数字化综合管理范例

数字化综合管理

数字化综合管理范文1

关键词:医院综合档案室;数字化档案管理;智慧医院

一、档案管理现状

郴州市第一人民医院创立于1907年,是一所具有100多年历史的集医疗急救、科研教学、康复保健为一体的三级甲等综合医院。2015年医院形成以中心医院为主体,东、西、南、北院为“四轮”的“一体四轮”发展格局。目前我院综合档案室建筑面积为300多平方米,分设有文书档案室、基建档案室、设备档案室、实物档案室、荣誉室等。

二、档案管理存在的问题及分析

现阶段医院档案管理工作重点主要放在临床病例档案管理上,在很大程度上忽视了对综合档案的管理。加之医院的档案管理制度还不健全,投入到综合档案管理的资源不足,档案室信息化设备不完善,医院各信息系统还未形成对接,因此各部门信息系统生成的数据无法直接有效地归入到综合档案系统中使用,且档案资料归档后的再次扫描、上传、著录,浪费了更多财力、人力等资源,导致各院区档案分散,未及时统一收入医院综合档案室,档案生成、保存、利用手段落后,数据无法共享,档案利用率低,严重影响了五个院区信息资源的远程共享,阻碍了医院数字化建设的进程。

三、全面实现医院综合档案数字化管理的有效措施

随着科技的发展,各种数字化管理协同工作平台被广泛运用在业务流程中,并逐渐成为企业信息化建设的主流,为新时期的综合档案数字化管理带来极大的挑战和全新的机遇。

(一)加强基础设施建设

医院内部局域网是各项工作开展的基础,利用多媒体、扫描、通信、网络信息传递、数据库技术等,结合医院综合档案管理的网络化需求,增加资金投入,保证其内存,是保障内部所有档案资料管理的重要手段。

(二)纸质存量档案数字化加工

要想实现纸质存量档案数字化加工,必须要将重点放在形成时间早、使用价值大、保管期限长以及利用频率高的档案上,有计划、有重点、有步骤地进行数字化加工。纸质存量档案数字化加工步骤分为档案前处理,包括编制档案页码、修补破损档案、拆卷、还原装订;档案数据扫描;图片处理等。引入网络版档案管理系统,按档案标准字段进行条目录入、档案数据挂接、档案数据校对等。

(三)档案管理系统与医院OA系统对接

医院综合档案网络管理系统与内部OA系统对接,可实现数据远程共享。医院OA系统定期将已经办理完成的电子文件通过接口归档到档案管理系统,进入档案文书整理模块,减少文件再次录入系统的成本。

(四)进行档案业务管理流程数字化管理

从综合档案形成的流程出发,结合信息技术彻底改变传统档案的部门化管理模式。进一步实现档案收集、整理、利用、统计以及鉴定等业务流程数字化管理。医院网络版档案管理系统对各部门档案进行对接,在线上传数字档案,并线上办理部门移交接手续;医院职工查阅或借阅档案均在线上申请、审批;档案的鉴定工作也可在网上进行。在大数据时代,加强医院各医疗区各部门的联合,实现资源共享,构建数字化综合档案室,为各部门档案的存档和使用提供远程服务。统一汇总各种类型的档案,同时将分类整理好的档案信息上传到医院内部网络平台,实现档案信息的资源共享,从整体上促使医院电子档案利用率提升,为医院各部门工作效率的提升打下基础。另一方面,还能提高医院综合档案质量,增强档案工作人员的综合素质,促使档案工作人员更好地为卫生事业服务。

四、结束语

数字化综合管理范文2

【关键词】医院;综合档案;数字化;管理措施

医疗体制改革正在持续深入,医学事业也在不断发展,医院档案的应用价值以及信息利用率则越来越高,但在特殊的医院工作的影响下,各部门、各科室散落着很多重要文件资料,不利于医院正常开展工作,这就需要医院以数字化管理实现对综合档案信息的利用,以便适应网络信息时代的发展。

一、医院综合档案数字化管理特点

医院综合档案涵盖医院管理的方方面面,广泛涉及党建、行政、基建、医疗、人事、财务以及科教等,这使得其数字化管理呈现出一些特点,具体体现在三个方面:一是载体特点。传统的综合档案管理载体以纸张为主,能直接被阅读,但在数字化环境里,综合档案信息就是格式多样的数字化文档,其载体以光盘、磁盘等为主,只有经过解码才能阅读信息。对于数字化管理,医院综合档案信息可随时随地被分离,要通过持续更新计算机、信息技术提供保障。二是时效特点。综合档案数字化管理要大量使用网络、计算机、数据库查询、通信等技术,促使档案信息能被快速、全文、远程检索,使用者只需依托计算机终端就能快速检索、查阅电子文档,并快速完成综合档案电子文档的形成、归档等过程,增强信息时效,提高医院综合档案开发利用效率。三是共享特点。医院综合档案数字化信息是在计算机与网络环境里形成并接受管理的,所以可高度共享信息。综合档案是一种信息,具有共享条件,只是传统档案信息共享会受到时空的局限。而数字化管理就完全不同,能依托计算机网络组建综合档案数字化管理系统,在打破时空局限共享综合档案信息的同时更好地保护纸质原件,延长综合档案寿命。

二、医院综合档案数字化管理措施

(一)完善设施标准,发挥平台优势。网络信息时代的到来使医院综合档案管理面临新的要求和挑战,从形成文件到管理档案的全过程均由计算机软硬件和一些设备完成,综合档案数字化管理依托信息系统覆盖到医院的各个部门、科室,对此,档案室应按照相关标准对文档管理的设施标准进行修订、完善。但医院各个部门的职能存在差异,这决定着各自形成的档案、文件的类别也存在差异,所以在利用计算机对综合档案实施数字化管理时务必要求各个部门统一管理文件档案的类别、格式,保证信息系统有更强的可操作性。当然,医院主要通过计算机硬件、软件对综合档案实施数字化管理,只是人们不断对档案信息提出新的需求,且计算机技术的发展日新月异,构成信息系统的各种软硬件、设备等也需要持续改进、完善,如此才能发挥出平台的优势,推动综合档案数字化管理进程。这是循序渐进的过程,不得寄希望于改进一次就受益终身。(二)严格把关质量,加强安全防护。对于医院综合档案进行分类、归档,这是庞大而复杂的工作,且大多数内容都要依赖人工完成,难免发生差错。所以在具体的综合档案数字化管理流程中必须严格控制相关工作的质量,确保医院有序开展综合档案数字化管理。针对纸质档案文件,档案人员在扫描时要严格依据综合档案文件的顺序逐页扫描,预防出现漏扫、错扫等问题。同时,加大对综合档案管理的安全防护力度,因为对医院而言,综合档案是机要文件,管理综合档案面临着严格的安全要求、保密要求。数字化管理是依托网络信息技术开展的档案管理,势必会涉及网络安全问题,且综合档案数字化管理本身就不会被时空条件所限制,因而极易丢失信息资源,导致档案管理质量较低。所以在医院综合档案数字化管理中必须强化网络安全防护,依托信息技术完善防盗措施,并备份所有的综合档案文件,提高综合档案信息的安全性、可控性。(三)建设数字资源,加强资源利用。医院档案室应基于对现有数字综合档案资源以及馆藏档案数字化的优化,将归档并管理电子文件作为重点,形成四级综合档案检索体系,具体包括院级、全宗级、案卷级、文件级,以便提高检索综合档案数字资源的查全率、查准率;提供利用电子档案的拷贝、计算机利用、通信传输等途径,提供利用电子档案的计算机编目及方法;关注并主动开展对电子文档的归档、接收、管理;结合医院实际,按照利用者的需求,分清楚轻重缓急,分批、分步骤选择利用价值、保存价值、使用频率都较高的综合档案,优先使其数字化、数据化;优化馆藏,充实并完善现有综合档案数据库,提高利用综合档案资源的效率;拓展对综合档案的深层次加工,落实档案信息的检索、汇总、分析以及跟踪等工作,按照类别或专题对综合档案信息资源进行二次、三次加工,拓宽服务渠道,通过上网新信息、发送电子邮件、远程检索光盘、举办在线展览等途径加强对综合档案资源的利用。

