【摘要】随着经济社会的不断发展，职工档案越来越多，传统的档案管理方式，多是用手工归档，容易造成人为损坏和丢失，并且工作量大。如果档案通过信息化设备管理，可以让管理人员提升工作效率，降低档案管理维护的成本，还可以在新型档案管理模式下，培养职工的责任感、综合素质、档案管理意识、主人翁意识等。通过运用数字信息处理手段来管理档案，符合时代的发展潮流，简化日常查阅档案的工作量，节省大量时间，减少自然损坏造成的损失。同时也顺应了现代化建设的要求，进一步提升现代化水准，为全面落实现代化奉献自己的力量。
【关键词】数字化信息；人事档案管理；重要性
21世纪以来，我国迎来了高速发展的时代，世界范围内在进行信息技术革命，经济和科学技术制度有了质的飞跃，“互联网+”模式下，信息技术渗透进了各行各业，不断推进我国现代化的进程。近年来，人们生活水平大大提高，也开始注重自己的身体健康状况，国家层面给予重视，现在的公共事业发展非常迅速，在这样的历史背景下，各行业也逐步走向现代化，人事档案管理方式也由以前的传统纸质形式慢慢向数字化转变。本文对目前人事档案管理现状做出分析，并且提出可行的改革方法。
一、人事档案管理现状
（一）创新意识薄弱。档案在我们人生的各个阶段都是非常重要的，记录着一个人从出生开始，到现在的成长历程、信誉、荣誉等，一份保存完好的档案，就等于是一个人的真实写照，能够把个人的情况反映到书面上。但是目前部分地区，受制于传统的档案管理方式和形式，采用纸质的形式，相对落后，不利于长久的保存，而且有时会出现丢失、破损等现象，给职工造成损失，究其原因，是没有积极创新档案管理方式。并且每一次的查阅和更新工作量都非常大，十分不利于管理，使工作人员久而生厌，影响工作的积极性。我们应该打开思路，运用现代化信息技术，创新档案管理方法，让工作人员从烦琐的办公室解脱出来，方便后期的维护管理工作。
（二）档案管理工作效率过低。现如今，大多数的档案管理工作都是人工管理，整个档案室的档案非常多，每次翻动档案都要花费很多的时间和大量的人力资源，而且在平常细微的变动中，比如奖励、学历等，又要加重档案管理人员的负担，还会出现错误的情况，对职工和干部造成不必要的损失。牵一发而动全身，如果对某个人的信息填写时出现了错误，不小心填到了别人的档案上，那么又会牵扯到另外一个人，这就需要工作人员重新在成百上千的档案当中找出来再进行修改，让档案失去了原有的作用，降低了档案所反映情况的可靠度，导致档案的可参考性降低。
二、档案数字化管理的重要作用
（一）培养科学的档案管理意识，增加重视度。科学的档案管理方法，得益于现代化的信息技术，从根本上降低了管理成本和难度。采取现代化的管理方式，这是领导能力的体验。能够从实际出发，培养一个单位的档案管理意识，提升工作效率，运用现代化信息技术，既能简化档案保存和维护的工作量，同时还能简化查找翻阅档案的流程，保证领导能够在短时间内掌握职工的个人信息，直接提升人力资源配置。在实现档案管理方式现代化的同时，我们的管理人员也应该与时俱进，引进一些具备电子信息专业能力的人员来管理，提高人才引进的门槛，优化干部综合素质，提升人才梯队的合理性，进一步提高对档案管理工作的重视。
（二）提升档案管理工作效率，延长档案使用时间。运用现代化的信息手段来管理档案，涉及人员信息的增删改查，节省了大量的查阅时间，可以通过搜索关键词来查找人员相关数据，调出档案后把通过数据库储存的人员信息进行修改即可，极大减少了翻找档案的时间，提升了工作效率，减少了出现错误的机会。其二，运用现代化的信息存储手段，不再使用纸质档案，可以大大提升档案使用时间，采用硬件处理，云端备份的方法，能够突破寿命限制，延长使用时间。即使硬件损坏，我们还可以通过云端备份来恢复，避免造成损失。此外，我们还可以采用加密技术，对档案进行加密处理，根据职务和职责划分权限，不同的人员权限不同，在系统内通过账号权限等级的形式分级下达权限，人事管理员可以按照实际需要去修改档案，领导干部可以查阅相关人员档案，而普通职工只能查看自己的档案，既能保证工作畅通，又可以提升安全性，一举多得，而且不用再担心档案袋装不下厚厚的档案，通过硬件储存可以随时扩容，数据不容易发生意外的擦除和丢失。
