图书档案范例

图书档案

图书档案范文1

一是系统主要功能模块设计:在设计图书档案管理系统的过程中,需要对图书档案管理的特点和要求充分考虑,在Windows环境下,应用的工具就是VisualBasic6.0系统。系统采取了一系列的技术,如VB编程技术、数据库技术等,促使新书录入、图书查询以及图书退换和查阅等功能得到实现。二是人机对话接口设计:通过人机对话接口,输入以及输出工作才可以顺利实现。系统将下拉式菜单、工具和按钮等给应用了过来,有着友好的界面,即使不是计算机人员,对于系统操作也可以很容易完成。

2图书档案管理系统的实现

一是系统版权界面的设计:系统将Windows界面风格的设计方法给应用了进来,在启动时,系统采用的是splash效果,会有一个信息提示窗体出现,将软件的版本号以及软件开发者等信息显示出来,在初始界面的顶层设置窗体,同时设计了标签、图片框以及计时器等,有着较为优美的界面,与普通软件的编写风格较为符合。

二是普通用户使用界面的设计:因为图书档案管理工作比较的重要,用户如果没有权限,那么只能查询图书,借书、还书等工作是无法实现的,可以更加科学方便的进行管理和操作。读者进入到系统界面之后,所拥有的功能是一个部分,比如查询图书、打印结果预览等等。

三是管理员登陆界面设计:结束了splash界面之后,图书信息管理系统的初始界面就出现了,在这个时候,查询功能以及登陆功能都可以实现,只有登陆之后,系统的全部功能方可以获取到。要想将登陆窗体打开,就需要借助于工具栏或文件菜单中的登陆选项来实现。在设计登陆窗体时,将命令按钮、组合框以及标签等应用了进来,操作人员将用户名以及密码输入进来之后,就可以进入到系统主界面,系统的全部功能都可以实现。采用的是屏蔽形式的密码框,以此来促使系统安全得到保证。确定按钮集中了登陆窗体的主要功能,要想实现它的功能,管理员只需要将用户名和密码给正确输入进来即可,如果用户没有权限,那么登陆工作就无法实现。用户有三次机会来对用户名和密码进行输入,如果错误出现,系统将会提示信息框,避免系统密码被解码器所破解,连续三次错误,登陆窗体将不会再次出现。

四是图书查询:图书查询是系统非常重要的一项功能,它需要连接数据库。在处理相关数据信息时,比如查询方面,将SQL语言以及数据访问对象给应用了过来。在查询的过程中,结合系统需求,读者和管理人员结合实际需求,来对不同的查询方式进行选择,在对所借的图书信息进行查询时,可以通过四个选项,分别是书号、书名以及作者和出版社等。在本界面中,将组合框应用了过来,借阅者可以对查询途径进行选择,将查询内容输入到文本框中,将查询命令按钮单击下去,查找到的图书信息就会被显示于控件中。

五是图书借阅:借书功能就是由本模块所实现的,读者借到图书后,系统就会将消息框弹出来,将成功借阅图书的信息给显示出来,然后修改数据库中的相关数据。本功能模块可以分为两个部分,首先是用户信息,指的是需要将借阅者的借书证号、性别以及姓名等详细信息输入进来;其次是新借图书,需要输入新书书号以及借书日期等详细内容,确定之后,用户就可以对图书成功借阅,并且本用户借到的图书也可以被显示于控件中,弹出相应的消息框,提示用户已经成功借阅了图书。

六是新图书录入:新图书录入也是需要重视的一个方面,只有在数据库中储存新的图书,在以后的图书借阅过程中,记录和校对工作方可以顺利进行。进入到主界面之后,如果对新书进行了购买,新书录入模块就会出现,输入相关的信息内容即可。

3结语

图书档案范文2

 