三、结语

促进综合档案数字化管理是推进医院档案现代化管理的需要,是网络信息时代医院综合档案管理的必然趋势。医院综合档案数字化管理为医院管理、开发及利用档案信息资源提供了空前有利的条件,促使综合档案的价值在医院活动中得到更深层次的挖掘与利用。在实践中,医院档案室务必要充分认识综合档案数字化管理的特点,并采取行之有效的措施促进数字化管理的实现,为医院的发展提供助力。

【参考文献】

[1]于福家.医院综合档案数字化管理及其应用[J].企业改革与管理,2016(09):215.

数字化综合管理范文3

现今,伴随计算机与网络的迅猛发展,现代化信息技术已经被广泛应用于各行各业,并成为推动社会发展的一个重要推力。而社会信息化发展进程的逐步加快,也为档案数字化管理提供了平台与空间。以医院综合档案管理为例,数字化管理的实现,就对有效保存档案资源、简化档案调阅程度、提高档案利用共享率等发挥着不可忽视的作用。故在医院综合档案管理中,全面展开数字化管理,很有必要。对此,文章就医院档案数字化管理的实现提出几点建议。

关键词:

医院;综合档案;数字化管理

对于任何一家医院,其档案均是由医院内部各部门、各组织与个人自医院成立到现在的各项活动中,对那些有较大保存价值的资料借助文字、图表等载体加以保存的一种记录。它不仅可为医院日常各项管理工作的展开提供一定参考,而且也是医院制定发展战略、展开各类诊疗活动的一个重要凭证,是领导制定决策,并对医务人员行为加以规范的一个重要依据[1]。而伴随现代信息技术的发展,各种现代化信息技术被广泛应用于档案管理中,并发挥着重要的作用。由此,数字化档案管理日渐成为档案管理今后发展的一个重要发展。当然医院综合档案管理也不例外,必然也需逐步展开档案的数字化管理,以此来更好地顺应今后医疗事业发展的方向,从整体上提升档案管理水平与档案服务利用效益。下文,笔者就医院综合档案数字化管理的实现作一简要分析。

一、强化网络环境建设,构建专门数据库

在医院综合档案数字化管理过程中,各种档案数据库的建设是实现档案数字化管理的前提所在。为此,管理人员必须做好医院档案管理的网络环境建设,积极构建各类专门档案数据库,用以实现对档案信息的数字化管理。第一,结合医院综合档案实际情况,利用著录标引,将医院各类文书方案的档号、分类号与题名、形成时间以及主题词等信息及时录入到计算机中,构建医院“综合档案基本目录数据库”,便于档案利用者借助计算机快速检索档案信息,提高档案信息利用率[2]。第二,建立“科技档案数据库”。在档案数字化管理中,科技档案数据库,必须能够真实、完整地录入医院日常各项科研课题的申报、签订与技术总结、评审报告等活动全过程,并具体根据科技档案情况,设置不同专题,进而为医务人员科研活动提供指导服务。第三,构建人力资源数据库。档案管理员需及时把医院干部与职工的基本信息录入到“人力资源数据库”中,以真实反映医院人力资源状况,并编辑好科研、学历等子集,以真实反映不同人员不同时期的成长情况,为医院干部提拔提供有利依据。第四,构建医疗设备档案数据库。档案管理员需及时将医院各类设备型号、随机材料与设备维修、报废等信息录入到数据库中,便于决策者优化配置医疗资源,保证医院各类医疗设备的有序运行。第五,构建会计电子档案数据库。通过对医院历年会计初始化工作与日常会计核算业务的整理,形成医院“会计电子档案数据库”,并对这些电子档案进行分类处理,从而为医院决策者制定各项财务计划与财务预测提供真实的数据,以此来保证计划的可行性与有效性[3]。

二、采用技术防护措施,保证档案管理安全

医院综合档案管理数字化的实现,虽然在很大程度上提升了档案管理水平,但数字化的实现,也在一定程度上增加了电子档案管理风险。为此,积极采取技术防护措施,确保档案管理的安全,是全面实现档案数字化的重要保障。首先,需严抓电子信息存储载体,尤其是磁性载体的安全防护。为此,在医院综合档案管理中,管理人员必须做好档案异质与异地备份工作,尤其是对那些需长久存储的电子文件,需将其备份到耐久性较好的载体上,做到“一式三套”,并做到定期复制,以免信息丢失,提高电子档案管理水平[4]。同时,对于磁盘、光盘等电子文件载体,也需将其存放在防磁装具中,并定期检测、拷贝,以确保档案信息的完整性。其次,确保计算机网络系统的安全运行。医院可将其内部网同一切外网进行物理隔离,充分应用DRM技术对其访问权加以控制,并进行加密处理,以此来确保数据的安全与共享。同时,档案管理技术人员还需做好对电脑病毒的防控工作,以免因网络病毒侵扰而影响到电子档案管理。如尽量安装可靠性比较强的防火墙,定期更换杀毒软件,定期进行病毒检测,以此来确保电子档案信息的安全性。最后,在实现医院综合档案数字化、电子化管理的同时,还需做到电子档案同纸质档案的并轨管理工作,保证两种档案载体的一致性。

三、完善档案管理机制,明确分级管理

健全管理机制的构建,是确保医院综合档案实现数字化管理的重要条件。为此,管理员需不断完善其管理机制,实施分级管理,以进一步规范档案管理工作。首先,建立健全的管理机制,以确保电子档案的真实性。一般来讲,电子档案在其形成、处理和归档、保存等各环节,均有可能出现信息删改或丢失等情况,故在积极引进各类信息安全技术的同时,医院档案管理部门还需制定出对应管理制度,以确保各项信息安全技术作用的充分发挥,进而在实现档案的数字化管理基础上确保档案信息的安全性与完整性[5]。如采用法规形式对医院电子档案保管和利用标准加以明确,确保各档案管理员工作能够有法可依,有章可循。同时,为保证医院相关档案管理部门能依照规定做好对各类档案的管理工作,其管理制度还需以立法形式来确认,以确保制度的有效性与合法性。其次,制定合理的档案数字化管理规范和标准。其一,制定一系列标准和规范,把医院相关纸质档案有效转为电子档案,并在结合医院实际的情况下,制定出迎合本院档案管理工作的《电子文件管理办法》,进而对电子档案形成、收集与鉴定等环节的标准加以明确,使之在档案形成初期就做到科学、规范管理;其二,形成健全的档案信息价值评估标准、档案信息技术路线与相关责任制度,以此来确保各项档案管理机制落实的有效性与连续性,从整体上对医院综合档案的数字化管理工作加以规范[6];其三,积极引导、鼓励医院档案管理员自电子档案产生支出起就严格遵照相关规章制度落实监督指导职能;同时,把电子档案鉴定、保存与利用等管理内容纳入到医院档案信息集成系统中,并对系统设计与操作加以熟悉,以充分发挥出医院档案信息接收管理平台的作用,实现对电子档案信息的实时性、可靠性与有效性的有效控制。

总而言之,紧随互联网的普及信息化建设脚步的加快,其带来的便利已深入到现实生活的方方面面,不仅有效改善了人们的生活,而且还为社会的有序发展提供了有利的信息交流平台。以医院综合档案管理工作为例,数字化管理的实现,就大大提升了医院档案管理的水平与质量,保证了各类档案信息的完整性与真实性,并充分发挥出了各类档案的服务利用效应,从而为医院的有序发展提供了有利的保障。

作者:武蕾 单位:河南省驻马店市中心医院

参考文献:

[1]郭琰.信息化环境中医院综合档案数字化管理的应用[J].生物技术世界,2014,(12):250.