（三）畅通运行机制，保证相关工作有效推进。档案的转接和查阅牵扯到人员的晋升、奖惩、待遇等等，是医疗系统内部各项工作有序开展的重要基石，只有保证了资料的真实性，才能提升评优评先的客观性，从而进一步保证公平。在这样的基础上，营造一个相对公平的竞争环境，有利于提升干部与职工工作的积极性。工作人员的积极性上去了，那么工作的兴趣、动力和效率都会受到正向的激励，个人是这样，集体也是这样，会让每一个科室迸发出更强大的力量，让一个单位拥有更强大的凝聚力，这对企业的发展非常重要，往往一个基础环节做好了，后面的工作会变得更加简单，这对于长久的发展，对于提升党政形象都有非常重要的意义。
三、通过数字化信息技术处理档案的前提和保证
（一）加强顶层设计，提升安全意识，加大人才和研发的投入。事关医疗系统的正常运转与发展，我们不仅要积极创新档案管理方法和形式，还应该制定科学、规范、全面的规章制度来进行管理。把权力关进制度的笼子里，在辩证的视野下研究权力制约，避免因为领导权限过大而导致档案的客观性降低，完善制度保障。加强顶层设计，确保档案的规范使用。信息技术是一把双刃剑，在它飞速发展、造福人类的同时也产生了恶意木马病毒等损害信息安全。我们应该加强网络安全教育，提升工作人员的防钓鱼意识，不去主动浏览有危险的网页，不随意点击转发的链接，在开展工作的时候不能在网页上泄露个人信息，以免对社会和个人造成不必要的损失。除了提升防范意识外，还应该购买或者研发配套的网络安全软件来为系统的正常运行保驾护航，并且引进专门维护网络安全的高层次人才，以此对抗恶意木马的入侵。除了软件加密以外，对于重要数据，还可以进行硬件加密，通过人脸和指纹识别，采用二次验证或多次验证的方式，保证信息只能被特定的人增删改查，不被窃取。同时，信息时展非常迅速，为了不断满足人们的需求，系统也要及时更新换代。老旧的系统除了不安全以外，还不符合实际的需求，因此力求满足在一线的工作时发现的实际需要，尽可能让操作更加简便，每个人都能使用，便于大家及时关注自己的档案状态，所以，我们在安排财政预算的时候，应该加大对研发领域的投入与支持，以此来刺激研发的积极性，让系统不断更新换代。系统的更新往往伴随着硬件的更换来支持，存储空间会随着时间的累计逐渐变少，要及时替换老旧的存储设备，最好建立云端存储，以保证长久使用，无论多么优秀的算法也要在合适的硬件当中运行，才能发挥它应有的价值，所以电脑也要不断更新系统和硬件，让软硬件相互配合，营造更好、更安全、更简便的档案管理环境。
（二）加强职工主人翁意识，档案管理法制化。要拥有完善的档案管理规章制度，除了在日常的工作中不断创新以外，还应该着手培养职工的法制观念，给予档案管理人员权力的同时，要为权力准备好笼子，不然就会泛滥使用。通过加强教育提升职工的监督意识是一个好的途径，既能提升职工综合素质，又能监督工作人员，培养档案管理工作人员的守法意识，促进不同梯度的人才队伍建设。让管理人员在传统的方式方法中解脱出来，在新的环境下培养切合实际工作需要的电脑操作能力，专业化的业务水准，全方位多层次提升档案管理工作人员的素质。
四、结语
总而言之，档案管理数字化、信息化是信息时代的必然要求，也是一线档案管理工作的实际需要，契合现代化建设的要求。我们应该打开思路，积极跟上社会的发展，把数字信息技术引入工作当中，建立相配套的规章制度、运行流程、维护手段、使用方法等，确保数字信息技术能够发挥应有的作用，为公共卫生的现代化打下坚实的基础。
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作者:于天莹 单位:潍坊市中医院