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【摘要】在信息技术迅猛发展和广泛应用的新时代，档案管理工作也应顺应时展变化推进数字化管理，促使档案管理工作进一步发展。本文论述从加强档数字化管理的意义加强档案数字化管理的注意事项两个方面进行了论述。
【关键词】档案；数字化；管理
一、加强档数字化管理的意义
1.加强档案数字化管理有利于提高经济效益
一段时期以来，档案管理是需要依靠纸质文件和实物进行留存的。随着档案资料的增加，需要加大办公经费投入和加强人员配备去完成档案管理工作，纸质档案材料需要大量的纸张、打印设备、存储空间，这必然增加经济负担。数字化管理档案是运用计算机把文字或者图片进行扫描，从而使纸质的档案材料转化为电字材料。在定一过程中，只需要把所要留存的材料录入电脑，编辑好目录即可，不需要大量的工作人员，这极大的减少纸张和存储空间。数字化档案管理也不需要很多时间和人员。所以，档案数字化管理一定程度上提高了经济效益。
2.加强档案数字化管理有利于提高办公效率
档案记载着人们各项社会活动，是各个企事业单位最原始的记录，其包含着在丰富的资源。随着现代信息技术的快速发展，档案管理工作效率逐步提高。数字化管理档案，能够通过电脑程序把类别相同的文件进行归类整理，较少人工立卷时产生的分类不准问题，而且能大大加快整理速度，在这一过程中也减少了领导签字环节，有利于节约时间。数字化管理档案能够快速的插入遗漏的文件，如果在档案整理过程中发现有遗漏问题，只要在电脑中把文件插入即可，这与人工拆卷，重新排序相比较，大大缩短了时间。数字化管理档案能够快速的查找文件，查找纸质版档案工作量特别大，需要翻找一段时间才能找到所需要的材料，而数字化档案，只要按照目录检索，即能很快的找到任何文件，这无疑提高了工作效率。
3.加强档案数字化管理有利于提高社会价值
档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它承载着过去、现在和将来。档案存储的目的是为了使有价值的资源保存完整，为日后的查找交流提供原始依据，从而实现其社会价值。档案数字化通过互联网、局域网、政务网进行高效检索、储存阅读电子档案，能够提高档案的利用效率，提高档案服务水平和能力。档案数字化管理之后，可以通过电子文档进行交流和利用，从而减少翻阅所造成的破坏，更好的保护原有的纸质文件，同时，能够有效的防止原始文件被篡改的行为。数字化档案管理能够把所有档案材料上传到邮箱、百度云等，这就避免了突发状况毁损档案文档，从而使档案的使用相对安全。
二、加强档案数字化管理的注意事项
1.加强档案数字化管理要强化管理制度
档案管理是一个复杂细致的工作，所以，加强档案数字化管理需要完善数字化档案管理制度。第一，要建立适应于本部门档案管理的制度。例如，数字化档案日常管理制度、数字化档案工作制度、数字化档案查询制度、数字化档案保密制度、数字化档案管理规范等，从而使数字化档案管理在科学的规章制度下运行。第二，要使档案管理人员树立保密意识。数字化档案面临的一个重要的问题就是安全问题，因为信息技术的快速传播，可以在极短的时间内把档案内容泄露出去，如果出现问题，很有可能导致严重后果。所以，在档案数字化管理过程中一定要把保密意识放在突出位置，要加强对档案存储盘的保护。同时，要采取正确的操作方法和有力的防护措施，避免病毒或黑客的入侵，从而确保档案数字化管理工作向前推进。
2.加强档案数字化管理要用好各种资源
档案数字化管理需要充分利用各种资源才能达到科学管理的目的。第一，要配齐软硬件设施。数字化软硬件设施是确保档案数字化管理的保障，它直接关系着是否能够使档案管理工作正常运转。所以，档案管理部门要把必要的数字化管理所需要的电脑、硬盘以及相关软件配备完善。第二，要利用好网络技术。在档案数字化管理过程中要善于使用二维码等功能，通过网络技术解决档案数字化和移动终端互通互联的问题，从而确保档案信息的现代化管理。第三，要及时更新信息化技能。在当今快速发展的新时代，信息技术每天都更新，所以，档案管理工作也要适应时展要求，不断更新数字化管理的技能，从而提高档案数字化管理水平。第四，要保证档案录入的准确性。在运用现代手段扫描、复制档案资料时一定要确保录入、存储的资料是正确的，这就要求有专人对数字化档案进行核对，从而避免档案材料遗漏和错误的问题。
3.加强档案数字化管理要注重人才培养
加强档案数字化管理，人才是关键。各部门要加强信息化人才培养，引进和选拔数字化技术方面的人才。第一，要加强数字化人员的培训。在现代档案数字化建设过程中，无论是系统开发，还是软件维护都需要专业化的人才作保障。所以，档案管理部门要加强对数字化管理人才的培训。通过学习培训培养一批懂信息技术，并且熟悉档案业务管理的复合型人才，从而提高档案管理工作人员运用现代化技术管理档案的能力。第二，要加强档案管理人员的培训。一段时间以来，部分档案管理人员习惯于传统的档案管理模式，这就要通过培训学习，使档案管理人员转变观念，认识到信息化对档案管理工作的重要性，从而积极主动的学习并运用现代技能管理档案。同时，档案管理部门要为档案管理人员创造外出学习的机会，通过学习使档案管理人员掌握现代化管理能力，从而提高档案管理人员数字化管理档案的水平。
参考文献：
[1]王静敏.档案数字化管理理论与应用[J].现代经济信息,2017(06).
[2]邓福玲.档案数字化管理模式开发的相关研究.经营管理者,2015(21).
[3]闫成聚.新时期档案数字化管理及其创新策略[J].中国管理信息化,2017(03).
作者:张华