[2]李彦钧.综合档案的数字化管理、开发与利用——以天津市中医药研究院附属医院为例[J].黑龙江档案,2014,(06):36.

[3]黄桂敏.医院综合档案数字化管理的可行性探讨[J].办公室业务,2015,)(13):91-92.

[4]刘喜珍.医院综合档案数字化管理的应用和体会[J].城建档案,2015,(09):23-25.

数字化综合管理范文4

的数字化提高了档案管理和利用的效率,可以促使档案资源由封闭走向开放,从而实现科学管理、开发与应用。传统的档案管理以纸质媒介为主,保存在专门的档案室里,导致查找和搜索不便,影响了档案资源的开发和利用。基于计算机网络的数字化档案管理便于档案的查找利用,用户可以在任何时间和地点检索查看,极大地提高了档案信息的利用效率。数字化的档案管理将过去实体形式的档案室变成了现在的信息资源中心。

二、档案管理数字化面临的困难

(一)电子信息归档困难。

现在很多单位中,办公系统和档案管理系统无法兼容,处于各自为政的状态,这给电子信息的归档造成了困难。不少单位利用的信息化办公系统,是由单位自主开发或委托第三方研发的,而单位使用的档案管理系统则大多是国家档案部门为了实现档案管理的规范化和资源全面共享设计的专门档案管理软件。由于软件开发单位不同、工具不同、系统不同、架构不同、格式不同等原因,在办公软件和档案管理软件之间常常无法实现数据转换和信息共享,造成电子文件归档比较困难,需要重新对存档的内容进行收集和录入,造成人力资源的浪费。

(二)“无差别”双套保存造成浪费。

在很多单位中,档案管理没有进行有效地分类和鉴别,全部实行电子档案和纸质档案同时保存,这种“无差别”的电子文档和纸质文档双套保存通常造成了较大的资源浪费。在一些单位的办公系统中,各部门人员通过网络上传生成办公文件,其中很多日常文件只需电子存档就够了,仅有少部分重要文档才需纸质留存。但常常在电子文件上传后,档案部门又“不分青红皂白”将其逐一打印做成纸质文件进行保存。这样,很多内容相同的文件重复保存两次,浪费了不少人力物力。

(三)电子档案存在安全性风险。

电子档案具有不安全性,造成电子档案在管理和长期保存上的困难。电子档案具有诸多优点,比如存档方便、传递迅速、占用空间小等,但是它也存在致命的缺点,就是存在安全性风险。电子档案极大地依赖软件和硬件设备,不能直接读取,如果软件或硬件老化损坏,或受到病毒侵害,或因新旧系统数据格式不兼容,都会造成数据的丢失。

(四)电子档案利用率仍较低。

虽然很多单位早就推行了信息化办公,但是多数单位并不重视档案管理的数字化,而是习惯性地沿用传统管理模式。很多单位仍由人工负责档案信息的查询和借阅,在这个过程中,计算机只用来录入、编辑和打印相关的借阅记录,让投入大量资金配置的档案信息化设备变成了“高档的打印机”。人们习惯性地利用实体档案,不重视对网络资料的利用,这样不但造成了人力物力的浪费,而且数字化档案也没有得到充分的利用,这也是一种浪费。

三、实现档案管理数字化的思考和实践

(一)加强办公系统和档案管理系统的兼容。

单位在新开发配置办公信息系统或档案管理信息系统时,应统筹考虑二者之间的相互衔接,在设计时采用统一的软件架构、数据格式和运转流程,从根本上确保办公信息系统与档案管理信息系统之间能实现无缝对接。对于已经建成的办公系统和档案管理系统,应加快升级改造,或开发相应的数据转换模块,从而实现两个系统的相互衔接和兼容。

(二)完善档案数字化管理的安全规范。

由于档案是一种特殊的信息资源,有的可以公开,有的需要保密,有的需要长期保存,因此做好数字档案的安全管理十分重要。数字化档案的安全首先是信息安全,这就需要在档案管理时制定完善的管理制度,对文档的分级分类、保密鉴定、归档要求和保管期限等进行详细界定。通过完善的制度,确保档案数字化管理有法可依、有章可循。数字化档案的安全还包括硬件和软件的安全。在硬件安全上,应配置专门的档案管理硬件系统,选用高质量档案存储载体,为数字档案的长久保存提供条件;在软件安全上,应实行完善的分级权限和密码管理,禁止存储介质混用带来病毒入侵的风险,配置必要的防火墙、杀毒软件和双工备份系统等,并定期做好系统维护和升级。

(三)抓好档案数据库建设。

当前,我国的档案数字化管理还处在由纸质文件向数字化过渡的阶段,要顺利完成这个过渡,达到西方发达国家“天网无处不在”的水平,重点在于加强档案数据库的建设。数据库是利用信息技术实现档案管理和使用的控制中心,数据库的开发与管理是我国档案信息建设的基础工作,也是核心工作。通过建立统一的数据库,可以有效实现多个单位、多个部门、多个系统数据的共享。数据库建立和完善是一项长期的工程,需要从低级到高级、由个体到群体的发展过程。在逐步建成单个数据库的基础上,利用网络逐步形成开放的数据库群,大幅度提高档案数字化系统的资源共享和有效应用。

(四)培养专业的数字化档案管理人员。

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关键词:大数据;高校;综合档案;数字化管理

引言

在办公自动化系统、财务系统软件不断普及的环境之下,基于互联网、大数据能够有效整合各种信息系统,实现业务流程数字化管理的协同平台开始逐渐进入到人们视野之中,同时也成为各单位与企业信息化建设主流,这也为高校综合档案数字化管理工作带来了全新机遇。大数据背景之下,高校综合档案数字化管理不仅是时展必然趋势,也是有效提升高校综合档案管理效率和质量的重要方法,而为了能够更好地做好这一项工作,笔者也对其进行了如下分析。

一、大数据下高校综合档案管理现状

1.档案数据信息量大,查找利用较为困难。大数据时代背景之下,高等院校在各项工作之中产生了各式各样的数据信息,如网页数据、图片数据、视频数据、音频数据以及文本文件等等,而这些均属于高校综合档案数字化管理过程中需要收集的信息内容,整个信息量可谓是十分巨大。可是,就目前各个高校档案管理系统使用情况来分析看,其大多是C/S或B/S的单一服务器系统架构,这些系统在应用过程中最多只能做磁带或者是光盘备份。在档案信息资源数据存储量不断增加的环境下,若不能引进云存储技术或服务器集群,就很有可能会引发磁盘物理存储容量不足,从而促使档案信息数据库出现崩溃等情况。高校在面对这些越来越复杂且大量的数据信息的时候,如何对其进行高效管理是需要着重思考的一个问题,所以说,高校综合档案管理存在的问题之一就是档案数据信息量大、查找利用十分困难。

