机关后勤中心档案管理的问题

2022-09-21 16:44:16 来源:写作指导

机关后勤中心档案管理的问题

机关事务档案是指机关在事务性活动中形成的,有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的历史记录。机关事务档案是机关事务工作中不可缺少的基础性工作,是机关优化职能职责、保持政务运行通畅、提升机关事务保障管理效能、保护单位和干部职工合法权益以及维护机关事务性工作发展真实历史面貌的一项重要工作。

1存在的问题

经过我们的调研和梳理,当前的机关事务档案管理工作主要存在以下三方面的问题:

1.1收集不完全

一是不少与机关事务工作相关的文件材料,如业务数据、网页信息等存在应存档、未存档的现象。二是一些在机关事务性工作实施过程中形成的过程性信息资料,被排除在了档案归集范围之外。三是与机关事务工作相关的音像档案、实物档案和基建档案等内容数量多,其归集整理的完整性、规范性被长期忽视。

1.2未实现集中统一

管理机关事务管理工作具有繁琐性、重复性等特点。许多省级单位为方便工作,对机关事务档案实行项目管理制,将经常需要使用的、工作过程中形成的文件材料保留在相关业务处室,未及时进行归档。这种分散的档案管理方式,极易造成机关事务文件材料归档不及时、整理不规范的状况。随着人员调离、岗位职责变动,还存在档案资料散失甚至泄密的安全隐患。

1.3利用效率不高

机关事务档案具有内容繁杂、载体形式多样、部分内容有保密要求、受众人群范围小等特点,其服务对象一般是本单位领导和内部相关业务处室,服务方式也比较单一。在机关事务档案管理制度缺失的情况下,省级单位机关事务档案在检查、验收、考核上严重缺位,档案管理水平远达不到标准化、规范化的要求,更谈不上在信息技术方面的利用。归集不及时、不全面,检索不方便等原因,影响了机关事务档案资料的利用率,不仅不能有效地为机关内部控制管理提供可靠的历史依据,还影响了为机关事务工作发挥指导和参考作用。

2原因分析

2.1对机关事务工作的重要性认识不够

由于行政机关重政务、轻事务工作的思想意识长期存在,许多机关公务人员甚至对机关事务工作的认识还仅仅停留在管干部职工吃喝拉撒的印象上。其实,机关事务工作旨在保障党政机关的正常运行,是对复合性、系统性、平衡性要求都很高的服务管理工作。尤其是党的以来,实现“质量第一、效益优先”的工作局面,已经成为机关事务工作体现其政治性、保障性,追求高质量发展的必然选择。对机关事务工作认识的滞后和偏差,客观上削弱了机关事务档案管理的思想意识,造成了机关事务档案长期没有得到应有的重视和地位。在实际工作中,机关事务档案“以人代档”“人走档无”的现象长期普遍存在,不仅影响机关事务档案管理的连续性和完整性,也谈不上档案分类管理、合理利用效能等问题,更不利于机关事务管理工作的经验积累和传承。

2.2机关事务工作未实现内部集中统管

按照《机关事务管理条例》的要求,机关事务工作应实现集中统一管理。集中统一管理的原则,应该包括机构的统一、资金规划和使用的统一、资产所有权和使用的统一、服务的提供和标准的统一等。但在实际工作中,各省级单位内部由于各种历史沿袭、职能职责划分不明晰等原因,将机关事务管理工作交由内部处室和下属单位联合承担,管理层级呈扁平化特点。多部门共同承担机关事务工作的局面,容易因部门工作内容交叉、责任主体不明而造成机关事务档案在形成与收集、整理与归档、保管与利用、统计与移交方面无法达成共识。

