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现代人事档案工作管理创新分析

2019-10-16 10:14 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

新经济时代下,科学技术水平进一步提升,针对以收集、存储、管理以及利用等为主的传统人事档案管理工作,不仅给档案管理工作奠定了根基,同时也带来了新的启发和创新来源。在此基础之上,我们还必须进一步加强人事档案管理上的创新,特别是加强现代化信息的管理,这样才能更好地使档案工作迈上新的台阶和跟上时代发展的步伐。人事档案管理创新的目标在于有效利用更多有价值的信息资源,提供更便捷的服务方式、更新服务观念,实现档案创新上的现代化、科学化,而要达到这一点,我们则需加强档案工作的信息化管理,主动求变。

一、思想创新是人事档案创新的根基

(一)档案人员观念更新是根基

在一个单位,要创新人事档案管理工作,首先要对档案工作者思想观念进行创新。我们所说的思想观念创新,就是对新事物不抵制、不反感,敢于从固有的思想意识中解放出来,怀着一种接纳新事物的心理和热情去对待它,不断地突破自我、超越自我,这样才能实现质的飞跃。档案工作者除了务实地做好本职工作和敬业奉献外,还要脑子放灵活,眼界要拓宽,在空闲的时间里主动学习新知,勤于做笔记,把从书本上吸取来的新观念和新思想,通过总结和应用,不断运用到自身工作之中去,真正做到学以致用,进而使档案工作产生经济效益,转化为价值,为所在单位使用。档案人员要实现观念上的新突破,务必做到以下两点:一是要有敢于尝试、探索的胆识,要敢于消除职业的自卑感,创意求新。二是要有争先创优的劲头。无论什么事业,无论多高的业绩,都是人干出来的,只有在平凡的工作岗位上甘于奉献、乐于奉献,才能体现不平凡的风貌,找出档案管理工作的亮点,做好与相关部门的配合,创新服务机制,做好档案管理工作。

(二)努力提升业务技能是做好档案创新的关键

我们所说的档案管理工作其实质就是对档案进行科学化管理,提供科学的信息资源,为所在单位和其他各项事业服务的专业性工作。做好档案管理工作,没有娴熟的专业技能是远远不行的,它是档案工作人员做好这项工作的“本钱”。对于从事档案工作的人员除了有大无畏的服务精神外,还需要具备高超的业务功底。1.勤问好学。无论在工作中还是在生活中,要敢于向前辈和同事多学勤问,书本知识只是理论方面的知识,真正实践的知识来源于前辈们的经验。我们在学习档案专业理论和档案法律法规时,要善于找规律,这样才能更好地提高解决新、难问题的能力。2.多方面实践,勇于开拓进取。除了向前辈、同事请教外,还要敢于把书本上的理论知识和工作中的实践有机结合起来,在学习中实践,在实践中学习。切记闭门造车把握不住重点要点,要顺应时代和社会的大环境,彻底打破思想上的各种禁锢,敢于寻根究底,勇于进取,才能更好地为实现经济快速发展做好其服务工作,达到事半功倍的效果。3.勤学好问,掌握新知。作为一名优秀的档案工作者,视野越宽,知识越丰富,工作起来就越轻松,越顺畅。档案工作是一门非常琐碎和枯燥的事儿,整天和数字打交道,所以,档案工作者的业余文化生活是必不可少的。平时在其工作的同时,要有其合理的安排,在全面提升知识容量的同时,多学习一些新理论、新知识、新技术,要把学习当成一种习惯,用好奇心去面对身边的事物,可通过自学,有计划、有针对性地掌握档案管理知识,做学习上的有心人,让自身的工作效率努力提升,给所在单位和其他需要帮助的人带来更多、更便捷、更高效的服务。