2.档案数据多源异构,系统处理较为困难。高校档案数据信息来源十分广泛,而且种类也十分复杂,具体包含了高校内部教研、教学、后勤等多种数据信息,而且不同部门业务工作存在差异,这个时候其产生的档案数据信息自然也会存在差异。相关研究调查显示,在高校数据信息之中,表格、音频、文档、网页以及视频等非机构化电子文件所产生的数据信息,在整个校园网数据信息之中就能够达到85%。在纸质档案管理过程中,管理人员通常是以“份”“卷”等形式展开管理工作,对于存储空间、地点以及环境都具有一定要求,查询材料也具有较强的局限性,有时候还会因为各方面因素所影响而出现部分资料无法有效存储,最终查档困难。可是,在大数据时代背景之下,综合档案数字管理工作也开始进入数字化管理,所有纸质信息都能够转化成为数据信息,而这些数据信息均是十分重要的数据源,并且各个数据源结构差异也十分显著,这也就促使高校综合档案数字化管理数据呈现出了多源异构这一现象,而现如今,高校档案数字化管理工作还是有待完善,所以,在对这些数据信息进行处理的时候也存在着一些问题。

3.档案数据信息需求多元化,管理难度较大。在大数据时代背景下,高校各个部门不仅是档案数据信息生产者,同时也是档案数据信息使用者,这些档案数据的存在为学校科研、规划、教学管理以及校园文化建设等多方面都起到了一定的促进与指导效果。使用人员的差异促使管理人员也面对着不一样的档案材料需求,所以现如今,现有的档案管理体系无法满足使用者档案数据多元化需求。对于这一点,高校在发展过程中需要主动构建出一个高科技平台作为支撑,而大数据技术的存在则能够为新平台建设提供良好的环境。

二、大数据下高校综合档案数字化管理特点与优势

1.特点。首先,载体数字化。传统形式下的档案资源大多是以书面、纸质等形式而存在,在对其进行存储的时候,需要为其提供相应的空间进行存储,存储空间消耗较大,而且在使用的时候也需要耗费较多时间来查找。可是,数字化管理就能有效改善这一现象,其能够让档案资源信息载体以数据的形式直接存储在光盘、云空间、磁盘之中,再加上大数据技术本身就具有强大的存储功能、流通性,所以将其有效应用起来就能真正提升收录便捷性,让使用者能够更加迅速的查询与使用,提升存储安全性。其次,信息共享化。大数据技术是网络技术下的产物,综合档案数字化管理工作在开展过程中,大多是对电子档案进行管理,而要想有效查找这些资料,则可以借助于大数据技术来查询,还可以实现及时传输,这自然能够有效实现信息资源共享,减少传统管理模式下只是档案传递期间有可能会引发的档案信息丢失、受到损坏等情况。最后,管理实效化。综合档案数字化管理工作的有序推进,能够借助于大数据处理技能、共享功能,来有效突破档案使用时间、空间限制,真正做到随时随地资源收集、整理与使用,在这种管理模式下,档案管理人员整个操作过程自然会因此而变得更加的即时且动态,最大程度提升档案管理工作实效性。

2.优势。首先,数字化管理是借助于大数据技术展开的管理,因为依赖于技术,所以能够减少一些人力资源成本,同时让档案立卷机制因此而变得更加的简洁。传统档案管理模式下的档案立卷工作在实施过程中,大多是以人工收集、整理为主,可是,并不是每一位档案管理人员都能对档案资料形成完整了解的,这个时候就很容易会引发档案资源零散、混乱等管理现象,不利于后续的管理。但是,数字化管理工作的推行,则能够借助于大数据技术来对档案数据资源信息进行迅速录入以及编号存储,这样自然能够在很大程度上简化了立卷步骤以及人工操作而引发的不必要的问题,有效降低人力成本。其次,能够省时省力、减少不必要的经济支出。高校传统综合档案管理工作在实施过程中,大多是以纸质载体来进行管理,这种形式下,工作人员需要耗费较多的时间与精力来对其进行整理、收集与归纳,而且在管理与存储过程中还需要耗费一定的管理费用,经济支出与消费也不少。但是,大数据背景下高校综合档案数字化管理,则能以机器读档的方式来对档案数据进行存储,这样自然能够在一定程度上减少不必要的经济支出,同时提升整个管理工作效率。最后,档案管理办公效率能够得以有效提升。大数据下的高校综合档案数字化管理工作在实施过程中,大多是借助于大数据技术、计算机信息管理系统来直接将一些繁杂的数据信息呈现出来,这样管理人员在使用与查找的时候自然会更加便捷,从而迅速为使用者提供方便,最大程度提升了整个综合档案数字化管理效率。

三、大数据下高校综合档案数字化管理措施

1.做好基础设施建设。高校综合档案要想真正做好数字化管理工作,离不开完善的基础设施,所以在发展过程中一定要做好基础设施建设。通常情况下,高校可以从以下几点着手:首先,对软硬件相关设备及时进行更新换代,让其能够满足档案管理工作正常运行。其次,对于基础网络设施也需要做好检查与维护工作,以此来保证相关设施能够不受到任何干扰,从而发挥出互联网流通性。再者,对于档案室内的设备安全一定要重点进行保护,避免因为人为破坏、操作不当对档案资源造成损坏。最后,在完善基础设施之后,还需要对基础设施使用技术展开有效普及与推广,通过这一方式来提高档案管理人员合理应用意识与能力,减少因为人为使用不当而引发的管理问题。

2.完善综合档案数字化管理制度。高校综合档案要想真正做好数字化管理工作,完善的规章制度体系也同样重要,因为这是有效约束管理人员、提升管理效率与质量的重要举措。所以,强化管理制度完善十分重要,对于这一点:首先,对档案管理各个环节负责人进行明确,如生产、审核、录入以及归档要求等等,这样才能有效保证各项工作推进的合理性。其次,对于档案信息整理流程同样需要进行明确,以此来保证纸质档案、电子档案均能够实现有效归档,及时对各种类型的档案进行整合与管理,借助于制度体系进行约束,从而有效保证档案真实性与完整性。最后,还需要对档案借阅、审批进行合理规范,如借阅要求、归还时间、使用范围等等,另外,还需要做好数据审核工作,这样才能更好地提升高校综合档案数字化管理质量和效率。

3.做好综合档案安全保管工作。在大数据背景之下的高校综合档案数字化管理工作,还需要考虑到网络环境的开放性,在管理过程中做好综合档案安全保管工作,以此来有效提升数字化管理质量。首先,从制度上对其进行规范,尤其是对于档案应用、存储以及传输等环节更是要做好审查与监督工作,避免出现因为管理不当而产生的档案资源信息受到损害、泄露等情况。其次,对于数据信息还需要及时进行备份,对于一些重点档案资料则需做好安全加密,借助于安全保密技术来提升其安全性,从而有效减少档案资源受到损害。4.拓展数字资源、开展大数据挖掘工作大数据下的高校综合档案数字化管理过程中,资源建设属于其发展根本,更是数字化档案管理重点,所以高校综合档案数字化管理可以按照“存量数字化,增量电子化”等要求,来对馆藏纸质档案、照片、缩微胶片等一系列传统实体档案进行数字化加工,以此来便于电子档案检索与利用。在这一过程中需要注意,大数据背景下的高校综合档案数字化管理工作一定要面向师生生活、教职工需求,以此来不断拓展现有档案分类体系下的收集内容与范围,从而形成大档案概念。例如,学校各个院系内部会议文件、重大实验设备使用记录、学生思想活动谈话记录等等都可以将其作为有价值的数据信息,将其存储起来,有效丰富高校综合档案。除此之外,高校综合档案数字化管理工作,本身就是高校数据开发与利用的关键,在工作过程中,我们还可以借助于数据分析引擎、云计算等技术,在海量的档案数据之中选择具有价值信息的档案进行二次、多次开发,以此来更好地发挥出其价值。

