种先进信息设备与技术，所以对于档案管理人员的素质要求也越来越高。文书档案管理人员不但要具备专业的档案管理知识，还需要对部分设备操作和使用技术掌握得非常熟练，档案文书信息管理的建设需要高素质管理人员去管理和支撑。因而，必须要加强组织档案管理人员培训与学习，使其在培训中完全掌握最新档案管理理念，适应最新管理方案，同时要重点对其计算机技术、网络技术以及信息技术进行培训，提高其综合技能与管理能力，从而能更好地符合信息化管理需求。5.推广应用自助式服务信息管理手段。随着信息化技术的不断更新与发展，自助式服务逐步走进公众的视野及生活，任何行业、领域都已开始引入该项服务。因此文书档案管理方面也要积极适应时代的发展，使其成为档案管理为社会与公众提供服务的重要途径。应用自助式服务能很好地减轻文书档案部门的工作压力和工作量，也能很好提升服务效率。随着社会快速发展，人们对档案信息的需求也在升高，且需求量也不断加大。所以，档案管理部门要不断加强各硬件和软件当面的开发及应用力度，全面实现信息化管理和网络化管理，并建立多处自助服务站点，并设置相应权限，以便档案信息系统在实现共建、共享的同时，也能安全稳定的运行，为公众提供更优质的服务。综上所述，在如今信息技术盛行的时代，常规文书档案管理模式显然已不适用于当前时代。因此，信息化管理建设在文书档案管理工作已成为一种必要的发展形式，相关档案管理部门要善于利用信息化管理这项强有力的工具来对档案信息进行管理，以确保文书档案管理水平能继续上升到另一个高度，并发挥出其自身具备的作用以及社会价值，最大程度上满足现代化社会发展需求。
参考文献：
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[6]陈晶辉.文书档案管理信息化建设浅谈[J].才智，2018，（16）：212.
作者:裴彦萍 单位:哈尔滨劳动技师学院