我们这里讨论的图书档案法制是一个内涵十分丰富的概念,它是指国家关于管理图书档案事务的一系列法律和制度的总称。   它是国家机关、事业单位、社会团体为实现依法治档,根据宪法和法律所赋予的职权而进行的图书档案立法、图书档案行政执法、图书档案行政执法监督、图书档案行政复议、图书档案普法等的有机体系。在这里,图书档案法制不仅仅是一种存在于纸面上的法律制度,更是人们必须普遍遵守,并且全面能动实行的规范,它必须在每个机关、组织及图书档案工作者的行为中得到内化。   从1987年算起,中华人民共和国档案法》(以下简称档案法)己经有二十三个年头了,二十年来,我国图书档案法制建设取得了突出成就,依法治档作为建设、管理图书档案事业的战略目标得到确立,图书档案事业管理正逐步走向规范化、制度化和法治化。但随着我国经济社会发展,特别是全球性经济危机的出现,图书档案法制进程又出现了许多新情况、新问题,图书档案法制建设与图书档案事业发展还有很大的距离。   为进一步推进我国图书档案法制建设沿着科学发展的大路上顺利前行,必须从图书档案立法、图书档案执法、图书档案普法等方面大力加强。这里笔者就加强图书档案法制建设的现状和解决思路谈一点自己的认识。   一、当前我国图书档案法制建设的问题   (一)图书档案立法工作存在的问题这些年来,我国图书档案法制建设己经取得巨大成果,特别是1996年修订的新《档案法》、2007年的《政府信息公开条例》和2010年的新《保密法》等都对图书档案工作提出了新的要求,这也意味着新时期的图书档案法律体系已初步建立。但我们也必须清醒的认识到,我国的图书档案法律也存在着一些不容忽视的问题,这些问题如不加以重视,将影响我国图书档案事业的发展。   1、图书档案立法工作尚不能与当前的形势相符,立法内容滞后。某些图书档案法规在制定之初是适合当时社会发展状况的,但随着时间的推移,图书档案工作中的很多情况己发生了变化,而与之相关的图书档案法律法规却没有与时俱进,立法建设明显滞后,甚至出现空白,这导致图书档案工作者无法面对本领域出现的新情况和新问题。而有些己经制定好的法律法规没有相应的实施细则,导致缺乏可操作性。有些图书档案法律法规则己经暴露出其欠缺之处,对图书档案工作形成了一定的阻力,比较突出的问题就是《档案法》的某些规定不明确,缺少链接、造成因理解不同而援引的法律条文不一,带来执法结果的很大差别,给执法部门实际操作带来了不便。例如,出现违反图书档案管理法规,造成事故的情况,如何确定相关的责任?对哪些相关权利人可以进行赔偿,赔偿主体有哪些?赔偿方式是什么?等等一系列问题都没有明确的规定。   2、大部分图书档案法律、法规效力等级不高,缺乏权威性。目前在我国图书档案立法除《档案法》和《保密法》等少数是以国家法律的形式出现外,大多数都是以行政规章和地方性法规的形式出现的,这样就使得我国图书档案法制工作在与其它工作相比时的起点较低,容易导致对图书档案工作重视性的缺乏,同时也影响了图书档案工作的权威性。   3、图书档案法律、法规之间缺乏协调,影响了图书档案工作的顺利运行。由于全国各地方对国家的图书档案工作思路理解的不同,有些地方基于地方本位,缺乏全国图书档案工作一盘棋意识,造成各地出台的地方性法律、法规及政策各不相同,影响了国家对图书档案工作的整体性布局。例如某些地方性图书档案法规在法律责任规定方面屡屡越位,甚至与国家的图书档案法律相抵触。在具体实践中,各部门从本地方、本部门利益出发,各自为政,按照自己的要求制定图书档案工作管理规范,看似维护了本地区、本部门的利益,促进了本部门图书档案工作的发展,实际上造成图书档案管理的混乱。例如某些基层单位为了应付上级的检查,不得不对其图书档案按该行业规定重新进行整理,或者另行整理一套,不仅浪费了人力、财力,而且造成大量文件重复。   (二)图书档案执法中存在的问题   l、图书档案法制观念淡薄,存在有法不依现象。尽管我国已初步建立了有中国特色的社会主义法律体系,但现实生活中以权代法、“人治”思想还相当程度的存在,加上我们对图书档案法规宣传的深度、广度不够,很多人没有养成自觉遵守图书档案法规的思想意识,自觉运用图书档案法规进行管理的能力更差,这些都严重阻碍着图书档案法制建设。   在图书档案法律法规的实际执行过程中,本地方、本部门的内部指令起着决定性作用,许多人把我国的图书档案法律抛在脑后,认为其可有可无,可依可不依。一些基层单位根本不履行图书档案法规,造成大量图书档案资源的流失,有些损失是无法挽回的。例如《档案法》第十一条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向图书档案馆移交图书档案。”而某些地方和部门却把本单位形成的图书档案当作“私有”财产,不向当地图书档案馆移交。还有一些重要图书档案或被个别人据为己有,或因不重视而丢失、损毁,造成图书档案资源的流失与破坏。   2、一些地方和部门存在执法不严情况。   当前,各图书档案部门普遍存在工作多而人员少的矛盾,平常的主要精力忙于图书档案馆务和图书档案业务指导,很难抽出精力去对图书档案法律法规的执行进行检查。   有些部门对图书档案执法检查存在应付态度,走过场,走形式,即使是年终检查,也很少深入实际核查,仅仅做表面文章。一些地方政府对图书档案执法检查不重视,对图书档案法规监督检查不重视。有些执法人员在执法过程中,图书档案法制意识淡薄,以“人治”代替法治,人为因素在执法过程中占了很大的比例,影响了图书档案工作的严肃性和权威性。   二、图书档案法制建设中应采取的对策#p#分页标题#e#   (一)培养建设一支政治素质好,通晓法律专业的图书档案执法队伍。目前,图书档案执法队伍素质虽然得到了提高,但仍然存在着知识结构老化,业务能力欠缺,思想、政策水平与执法要求不相适应等问题。这就要求图书档案执法人员必须努力提高自己的思想、政策水平,法律专业知识水平以及适用法律的能力。一方面要选拔吸收那些图书档案专业人才进入图书档案工作队伍,提高队伍的年轻化、专业化水平;另一方面必须加大对现有图书档案工作者的培训力度,提高综合素质。   (二)促进图书档案立法与时俱进,进一步健全和完善图书档案法律法规体系,协调各立法层级的图书档案法律、法规之间的关系。目前图书档案立法首先应当加强制定以《档案法》为核心的科学、合理、配套的图书档案法律体系,使之相互配合、相互促进。   其次要加紧制定一些重要的、急需的、操作性强的图书档案法规。各法规制定者一方面要依法行使好自己的权力,不能制定出超越自己权限的规定;另一方面在制定法规过程中要加强与其他图书档案部门的合作与协调,同时注意与图书档案以外部门的关系,要借助其他专业法律、法规来推动图书档案工作的发展,增强图书档案法规的延伸性和渗透性。只有这样,才能使图书档案法规的内容切合实际,并同有关的法律保持协调一致,促使图书档案法规管理的建设趋于完善。   (三)建立图书档案法规信息报告、备案制度。各级图书档案部门要认真及时地对图书档案法律执行情况向上级图书档案部门汇报,并建立法规执行情况报告制度和法规文件备案制度。以便上级有关部门掌握基层具体情况,便于指导工作,推广经验。各地应积极推进图书档案法制建设的理论研究,用研究成果武装图书档案队伍头脑,使之能自觉运用法律手段来管理图书档案工作。   (四)落实图书档案执法责任制。健全图书档案监督,推行图书档案执法责任制,是加强依法治档的重要措施,也是建立和完善执法机制的一项重要内容。图书档案执法部门要明确负责实施图书档案法律、法规应承担的责任,建立一套责、权、利相统一的责任机制、保障机制。使图书档案事业的各个方面和图书档案工作的各个环节都有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。要建立科学的图书档案监督机制,落实层级监督制度,自觉接受各级党委、人大等部门的监督。从方式上看,一方面要注重对抽象行政行为的监督,建立健全规范性文件备案制度,从源头上规范图书档案执法行为。另一方面,要注重对具体行政行为的监督,建立健全重大行政处罚备案制度、图书档案行政执法监督检查制度、组织代表视察评议制度等。   总之,图书档案法制建设是一个漫长的过程,它应当遵循有法可依、有法必依、执法必严、违法必究的原则,我们只有采取科学的方法,不断健全和完善相关的法律法规,严格执法,坚定不移地走图书档案法制化的道路,才能使我国的图书档案事业健康顺畅地发展。

图书档案范文3

社会的不断发展带动了国家经济的进步,在这样的大环境下,办公自动化的程度越来越高。当前的数字化对社会生产所带来的影响是非常大的,对图书档案管理的影响也非常明显,因此,要重视对图书档案的数字化管理,加强对图书电子文件的归档与接收、图书电子档案的存储及备份、提高图书纸质档案的再利用及图书电子档案的检索和利用。

关键词:

图书档案;数字化;管理

随着计算机技术以及网络技术的不断发展,人们在图书管理过程中建设了数字化的档案管理体系,管理体系可以共享图书档案等信息资源,使得现代化的管理质量得到显著提升,而相对比较传统的档案管理模式在实际操作过程中逐渐出现了一些问题,由此可见,建立数字化档案管理体系已经成为当前急需解决的问题之一。

1图书档案

将图书档案管理系统分为四个模块:图书管理、信息查询、流通作业、系统维护。通过图书管理系统可以很好的实现图书征订、新进图书的登记以及图书编目等功能,可以更好的规范图书的进库工作,而在图书馆中,进行借书和还书工作则属于流通作业的范畴,这样,图书管理系统就可以将图书管理工作进行划分管理,使得各区域的工作量都非常的明确,除此之外,由于采用的是新技术图书管理系统,所以,广大读者可以对图书进行实时的信息查询,这样,查询平台就可以在不同的条件下保证读者能够查询到自己需要的图书。而图书管理系统维护则可以很合理的运用这一系统,及时的解决随时出现的问题,而且这一管理系统还支持最先进的条形码扫描,经过条形码扫描过的图书就等于有了身份,在网络上就可以查询到这一图书的相关信息,这样,可以极大地降低录入人员的工作量,而且录入的精准度也会得到极大的提升。