5.构建综合应用系统。大数据背景下的高校综合档案数字化管理过程中,还可以积极构建综合应用系统。高校综合档案数字化管理工作本身就是一个信息综合体,工作人员需要对数据进行收集、录入、加工、检索与使用,而这些环节都离不开强大的数据档案管理系统与综合档案资源数据库。为此,在数字化管理过程中,可以积极借助于综合应用系统来进行管理与优化:(1)数字档案管理系统。这一系统主要有三大部分,分别是数字档案管理、日常业务管理、档案查阅这三个部分,其中数字化采集模块既可以借助于存储技术、检索基础来批量对纸质档案材料进行数字化采集;系统日常业务管理则主要是进行档案整理与著录;档案查阅这一部分则是借助于大数据技术所提供的远程查档与阅档工作提供服务。而且该系统还能与学校OA系统实现有效对接,这样就能真正有效实现校内流转的电子公共自动归档,以此来真正实现档案收集、存储与利用数字化。(2)档案资源数据库。大数据背景之下,非结构化数据呈现出了显著增加的趋势,具体而言,就是由移动网络设备而产生的通过图像、视频、音频以及图表等表现出来的信息数据正在不断增加。在大数据背景之下,高校综合档案数字化管理过程中,需要对大量非结构化数据信息进行管理,具体包含目录数据库、文件数据库以及多媒体数据库等等,而构建档案资源数据库即能够对这些分散的结构化与非结构的数据资源相互关联在一起,从而有效克服结构数据与非结构数据内外部分界等情况,形成超大规模的数据资源库。在这一过程中,还可以基于此来积极借助于大数据分析技术,来对数据资源块进行提炼与优化,以此来构建出数据资源目标,这样就能进一步提升整个数据检索效率,真正做好高校综合档案数字化管理工作。

四、结语

数字化综合管理范文6

一、医院综合档案数字化管理的应用

1.1特种载体档案数字化管理

特种载体档案的数字化管理内容主要有照片及声像档案。对照片档案所采取的管理方式分为两种,即纸质及数码照片。纸质照片管理主要是指运用扫描仪器对照片档案进行扫描,之后再完成对其的存储。数码照片管理则是运用数码相机对档案进行翻拍,完成对档案图像的完全获取。另外,在对特种载体档案进行数字化管理时,一些实物档案照片的管理极为重要,如对奖牌、证书等物进行数码保存,为其今后的管理提供帮助。医院声像档案主要是指一些所采取的数字化管理方式为录音、录像材料,如医院宣传资料录像、职工欢庆视频等。声像档案自身所具有的容量极大,因此在对其实行数字化管理时,需首先对其进行缩小处理,之后再完成档案系统的挂接工作。在完成挂接工作后,档案管理人员便可轻易对数字文件进行调用,对视频图像进行点播操作。

1.2电子病历在线备份

在医院综合档案文件中,数量最多的应该就是患者病例了。在对病历档案进行数字化管理时,可以进行电子病历及数字档案的实时传输,将医院档案在市档案局中进行备份,为电子病历及档案的安全性提供保障。档案登记备份主要包括:医院电子病历、医院信息、影像视频等,其容量为档案的数字化成果数据及服务器数据,应对其实行备份载体包的分开创建。

二、医院综合档案数字化管理的科学对策

2.1结合医院发展战略,着重关注档案数字化管理

在对医院综合档案实行数字化管理时应注意与其自身的发展战略紧密结合,促使档案管理系统在其运行中能够为医院的发展提供大量的数据信息支持。医院管理人员也应端正自身的管理,对医院档案信息的重要性着重注意。将原先对文档管理部门的忽视观念彻底清除。将综合档案数字化管理工作放在重点位置,将其与医院的未来发展相融合,才能帮助有效提升档案数字化管理水平。

2.2整合医院部门信息系统,建立档案信息管理平台

在对医院综合档案实行数字化管理时,应与远方信息平台建设相结合,将各个信息子系统进行优化整合,帮助创设一个优良的医院信息环境,从而进一步增强医院档案的数字化管理。将院方办公室文件管理、医疗研究、人事管理等系统进行科学整合,从而进一步形成一个信息化的档案管理系统。对信息管理系统进行充分利用,有利于实现医院文件及档案的科学管理。同时也有利于实现整个医院档案的无纸化办公管理、信息数据的简单存取、档案资源传输共享。如此一来,便能真正实现对档案信息的最大化运用。

2.3加强业务培训,培养专业管理人才

在对医院综合档案实行数字化管理时所牵扯到的文档数据信息极多,容量极大。因此在对档案实行全面化的管理时,对档案管理人员的技能要求较高,需要管理人员熟悉掌握计算机软硬件、网络、信息技术。也就是说,综合档案数字化管理人员应属于能够管理文档资料及熟练运用计算机技术的复合型人才,这两点技能缺一不可。医院在其自身的建设发展中,将专业化的人才培养出来,才能更好地完成档案的数字化管理工作,提升工作效率。

2.4加大安全防护工作力度

医院中的综合档案属于院方的机密文件,在对其实行数字化管理时务必要做好保密工作。数字化档案管理工作是建立在网络信息技术基础上的,因此所受到的网络安全问题影响极大。另外,数字化的信息管理方式其自身在实行中便突破了时间及空间的限制,在一定程度上会使得档案信息资源出现损坏、遗失的情况。所以,在对综合档案实行数字化管理时,应着重注意加大网络安全防护工作的力度,充分运用新型防盗措施,对综合档案进行复制备份化处理,进一步加大档案信息数据管理的安全可靠性。

三、结语

医院综合档案的数字化管理是顺应时展的结果及趋势,同时也是为整个医院实行数字化管理提供帮助,能够帮助有效提升医院的服务及管理水平。数字化管理在医院档案管理中的应用优势极多,对其采取科学有效的对策措施,能够帮助进一步提升档案数字化管理水平质量,帮助促进整个医院的良好发展,进一步推动整个社会的健康发展。

作者:郭琰 单位:河南省开封市妇产医院

第二篇

一、争取医院领导的重视,提高档案管理信息化水平

在实际档案管理工作中,医院的相关领导必须将医院综合档案的数字化管理工作作为医院的一个长期发展战略来对待,并将医院文档的管理系统逐渐建设成为能够实时为医院发展提供有效信息资源的坚强后盾,同时,通过端正自身观念以充分认识到医院综合档案信息资源在医院长期发展过程中的重要作用,从而逐渐摆脱传统观念中所认为的档案管理部门仅仅只是一个附属单位的想法,以进一步加大对医院综合档案数字化管理工作的重视度,并最终将其真正地落实到日常的档案管理工作中,从整体上提高医院档案管理的质量。

