【摘要】电力行业的快速发展引起了物资供需关系变化，传统的采购方式无法满足电力公司日常经营的物资需求，电力公司采取了协议库存采购管理办法。协议库存采购法为预估公司一年内物资需求量进行统一招标，将具备承接能力的供应商纳入框架中，公司一年内物资需求可选择框架中供应商，不再进行单独招标。这种方法具有其独特的优势，但也带来了许多管理上的新问题，本文重点介绍了协议库存采购模式的优势，并分析了其关键环节的管控方式。
【关键词】协议库存；集中采购；电力物资
近年来国家电网架构正在快速扩容升级，电力物资采购的数量和金额在快速增长，公司对于采购物资的管理标准也在日益提高。现有采购模式在很大程度上对公司生产部门的正常生产、采购物资的质量、成本控制及管理产生了不利的影响。为此，电力公司采取了协议库存招标采购管理办法，即公司根据生产单位的专业性质及其对物资需求将所需物资分为专用物资与通用物资，协议库存采购模式指先预估1年内物资需求量，采购部门将全年的通用物资需求进行统一招标采购活动，将具备承接能力的供应商纳入框架中，作为长期合作的供应厂家。当基层项目负责人掌握具体需求量后，再由采购职能人员从中标范围内匹配适宜的供应商，在合约期限内与框架范围中的供应商进行合作，生成项目专用的物资订单，并进行后续生成、运输、安装、仓储等流程。
一、采购模式管理
电力公司召集了内部各专业专家挑选出适合大量统招的物资，确定框架协议招标的范围。电力公司将所需采购的物资分为专用物资和通用物资，所谓的专用物资即为企业的各生产单位所需的专业设备以及维修设备时需要用到的专用配件；而通用物资是指在日常生产过程中会大批量出现，且能适配于大多数工程的设备及材料。协议库存采购模式主要针对通用物资，此类物资具有需求量大，普适度高，市场中较为常见等特点。为保证协议库存采购产品的通用性，公司对通用物资进行了标准化规定，要求统一编制通用技术规范书，要求所有供应商全部严格按照统一的技术要求进行生产和加工，确保物资的通用性和普适性。通过应用框架协议采购模式降低采购成本。
1采购成本管理。采用框架协议采购模式，由于订单体量庞大，供应商可以采用不同策略降低原材料价格、人员调配、运输、仓储等成本，从而降低投标价格。公司可以得到优惠的产品价格，节省多次招标、运输、库存成本。但由于采购协议总价过大，需要一次性支付的预付款相对较多，公司一次性申请的贷款额度及利息也会增加，需要财务部门配合。
2采购周期管理。签署框架协议可以采购模式降低采购成本，但同时，这种采购活动的流程相对更加繁琐，各层级传达反馈的周期过长，难以保证采购工作的及时性，容易造成招标不及时等情况，最终影响到物资的供应效果。协议采购的范围是近3000种常见的通用物资，且每种物资经过层层汇总，属于招标过程冗长的大型集中招标行为，数量过于庞大。公司内部需对大量数据进行汇总整理及人工分析审核等工作，层层流程消耗大量的时间。一旦招标工作进度滞后或发生流标等意外情况，会对公司日常生产经营工作的进度产生制约，导致出现物资供应不及时而工期延误等现象，无法满足现场实际使用的要求。招标次数减少导致公司对通用物资的采购依赖于框架协议采购活动，其准确性和执行情况直接影响了公司各部门通用物资使用情况。假如物资计划缺乏前瞻性，那么就可能会出现很多急需计划，从而加大了物资采购的难度，为企业带来更多的采购成本。为保证框架协议招标量贴近公司全年的实际生产需求，公司人员可根据目标年度的生产计划、结合以往采购经验大致预估出通用物资的需求，同时公司自身存货中的安全库存量可起到一定缓冲作用，弥补框架协议招标不足的情况。采购人员需根据生产单位上报的需求制定计划，不可脱离现场实际需求自行发挥职能作用。为保证框架协议招标量贴近公司全年的实际生产需求，公司人员可根据目标年度的生产计划、结合以往采购经验大致预估出通用物资的需求，同时公司自身存货中的安全库存量可起到一定缓冲作用，弥补框架协议招标不足的情况。采购人员需根据生产单位上报的需求制定计划，不可脱离现场实际需求自行发挥职能作用。
