高中学生学籍档案是每个学生在高中期间学习、生活表现的主要依据，也是高校录取的第一参考材料，同时也是国家和社会的重要人事档案形成的基础。因此，高中学籍档案是一把双刃剑，发挥着重要的价值与作用，对于每一个学生都不可或缺，至关重要。本溪市第一中学作为辽宁省示范性普通高中，建校七十余载，学生3000余人，随着教育事业的迅速发展，我校学生各种信息量也大幅增长，学籍档案管理日趋繁杂。“有纸档案”向“无纸档案”转化是必然。那么，高中学校如何健全和完善学籍档案管理，更好地适应学校教学发展和社会发展的需要，本人根据我校学籍档案管理工作实践，就如何加强学籍档案数字化管理浅谈一二。
一、学籍档案数字化管理的重要性
高中学籍档案管理是学校档案管理的重要组成部分，它是掌握学生动态、培育合格人才的重要依据，学籍档案管理也牵涉到每个学生的切身利益。面对我校3000余学生的庞大信息量，日积月累的学生档案仍然采用传统的手工操作管理模式，根本无法适应我校快节奏、高效率的发展要求。例如传统的纸质档案遇到学生信息的增加、更改甚至查询都相当麻烦，尤其我校高一下半年要进行分理分班，每年要根据学生成绩进行动态分班管理，所以每个学生每学期所在班级基本不固定，而每个学生的各种档案信息都是以班级为单位，因此要查询一个学生的学籍档案信息操作起来耗时费劲，手续复杂，同时保管也更加困难，而且会出现人为因素的管理漏洞，不能及时、准确、客观地为教育质量评价提供科学数据。要实现学籍档案管理的科学化和现代化，就必须实行网络数字化管理，这也是本溪市建设数字化档案馆的时代要求。运用先进的网络数字化管理平台，将学生的个人信息输入数据库，建立一套完整的、规范的学生学籍信息管理系统，快捷地录入、统计、查询、检索、浏览学生的各类信息，突破了传统学籍管理的瓶颈，充分利用网络信息平台，使学校各部门、各处室协同管理，达到资源共享，提高工作效率，实现学籍档案利用价值最大化，更好地服务于学生个人和社会。
二、学籍档案数字化管理的有效措施
建立学籍档案校园网信息管理系统，无疑为庞大的学籍档案管理工作带来极大益处。那么，怎样才能做好学籍档案的数字化管理，保证电子学籍管理工作的准确无误，我校采取了一系列有效措施，努力实现优质、高效的电子学籍档案管理工作水平。1.学校领导高度重视，严格执行学籍管理规章制度。高中学籍档案直接关系到高校录取甚至就业与前途。我校领导高度重视学籍档案，切实加强对电子学籍档案的建立和管理的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，安排有责任心的专职人员担任学籍档案管理工作，改善办公、管理环境，为我校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力保证。建立和健全各项规章制度，依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高中学籍档案形成的规律，制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度，规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。制定“学籍管理规定”、“学籍收集整理制度”、“学籍管理人员岗位职责”等，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。2.学校各部门各司其职，准确录入学生信息。学籍档案网络信息化是一项可由多部门协作、多台计算机同时操作的系统工程。这些信息由学校各部门各司其职，共同配合完成输入。高中学籍档案贯穿了每个高中生三年学习的全部记录，平时的学生学籍档案分别由各部门独立录入并单独保管，如学籍卡、成绩卡、会考成绩等教务处负责，思想品德考核表德育处负责，健康卡医务室负责，党团关系由校党委、团委负责，所有资料信息随时录入并保存，随时按实际情况调整学生班级或年级装订成册，移交校档案室。如此管理形成了各部门的合力，避免了重复劳动，为资源共享创造了必要的条件。3.建立校园网络数字化管理平台，达到资源共享。网络数字化管理是学籍档案进入现代化的标志，实行网络化管理，可及时、准确、全面地掌握学校、班级和学生动态。有权查阅档案的人员可超越时空和机构，在任一地点、任一时间用任一联网的电脑，自如地进入档案管理系统，查阅自己需要的档案信息。网络数字化管理，可以轻松完成学生成绩统计。包括历次期中、期末、竞赛和会考、补考成绩。我校原来的成绩统计是通过Excel进行简单操作的，过程繁杂，耗时长久，而且很容易出现差错。如今通过校园网管理平台，由任课老师将考试成绩输入成绩管理模块后，教务员汇总，计算机便自动生成总分、排名、纵向与横向的比较等各式图表，既降低了错误率，又节省了时间，极大地提高了工作效率。网络化数字化管理，教师能通过计算机快速查询到学生的各种信息，以便及时了解学生的成长过程。各种及时、准确的数据和图表，十分有利于教师们对自己的学科教学情况进行综合分析，以便对症下药，因材施教。尤其是班主任，他们能随时检索调阅学生的档案信息，如家庭住址、父母单位及其电话等，准确掌握学生的第一手资料，使自己能够游刃有余地开展工作。4.学籍档案数字化安全管理，权责分明，保护学生隐私。在实行学籍档案网络数字化管理的过程中，安全管理非常重要，必须要权限分明。高中学生学籍信息的保密程度虽然不如政府机关、及一些重要部门，但学籍信息在相对范围和一定程度上同样存在着保护学生隐私的问题。学籍信息的完整性、准确性，更不允许被肆意篡改和破坏，必须始终保持它的可用性和可控性。我校在学籍档案安全管理方面，实行权限分级管理，德育处负责设置各级权限，对各用户进行分组，授予校级领导、中层以上领导、各职能部门、班主任、任课教师以不同级别的权限，内容主要包括对各种不同类别的学生信息进行查询、新增、修改、删除等等。权限设置后，既能遏制某些人恶意涂改数据，破坏信息，又可防止用户误用，从而有效地保证学生学籍档案信息的完整、真实和安全。
三、学籍档案管理人员也要“素质”化、现代化
档案管理人员素质质量，是电子学籍档案管理科学化、现代化的关键。我校重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训，使这些人熟悉掌握学籍档案管理方面的政策和规定，努力学习专业知识和技能，不断提高管理水平和业务素质。学校每年定期选派专职、兼职人员到市档案局参加学习培训，与时俱进，优化知识结构，使档案管理人员具备应有的知识存量和敏锐的信息意识、良好的信息道德、过硬的信息处理能力，较好地适应当前我市学籍档案网络数字化建设与正常运行的需求。
四、学籍档案数字化管理的重大意义
学籍档案数字化管理在稳定教学秩序、提高教学质量、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。高中学籍档案管理涉及学生个人、高校、社会机构等多方面利益，学生学历认证、就业、提干等都离不开学籍档案。在社会各行业竞争日益激烈的今天，与其说是经济效益上的竞争，不如说是人才之间的竞争，高中学籍档案发挥着重要的价值与作用。学籍档案数字化管理充分运用了科学的管理方法、现代的管理技术、合理的管理手段，便捷、准确、高效地实现了学籍档案管理工作的科学化、标准化、现代化，使我校真正成为培育人才的沃土，打造品牌的典范，为国家、为社会输送一批又一批优质的栋梁之才。
作者:孙莉莉 单位:本溪市第一中学