二、建立相应规章制度,进一步规范档案管理工作

(一)建立完善的管理制度以保证电子文件的真实性

一般情况下,电子文件在形成、处理与归档、保管以及利用等各环节中都有可能出现信息丢失、删改等情况,因此,在引进先进的信息安全技术的基础上,相关档案管理部门还需制定出相关的管理制度,以保证信息安全技术在具体管理工作中能够得到有效运用,最终在实现医院综合档案数字化管理的基础上保证档案信息的真实性、原始性与安全性。如以法规的形式明确电子档案保管与利用的标准,使工作人员能够真正做到有法可依,如卫生部所出台的《电子病历管理办法》就能比较有效地规范各大医院对电子病历的管理。同时,为确保医院的相关档案管理部门能够依照相关规定对电子文件与电子档案实施必要的管理,其管理制度还需通过立法的形式进行确认,以保证其制度的合法性与有效性。此外,为避免因管理人员的疏忽或是对文件价值的不确定而导致一些有价值文件的删除,相关档案管理部门在电子文件形成初期就需对其进行预先的保存与管理,从而在保证归档质量的基础上确保档案信息资源的完整性、真实性与持久性。

(二)制定科学的医院综合档案数字化管理规范与标准

首先,有效制定一系列的规范与标准将一些纸质档案顺利地转换成电子档案,并在充分结合医院实际的基础之上,制定出符合本院档案管理工作实际的《电子文件管理办法》,从而将相关电子档案的形成、收集、整理与鉴定的标准有效地确定下来,并对归档工作、档案分类、排列以及保存工作进行有效地规范,进而在电子档案的形成初期就实现科学、规范化的有序管理;其次,制定并完善文件信息的相关价值评估标准、文档信息保密与相关的责任制度以及文件信息有机转化成档案信息的相关技术路线,从而保证管理制度执行的连贯性与有效性,从整体上规范医院综合档案的数字化管理工作;最后,积极引导档案管理人员从电子文件产生的初期就合理地行使相关的监督指导职能,将有关电子档案的鉴定、归档与保存、利用等管理内容划入到信息集成系统中,并全面熟悉该系统的设计与具体的操作,从而能够有效运用专门档案信息的接收管理平台实现对档案信息资源有效性、实时性与可靠性的控制与维护。

三、加强培训,提高档案管理人员的综合素质

众所周知,数字化的医院档综合档案管理工作将涉及到大量的电子文档资料,对管理人员的计算机水平有着较高的要求。因此,档案管理人员必须全面熟悉电子计算机软硬件与一些相关的设备与网络方面的技术以及信息处理等技术,而那些仅仅只懂得文档管理而不懂得计算机技术的档案管理人员将无法适应档案数字化管理的要求,故医院必须重视加强档案管理人员在计算机方面相关知识的培训,以逐步提高管理人员的计算机水平,因为只有培养出符合要求的电子档案管理人员,医院才能真正实现综合档案的数字化管理。另外,医院还可以选派一些优秀的档案管理人员进行外出的进修或参观学习,从而将其他医院一些比较先进的档案管理模式与技术引进到本院的档案管理工作中,并有效运用网络与现代通讯等众多高科技手段以不断增强档案管理部门与档案管理人员的信息来源与创新思维,最终成立一支具有高素质文化的档案管理队伍。

作者:罗素颖 单位:河池市第一人民医院

第三篇

一、档案数字化管理

(一)采用复合化管理模式,电子档案和纸质档案同步推进

纸质档案作为传统管理模式,发展比较成熟,与电子档案相比,纸质档案的利用不需要媒介,它依然拥有大量的借阅者,具有强大的生命力;而电子档案信息覆盖面广、查询简便,是档案信息化管理的新模式,也逐渐被利用者所接受。因此将这两种不同载体的档案有机结合、互补共存,共同开发利用,就是复合化档案管理模式。在纸质档案进行数字化转化之前,应按照档案信息化建设要求,首先对归档的档案进行一次鉴定和转化整理,只有符合要求的纸质档案文件材料才能进行数字化转化;然后改变单纯人工录入资料的做法,配备档案扫描系统,将重要档案信息全部扫描录入计算机,确保归档电子文件的真实、完整;最后对电子文档进行分类、登记、修改和传输后,提供利用者查阅。电子档案既避免了对原始纸质档案的损毁,又支持了综合档案的利用,使档案信息资源产生更大的价值。

(二)注重网络环境建设,构建综合档案目录数据库及专门档案数据库

1.根据综合档案的基本情况,通过著录标引,把医院各门类文书档案的分类号、档号、题名、责任者、形成时间、数量、主题词等基本信息录入计算机,建立综合档案基本目录数据库,通过计算机检索提供档案原件或电子文件的利用。

2.构建科技档案数据库。科技档案数据库应真实、准确地录入各项科研课题的申报、签订、计划任务、技术总结、合同、评审报告、经费使用等有关学术活动的全过程。数据库中还有针对性地设置不同专题,合理筛选、编辑医务人员的科研成果等资料,为医务人员科研活动提供指导性服务。

3.建立人力资源数据库。将干部基本信息录入人力资源库,能使干部基本情况得到最直观的反映,编辑学历、科研、特殊人才等子集,各子集能充分反映出干部在不同时期的经历,以树状结构客观地体现出干部的成长,为考察了解和选拔使用干部提供重要依据。

4.医疗设备档案数据库。医疗设备档案数据库,为医院决策者提供每一台设备的型号、采购单、随机材料,还提供维修、使用及报废记录,使决策者能合理配置及使用医疗资源,确保医疗设备的正常运行和医院得到良好的投资回报。

5.会计电子档案数据库。通过历年会计初始化工作和会计核算业务形成的电子文件的分类整理编著,为医院的决策者提供财务预测、财务计划、财务控制和会计分析的相关电子数据,使决策者制定出合理的发展规划。

二、数字化档案的利用

(一)基于OA办公系统,实现综合档案的查询利用

随着OA办公系统在医院全面使用,每名职工都可以凭借员工号进入OA系统,这为档案信息系统的广泛利用提供了共享空间。我们在OA系统中设置“综合档案”模块,模块内下设文书档案、科技档案、人力资源库、设备档案、会计档案等专门信息库,根据用户访问权限,可查询开放的电子文件。比如:科技档案可对全体医务人员进行开放,而人力资源档案和财务数据,只有授权用户或人事、财务部门才能调阅,其他人员则无权访问。各门类电子档案不断增加新的内容,及时且广泛,这些有价值的档案资料,为医院提高管理质量,规范医疗行为提供了帮助。

(二)加强编研工作,重视档案的深度开发和利用

数字化综合管理范文7

关键词:综合档案;数字化管理;可行性

随着办公自动化系统(下文简称OA系统)、财务系统软件的普及,基于互联网和大数据能够整合各种信息系统实现业务流程数字化管理的协同工作平台逐渐走入人们的视野,并成为企事业单位信息化建设的主流,也给综合档案数字化管理带来了新的机遇和挑战。笔者认为档案数字化管理有三层含义:一是文件级目录数字化管理;二是全文数字化管理;三是档案业务管理流程数字化管理。随着云计算、大数据等高新技术的应用和普及,综合档案数字化管理不能适应时展需求的问题日渐突显。

