【摘要】信息技术在各行各业得到了广泛的应用，尤其在档案管理工作中更是发挥了重要的作用，机关档案信息化管理已经成为一种必然趋势，这是机关档案管理水平提升的重要举措，因此，探讨机关档案信息化管理的关键问题很有必要，希望机关档案管理工作更加高效。
【关键词】机关档案；信息化管理；关键问题；解决途径
一、机关档案信息化管理的必要性
机关档案资源不仅数量庞大，而且涉及的内容广泛、复杂，这给档案管理工作提出了更高的要求。首先利用信息技术可以将档案资源实现电子化，不用再考虑虫咬、受潮、温度等因素，保存更加完整、稳定、时间更长，同时节省了空间，降低了成本，还不易损坏。其次，工作效率进一步提高，信息化管理借助电子媒介，使存储、保管、查阅等环节更加便捷，把工作人员从繁重的工作中解放出来，使档案管理更加科学化，同时档案的管理、查询和阅读更加方便，轻轻点击鼠标就可以搞定，工作效率大大提高了。另外实现了办公低碳环保无纸化，信息化节省了大量的纸张，利于环境保护，这与现代的工作理念相一致。还有实现了资源共享，这就更加提高了档案资源的使用率，机关单位的各个部门利用网络平台，就能够进行实时、在线的交流，避免了很多不必要的麻烦，保障了工作的开展更顺利。从方方面面来看，信息技术的使用使传统的档案管理发生了巨大的变革，机关档案管理借助信息化这一现代化的发展平台，档案管理水平一定会有一个质的飞跃。
二、机关档案信息化管理出现的问题
随着机关档案信息化进程的加快，也暴露出一些问题：软硬件更新不及时；网络安全还不够稳定；服务功能、人员素质需要进一步提高等等，以促进档案管理水平的提高。
三、机关档案信息化管理的解决途径
（一）更新档案管理软硬件设备。档案信息化管理离不开先进信息技术的支持，因此与之配套的软硬件设施应该跟上，机关单位在这方面要加大资金的投入，及时更新换代，避免给工作造成不良影响。比如应用系统应该注重开放性、包容性、扩展性，以促进工作的开展；还有功能性要强大，才能完成信息的采集、整理、存储、归类等工作；除此之外，安全性也是必须要考虑的因素。所以，加强档案管理的软件和硬件设备，提高档案管理的技术含量，更利于工作效率、工作水平的提升。
（二）加强网络安全性的建设。网络存在的风险可能会给档案管理工作造成一定的损失，因此，在机关档案信息化管理中必须加强网络安全性的建设。网络是一个开放的平台，给黑客、病毒等提供了可乘之机，如果防范措施不严密，一旦遭到入侵，后果不堪设想，轻者信息被盗、被篡改，严重者丢失，不管何种情况，对于机关单位来说，损失巨大。所以要把网络的安全性能提升到前所未有的高度，积极采取措施，创造一个稳定安全的网络环境，推动工作的开展。严格电子档案查询、存储、传输等制度，提高机关档案管理制度规范程度；严格国家网络信息保密相关法律法规等规定，对档案管理各个部门的计算机设备、互联网、数据硬盘等档案载体进行严格监控，做到物理隔绝。定期对相关数据在脱机模式下进行审查、核实、检验，采取设置防火墙、验证密码等措施，比如设置防火墙，断绝外部的入侵，只有具备相应权限的人，才能实现传输、查阅等功能，这就在一定程度上保证了资料不会泄露，大幅度提高了资料的安全性。
（三）加强服务功能的提升。档案管理的目的不是将档案固定起来，而是为了给社会为大众提供服务，因此，机关单位在档案管理信息化的过程中，应该积极转变传统观念，将不涉及机密的档案，逐步向公众开放，进一步提升档案的利用率，充分发挥档案的价值。一是机关单位利用网络分析用户的查询用途，以此为依据确定哪些档案可以开放，哪些不可以开放，既保证了档案的安全，又提高了服务效率，获得大众的认可和满意。其次，检索时间的缩短能够提升服务功能，机关单位应在检索工作智能化上多下功夫，以提升检索效率。通过种种措施，在促进档案管理信息化的同时，使机关档案更好地服务于社会公众。
（四）提高档案管理人员素质。档案信息化管理的成效如何归根结底取决于档案管理人员的素质，因此，机关单位要加强档案管理人员素质的提升，组建一支政治水平高、业务能力强、道德品质硬的档案管理队伍。首先政治素养突出，因为机关单位属于政府机构，一言一行代表着政府的形象，必须把为人民服务放在首位，不能存有私念。其次，有较强的专业素养。这需要管理人员不仅要具备档案管理技能，还要熟练地掌握计算机网络知识和编程能力，提供及时、有效的服务。因此，机关单位要重视对管理人员的培训，提升其素质，为档案管理工作提供保障。
四、结语
机关档案管理工作千头万绪，传统的档案管理模式已经难以适应新的发展形势，因此，机关档案管理实现信息化成了主流趋势，一方面工作效率大大提高，同时档案的价值得到了更好的发挥，帮助机关单位为社会、为大众提供更优质、更高效的服务。
【参考文献】
[1]赵文玉.优化机关档案信息化管理模式的相关探索[J].办公室业务,2017(01):34.
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作者:张丽 单位:中共日照市委办公室
