1开发荣誉档案信息管理系统的必要性
按当前的档案分类保管办法，荣誉档案的分类因各类获奖的载体不同而异，如获奖文件属文书档案的归档范围，单位的奖杯、奖状、奖牌、锦旗等实物属实物档案归档范围，科研成果奖励则属科研档案的归档范围。由于荣誉档案保管分散，保存条件要求高、保管难度大等原因，有的荣誉奖牌、奖杯由于开始出现生锈、氧化、褪色等现象，奖牌生锈、证书虫蛀、奖杯氧化、奖状褪色、文字模糊等现象较为常见，荣誉档案逐渐失去其历史见证和激励鼓舞的作用。荣誉档案是单位、部门或个人水平、能力与业绩的重要见证材料，加强荣誉档案的管理，开发荣誉档案信息管理系统，探讨荣誉档案集中管理方法已成为当务之急。单位亟待开发一个统一的荣誉档案信息管理系统，整合原散存在科室、部门或个人手中的文书、实物、科研档案资源。
2开发荣誉档案信息管理系统的工作思路
开发荣誉档案信息管理应用系统，把图片或扫描等现代信息技术运用于荣誉档案的管理中，建立荣誉档案的信息管理系统，制作荣誉档案电子文库，整合原散落在单位、部门或个人手中的荣誉档案资源，把荣誉档案的收集、整理、保管和利用实行数字化的管理，变分散管理为集中管理，解决荣誉档案随时间的流逝难免会生锈、虫蛀、氧化、褪色或散失而难觅踪影的难题，利用电子档案室还原荣誉档案的历史真实性、原始性、直观性和生动性，真实地反映单位、部门和单位中的个人在工作和社会发展历程中的光荣传统和历史足迹，使荣誉档案管理做到“文档一体、物档一体”，为单位的历史发展过程留下“永不褪色”的电子档案，同时实现荣誉档案的电子查询功能，探索一条运用现代信息技术管理荣誉档案的有效途径，充分发挥荣誉档案历史见证和激励鼓舞作用。
开发荣誉档案信息管理应用系统必须解决二个关键问题：一是建立规范的荣誉档案收集制度，挽救、整合原散存在单位、部门和个人手中的历史荣誉档案，把文书档案、实物档案、科研档案、获奖证书、获奖材料、获奖说明等档案资料都统一于管理系统中，还原荣誉档案一个全面、真实的面貌。二是制订科学的电子文档管理流程。规范荣誉档案信息系统的电子归档收集流程、编目、展示、保管和利用方法，通过合理设置各模块功能，为每一项荣誉档案建立一个获奖图片、获奖项目、获奖时间、获奖级别、获奖类别、获奖申报材料等多项目、全方位综合电子文库，并提供著录、检索、打印、归档、查询、借阅、统计、数据上传、数据接收、备份、用户管理等功能，实现荣誉档案日常归档以及其他业务系统的数据交换等到功能，使荣誉档案由传统的实物管理模式向数字化管理模式转变，建立科学合理的荣誉档案信息管理系统，创新荣誉档案的归档模式，探索运用现代信息技术管理荣誉档案的有效途径。
3荣誉档案信息管理系统的技术路线
加强荣誉档案的信息管理，把荣誉档案信息系统建设纳入到单位信息化建设的总体格局之中，并作为电子政务建设中一个必不可少的信息节点，紧密地与其他档案资源融合在一起。采用先进的信息技术对荣誉档案进行构建、采集、整合、处理、存储、应用，以实现荣誉档案管理各业务环节的自动化、网络化。
3.1采用J2EE系统架构
荣誉档案信息系统采用J2EE架构，按照MVC模式进行设计，将各对象间的耦合程度降到最低，并实现存储层、数据逻辑层、业务层、表现层的分离，能够很好地满足企业级的复杂应用。系统采用J2EE中间件和JAVA、JSP、WebService、XML等技术，使系统易于升级和功能扩充，能根据用的实际情况进行部署，具有很大的伸缩性。
3.2异构平台数据整合
把荣誉档案信息系统将数据封装成XML格式，通过WebService标准接口在不同系统间进行数据交换，实现与OA平台、各业务应用系统间的无缝集成和异构数据资源的整合，构建分布式的档案数据管理系统。
3.3采用插件式开发模式
荣誉档案信息管理系统采用组件式开发模式，将不同功能模块以组件形式封装，增加或减少功能模块时只需进行适当的配置即可。
3.4构建安全保障体系
通过权限控制、加密存储、网络控制等方法对荣誉档案数据的存储、传输和使用进行安全控制，利用日志管理、在线监控、介质预警等技术对用户的操作进行监管。
3.5采用OCR识别技术
荣誉档案信息管理系统采用先进的OCR技术，自动对图片、扫描件上的文字进行识别，并自动将识别的文字与图形进行关联保存，便于方便地使用全文搜索引擎快速查找需要的资料。
3.6荣誉信息系统内置搜索引擎，可以进行索引关键词搜索和全文搜索
系统通过信息索引相关算法，将信息进行整合，为HTML、TXT、DOC、PDF、XLS、WPS等各种格式的原始文档以及保存在数据库中的索引关键词进行快速检索。检索引擎还可以支持词索引、同义词检索等不同的搜索方式。
4荣誉档案信息管理系统的开发应用前景
目前，荣誉档案的归档方法的研究主要是侧重以实物档案为主要研究对象，以实体管理为主，强调档案的史料价值和凭证作用。而荣誉档案信息管理系统主要是从荣誉档案信息化管理为主要研究内容，注重荣誉信息管理资源的开发与利用，以现代信息技术为支撑，强调荣誉档案的信息及利用价值。通过建立荣誉档案电子档案室，建立荣誉档案的电子归档、著录、保管、利用和查询系统，整合当前综合档案室的文书、实物、声像和科研档案资源，提供高效、便捷的数字档案查询利用平台，大大降低档案的维护成本，有效提升荣誉档案的利用效率和服务水平，保证档案数据的准确性、有效性和安全性，扩大荣誉档案的社会影响力，充分发挥荣誉档案的激励鼓舞作用，为促进社会经济的发展，提高社会的文明程度树立先进典型。
作者：张美江 单位：广东省肇庆市疾病预防控制中心