2.3专业的档案人才匮乏

主要有两种情况:一是专业能力不足。由于很多单位从事档案管理的工作人员不了解和熟悉机关事务工作,对归档材料的真实性、完整性缺乏判断力,容易造成机关事务档案“差、错、漏”的现象。二是专业人手不足。有些机关单位将下属的独立法人事业单位——机关后勤中心作为机关事务统管部门,相应的也将机关事务档案交由机关后勤中心负责。由于机关后勤中心暂未完成事业单位分类改革,单位职能职责尚未经编制管理部门重新核定,因而由机关后勤中心统管机关事务工作存在“名不正、管不完”的情况。加之机关后勤中心多年来因编制冻结、人员只出不进,管理人员一岗多责的情况非常普遍。不仅长期缺乏专业的档案管理人员,连兼职的档案工作人员也不固定,甚至有时因人手紧张还有安排编外聘用工作人员参与档案管理的情况。专业档案人员的匮乏极大地影响了机关事务档案的归集质量和利用效率。

3改善对策分析

3.1提高机关事务档案的管理意识

只有加强机关事务档案管理重要性的宣传教育,自上而下让全体干部职工认识到机关事务档案对单位和个人开展工作的便利性,才能让从事机关事务工作的人员自觉成为档案收集员,从收集档案这个档案管理的起始环节开始,让更多的人自觉、主动地参与到机关事务档案的收集、整理工作中来,从而形成全面、可靠的具有参考和指导价值的机关事务档案信息资源,为机关事务档案管理工作奠定坚实的物质基础。

3.2健全机关事务档案管理体系和制度

档案管理是一项系统工程,没有科学、规范的管理体系和制度,机关事务档案管理工作的全面、有序开展将得不到保证。省级单位结合自身实际和发展需要,要建立相应的管理制度,落实归档责任。在制度建设上应明确机关事务档案包括的收集内容、载体形式、归集流程、管理利用原则以及奖惩办法等内容。省级单位对内部的机关事务档案归口管理部门应进行明确,归口管理部门不仅要接受上级机关事务管理和档案管理单位的业务指导和监督,还要统筹协调好单位内部从事机关事务相关工作的处室和部门,做好他们档案管理业务上的指导和监督工作,从而形成上级单位、统管部门、立档部门和所有参与其中的档案收集员四级参与、齐抓共管的管理局面。

3.3推进机关事务档案信息化建设

一是从“硬件”入手,为机关事务档案信息化建设提供物质保证。包括建设或配备能够满足库房现代化管理的档案场所;配备适应机关事务档案数字化、电子文件及电子档案管理需求的专业设备等。二是从“软件”入手,为机关事务档案工作提供支持和保障。在配备专业的档案管理软件的基础上,还要充分利用各种机关事务信息化管理系统和平台,重视业务数据、网页信息等的收集、存储和利用。三是通过提高信息化建设水平,拓宽机关事务档案的服务对象和利用效率。由于机关事务工作在机关单位存在共性特征,在做好分类管理和保密措施的情况下,机关事务档案除了对内服务外,也可为上级和同级党委、政府以及纪检监察部门的监管工作提供服务。在集中统一管理的指导思想下,通过推进信息化建设,可整合机关事务工作档案资源,加强对档案信息的管理和利用,还可以推进机关事务档案朝着规范化、标准化、现代化的方向前进。

3.4提高档案管理人员的专业素质

省级单位不仅要注意从信息检索、计算机应用或者档案管理等专业领域吸收人才来专门从事机关事务档案工作,还要重视对现有兼职工作人员专业技能和素质的提升,定期组织他们参加档案管理的业务培训,与时俱进、熟练掌握档案管理的专业技能知识。有些机关事务档案资料还涉及干部职工的个人隐私,这决定了从事相关工作的人员不仅要熟悉机关事务管理方方面面的具体工作、还要有坚持原则、严守秘密、爱岗敬业、勇于担当这些优良、过硬的政治素质,始终保有从事档案管理工作的高度事业心和责任感。

作者:谢荔 周云睿 单位:四川省林业和草原局机关后勤服务中心 四川省农业科学院生物技术核技术研究所