2图书电子文件的归档与接收

在图书档案管理中,电子档案的原始档案是纸质文件,一般纸质档案都是借助传统的方法来处理、鉴定文件,与此同时,还采用一系列的技术手段来促进库存档案的数字化发展,当对图书库存档案进行了数字化管理之后,传统的纸质文件与之相比,电子原件可以作为纸质文件的副本来使用,同时,在网络上传文档和复制文档的过程中,人为因素的影响是比较大的,一旦人为因素影响了整个图书电子文件的归档,就没有办法确定图书资源的有效性和原始性。所以,在形成图书档案电子文件的时候,要将电子文件中的静态数据和动态数据涵盖过来,确保电子文件拥有相对齐全的信息,而且查询起来也非常方便,并且在很大程度上也提升了电子文件的利用率。与此同时,电子文件的数据信息也需要人为干预,如果档案管理人员发现了问题,可以发回归档人,让归档人员重新编排处理。

3图书电子档案的存储及备份

由于图书电子档案在归档整理的过程中都是利用计算机进行的,那么,它的稳定性不会很好,一旦计算机的硬件设施和软件设施不够稳定,就可能会出现问题,此时,需要我们采用科学有效的方法来备份电子档案,除此之外,要严格的根据技术的发展要求来选择图书归档文件的存储形式,像图书文本文件、图像文件、音频视频文件,等等,还可以选择不同的方式来存储电子原件,比如图书的数据库存储,等等,至于如何选择,我们还需要考虑到用户的实际需求。因为计算机的稳定性是没有办法直接确定的,因此,在档案的管理中,对图书电子档案的备份和恢复也是极其重要的,这项工作的执行可以有效的保证档案管理系统的安全和稳定,除此之外,还要做好图书的网络备份、图书系统备份以及图书的数据库备份,在第三方介入的时候,要注意存储问题,可以设立专门的电脑来存储图书数据,这些数据都是图书的关键信息,而且,这台电脑不可以连接外网,只有这样,图书档案管理系统的整体安全性和稳定性才能得到一定的保障,即便出现了意外情况,也可以借助这台电脑中的备份信息恢复图书管理系统。

4图书纸质档案的再利用

在图书库藏纸质档案方面,电子档案这一方式的出现有效地促进了数字化图书档案的实现,在一定程度上减轻了纸质档案的利用损耗率,而对图书档案信息进行合理的归纳可以有效的提升数据档案的使用效率,这样,能够进一步实现电子档案管理系统代替传统的档案管理模式。电子技术现如今已经是社会发展的关键技术手段之一,随着电子文件的逐渐增多,对电子档案的收集和鉴定管理工作也就成为当前人们关注的重点,因此,要求工作人员要不断的增强自身的素质水平和专业水平,适当的借鉴其他国家和地区的经验,更好的开展图书档案的数字化管理,不断地提升图书档案管理的质量和效率。

5图书电子档案的检索和利用

图书档案开展数字化管理主要是为了更好的服务于使用者,其目的也是为了让广大读者更好的方便检索和使用电子档案,在实施图书共享档案管理系统的时候,档案使用者在查找相关资料的时候,能够更加准确便捷的将信息化的优势体现出来。电子档案与传统的档案管理模式相比,电子档案在形式上的变化是非常明显的,而且电子档案对档案的利用和查找方式也起到了一定的影响作用,这些改变都会很好的服务于我们的档案利用者,使得图书档案中的信息资源能够得到充分的利用。与此同时,图书档案中的电子档案维护管理也逐渐引起人们的重视,在图书档案的管理维护上,我们主要利用的方式是用户权限来对其进行限制,一般图书档案维护管理包含了多方面的内容,在整个管理过程当中,要重视对数据库的管理,像查询浏览电子原件内的动态数据,等等,虽然这一工作相对简单,但是,这一工作在整个图书档案管理中是非常关键的组成部分。所以,图书档案管理人员要加强对图书档案的数字化管理。

6结语

随着社会的不断壮大,经济建设的不断加强,对图书档案管理工作的要求也越来越高,目前,我国图书档案管理工作主要借助的是先进的科学技术手段,这些技术手段可以对图书档案的使用方法进行适当的改革和完善,更加有利于服务我们的档案使用人员。社会是不断进步的,而对图书档案的数字化管理也要不断的适应社会的发展速度,利用数字化管理可以更加科学有效的管理图书档案,这样,能够在一定程度上推动社会经济的可持续发展。

作者:张丽哲 单位:国网黑龙江省电力有限公司技能培训中心牡丹江分部

参考文献:

[1]姚春蓉.图书档案管理要更好地服务于工程设计———记中国纺织工业设计院图书档案馆计算机管理进程[J].中国勘察设计,2003,(07):84-85.

[2]邹定香.树立科学的发展观,促进图书档案事业的可持续发展[J].成都电子机械高等专科学校学报,2009,(03):147-148.

[3]闫玲.图书馆档案管理的发展趋势———兼论“纸质文件”与“电子文件”双轨制管理[J].图书馆工作与研究,2008,(04):43-44.

图书档案范文4

图书馆作为人类文化知识的重要集结地,对于当地的文化发展有着十分重要的作用。当前,随着我国科技的不断发展,图书馆所收录的书籍也越来越多,而怎样将这些图书高效且准确的分类及处理,也是管理单位迫切需要解决的问题。因为图书管理工作涉及到很多方面,而且多数都是通过人工的方式完成,不可避免会出现误差或遗漏,所以,若想做到对图书管理系统的进一步改进,需要全面研究图书管理系统,使其成为一种技术体系。

1图书管理工作的影响因素

影响图书管理工作顺利开展的原因有很多,其中最明显的便是图书的数量越来越多,对管理工作工作量和工作压力所产生的影响。一般情况下,若是图书馆的图书数量太多,那么图书管理员就必须要花费更多的时间去对这些图书进行整理和分类,这不但增加了图书管理工作的难度,而且在如此繁重的工作中也不可避免的会出现一些误差的情况。图书管理工作的主要内容便是正确地将图书进行存储和管理,通过不同的分类方法也能够将图书划分成不同的种类。而对图书进行合理的分类也是图书管理工作的基本内容,只有将图书分类工作做好,才可以将图书进行有序的编排和存放,使人们在寻找图书时更加便捷。并且,归档工作的效率问题也是影响图书管理工作的主要原因。面对数目较大的图书时,图书管理人员需要对其进行高效的整合及归档,而其中若是出现差错,那么很有可能会出现严重的问题,比如图书未能及时上架补充,会导致图书资源的暂时性短缺,不但对图书管理工作造成影响,而且也会影响人们的阅读。