一、综合档案数字化管理存在的问题

综合档案数字化管理状况受经济实力、人的意识、时展等各种因素影响,概括起来目前有以下几种情况:一是利用excel表建立文件目录体系。使用单位为中小公司、经济不发达地区的机关单位。二是单机版综合档案管理系统,多数用户只是实现文件级目录数字化管理,仅利用系统进行文件检索。使用单位为档案管理意识不是很强的机关单位。三是网络版综合档案管理系统,实现文件级目录数字化管理;重点文件(重要、利用率高、保管期限长)全文数字化管理;部分档案业务流程实现数字化管理,主要是利用审批和利用统计。使用单位为发达地区机关单位、大型公司。这种现状的弊端有以下两点:一是档案生成、保存、利用手段落后,数据无法共享,档案利用率低。归档后扫描、著录、上传的传统档案数字化手段需要大量人力、财力的支撑,在某种程度上制约综合档案数字化深度、广度、速度,使档案数据难以远程共享。二是单位各信息系统间没有对接,信息无法共享。因为单位各信息系统间没有对接,各信息系统生成的数据不能直接归入档案系统使用,归档后的扫描、著录、上传,造成信息、人力、财力资源的浪费。

二、全面实现综合档案数字化管理的有效措施

(一)综合档案管理系统与本单位各系统对接,实现数据共享

与OA系统对接。OA系统办理完毕的文件,通过系统接口定期将需归档电子文件归到档案管理系统,进入文书档案整理模块,并根据档号组成规则生成电子档号。与业务流程管理系统对接。以笔者单位为例,该单位政府公共工程综合管理平台是基于互联网和大数据的多组织、多项目、全过程、智能化的工程建设项目管理协同工作平台。平台具备实现项目建设全过程管控的功能,通过完成权限、数据、流程等的系统配置,构建一个覆盖投资、进度、质量、安全管理、档案、合同、协同办公等项目管理重要环节的管控平台,能够实现从前期接收→设计管理→招投标→工程实施→变更签证→竣工验收→工程结算→财务竣工决算→资产移交全过程的管控。办理完毕的归档业务文件即时或定期归到档案管理系统,分门别类进入档案整理模块(投资管理档案或工程项目档案)。

(二)建立外单位档案在线移交系统,实现数字化档案移交

以笔者所在的建设单位为例,建设单位业务档案具有项目多、形成单位多、档案数量庞大的特点,尤其是施工单位、监理单位形成的大量档案是在本单位信息化系统平台之外的文件材料。如果只接收纸质档案归档移交,不仅在档案移交之前建设单位对形成档案的监管、利用不方便,而且建设单位实现数字化管理压力也很大。建立在线移交系统并与综合档案管理系统对接,实行即时移交数字档案,竣工后移交纸质档案,增加了监管的透明度,促进了档案与工程建设同步形成,提高工程档案形成质量,实现了数据共享,减轻了建设单位数字化的压力,提高了档案数据的利用率。深圳市工务署、深圳市南山区建筑工务局使用的建设工程数据档案管理系统(EIM),就是基于互联网和大数据而建立的,由各参建单位操作及时扫描上传形成的文件,其记录了项目档案全生命周期所有数据(含档案),反映了项目投资、进度、质量、安全数据,实现了档案自动组卷、数据分析利用、移动终端利用与综合档案系统对接。深圳市档案局率先推出“深圳市城建档案管理平台”,该平台分在线指导系统、移交系统和整理系统。深圳市档案局通过该平台将城建档案法律法规发送给建设单位,对建设单位、参建单位的城建档案工作进行指导,督促其在建设过程中同步形成、收集城建档案;建设单位可通过系统向深圳市档案局进行城建档案工作在线咨询。该平台具有在线归档和档案整理功能,建设单位可利用该系统建立符合项目需要的档案管理体系及目录结构,为本单位和各参建单位设置归档范围和归档流向,督促所有参建方按照建设进度同步将工程文件信息著录到系统中,并按规范准备专项验收文件。档案专项验收、工程竣工验收后,可利用该平台对归档文件的完整性进行检查并自动将文件分类、组卷,生成案卷目录、卷内目录等。

(三)档案业务管理流程数字化管理

档案收集、利用、鉴定、销毁、统计等业务流程实现数字化管理。收集:在网上接收(系统对接点击归入、在线上传)数字档案并办理移接交手续;利用:档案借阅、查阅等在网上申请、审批、利用、归还(原件);鉴定、销毁:在网上对档案进行鉴定,在网上进行档案鉴定销毁的申请、审批、登记等。

(四)纸质存量档案数字化加工

突出重点、有计划、分步骤实施纸质存量档案数字化加工。侧重于形成时间早、影响范围广、典型性强、使用价值大、利用频率高、保管期限长的档案。有条件的单位,逐步全面实现纸质存量档案数字化加工。各系统的无缝对接实现了数据共享,在线归档、前端控制,档案利用更加便捷高效;档案管理业务流程的在线管理,促进了档案业务管理规范化,提高了工作效率;纸质存量档案数字化加工,为全面数据共享提供保障。互联网、云计算、大数据为全面实现综合档案数字化管理提供了技术支撑和保障。随着经济的发展,全面实现综合档案数字化管理是时展的大势所趋,且必将实现。

参考文献:

[1]郭欣仪.企业档案信息化的探索与实践[J].档案学研究,2016(3).

数字化综合管理范文8

关键词:设备综合管理;全员参与;设备综合效率 OEE

我国在“十三五”发展规划纲要中,推出了“中国制造2025”、“互联网 +”和实现工业化和信息化的深度融合等一系列国家战略举措,并配套制订了《国家智能制造标准体系建设指南》等指导性文件。同时,多个世界发达国家也从国家方面提出了类似的战略规划。在这种大环境下,建成数字化企业已经成为企业的战略目标。

1  设备管理的数字化是建成数字化企业的重要工作

产品是通过设备加工出来的。从整个生产过程看,给设备输入材料、能源和人员,就会输出产量、质量、交货期、成本、安全、环保、工作情绪等。设备凝聚着人类社会最高的科学技术,具有自动化、集成化、精密化、高速化、智能化、柔性化等特点,企业科研生产的顺利进行,越来越依赖设备能否正常运行。在 GB/T37393《数字化车间 通用技术要求》就有设备管理的专门规定。所以,实现设备管理数字化是建成数字化企业的重要工作。

2  遵循设备综合管理的理念,因地制宜地开展设备管理数字化建设

企业花费巨资开展数字化建设是为了获得更好的经营效益。按照设备综合管理的理念开展设备管理数字化建设,有利于实现设备寿命周期费用 LCC 最佳,符合企业的初衷。注:设备综合管理,即根据企事业的生产目标,通过采取技术、经济、组织措施,从设备规划选型、购置、安装验收、使用、维护、修理改造、更新、报废的全过程进行综合管理,追求设备寿命周期费用最佳。它是我国在 80 年代,在前苏联的计划预修体制基础上,吸收生产维修工程(Maintenance Engineering)、 设 备 综 合 工 程 学(Terotechnology)、后勤工程(Logistics  Engineering)和日本全员生产维修TPM 等内容,提出的一种设备管理理念。建设数字化企业不能一蹴而就,开展设备管理数字化建设应因地制宜。因为企业数字化建设不是在“一张白纸”上实施,需避免对现有生产的影响,多采取  “全员参与、小步快跑、先局部再全面”的策略。多从生产计划、工艺、财务、物资等领域先开展数字化建设,但这样也造成了企业内多个数字管理系统共存的情况,例如,在生产计划领域就有 MES制造执行系统、DCS 分布式控制系统和 MDC 数据管理系统等。在这些不同的管理系统中散布着各种设备的信息,如设备的状态(工作、空闲、故障维修)、实时技术参数和累计远转台时等。

