一、坚持系统谋划加强档案共享中心的试点选址建设
（一）加强试点工作组织领导。集团公司主要负责人亲自组织研究制定建设方案，对档案共享中心建设试点工作进行详细布置。及时印发成立文件、明确机构定位、机构设置、机构职责，设立 7 个专项工作组（制度流程组、档案转递组、库房改造组、物资采购组、档案审核组、新闻宣传组、专家支援组）。同时组织选定区域内企业相关人员召开推动协调动员会，对上级要求部署进行宣贯，明确工作任务书、路线图、时间表。并召开试运行启动会议，设立档案区域共享中心试运行工作组，管档工作者驻场正式开始工作。畅通总部到试点单位的宣贯时效，通力协作，快速完成机构组建、制度建设、三室建设、档案集中和人员到位。
（二）精准选择试点建设单位。集团公司对所属企业的区域分布、软硬件设施等进行全面摸排，选择企业数量多、城市面积小的地区作为试点区域，依托其中一家体量最大的企业建立共享中心。主要考虑是，选择区域所属单位要具备五个先决条件。一是企业规模小、新组建企业较多。有利于以大带小、以老带新；二是地理位置相对集中。企业距离近，集中在市区办公，方便档案转递工作；三是档案总量适中，区域总量在 6000~1000 卷左右，档案转递工作量较小；四是硬件基础较好。体量较大的企业自有办公环境硬件要求高，符合干部人事档案硬件配备要求和档案库房的承重要求，具备办公室、借阅室、整理室“三室分开”和人事档案数字化存储管理条件；五是距离集团总部较近，在试点建设期间便于总部及时开展指导检查。
（三）精心设计试点建设方案。以建设“集团人事档案管理业务标杆、区域企业组工干部培养基地、区域共享模式宣传推广样本”为目标，坚持“三共享、三提升、两拓宽”开展试点。“三共享”即能力共享，通过专职档案管理人员集中使用，有效解决部分单位档案专业人才缺乏、配置不足和档案管理水平参差不齐的问题；资源共享，通过档案管理场地、硬件的集约使用，减少重复建设，降低单卷保管成本，提升资源使用价值；经验共享，通过共享中心的试点运行，探索出一套共享管理制度流程、经验，为共享管理模式的推广提供可借鉴的方案。“三提升”即提升管档质量，基础管理专业化、流程化、标准化，管档能力比较优势明显；提升利用效率，使用管理表单化、数字化、信息化，档案线上利用高效便捷；提升监督水平，监督管理常态化、具体化、责任化，以选人用人工作纪实材料“入档五张表”为抓手，监督各企业党委“凡提必 审”落实情况。“两拓宽”即在履行好档案管理职责的同时，拓宽组工干部培养模式。把共享中心作为组工干部培训基地、档案管理人员业务培养基地，提高看、查、审、归档的实操能力。拓宽档案管理人员职业通道。畅通专业技术职务通道，研究区域共享中心考核晋升标准。
二、坚持边试点边总结确保共享中心建设试点取得实效
（一）实现共享中心平稳起步。稳步推进试点工作，各项工作有序开展。一是体系“初搭建”，编制共享中心干部人事档案管理暂行办法、内部管理细则，为试点工作奠定制度基础。二是运行“双轨制”，以试运行工作组形式开展工作，以“日常勤碰头+月例会”推进工作，专兼职结合，双组长负责，业务管理和档案移交同时抓，既是“教练员”，又是“运动员”。三是人员“双重管”，从区域内所属企业抽调 6名档案工作人员，专职从事共享中心相关工作，劳动关系、薪酬福利暂保留在原单位，共享中心进行日常管理。四是费用“列预算”，编制档案区域共享中心运行费用预算，基本确定档案区域共享中心正式运营后的费用列支渠道。
（二）建立规范顺畅的对接流程。移交上，分批、分阶段有序推进，档案材料完整和专审整理满足要求的先行移交。利用上，制定接收、查借阅、转递等流程图和表单，建立完善“一对多”的办事指南，确保档案流转有序高效规范。专审上，建立分工协作机制，存量档案由所在企业负责，新增档案由共享中心负责。
（三）及时总结梳理试点经验。共享中心建设试点平稳起步是各方面共同努力的结果，一是上级部门推动有力，上级领导对共享中心试点建设给予大力支持帮助，对区域选择、目标制定、组织规划、建设方案等各项工作给予了有力指导。二是集团党委高度重视，公司党委大力支持试点工作，党委主要负责人和分管领导亲自部署、亲自安排，所在区域企业党委对试点工作的重大意义也形成共识，开展了富有成效的工作。三是集团层面纳总筹划。共享中心作为一项管理创新，涉及企业多、工作衔接多、资源协调多，由集团总部牵头建设，能够确保目标高质量达成。四是做好地区和企业的选择。地区上，考虑日常对实物档案的使用需求，共享中心距离各企业不宜太远，可选址有多个企业的城市或者交通便利的城市。企业上，要对同城企业进行综合评估，选择人事档案管理基础好、软硬件配置符合要求的企业作为驻地，利于档案管理、日常物资协调和生活保障支持。距离上，试点阶段可选择距离集团总部稍近的城市，更易于管理和试点推动。五是明晰三个层面的职能。集团公司侧重于中心的统筹规划、组织建设和干部选用、制度流程规范审核，对中心的指导监督和考核等工作。共享中心负责档案的全过程管理、为企业提供专业化服务、为组工干部培养提供支撑、中心建设经验的传帮带和宣传等工作。所属企业主要承担中心建设需要的资源保障、档案的日常材料收集和利用、配合中心做好支撑等工作。
三、坚持精准施策稳妥有序推动运行工作
总体工作思路是“四个进一步到位”和档案管理“四化”：
（一）抓好“四个进一步到位”。机构组建进一步到位，完成机要点设置和印章刻制工作；职能交接进一步到位，对照功能定位、职责分工，共享中心和区域企业厘清权责，对设备、印章等进行正式交接；设施配置进一步到位，按照办公室、查档室、会议室、数字化工作室、档案存储室和中转室的总体布局进行升级建设，满足干部档案存放、查阅、展示、培训等多功能需求；人员管理进一步到位，根据试点运行需要，专职人员与原单位工作完全交接后到岗工作，找准定位，转换角色，推动共享中心有序高效运行。
（二）落实档案管理“四化”要求。以共享中心启用为契机，推进档案管理信息化、数字化、集成化、便利化。按照“统筹规划，分步实施、有序推进，安全高效”原则，加强档案信息资源的规划、建设、开发、管理和使用，推进信息化建设和大数据应用，推动企业间档案资源整合、数据联通，真正让档案资源“聚起来、活起来、用起来”。建立干部人事档案区域共享中心是一项重要创新举措，分析不足、总结经验，努力形成可借鉴可复制的管理模式，着力构建新时代干部人事档案工作新格局。
作者：李琳琳 单位：中国能源建设集团有限公司