2图书档案管理系统的实际运用

图书管理系统通常说的是利用计算机技术来创建的一个管理系统,图书档案管理系统有着高效性、准确性等特征,可以更好地完成图书管理工作。应用红外线扫描技术来对图书进行更加快速有效的管理,解决了以往人工记录方式存在的各种问题。每本图书都有着其特有的信息特征,并且即便是图书的内容相近,管理系统也能够立刻区分出其不同,这种高准确度的特点也解决了传统人工记录肉眼识别存在的混记的问题。通过利用条形码的方式不但比人工记录的速度更快,而且更加精准和便捷,显著的提高了图书管理工作的工作质量以及工作效率。图书管理系统在设计环节时就按照当下图书馆中所有图书的种类进行设计,如此一来,能够更加节省人工进行分类的时间。并且,在图书的分类上,基本上所有图书馆或是企业单位都会采用统一的分类方案,这也可以保证图书管理工作能够顺利开展,避免由于对图书的分类方式不一所造成的一系列问题。对此,图书档案管理系统需要统一化,并且适用于所有图书馆或企业单位。在计算机系统中,分类方式也更为细致化,依据内容或是涉及领域的不同也能把图书分成很多种类,之后继续划分为多个小类型,而图书档案管理系统在进行图书的数据收录时可以自动将其进行按照类型归类。随着如今图书的数目越来越多,在进行图书管理的过程中,要按照图书的不同种类进行相关档案整合与编排,可以利用电子文档的方式来进行,不但能有效地节约时间和人力,还可以有效提高档案信息传输、共享、存储工作的效率,若需要对档案信息进行传输时,可以进行拷贝,而若是需要打印成实体文件,则可以通过打印机来进行,完全不需要人工手写的方式,而且进行图书的上架或下架也不需要花费大量时间来进行数据的收集,大大提高了图书档案管理的效率。除此之外,利用计算机技术能够更加快速准确地对档案进行增添及删减,整个过程免去了人力劳动环节。图书管理系统的运用,能够最大程度上降低图书管理工作的工作量,并提高图书管理工作的。图书档案管理系统为借阅人员和图书管理人员都提供了极大的便利,对于图书管理员来讲,在进行图书管理工作时,只需要完成扫描工作便可以做到对图书的上架或下架,免去了人工处理环节在删除旧档案时,也会自动生成新的档案,这也提高了图书管理工作的便利,也让图书管理员能够有更多的时间来进行图书管理的其他工作,比如对图书质量及数目的监察,保证图书能够及时地上架和补充,将一些旧的图书进行浅析图书档案管理系统在图书管理中的应用德州职业技术学院赵立枝下架等。而对于图书借阅者来讲,利用图书档案管理系统,借阅者只需要在其中输入图书相关的信息便可以查询到图书的所在位置,也为借阅图书提供了极大地便利性,节省了大量寻找图书的时间(林水秀,智能图书管理系统在当下高职图书馆管理中的应用分析,办公室业务,2019年第7期166-167页)。

3图书档案管理系统的实现

实际上,图书档案管理系统是按照图书管理工作的工作特征及相关需求,利用计算机技术来设计出的自动化管理系统。图书档案管理系统运用VB编程技术、图书管理技术、数据整合技术等,做到了对图书的查阅、图书管理、图书搜索、新书录入等功能。为图书管理工作提供了极大的便利。

3.1设计版权界面

图书档案管理系统运用windows界面的设计方式,在系统启动时,利用splash效果,弹出信息提示框,并在提示框中显示软件当前的版本信息以及设计者信息等数据。提示框位于原始界面的上端,并且利用图片框和计时器等设计,可以有效地美化界面,而且也能够符合软件的风格。

3.2设计用户使用界面

为了保证图书档案管理工作的安全性,保护图书馆信息数据的安全,普通用户只能拥有基本的图书查询搜索权限,而图书的借阅、归还、购置等行为不能主动进行,需要管理人员来进行操作。将用户使用界面进行规范,也区别了用户的权限,使借阅者在登录系统界面时,只能运用图书查询搜索、预览打印效果等基本功能。

3.3设计图书管理员登录界面

在Splash界面显示结束之后,系统会自动切入图书档案管理系统的原本登录界面,这时候可以使用基本的图书搜索查阅功能以及用户登录操作,而只有登录拥有更多权限的账号,才可以解锁系统的更多功能。利用工具栏中的登录选项可以打开登录窗口,而登录窗口则可以利用combobox、textbox、label、commandbutton等进行设计。图书管理人员可以由此来输入账号及密码,进入到系统界面,解锁图书档案管理系统的全部功能。密码框需要在输入密码时进行隐藏显示,进一步提高图书档案管理系统的安全。登录窗口的功能主要便在于“登录”或“确认”按钮,当该按钮点击后,当输入正确的账号和密码后,系统会自动识别是否为已注册用户,以及用户的所拥有权限等,每个用户一段时间内连续输入三次账号或密码则要进行限制登录,避免非本人操作的现象,同时也可以避免解码器破译系统密码,当账号被限制之后则当次登录不再弹出登录窗口。

3.4设计图书查询及搜索功能

图书的查询和搜索使图书档案管理系统中的基本功能,需要与数据库建立稳定的连接,在图书档案管理系统中相关的图书查询都采用SQL语言和数据访问目标ADD。在进行图书查询时,会按照系统的设计方案,借阅者或图书管理员可以通过图书的具体特征或内容来开始图书查询,比如图书书名、图书作者、图书种类等条件来搜索需要查询的图书。利用组合框的方式来方便借阅者进行操作,也可以在查询框中输入相关信息进行模糊查询,点击查询按钮后,可以显示与输入内容相关的所有图书来提供选择(冯运卿,任静怡,UML在图书管理系统开发中的应用研究,信息通信,2013年第9期126页)。

3.5设计图书借阅功能

图书借阅功能在借阅者成功完成借书操作后,系统弹出图书借阅成功的弹窗,并且在弹窗中显示图书的相关信息,同时将数据库中的对应图书数据进行修改。图书借阅功能主要分为连个部分,第一是用户信息,包括用户输入的借书账号,以及借阅者的基本信息数据,第二便是借书时间、图书信息、以及往期借书记录等,并且借阅者可以查询到自己之前所借阅过的图书。而每个借阅者都要限制同时借阅图书数目限制,若借出超过一定数量,在图书尚未归还时将无法再进行借阅。

3.6设计新书信息录入功能

作为图书档案管理系统中基本的操作功能,新书录入系统也是图书管理工作中的重要内容。新书的及时录入是保证图书档案数据库信息完善的重要条件,只有把新书的相关信息技术存储到数据库中,才能够更加方便的进行图书借阅的记录,以及借阅之后的核对工作。

4结束语

图书档案范文5

【关键词】高校;图书档案管理;信息化

时代不断进步,教育事业不断改革,高校教育教学水平也应与时俱进。而要想实现这一目的,需要有较高应用价值的图书档案信息的支持。基于此,高校应当高度重视图书档案管理,立足于当下,积极推进图书档案管理信息化建设,使该项管理工作与时俱进,能够充分发挥作用,以便更好的收集、保护、开发及利用图书档案信息。