二、扩大创新领域,更好地服务于人事档案管理工作

(一)创新档案的服务方式

档案需要创新,没有创新,其工作效率就难以提升。档案工作者除了做好本职工作外,还要在法律法规允许的范围内,通过高质量的服务来不断提升档案工作者的工作质量,这是非常关键的。1.通过手机APP查询。在信息化社会,从传统的方式来管理档案,我们的工作难以提升。因为传统的档案管理工作,只是单纯地保管档案,没有创新,其实质只是日常管理工作。现在科技飞速发展,我们要注意到自身拥有的更多资源,在国家法规所允许的范围内,可以创新服务品种,通过高质量的服务创办新的档案管理收益增长点。如研发供人们快速查询的手机APP,为相关部门提供精准的信息化服务,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询,实现电子文件信息资源共享。2.开展在线服务。以往传统参阅档案的方式虽存有局限性,但有些范本也是可取的,比如参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的这种方式。在信息化时代,通过信息的及时传递,改变了人们的工作、生活习惯,因此,被动、传统手工式的档案信息已过时,只有快速响应潮流,化被动为主动,才能让更多的人群受益。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子邮箱等服务方式,让需要者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息互动交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供更为快捷的咨询服务。

(二)信息服务的多元化

档案管理工作其实质是为社会各项活动提供服务的工作,就其性质而言,既是一项服务性、科学性工作,也是一项文化性与政治性相关联的工作。从档案管理工作的实质出发我们可以理解为,档案工作作为服务性的工作,它属于信息化服务行业,服务的对象不应是社会上的某个个体,而应该是社会的全部。现在社会上很多档案工作者认为,自己本职工作就是为单位服务,没有必要去放大或者扩大工作范畴。其实,这种想法是狭隘的,没有真正理解档案工作的真正内涵。试想,既然档案管理工作是一门信息服务行业,我们就应该面向全社会服务,并发挥其实用价值。当然,这是有前提条件的,那就是在确保信息安全的情况下进行服务。

(三)管理机制上的创新

以前档案的管理,很多时候都是注重于传统的流程化操作及管理,但在当前新时代的要求下,这种传统的方式已和信息化管理时代下的要求不相匹配,甚至格格不入。我们要在管理机制上实现创新,就需要档案工作者从技术和工作方法上寻找突破点,在敢于完善档案工作流程的同时,不断地否定自己,从传统单一的收集、汇总、输入、输出等体制流程中解放出来,要学会转化成果,更好地运用到自身的工作当中,提高办事的效率,充分发挥个人的最大潜能,让档案资源帮助所在的单位不断提升其工作质量,也让档案资源成为单位科技创新、技术改造的动力源泉之一。当然,在此过程中,对档案工作者的培训自然是少不了的。培训可以大大提升档案工作者的技能,也可以提升他们的素质,只有技能和素质二者实现提升,不断探索,不断寻找创新技能,才能更好地使档案的潜在价值得到充分发挥,使其能更好地为科研、生产和经营管理服务。

(四)人才管理上的创新

无可非议,高素质人才是做好档案管理的核心和关键所在。而在现实工作和生活之中,我国从事档案管理工作的人员薪酬水平一般来说相对较低,级别不高,管理权限也有一定的局限性。所以,从引进人才的角度来看,很多企业和事业单位很难招到高素质的人才,使档案工作浮于表面,很难得到提升和转化重大价值。为了改变这种局限性,我们可以先从档案管理工作的待遇和福利着手,不断提高他们的待遇和福利,并不断改变档案人员的工作环境,运用新的科技手段,不断增加和投入新设备。同时,还要实行档案管理工作的人性化管理,通过激励方式盘活他们对其工作的认知,并把管理纳入考核内容当中,考核结果以事实和数据作为准绳,结果作为提拔和奖励的重要依据。这样才能更好地稳定、发展和激励档案工作者的积极性,发挥他们的工作潜能,让档案管理工作迈上新的台阶。

三、结语

总之,在新的形势和时代下,档案管理工作是确保现代化发展的重要力量,而做好人事档案管理工作的意义就不言而喻了。对此,我们务必不断提升自我,创新档案管理工作,加强信息网络的互通,主动学习新知,并在新的领域不断探索,不断拓宽服务工作领域,探索档案工作的社会效应和增值点,通过有效途径提高工作质量和水平,从而为社会的可持续发展提供力量,为现代化建设添砖加瓦。

作者:朱昶敏 单位:娄底市房地产档案馆

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