2.1  建设全覆盖的设备管理数字化系统的方式

数字化的设备管理系统应既涵盖设备一生的工作流程,又能监控采集设备的实时信息。首先,企业遵循设备综合管理的理念,围绕追求设备寿命周期费用 LCC 最佳,统筹规划,由设备部门发挥专业优势“牵针引线”,组织确定企业各部门在设备的“选型、购置、安装调试验收、使用维护、修理改造、事故处理和报废等”一生环节的职责、业务流程和工作标准,以及应采集设备信息的名单和考核指标等。并且实现日常管理信息化(无纸化)。其次,企业实施其他数字系统如涉及设备时,其工作流程应符合既定的设备管理流程,凡在名单内的设备信息均应采集(如下面举例的 MDC 数据管理系统),并能传输到另一个指定的平台 / 信息系统。企业将这些采集的设备数据和流程整合开发,形成企业的设备数字管理系统。该系统应具备涵盖设备一生的工作流程、采集设备实时状态信息和统计分析功能等。

2.2  统筹策划,从“源头”抓起

企业应统筹规划,让设备部门尽早参与涉及设备的数字化管理系统调研选型阶段的工作,发挥其专业优势“牵针引线”,遵循设备综合管理的理念,提出有关设备管理的要求。例如,生产计划部门牵头实施 MDC 数据管理系统(以下简称系统)项目时,设备部门可围绕设备综合效率 OEE 中的时间开动率、性能开动率、合格品率和维修费用等提出应采集的有关设备的信息:(1)系统设计原则应遵循国内、国际和相关的行业标准,如《国家智能制造标准体系建设指南》和 GB/T37393《数字化车间  通用技术要求》等;(2)系统可对车间内数控设备进行联网、监控、采集、数据传输、分析和展示;(3)系统的信息可导出,也可与企业现有的其他管理系统实现数据互通;(4)可进行后续开发。充分考虑建成的系统具有扩展性和互联性,既满足当前可实现的应用要求,又能适应今后系统扩展的需要;(5)系统支持市场主流的多种数控设备控制系统,能够监控设备的实时状态(工作、空闲、故障、维修)、报警信息、联网状态、电压、电流、主轴转速、各轴坐标信息等,并可以一条程序运行过程的形式展示相关数据;(6)联网设备自身配置的数控系统,应具有自身监测和状态故障诊断的功能,并能传输信息;(7) 系统可关联或配备设备技术状态劣化(故障)模型和策略的“专家库”,实现设备故障分析及故障预测功能。支持对设备报警信息和故障状态进行记录(包括历史故障查询、故障时间分布、故障概率分布、全部设备故障对照等),实时显示故障设备信息和报警,对采集的数据可以从数据库中导出,并以 Excel 等结构化格式进行保存;(8)系统具备计算设备综合效率 OEE、设备的平均故障间隔期 MTTR、平均修理时间 MTBF、停机待修时间 MWT、单台设备可利用率等指标统计功能。实时获知每台设备当前加工的工件和工件生产数量、工件的实际加工时间。实现设备历史状态展示,可查询出某时间点设备加工的产品,以及某段时间内设备加工的产品;(9)系统具备数据传出和导入功能,采集的数据可实时传输到企业制定的信息系统(平台);当从财务系统导入维修数据时,系统具备统计维修开支的功能,将每次设备故障和修理所发生的各种费用应关联显示;(10)做到目视化管理要求:可根据车间现场的设备布局情况设计制作布局图,并直观展现现场设备的实时状态。支持以饼图、柱图、统计表格等多种形式计算展示设备开机率、设备故障率和废品率等信息。

2.3  通过数字化建设,实现设备管理精细化

设备管理实现数字化后,管理的策略和方法都有改变和提升,维护修理实现了精益化和透明化,更有利于追求寿命周期费用 LCC 最佳。(1)实现状态维修 CBM,避免设备“突发”故障。企业通过数字化建设实现了实时、全面和连续采集设备技术状态信息,设备部门可实时掌握设备技术状态和劣化趋势,可及时准确地制订和安排设备的维护修理和更新改造等工作,提高维修效率,减少维修停机时间,避免设备“突发”故障而影响生产。设备日常维护修理工作从以时间为基础的预防维修和事后维修转变为状态维修 CBM。(2)实现设备管理透明化。通过数字管理系统可对设备一生各个环节的工作进行实时查询和展示,便于全方位的监督和考核。(3)建立和数字系统关联的设备技术状态劣化(故障)模型和策略的专家库,提高故障诊断的准确性和工作效率。设备部门组织设备维修人员维护组、操作者、工艺技术人员和调度人员,甚至借用设备生产厂家的力量,用故障树分析法 FTA、故障模式影响与严重性分析法 FMECA、“头脑风暴法”和 5W2H 等科学方法,找出设备每个可能的故障、故障机理、对应的修理技术方案工艺要求、监测项目和数值范围。要求如下:①全面查找确定设备可能发生的故障,尤其是影响产品质量和产量,导致人身安全事故、环境污染的设备事故和故障,以及修理周期长、维修复杂,备件供应困难的设备故障;②查找确定设类备故障的早期征兆,以及能够反映掌握设备技术状态的项目(判断和预测设备故障劣化的发展趋势和严重程度);③确定监测的设备部位、方法、监测周期、基础数据(正常、预警、故障)等;④确定的监测采集信息项目要定量化。专家库应是开放性的,可以和企业任何数字管理系统关联;要做到 PDCA 循环和持续改进,定期检查并补充完善。

2.4  制定更科学的管理目标

实现设备管理数字化后,应制订更科学的管理目标,促使生产计划、车间、工艺和物资供应等部门和设备管理部门齐心合力做好设备管理工作。如采用国际上常用的设备综合效率 OEE。其公式如下。公式显示,如果由于日常维护保养和修理不善会造成设备性能劣化或故障,会导致时间开动率、性能开动率和合格品率下降,体现出对企业生产经营的影响;可指导日常维护修理等工作,以及开展追求设备寿命周期费用 LCC 最佳的活动。其它指标还有平均故障间隔期 MTTR、平均修理时间MTBF、停机待修时间 MWT、单台设备可利用率等。

2.5  其他

(1)企业数字化建设是一项长期性工作,涉及企业各方面,包含技术、管理和服务等方面,且数字系统上运行的不少信息涉及企业的核心机密。企业必须建立一个可靠可信、懂技术会管理的部门负责日常管理,如软硬件的日常维护、改造、二次开发和保密等。(2)确定重点设备时,应依据数字管理信息系统获得的设备日常使用频率、承担的产品和工序等真实情况。(3)设备实现数值化实时监控后,维护组和设备部门仍应开展日常现场检查。(4)企业要舍得给设备配备监测传输仪器。有统计数据就显示,钢铁、电力、化工等设备先进、资金密集、连续运转的行业,给设备配套的监测传输仪器的投入一般只占设备初期总费用的 1% ~ 5%,与突发故障停机造成的损失比较非常小。(5)企业开展数字化建设要善于“借助外脑”以少走弯路。如多外出调研取经学习,根据自身实际情况慎重挑选数字化的合作伙伴等。

3  结语

设备管理实现数字化,是建设数字化企业工作的重点,也是设备管理的提升。其建设需要统筹策划和全员参与,应从思想、组织、人、财、物等方面予以保障。

参考文献:

[1] 李葆文 . 设备管理新思维新模式 [M]. 北京:机械工业出版社,2003.