一、高校图书档案管理及其存在的问题

1.高校图书档案管理。档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音以及其他形式的记录。对于高校来说,图书档案具有较高的应用价值,能够为教育科研及教育教学提供参考依据,还能够为学校人事任命提供帮助。所以,为了保证图书档案的应用价值,将图书档案管理作为高校管理的一部分,以便其能够围绕档案实体及档案内容进行有效的管理,保证档案内容真实、完整,避免出现随意翻动,随意泄露的现象。2.高校图书档案管理存在的问题。无论是从理论还是从实践的角度来讲,高校图书档案管理的有效实施都是非常重要的。但立足于现实层面,对现阶段图书档案管理工作加以分析,不难发现该项管理工作存在一些问题,具体表现为:(1)管理基础薄弱,数字化进展缓慢。信息时代到来的今天,高校所面临的外部环境和内部环境发生巨大变化,这需要促进高校管理改革,使之与时俱进。又因为图书档案管理是学校管理的一部分,所以应当推动图书档案管理改革,使之具有数字化特点,但对现阶段高校图书档案管理加以分析,不难发现诸多高校图书档案管理基础比较薄弱,还未实现数字化。也就是图书档案管理,依旧依靠人力为主来进行档案信息收集、分类、筛选、归档等,工作量及工作强度较大,这使得管理人员不能全方位的、详细的、有效的管控,相应的档案信息的准确性、真实性、有效性容易受到影响。另外,存放于档案室中的纸质档案信息容易受到环境因素的影响,比如温度、湿度、虫害等等,导致信息失真,降低档案信息的应用价值。(2)档案管理人员认识不足。规范化、合理化的落实图书档案管理工作需要档案管理人员的高度支持。但立足于现实层面,对现阶段该项工作实施情况加以分析,不难发现大多数高校图书档案管理人员都不是专业的管理人才,他们不仅缺乏专业的管理知识及管理技巧,同时他们也未能正确认识到图书档案管理及其实施的重要性,这就使得管理人员在具体落实图书档案管理的过程当中未能投入全部的热情及精力,加之档案管理经验都是从其他同事等非正规渠道获取,致使其未能专业化、合理化、有效化的落实各项管理工作,最终导致图书档案管理效果不佳。

二、高校图书档案管理信息化建设的必要性

参考相关资料,对高校图书档案管理信息化建设加以分析和研究,确定推动该项工作的落实是非常必要的,具体表现在以下几方面:其一,有利于创造巨大的社会效益和经济效益。对以往高校图书档案管理工作加以分析,我们能够知道图书档案信息需要存储档案室内,并且需要大面积的借书室、阅览室及采编室等相关办公科室的支持。为了实现这一目的,需要建设正规化和规模化的图书馆,这势必会给高校带来一定的资金压力,并且占用较大的土地面积。而推动图书档案管理信息化建设能够改变这一局面,这是因为图书档案管理信息化的实施,能够将图书档案信息存储在信息平台上,而所用到的实物只是一台电脑,这能够大大节约资金,同时减少土地资源的浪费。另外,从工作的角度出发,图书档案管理信息化的实施还能够有效的节约人力、物力,更加高效化、合理化、有效化的处理档案信息,提高工作质量和工作效率。其二,有利于丰富图书资源。在信息时代到来的今天,高度重视并且积极推进高校图书档案管理信息化建设,利用信息技术及相关先进技术来打造图书档案管理信息系统,那么该系统的良好运作,不仅能够为图书档案管理提供相关的信息,以便管理人员能够以此为依据来科学、合理的规划各项管理工作,有效的落实图书档案管理工作,还能够充分发挥计算机网络信息的一个突出特点,即资源信息量的最大化,也就是图书档案管理信息化实施的过程当中,还能够使高校图书得以共享,以便学校教职人员及学生能够有效利用图书资源来更好的教学或者学习,这对于促进高校教育教学发展有极大帮助。其三,有利于强化图书档案管理的实效性、共享性及便利性。图书档案管理信息化是顺应市场要求应运而生的,它改变了“重藏轻用”的观念,促使图书档案由半封闭型、馆藏型向开放型、开发利用型转变,大大提高了图书档案的开发与利用程度。具体来说,就是图书档案管理信息化的实施过程当中以电脑为主要办公工具,不仅能够有效的落实图书档案信息收集、筛选、分类、归档等工作,还能够对图书档案信息加以分析研究,挖掘更具价值的信息,满足教务人员及学生的需求,并且方便他们随时随地的查询和利用图书档案信息。

三、促进高校图书档案管理信息化建设的对策

基于以上内容的分析,高校图书档案管理信息化的建设与发展是非常必要的,能够促进图书档案管理,与时俱进,使之管理作用能够在高效内充分发挥,提高图书档案信息的使用价值。那么,如何促进高校图书档案管理信息化建设?笔者参考相关资料并总结自身工作经验,提出的建议是:1.强化档案信息资源的开发利用。高校图书档案信息的开发和利用程度对图书档案管理信息化能否实现有一定的影响。基于此,为了能够推动高校图书档案管理信息化建设与发展,首先就应当强化档案信息资源的开发利用。一方面是正确认识图书档案管理信息化及其建设的重要性。也就组织学校领导及管理人员共同学习图书档案管理信息化的相关理论及实践案例,以便以上人员能够真切的感受到图书档案管理信息所能够发挥的价值,进而正确认识图书档案管理信息化及其建设的重要性,以便其在日常工作的过程当中高度重视并积极推进图书档案管理信息化建设。另外,还应注重对档案信息资源的开发利用,也就是在各种形式的高校图书管理活动之中,制定可行性的图书档案信息资源开发决策,鼓励相关人员投入其中,比如尝试利用网站或者相关软件来搜集相关资料等。2.构建高校图书档案管理信息化系统。高校图书档案管理信息化系统的构建是图书档案管理信息化建设的具体体现。那么如何构建可行性较高的高校图书档案管理信息化系统呢?相关负责人应当对高校际情况予以了解,尤其是图书档案管理工作,明确该项工作存在的问题,进一步分析图书档案管理信息化系统应用的目的,从此角度出发有效的运用信息技术、计算机技术、网络技术等先进技术来构建该系统,那么该系统运行的过程当中计算机能够对图书档案进行归类、识别及整理,以便学校教务人员及学生能够通过网络在计算机上查询或下载图书档案信息。3.注重提高档案管理人员的素质。其实促进高校图书档案管理信息化建设,就意味着提高图书档案管理的设备水平和技术水平。为了保障图书档案管理人员能够与图书档案管理信息化水平相匹配,应注重提高图书档案管理人员的综合素质。也就是对图书档案管理人员日常工作实际情况加以分析,其中包括工作状态、工作能力、工作表现、工作成绩等方面,进而明确图书档案管理人员存在的不足,并制定针对性的可行性的培训方案,对档案管理人员进行有效的培训,提高图书档案管理人员专业知识水平、业务能力、综合素质等,以便其满足管理工作需求,能够规范化、合理化、有效化的落实各项图书档案管理工作。经本文分析,确定现阶段高校图书档案管理存在一些问题,比如管理基础薄弱,数字化进展缓慢、档案管理人员认识不足等,导致该项管理工作的作用未能淋漓尽致的发挥出来,提高图书档案的应用价值。对此,应当正确认识到图书档案管理信息化建设的必要性,进而积极推进图书档案管理信息化建设,即:强化档案信息资源的开发利用、构建高校图书档案管理信息化系统、注重提高档案管理人员的素质。

【参考文献】

[1]李丹,王振良.浅谈高校的图书档案管理及信息化[J].北华航天工业学院学报,2014,(3):60-62.