3供应商行为管理。框架协议采购模式对于供应商行为管理的要求较高，需要提高供应商关系维护的水平。由于企业内大量需求产品只能依托已中标的供应商，该供应商的行为表现如供货质量、供货时间、手续办理情况等会严重影响基层生产项目进展。企业与供应商维持良好的协作关系更容易解决合同内未明确的紧急情况以及紧急项目需要供应商加急赶工提前出货、及时退换残次品、提供备品备件及技术支持等问题。维持良好关系的一个重要因素是及时付款，企业的生产周期较长，到货款和投运款间隔时间太久会影响供应商的资金流，目前此问题难以有效解决，供应商继续贷款来维持公司周转，所以支付周期过长是供应关系中的主要矛盾点。供应商仅关注年底业务指标完成情况，而对于全年的物资供应过程不够重视，造成采购合同的履约不够规范，造成大量订单问题在年底集中爆发，由于过程管理缺失，手续滞后等问题造成双方在供货时间、价格上存在分歧。
4采购流程管理。协议库存采购物资的各个环节均可进行查询，从申请到计划，从年度协议到具体订单，从采购合同到采购完成后物资入出库。根据不同权限可以实现对全公司、各项目部乃至个人职责范围的物资信息进行多方位的查询和统计。并在供应商管理系统中做出相应记录，由各省公司汇总，结合作记录不良的供应商进行考核，屡教不改者将计入黑名单。在保证产品合格的情况下，更好地保证工程的质量。为规范协议库存采购过程管理，公司项目经理会提前与供应厂家沟通确认，对于产品的详细技术要求、交货日期、采购数量以及其他特殊需求等，防止对方因技术标的不明确造成误生产，减少不必要的设计修改，给对方充足的时间来确保双方利益。对于一些市场供应比较充足，而且运输距离比较短的通用材料，企业可以采取长期供货协议，做到随用随供，其中包括铁塔材料、电缆、导线等的常用通用电力物资。签署协议后，建设单位按实际需求向企业申请领用协议库存，供应商按照协议领用量办理出库交货手续。签署协议后，建设单位按实际需求向企业申请领用框架协议，供应商按照协议领用量办理出库交货手续。
二、协议库存采购优势
协议库存采购管理模式简化了甲乙双方的招投标工作，保证双方的长期合作关系，赋予双方一定的灵活度，属于双赢的方式。协议库存法的优点是对于甲方可以减少招投标次数，降低采购价格，减少与不同厂家的磨合成本，确保项目及时得到所需物资。以大批量采购价格取得更优质的产品，并缩短交货周期，降低自身库存具体由采购部门计划处根据1年内所有常规工程的需求量进行统一招标，从而与中标厂家签订1年的供货协议，与供应商保持相对固定的合作。对于乙方，参与协议库存采购可以保证长期拥有大量订单，拿到大笔预付款为公司周转使用，便于以批发的价格购买大量低价的原材料，合理安排生产任务，平衡营销淡旺季造成的生产力不均情况。供应商根据库存协议自行安排生产通用物资而并不结算，直到企业的生产单位生成订单后直接送往生产现场，再根据具体工程进行结算，从而实现企业的零库存，有效降低储备资金的占有率。由于协议库存年度计划体量过于庞大，通常会按区域分包进行招标，而采购匹配部门人员会优先按运输距离划分供应商服务范围，在一定程度上降低运输费用。对于供应商，在节省大量投标费用的同时，不必在全国范围内送货，可以通过与运输公司建立长期合作的方式降低运输成本，从而降低投标报价。协议库存采购模式成功建立了企业与供应商之间的长期合作关系，框架招标完成后双方签订1年期限的合作协议，将至少保证1年内双方可以密切配合。双方达成了健康稳定的合作关系，使供应商降低招投标活动的运营成本，有效降低了公司的物资储备资金占用，加速企业资金周转，减轻了企业其他生产经营活动的资金压力，在确定的业务体量和找到平衡点。长期稳定合作的供应商可提供足够的技术支持，采取积极有效措施提高产品质量，保证生产工作所用物资可靠精良，实现甲乙双方的“双赢“局面。
参考文献
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[4].王栩男.集中采购模式的发展与推进[J].石油石化物资采购，2014(12).
作者:贾瑞东 徐菲琳 胡轶龙 刁宏宇 张子伟 单位:国网北京市电力公司建设咨询公司