[2]齐增龙.谈高校的图书档案管理及信息化[J].山海经(故事),2016,(z2):144.

[3]李婷.浅谈高校图书档案管理及信息化[J].黑龙江史志,2014,(9):259-259.

[4]刘静.高校图书档案管理的现状及研究[J].电子测试,2015,(23):150,109.

[5]韦凤春.高校图书档案信息化建设面临的机遇及挑战[J].长江丛刊,2018,(5):233-234.

图书档案范文6

[关键词]新时期;图书资料;信息化管理;档案

0引言

图书档案是包含了大量数据信息的一种资源,在信息社会中占有重要的地位,档案管理的信息化是一项涉及多方面、多领域的复杂工程。图书馆是拥有大量图书资料的一种公共场所,其中的图书资料需要规范化管理,只有规范化管理才能保证图书档案工作正常有序地开展。针对图书档案信息化管理工作中存在的问题,本文对图书档案信息化管理的科学性、规范性、高效性进行了探索。

1非信息化下图书档案管理工作中存在的问题

1.1有待优化的陈旧图书档案管理工作模式

随着图书馆藏书的种类和内容不断增加,缺乏开放性和创新意识的传统图书资料归档方式,已经不适应时展的潮流。传统的图书档案管理工作,只对其管理工作所涉及的领域和部门开放。这种以“自己”为主的管理模式,在很大程度上限制了档案信息在更多领域的使用。纸张是承载这些档案资料的主要载体,但随着时间的推移,纸张就会出现破损。再加上越来越多的纸质文件必须以堆放的形式存放,这不仅占用了大量的存储空间,还需要有效控制存放空间的湿度、温度。这“成功”地提高了档案管理工作的成本,也“成功”地降低了档案的利用率。

1.2图书管理员思想落后

图书档案是重要的档案资料,是人文工作成果的综合表现之一。然而总是存在部分图书管理人员,甚至是个别领导干部,单纯地认为图书档案管理的对与错、成与败,对其个人工作环境的发展或在单位的发展前途,都没有什么联系。那些与大众有不同思维模式的管理人员认为,图书档案管理仅仅是一项很简单的工作,并且该工作的模式就是简单地对相关资料进行收集、整理以及归档。同时,还有一部分人认为完成这项流程并不需要学习专业知识以及相关技术,只要是能读书识字的普通人,都可以胜任这项工作。实践取决于实践者的思维模式,也就是这种思想导致很多图书管理者在工作时不假思索,从上至下对图书档案疏于管理。

1.3管理部门对图书资料档案信息化建设不够重视

由于档案管理工作所涉及的领域和事项众多,其工作过程复杂、烦琐,并不能带来可观的经济效益,因此不能引起单位管理者的重视。在这样的条件下,档案信息化建设也没有足够的资金投入和人员投入,导致相关工作难以正常进行。

2信息化条件下图书档案的管理方法

2.1增强图书档案管理规范化意识,学习先进管理方法

当今是信息化社会,高校要增强图书档案管理规范化意识,加大资金投入进行图书资源建设。同时,在科学技术快速发展的今天,管理者有必要有方向、有目的、有选择地学习国外先进的管理方法,并根据我国国情,对图书档案管理方法进行有针对性地修改,然后建立符合自己思维模式的图书档案管理方式。

2.2高等院校要合理利用校园网

新时期高等院校都普及了校园网,由于校园网安全系数比较高,给予图书档案管理系统一个非常好的发展渠道,因此高等院校要合理利用校园网。高等院校可以利用校园网建设网络平台来管理图书档案,并利用高科技优化图书档案管理服务。同时,先进管理平台对于大数据信息的处理效率远高于人工。例如,图书所包含的主题、目录、分类等信息,是查找书籍时必需的信息,为了方便图书信息管理者检索,高校就需要利用校园网建立有针对性的检索入口。

2.3强化管理人员的责任心

由于图书档案信息化所涉及的领域众多,所以其管理工作所涉及的管理部门也非常多,只强化图书管理者的管理意识是不够的。在图书档案管理信息化的过程中,只有强化管理人员的责任心,才能调动管理人员的积极性,增强其对工作的责任感,而不是当一天和尚撞一天钟。

3新时期图书档案信息化管理的优势

在当前的数字化、信息化社会,传统的图书档案管理模式已经跟不上时代步伐,无法满足读者对信息传递速度的要求,也无法适应社会发展的需要,时代对图书档案管理提出了更高的要求——档案管理必须数字化、信息化和现代化。在网络技术不断进步和移动网络APP普及的今天,图书档案管理数字化、平台化、信息化的条件已经非常成熟,信息化管理已成为图书资料档案业发展的必然趋势。图书档案信息化管理具有以下几个方面的优势。

3.1优化保存方式

相对于较为传统的图书资料档案管理方式,新型的信息化图书资料档案保存方法更加有利于保存书籍。在新时期,相关管理人员是根据图书馆管理模式的要求,对各种书籍(不分新旧)及时进行记录分类,由于是人工操作,其中的摩擦以及化学反应一定会对纸质原件造成损伤。然而,图书资料档案管理采用信息化,将原有的纸质图书资料转化为电子数据,就可以避免因为各种形式的直接触碰而所造成的损伤。在新时期档案资料管理领域里,图书管理人员对图书资料档案保存方式进行优化,就是有效降低图书资料档案原件损坏。

3.2优化整合共享途径

新时期的图书档案信息化管理有利于图书资源档案的合并,以供分享。图书管理员通过使用不同设计者提供的信息化管理系统,成功地赋予绝大部分图书资料前所未有的属性,也就是让它们具备了内容上的有效性以及传输途径上的可共享性,直观地扩大适用范围。同时,相对于原件,这些信息化的图书资源,更容易的被使用者使用,可以提高被使用的概率,从而可以大批量的使用于其所适合的范围。

3.3优化检索功能

当图书档案管理应用信息化管理后,资料的检索和使用,将会更加便捷。相对于传统的人力记忆,计算机能够快速反应,显示档案所在地,让使用者可以用电子目录和电子文档归档功能。也就是说,使用者像使用搜索引擎一样,通过输入关键词,经过快捷的检索系统,把相关信息迅速地呈现在使用者面前。

3.4优化人力资源

新时期信息化的管理模式之下,曾经被人们认为是重复、繁杂的劳动工作,在经过信息化的管理之后,档案管理人员通过简单的指令就可以找到目标档案,成功地提高了工作效率,这样既节省了人力资源,又能保质、保量地完成工作。

3.5优化相关服务质量

新时期信息化的管理模式之下,如果内部相关的管理人员自行查询所需要的信息,那么就需要一个以局域网为基础的档案信息化管理系统。与此同时,该系统还能保证相关管理人员能及时和读者进行沟通和联系,从而为读者提供更为方便、快捷的服务。

3.6优化相关工作的社会效益

在网络中的各大平台上,图文档案资料大多以电子信息的形式存在。然而,针对图文资料所涉及的不同领域,也只有以信息通道为基础,才能让其所涉及的各种部门之间不受空间、时间的限制,这样的信息化管理才是成功的信息化管理。这样的信息化管理才是图书资料集成管理的基础,可以为社会带来所谓的社会效益。做到了这些,信息化管理就会提高图书资料档案管理的整体水平,同时也会带来可观的社会效益。

4结语

当今社会是信息化社会。图文资料档案管理者,应当增强自己的管理意识,改变自己的思维模式,以社会公众的要求为标准,在新时期,对图书档案信息化快速发展做出自己的贡献。无论采用什么管理模式、什么管理方法,最终的意义都是服务于大众,这也是其终极目的所在。

主要参考文献

[1]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,2007(5).

[2]胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究[J].人力资源管理,2016(7).

[3]刘若凌,邹冰.新时期血站档案的信息化管理探究[J].办公室业务,2016(9).

图书档案范文7

关键词:图书档案管理;RFID技术;高等学校

随着高校图书馆规模的不断发展壮大,图书馆的馆藏资源也不断增加,因而图书档案信息也在逐渐增多。这给高校图书档案的管理工作带来了一定程度的挑战。信息化技术的应用使高校图书档案管理效率以及管理准确性得到一定的提升。合理使用RFID技术对高校图书档案管理工作更好地开展起着极大的促进作用。

一、现阶段高校图书馆档案管理现状

(一)图书档案管理观念落后。现阶段,高校图书馆档案管理工作还存在着一些问题,部分图书馆管理人员对档案建设的工作不够重视,以及高校内图书馆中的图书档案信息管理制度没有得到完善。这些都导致图书档案管理观念和方法落后,图书档案信息和档案资源没有及时得到处理。部分高校即便是进行了图书档案硬件和软件设施的建设,但是由于管理观念落后,长时间疏于管理,也会导致一些图书档案资源被长时间堆积,给之后的整理工作带来相应的难度,而且对图书档案资源的真实性会有一定程度的影响[1]。

(二)图书档案管理水平低下。从整体的高校图书档案管理情况中分析来看,目前部分高校的图书档案管理水平比较低,有一些高校还在采用人工管理的方式对图书档案进行管理。这样会因为人工原因导致档案的信息保存不够完整,相关的档案信息不能被及时处理,而且由于工作人员和管理人员的技术水平没有保障,使得图书档案的管理工作质量参差不齐。一些高校图书馆在档案管理中采用手工的方式进行分类。这会使得整个高校的图书档案管理质量得不到保障,进而对高校的图书馆发展建设产生影响。

二、RFID技术在高校图书馆档案管理应用中的重要意义

RFID技术,也就是射频标识技术的简称,是一种利用无线射频方式进行非接触通信的新型技术,在高校的图书档案管理中有着重要的使用价值。现阶段,我国大部分高校都是采用“磁条——条形码”手段进行图书管理。这种技术虽然在使用上能够满足图书管理的部分工作,但是并没有办法依据磁条技术为图书实现自动化和智能化管理。在RFID技术应用之后,高校图书档案管理工作将产生质的飞跃,利用RFID技术对图书进行分类,可以极大地提升图书馆借还书籍以及书籍的排架工作效率,利用RFID电子标签来取代传统的“磁条——条形码”,采用相关仪器对RFID电子标签进行扫描,从而达到识别书籍的目的[2]。RFID技术具有非常庞大的储存量。相比传统的“磁条——条形码”技术,RFID技术具有数据读取范围大、可随时更新、重复使用等优点。科学地利用RFID技术对高校图书馆档案管理发展的智能化建设有着重要意义。

三、RFID技术创新发展高校图书馆档案管理工作的具体应用

(一)利用RFID技术提高图书档案管理效率。RFID技术对数据识别相较于传统的“磁条——条形码”方式有着明显的优势。高校利用RFID技术可以使图书档案管理实现信息自动化管理,优化图书馆的书籍借阅服务流程,更方便学生在图书馆进行自主书籍借阅活动。RFID技术中的电子标签对于整个图书借阅流程来说就是一个标识,以标签作为依据在整个系统中进行流通。在图书借阅和归还的过程中,工作人员利用RFID标签可以直接查询到学生借阅的书籍所在的分类,并且根据电子标签信息直接定位到书籍位置。这不但提升了图书档案管理的工作效率,而且对于管理工作流程也能有一定程度上的缩减[3]。工作人员利用RFID技术能够高效地完成图书档案的入档工作,通过对RFID标签进行特殊编排,使相应档案的电子标签具有唯一性,工作人员在之后的图书归还以及档案管理中只需要将唯一的电子标签进行录入即可完成档案管理和入档工作。RFID技术能为实现图书档案管理工作自动化和信息化提供帮助,为图书档案管理建立完善的技术体系和技术支持,进一步推进高校图书档案管理工作的发展。

(二)利用RFID技术提升图书档案数据的安全性。高校图书档案管理工作中对图书档案安全性管理也是十分重要的,RFID技术的应用能更好地解决档案管理过程中的安全问题。RFID技术中使用的电子标签就是书籍的唯一标识,电子标签都是被提前录入到整个RFID系统当中。因此,当图书档案产生变化的时候,系统会根据变化比对数据库中的内容,准确地定位产生变化的电子书签,并且迅速给出相应的提示。这对工作人员解决问题的效率有着极大的提升作用。RFID技术还能对文件信息和图书档案在馆内进行实时定位,能够为同学们查找书籍文献提供更多的方便,并且对图书档案的安全性也是一种保障。

(三)利用RFID技术实现图书档案管理工作的智能化发展。随着科学技术的不断进步,信息化技术在各行各业的发展为智能化社会的建设提供了基础。高校图书馆也会向着智能化图书馆建设迈进。RFID技术在图书档案管理工作中的应用不但有效地提升了管理效率,而且还保障了图书档案在管理过程中的安全性。相比而言,传统的图书档案管理模式已经不符合信息化的发展趋势了,新型RFID技术的应用直接优化了图书档案的管理模式和学生的书籍借阅方式。这对高校图书馆智能化建设有着重要意义。

三、结束语

总而言之,信息化技术的不断发展给各行各业提供了很多机遇。高校图书档案管理中科学合理地使用信息技术不但能在档案管理效率上提升一个档次,而且在档案管理工作的安全和质量上有一定保障。RFID技术能为图书档案管理工作的智能化、现代化提供技术支持,在高校图书档案管理中,其应用需要逐渐铺开。高校要利用好RFID技术的高效性和耐久性等优点,提高图书档案管理工作的效率。

参考文献:

[1]黄李燕.RFID技术在高校图书档案管理中的应用研究[J].传媒论坛,2018,1(21):138-140.

[2]黄光辉,陈江红.条码技术与RFID技术在档案管理应用的对比研究[J].青年时代,2018(20):287-288.

图书档案范文8

一、明确定位

南瑞集团是国家电网有限公司直属单位,也是我国知名的电力系统自动化、发电及水利自动化、轨道交通监控技术等相关设备和服务提供商。自1973年成立以来,拥有2名中国工程院院士,50余名部级、百余名省部级专家,以及众多行业管理翘楚。南瑞集团的四十余年企业发展史,是推动中国电力技术和电工装备实现从追赶到引领的历史,承载了几代员工的集体记忆,在此期间产生了丰富的历史档案,是企业的宝贵财富。2018年,基于南瑞集团原有图书档案馆的使用面积已经接近饱和、设备未更新换代等情况,南瑞集团规划在南瑞产业园的产业8号楼一层、二层筹建图书档案馆新馆(以下简称“新馆”)。新馆使用面积约2800平方米,档案库房面积约2000平方米。南瑞集团领导高度重视,明确新馆的建设定位为:国家电网有限公司所属单位和江苏省范围内首家知识型图书档案馆,南瑞集团的智慧档案管理中心、知识文化共享中心和软资源开发增值中心。基于上述定位,南瑞集团办公室梳理制定了新馆建设方案,决定采购各类先进的设施设备,通过建设智能的信息管理系统,实现图书和档案的一体化智能管理,进而提高图书档案馆的信息化、智能化、知识化管理水平。新馆已于2021年6月正式投入使用。

二、开展新馆建设

在南瑞集团领导的关心和支持下,2020年,新馆基建工作初步完成,开始进入最重要的智能化建设阶段。南瑞集团从区域规划、技术攻关、建设智能库房、建设智慧馆库系统几个方面开展了实践。

1.合理规划

按照新馆建筑已有的2层结构布局,基于图书档案馆已有的各类档案约8.9万卷、38.9万件,各类图书约2.5万册的实际馆藏情况,综合考虑各类档案的利用情况、保管要求、馆藏量等相关因素,将一层分为借阅大厅、图书阅览区、重要档案展示区、综合档案库房和办公区;二层划分为档案数字化加工室和会计档案、人事档案等专业档案库房,共计10个库房。存储容量约为2400立方米,是图书档案馆旧馆的3倍。预留包括智能库房、各类监控设备、展示大屏等相应设施设备电路接口,为后续图书档案馆的高效运转奠定了基础。

2.技术攻关

为确保新馆的建设实效,相关人员通过查询国内外相关论文,调研国内智慧档案馆建设单位的相关情况,针对以往工作中的难点,在图书自助利用、档案归还智能检查缺漏件、档案库房智能位置导航及移动盘点等方面,组织所属单位档案管理专家、项目承担单位技术专家等,联合开展技术专项攻关,取得了相应创新成果。

3.建设智能库房

按照新馆规划,其中5个库房全部按照智能库房的标准建设。南瑞集团办公室工作人员通过外出调研学习、理论研究等方式,制定了新馆智能库房及智慧馆库系统的建设方案,并通过招标选定紫光软件系统有限公司作为承建单位。在智能库房建设中,南瑞集团不但采用了定制化的智能型档案密集架,实现了排架电子标签、RFID智能盘点、位置智能导航、异常上下架监测、安全保护等智能化功能,而且集成了温湿度自动采集与控制(精密空调、温湿度传感器、除湿机等设备)、空气净化消毒控制(空气质量传感器、空气消毒净化机)、设备远程控制(红外摄像头、智能防盗窗、水浸报警器)等功能,实现了智能库房的一体化控制。

4.建设智慧馆库系统

智慧馆库系统是确保图书档案馆各类设施设备正常运转、图书档案线上高效利用的关键所在。南瑞集团高标准建设智慧馆库系统,集成原有的图书档案一体化平台系统相应功能,实现与国家电网有限公司数字档案馆系统的无缝集成,主要包括监控大屏、利用中心、智能库房、整理中心、图书管理等相应模块。

(1)监控大屏模块

监控大屏模块位于借阅大厅,不但可以实时展示馆内的各类库房的馆藏量等数据信息,还可以显示各类档案的整理、借阅归还、待办事项等各类信息,后续可灵活接入南瑞集团下属单位的智能库房系统,是整个智慧馆库系统的“大脑”。

(2)利用中心模块

利用中心模块提供各类图书的自助借阅归还、各类档案的线上借阅申请、实体档案的借阅与归还等功能,与“我的南瑞”App集成,支持内外网利用,极大地方便了图书档案的利用,支持档案管理人员进行便捷的统计分析。

(3)智能库房模块

智能库房模块分为PC端和移动端操作,支持档案管理人员在库房利用便携设备进行实体查找、出库、入库、上架、盘点等各类操作,实现密集架的自动打开、关闭、位置导航等功能,极大地提高了库房管理效率。

(4)整理中心模块

整理中心模块集成数字档案馆的相应功能,支持各类档案信息的录入、整理、打印等日常操作,实现所属各单位的档案工作考核评价、档案工作综合情况统计分析等功能。

(5)图书管理模块

图书管理模块实现了图书订购、利用等功能,通过对馆藏图书2.5万册、期刊四十余种的历史数据采集与信息录入,全面支持馆藏图书的线上征订、检索等工作,并提供了图书自动借阅功能。

三、运营成效显著

2021年6月,图书档案馆新馆顺利搬迁并投入使用,成为国家电网有限公司首家知识型图书档案馆,是中华全国总工会的职工书屋。新馆以图书档案利用为核心,以信息资源建设为重点,以智慧馆库系统为依托,成为南瑞集团的智慧档案管理中心、知识文化共享中心、历史文化展示窗口。目前,新馆馆藏南瑞集团、国电南瑞科技股份有限公司、国电南瑞南京控制系统有限公司等全宗的各类档案约7.7万卷、51.6万件,年均提供档案利用服务2500余人次、1.5万余件次。

1.在运营管理方面

新馆开放以来,图书档案馆运营管理效率显著提高,在未增加图书档案馆人员的情况下,新馆各项工作效率稳步提升。据初步统计,新馆开放以来,累计提供图书利用1119本次,档案线上利用1590人次、4055件次,线下利用842人次、14255件次。智能库房的温湿度自动控制准确率达到99.99%以上,库房新增档案上架及盘点时间提高了80%以上,图书利用和实体档案借阅、归还、统计等效率提升了70%,多位到访过的员工对新馆的环境和信息化水平表示认可,集团领导也高度肯定了新馆的工作。

2.在创新管理方面

通过新馆建设中的技术攻关,激发了图书档案馆员工的创新热情,与承建单位一起创新研发了相关智能管理设备,并申请国家发明专利,提高了工作效率。一是创新研发了实体档案智能盘点机,利用人员归还实体档案后,机器可以自动扫描档案盒与文件的RFID标签,快速识别缺件、多件、错还等情况并提醒档案人员,可实现多卷档案的快速归还。二是研发了具有自主知识产权的图书借阅一体机,实现员工卡刷卡、自助借阅、自助归还、智能查缺的功能,在国内同类产品中具有较强的领先性。

3.在文化展示方面